minhhien@neu.edu.

vn

QUẢN TRỊ HẬU CẦN SỰ KIỆN

Ths. Nguyễn Minh Hiền
Nội dung chương
 Khái niệm và vai trò về hậu cần sự kiện
 Quy trình quản trị hậu cần

minhhien@neu.edu.vn
HẬU CẦN TCSK LÀ GÌ?

Cung ứng các dịch vụ

Cung ứng các dịch vụ Cung ứng các dịch vụ
vận chuyển và tổ chức
lưu trú ăn uống
đưa đón khách

Quan hệ với cơ quan Cung ứng các dịch vụ

truyền thông và quản khác theo nhu cầu của
trị mạng lưới thông tin, khách mời và các thành
liên lạc trong sự kiện. phần tham gia sự kiện.
 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TCSK

Đảm bảo cung

ứng các dịch
Là̀ một phần, Là hậu
vụ thiết yếu
một nội dung phương,
(ăn uống, lưu
trong sự kiện nền cơ bản
trú, di
góp phần cho việc
chuyển) cho
đạt được dàn dựng
các thành
các mục tiêu và trình diễn
phần tham gia
của sự kiện các chủ đề
sự kiện thu
của sự kiện
hút, mang lại
sự hài lòng
cho khách
mời.
 Lựa chọn các nhà
Lập kế hoạch về
cung ứng dịch vụ
cung ứng dịch vụ
bổ trợ

QUY TRÌNH
QUẢN TRỊ Kiểm soát và phối Thương lượng và
hợp cung ứng ký kết hợp đồng
dịch vụ cung ứng dịch vu
HẬU CẦN CHO
TCSK
Dự tính và xử lý Tổng kết, đánh
các sự cố có liên giá hoạt động
quan cung ứng dịch vụ
LẬP KẾ HOẠCH VỀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ

Cần chú ý đến việc lập tiến

độ chi tiết cho từng loại
Tương tự quy trình lập kế
dịch vụ, ngoài ra nên có kế
hoạch tổ chức sự kiện
hoạch dự phòng trong việc
cung ứng dịch vụ.
LỰA CHỌN CÁC NHÀ DỊCH VỤ CUNG ỨNG BỔ TRỢ

Bao gồm: những tổ chức, doanh

Mục tiêu: xác định được danh
nghiệp, cung ứng dịch vụ, hàng
sách và lựa chọn được những
hóa bổ trợ (lưu trú, ăn uống, vui
nhà cung ứng tốt nhất (trong
chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn
điều kiện ngân sách cho phép)
phòng, an ninh…) cho quá trình
cho sự kiện
tổ chức sự kiện
PHÂN LOẠI NHÀ CUNG ỨNG DỊCH VỤ BỔ TRỢ

Theo giá  Nhà cung ứng chính: giá trị hàng hóa, dịch vụ của họ chiếm tỷ trọng lớn nhất
trị mua  Nhà cung ứng phụ: giá trị hàng hóa, dịch vụ của họ chiếm một tỷ trọng nhỏ
hàng

Theo tính  Nhà cung ứng truyền thống: có quan hệ tương đối lâu dài với doanh nghiệp TCSK, từng phối
hợp với nhau trong nhiều sự kiện mức độ rủi ro trong quan hệ thấp
chất quan  Nhà cung ứng mới: Là nhà cung ứng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện chưa có hoặc có ít
hệ quan hệ, hợp đồng với họ  cần có nhiều thông tin hơn khi ra quyết định

Theo dịch 

Nhà cung
Nhà cung
ứng dịch vụ vận chuyển
ứng dịch vụ lưu trú
vụ trong  Nhà cung ứng dịch vụ ăn uống
 Nhà cung ứng trang thiết bị cho tổ chức sự kiện
tổ chức  Nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện
sự kiện  Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ khác
 .
 • Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân
sách sự kiện không)
• Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
TIÊU CHÍ LỰA • Thời gian cung ứng
• Uy tín và những đảm bảo của nhà cung ứng
CHỌN NHÀ • Những yêu cầu riêng của nhà tổ chức sự kiện mà
nhà cung ứng có thể đáp ứng
CUNG ỨNG • Khả năng của nhà cung ứng: ví dụ một khách sạn
liệu có thể cung ứng được các dịch vụ buồng vào thời
DỊCH VỤ điểm tổ chức sự kiện hay không?
• Điều kiện thanh toán…
Lưu ý khi thương lượng với các nhà cung ứng
 Các mô tả về hàng hóa và dịch vụ: mẫu mã, chất lượng, các
yêu cầu cụ thể khác về hàng hóa/ dịch vụ.
 Giá cả của nhà cung ứng và giá cả của các loại hàng hóa/ dịch
vụ đó trên thị trường.
 Thời gian tiến hành cung ứng
 Điều kiện thanh toán...

minhhien@neu.edu.vn
Chú ý khi ký kết hợp đồng với nhà cung ứng
 Tên, số lượng, quy cách, chất lượng, bao bì (nếu có) của hàng hóa/ dịch
vụ;
 Giá cả, điều kiện thanh toán
 Điều kiện cung ứng
 Thời gian cung ứng
 Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng
 Hiệu lực của các bên khi vi phạm hợp đồng
 Các điều kiện khác mà hai bên đã thỏa thuận
 Nghệ thuật đàm phán (Negotiation): Reservation price (win – win), batna,
kẹp eto…
minhhien@neu.edu.vn
KIỂM SOÁT VÀ PHÂN PHỐI CUNG ỨNG DỊCH VỤ

Trước khi diễn ra sự kiện;

liên hệ với nhà cung ứng,
Thanh toán (đặt trước)
kiểm tra sự chuẩn bị và
cho nhà cung ứng
sẵn sàng phục vụ của nhà
cung ứnG…

Phát hiện và xử lý các sai

Phối hợp trong quá trình
phạm trong quá trình
cung ứng dịch vụ
thực hiện hợp đồng
DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ LIÊN QUAN

Những sự cố do

Những sự cố do
nhà tổ chức sự Cả những sự cố
lỗi của nhà cung
kiện, do khách bất khả kháng
ứng
mời...
Cung ứng các DV vận chuyển và đưa đón khách
TRƯỜNG HỢP KHÁCH MỜI TỰ TÚC DI CHUYỂN

Cung cấp thông tin và chuẩn bị các điều kiện

để đón khách (bãi gửi xe, vé gửi xe miễn phí,
hướng dẫn giao thông….)
TRƯỜNG HỢP BTC CHỊU TRÁCH NHIỆM PHỤ TRÁCH
VIỆC DI CHUYỂN CỦA KHÁCH

Tổ chức đón khách

Các yếu tố đặc thù có Các nhà cung ứng
khi khách sử dụng
liên quan đến lĩnh dịch vụ và phương
các phương tiện vận
vực vận chuyển tiện vận chuyển
chuyển công cộng
 CÁC YẾU TỐ ĐẶC THÙ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN LĨNH VỰC
VẬN CHUYỂN

Điều kiện tự nhiên, môi

Mục đích, chương trình Ngân sách tổ chức sự
Khoảng cách trường, địa hình, đường
của sự kiện kiện
xá, khí hậu...

Các đặc điểm tâm sinh lí

Chất lượng, giá cả, mức
độ an toàn của phương
tiện
Các hiện tượng tâm lí xã
cá nhân của khách (như
hội phổ biến (phong tục
độ tuổi, giới tính, sức
tập quán, tôn giáo, dư
khoẻ, thói quen tiêu
luận xã hội, thị hiếu…
dùng...)
 • Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng
CÁC NHÀ không
• Tổng công ty đường sắt
CUNG ỨNG • Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển
DỊCH VỤ (đường bộ)
• Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận
VẬN chuyển
CHUYỂN • Các đối tượng khác có khả năng cung ứng
dịch vụ vận chuyển
 • Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với
kế hoạch
TỔ CHỨC • Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc
ĐÓN KHÁCH đón khách
• Cầm bảng đón khách (nếu cần)
KHI KHÁCH • Chào khách lịch sự, vui vẻ
SỬ DỤNG • Làm quen với các thành viên khác trong đoàn
CÁC • Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh
sách đoàn
PHƯƠNG • Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý,
TIỆN CÔNG tư trang cá nhân.
• Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ
CỘNG chỗ ngồi (nếu có)
• Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin
Cung ứng các dịch vụ lưu trú
QUY TRÌNH CƠ BẢN TRONG VIỆC NHẬN BUỒNG

Liên hệ với lễ tân về Xác nhận chính xác
Cung cấp danh sách Vận chuyển và bàn
việc nhận buồng số phòng, loại buồng
chính xác đoàn khách giao hành lý cho
trước khi đoàn đến và thủ tục nhận
cho khách sạn khách
cơ sở lưu trú. phòng.

Giải quyết nhanh các

Kiểm tra cẩn thận các công việc còn tồn tại
Giới thiệu các dịch
thông tin liên quan liên quan đến việc
vụ tại khách sạn (hay
đến các dịch vụ của nhận buồng và thủ
cơ sở lưu trú)
khách tục đăng ký tạm trú
cho khách.
QUY TRÌNH CHUNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC TRẢ BUỒNG

Thông báo chính xác ngày, giờ trả buồng

Hoàn tất thủ tục trả buồng

Kiểm tra cẩn thận các giấy tờ cá nhân

Thông báo cho lái xe giờ đón khách

Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh (nếu có).
Cung ứng các dịch vụ ăn uống
THỐNG NHẤT TIÊU CHUẨN THỰC ĐƠN VỚI NHÀ CUNG ỨNG

Đảm bảo yêu cầu về

Đảm bảo có các món
Thực đơn phong mặt dinh dưỡng của Cơ cấu món ăn hợp
ăn đặc sản của địa
phú, đa dạng, bữa ăn và hiệu quả lý
phương.
kinh tế.

Trong thực đơn phải

Không đưa quá ghi rõ chế độ ăn
Thực đơn phải được Ghi rõ số lượng món
nhiều món ăn lạ vào kiêng, hay những
thay đổi từng bữa ăn trong từng bữa
bữa ăn. yêu cầu đặc biệt của
khách.

Lượng thức ăn cần

dùng trong từng
bữa
 • Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần
có mặt tại nhà hàng nơi diễn ra bữa ăn của đoàn
• Đảm bảo vệ sinh
CUNG • Bố trí bàn ăn chu đáo
• Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại
ỨNG DỊCH nhà hàng, khách sạn
• Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu
đáo.
VỤ TRONG • Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những
món ăn lạ
• Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương
BỮA ĂN (nguyên liệu, cách chế biến)
• Xử lý các vấn đề phát sinh