Nhóm 1

Thành viên : Đỗ Thị Hiên , Nguyễn Thị Huế, Nguyễn Thị Hạnh , Hạc Trà , Hà Thị
Chi , Nguyễn Thị Hằng

Đề bài : phân tích những điểm bất cập và giải pháp trong tổ chức các cuộc
họp ở cơ quan hiện nay ?

* Về bất cập trong tổ chức các cuộc họp : Trong suốt nhiều năm qua, thực
trạng “khủng hoảng vì họp” vẫn còn tiếp diễn. Ở Việt Nam, thống kê từ năm 2007,
cả nước có 3.000 cuộc họp. Tổng chi phí cho các cuộc họp này vào khoảng 1,5 tỷ
đồng mỗi ngày (Báo Điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam, 2018). Cho tới năm 2018,
trung bình hàng năm, các bộ, ngành, địa phương đã tổ chức từ vài trăm đến gần
2.000 cuộc họp, hội nghị và được các cơ quan, đơn vị khác mời tham dự giao động
từ 1.000 đến khoảng 2.500 cuộc họp, có lãnh đạo một ngày phải tham dự từ 2-4
cuộc họp. (Văn phòng Chính phủ, 2018). Những số liệu nêu trên cho thấy, ở nước
ta hiện nay, các cơ quan, đơn vị và địa phương, tình trạng họp diễn ra quá nhiều,
kém hiệu quả, gây lãng phí và cán bộ, công chức không còn thời gian để giải
quyết, xử lý công việc. Ngoài ra, một tỷ lệ không nhỏ người dự họp chỉ làm việc
với những thiết bị công nghệ số hiện đại như điện thoại, laptop, máy tính bảng mà
không chú ý đến nội dung họp. Những biểu hiện về thái độ tiêu cực của thành viên
trong cuộc họp có thể là: Làm việc riêng, nói chuyện riêng, hoặc phản ứng tiêu cực
trước mọi quan điểm hoặc ý kiến của các thành viên khác. Thiếu sự đồng thuận:
Cuộc họp thiếu sự đồng thuận khi các thành viên cứng nhắc trong bước thảo luận
và giải quyết vấn đề, họ có thể tranh luận giống nhau mà không đưa ra thông tin gì
mới. Những cá nhân chống đối. Các hành vi đặc trưng của vấn đề này là: các thành
viên dự họp ngắt lời hoặc lấn át người khác, một số người giữ im lặng, vấn đề
được nói bóng gió chứ không nêu ra chính thức trong cuộc họp,... Việc chống đối
có thể biểu hiện bởi những mâu thuẫn không lành mạnh như: chế nhạo và công
kích cá nhân, có những cử chỉ quá khích Vấn đề từ phía người chủ trì: Trong một
số trường hợp, người chủ trì cuộc họp lại là căn nguyên của vấn đề. Nhiều người
chủ trì, vốn là các nhà quản lý thường mắc một trong hai sai lầm. Sai lầm thứ nhất
là tiếp tục hành động như một vị sếp truyền thống qua việc ra mệnh lệnh về cách
thức thực hiện nhiệm vụ của nhóm. Sai lầm thứ hai là nghĩ rằng họ “được trao
quyền” và có thể tổ chức họp theo ý chủ quan của họ. Thậm chí có những cán bộ,
công chức trong cơ quan nhà nước còn tự gọi công việc của mình là nghề “đi họp”.
(Diễn đàn Dân trí Việt Nam, 2018).Bên cạnh đó còn có các cuộc họp được tiến
hành qua mạng internet sử dụng các công cụ hỗ trợ công nghệ đồng bộ có chức
năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp (như Skype, Zoom, Google Meet,…). Tuy
nhiên, việc họp trực tuyến cũng có những khó khăn riêng như khó để nâng cao sự
cảm thông với người khác, dễ sa đà vào những công việc đa nhiệm vô ích khi bạn
đang không ở trong cùng không gian vật lý với họ. Để một cuộc họp trực tuyến
được như ý và hiệu quả, cần nói cho mọi người trước màn hình những hành vi làm
việc riêng cần tránh (như đọc email, chơi game lén trên máy tính,...) trong khi cuộc
họp đang được tiến hành. 

* Về giải pháp : Việc giảm số lượng các cuộc họp và kinh phí tổ chức các
cuộc họp gây lãng phí đã được nhắc đến như: “cắt giảm 100% tổ chức lễ động thổ,
lễ khởi công, khánh thành các công trình; thắt chặt các khoản kinh phí tổ chức hội
nghị, tọa đàm, hội thảo,…” (Quân đội Nhân dân, 2020). Tuy nhiên, việc cắt giảm
các cuộc họp không phải là ưu tiên hàng đầu, nhất là khi các cuộc họp là quan
trọng và là việc không thể bỏ hẳn trong các cơ quan, tổ chức, các biện pháp thực
thi nhằm giúp tổ chức các cuộc họp hiệu quả cần phải được đưa ra và thực hiện
càng sớm càng tốt.

Một là, phân bổ thời gian tổ chức các cuộc họp hợp lý. Thời gian trung bình cho
mỗi cuộc họp nên kéo dài tối đa là 75 phút cho hầu hết các cuộc họp (Heller,
2006). Nếu quá thời gian này, mọi thành viên sẽ dễ mất tập trung và hiệu quả cuộc
họp giảm. Khi điều hành một cuộc họp, bản thân người chủ trì phải chủ động theo
chương trình thảo luận đã được chuẩn bị trước; gộp các chủ đề để tránh lặp lại,
phân bổ thời lượng cho mỗi nội dung để thảo luận và cố gắng tuân thủ chặt chẽ
lịch trình thời gian. Yêu cầu các ý kiến phát biểu cần chuẩn bị trước để tiết kiệm
thời gian cuộc họp. Khuyến khích mọi người phát biểu ngắn gọn hợp lý và tập
trung vào vấn đề liên quan. Chú ý đến việc kiểm soát thời gian: Phân bổ thời gian
theo kế hoạch đã định, chú ý thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu mọi người muốn
dành nhiều hơn thời gian đã định cho một vấn đề, người chủ trì cần sự đồng thuận
từ tất cả các thành viên; cần nói rõ: "Chúng ta đã dùng hết thời gian quy định cho
vấn đề này rồi. Mọi người muốn tiếp tục dành thêm 10 phút cho chủ đề này, hay
chúng ta sẽ chuyển sang phần tiếp theo như kế hoạch?...". Đây là một cách hay để
đưa cuộc họp về đúng lộ trình thời gian đã định.
Hai là, người họp cần thực hiện tốt các bước họp. Một cuộc họp thường diễn tiến
theo 5 bước cơ bản từ chuẩn bị, bắt đầu cuộc họp, thảo luận, phân công thực hiện
và kết thúc cuộc họp. Người tham gia họp cần nắm rõ các bước này để đảm bảo
giải quyết triệt để các vấn đề trong từng bước họp.

Chuẩn bị họp: Là bước đầu tiên quan trọng trong mỗi cuộc họp nhóm. Nnếu khâu
chuẩn bị không được thực hiện nghiêm túc và kỹ lưỡng thì cuộc họp rất dễ không
đạt được mục đích đề ra, gây lãng phí thời gian và không mang lại kết quả. Vì vậy,
ngay khi mục đích cuộc họp được xác định, người điều hành họp cần lên kế hoạch
cụ thể cho cuộc họp. Nội dung họp cần được gửi trước để mọi thành viên dự họp
có thời gian chuẩn bị.

Bắt đầu cuộc họp: Khi cuộc họp bắt đầu, người điều hành cần tiến hành màn chào
hỏi, tạo không khí thân thiện và hợp tác. Điều này giúp các thành viên thoải mái
đưa ra ý kiến đóng góp và làm việc gắn kết hơn. Người chủ trì sẽ vạch ra chương
trình cụ thể, liệt kê những điểm cần thảo luận và nêu các vấn đề này trước khi đi
vào nội dung cuộc họp để mọi người đều biết tại sao họ dự họp và tập trung suy
nghĩ trước. Mục tiêu cuộc họp có thể được thống nhất chỉnh sửa nếu cần.

Thảo luận trong cuộc họp: Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng: Người chủ trì cuộc
họp cần phân chia và điều chỉnh các cơ hội tham gia thảo luận cho các thành viên;
chú ý điều chỉnh thời gian phát biểu của các thành viên (nếu có thành viên phát
biểu quá dài, lạc chủ đề).

- Kết thúc cuộc họp: Để xử lý tốt các vấn đề sau cuộc họp, cần thực hiện tốt các
công việc như: Thu thập và tổng hợp thông tin phản hồi từ phía thành viên tham
gia họp, điều gì cần được cải thiện…, tóm tắt cuộc họp: người chủ trì sẽ dành vài
phút chính thức vào cuối buổi họp để nói về các thông báo, những vấn đề mang
tính thông tin, quan trọng.

Ba là, cần có nhiều kinh nghiệm giải quyết vấn đề nảy sinh khi họp. Mỗi cuộc họp
đều có những vấn đề cần phải giải quyết, nó đòi hỏi người chủ trì phải xử lý nhanh
chóng để cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp trong
các cuộc họp và những gợi ý nhằm giải quyết các vấn đề nảy sinh. Thành viên đến
muộn: Vì lý do nào đi chăng nữa, các thành viên đến họp muộn sẽ ảnh hưởng đến
sự liền mạch trong cuộc họp, thậm chí tạo nên thói quen xấu cho cả những thành
viên khác, làm giảm tính nghiêm túc của một cuộc họp chính thức, làm mất thời
gian của các cá nhân khác. Đây là tình trạng khá phổ biến trong các cuộc họp
nhóm nói riêng và trong tổ chức nói chung. Vì vậy, chấm dứt tình trạng này là điều
rất khẩn thiết. Sau đây là một số cách xử lý được gợi ý:

+ Luôn luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ;

+ Giao cho người có thói quen hay đến muộn một công việc phải làm trong cuộc
họp để họ không có cơ hội trốn việc;

+ Sau cuộc họp, tìm hiểu nguyên nhân khiến thành viên đến muộn để tìm ra cách
giúp đỡ và giải quyết triệt để vấn đề này;

+ Có thể thống nhất nội quy về thời gian họp, hình phạt cho người hay đến muộn
nếu là các cuộc họp mang tính thường xuyên…

- Về thái độ tiêu cực của các thành viên ta có thể có biện pháp : Đối với thành viên
làm việc riêng trong cuộc họp, người chủ trì có thể đặt câu hỏi và yêu cầu những
người này trả lời, điểm danh hoặc nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp. Hỏi
những người nói chuyện riêng về vấn đề họ đang thảo luận, mời họ chia sẻ cuộc
nói chuyện cho mọi người nghe hoặc yêu cầu họ tiếp tục câu chuyện sau khi cuộc
họp đã kết thúc. Trong giờ nghỉ giải lao, có thể hỏi các thành viên đó xem chuyện
gì đã xảy ra với họ để giúp họ cách giải quyết.

- Về vấn đề thiếu dự đồng thuận : Để xử lý tình trạng này, giải pháp tình thế là tìm
những vấn đề hoặc lĩnh vực nhỏ hơn để nhất trí, hay thậm chí chia nhỏ các vấn đề
ra để đi tìm đến những điểm chung nhất. Phát triển và mở rộng điểm chung nhất
này để tạo sự đồng thuận lớn hơn. Bên cạnh đó, người chủ trì có thể hỏi các thành
viên xem cần có những yếu tố nào để đạt được sự nhất trí và thảo luận những hậu
quả của việc không nhất trí để các thành viên dự họp hiểu rõ bản chất vấn đề. Về
lâu dài, tổ chức, cơ quan cần đưa ra các quy tắc, trong đó có quy định cụ thể về
cách thức ra quyết định trong cuộc họp để đảm bảo rằng mọi thành viên đều nắm
được và thống nhất làm theo.

- Về những cá nhân chống đối: cần nhanh chóng dẹp bỏ sự chế nhạo và công kích
cá nhân, dẹp bỏ các cá nhân đương đầu trực tiếp với những vấn đề này. Một số giải
pháp để xử lý ngay hiện tượng này là: tổ chức đề ra quy tắc thảo luận chung, tích
cực thu hút ý kiến. Người chủ trì cũng có thể yêu cầu một thành viên khác trong
cuộc họp khuyên nhủ cá nhân chống đối. Thành viên đó có thể là người được cá
nhân đó tin tưởng hoặc hay chia sẻ. Người chủ trì yêu cầu các thành viên tập trung
vào hành vi thay vì công kích tính cách cá nhân. Và còn về giải pháp của các cuộc
họp trực tuyến :

- Để tất cả những người tham gia cuộc họp đàm thoại trực tuyến (audio meeting)
nói khi bắt đầu cuộc họp để mọi người quen thuộc với giọng nói của những người
khác.

- Nhắc nhở mọi người về mục đích của cuộc họp và các kết quả quan trọng bạn hy
vọng cả nhóm đạt được.

- Lắng nghe hoặc xem những người không tham gia và yêu cầu họ thường xuyên
về ý tưởng hoặc đề xuất thêm cho các cuộc thảo luận.

- Tóm tắt trạng thái của cuộc họp theo thời gian.

- Nếu cuộc họp là một hội nghị đàm thoại trực tuyến (audio conference) đừng
khuyến khích mọi người kết nối từ điện thoại di động vì những rủi ro tiềm ẩn về
chất lượng âm thanh.

- Bởi vì không thể hiện được hết ngôn ngữ cơ thể để tương tác với các thành viên,
hãy yêu cầu các thành viên khác cắt nghĩa và nói rõ ý định của họ nếu bạn không
chắc chắn về tất cả những lời họ truyền đạt.

- Nếu ai đó phải rời đi trước khi cuộc họp kết thúc, thông báo cho người tổ chức
trước. Đăng xuất công khai và nhanh chóng khi bạn rời đi, thay vì vẫn để kết nối
cuộc họp.