NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

MÔN HỌC: TRUYỀN THÔNG KINH DOANH

Đề tài:PROPOSALS AND INFORMAL REPORTS
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Thụy

Lớp: L21 - Nhóm 7

Thái Tăng Hoài An 050609210017

Ma Nguyễn Mi Mi 050609212039

Phạm Ngọc Tường Vy 050609211754

Nguyễn Võ Ngọc Yên 050609211790

Lê Phi Hùng 050607190166

TP.HCM, ngày 29 tháng 3 năm 2023

 MỤC LỤC
I. ĐỀ XUẤT CHÍNH THỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHÔNG CHÍNH CHỨC .... 4
1.1 Đề xuất không chính thức ................................................................................ 5
1.1.1Introduction (Giới thiệu) ..................................................................... 6
1.1.2Background, problem, purpose .......................................................... 6
1.1.3Proposal, plan, schedule ...................................................................... 6
1.1.4Staffing .................................................................................................. 7
1.1.5Budget ................................................................................................... 7
1.1.6Conclusion and authorization ............................................................. 7
1.2 Đề xuất chính thức .............................................................................................. 7
II. BÁO CÁO CHÍNH THỨC (FORMAL REPORTS) ...................................... 8
2.1 Chuẩn bị viết báo cáo chính thức .................................................................. 8
2.1 Quy trình viết báo cáo chính thức ....................................................... 8
2.1.2Chỉnh sửa sau khi viết ........................................................................ 9
2.2 Tìm kiếm dữ liệu thứ cấp ............................................................................. 10
2.2.1 Tài liệu in ........................................................................................... 11
2.2.2Tài nguyên điện tử ............................................................................. 11
2.2.3Web ...................................................................................................... 11
2.2.4Blogs (Weblogs), Wikis, and Social Networks ................................. 12
2.3 Tạo dữ liệu sơ cấp ............................................................................................. 13
2.3.1 Khảo sát ............................................................................................. 13
2.3.2 Phỏng vấn .......................................................................................... 14
2.3.3 Quan sát và thử nghiệm ................................................................... 14
2.4 Trích dẫn dữ liệu ............................................................................................... 16
2.4.1 Tại sao phải trích dẫn nguồn ........................................................... 16
2.4.2 Khi nào cần trích dẫn nguồn ........................................................... 16
2.4.3 Làm thế nào để diễn giải từ ý tưởng của người khác .................... 16
2.4.4 Khi nào nên trích dẫn nguồn khi sử dụng ý tưởng người khác ... 16
2.4.5 Cách trích dẫn nguồn ....................................................................... 17
2.4.6 Bản quyền và tính hợp pháp ............................................................ 17
2.5 Tổ chức và phác thảo dữ liệu ........................................................................... 17

2
 2.5.1 Chiến lược tổ chức ............................................................................ 17
2.5.2 Đề cương và tiêu đề ........................................................................... 18
2.6 Minh họa dữ liệu ............................................................................................... 18
2.6.1 Minh họa dữ liệu là gì? ..................................................................... 18
2.6.1 Tầm quan trọng của việc minh họa dữ liệu? .................................. 19
2.6.3 Một số loại biểu đồ minh họa dữ liệu .............................................. 19
2.6.4 Kết hợp đồ họa vào trong báo cáo ................................................... 22
2.7 Trình bày của báo cáo chính thức ................................................................... 23
2.7.1 Phần mở đầu ...................................................................................... 23
2.7.2 Phần thân báo cáo ............................................................................. 24
2.7.3 Tổng kết, Kết luận, kiến nghị........................................................... 24

3
 I. ĐỀ XUẤT CHÍNH THỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHÔNG CHÍNH CHỨC
Đề xuất có thể là một gợi ý, kế hoạch hay ý tưởng được trình bày dưới dạng văn
bản cho một người (hoặc nhóm người) để họ xem xét và chấp nhận.
Ví dụ: Trong lúc học nhóm, các thành viên đưa ra ý kiến, đề xuất và cả nhóm cùng
xem xét lại để duyệt là ý tưởng tuyệt vời nhất
Đề xuất trong bối cảnh kinh doanh thương mại thường là những đề nghị bằng văn
bản để giải quyết vấn đề, cung cấp dịch vụ hay bán thiết bị,...
Một điển hình của đề xuất chính thức: sử dụng đề xuất trong kinh doanh (RFP) đề
nghị mời thầu. Các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp sẽ sử dụng RFP để thu hút giá
thầu cạnh tranh từ nhà cung cấp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp lớn sử dụng RFP cho một dự án xây dựng mang tính
biểu tượng như Bitexco hay landmark 81: các doanh nghiệp muốn thầu dự án này sẽ
phải đấu thầu. Qua đó doanh nghiệp sẽ lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất.
Đề xuất có 4 cách phân loại:
- Chính thức và không chính thức (Formal and Informal proposal) (phổ biến nhất)

Đề xuất chính thức Đề xuất không chính

thức

Phạm vi sử dụng Bên ngoài doanh nghiệp Bên trong doanh nghiệp

Bố cục, trình bày Dựa trên format đề xuất không Format gồm 6 phần, đôi
chính thức nhưng bổ sung nhiều khi sẽ bị lược bớt khi sử
phần hơn. Ngôn từ được sử dụng dụng bên trong doanh
mang tính trang trọng và lịch sự. nghiệp, mang tính linh
Độ dài từ 5 đến 200 trang động. Có độ dài từ 2 đến
4 trang

Quy mô Lớn Nhỏ

4
 - Nội bộ và bên ngoài (Internal and External)
Đề xuất được thực hiện trong nội bộ công ty được gọi là đề xuất nội bộ.
Đề xuất được gửi đến các yếu tố bên ngoài: khách hàng, đối tác, nhà tài trợ,.. được
gọi là đề xuất bên ngoài
- Được yêu cầu và không được yêu cầu ( Solicited and Unsolicited)
Khi một tổ chức hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cụ thể họ chuẩn bị một yêu cầu
cho đề xuất Request for Proposal (RFP), để thu hút giá thầu cạnh tranh từ các nhà cung
cấp. Các nhà thầu sẽ dựa vào các hướng dẫn trong RPF để trả lời.
Khi một công ty tìm kiếm công việc hoặc dự án. Họ có thể gửi một đề xuất không
được yêu cầu để được tham gia vào dự án hoặc công việc. Trong trường hợp này đề
xuất phải có tính thuyết phục. Các đề xuất này phải thu hút người đọc, nhấn mạnh lợi
ích bạn mang đến, thể hiện được chuyên môn và tạo dựng uy tín và phải được trình bày
logic, khoa học.

1.1 Đề xuất không chính thức

- Thường được trình bày dưới dạng những bức thư ngắn (từ 2 đến 4 trang)

5
 - Còn được gọi với các tên khác là Letter Proposal (thư đề xuất/thư đề nghị)
- Bố cục gồm 6 phần chính:
+ Introduction (Giới thiệu)
+ Background, problem, purpose (Bối cảnh, vấn đề, mục đích)
+ Proposal, plan, schedule (Đề xuất, kế hoạch, lịch trình)
+ Staffing (Nhân sự)
+ Budget (Ngân sách)
+ Conclusion and authorization (Kết luận và ủy quyền)

1.1.1 Introduction (Giới thiệu)

- Bắt đầu phần này bằng cách giải thích ngắn gọn lý do của đề xuất hay nhấn mạnh
và nêu bật lên trình độ của người viết.
- Đề phần giới thiệu trở nên thuyết phục hơn, chúng ta cần dùng “Hook” (được hiểu
như là móc nối) để thu hút người đọc, ví dụ như:
+ Gợi ý về một kết quả đặc biệt/ phi thường và sẽ được tiết lộ ở phần sau
+ Hứa hẹn chi phí thấp hoặc có kết quả nhanh chóng.
+ Xác định vấn đề nghiệm trọng (lo lắng) và hứa hẹn giải đáp và giải thích sau.
+ Chỉ định trọng tâm vấn đề hay lợi ích chính mà người viết cảm thấy là trọng
tâm của đề xuất.

1.1.2 Background, problem, purpose

Bạn cần xác định vấn đề, thảo luận về mục tiêu và mục đích của dự án.
Trong loại đề xuất không được yêu cầu bạn phải chỉ ra được vấn đề và thuyết phục họ
để bạn giải quyết vấn đề. Trong loại đề xuất được yêu cầu, bạn phải thuyết phục họ rằng
bạn hiểu vấn đề của họ và có giải pháp phù hợp.

1.1.3 Proposal, plan, schedule

Trong phần đề xuất, bạn phải đưa ra được kế hoạch, lịch trình để giải quyết vấn
đề. Phần đề xuất phải cung cấp đủ thông tin để đảm bảo an toàn cho hợp đồng nhưng
không đưa ra quá chi tiết những dịch vụ không cần thiết.

6
 1.1.4 Staffing
Phần này mô tả các chứng chỉ và chuyên môn của lãnh đạo dự án, năng lực của cá
nhân và tổ chức thực hiện công việc trong đề xuất. Nó giống như một sơ yếu lý lịch thu
nhỏ trong một đề xuất.

1.1.5 Budget
Chi tiết chi phí của dự án, tự nội bộ đến bên ngoài.
Dự án bên ngoài, chúng ta cầu liệt kê những thông tin như: mức lương theo giờ,
thời gian dự kiến hoàn thành dự án, chi phí thiết bị và vật tư,... sau đó tính toán tổng chi
phí của toàn bộ dự án.
Ngoài ra còn những chi phí bên trong nội bộ như thời gian mà đề xuất hoàn thành,
những thiết bị vật tư mà bạn sử dụng, sự hỗ trợ từ người khác trong tổ chức.

1.1.6 Conclusion and authorization

Phần cuối cùng của bản đề xuất đưa người đọc tập trung vào các khía cạnh tích
cực dự án mang lại.
Kết thúc không quên lời thúc giục, nhắc nhở đề người đọc đề xuất liên hệ và tìm
hiểu chi tiết về dự án. Có thể thêm các ưu đãi trong thời gian ngắn hạn, những ưu đãi
đặc biệt dành cho bạn.
Nhắc lại lý do tổ chức của bạn là lựa chọn đúng đắn cho dự án.

1.2 Đề xuất chính thức

- Khác với đề xuất không chính thức ở giọng điệu, cấu trúc, định dạng, đồ dài
- Độ dài có thể từ 5 đến 200 trang
- Bố cục của đề xuất chính thức: Ngoài sáu phần cơ bản giống như đề xuất không
chính thức, đề xuất chính thức còn bổ sung bản sao RFP, thư hay memos chuyển giao,
trang tiêu đề, mục lục, danh sách số liệu, phụ lục
- Các đề xuất chính thức được viết tốt sẽ dành được những hợp đồng và công việc
kinh doanh cho các công ty hay cá nhân. Dịch vụ viết đề xuất như thế này cũng đã tạo
ra thu nhập cho nhiều công ty và doanh nghiệp. Đối với các tập đoàn lớn, họ có riêng
đội ngữ viết những đề xuất chính thức chuyên nghiệp như thế này.

7
 II. BÁO CÁO CHÍNH THỨC (FORMAL REPORTS)
2.1 Chuẩn bị viết báo cáo chính thức
Báo cáo không chính thức: Báo cáo không chính thức thường ngắn gọn và sử dụng
đại từ nhân xưng ( tôi, chúng tôi, bạn) và văn phong trực tiếp. Báo cáo chính thức : dài
và được xây dựng theo định dạng quy định.
Các báo cáo chính thức tương tự như các đề xuất chính thức về độ dài, tổ chức và
giọng điệu nghiêm túc. Tuy nhiên, thay vì đưa ra lời đề nghị, các báo cáo chính thức
đại diện cho sản phẩm cuối cùng của quá trình điều tra và phân tích kỹ lưỡng.
2.1.1 Quy trình viết báo cáo chính thức
Xác định Mục đích và Phạm vi của Báo cáo.
Giống như các đề xuất và báo cáo không chính thức, các báo cáo chính thức bắt
đầu bằng một tuyên bố mục đích. Chuẩn bị một tuyên bố mục đích bằng văn bản rất
hữu ích vì nó xác định trọng tâm của báo cáo và cung cấp tiêu chuẩn giúp dự án luôn
đạt được mục tiêu.
Để xác định phạm vi báo cáo bạn cần xác định các yếu tố sau:
- Thời gian hoàn thành
- Dữ liệu cần thiết
- Các nghiên cứu liên quan
- Câu hỏi khảo sát (nếu có)

Dự đoán nhu cầu của người đọc

Khi viết báo cáo, bạn phải biết được những thông nào người đọc muốn biết. Mục
tiêu của bạn là phải trình bày được các vấn đề liên quan đến họ.
Quyết định kế hoạch làm việc và phương pháp nghiên cứu phù hợp
Một kế hoạch làm việc là một kế hoạch dự kiến. Kế hoạch này trình bày rõ ràng
về vấn đề cần giải quyết, mục đích và mô tả phương pháp giải quyết được sử dụng. Bản
kế hoạch cần chỉ ra các phần chính và thời gian để hoàn thành từng giai đoạn.
Tiến hành nghiên cứu, sử dụng dữ liệu sơ cấp và thứ cấp
Các báo cáo thường sử dụng dữ liệu thứ cấp – là các dữ liệu được lấy từ sách, báo,
tạp chí khoa học,… Các dữ liệu này đã được phân tích, biên soạn và có mức độ tin cậy
cao. Ngoài ra còn có các dữ liệu sơ cấp – các dữ liệu, thông tin được thu nhập từ các
phỏng vấn, quan sát, khảo sát và từ các nguồn dữ liệu mở.

8
 Tổ chức, phân tích và rút kinh nghiệm
Báo cáo chính thức phải được sắp xếp thông tin một cách logic. Để làm được điều
đó, bạn cần tổ chức các ý tưởng của mình thành các chủ đề chính, chủ đề phụ. Các thông
tin thu nhập được phải được phân tích. Thông tin bạn đưa vào báo cáo là thông tin người
đọc cần và nó đã được chứng minh. Sau đó bạn cần sắp xếp thông tin một cách hợp lý
qua các cách sắp xếp sau:
- Theo niên đại
- Theo địa lý
- Theo chủ đề hoặc chức năng
- Theo phương pháp so sánh hoặc đối chiếu
- Theo tầm quan trọng
- Từ đơn giản đến phức tạp
- Trương hợp tốt và xấu

Kết thúc báo cáo bằng cách tóm tắt những phát hiện của bạn, rút ra kết luận và
đưa ra khuyến nghị. Cách bạn kết luận phụ thuộc vào mục đích của báo cáo và những
gì người đọc cần. Một báo cáo được tổ chức tốt với các kết luận dựa trên dữ liệu chắc
chắn sẽ gây ấn tượng tốt với người đọc.
Thiết kế đồ họa để làm rõ thông điệp từ báo cáo
Trình bày dữ liệu số hoặc định lượng một cách trực quan qua đồ họa giúp người
đọc của bạn hiểu thông tin dễ dàng, tiếp thu chúng một cách nhanh chóng. Đồ họa bao
gồm: hình vẽ, đồ thị, bản đồ, biểu đồ, ảnh, bảng và đồ họa thông tin. Yếu tố này làm bài
báo cáo của bạn thu hút sự chú ý và thêm hứng thú với người đọc
2.1.2 Chỉnh sửa sau khi viết
Bước cuối cùng trong việc chuẩn bị một báo cáo kinh doanh chính thức bao gồm
việc chỉnh sửa và đọc bản soát lỗi. Bởi vì người đọc là người quyết định sự thành công
của báo cáo, hãy xem lại báo cáo như thể bạn là đối tượng dự kiến. Đặc biệt chú ý đến
các yếu tố sau:
- Định dạng: Nhìn vào định dạng của báo cáo và đánh giá sự hấp dẫn trực quan
của báo cáo.
- Tính nhất quán: Xem lại báo cáo về tính nhất quán trong lề, số trang, thụt lề,
khoảng cách dòng và kiểu phông chữ.

9
 - Đồ họa: Đảm bảo rằng tất cả các đồ họa đều có tiêu đề có ý nghĩa, rõ ràng và
được đặt gần các phần mô tả chúng.
- Các cấp độ tiêu đề: Kiểm tra các cấp độ tiêu đề để đảm bảo tính nhất quán trong
kiểu phông chữ và vị trí.
- Độ chính xác: Xem lại nội dung cho chính xác và rõ ràng. Hãy chắc chắn rằng
tất cả tài liệu đều chính xác.
- Ngữ pháp: Sửa tất cả ngữ pháp, dấu câu, viết hoa và cách sử dụng từ ngữ.
2.2 Tìm kiếm dữ liệu thứ cấp
Một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình viết báo cáo là thu thập
thông tin.
Dữ liệu gồm 2 loại lớn là sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp là kết quả từ kinh
nghiệm và quan sát trực tiếp. Dữ liệu thứ cấp đến từ việc đọc những gì người khác đã
trải nghiệm và quan sát.
Ví dụ: Coca Cola và Pepsi đã tạo ra dữ liệu sơ cấp khi họ thực hiện thử nghiệm
hương vị và ghi lại phản ứng của người tiêu dùng.
Dữ liệu sơ cấp: Trong trường hợp thông tin không có sẵn, người thực hiện thu thập
thông tin cần tiến hành các phương pháp thu thập dữ liệu như làm khảo sát, nhóm tập
trung, quan sát, thí nghiệm phỏng vấn cá nhân…
- Thử nghiệm : Các cuộc thử nghiệm thường nhằm mục đích so sánh 2 hay nhiều
phương pháp cùng đạt đến một mục tiêu nào đó và lựa chọn ra phương pháp tốt nhất.
Thử nghiệm thì được sử dụng rộng rãi trong khoa học hơn là so với môi trường doanh
nghiệp. Các cuộc thử nghiệm thường có chi phí cao, tuy nhiên, nếu được thiết kế và
kiểm soát cẩn thận, các doanh nghiệp sẽ có được nhiều thông tin hữu ích từ các cuộc
thử nghiệm như vậy.
- Phỏng vấn cá nhân: Các cuộc phỏng vấn cá nhân thường đem lại thông tin có
chất lượng khá cao. Người phỏng vấn sẽ sử dụng các câu hỏi được chuẩn bị từ trước,
không thiên vị, có tính mở, được sắp xếp từ dễ đến phức tạp để hỏi người được phỏng
vấn và thu thập thông tin thông qua câu trả lời cũng như các phản hồi phi ngôn ngữ
khác như cử chỉ, trạng thái cảm xúc…
Dữ liệu thứ cấp: Khi thu thập thông tin từ nguồn này, người thu tập cần kiểm tra
và đánh giá thông tin kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí về tính cập nhật, tính liên quan của

10
thông tin đến cuộc nghiên cứu, là quan điểm cá nhân hay có được từ một cuộc nghiên
cứu khác, uy tín của tác giả, thông tin có được bảo trợ không, có khuynh hướng thiên
vị hay không và đặc biệt là các thông tin về vấn đề bản quyền. Một số nguồn của dữ
liệu thứ cấp như sau

2.2.1 Tài liệu in

Mặc dù một số tài liệu in cũng có sẵn trên các trang web , nhưng cũng không nên
bỏ qua các nguồn tài liệu ở thư viện. Một số thông tin trong thư viện chỉ có ở bản in.
- Sách : Mặc dù nhanh chóng lỗi thời nhưng sách cung cấp dữ liệu rất chuyên sâu
về nhiều chủ đề khác nhau.
- Tạp chí định kì: tạp chí, tờ rơi,.. các bài báo trên các tạp chí định kì sẽ cực kì hữu
ích vì chúng ngắn gọn, giới hạn về phạm vi.

2.2.2 Tài nguyên điện tử

Tài nguyên điện tử sẽ cho phép bạn tìm thông tin chi tiết một cách dễ dàng hơn.
Từ máy tính hoặc thiết bị di động có thể truy cập nguồn thông tin đa dạng và phong
phú, các thông tin luôn có sẵn trên những trang web.

2.2.3 Web
Phổ biến nhất của Internet là World Wide Web ( là 1 tập hợp các trang siêu văn
bản cung cấp thông tin và liên kết trên hàng nghìn tỷ trang), phát triển với tốc độ chóng
mặt , với hàng nghìn trang thông tin có sẵn trên web. Các dịch vụ web bao gồm cơ sở
dữ liệu trực tuyến, tệp âm thanh, video,...Web là một trong những nguồn thông tin lớn
nhất hiện có cho bất kỳ ai cần thông tin đơn giản 1 cách nhanh chóng và không tốn kém.
Nhưng việc tìm kiếm thông tin liên quan, đáng tin cậy có thể gây khó chịu và tốn thời
gian. Hạn chế có thể kể đến như nội dung không phải lúc nào cũng đáng tin, bất kì ai
cũng có thể đăng nội dung lên web mà không có bất kì sự kiểm soát hay đảm bảo chất
lượng nào. Do đó để thành công trong việc tìm kiếm thông tin và câu trả lời, bạn cần
phải biết cách sử dụng các công cụ tìm kiếm.
Ngoài ra còn có ví dụ như: Các nhà nghiên cứu kinh doanh cũng đang sử dụng các
bình luận trên Facebook, nguồn cấp dữ liệu Twitter, tin nhắn diễn đàn và bài đăng trên
blog để thu thập thông tin.

11
 MẸO VÀ KỸ THUẬT TÌM KIẾM TRÊN WEB
- Sử dụng các công cụ tìm kiếm khác nhau bạn sẽ được nhiều kết quả khác nhau.
Tuy nhiên Google cũng sẽ liên tục đưa ra nhiều ‘ lượt truy cập’ đáng tin cậy hơn các
công cụ tìm kiếm khác.
- Khi sử dụng bất kỳ công cụ tìm kiếm nào, hãy luôn đọc phần mô tả để biết rõ về
nó. Bạn nên đọc FAQs (Frequently Asked Questions), Help và How to search sections.
- Sử dụng từ viết thường để tìm kiếm, trừ khi chúng nên được viết hoa như tên
người, địa điểm.
- Sử dụng key words để tìm kiếm thích hợp, nên sử dụng tối đa 8 từ trong 1 lần
tìm kiếm.
- Không nên sử dụng từ phức tạp và mạo từ.
- Bạn nên đọc lại kỹ các từ bạn tìm kiếm. Chắc chắn rằng chúng chính xác.
- Đánh dấu lại các trang hoặc các tìm kiếm quan trọng.
- Nếu bạn không được kết quả mong muốn, hãy thử tìm kiếm với các từ đồng
nghĩa khác.

Nhật ký điện tử (Weblog), Wiki và mxh: Blog, wiki và mạng trực tuyến không
chính thức có thể được sử dụng để tạo dữ liệu sơ cấp hoặc thứ cấp.

Web tiếp tục phát triển và mở rộng, cung cấp rất nhiều cộng đồng ảo và công cụ
công tác. Được đề cập thường xuyên nhất là blog, wiki và các trang mxh.

Một trong những cách mới nhất để định vị thông tin thứ cấp trên Web là thông qua
việc sử dụng nhật ký web, thường được gọi là blog.

2.2.4 Blogs (Weblogs), Wikis, and Social Networks

Blog được các nhà nghiên cứu kinh doanh, giới truyền thông và nhiều đối tượng
khác sử dụng để chia sẻ và thu thập thông tin. Các công ty tiếp thị đang xem xét kỹ các
blog vì các blog có thể tạo ra phản hồi của khách hàng một cách nhanh hơn và rẻ hơn
so với các phương pháp nghiên cứu người tiêu dùng chủ yếu như khảo sát. Nhân viên
và giám đốc điều hành tại các công ty như Google thường duy trì sử dụng blog để giao
tiếp nội bộ với nhân viên và bên ngoài với khách hàng.

Ngoài ra còn có Wiki là phần mềm hợp tác, hầu hết các dự án lớn của các công ty
12
lớn đều được hỗ trợ với sự trợ giúp của Wiki, một công cụ đặc biệt có giá trị trên những
khoảng cách địa lý rộng lớn.

Các mạng xã hội như Facebook và Twitter được các doanh nghiệp sử dụng để cho
phép các nhóm hình thành một cách tự nhiên. Trong các nhóm này chia sẻ rất nhiều
thông tin về nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, những công cụ trực tuyến mới thú vị này đòi
hỏi sự đánh giá đúng đắn khi các nhà nghiên cứu muốn sử dụng chúng.

2.3 Tạo dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp (primary data) còn được gọi là dữ liệu thô, bao gồm những thông
tin thu thập để phục vụ mục đích nghiên cứu cụ thể. Nó là dữ liệu do các nhà nghiên
cứu trực tiếp thu thập, chứ không thông qua các nguồn khác. Primary data là những
thông tin chân thật nhất, chưa qua xử lý hay chỉnh sửa.
Trong ngành Marketing, nghiên cứu dữ liệu sơ cấp từ thị trường giúp các doanh
nghiệp hiểu người tiêu dùng và xu hướng thị trường ở thời điểm hiện tại. Primary data
là sự phản ánh chính xác nhất mà nhân viên ngành Marketing có thể thu được. Nó giúp
đánh giá hiệu quả tiếp thị và mức độ quan tâm của khách hàng tiềm năng.

2.3.1 Khảo sát

Với lượng người dùng mạng xã hội khủng như hiện nay, các khảo sát online cũng
được sử dụng như một phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến. Tuy nhiên, khảo sát vẫn
có một số nhược điểm: nhận được nhiều phản hồi là thư rác, nhiều khi kết quả không
chính xác do thiếu tính trung thực. Bạn có thể gửi những câu hỏi khảo sát qua các kênh
như email, facebook, zalo…
Ví dụ: Hàng năm, Vinamilk tổ chức khảo sát ý kiến nhân viên nhằm đo lường và
ghi nhận sự nhận biết và thỏa mãn của nhân viên đối với hình ảnh Công ty, môi trường
làm việc, công việc hiện tại, các mối quan hệ làm việc và các hoạt động của Công ty.
Năm 2016, 91% nhân viên toàn Công ty đã tham gia khảo sát, mức độ hài lòng bình
quân của nhân viên về môi trường làm việc, kết quả bình quân đạt mức 87,7%. Kết quả
này luôn ổn định ở mức cao, cho thấy nhân viên Vinamilk luôn hài lòng về công việc,
chính sách đào tạo và phát triển, chính sách lương, thưởng và phúc lợi, hài lòng với cấp
trên và sự hợp tác từ đồng nghiệp

13
 2.3.2 Phỏng vấn
Đây là phương pháp thu thập dữ liệu mà người phỏng vấn và người được phỏng
vấn gặp nhau trực tiếp để hỏi và trả lời. Địa điểm phỏng vấn thường ở các trung tâm
thương mại, trên đường phố, trên phương tiện giao thông công cộng hay tại nhà ở.Mức
độ chính xác của số liệu thu thập phụ thuộc vào kỹ năng đặt câu hỏi một cách khéo léo,
sự tinh tế trong việc nêu câu hỏi nhằm theo dõi và kiểm tra đối tượng phỏng vấn.
Thuận lợi:
- Bạn có thể xây dựng mối quan hệ dễ dàng hơn
- Bạn có thể đánh giá kỹ lưỡng từng cá nhân
- Bạn có cơ hội để tìm hiểu sâu hơn
- Bạn có thể đọc ngôn ngữ cơ thể của họ
Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian
- Các kỹ thuật phỏng vấn có thể không nhất quán
- Phỏng vấn có thể mệt mỏi
Phỏng vấn không những quan trọng với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa với ứng
viên. Đây là cơ hội để họ thể hiện năng lực, kỹ năng, tạo điểm nổi bật hơn so với ứng
viên khác và giành cơ hội việc làm tốt.

2.3.3 Quan sát và thử nghiệm

 Quan sát
Quan sát được hiểu một cách đơn giản chính là việc bạn nhìn, ngắm, thực hiện
bằng mắt để nhằm thu lại những thông tin chính cần thiết. Quan sát là phương pháp
giúp thu thập thông tin khá tốt cho các nhà xã hội học hiện nay
Bằng cách ghi chép lại những sự kiện hay các hành vi ứng xử của con người trong
cuộc sống hàng ngày hay trong một hoạt động bất kỳ một cách có kiểm soát, quan sát
hiện đang là phương pháp thu thập dữ liệu được ứng dụng khá rộng rãi bởi nhiều doanh
nghiệp. Với phương pháp quan sát, doanh nghiệp thu được chính xác những hình ảnh
về hành vi tiêu dùng của khách hàng và lý giải cho các hành vi quan sát đó.
 Thử nghiệm

14
 Để thu thập dữ liệu ngoài việc nghiên cứu các tài liệu (để thu thập dữ liệu thứ cấp),
hoặc quan sát, phỏng vấn (để thu thập dữ liệu sơ cấp), còn có thể được thực hiện thông
qua việc thử nghiệm.
Trong nghiên cứu marketing, các cuộc thử nghiệm đóng vai trò rất lớn, ngoài việc
kiểm tra hoặc khẳng định một giải pháp hiệu chỉnh đưa ra, chúng còn cung cấp một
nguồn dữ liệu khá lớn có thể sử dụng trong nhiều đề tài nghiên cứu về lĩnh vực
marketing.
Thử nghiệm labo (laboratory expriments)
Trong thử nghiệm labo, người nghiên cứu đưa ra các tác động cho các đối tượng
trong khung cảnh đã được xếp đặt cho mục tiêu của các cuộc thử nghiệm. Khung cảnh
xếp đặt theo ý muốn như vậy giúp cho người nghiên cứu giảm thiểu đến mức thấp nhất
ảnh hưởng không thích hợp của một số biến ngoại lai nhờ kiểm soát và điều chỉnh được
sự biến đổi của một số biến số nào đó.
Trong các labo như vậy, có đủ các trang thiết bị cần thiết như là gương một chiều,
màn ảnh, hệ thống kiểm tra độ thắp sáng và nhiệt độ cũng như các yếu tố khác có thể
ảnh hưởng đến việc thử nghiệm.
Thử nghiệm labo được tiến hành không khó khăn lắm nhưng ít khi được thực hiện
trong nghiên cứu marketing do các biến số thử nghiệm labo không phải lúc nào cũng
giống như thực tế trên hiện trường, và trong quá trình này, người nghiên cứu đã khống
chế các tác động bên ngoài, do đó việc áp dụng các kết quả thử nghiệm này rất hạn chế.
Thử nghiệm hiện trường
Thử nghiệm hiện trường là loại thử nghiệm được tiến hành ở môi trường thực tế.
Lợi ích lớn nhất của cuộc thử nghiệm hiện trường là tính thật của khung cảnh. Những
biến số được đưa vào thí nghiệm như: sản phẩm, quảng cáo, giá cả…sẽ giống như hòan
cảnh mua bán bình thường.
Thử nghiệm hiện trường thường rất tốn kém và phức tạp hơn so với thử nghiệm
labo, nhưng đây lại là phương pháp thông dụng trong nghiên cứu marketing vì tính thực
tiễn của kết quả thử nghiệm cao nên có tác dụng rất lớn trong việc quyết định một giải
pháp (ví dụ: thử nghiệm sản phẩm mới trước khi thương mại hóa, thử nghiệm một thông
điệp quảng cáo, một loại nhãn hiệu…).

15
2.4 Trích dẫn dữ liệu
Khi bạn thu thập thông tin thứ cấp hoặc sơ cấp, dữ liệu đó phải được trích dẫn
nguồn.
2.4.1 Tại phải phải trích dẫn nguồn
- Trích dẫn các dữ liệu tốt từ các nguồn uy tín sẽ củng cố lập luận của bạn.
- Khi người đọc muốn tìm hiểu nhiều hơn về thông tin trong bài báo cáo của bạn,
họ có thể sử dụng nguồn bạn cung cấp để tìm hiểu.
- Nếu không trích dẫn nguồn, bạn có thể bị tố cáo là đạo văn. Thừa nhận các nguồn
dữ liệu giữ cho bạn trung thực và tránh được vấn đề trên.

2.4.2 Khi nào cần trích dẫn nguồn

- Ý tưởng, quan điểm, lý thuyết của người khác
- Bất kỳ sự kiện, số liệu thống kê, đồ thị, hình vẽ không phổ biến
- Trích dẫ lời nói hoặc câu văn của người khác
- Diễn giải lời nói hoặc câu văn của người khác
- Những thông tin kiến thức phổ biến thì không cần phải trích dẫn nguồn.

2.4.3Làm thế nào để diễn giải từ ý tưởng của người khác

Khi viết báo cáo sử dụng ý tưởng của người khác bạn phải trình bày lại nó bằng
từ ngữ và phong cách riêng của bạn. Các bước để làm điều đó:
- Đọc và hiểu tài liệu gốc
- Viết lại theo cách của bạn và không nhìn tài liệu gốc
- Tránh lặp lại cấu trúc ngữ pháp
- Đọc lại bản gốc và đảm bảo rằng bạn đã trình bày đủ các điểm chính.

2.4.4 Khi nào nên trích dẫn nguồn khi sử dụng ý tưởng người khác
- Để cung cấp dữ liệu khách quan và tạo dựng uy tín cho dữ liệu được đánh giá
bởi chuyên gia
- Cần lập lại chính xác vì độ chính xác, rõ ràng hoặc phù hợp của dữ liệu
- Để lặp lại từ ngữ chính xác trước khi đưa ra các tuyên bố quan trọng
- Khi bạn phải sử dụng một đoạn trích dẫn dài, hãy cố gắng tóm tắt và giới thiệu
nó bằng từ ngữ của riêng bạn.

16
 2.4.5Cách trích dẫn nguồn
- Đối với một cuốn sách: Ghi tên sách, (các) tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản,
năm xuất bản.
- Đối với bài viết trên báo, tạp chí: Ghi tên bài báo, tác giả, số/tập, ngày tháng năm
được viết và trang trích dẫn.
- Đối với các bài báo và tạp chí trực tuyến: Ghi tác giả, tên bài báo, tiêu đề xuất
bản, ngày bài báo được viết, URL chính xác và ngày bạn đã lấy lại bài viết.
- Đối với toàn bộ trang Web: Hãy ghi lại tên của công ty hoặc tổ chức tài trợ cho
trang web, URL và ngày bạn truy xuất trang.
2.4.6Bản quyền và tính hợp pháp
Đạo luật Bản quyền bảo vệ các tác giả - văn học, kịch và nghệ thuật
của các tác phẩm đã xuất bản và chưa xuất bản. Tuy nhiên bạn vẫn có quyền sử dụng
hạn chế tài liệu có bản quyền mà không cần xin phép và phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Mục đích sử dụng cho giáo dục, nghiên cứu và các hoạt động phi lợi nhuận.
- Bản chất của việc sử dụng có lợi ích cho cộng đồng
- Không được sao chép quá nhiều từ ngữ và ý chính của bản gốc
- Không ảnh hưởng đến lợi nhuận của tác giả.
2.5 Tổ chức và phác thảo dữ liệu
Sau khi tìm kiếm, thu thập dữ liệu cho một báo cáo, bạn ghi lại thông tin đó vào
ghi chú. Bước tiếp theo là bạn cần chiến lược để sắp xếp thông tin vào báo cáo. Một
báo cáo được sắp xếp thông tin một cách khoa học, cẩn thiện giúp người đọc dễ hiểu,
ghi nhớ và bị thuyết phục.
2.5.1Chiến lược tổ chức
Nơi đặt các kết luận và khuyến nghị
- Chiến lược trược tiếp: Bắt đầu bản báo cáo bằng các kiến nghị và kết luận. Bạn
nên sử dụng khi người đọc ủng hộ và hiểu biết về nó.
- Chiến lược gián tiếp: Bạn trình bày sự kiện và thảo luận trước. Sau đó là các kiến
nghị và kết luận. Nó được sử dụng khi người đọc không ủng hộ hoặc người đọc cần
thêm thông tin.
Cách sắp xếp thông tin

17
 Các thông tin được đưa vào báo cáo cần được sắp xếp một cách khoa học. Có 3
mô hình sắp xếp chính.
- Theo thứ tự thời gian: Thông tin được sắp xếp theo trình tự khung thời gian được
sắp xếp theo trình tự thời gian. Kế hoạch này có hiệu quả để trình bày dữ liệu lịch sử
hoặc cho mô tả một thủ tục.Ví dụ biên bản cuộc họp, báo cáo tiến độ,… Chủ đề thường
được sắp xếp theo thứ tự từ quá khứ, hiện tại đến tương lai.
- Theo địa lý hoặc không gian: Thông tin được sắp xếp theo địa lý hoặc không
gian được tổ chức theo vị trí thực tế. Ví dụ: báo cáo doanh số bán hàng của một công ty
đa quốc gia sẽ được báo cáo theo từng quốc gia.
- Theo chuyên đề hay chức năng: Một số chủ đề cho phép sắp xếp theo chủ đề
hoặc chức năng. Ví dụ: Một báo cáo phân tích thị trường sẽ được chia chủ đề theo từng
phân khúc thị trường cụ thể.
- Ngoài ra còn có các cách sắp xếp khác như: theo kích thước giá trị, theo tầm
quan trọng, theo mô hình báo chí, …

2.5.2 Đề cương và tiêu đề

Cách rõ ràng nhất để thể hiện tổ chức của một chủ đề báo cáo là ghi lại các phần
của nó trong một dàn bài. Mặc dù đề cương không phải là một phần của báo cáo cuối
cùng, nhưng nó là một công cụ có giá trị của người viết. Nó tiết lộ cách tổ chức tổng
thể của báo cáo.
Các điểm chính được sử dụng để phác thảo một báo cáo thường trở thành tiêu đề
chính của báo cáo bằng văn bản. Các tiêu đề chính thường được căn giữa với phông chữ
in đậm. Tiêu đề cấp hai bắt đầu ở lề trái và tiêu đề cấp ba được thụt vào và trở thành
một phần của đoạn văn.
2.6 Minh họa dữ liệu

2.6.1 Minh họa dữ liệu là gì?

Sử dụng hình ảnh để minh hoạ trực quan những dữ liệu phức tạp và dài dòng. Với
những hình ảnh minh hoạ xúc tích, thiết kế đẹp, giúp người xem nhìn nhận một vấn đề
một cách dễ dàng và nhanh chóng.

18
 2.6.2 Tầm quan trọng của việc minh họa dữ liệu?
Theo số liệu nghiên cứu về trí nhớ ngắn hạn và dài hạn của con người:
- Con người tiếp thu 90% thông tin từ môi trường xung quanh thông qua đôi mắt.
- 50% nơron của não bộ tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu thành hình ảnh minh
họa.
- Những hình ảnh làm gia tăng khao khát muốn đọc nội dung lên đến 80%.
- Con người sẽ nhớ 10% những gì họ nghe, 20% những gì họ đọc và 80% những
gì nhìn thấy.

2.6.3 Một số loại biểu đồ minh họa dữ liệu

Biểu đồ thanh
Biểu đồ thanh cho phép người đọc
để so sánh toàn bộ dữ liệu. Có 2 dạng là
biểu đồ thanh đứng và thanh ngang.
Không chỉ có tác dụng so sánh, biểu đồ
thanh còn làm nổi bật giữa các biến qua
các thanh có màu sắc và độ dài theo giá
trị của dữ liệu.
Biểu đồ thể hiện độ che phủ của các
tỉnh ở Tây Nguyên năm 2014. Theo như
số liệu: tỉnh Kon Tum đang có mật độ
che phủ rừng cao nhất cả nước, và xếp
cuối bảng là tỉnh Đăk Lăk có mật độ che
phủ thấp nhất.

Sản lượng khai thác thủy sản năm

2000 - 2016 theo thống kê đạt mức cao nhất vào năm 2016 là 3226 nghìn tấn. Mức sản
lượng thay đổi đáng kể trong giai đoạn 2010- 2016.
Biểu đồ đường
Biểu đồ đường minh họa xu hướng và thay đổi dữ liệu theo thời gian. Chỉ sự thay
đổi của các biến theo thời gian qua các điểm dữ liệu.

19
 Biểu đồ cho thấy tổng số dân, sản lượng lương thực và bình quân lương thực theo
đầu người của nước ta giai đoạn 1990- 2015 có xu hướng tăng liên tục qua các năm.
Sản lượng lương thực có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất (254%), tiếp đến là bình quân
lương thực theo đầu người (182,9%) và dân số có tốc độ tăng trưởng chậm nhất
(138,9%).
Biểu đồ hình tròn
Biểu đồ hình tròn hoặc hình tròn cho phép người đọc nhìn thấy tổng thể và tỷ lệ

các thành phần của nó, hoặc các góc. Mặc dù kém linh hoạt hơn so với biểu đồ thanh
hoặc đường, nhưng biểu đồ hình tròn rất hữu ích trong việc hiển thị tỷ lệ phần trăm.
Biểu đồ cơ cấu dân số theo nhóm tuổi ở châu Âu giai đoạn năm 1990 – 2020. Cho
thấy cơ cấu dân số theo nhóm tuổi ở Châu Âu giai đoạn 1990 - 2020 có sự thay đổi, tỷ
trọng ở nhóm từ 0- 14 tuổi; 15-64 tuổi giảm dần, trong khi đó nhóm từ 65 tuổi trở lên
tăng qua các năm. Nhận xét được rằng dân số châu Âu đang có xu hướng già hóa.

20
 Lưu đồ
Lưu đồ- sơ đồ quy trình, mặt khác, là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các
chuỗi nhiệm vụ thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết
quả,...
Các sơ đồ truyền thống sử dụng các ký hiệu sau:
- Hình bầu dục: chỉ điểm bắt đầu và điểm kết thúc của một quy trình.
- Kim cương: biểu thị điểm quyết định.
- Hình chữ nhật: để thể hiện các hoạt động hoặc bước chính.

Lưu đồ cho thuật toán tìm số lớn nhất trong 3 số a, b và c.

Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp được hiểu như một bản vẽ quy ước hay một biểu
đồ phân chia cơ cấu trong tổ chức và là một sơ đồ thể hiện cấu trúc của một tổ chức và
các mối quan hệ về cấp bậc tương đối của các bộ phận và vị trí / công việc của tổ chức
đó.

21
Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần sữa Vinamilk

2.6.4 Kết hợp đồ họa vào trong báo cáo

Được sử dụng một cách thích hợp, đồ họa làm cho báo cáo trở nên thú vị và dễ
hiểu hơn. Khi đưa đồ họa vào báo cáo, một số lưu ý để có hiệu quả tốt nhất:
- Đánh giá về đối tượng. Cân nhắc về đối tượng người đọc nội dung báo cáo.
- Kiềm chế. Đừng quá lạm dụng màu sắc hoặc đồ trang trí. Quá nhiều màu sắc có
thể gây phân tâm và khó hiểu.

22
 - Chính xác. Kiểm tra kỹ tất cả các đồ họa để biết độ chính xác của số liệu và phép
tính. Ngoài ra, trích dẫn nguồn khi sử dụng thông tin của người khác.
- Giới thiệu đồ thị một cách có ý nghĩa. Tham khảo mọi hình ảnh trong văn bản
và đặt hình ảnh gần với điểm được đề cập. Tuy nhiên, quan trọng nhất là giúp người
đọc hiểu ý nghĩa của hình ảnh.
- Chọn kiểu chú thích hoặc tiêu đề thích hợp.
2.7 Trình bày của báo cáo chính thức

2.7.1 Phần mở đầu

Trang tiêu đề
Trang tiêu đề báo cáo bao gồm:
Bắt đầu bằng tên của báo cáo được nhập bằng chữ in hoa (không có dấu gạch dưới
và không có dấu ngoặc kép). Tiếp đến là tên, chức danh hoặc tổ chức của cá nhân nhận
báo cáo. Phần dưới của trang tiêu đề là tên của tác giả. Mục cuối cùng trên trang tiêu đề
là ngày gửi.
Lưu ý: Thông tin trên trang tiêu đề phải được bố trí cách đều nhau và cân đối trên
trang để có cái nhìn chuyên nghiệp.
Mục lục - Danh sách các hình
Mục lục hiển thị các đề mục và số trang trong một báo cáo. Đưa ra một cái nhìn
tổng quan về các chủ đề và nội dung của báo cáo.
Lưu ý: Thực hiện các thao tác của mục lục sau khi hoàn thành báo cáo. Đối với
báo cáo ngắn, mục lục chỉ bao gồm tất cả các tiêu đề. Đối với các báo cáo dài hơn, mục
lục bao gồm liệt kê các tiêu đề ở cấp một và cấp hai. Các mục có thể được thụt lề ở dạng
phác thảo hoặc được nhập bằng lề trái.
Đối với các báo cáo có nhiều số liệu hoặc hình minh họa, có thể đưa vào danh
sách các số liệu, hình minh họa để giúp người đọc xác định chúng. Danh sách này có
thể xuất hiện trên cùng một trang với mục lục.
Bản tóm tắt
Mục đích của một bản tóm tắt là trình bày tổng quan nội dung của toàn bộ tài liệu.
Công cụ này tiết kiệm thời gian để người đọc nắm sơ lược về mục đích, các điểm chính,
kết quả và kết luận của một bài báo cáo.
Lưu ý: Một bản tóm tắt thường không dài hơn 10 phần trăm của tài liệu gốc.
23
 2.7.2 Phần thân báo cáo
Phần thân của một báo cáo bao gồm phần giới thiệu; thảo luận về những phát hiện;
và tóm tắt, kết luận, hoặc đề xuất.
Giới thiệu.
Phần thân của một báo cáo chính thức bắt đầu bằng phần giới thiệu để thiết lập
bối cảnh và thông báo chủ đề.
Các thông tin tương tự có thể đã được bao gồm trong thư; bản ghi nhớ truyền đạt
hoặc bản tóm tắt. Để tránh lặp đi lặp lại nên trình bày thông tin hơi khác nhau trong mỗi
phần.
Thảo luận về kết quả.
Đây là phần chính của báo cáo và chứa nhiều đề mục và đề mục phụ. Phần này
thảo luận, phân tích, giải thích và đánh giá kết quả nghiên cứu hoặc giải pháp cho vấn
đề ban đầu. Tuy nhiên, nên sắp xếp các kết quả tìm được theo trình tự thời gian, địa lý,
chủ đề hoặc theo một số phương pháp khác để trình bày những phát hiện theo một cách
hợp lý và khách quan.
Lưu ý: Sử dụng đính kèm các báo cáo khoa học và phân tích có tính khách quan
để việc thảo luận, giải thích có tính thuyết phục.

2.7.3 Tổng kết, Kết luận, kiến nghị.

Phần kết luận của một báo cáo cho biết ý nghĩa của những phát hiện này, đặc biệt
là về mặt giải quyết vấn đề ban đầu.
Các trường hợp tổng kết,Kết luận kiến nghị thường gặp:
- Báo cáo chủ yếu là thông tin, thì báo cáo sẽ kết thúc bằng phần tóm tắt dữ liệu
được trình bày.
- Báo cáo phân tích các kết quả nghiên cứu, thì nó sẽ kết thúc bằng các kết luận
rút ra từ các nghiên cứu.
- Báo cáo đặt ra các câu hỏi nghiên cứu. Phần kết luận của một báo cáo là xem xét
những phát hiện chính và trả lời các câu hỏi nghiên cứu.
- Báo cáo tìm cách xác định một quá trình hành động, nó có thể kết thúc bằng các
kết luận và khuyến nghị.

24
Phần phụ của báo cáo

Chú thích cuối, thư mục và phụ lục có thể xuất hiện sau phần thân của báo cáo.
Các tác phẩm được trích dẫn, tài liệu tham khảo hoặc Thư mục
Các phương pháp sử dụng trích dẫn tài liệu tham khảo:
- Hiệp hội Ngôn ngữ Hiện đại (MLA)
- Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA)
Phụ lục
Phụ lục chứa các thông tin bổ sung hoặc hỗ trợ cần thiết để làm rõ báo cáo. Thông
tin bổ sung có thể được đưa vào phụ lục là các mục như biểu mẫu khảo sát, thư xin ý
kiến khảo sát, thư từ liên quan đến báo cáo, bản đồ, các báo cáo khác và các bảng tùy
chọn. Các mục trong phần phụ lục được đánh dấu là Phụ lục A, Phụ lục B, v.v.; và
những mục này nên được tham chiếu trong phần thân của báo cáo.

25