/ QLTCSK

01
Chương 2 22
Lập kế hoạch
tổ chức sự kiện
 / QLTCSK

Mục tiêu học tập

Sau khi kết thúc chương 2, Anh/Chị có thể:
1. Trình bày được nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm:
• Các yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện và các yếu tố có liên quan đến TCSK;
• Mục tiêu của SK, các yêu cầu đối với mục tiêu SK và thứ bậc trong mục tiêu SK;
• Chủ đề SK, mô hình 5Ws để sáng tạo ý tưởng cho SK;
• Chương trình SK và nội dung chương trình cho SK;
• Dự toán ngân sách TCSK, các yêu cầu của dự toán ngân sách và các nhóm chi phí cơ bản
trong lập dự toán ngân sách SK, các hình thức lập dự toán ngân sách TCSK;
• Kế hoạch trong TCSK, vai trò của kế hoạch trong TCSK và các loại kế hoạch trong TCSK
theo các tiêu chí phân loại khác nhau;
2. Trình bày được các nội dung của hồ sơ sự kiện;
3. Lập được kế hoạch tổ chức một sự kiện cụ thể.
 / QLTCSK

Nội dung bài học

01 Nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Phân tích Xác định
Hình thành
khách hàng Xác định mục đối tượng Lựa chọn
chủ đề
và yêu cầu tiêu sự kiện tham dự địa điểm
sự kiện
của họ sự kiện

Lựa chọn Xây dựng Xây dựng Xác định

cơ sở tổ chức nội dung kế hoạch chi phí
sự kiện chương trình triển khai tổ chức

02 Nội dung các loại hồ sơ sự kiện

Hồ sơ sự kiện Hồ sơ mời tài trợ
(Event proposal) (Sponsorship proposal)
01
Nội dung lập kế hoạch 01
22
tổ chức sự kiện
Cần làm gì khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện?
 Lập kế hoạch là gì? / QLTCSK

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là làm cái gì?

Khi nào cần lập kế hoạch tổ chức sự kiện?
The “Industry definition”
Event planning is the process of managing a project such as a meeting, convention,
tradeshow, ceremony, team building activity, party, or convention. Event planning
includes budgeting, establishing timelines, selecting and reserving the event sites,
acquiring permits, planning food, coordinating transportation, developing a theme,
arranging for activities, selecting speakers and keynotes, arranging for equipment
and facilities, managing risk, and developing contingency plans.

The “Official definition" (US Dept of Labor)

Event Planning consists of coordinating every detail of meetings and conventions,
from the speakers and meeting location to arranging for printed materials and audio-
visual equipment. Event planning begins with determining the objective that the
sponsoring organization wants to achieve. Planners choose speakers, entertainment,
and content, and arrange the program to present the organization's information in the
most effective way. Meeting planners are responsible for selecting meeting sites,
prospective attendees and how to get them to the meeting.
 Preparation
/Initial Planning
-> Propose to bid

Nguồn: Event Management, p. 119

Glenn A. J. Bowdin & Johnny Allen & William
O’Toole & Robert Harris & Ian McDonnell

Detailed Planning
-> Actions to implement
(50 -80%)
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 Khách hàng là ai?
Tại sao phải phân tích khách hàng?
Yêu cầu của họ đối với sự kiện là gì?
 / QLTCSK

THÀNH PHẦN THAM GIA SỰ KIỆN

Nhà đầu tư sự kiện
Nhà tổ chức sự
(nhà thuê tổ chức
Nhà tài trợ sự kiện kiện (bên được thuê
sự kiện/ chủ sở hữu
tổ chức sự kiện)
sự kiện)

Nhà cung ứng dịch

Tình nguyện viên Khách mời tham
vụ bổ trợ tổ chức
tham gia sự kiện gia sự kiện
sự kiện

Chính quyền và cư
Khách vãng lai
dân nơi diễn ra
tham gia sự kiện
sự kiện
 / QLTCSK

Vai trò của Nhà tổ chức sự kiện

Thông điệp từ chủ sở hữu sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện “Message”
Công chúng mục
(nhà thuê tổ chức sự kiện/ Sự kiện
tiêu của sự kiện
chủ sở hữu sự kiện)

Tư (Đảm bảo các thông điệp được

rõ ơn truyền tải một cách chính xác, rõ c
-> m g t đặ
ràng và chính xác nhất tới công á c ền
ụ
th Xá c đ ác v ấ t c iệp ruy
ô n c đ íc à chúng mục tiêu của sự kiện) t
g ịn h t tra nh g đ c
đi h ổ o rõ ôn thứ hất
ệp đ ư c h đ ểu th g n
cầ ợc ức ổi đ hi ận ơn uả
n ch s ự ể đ ể h hư q
tr í h ứu ếp n c p iệu
uy nh ki iểu c ti ợ h
ền x ện Nhà tổ chức sự kiện i ên ểm đư iệp
tả á c (bên được thuê gh đi ịn g đ
h
i N đ ôn
tổ chức sự kiện) c h
Xá t
- >
 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng

Là cơ sở ban đầu cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho SK

§ Nắm chính xác các vấn đề quan trọng (khách hàng “cần” và “muốn” gì);
§ Càng có được nhiều thông tin và thông tin càng chi tiết thì việc xây dựng ý
tưởng tổ chức sự kiện càng được thực hiện chính xác với kỳ vọng của
khách hàng;
§ Tăng khả năng trúng thầu khi thực hiện pitching với khách hàng;
§ Tận dụng được các ý tưởng sáng tạo, mới lạ từ khách hàng;
§ Hiểu được nhu cầu của khách để trao đổi, bàn bạc, bổ sung các yếu tố cần
thiết nhằm xây dựng một chương trình sự kiện có tính khả thi cao trong việc
thực hiện.
 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng (tiếp)

Là cơ sở ban đầu cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho SK

Cách thức thực hiện phân tích khách hàng:

Gián tiếp
§ Truy xuất từ tệp lưu trữ thông tin khách hàng của công ty;
§ Tìm kiếm trên Internet;
§ Hỏi thông tin từ các công ty trong cùng lĩnh vực;

Trực tiếp
§ Phỏng vấn/trao đổi trực tiếp (face-to-face);
§ Gửi phiếu khảo sát qua e-mail.
-> Bắt buộc cần có các phiếu khảo sát nhu cầu khách hàng /checklist thông tin
cần có (Pre-Event Survey) trước khi thực hiện trao đổi để tránh các thiếu sót
trong quá trình tiếp nhận thông tin.
 Pre-Event Questionnaire
Event Date
» What year do I see the event taking place?
» What time of year (season) do I visualize the event being held in?
» How much event planning time will that give me?
» What day of the week do I want our event to take place on?
» What time of day would be my preference to have our event
start?
» Would the time of year, the month, date or time affect
attendance?
VIPs
» What VIPs will be part of our event? (This could mean adding in
expenses for suites, limousines, etc., as a must-have budget
inclusion.)
Event Guests
» How many guests do I visualize attending the event?
» Will attendees be invited to bring a guest?
» What is the age range of the guests we will be inviting?
» Do I see children being invited to our event?
» Would any guests have any special needs, such as handicap
accessibility?
» Would any of the guests I would like to have at our event have to
come in from out of town, state or country?
» Would we be required to host out-of-town guests and entertain
them pre, post and during the event?
Invitations
» Am I open to invitation styles or do I have something particular
in mind?
Event
» Where do I see our event taking place?
» Is the event taking place indoors or outdoors?
» Do I see our event being a formal, festive or informal event?
» What do I see the event participants wearing?
» Where is the event location in relation to where guests live?
Event Decor
» As the guests are arriving at the event, what do I envision
they will see from the moment they arrive until they are
seated? And will anything change as the event progresses?
Event Music
» What do I envision event guests will be listening to on
arrival and during the event? (This will help you determine
space requirements, e.g., do you need to accommodate a band
setup, etc.?)
Event Lighting
» What ambiance does the lighting project?
» What mood do I want the room to convey?
» How will the event stage be lit?
Event Arrival
» How do I see the guests arriving at the event? Will they be
making their own way there or have drivers assigned to
them? Will they come by limousine or other transportation
mode?
Event Photographs
» Will we be having professional photographs, videos or a live
event webcast of our event?
» Who will be taking the event photographs, videos or event
webcast?
» What backdrop would I like to see in my event
photographs?
 Pre-Event Questionnaire (cont.)
Event Show Flow
» What would be of utmost importance to me to have in our event?
» How do I see the event unfolding?
» How long do I see the event taking from beginning to end?

Event Room Requirements

» How do I see the room being laid out?
» Will it be a stand-up event with scattered seating?
» Will it be a sit-down affair with table seating for all guests?
» If we are including dinner, will seating be open or will we be having set seating/seating chart?
» Will there be food stations or buff et setups, or will food be passed or plated?
» Will bars be set up in the room or will beverages be served by waitstaff?
» Will a stage be required for speeches, the musicians, the DJ or the entertainment?
» Will there be dancing?
» Will there be any audiovisual requirements, such as rear-screen projection, plasma screens, etc., that need to be factored into the
room size requirements?

Event Audiovisual
» Will there be speeches?
» Will a podium or microphones be required?
» Will we have any audiovisual requirements?

Event Food and Beverage

» What type of beverages will we be serving?
» Will it be a hosted bar or cash bar?
» What type of food do I see being served at our event?

Event Departure
» Will there be any special fanfare as we depart, or a grand finale?

Pre Event and Post Event

» What pre- and post-move in, setup, rehearsal, day of, teardown and move out expenses and space requirements do I need to
factor in?
 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng (tiếp)

Các lưu ý trước khi trao đổi với khách hàng:
§ Hệ thống hoá các thông tin cần biết một cách logic (từ tổng quan, cơ bản tới
các vấn đề chi tiết, mang tính kỹ thuật của sự kiện);

§ Có định hình cơ bản về sự kiện trước khi trao đổi với khách hàng -> có thể
định hướng hoặc tư vấn cho khách hàng ngay nếu họ chưa có các hình
dung rõ ràng về sự kiện;

§ Chú ý về dạng câu thức hỏi trong quá trình trao đổi với khách hàng (không
nên sử dụng quá nhiều câu hỏi mở để tránh việc thông tin khách hàng
cung cấp bị mơ hồ hoặc đi lạc nội dung cần có).
 Client Interview Form

Appendix_Sample Client Interview Form.pdf

 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng (tiếp)

Khách hàng là ai? Là cơ sở cho việc xây dựng chương trình,
Yêu cầu của họ đối với sự kiện là gì? kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện

Thông tin cần có:

§ Mục tiêu của sự kiện; (kết quả khách hàng mong muốn khi tổ chức sự kiện)
§ Các ý tưởng mà khách hàng muốn truyền đạt;
§ Thời gian thực hiện sự kiện; (time)
§ Địa điểm tổ chức sự kiện; (venue)
§ Cách thức phục vụ; (catering)
§ Hoạt động và hình thức giải trí; (activities, entertainment, artist, speaker, …)
§ Concept trang trí; (decoration)
§ Âm thanh ánh sáng; (Sound and Light, audio visual, special effects, …)
§ Tiến trình và nội dung cơ bản trong sự kiện; (đón tiếp, phục vụ trước sự kiện, khai
mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện)
§ Các hoạt động bổ trơ và hoạt động bên lề; (tham quan, triển lãm, bán hàng, …)
§ Cách thức lập dự toán, báo giá sự kiện;
§ …
 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng (tiếp)

Đánh giá về nguồn lực hiện hữu và tính khả thi của yêu cầu từ khách hàng:

Nguồn lực có thể

Thứ khách hàng huy động được
(của khách hàng, của công ty
mong muốn
tổ chức sự kiện, của xã hội)

Tính khả thi § Yêu cầu về ngân sách cần có;

§ Năng lực tổ chức quản lý sự kiện cần có;
của sự kiện § Sự sẵn có của địa điểm tổ chức sự kiện;
§ Các tác động của chính quyền địa phương và cộng đồng dân cư nơi tổ chức;
§ Sự sẵn có của tình nguyện viên, nhà tài trợ, đơn vị cung ứng dịch vụ bổ trợ;
§ Khả năng tham dự của công chúng mục tiêu trong sự kiện;
§ Yêu cầu về hạ tầng, cơ sở vật chất và các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức;
§ Khả năng sinh lời và các nguồn thu của sự kiện. (*)
Tham gia tranh thầu/ Dừng tranh thầu sự kiện?
 / QLTCSK

1.1. Phân tích khách hàng (tiếp)

Đánh giá về nguồn lực hiện hữu và tính khả thi của yêu cầu từ khách hàng:

Nguồn: Professional Event Coordination, p. 38

Julia Rutherford Silvers, CSEP
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.2. Xác định mục tiêu sự kiện

Mục tiêu của sự kiện là những kết quả được nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện
cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm thúc đẩy nhà tổ chức sự kiện
phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện.

Là yếu tố kích Công cụ đánh giá, Thường do nhà Nhà tổ chức sự

thích cho mọi nỗ kiểm soát các đầu tư/ chủ sở kiện nên tìm hiểu
lực của các hạng hạng mục công hữu sự kiện cung mục tiêu cao hơn
mục công việc việc trong sự kiện cấp, tuy nhiên của việc tổ chức
trong tổ chức trong một số sự kiện (mà mục
sự kiện trường hợp nhà tổ tiêu của sự kiện
chức sự kiện cần chỉ là một phần
tư vấn để đạt được mục
VD: Liveshow TEN ON TEN (2018) tiêu cao hơn này)
§ Bán được tối thiểu 40,000 vé tham dự để đảm bảo hoà vốn tổ để từ đó có sự tư
chức sự kiện; vấn cho nhà đàu
§ Cảm ơn, tri ân tới người hâm mô ca sĩ đã theo dõi và ủng hộ tư sự kiện trong
cho chặng đường nghệ thuật của ca sĩ Đông Nhi; việc xác lập các
§ Đánh dấu chặng đường 10 năm hoạt động nghệ thuật và ca mục tiêu của sự
hát của ca sĩ Đông Nhi; kiện cần thực
§ Quảng bá các sản phẩm âm nhạc mới của ca sĩ Đông Nhi hiện
trong năm 2019 tới người hâm mô và công chúng nghe nhạc.
 / QLTCSK

1.2. Xác định mục tiêu sự kiện (tiếp)

Cách thức xác định mục tiêu sự kiện:
Lý do tổ chức sự kiện là gì?

Nguồn: Event Planning_ The Ultim ate Guide To Successful

M eetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences,
Conventions, Incentives & Other Special Events, p. 24
Judy Allen

§ Mục tiêu về truyền thông

§ Mục tiêu kinh doanh Mục tiêu chính?
§ Mục tiêu tài chính Mục tiêu phụ (mục tiêu con)?
§ Mục tiêu chính trị, ngoại giao Thứ bậc mục tiêu sự kiện?
§ …
 / QLTCSK

1.2. Xác định mục tiêu sự kiện (tiếp)

VD: Sự kiện ra mắt sản phẩm mới (Product Launch Event)
§ 90% các đại biểu tham dự sự kiện nắm được các thông tin đặc trưng, tính
năng tối ưu của sản phẩm được công bố;
§ 100% đại biểu tham dự sự kiện được trải nghiệm thử sản phẩm ngay trong
sự kiện;
§ Cập nhật được các phản hồi của người tiêu dùng trước khi chính thức bán
sản phẩm ra thị trường;
§ Kết nối và xây dựng được cộng đồng khách hàng (những người có cùng
chung thị hiếu và thói quen tiêu dùng) cho sản phẩm;
§ Khẳng định vị thế và hình ảnh của thương hiệu trong công chúng;
§ Tạo được các hiệu ứng truyền thông và sự chú ý của công đồng về sản
phẩm mới ra mắt của thương hiệu (có ít nhất 05 báo đưa tin về sự kiện và
sản phẩm mới ra mắt của thương hiệu).
MỘT SỐ MỤC TIÊU CHO CÁC SỰ KIỆN KHÁC NHAU / QLTCSK
§ Provide new information about § Create one-of-a-kind events to § Appreciate employees, clients,
your product or company recognize increase in sales suppliers
§ Bring together people outside the § Bring the top sales force § Hand out awards
office setting together to discuss future § Bring together suppliers & staff
§ Exchange ideas strategy § Launch products
§ Find solutions to existing § Get the top sales force and § Support a fund-raising
problems senior management together endeavor that the corporation
§ Launch a new product outside of the work advocates
§ Provide training environment § Raise public awareness
§ Enlist the support of family § Enhance brand-name
HỘI HỌP and partners recognition
(Meeting) § Celebrate milestones (50th
anniversary, millionth
§ Raise funds for research SỰ KIỆN VINH DANH, customer or widget sold)
§ Get media attention KHEN THƯỞNG
§ Raise public awareness (Incentives) SỰ KIỆN ĐOÀN THỂ
§ Attract new sponsors
§ Solicit new supporters and § Get media attention
(Corporate Events)
donations § Raise public awareness § Bring a wide range of people
§ Increase number of volunteers § Attract new clients together to exchange information
§ Develop a mailing list for § Launch products and ideas
future events or sponsorship § Present awards § Launch new products
and donation requests § Pay tributes § Recognize sales

GÂY QUỸ SỰ KIỆN ĐẶC BIỆT HỘI THẢO, HỘI NGHỊ

(Fund-Raisers) (Special Events) (Conferences)
Nguồn: Event Planning_ The Ultimate Guide To Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives & Other Special Events, p. 30
Judy Allen

1.2. Xác định mục tiêu sự kiện (tiếp)
Yêu cầu của mục tiêu sự kiện:
Mang ý nghĩa đích thực phù hợp
với các mục tiêu chung của đời
sống xã hội
Các mục tiêu đi ngược mục tiêu
chung sẽ bị xã hội lên án, pháp luật
ngăn cấm và có thể gây ra các
phản ứng ngược khi xã hội nhận
biết
Không cứng nhắc mà có độ linh
hoạt nhất định để điều chỉnh khi
có các diễn biến bất thường trong
quá trình hoạch định tổ chức
Mục tiêu đặt ra phải có tính thực tế
trong việc thực hiện chứ không thể
chỉ là các con số trên giấy tờ
/ QLTCSK
Không chung chung
Có thể được thể hiện qua các chỉ
tiêu định lượng (quy mô ảnh
Mục tiêu phải hưởng, số khách mời, số lượng
phương tiện truyền thông đưa tin,
có ý nghĩa đích Mục tiêu phải
hiệu quả kinh doanh, …) nhưng
thực (mục tiêu rõ ràng cũng có thể được diễn đạt qua các
chỉ tiêu định tính (nâng cao thương
chính đáng)
hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho
chủ đầu tư sự kiện, …)
Trong một sự kiện sẽ không chỉ có
một mục tiêu mà ngoài mục tiêu
chính (mục tiêu tổng thể) sẽ có các
mục tiêu con (phụ) đi kèm
Mục tiêu phải Mục tiêu phải Tất cả các mục tiêu được đặt gia
linh hoạt và có đảm bảo sự phải có sự nhất quán về mặt nội
dung, phù hợp với yêu cầu chủ đầu
tính khả thi thống nhất tư sự kiện đặt ra, các mục tiêu phụ
(mục tiêu của từng lĩnh vực) có tác
dụng thực hiện trên mục tiêu tổng
thể
Mục tiêu phải rõ ràng?
§ Tìm ra được các sinh viên tài năng và tăng cường sự yêu thích của sinh viên
với các phong trào rèn luyện văn thể mỹ
-> Phát hiện những nhân tố hạt nhân nòng cốt cho các hoạt động Đoàn, Hội và
các CLB tài năng của Khoa

§ Trao 01 giải Nhất, 02 giải Nhì và 03 giải Ba cho các thí sinh
-> Tìm ra được 06 sinh viên xuất sắc nhất để vinh danh và đại diện Nhà trường
tham gia các cuộc thi ở cấp cao hơn

§ Khi tổ chức sự kiện, có 500 sinh viên tham dự

-> Tạo dựng được phong trào thi đua học tập rèn luyện và thu hút được 500 sinh
viên đăng ký tham dự cuộc thi

§ Giúp/ Phấn đấu mang lại uy tín và gia tăng sức cạnh tranh cho công ty
-> Gia tăng sự nhận diện của thương hiệu với khách hàng và tăng thị phần của
thương hiệu lên trên 40% tại thị trường Việt Nam

§ Quảng bá hình ảnh sinh viên Khoa Du lịch – Trường ĐH Mở Hà Nội

-> Gia tăng sự nhận diện về sinh viên Khoa Du lịch - Trường ĐH Mở Hà Nội với
các doanh nghiệp trong ngành, có ít nhất 2 báo du lịch đưa tin về sự kiện
Nguồn: Event
Management, p. 129
Glenn A. J. Bowdin &
Johnny Allen & William
O’Toole & Robert Harris
& Ian McDonnell
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.3. Xác định đối tượng tham dự

Là những tổ chức hoặc cá nhân
được chủ đầu tư sự kiện/ sở hữu
sự kiện xác định sẽ có mặt tham
dự trong sự kiện
-> Khách của khách hàng
Là đối tượng mà mục tiêu sự kiện muốn
tác động đến;
Phù hợp với mục tiêu sự kiện;
Được miễn phí hoặc phải trả phí để tham
gia sự kiện.

Tìm hiểu đặc điểm của đại biểu:

§ Đặc điểm nhân khẩu học (giới tính, độ tuổi, …)
§ Nghề nghiệp
§ Nơi sinh sống và làm việc (vùng miền)
§ Sở thích và các thói quen trong sinh hoạt
§ …
 Nguồn: Professional
Event Coordination, p. 31
Julia Rutherford Silvers,
CSEP
 / QLTCSK

1.3. Xác định đối tượng tham dự (tiếp)

Kết quả cần đạt được
Danh mục đại biểu tham gia sự kiện:
§ Tổng số đại biểu tham gia sự kiện là bao nhiêu người?
§ Gồm những thành phần và đối tượng nào?
§ Mỗi thành phần/ đối tượng gồm có bao nhiêu người? Chiếm tỉ lệ bao
nhiêu % trong cơ cấu đại biểu?
§ Khu vực/ địa điểm lưu trú thường xuyên của đại biểu là ở đâu? -> liên
quan tới phương án di chuyển từ địa điểm cư trú thường xuyên tới nơi tổ
chức sự kiện cho các đại biểu?
§ Đặc điểm nhân khẩu học (giới tính, độ tuổi, …) -> liên quan tới các hoạt
động trong sự kiện?
§ Sở thích và các thói quen trong sinh hoạt -> liên quan tới các vấn đề về
dịch vụ bổ trợ của sự kiện (lưu trú, ăn uống, …)
§ …
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.4. Hình thành chủ đề sự kiện

Cơ sở để sáng tạo các ý tưởng
Chủ đề sự kiện Ý tưởng tổ chức
(Event theme) Cơ sở để xây dựng hoặc sự kiện
điều chỉnh chủ đề sự kiện (Event concept)
§ Chủ đề phải thúc đẩy tất cả các yếu tố thiết kế
và dàn dựng diễn biến của sự kiện để tạo ra Là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt toàn bộ
được một trải nghiệm với một cốt truyện sự kiện, từ trang trí cho đến set up dàn
(storyline) thống nhất nhằm tạo được ấn tượng dựng và các hoạt động trong sự kiện.
cho đại biểu;
§ Chủ đề thiết lập ra các kỳ vọng bằng việc đưa
các trải nghiệm sự kiện vào những bối cảnh có
thể nhận biết một cách cụ thể. Tạo ra sự phấn Hình ảnh nhận diện
khích, sự mong đợi và thúc đẩy các đối tượng
tham gia sự kiện;
(Key visual)
§ Bản thân chủ đề không có nhiều ý nghĩa nếu
đứng độc lập và tách biệt với ý tưởng sự kiện Là một chủ đề đồ họa xuất hiện trên tất cả
(event concept). Thông thường, giá trị của chủ các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông của
đề sự kiện được thể hiện qua 3 cách: (1) Những sự kiện. Đó là để phân biệt với đối thủ cạnh
trải nghiệm có được trong quá trình khám phá/ tranh (các sự kiện tương đồng) hoặc chính
diễn giải chủ đề sự kiện; (2) Cách thức chủ đề bản thân sự kiện trong những lần tổ chức
sự kiện được diễn giải trong sự kiện; (3) Sự khác nhau, đồng thời truyền tải các giá trị
hiệu quả trong việc khuếch đại các giá trị cốt của sự kiện và gợi lên những cảm xúc phù
lõi của ý tưởng sự kiện chủ đạo. hợp trong một nhóm người nhận cụ thể.

Nguồn: Professional Event Coordination, p. 205

Julia Rutherford Silvers, CSEP
 / QLTCSK

Carnival Rio de Janeiro

Ý tưởng tổ chức
Chủ đề sự kiện
sự kiện
(Event theme)
(Event concept)
Lễ hội hoá trang
§ Sắc màu văn hoá của các dân tộc
đường phố
khu vực Châu Mỹ La tinh
(Carnival)
§ Khí hậu nhiệt đới của Brazil
§ Điệu nhảy Samba truyền thống của
người Brazil
Key visual

Vũ nữ Brazil
Điệu nhảy Samba
 Ý tưởng sự kiện
(Event Concept)
Chủ đề sự kiện = Skeleton
(Event Theme)
= Skin

-> Là cái trực quan, đập vào mắt

người tham dự -> Là những thứ phải thông qua
những gì diễn ra ở sự kiện làm cho
-> Là yếu tố tạo ra sự khác biệt cho người tham dự cảm nhận được nó
sự kiện với các sự kiện tương tự
hoặc chính bản thân sự kiện trong
những lần tổ chức

Hình ảnh nhận diện (Key visual)

§ Mũi lõ, mắt xanh -> người gốc Âu Mỹ

§ Mắt một mí -> người gốc Á
§ Da đen, tóc xoăn -> người gốc Phi
 / QLTCSK

1.4. Hình thành chủ đề sự kiện (tiếp)

Ý tưởng tổ chức sự kiện
(Event concept)

Tham khảo ý tưởng Khai thác thông tin Mô hình

từ các sự kiện khác từ chính khách hàng sáng tạo ý tưởng
và có sự điều chỉnh (chủ đầu tư sự kiện) 5Ws của Goldblat

Tên sự kiện
 / QLTCSK

1.4. Hình thành chủ đề sự kiện (tiếp)

Tên sự kiện: Là một cái tên có thể mang lại cho công chúng sự rung
cảm về sự kiện cũng như những gì họ có thể mong đợi đạt được khi
tham dự sự kiện.

Cách thức đặt tên sự kiện:

§ Gắn với mục đích tổ chức sự kiện (Lễ kỷ niệm 30 năm ngày thành lập Trường
Đại học Mở Hà Nội)
§ Gắn với nội dung sự kiện (Giọng hát Việt)
§ Gắn với thời gian tổ chức sự kiện (Thế vận hội Olympic mùa đông 2022)
§ Gắn với địa điểm tổ chức sự kiện (Lễ hội pháo hoa quốc tế Đà Nẵng)
§ Gắn hỗn hợp các yếu tố trên (Cuộc thi Marathon Quốc tế Đà Nẵng 2013)
§ …

Yêu cầu của tên sự kiện:

§ Có dễ hiểu?
§ Có sức lôi cuốn/ Có thể phân biệt được với các sự kiện khác?
§ Có dễ nhớ?
§ Có thể sử dụng lại được?

TÊN SỰ KIỆN – Event name
Cung cấp các thông tin cơ bản để giúp
công chúng (hoặc đối tượng được nhắm
tới) có các hình dung cơ bản về sự kiện
như loại hình sự kiện, tên chủ đầu tư sự
kiện, nội dung cơ bản trong sự kiện, thời
gian tổ chức sự kiện, …
/ QLTCSK
CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN – Event theme
(Tên chủ đề sự kiện)
§ Có thể có hoặc không (đôi khi đã được
ẩn trong chính tên của sự kiện)
§ Được tạo ra như một điểm nhấn, tạo ra
sự mới lạ cho sự kiện với các sự kiện
khác hoặc cho chính bản thân sự kiện
trong các lần tổ chức khác nhau
§ Mang tính thông điệp cao, tạo sự hiếu
kỳ cho công chúng và đối tượng mục
tiêu với sự kiện
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.5. Lựa chọn địa điểm

§ Địa điểm tổ chức sự kiện (Destination) hiểu một
cách đơn giản là điểm đến nơi các hoạt động diễn
biến của sự kiện được diễn ra.
§ Được xác định bằng dấu mốc phạm vi địa lý nơi
chủ sở hữu sự kiện và nhà tổ chức sự kiện đặt trụ
sở hoạt động.
-> Địa điểm trong cùng điểm đến/ Địa điểm ngoài điểm
điến và trong cùng phạm vi lãnh thổ quốc gia/ Địa điểm
ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia

Thời lượng
của sự kiện Sự sẵn có của các
1 Do khách hàng đưa Do nhà tổ chức sự dịch vụ và nhà
cung ứng dịch vụ
ra yêu cầu cụ thể kiện đưa ra gợi ý
bổ trợ tại điểm đến
Các vấn đề pháp
lý trong việc tổ 7
chức sự kiện tại Khí hậu tại
điểm đến
3 Vận chuyển của sự kiện 5 điểm đến
Chi phí tổ
2 Khả năng tiếp cận của các thành
phần liên quan (Công chúng mục chức sự kiện
Môi trường vật chất
tiêu, Ban tổ chức và Trang thiết bị của điểm đến
phục vụ sự kiện)
4 6
 / QLTCSK

1.5. Lựa chọn địa điểm (tiếp)

Các vấn đề cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
§ Tại sao phải di chuyển địa điểm tổ chức sự kiện khỏi dấu mốc? (Why move?)
§ Địa điểm tổ chức sự kiện mới là ở đâu? (Where to?)
§ Địa điểm tổ chức mới cần có không gian như thế nào? (How much space is required?)
§ Thuê hay mua (đầu tư xây dựng) địa điểm tổ chức sự kiện? (Lease or buy?)
§ Hiệu quả giá trị mà lợi ích của địa điểm tổ chức sự kiện mang lại so với chi phí đầu tư là
gì? (What are the differences between cost and the benefits to be made?)
§ Có các sự lựa chọn địa điểm khác không và chúng được đánh giá như thế nào để đưa ra
quyết định cuối cùng? (Have alternatives been evaluated?)
§ Địa điểm lựa chọn cuối cùng là ở đâu và tại sao? (Again, ‘WHY?’)

MỘT SỐ TIÊU CHÍ KHI LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1 2 3 4 5 6
Sự hấp dẫn Logisctic của Sức chứa của Không gian Phù hợp về Các yêu cầu
của điểm đến; sự kiện; điểm đến cho các hoạt chi phí; khác.
(Giá trị mà (công chúng, (đối với hệ động diễn
điểm đến mang Ban tổ chức, cơ thống cơ sở hạ biến chính và
lại cho sự kiện) sở vật chất kỹ tầng và dịch hoạt động bên
thuật; dịch vụ vụ)
lề sự kiện;
bổ trợ)
 / QLTCSK

Chương trình Hội nghị khách hàng

§ Số lượng đại biểu 500 người, tới từ nhiều khu vực khác nhau của Việt Nam
§ Thời gian 3N2Đ, tổ chức vào tháng 3/2024
§ Đi biển để thay đổi không khí, ăn hải sản
§ Có kết hợp với các hoạt động tham quan, teambuilding để gắn kết mọi người với nhau
§ Trụ sở chính của công ty là ở Đà Nẵng

3
1

3N2Đ Trụ sở chính tại Đà Nẵng

500 người, tới từ nhiều Biển
khu vực khác nhau
3/2023
Có hoạt động tham quan,
teambuilding bãi biển
2

1.5. Lựa chọn địa điểm (tiếp)
Bảng so sánh địa điểm tổ chức sự kiện:
Kinh phí di chuyển
§ Hàng không
§ Mặt đất
*VMB : Phổ thông tiêu chuẩn
Khả năng tiếp cận
Chính sách của tổ chức
Khí hậu (T3)
Khả năng đáp ứng yêu cầu
§ Kết hợp tham quan
§ Tổ chức teambuilding
Phân tích
/ QLTCSK
Đà Nẵng Nha Trang Huế
3,070,000 VND 4,041,000 VND 3,070,000 VND
~ ~ ~
3,070,000 VND 2,551,000 VND 3,070,000 VND
HAN – DAD: 7 chuyến HAN – CXR: 4 chuyến HAN – HUI: 1 chuyến
SGN – DAD: 9 chuyến SGN – CXR: 6 chuyến SGN – HUI: 3 chuyến
Ưu tiên khu vực biển Ưu tiên khu vực biển Ưu tiên khu vực biển
Nắng nóng, sát biển Nắng nóng, sát biển Nắng nóng
Đáp ứng yêu cầu Đáp ứng yêu cầu Đáp ứng yêu cầu
§ Đáp ứng y/c về đ/đ
§ Đáp ứng y/c về đ/đ § Đáp ứng y/c về đ/đ
§ Chi phí rẻ
§ Chi phí cao nếu § Chi phí rẻ
§ Tiếp cận tốt
phải di chuyển § Tiếp cận kém (HAN
§ Có thể kết hợp
HAN – CXR chỉ có 1 chuyến duy
tham quan trụ sở
(nếu muốn)
§ Tiếp cận trung bình nhất vào giờ chiều)
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình

1.6. Lựa chọn cơ sở
Cơ sở tổ chức sự kiện (Venue) là nơi được
lựa chọn để tiến hành các hoạt động
trong sự kiện
/ QLTCSK
Là không gian tổ chức sự kiện, là tập hợp
các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan,
bầu không khí, kiến trúc, … tạo nên một
không gian nơi sẽ diễn ra các diễn biến
của sự kiện
 / QLTCSK

1.6. Lựa chọn cơ sở (tiếp)

PHÂN LOẠI THEO KHÔNG GIAN

KHÔNG GIAN KHÔNG GIAN KHÔNG GIAN

TRONG NHÀ NGOÀI TRỜI HỖN HỢP
 / QLTCSK

1.6. Lựa chọn cơ sở (tiếp)

PHÂN LOẠI THEO CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT VỐN CÓ

CƠ SỞ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CƠ SỞ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CHUYÊN NGHIỆP BỊ ĐỘNG
 / QLTCSK

1.6. Lựa chọn cơ sở

TIÊU CHÍ ĐỂ LỰA CHỌN cơ sở tổ chức sự kiện:
Vị trí (Location) -> Sự thuận tiện trong việc di chuyển cho các đại biểu (gần
trung tâm TP./ gần các điểm trung chuyển giao thông) / Khu vực có thể tiếp
cận bằng các phương tiện giao thông nào?/ Có khu vực gửi xe?/ Có an toàn?
Chi phí thuê (Cost) -> ngân sách mà sự kiện phân bổ cho là bao nhiêu?
Không gian/ Diện tích (Space) -> Sức chứa/ Bố cục không gian (trong nhà/
ngoài trời)/ Các khu vực cần có/ Luồng di chuyển của các đối tượng liên quan?
Trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật (Facilities) -> Hệ thống điện, nước, ánh
sáng cần có/ Các trang thiết bị kỹ thuật đặc thù cần có cho diễn biến sự kiện
Năng lực con người/ Dịch vụ sẵn có (Personnel) -> Catering của sự kiện (có thể
dùng luôn của cơ sở tổ chức sự kiện hay cần phải thuê ngoài?)
Nguồn: Professional Event Coordination, p. 66
Julia Rutherford Silvers, CSEP
§ Khu vực để xe (nếu cần)
§ Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ trợ
KHU VỰC CƠ BẢN § Khu vực kỹ thuật
cần có trong không § Khu vực triển khai sự kiện
gian sự kiện: § Khu vực cung cấp các dịch vụ khác (di chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí, …)
§ Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp
/ QLTCSK
 / QLTCSK

1.6. Lựa chọn cơ sở (tiếp)

Bước 1
Xác định các yêu cầu cơ bản
về cơ sở tổ chức sự kiện Bước 2
§ Số lượng người tham dự -> Độ lớn không
gian cần có Tìm kiếm các cơ Danh mục các
§ Dạng không gian: Trong nhà – Ngoài trời sở tổ chức sự kiện đơn vị cung cấp
– Hỗn hợp phù hợp cơ sở tổ chức sự
§ Mục tiêu của sự kiện -> Các hoạt động cần (với yêu cầu đề ra) kiện phù hợp
tổ chức kèm theo y/c không gian cần để
thực hiện (chỉ lắng nghe -> set up mô hình
rạp hát; tương tác nhóm nhỏ -> B2B; thảo
luận thông qua tài liệu -> class room)

Bước 3
Thực hiện khảo sát địa điểm, đo lường Liên hệ với Bước 4
-> Sơ đồ mặt bằng dự kiến (Floor plan/ layout)nhà cung Lựa chọn và ký
-> Lên phương án về vận chuyển các trang
thiết bị vào khu vực tổ chức sự kiện ứng và thực kết hợp đồng
-> Lên phương án phân luồng di chuyển trong hiện đàm dịch vụ
sự kiện phán hợp tác
 VMARK VIETNAM DESIGN WEEK
VMARK Gala Award Ceremony 2021
/ QLTCSK
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình

Chương trình sự kiện:
§ Là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ, giống như kịch bản cho một tác phẩm điện
ảnh hay một chương trình du lịch trọn gói;
§ Là một dạng thức văn bản thể hiện tiến trình diễn ra của các hoạt động, diễn biến trong
sự kiện theo mong muốn của nhà tổ chức sự kiện.

Quyết định rất lớn sự thành công của sự kiện;

Chương trình cần có sự hợp lý, hài hoà, hấp dẫn;

Hoạt động chính và hoạt động bên bề;

Nên có nhiều sự lựa chọn.

 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

PHÂN LOẠI CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN

KHUNG CHƯƠNG TRÌNH CHƯƠNG TRÌNH

CHƯƠNG TRÌNH CHI TIẾT TỔNG THỂ

Chi tiết tới các buổi trong ngày Chi tiết tới thời gian cụ thể từng § Có thể chi tiết theo tới mốc
(Sáng - Chiều - Tối) diễn biến trong sự kiện (Giờ - Phút) thời gian theo buổi hoặc cụ
Ngày 1 Ngày 1 thể theo giờ tuỳ thuộc vào
từng sự kiện
Sáng Khai mạc 08h00 Đăng ký đại biểu
Họp phiên tổng thể § Ngoài nội dung các diễn
08h30 Khai mạc
biến/ hoạt động chính còn
Chiều Thảo luận nhóm
08h45 Chuyên đề 1 trình bày đầy đủ các hoạt
Tối Tự do tham quan
11h30 Đại biểu dùng cơm trưa động bên lề, các hoạt động
Ngày 2 bổ trợ diễn ra trong tổng thể
13h30 Chuyên đề 2
Sáng Thảo luận nhóm chung của sự kiện
17h30 Kết thúc ngày 1
Chiều Trình bày kết quả thảo luận Đại biểu tự do tham quan
Bế mạc và nghỉ ngơi Chương trình tổng thể VITM
Tối Gala dinner
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Lưu ý về trình bày chương trình sự kiện:

Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

“LỄ TỔNG KẾT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2018

& TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH NĂM 2019”
Khách sạn Meliã Hà Nội, 25/12/2018

Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

“LỄ TỔNG KẾT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2018

& TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH NĂM 2019”
Khách sạn Furama – Đà Nẵng, 25-27/12/2018
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Lưu ý về trình bày chương trình sự kiện:

Thời gian Nội dung

8h30 - 9h00 Đăng ký đại biểu
9h00 - 9h30 Khai mạc Lễ Tổng kết
9h30 - 10h15 Báo cáo Tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2018
10h15 - 10h30 Nghỉ giải lao
10h30 - 11h30 Khen thưởng nhân viên xuất sắc
11h30 - 14h00 Nghỉ trưa
14h00 - 15h00 Triển khai kế hoạch kinh doanh năm 2019
15h00 - 15h15 Nghỉ giải lao
15h15 - 17h00 Triển khai kế hoạch kinh doanh năm 2019 (tiếp)
17h00 Kết thúc hoạt động ngày 1
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Lưu ý về trình bày chương trình sự kiện:
Thời gian Nội dung Địa điểm
8h00 Đăng ký đại biểu Sảng tầng 3

8h30 Tuyên bố lý do và Khai mạc hội thảo P. Sông Hồng

9h00 Thảo luận nhóm các chủ đề

Chủ đề 1: Tình hình buôn bán động vật hoang dã, ngà voi, sừng tê P. Sông Hồng
giác trong khu vực và tại Việt Nam và mối liên quan với du lịch
Chủ đề 2: Du lịch có trách nhiệm và những đóng góp cho bảo tồn P. Sông Lô
động vật hoang dã trong khu vực và trên thế giới
Chủ đề 3: Kinh nghiệm phát triển du lịch có trách nhiệm phục vụ P. Sông Đáy
mục đích bảo tồn thiên nhiên và động vật hoang dã tại Thái Lan

11h00 BTC mời cơm trưa Nhà hàng Hạ Long

13h30 P. Sông Hồng

Tiếp tục các nhóm thảo luận P. Sông Lô
P. Sông Đáy

15h30 Nghỉ giải lao Sảnh tầng 3

16h00 Bế mạc hội thảo P. Sông Hồng

17h00 Kết thúc chương trình

 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Lưu ý về trình bày chương trình sự kiện:

Thời gian Nội dung

8h30 - 9h00 Đăng ký đại biểu
9h00 - 9h30 Khai mạc Lễ Tổng kết
9h30 - 10h15 Báo cáo Tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2018
10h15 - 10h30 Nghỉ giải lao
10h30 - 11h30 Khen thưởng nhân viên xuất sắc
11h30 - 14h00 Nghỉ trưa
14h00 - 15h00 Triển khai kế hoạch kinh doanh năm 2019
15h00 - 15h15 Nghỉ giải lao
15h15 - 17h00 Triển khai kế hoạch kinh doanh năm 2019 (tiếp)
17h00 Kết thúc hoạt động ngày 1
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Lưu ý về trình bày chương trình sự kiện:
Thời gian Nội dung Địa điểm
8h00 Đăng ký đại biểu Sảng tầng 3

8h30 Tuyên bố lý do và Khai mạc hội thảo P. Sông Hồng

9h00 Thảo luận nhóm các chủ đề

Chủ đề 1: Tình hình buôn bán động vật hoang dã, ngà voi, sừng tê P. Sông Hồng
giác trong khu vực và tại Việt Nam và mối liên quan với du lịch
Chủ đề 2: Du lịch có trách nhiệm và những đóng góp cho bảo tồn P. Sông Lô
động vật hoang dã trong khu vực và trên thế giới
Chủ đề 3: Kinh nghiệm phát triển du lịch có trách nhiệm phục vụ P. Sông Đáy
mục đích bảo tồn thiên nhiên và động vật hoang dã tại Thái Lan

11h00 BTC mời cơm trưa Nhà hàng Hạ Long

13h30 P. Sông Hồng

Tiếp tục các nhóm thảo luận P. Sông Lô
P. Sông Đáy

15h30 Nghỉ giải lao Sảnh tầng 3

16h00 Bế mạc hội thảo P. Sông Hồng

17h00 Kết thúc chương trình

 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Nếu sự kiện là hội họp, cần lưu ý tâm lý của đại biểu:
§ Mất tập trung khi phải ngồi lâu, nghe lâu-> không quá 2h;
§ Phản ứng tốt với các công cụ trợ giúp nghe nhìn;
§ Thời gian tập trung: 9h - 12h; 14h - 17h;
Cần quan tâm:
§ Xác định thời gian đến và đi cho các đại biểu
§ Dành thời gian rảnh sau khi đại biểu đến
§ Đăng ký;
§ Hoạt động/ sự kiện đầu tiên không quá quan trọng;
§ Dành thời gian ăn sáng cho các đại biểu (BTC trả hoặc đại biểu tự trả);
§ Dành ít nhất 90’ cho ăn trưa;
§ Thời gian nghỉ giải lao giữa các buổi;
§ Lưu ý mật độ đi lại ở các nhà vệ sinh;
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Nếu sự kiện là hội họp, cần lưu ý tâm lý của đại biểu:
Cần quan tâm:
§ Bố trí thời gian cho việc di chuyển giữa các phiên họp;
§ Bố trí thời gian nghỉ sau khi trình bày một vấn đề phức tạp;
§ Khi tổ chức hoạt động thể thao hay vui chơi buổi tối phải lưu ý tới
chương trình họp ngày hôm sau: không để đại biểu quá mệt;
§ Hoạt động chính & bên lề xen kẽ;
§ Tính thời gian kết thúc chương trình và đại biểu ra về để họ có thời gian
đóng hành lý;
§ Tổ chức hoạt động cuối hấp dẫn để thu hút đại biểu.
Gợi ý:
Khai mạc, Phiên họp chung -> Thảo luận theo nhóm -> Họp trình bày kết
quả thảo luận -> Bế mạc
 / QLTCSK

1.7. Xây dựng chương trình (tiếp)

Gợi ý các bước xây dựng chương trình sự kiện:

B1 Yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện

B2 Chủ đề và các ý tưởng

B3 Xây dựng chương trình

B4 Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh với nhà đầu tư sự kiện

B5 Hoàn thiện chương trình

 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai

Kế hoạch triển khai là một bản thiết kế những nội dung, công việc cần
thực hiện của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện),
được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho
phép nhà tổ chức sự kiện đưa ra được các nội dung hành động cụ thể
để chuẩn bị và tổ chức các diễn biến của sự kiện có hiệu quả nhằm đạt
được các mục tiêu đã đề ra của sự kiện.

Xây dựng kế hoạch triển khai là quá trình xác định trước các công
việc một cách chi tiết theo một hệ thống nhất định dựa trên chương
trình và ngân sách sự kiện đã được xác định.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Theo Kế Kế hoạch Kế hoạch
Kế hoạch Kế hoạch
xử lý sự bế mạc/
quy trình hoạch đón tiếp, điều hành,

tổ chức sự kiện chuẩn bị khai mạc diễn biến

cố phát
sinh
kết thúc
sự kiện
…

Theo Kế hoạch Kế hoạch địa Kế hoạch về Kế hoạch

các nguồn lực nhân sự,
TNV
điểm, cơ sở vận chuyển
(Transportation)
cơ sở lưu trú
(Accomdation)

…
(Venue)
tham gia tổ
chức sự kiện Kế hoạch Kế hoạch Kế hoạch về vui Kế hoạch phục
tiếp thị, an ninh, chơi giải trí vụ ăn uống
quảng bá an toàn (Performance/ (Catering/ Food &
(Markeiting) (Security) Entertainment) Beverage)

Theo Kế hoạch thực

Kế hoạch Kế hoạch chi
hiện nhiệm vụ
mức độ chi tiết tổng thể tiết hoạt động
của cá nhân

Mang tính Dựa trên kế Dựa trên kế

định hướng hoạch tổng thể, hoạch chi tiết
mang tính chi
tiết cụ thể
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Nguồn: Event Management, p. 125

Glenn A. J. Bowdin & Johnny Allen &
William O’Toole & Robert Harris & Ian
McDonnell

Danh mục các

đơn vị cung cấp
DỊCH VỤ BỔ TRỢ
cho sự kiện
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Vai trò của kế hoạch triển khai trong tổ chức sự kiện:

Giúp hình dung được một cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các hạng mục công
việc cần thực hiện trong tổ chức sự kiện;

Giúp xác định được tiến trình và thời gian cần có để chuẩn bị, triển khai các
hạng mục công việc;

Giúp xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân;

Giúp dự báo trước được các sự cố có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự
kiện -> đưa ra được các biện pháp đề phòng hoặc phương án xử lý kịp thời
ngay khi sự cố diễn ra;

Hỗ trợ thực hiện được một cách đầy đủ và gần nhất các chi phí cần có cho sự
kiện -> tăng tính chính xác của dự toán chi phí gửi tới nhà đầu tư sự kiện.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Yêu cầu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Phân tách các mảng việc

Căn cứ trên chương (Breakdown Structures)
trình, mục tiêu, các ý
tưởng chính của sự
Sơ đồ đường găng
kiện (Critical Path Method – CPM)

Căn cứ trên hợp đồng, Sơ đồ ngang Gantt

dự toán ngân sách (Gantt Chart)
cũng như các thỏa
thuận với nhà đầu tư
Phương án quản lý các rủi ro
sự kiện
(Risk Management)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch

& quản lý tổ chức sự kiện:
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Phân tách các mảng việc (Breakdown Structures)
a) Phân tách theo nội dung công việc (Work Breakdown Structures_WBS)
Xác định rõ ràng các nhiệm vụ và trình bày bằng các sơ đồ hình hoạ thông tin và các
công cụ trực quan khác giúp cải thiện hoạt động giao tiếp của các bên liên quan
đồng thời giúp xác định các rủi ro và vấn đề cần chú ý trong hoạt động tổ chức sự
kiện, đặc biệt là làm rõ về phạm vị trách nhiệm của từng người/đội nhóm trong hoạt
động tổ chức sự kiện.
b) Phân tách theo nguồn lực (Resource Breakdown Structures_RBS)
Phân bổ được các nguồn lực về tài chính, kỹ thuật và nhận lực một cách hiệu quả và
minh bạch.
c) Phân tách theo hợp đồng (Contract Breakdown Structures_CBS)
Chỉ ra vai trò và kỳ vọng của các bên liên quan chính (chủ đầu tư sự kiện, nhà tổ
chức sự kiện, đơn vị tài trợ, …) với các nhà thầu (đơn vị cung ứng dịch vụ bổ trợ)
nhằm thống nhất các ưu tiên trong hoạt động tổ chức sự kiện.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Phân tách các mảng việc (Breakdown Structures)
d) Phân tách theo địa điểm (Location Breakdown Structures_LBS)
Xác định phạm vi và tầm ảnh hưởng của sự kiện theo không gian địa lý. Việc này
đặc biệt quan trọng với những sự kiện diễn ra đồng thời ở nhiều địa điểm, thành phố
và thậm chí cả các quốc gia khác nhau (ví dụ: Olympics, Football World Cup)
e) Phân tách theo các dự án con (Sub-project Breakdown Structures_SBS)
Xác định người chịu trách nhiệm cho từng yếu tố trong sự kiện và thể hiện bằng các
sơ đồ hình hoạ thông tin, việc này giúp trách khỏi các vấn đề xung đột hay nhầm lẫn
trong triển khai công việc đồng thời đảm bảo hoạt động tổ chức sự kiện được diễn ra
hiệu quả hơn.
Việc phân tách mảng việc có thể giúp hệ thống hoá các công việc và xác định
được vấn đề trong hoạt động tổ chức sự kiện nhưng không cung cấp được
các thông tin tổ chức triển khai công việc theo dòng thời gian (time-line).
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Sơ đồ đường găng (Critical Path Method_CPM)
→ CPM giúp xác định tổng thời gian cần có để thực hiện tổ chức một sự kiện.

§ Đồng thời giúp xác đinh những nhiệm vụ nào là quan trọng nhất có thể khiến hoạt
động tổ chức sự kiện bị chậm tiến độ kế hoạch;
§ Xác định các yếu tố phụ thuộc (nhiệm vụ nào cần thực hiện trước nhiệm vụ khác);
§ Mọi nhiệm vụ đều có LST (Latest Start Time – Thời gian bắt đầu muộn nhất) và
EFT (Earliest Finish Time – Thời gian kết thúc sớm nhất) để xác định và đánh giá
được mức độ tác động của việc trì hoãn/chậm trễ hoàn thành trong từng nhiệm vụ
nhỏ đối với tổng thể toàn bộ hoạt động tổ chức sự kiện.
CPM liệt kê được các đầu công việc và hệ thống hoá được các nhiệm vụ cần
thực hiện theo dòng thời gian nhưng chưa cung cấp được cho nhà quản lý
sự kiện cái nhìn tổng thể về các nguồn lực cần sử dụng cũng như theo dõi
được tiến độ các nhiệm vụ cần triển khai tại từng thời điểm.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Sơ đồ ngang Gantt (Gantt Chart)

§ Được đặt theo tên của kỹ sư người Mỹ Henry Gantt;

§ Trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan, gồm danh sách
các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó;
§ Mỗi nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện
thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt
đầu và ngày kết thúc. Các thanh ngang này được xếp theo thứ tự thời gian và có
thể chồng lên nhau nếu có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc;
§ Giúp nhà quản lý tổ chức sự kiện và đội ngũ có cái nhìn tổng quan về tiến trình
sản xuất thực hiện sự kiện, thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ
thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các
điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự kiện được thực hiện tổ chức đúng theo kế
hoạch.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Phương án quản lý các rủi ro (Risk Management)
CONTINUOUS IMPROVEMENT
CREATIVITY
ST CI ETHICS
I C INTEGRATION
E
STRATEGIC THINKING
ADMINISTRATION

DESIGN ASSESS
CLASSES

SELECT
DOMAINS

MONITOR
MARKETING COMMUNICATE
DOCUMENT

OPERATIONS Compliance
Decision Mgmt.
RISK
Emergency Mgmt.
INITIATION
Health & Safety PLANNING
I PInsurance
IM E C IMPLEMENTATION
EVENT
Legal CLOSURE
PHASES
Security
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Phương án quản lý các rủi ro (Risk Management)
Compliance Management includes the acquisition of the necessary permissions and
instruments that demonstrate adherence to all accessibility mandates, property
rights requirements, and other applicable statutes, codes, and regulations to signify
the event project is in compliance.
Decision Management encompasses the establishment of practical decision-making
systems for the event project that include the accurate framing of decisions; the
application of the pertinent resources, criteria, rules, and restraints; facilitating
suitable deliberation and collaboration; and ensuring the proper authority and
empowerment are granted.
Emergency Management is the identification and notification of the proper
authorities, medical services, and other emergency responders, and the acquisition
and/or development of plans and procedures suitable for responding properly to
incidents, evacuations, crises, or disasters that may occur during the event project.
Health & Safety Management involves the establishment and implementation of fire
and life safety, occupational safety, and crowd control policies and procedures that
ensure the health and welfare of all individuals involved in or in attendance at the
event project.
 / QLTCSK

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)

Công cụ lập trong việc lập kế hoạch & quản lý tổ chức sự kiện:
Phương án quản lý các rủi ro (Risk Management)
Insurance Management deals with ascertaining liability exposures and contractual
requirements, sourcing suitable providers, and acquiring the proper insurance
policies in order to maintain suitable loss prevention coverage and risk financing
for the event project.
Legal Management is comprised of the negotiation and execution of the contracts
and other legal documents associated with the acquisitions and endeavors of the
event project, and oversight of the lawful design and implementation of the
policies, procedures, and practices of the event organization and its
representatives.
Security Management covers the sourcing, selection, and deployment of the
personnel and equipment to be used to provide protective services and support for
the event project, and the implementation and supervision of the appropriate
command and control systems to ensure its efficacy.

1.8. Xây dựng kế hoạch triển khai (tiếp)
§ Lập danh mục các hoạt động
(diễn biến) sẽ có trong sự kiện
cùng thông tin cơ bản (mã hoạt
động, nội dung hoạt động, địa
điểm, thời gian diễn ra, mô tả cơ
bản, các trang thiết bị cần có,
người phụ trách, đội ngũ tham
gia cần có, các điểm lưu ý, …;
§ Hệ thống hoá các hoạt động
diễn biến trong sự kiện.
-> Danh mục công việc kèm mô tả
Ghép chung các công việc cần thực
hiện vào thành các nhóm việc theo
tổng thể chung của toàn sự kiện
-> phân chia cho các nhóm nhân
viên thực hiện một cách hiệu quả,
giúp sử dụng các nguồn lực một
cách hiệu quả và hạn chế sự trùng
lặp trong công việc
-> có được cái nhìn tổng thể về toàn
bộ các mảng việc cần thực hiện của
sự kiện cũng như thấy được mối
tương quan trong công việc cần
thực hiện (cái nào cần làm trước, cái
nào làm sau, cái nào bắt buộc phải
làm trước cái nào)
/ QLTCSK
Hệ thống hoá các hoạt
động (diễn biến) trong Xác định được để thực hiện từng hoạt
sự kiện động (diễn biến) trong sự kiện sẽ cần
chuẩn bị các vấn đề gì, phải thực hiện
Lập kế hoạch công việc gì -> đảm bảo không bị bỏ
chuẩn bị chi tiết sót các mảng việc cần làm cho từng
hoạt động
1 Lập kế hoạch cho các công
việc bổ trợ trong sự kiện
2
Ngoài các hoạt động trong diễn biến
chính của sự kiện sẽ có các hoạt
3 động bổ trợ kèm theo tuỳ theo tính
Lập kế hoạch 4 chất riêng của mỗi sự kiện
-> Xác định rõ đơn vị nào phụ trách
chuẩn bị tổng thể các hoạt động nào (nhà tổ chức sự
kiện thực hiện hay chủ đầu tư sự
kiện tự làm hoặc thuê các đơn vị
cung ứng dịch vụ khác làm)
-> Với những hoạt động do nhà tổ
chức sự kiện chịu trách nhiệm thực
hiện cần lên kế hoạch tương tự như
cho các hoạt động chính của sự kiện
CÁC KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN CÓ
 / QLTCSK

Phân tích Xác định

Xác định
khách hàng đối tượng
mục tiêu
và yêu cầu tham dự
sự kiện
của họ sự kiện

Hình thành Lựa chọn

Lựa chọn
chủ đề cơ sở tổ chức
địa điểm
sự kiện sự kiện

Xây dựng
Xây dựng Xác định
nội dung
kế hoạch chi phí
chương
triển khai tổ chức
trình
 / QLTCSK

1.9. Xác định chi phí

Giá trọn gói Giá đấu thầu

Là hình thức dự toán mà nhà tổ chức sự
kiện căn cứ trên chương trình diễn biến
của sự kiện để tổng hợp các khoản chi
phí cho từng mảng việc và đề xuất tổng
chi phí cần có để tổ chức với chủ đầu tư
sự kiện.
Là hình thức dự toán mà nhà đầu tư sự kiện
đưa ra khung giới hạn (thường là mức giá
trần – mức chi phí tối đa cho sự kiện) từ đó
yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương
trình với mức chi phí định trước.

Các nhóm chi Tổng hợp Tổng chi phí tổ Các nhóm chi Phân bổ Tổng chi phí tổ
phí cơ bản chức sự kiện phí cơ bản chức sự kiện

Tổng chi phí Giá trị nhà tổ

Giá dự toán = trực tiếp cho + Thuế, + + Chi phí dự phòng
chức sự kiện
của sự kiện sự kiện lệ phí
nhận được
(nếu có)
 / QLTCSK

1.9. Xác định chi phí (tiếp)

Lưu ý:
§ Xác định ĐỦ và ĐÚNG các khoản phải chi;
§ Chi phí tổ chức sự kiện có 2 cách xác định:
(1) tính trên tỉ lệ tổng chi phí gợi ý
Di chuyển: 35 – 60% Thiết kế, in ấn, bưu điện: 1 – 7% Ăn uống: 25 – 35%
Chương trình: 5 – 20% Hành chính, truyền thông: 2 – 12% Giải trí: 5 – 12%
Phòng họp/ lưu trú: 10 – 25% Dự trù: 5 – 10% Tổ chức: 5 – 10%
(2) tính trên thực tế mong muốn
§ Giá dự toán phải đảm bảo được các khoản chi;
§ Giá dự toán phải được làm rõ là giá trước hay sau thuế VAT;
§ Cần có ít nhất 02 sự lựa chọn về dự toán chi phí:
Phương án 1: Di chuyển bằng máy bay và lưu trú khách sạn 5*
Phương án 2: Di chuyển bằng máy bay và lưu trú khách sạn 3*
Phương án 3: Di chuyển bằng tàu hỏa (hoặc ôtô) và lưu trú khách sạn 3*
02
Nội dung các loại 01
22
hồ sơ sự kiện
Hồ sơ sự kiện dùng để làm gì?
Những nội dung nào cần được trình bày trong hồ sơ sự kiện?
 / QLTCSK

2.1. Hồ sơ đề xuất ý tưởng sự kiện

Hồ sơ đề xuất ý tưởng sự kiện (Event proposal) là một dạng tài liệu trình bày
những đề xuất về mặt ý tưởng, nội dung và thiết kế bài trí cho sự kiện, nhằm
mục đích cung cấp cho các chủ thể liên quan (chủ sở hữu sự kiện, nhà đầu tư)
những hình dung tổng thể và cơ bản nhất về sự kiện.

CẤU TRÚC CỦA HỒ SƠ ĐỀ XUẤT Ý TƯỞNG GỒM CÓ:

I. Tổng quan về sự kiện (Phân tích đặc điểm khách hàng, Mục tiêu & tính
chất của sự kiện, đặc điểm đại biểu tham dự)
II. Ý tưởng sự kiện (Chủ đề sự kiện -> key visual và thông điệp truyền tải/ ý
nghĩa, thời gian & địa điểm thực hiện, sơ đồ mặt bằng không gian sự kiện)
III. Chương trình sự kiện và các nội dung điểm nhấn
IV. Ekip thực hiện sự kiện (MC, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn, …)
V. Kế hoạch triển khai thực hiện (kế hoạch sản xuất sự kiện, sơ đồ mặt bang
không gian sự kiện, phân luồng di chuyển trong sự kiện, phương án xử lý
các rủi ro, …)
VI. Budget dự kiến
 / QLTCSK

2.1. Hồ sơ đề xuất ý tưởng sự kiện (tiếp)

Nguồn: Event Management, p. 121

Glenn A. J. Bowdin & Johnny Allen & William O’Toole & Robert Harris & Ian McDonnell
 / QLTCSK

2.1. Hồ sơ đề xuất ý tưởng sự kiện (tiếp)

Các tài liệu cần chuẩn bị khi thực hiện pitching:
§ Hồ sơ sự kiện
Fashion show ”Luân thời” https://www.slideshare.net/oanNguyn13/event-proposal-lun-thi
Lễ kỷ niệm 22 năm thành lập Ngân hang TMCP Nam Á
https://www.slideshare.net/Marketing_VietSky/mu-proposal-t-chc-s-kin-full-i-proposal-event-
professional
Triển lãm ra mắt sản phẩm cói ”Sợi nắng” https://www.slideshare.net/BoGiang1/event-proposal-
product-launching
https://www.slideshare.net/BoGiang1/event-proposal-product-launching-76414492
Year-end party https://www.slideshare.net/HuongNguyen311/event-hnh-trnh-ma-xun-year-end-
party-2017
Khánh thành Trạm dung Mekong – Long Thành
https://www.slideshare.net/Marketing_VietSky/mu-proposal-s-kin-l-khnh-thnh-chuyn-nghip-full-i-
proposal-of-opening-ceremony-event

§ Hồ sơ năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

Công ty tổ chức sự kiện Luxury event https://issuu.com/luxevent.vn/docs/lux_profile_2019

§ Bản mẫu các sản phẩm có liên quan tới sự kiện

/ QLTCSK
 / QLTCSK

2.1. Hồ sơ đề xuất ý tưởng sự kiện (tiếp)

Khi trình bày hồ sơ với khách hàng (pitching) cần lưu ý:
§ Bố cục trình bày rõ ràng, logic, dễ hiểu
§ Cần trình bày theo mạch: tổng quát -> chi tiết, căn cứ -> ý tưởng
§ Không sử dụng các từ tiếng địa phương, thuật ngữ chuyên môn
§ Không tham vào chi tiết
§ Ngắn gọn, súc tích và nhấn mạnh vào những vấn đề quan trọng
§ Nên kết hợp các công cụ hỗ trợ nghe nhìn để đạt hiệu quả cao
(Powerpoint, bản cứng hồ sơ, mô hình mô phỏng địa điểm tổ chức, …)
§ Thời điểm phù hợp để pitching: đầu tiên hoặc cuối cùng, đầu giờ chiều
 / QLTCSK

2.2. Hồ sơ mời tài trợ

Hồ sơ mời tài trợ (Sponsorship proposal) là một dạng tài liệu trình bày các
thông tin của sự kiện, quyền lợi và nghĩa vụ mà các đơn vị/ cá nhân có thể
nhận được khi tham gia tài trợ hoặc đồng hành cùng sự kiện.

NỘI DUNG CẦN CÓ CỦA HỒ SƠ MỜI TÀI TRỢ:

I. Thư ngỏ gửi nhà tài trợ
II. Giới thiệu về đơn vị tổ chức và sự kiện
III. Kế hoạch chương trình/sự kiện
IV. Kế hoạch truyền thông
V. Dự trù kinh phí
VI. Quyền lợi của nhà tài trợ
VII.Bản tóm lược nội dung vận động tài trợ (nếu có)
VIII.Các ấn phẩm truyền thông kèm theo như poster, banner, brochure, …
 / QLTCSK

2.2. Hồ sơ mời tài trợ (tiếp)

5 vấn đề cốt lõi để xây dựng một hồ sơ mời tài trợ tốt:
§ Trình bày một cách rành mạch và đầy đủ những giá trị tăng thêm
(added value) và lợi ích mà nhà tài trợ có thể nhận được, đáp ứng được
đúng các mục tiêu Marketing của họ
§ Nhấn mạnh vào sự tương quan giữa các công chúng mục tiêu của sự
kiện và đối tượng mục tiêu (khách hàng/ đối tác/ …) của nhà tài trợ
§ Có tính linh hoạt cao trong các điều khoản về nghĩa vụ, hạn mức tài
trợ và quyền lợi tuỳ thuộc vào đề xuất của nhà tài trợ
§ Thể hiện được việc cung cấp cơ hội phát triển vượt trội/ khẳng định
thương hiệu cho nhà tài trợ, giúp họ định vị và tách biệt được với các
đối thủ cạnh tranh của mình
§ Đa dạng được các quyền lợi về truyền thông cho nhà tài trợ, không chỉ
là trong các ấn phẩm in như áp phích, tờ rơi, tập gấp, … mà trong tất cả
các chiến lược truyền thông đại chứng của sự kiện
 / QLTCSK

2.2. Hồ sơ mời tài trợ (tiếp)

Một số mẫu hồ sơ mời tài trợ:
Pepsi countdown 2022 https://www.slideshare.net/TrinhNguynCaoPhng/proposal-pepsi-countdown-
concert-2022
Cuộc thi Create Your Way https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-van-hoa-ha-
noi/to-chuc-su-kien/ho-so-bttt-day-la-tai-lieu/78454266?origin=home-recent-2
Triển lãm làng nghề Xổm tò he https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-fpt/media-
psychology/ho-so-su-kien/37992123
 / QLTCSK

2.2. Hồ sơ mời tài trợ (tiếp)

Quy trình xin tài trợ hiệu quả: 3. Nghiên cứu về
nhà tài trợ và xây
1. Lập danh sách 2. Thiết kế các dựng hồ sơ mời
các nhà tài trợ tiềm năng gói tài trợ tài trợ riêng
Tính chất của sự kiện: Đó là một sự
kiện từ thiện hay quảng bá sản
phẩm? Sự kiện/dự án đó về cái gì? 4. Tiếp cận nhà tài trợ
Quy mô của sự kiện: Sự kiện của bạn
có quy mô lớn hay nhỏ? Trong nước
Giao tiếp qua mail
hay lan rộng ra cả nước ngoài?
Tiếp cận qua điện thoại
Đến gặp trực tiếp nhà tài trợ
7. Thực hiện các 5. Thương thảo § Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về
điều khoản trong về các điều bản thân
khoản tài trợ § Thể hiện sự am hiểu về đối tác
hợp đồng tài trợ § Trình bày rõ ràng mong muốn/ ý
định của mình
8. Thanh lý hợp 6. Ký kết hợp § Đưa ra được những quyền lợi hoặc
những thứ đối tác có thể nhận
đồng tài trợ đồng tài trợ được khi tham gia tài trợ