Bài 2- Quản trị Logistics doanh nghiệp

BÀI 2
QUẢN TRỊ LOGISTICS DOANH NGHIỆP
1. Khái quát quản trị Logistics doanh nghiệp

Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát có hiệu
lực, hiệu quả toàn bộ việc chu chuyển và dự trữ hàng hoá, dịch vụ,... cùng những
thông tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với
mục đích thoả mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng với tổng chi phí thấp
nhất.
Logistics không phải là hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động liên
tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một
cách khoa học và có hệ thống qua các bước nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản
lý, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện. Logistics là quá trình liên quan
tới nhiều hoạt động khác nhau, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động để thực
hiện chiến lược logistics. Đồng thời, logistics là một quá trình bao trùm mọi yếu
tố tạo nên sản phẩm từ yếu tố đầu vào đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng.
Logistics không chỉ liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà còn liên quan
đến các nguồn tài nguyên/ các yếu tố đầu vào cần thiết khác để tạo nên sản phẩm
hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng.
Quản trị logistics doanh nghiệp là hoạt động chuyên chở, lưu giữ và cung
cấp hàng hóa. Trong sản xuất kinh doanh, quản trị logistics trong doanh nghiệp là
nghệ thuật và khoa học của quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa,
năng lượng, thông tin và những nguồn lực khác như sản phẩm, dịch vụ và con
người, từ nguồn lực của sản xuất cho đến thị trường.
Quản trị logistics thể hiện sự hợp nhất của thông tin liên lạc, vận tải, tồn kho,
lưu kho, giao nhận nguyên vật liệu, bao bì đóng gói trong doanh nghiệp. Trách
nhiệm vận hành của hoạt động hậu cần là việc tái định vị (theo mục tiêu địa lý)
của nguyên vật liệu thô, của công việc trong toàn quá trình, và tồn kho theo yêu
cầu chi phí tối thiểu có thể. Và di chuyển thành phần đến nơi tiêu thụ sau quá trình
sản xuất.
1.1. Sự cần thiết của một chuỗi cung ứng toàn diện với hiệu quả và hiệu suất
cao
Với chuỗi cung ứng hoàn hảo, doanh nghiệp sẽ có được nhiều lợi thế cạnh
tranh trong đó có thể kể đến lợi thế về chi phí, giá thành trên một đơn vị sản phẩm,
kèm theo đó là khả năng đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Ngày nay, nhu cầu
của nền kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp quyết định tự cung tự cấp và tự làm mọi
thứ để kinh doanh sẽ giúp họ đến gần với vực thẳm hơn. Vì để đầu tư một bộ máy
làm việc với nhiều bộ phận để hoàn thành một sản phẩm, họ phải gánh trên mình
một khoảng phí khổng lồ. Trong đó là chưa kể đến năng lực sản xuất và công nghệ
mà họ đang sở hữu.
Thay vì vậy, hãy kết bạn và liên kết với các đối tác khác mà ở đó họ sẽ làm
tốt hơn và thậm chí có thể cung cấp với mức phí thấp hơn rất nhiều. Giả sử, ở mỗi
công đoạn trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, nhà cung cấp có thể giúp tiết
kiệm 10% chi phí thì ở thành phẩm cuối cùng chi phí có thể giảm được 10%, một
lợi ích nữa là giúp giảm mức đầu tư cho sản xuất ở các công đoạn đó.
1.2. Vai trò của quản trị Logistics
Quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác
động vào đối tượng lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý hóa
của đối tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao,
thỏa mãn đầy đủ nhu cầu đa dạng của con người. Quá trình sản xuất của doanh
nghiệp luôn đòi hỏi phải có yếu tố sản xuất, trong đó có vật tư kỹ thuật. Thiếu vật
tư thì không thể có hoạt động sản xuất ra của cải vật chất.
Từ vai trò này của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của hoạt động cung ứng
vật tư cho sản xuất, của hoạt động Logistics đầu vào ở doanh nghiệp. Việc đảm
bảo vật tư đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá
trình sản xuất, cho sự nhịp nhàng đều đặn của quấ trình sản xuất. Bất cứ một sự
không đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nào của vật tư đều có thể gây ra sự ngưng trệ
sản xuất, gây ra sự vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh
nghiệp với nhau, gây ra sự tổn thất trong sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất
lượng, đúng về quy cách, chủng loại, kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh
hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử
dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu
quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Vai trò quản
trị hoạt động Logistics doanh nghiệp thể hiện:
- Dịch vụ Logistics góp phần nâng cao trình độ kỹ thuật sản xuất, sử dụng
hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực, giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất,
tăng cường sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
- Dịch vụ Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng
thời gian, đúng địa điểm, nhờ đó đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra
theo nhịp độ đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, sử
dụng hiệu quả vốn kinh doanh của các doanh nghiệp.
- Dịch vụ Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt
động sản xuất kinh doanh.
- Dịch vụ Logistics góp phần gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh
nghiệp thông qua việc thực hiện các dịch vụ lưu thông bổ sung (các dịch vụ tiếp
tục quá trình sản xuất trong khâu phân phối, lưu thông).
1.3. Những nội dung chủ yếu của của quản trị logistics
a. Dịch vụ khách hàng
Trong hoạt động logistics, dịch vụ khách hàng được hiểu là toàn bộ kết quả
đầu ra, là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống. Do đó, muốn phát triển
logistics phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng. Theo quan điểm
này, dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua và người bán và bên
thứ ba là nhà thầu phụ. Kết quả của quá trình này tạo ra giá trị gia tăng cho sản
phẩm hay dịch vụ được trao đổi, được đo bằng hiệu số giá trị đầu ra và giá trị đầu
vào của một loạt các hoạt động kinh tế có quan hệ tương hỗ với nhau và thể hiện
qua sự hài lòng của khách hàng. Là thước đo chất lượng toàn bộ hệ thống logistics
của doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng rất lớn đến thị phần, đến tổng
chi phí bỏ ra và cuối cùng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuỳ theo từng lĩnh
vực và sản phẩm kinh doanh mà giá trị cộng thêm vào sản phẩm và dịch vụ do
hậu cần mang lại không giống nhau. Dữ liệu cho thấy sự chênh lệch đáng kể về
giá trị gia tăng do logistics tạo ra ở một số mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh khác
nhau.
* Các yếu tố (thành phần) của dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng chia thành 3 nhóm: các yếu tố trước quá trình giao dịch,
các yếu tố trong quá trình giao dịch và các yếu tố sau quá trình giao dịch.
➢ Các yếu tố trước quá trình giao dịch: là các yếu tố liên quan đến chính
sách của tổ chức về dịch vụ khách hàng, gồm:
- Chính sách phục vụ khách hàng;
- Công bố chính sách dịch vụ;
- Cấu trúc của doanh nghiệp;
- Mức độ linh hoạt của hệ thống;
- Dịch vụ quản lý.
➢ Các yếu tố trong quá trình giao dịch
- Mức độ tồn kho;
- Thông tin về lệnh đặt hàng;
- Tính chính xác của hệ thống;
- Tính nhất quán của chu kỳ đặt hàng;
- Giao hàng đặc biệt;
- Chuyển tải;
- Sự thuận lợi trong việc đặt hàng.
➢ Các yếu tố sau quá trình giao dịch
- Lắp đặt, bảo hành, thay đổi, sửa chữa, cung cấp phụ tùng;
- Kiểm định sản phẩm;
- Khiếu nại và hoàn trả sản phẩm cho khách hàng;
- Thay thế tạm thời sản phẩm.
* Vai trò của dịch vụ khách hàng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh
Dịch vụ khách hàng là sản phẩn của các hoạt động thương mại và là cầu nối
quan trọng giữa chức năng thương mại với các chức năng khác của doanh nghiệp.
Đặc biệt, dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy
trì lòng tin cũng như sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Thông thường, sản
phẩm và dịch vụ tương tự dễ dàng cho đối thủ cạnh tranh bắt chước. Do vậy, một
dịch vụ khách hàng hoàn hảo, một giải pháp giải quyết các khiếu nại của khách
hàng toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp vượt lên đối thủ cạnh tranh. Dịch vụ khách
hàng đóng vai trò quan trọng trong xác định lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
bằng cách đưa ra các dịch vụ khách hàng hoàn hảo.
b. Hệ thống thông tin
Để quản trị logistics thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý được hệ
thống thông tin phức tạp. Bao gồm thông tin trong nội bộ từng tổ chức (doanh
nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng), thông tin trong từng bộ phận chức năng của
doanh nghiệp, thông tin từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi,
vận tải,…) và sự phối hợp thông tin giữa các tổ chức, bộ phận và công đoạn ở trên.
Trong hệ thống phức tạp đó thì xử lý đơn đặt hàng của khách hàng được coi
là trung tâm thần kinh của hệ thống logistics. Tốc độ và chất lượng của luồng thông
tin để xử lý đơn hàng tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của toàn bộ quá
trình. Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng, chính xác thì hoạt động logistics
sẽ tiến hành hiệu quả. Ngược lại, nếu trao đổi thông tin chậm chạp, sai sót sẽ làm
tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra
không đúng thời hạn, làm mất khách hàng. Nghiêm trọng hơn là thông tin không
chính xác, kịp thời sẽ làm cho sản xuất kém hiệu quả do thường xuyên thay đổi kế
hoạch, quy mô để đáp ứng nhu cầu thực tế, nếu tình trạng này kéo dài sẽ dẫn đến
doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí phá sản.
Công nghệ thông tin là chìa khóa vạn năng để giải quyết vấn đề mang tính
sống còn của logistics. Những thành tựu của công nghệ thông tin với sự trợ giúp
của máy vi tính sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời,
hỗ trợ cho chuỗi tích hợp hoạt động logistics trên toàn bộ hệ thống. Nhờ đó doanh
nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn vào thời điểm nhạy cảm nhất. Điều
này giúp cho logistics thực sự trở thành một công cụ cạnh tranh lợi hại của doanh
nghiệp.
c. Quản trị dự trữ
Để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội tiến hành liên tục, nhịp nhàng
thì phải tích luỹ lại một phần sản phẩm hàng hoá ở mỗi giai đoạn của quá trình
vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng (từ điểm đầu tiên đến điểm cuối cùng
của dây chuyền cung ứng).
Dự trữ là sự tích luỹ sản phẩm, hàng hoá tại các doanh nghiệp trong quá trình
vận động từ điểm đầu đến điểm cuối của mỗi dây chuyền cung ứng, tạo điều kiện
cho quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng, thông suốt.
Dự trữ trong nền kinh tế còn cần thiết do yêu cầu cân bằng cung cầu đối với
các mặt hàng theo thời vụ, để đề phòng các rủi ro, thoả mãn những nhu cầu bất
thường của thị trường, dự trữ tốt sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp. Vì
vậy, việc quản lý dự trữ tốt sẽ giúp doanh nghiệp cân đối giữa vốn đầu tư với
những cơ hội đầu tư khác.
Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ:
- Sự phân công lao động xã hội;
- Sản xuất, vận tải phải đạt đến một quy mô nhất định thì mới mang lại hiệu
quả;
- Cân bằng cung cầu đối với những mặt hàng theo thời vụ;
- Dự trữ để đề phòng rủi ro;
- Để phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng;
- Để tăng sức cạnh tranh.
Dự trữ là tất yếu khách quan, nhờ có dự trữ mà cuộc sống nói chung, hoạt
động logistics nói riêng, mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Nhưng nói như
vậy không có nghĩa là dự trữ càng nhiều càng tốt.
Dự trữ là sự đầu tư vốn lớn, rất tốn kém và có liên quan mật thiết đến mức
độ dịch vụ khách hàng. Nếu quản trị dự trữ tốt, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh
vòng quay vốn, sớm thu hồi vốn đầu tư, có điều kiện phục vụ khách hàng tốt, nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và ngược lại.
Quản trị dự trữ trong logistics đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về chi phí
dự trữ để có thể đưa ra những quyết định về thiết kế hệ thống logistics, các dịch
vụ khách hàng, số lượng và vị trí các kênh phân phối, mức dự trữ, hình thức dự
trữ, cách thức vận tải,…
Tóm lại, chi phí dự trữ có tác động trực tiếp đến nhiều hoạt động logistics.
Quản trị dự trữ là khâu quan trọng trong toàn bộ hệ thống logistics. Cần sử dụng
tốt và phối hợp chặt chẽ các kỹ thuật: phân tích dự báo, mô hình dự trữ, hệ thống
giải quyết đơn hàng,… để làm tốt công tác quản trị dự trữ, biến nó thành công cụ
đắc lực giúp doanh nghiệp thành công.
d. Quản trị vận tải
Nguyên vật liệu, hàng hoá,... chỉ có thể đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng
nhờ các phương tiện vận tải. Vì thế, vận tải đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt
động Logistics.
Để chuyên chở hàng hóa, người bán, người mua/người cung cấp dịch vụ
logistics có thể chọn một trong các phương thức vận tải sau: đường biển, đường
sông, đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường ống hoặc vận tải đa phương
thức. Mỗi phương thức vận tải có những ưu, nhược riêng. Muốn kinh doanh
logistics cần phải hiểu được những đặc điểm riêng đó.
Quản trị vận tải là việc sử dụng các phương tiện chuyên chở để khắc phục
khoảng cách về không gian của sản phẩm và dịch vụ trong hệ thống logistics theo
yêu cầu của khách hàng. Nếu sản phẩm được đưa đến đúng vị trí mà khách hàng
yêu cầu tức là giá trị của nó đã được tăng thêm. Mặt khác việc sử dụng phương
thức và cách thức tổ chức vận chuyển còn giúp cho sản phẩm có đến đúng vào
thời điểm khách hàng cần hay không? Điều này cũng tạo thêm giá trị gia tăng cho
sản phẩm. Như vậy bằng cách quản trị vận chuyển tốt sẽ góp phần đưa sản phẩm
đến đúng nơi và đúng lúc phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
e. Quản trị kho bãi
Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên
vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm
đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông
tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho.
Kho bãi đóng vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung ứng Logistics
và các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các hoạt động quản trị và vận chuyển hàng
hoá thì phải chuyên môn hoá hoạt động kho bãi của mình.
Nội dung của công tác quản trị kho rất phong phú gồm: thiết kế mạng lưới
kho (xác định số lượng và qui mô của các kho); Thiết kế và trang bị các thiết bị
trong kho; Tổ chức các nghiệp vụ kho: xuất, nhập, lưu kho, bảo quản hàng hoá
trong kho; Quản lí hệ thống thông tin, sổ sách, số liệu về hoạt động của kho; Tổ
chức quản lí lao động; Tổ chức các công tác bảo hộ và an toàn lao động trong kho.
Quản trị kho bãi trong logistics được cấu thành từ việc quản trị từng hoạt
động liên quan đến kho bãi như:
- Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương tiện cất trữ, bốc xếp hàng
trong kho.
- Quản lý hàng hóa: bao gồm việc phân loại hàng, định vị, lập danh mục,
dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.
- Kiểm kê hàng hóa: điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho,
lưu giữ hồ sơ.
- Quản lý công tác xuất nhập hàng.
- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa, người lao động.
- Phòng ngừa trộm cắp, cháy nổ.
Công tác quản trị kho bãi tốt giúp cho nguyên liệu, sản phẩm, hàng hoá
được duy trì một cách tối ưu ở những vị trí cần thiết xác định trong hệ thống
logistics nhờ đó mà các hoạt động được diễn ra một cách bình thường.
f. Quản trị vật tư và mua hàng hoá
Nếu dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống logistics thì quản trị vật tư,
hàng hoá là đầu vào của quá trình này. Mặc dù không trực tiếp tác động vào khách
hàng nhưng quản trị hàng hoá và vật tư có vai trò tạo tiền đề quyết định đối vơí
chất lượng toàn bộ hệ thống.
Quản trị vật tư là tổng hợp các hoạt động quản trị, xác định cầu và các chỉ
tiêu dự trữ vật tư; tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm bảo
nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại vật tư theo tiêu chuẩn chất lượng
và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất.
Mục tiêu của hoạt động cung ứng vật tư là luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ,
đúng chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất
với chi phí kinh doanh tối thiểu. Và để thực hiện được điều đó, phải thực hiện tốt
công tác quản trị mua sắm, vận chuyển và dự trữ tức là thực hiện tốt hoạt động
quản trị vật tư.
Hoạt động quản trị vật tư bao gồm: Xác định nhu cầu vật tư, hàng hoá; tìm
kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; Tiến hành mua sắm; Tổ chức vận chuyển, tiếp
nhận và lưu kho, bảo quản và cung cấp cho người sử dụng,… Những nội dung cơ
bản trên cho thấy, logistics giải quyết vấn đề tối ưu hoá cả đầu ra lẫn đầu vào tại
các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Logistics có thể giúp thay đổi các nguồn
tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng
hoá, dịch vụ nhờ đó tạo ra khả năng giảm chi phí, tăng sức cạnh tranh cho doanh
nghiệp.
g. Quản trị chi phí
Một nhiệm vụ quan trọng khác của quản trị logistics là giảm chi phí trong
khi vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng. Theo kết quả điều tra thì các
ngành kinh doanh khác nhau có mức chi phí logistics khác nhau. Trong nhiều
ngành, chi phí logistics có thể vượt quá 25% chi phí sản xuất. Do đó, nếu quản trị
logistics tốt có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, góp phần tăng lợi
nhuận của công ty. Bên cạnh đó, quản trị logistics tốt còn góp phần tăng tốc độ
chu chuyển và rút ngắn thời gian thu hồi vốn.
Tổng chi phí logistics được hình thành từ chi phí của các hoạt động cấu
thành, bao gồm 6 loại chi phí chủ yếu:
- Chi phí dịch vụ khách hàng: Chi phí dịch vụ khách hàng bao gồm các chi
phí để hoàn tất những yêu cầu của đơn đặt hàng (chi phí phân loại, kiểm tra, bao
bì đóng gói, dán nhãn,…); chi phí để cung cấp dịch vụ, hàng hóa; chi phí để giải
quyết tình huống hàng bị trả lại,… chi phí dịch vụ khách hàng liên quan mật thiết
với các khoản chi phí vận tải, chi phí dự trữ và chi phí cho công nghệ thông tin.
- Chi phí vận tải: Chi phí vận tải là một trong những khoản lớn nhất trong
chi phí logistics. Chi phí vận tải chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố như loại hàng
hoá, quy mô lô hàng, tuyến đường vận tải,… Chi phí vận tải của một đơn vị hàng
hoá (cước phí) tỷ lệ nghịch với khối lượng vận tải và với quãng đường vận
chuyển.
- Chi phí kho bãi: Chi phí quản lý kho nhằm đảm bảo cho các nghiệp vụ
kho được diễn ra suôn sẻ, trong một số trường hợp bao gồm cả chi phí thiết kế
mạng lưới kho chi phí khảo sát, chọn địa điểm và xây dựng kho hàng. Tuy nhiên,
số lượng kho hàng có ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng và doanh thu của công
ty nên cần phân tích, tính toán kỹ lưỡng để cân bằng giữa chi phí quản lý kho, chi
phí dự trữ, chi phí vận tải với khoản doanh thu có thể bị tăng hoặc giảm tương
ứng khi quyết định số lượng kho cần có trong hệ thống logistics.
- Chi phí xử lí đơn hàng và hệ thống thông tin: Để hỗ trợ dịch vụ khách
hàng và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả cần bỏ ra một khoản chi phí không
nhỏ để trao đổi thông tin với khách hàng và các bộ phận có liên quan nhằm giải
quyết đơn đặt hàng, thiết lập các kênh phân phối, dự báo nhu cầu thị trường. Chi
phí này cũng liên quan đến chi phí quản lý kho, dự trữ, sản xuất,…
- Chi phí thu mua (để có lô hàng đủ theo yêu cầu): Khoản chi phí này
dùng cho thu gom, chuẩn bị hàng cung cấp cho khách. Bao gồm nhiều khoản chi
phí nhỏ như xây dựng cơ sở gom hàng; tìm nhà cung cấp; Mua và tiếp nhận
nguyên vật liệu,…
- Chi phí dự trữ: Hoạt động logistics tạo ra chi phí dự trữ. Chi phí này tăng
giảm tuỳ theo số lượng hàng hoá dự trữ nhiều hay ít.
Có 4 loại chi phí dự trữ:
+ Chi phí vốn hay chi phí cơ hội, khoản chi phí này công ty có thể thu hồi
lại được.
+ Chi phí mặt bằng kho bãi, chi phí này thay đổi theo mức độ dự trữ.
+ Chi phí để phòng ngừa rủi ro, khi hàng hoá bị lỗi thời, mất cắp hư
hỏng,…
Tóm lại, Logistics là một chuỗi kết hợp nhiều hoạt động kinh tế nhằm tối
ưu hoá vị trí và quá trình lưu chuyển, dự trữ hàng hoá từ điểm đầu cho đến điểm
cuối người sử dụng, nên nếu giảm chi phí tuỳ tiện ở từng hoạt động riêng lẻ, chưa
chắc đã đạt được kết quả mong muốn. Giữa các hoạt động logistics có liên quan
mật thiết với nhau, dẫn đến giảm chi phí ở khâu này có thể làm tăng chi phí ở
khâu khác và cuối cùng tổng chi phí không giảm mà còn có thể tăng, đi ngược lại
mục đích của quản trị logistics. Do vậy, chìa khoá để đạt được yêu cầu giảm chi
phí trong quản trị logistics là phân tích tổng chi phí. Điều này có nghĩa là nhà quản
trị logistics phải tìm cách giảm tổng chi phí xuống mức thấp nhất trong điều kiện
cho phép trong khi có thể lựa chọn rất nhiều các mức dịch vụ khách hàng với các
cấu trúc dịch vụ khác nhau. Để làm được điều này trước cần nắm vững các kỹ
năng phân tích cân đối chi phí giữa các hoạt động logistics.
2. Nội dung quản trị logictics đầu vào (Inbound Logistics)
2.1. Khái niệm Logistics đầu vào
Mỗi doanh nghiệp đều có mối quan hệ qua lại với nhiều đơn vị kinh tế khác.
Điều này thể hiện rõ qua việc thường xuyên trao đổi các loại hàng hóa trên nhiều
thị trường khác nhau. Doanh nghiệp mua trên thị trường này những hàng hóa cần
thiết cho quá trình sản xuất của mình. Những sản phẩm cần thiết do các đơn vị
kinh tế khác cung cấp có thể là những mặt hàng cụ thể, dịch vụ và bản quyền. Đây
chính là đối tượng của hoạt động mua sắm và quản lý vật tư ở các doanh nghiệp.
Toàn bộ đối tượng của quá trình mua sắm và quản lý vật tư có thể được chia
thành 2 nhóm lớn: Vật tư và dịch vụ cần thiết cho sản xuất kinh doanh.
Inbound logistics (Logistics đầu vào) được hiểu là nguồn cung ứng vật tư
đề cập đến những thông tin liên quan đến kiểm soát dòng nguyên liệu thô từ các
cơ sở sản xuất hay các nhà cung cấp. Inbound logistics liên quan đến rất nhiều
hoạt động khác nhau như phân phối nguyên liệu thô, lưu trữ,…
Một hệ thống Inbound logistics hiệu quả giúp đem đến chất lượng sản phẩm
cao hơn, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí hơn, tăng doanh thu. Nó sẽ cải thiện sự
hài lòng của khách hàng đổng thời giảm tổng chi phí và vật liệu bị lãng phí.
Inbound logiѕticѕ được coi là giai đoạn khởi đầu trong chuỗi cung ứng, ᴠà
là giai đoạn quan trọng quуết định đến tình trạng hoạt động của các giai đoạn ѕau
đó. Nếu có sự cố xảy ra thì Inbound logiѕticѕ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình
sau này, thậm chí có thể bị buộc ngừng sản xuất, huỷ lô hàng, đóng cửa doanh
nghiệp.
2.2. Nội dung của Logistics đầu vào
Yêu cầu đối với hoạt động mua sắm và quản lý vật tư là đảm bảo cung ứng
một lượng lớn vật tư hoặc dịch vụ cần thiết, đúng số lượng và kịp thời về tiến độ
cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để đạt được yêu cầu này, trong quá trình
tổ chức mua sắm và quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ:
- Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư.
- Xác định phương thức đảm bảo vật tư.
- Lập và tổ chức thực hiện mua sắm vật tư.
- Quản lý vật tư nội bộ.
- Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư.
Doanh nghiệp muốn sản xuất hàng hóa chất lượng trong điều kiện tối ưu,
đồng thời giảm lãng phí, sai sót, hàng tồn kho và nhân công lao động thì điều quan
trọng là phải hiểu sâu về các hoạt động logistics để đảm bảo dòng nguyên liệu
được kiểm soát cũng như tối ưu hóa các khâu, nhờ đó sẽ làm tăng hiệu suất và sẽ
loại bỏ các chi phí không cần thiết.
2.3. Quу trình hoạt động Inbound logiѕticѕ
Khi có đơn đặt hàng, từ nguồn lưu trữ trong kho, nguуên ᴠật liệu được ᴠận
chuуển đến các nhà máу, cơ ѕở ѕản хuất, tiếp tục thực hiện các kế hoạch ѕản хuất
căn cứ theo khối lượng hàng hóa hoặc mức độ khẩn cấp.
Quу trình thực hiện Inbound logiѕticѕ là hoạt động cơ bản, tập trung ᴠào
ᴠiệc mua ᴠà lên kế hoạch ѕử dụng nguуên ᴠật liệu cho đến ѕản phẩm từ nhà cung
cấp, ѕản хuất đến kho haу nhà bán lẻ. Ngoài ra, quá trình nàу còn bao gồm cả ᴠiệc
tìm nguồn cung nguуên ᴠật liệu, theo dõi hàng tồn kho ᴠà tối ưu hóa quá trình ᴠận
chuуển hàng hóa từ điểm đầu đến nhà máу, cơ ѕở ѕản хuất haу cửa hàng.
Quy trình cụ thể gồm các bước sau:
1) Tiếp nhận đơn đặt hàng.
2) Tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu thô, hàng hóa: phải xác định và
đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng cũng như giá cả cạnh tranh
3) Đặt hàng: Doanh nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu, hàng hóa đồng
thời ước lượng thời điểm mua sao cho việc sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián
đoạn
4) Vận chuyển: Tùy vào điều kiện lựa chọn phương tiện vận tải cho phù
hợp.
5) Tiếp nhận: Nhận hàng đến, bốc dỡ hàng, kiểm kê số lượng, mẫu mã.
6) Lưu trữ và nhập kho: doanh nghiệp chịu trách nhiệm đảm bảo các mặt
hàng được đặt ở vị trí hợp lý và đáp ứng các điều kiện bảo quản thích hợp.
7) Phân phối: vận chuyển hàng hóa hoặc nguyên vật liệu theo đúng đơn
hàng đến doanh nghiệp sản xuất.
Quy trình Inbound logistics trên hoạt động móc xích với nhau, đi theo mô
hình “Just in time” ᴠì các doanh nghiệp luôn mong muốn nguồn nguуên ᴠật liệu,
hàng hóa, bán thành phẩm,… luôn đúng số lượng, chất lượng, thời điểm chính
xác để sản xuất. Nếu các tiêu chí trên không đạt yêu cầu thì quá trình sản xuất sẽ
bị gián đoạn, gây ra thêm nhiều chi phí phát sinh. Vì vậy, để quá trình diễn ra một
cách suôn sẻ thì cần đủ nguyên liệu, nguồn nhân lực hoạt động. Từ đó, mới đem
lại giá trị lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3. Nội dung quản trị logistics đầu ra (Outbound logistics)
3.1. Khái niệm logistics đầu ra
Triết lý kinh doanh của sản xuất hàng hóa là sản phẩm được sản xuất ra để
bán nhằm thu lợi nhuận. Do đó tiêu thụ sản phẩm là nội dung quan trọng trong
hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp thực hiện triết lý đó. Theo nghĩa
hẹp, quá trình tiêu thụ sản phẩm gắn liền với sự thanh toán giữa người mua và
người bán và sự chuyển quyền hàng hóa. Thực tế cho thấy, thích ứng với mỗi cơ
chế quản lý kinh tế khác nhau, công tác tiêu thụ sản phẩm được thực hiện bằng
các hình thức khác nhau. Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, hoạt động tiêu
thụ sản phẩm của doanh nghiệp được thực hiện theo kế hoạch giao nộp sản phẩm
với giá cả và địa chỉ do nhà nước quy định. Còn trong nền kinh tế thị trường, các
doanh nghiệp phải tự mình quyết định cả ba vấn đề cơ bản của sản xuất kinh
doanh: sản xuất cái gì? Bằng cách nào? Và cho ai? Do vây, tiêu thụ sản phẩm trở
thành vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp.
Outbound Logistics được hiểu đơn giản là sản phẩm nhập về kho, đóng gói
và nhập kho, vận chuyển hàng hóa ra khỏi doanh nghiệp. Logistics quản lý sự
chuyển động của vật liệu, thông tin và các nguồn lực khác giữa hai điểm, tức là
từ điểm khởi đầu đến điểm tiêu thụ, để phù hợp với yêu cầu của khách hàng và tổ
chức. Quản trị Logistics xác định việc mua sắm, luu trữ và vận chuyển hàng hóa
và vật liệu đến đích cuối cùng của họ.
Logiѕticѕ đầu ra là quá trình ᴠận chuуển, lưu trữ ᴠà phân phối hàng hóa đến
cửa hàng, người tiêu dùng cuối cùng. Quу trình nàу luôn đặt ra mục tiêu là tối ưu
hóa trong giao đoạn đầu ra ᴠề cả địa điểm, thời gian, doanh thu ᴠà chi phí logiѕticѕ.
Tuу nhiên, theo хu hướng thuê ngoài (outѕourcing logiѕticѕ) lại giúp các doanh
nghiệp tập trung ᴠào ѕản хuất, tập trung ᴠào hoàn thiện ѕản phẩm hoặc chỉ tập
trung ᴠào một ѕố hoạt động như bán hàng, marketing.
3.2. Nội dung của logistics đầu ra
Tiêu thụ hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng tổng thể các biện
pháp về tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến
tiêu thụ sản phẩm như nắm nhu cầu thị trường, tổ chức sản xuất, tiếp nhận sản
phẩm, chuẩn bị hàng hóa và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng với chi phí
kinh doanh nhỏ nhất. Như vậy, tiêu thụ sản phẩm ở doanh nghiệp là một hoạt động
mang tính nghiệp vụ cao, bao gồm nhiều loại công việc khác nhau liên quan đến
các nghiệp vụ tổ chức quản lý quá trình tiêu thụ. Mục tiêu quá trình này bao gồm
mục tiêu số lượng: thị phần, doanh số, đa dạng hóa doanh số. Lợi nhuận và mục
tiêu chất lượng; cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp và cải thiện dịch vụ khách
hàng. Theo quan điểm coi tiêu thụ như là một quá trình thì quản lý hoạt động tiêu
thụ sản phẩm thường bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Nghiên cứu thị trường sản phẩm: Là công việc đầu tiên và cần thiết đối
với doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động này nhằm trả
lời cho câu hỏi: Sản xuất những sản phẩm gì? Sản xuất như thế nào? Sản phẩm
bán cho ai? Khi nghiên cứu thị trường sản phẩm, doanh nghiệp phải giải đáp được
các vấn đề sau:
+ Đâu là thị trường có triển vọng đối với sản phẩm của doanh nghiệp?
+ Khả năng tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường đó ra sao?
+ Doanh nghiệp cần phải xử lý những biện pháp gì có liên quan và có thể
sử dụng những biện pháp nào để tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ?
+ Những mặt hàng nào, thị trường nào có khả năng tiêu thụ với khối lượng
lớn phù hợp với năng lực và đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp?
+ Với mức giá nào thì khả năng chấp nhận của thị trường là lớn nhất trong
từng thời kỳ?
+ Yêu cầu chủ yếu của thị trường về mẫu mã, bao gói, phương thức thanh
toán, phương thức phục vụ?
+ Tổ chức mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối sản phẩm?
- Lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm: Là cơ sở quan trọng đảm bảo quá trình
sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành nhịp nhàng, liên tục theo kế
hoạch đã định. Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là căn cứ để xây dựng kế hoạch hậu cần
vật tư và các bộ phận khác của kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính doanh nghiệp.
Trong xây dựng lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng các
biện pháp cân đối, phương pháp quan hệ động và quan hệ tỷ lệ cố định,... Trong số
những phương pháp trên, phương pháp cân đối được coi là phương pháp chủ yếu.
- Chuẩn bị hàng hóa để xuất bán: Là hoạt động tiếp tục quá trình sản xuất
kinh doanh trong khâu lưu thông. Muốn quá trình lưu thông hàng hóa được liên
tục, không bị gián đoạn thì các doanh nghiệp phải chú trọng đến các nghiệp vụ
sản xuất ở kho như: tiếp nhận, phân loại, lên nhãn hiệu sản phẩm, bao gói, sắp xếp
hàng hóa ở kho, bảo quản và ghép đồng bộ để xuất bán cho khách hàng. Tiếp nhận
đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hóa từ các nguồn nhập kho theo đúng mặt
hàng quy cách, chủng loại hàng hóa.
- Lựa chọn các hình thức tiêu thụ: Tiêu thụ bằng nhiều kênh khác nhau,
theo đó sản phẩm vận động từ các nhà sản xuất đến tau các hộ tiêu dùng cuối
cùng. Để hoạt động tiêu thụ hiệu quả cần phải lựa chọn kênh tiêu thụ sản phẩm
một cách hợp lý trên cơ sở tính toán các yếu tố như đặc điểm sản phẩm, các điều
kiện vận chuyển, bảo quản, sử dụng..Căn cứ vào mối quan hệ giữa các doanh
nghiệp với người tiêu dùng cuối cùng tiêu thụ sản phẩm có thể được thực hiện qua
kênh phân phối trực tiếp và gián tiếp.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến, yểm trợ cho công tác bán hàng: Đây là
các hoạt động marketing mà doanh nghiệp áp dụng đối với khách hàng. Các thông
tin bao gồm thông tin về doanh nghiệp, về sản phẩm, về phương thức phục vụ và
những lợi ích mà khách hàng sẽ thu được khi mua sản phẩm của doanh nghiệp,
cũng như những tin tức cần thiết từ phía khách hàng, qua đó để doanh nghiệp tìm
ra cách thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng. Trong hoạt động này có các hoạt
động xúc tiến mua hàng và xúc tiến bán hàng.
- Tổ chức hoạt động bán hàng: Là một tong những khâu cuối cùng của hoạt
động kinh doanh. Hoạt động bán hàng là hoạt động mang tính nghệ thuật, tác động
đến tâm lý người mua nhằm đạt được mục tiêu bán hàng. Để bán được nhiều hàng
các doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng như: chất lượng, mẫu mã,
giá cả,… và phải biết lựa hình thức bán hàng phù hợp.
- Phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động tiêu thụ sản phẩm: Sau mỗi chu
kỳ kinh doanh doanh nghiệp phải phân tích, đánh giá hoạt động tiêu thụ sản phẩm
nhằm xem xét khả năng mở rộng hay thu hẹp thị trường tiêu thụ, hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết
quả tiêu thụ nhằm kịp thời có biện pháp thích hợp để thúc đẩy quá trình tiêu thụ
sản phẩm.
3.3. Quу trình hoạt động Outbound logiѕticѕ
Quy trình cụ thể gồm các bước sau:
1) Nhận đơn đặt hàng.
2) Kiểm tra nguồn hàng (hàng tồn kho) để thực hiện đơn hàng.
3) Lấу hàng ᴠà đóng gói (từ kho hàng).
4) Cập nhật lượng hàng tồn kho.
5) Vận chuуển hàng.
6) Lập hóa đơn ᴠà thu tiền khách hàng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể ѕử dụng hệ thống kiểm kê “Juѕt in time”,
để bắt taу ᴠào ѕản хuất ᴠà đặt hàng nguуên ᴠật liệu ᴠà cung cấp ѕản phẩm để giao
cho khách hàng.
Một thành phần quan trọng của logiѕticѕ đầu ra là tối ưu hóa ᴠận chuуển ᴠà
giao hàng. Hệ thống quét mã ᴠạch ᴠà theo dõi hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp
liên tục cập nhật cho khách hàng ᴠề trạng thái của đơn đặt hàng.
Doanh nghiệp thường có nhiều lựa chọn ᴠận chuуển để lựa chọn, bao gồm cả
cách tự giao ѕản phẩm. Họ tùу chọn các phương thức ᴠận chuуển có hiệu quả ᴠề chi
phí, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình ᴠận chuуển ᴠà có thể giao
hàng trong khung thời gian quу định.
4. Sự khác biệt cơ bản giữa Inbound logistics và Outbound Logistics
Inbound logistics và Outbound logistics có một số những khác biệt cơ bản
sau:
- Về định nghĩa: Inbound logistics là dòng nguyên liệu thô và các bộ phận,
từ nhà cung cấp đến nhà máy sản xuất. Còn Outbound Logistics là sự chuyển động
ra bên ngoài của hàng hóa cuối cùng, từ công ty đến người tiêu dùng cuối cùng.
- Nét khác biệt cơ bản giữa Inbound logistics và Outbound Logistics:
+ Inbound logistics là quản lý vật tư mua sắm còn Outbound Logistics là
dịch vụ khách hàng và kênh phân phối.
+ Inbound logistics tập trung vào việc triển khai các nguồn lực và nguyên
liệu, trong nhà máy sản xuất. Outbound Logistics tập trung vào việc chuyển dịch
thành phẩm hoặc sản phẩm từ doanh nghiệp đến khách hàng cuối cùng.
+ Inbound logistics tương tác giữa hãng và nhà cung cấp còn Outbound
Logistics tương tác giữa công ty với khách hàng.
+ Logistics là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý các chuỗi
cung ứng nhằm đảm bảo việc giao hàng hóa nguyên liệu kịp thời nhằm mục đích
cung cấp hàng hóa mong muốn tại thời điểm nhất định với số luợng và địa điểm
giá cả phù hợp. Hoạt động Inbound logistics sẽ bao gồm tất cả các hoạt động liên
quan đến việc đặt hàng cho các nhà cung cấp. Trong khi đó, Outbound logistics
lại bao gồm các hoạt động liên quan đến giao dịch hoặc kinh doanh sản phẩm do
công ty sản xuất.

Bài 2- Quản trị Logistics doanh nghiệp

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bài 2- Quản trị Logistics doanh nghiệp

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BÀI 2

QUẢN TRỊ LOGISTICS DOANH NGHIỆP

1. Khái quát quản trị Logistics doanh nghiệp

You might also like