Module #5

CÁC KĨ NĂNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

Chuyên đề 16.2
KỸNĂNGĐÀMPHÁN
và
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
 Mục lục

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN.....................................................................................................................................................1

1.1. Nguồn của đàm phán: xung đột.............................................................................................................................1
1.1.1 Định nghĩa xung đột.........................................................................................................................................1
1.1.2 Các cấp độ của xung đột................................................................................................................................1
1.1.3 Các quan điểm về xung đột...............................................................................................................................1
1.2. Giải quyết xung đột.................................................................................................................................................3
1.3 Đàm phán và các loại hình đàm phán.....................................................................................................................4
1.3.1 Định nghĩa đàm phán.......................................................................................................................................4
1.3.2 Các lập luận về đàm phán................................................................................................................................6
1.4 Các nhân tố cấu thành một cuộc đàm phán..........................................................................................................7
1.4.1 Mối quan hệ giữa các bên tham gia đàm phán...............................................................................................7
1.4.2 Giao tiếp trong đàm phán.................................................................................................................................8
1.4.3 Lợi ích của các bên tham gia đàm phán..........................................................................................................9
1.4.4 Lựa chọn của các bên tham gia đàm phán....................................................................................................10
1.4.5 Nhân tố hợp lý...............................................................................................................................................10
1.4.6 BATNA............................................................................................................................................................11
1.4.7 Cam kết giữa các bên tham gia đàm phán....................................................................................................11
1.5 Các loại chiến lược đàm phán................................................................................................................................12
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP...............................................................................................................................15
2.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG HỌP................................................................................................................15
2.1.1. Khái niệm cuộc họp........................................................................................................................................15
2.1.2. Vai trò của cuộc họp trong cơ quan nhà nước.............................................................................................15
2.1.3. Các loại cuộc họp............................................................................................................................................16
2.1.4. Nguyên tắc tổ chức và điều hành cuộc họp..................................................................................................19
2.2. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP....................................................................................................................20
2.2.1. Yêu cầu về cách thức tổ chức cuộc họp........................................................................................................20
2.2.2. Nội dung tổ chức cuộc họp.............................................................................................................................21
2.3. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌPƣ.............................................................................................................30

2.3.1. Khái niệm điều hành cuộc họp và ng ời điều hành cuộc họp....................................................................30
2.3.2. Vai trò của người điều hành cuộc họp..........................................................................................................30
2.3.3. Yêu cầu đối với hoạt động điều hành cuộc họp............................................................................................30
2.3.4. Nội dung điều hành cuộc họp........................................................................................................................31
2.4. XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP...33
2.4.1. Tình huống thời gian cuộc họp bị kéo dài....................................................................................................33
2.4.2. Tình huống cuộc họp trầm lắng....................................................................................................................34
2.4.3. Tình huống những người dự cuộc họp có ý kiến trái chiều, thậm chí gay gắt với nhau trong cuộc họp
....................................................................................................................................................................................34
2.4.4. Tình huống người dự cuộc họp bất bình với người điều hành...................................................................34
 CHUYÊN ĐỀ: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN

1.1. Nguồn của đàm phán: xung đột
1.1.1XungĐịnhđộtnghĩacóthểxunghiểuđộtlà sự bất đồng hoặc đối lập về nhu cầu,
giá trị và lợi ích. "Xung đột xảy ra khi cả hai bên đều cho rằng mong muốn
của mình không đạt được
Theo ”nhiều1. học giả, "xung đột là hậu quả của sự tương tác giữa các cá nhân theo

đuổi những mục tiêu không hòa hợp và ngăn cản nhau trong khi thực hiện” 2

1.1.2CóCác4cấpcấpđộđộxungcủađộtxung đột

 Xung-Xungđộtđộtnội diễntâm cára nhân:trong (Intrapersonộitâmcánhânalhoặc. Intrapsychic conflict)

- Nguồn của xung đột là ý tưởng, lý tưởng, suy nghĩ, cảm xúc, giá trị hoặc

những động lực xung đột lẫn nhau.

 Xung-Xungđộtđộtgiữadiễncácracágiữanhâncác(interpersonhânviên,algiữaconflict)vợchồng, con cái v.v…trong gia đình

 Xung-Làxungđộtnộiđộtbộtrongnhómmột(Intragroupnhómnhỏconflict)-giữa

các thành viên nhóm và giữa các gia đình, các tầng lớp v.v…

 Xung-Xungđộtđộtgiữagiữacáccácnhóm:nhóm công đoàn và quản lý, giữa các

quốc gia, các nhóm hoạt động xã hội và chính phủ v.v…
- Đây là cấp độ cuối cùng và là mức độ xung đột phức tạp nhất do có nhiều

tương tác và nhiều người tham gia

1.1.3 Các quan điểm về xung đột
1.1.3.-1 XungQuan độtiểmgiúptích chocực các thành viên nhận ra vấn đề và tìm cách đối phó: Khi
các thành viên muốn thay đổi hoăc tìm ra giải pháp, họ sẽ có động lực giải quyết.
- Xung đột mang lại sự thay đổi và thích nghi tốt hơn cho một tổ chức

1 Pruitt, D.G., & Rubin, J. Z. (1986), Social conflict, Escalation, stalemate and settlement, New York: Random
House.
2 Hocker, J.L., & Wilmot, W.W. (1985), Interpersonal conflict (2nd ed.). Dubuque, IA: Win. C.Brown.
1
 o Khi nảy sinh xung đột, tổ chức nhận ra vấn đề gây căng thẳng và tác
động tiêu cực tới nhân viên
o Tổ chức cần hoàn thiện quy trình để giải quyết
vấn đề - Xung đột làm thắt chặt các mối quan hệ.
o Không cần né tránh xung đột khi mối quan hệ đủ mạnh để vượt qua
xung đột
o Giải quyết trực tiếp thông qua thảo luận để tìm giải pháp -
Xung đột giúp nâng cao nhận thức về bản thân và về người khác.
o Nhận thức về nguyên nhân giận dữ, căng thẳng và
sợ hãi o Nhận thức về những giá trị quan trọng.
o Nhận thức về mục đích đấu tranh

-- XungXung độtđột khuyếngiúpcá nhânkhíchphátsựpháttriển,triểncải tâmthiệnlý.bản thân.

o Đánh giá bản thân chính xác và thực tế hơn

o Có thể hiểu từ góc độ của người khác, sẽ bớt ích kỉ
o Tin rằng mình có khả năng kiểm soát cuộc sống o
Có thể hành động để giải quyết thay vì chịu đựng

- Xungo độtThaykhuyếnđổitừ khíchcuộc sốngđộngđơnlực hoạtgiản động.

o Giúp nhìn nhận cuộc sống và những mối quan hệ của họ dưới những

góc nhìn khác nhau.

1.1-.3.Xung2Quanđộtđiểmlàquátiêutrìnhcực cạnh tranh

o Khi mục tiêu đối lập, cả hai bên không thể cùng đạt được
mục tiêu o Cạnh tranh khiến vấn đề trở nên căng thẳng hơn.
- Xung đột làm nhận thức sai lệch.
o Khi xung đột căng thẳng, nhận thức bị bóp méo
o Nhìn nhận vấn đề dựa trên nhận thức của bản thân, theo 2 góc độ:
ủng hộ hoặc chống lại.
o Khi suy nghĩ đơn điệu và thiên lệch, có xu hướng đề cao những
người cùng quan điểm và chối bỏ những người trái quan điểm
- Xung đột bị chi phối bởi tình cảm.
o Do tình cảm thống trị lý trí, khi xung đột gia tăng, các bên dễ bị xúc
động và phi lý trí
- Xung đột làm giảm giao tiếp:
o Ít giao tiếp với những người trái quan điểm
o Giao tiếp nhiều với những người cùng quan điểm

2
 o Khi giao tiếp với bên trái quan điểm, thường cố gắng đánh bại, gia tăng luận
điểm để chứng minh quan điểm của phía kia là sai
- Xung đột làm vấn đề trở nên mập mờ
o Trong quá trình xung đột, những vấn đề mới, không liên quan sẽ nảy sinh
o Các bên có nhận thức không rõ ràng về nguyên nhân và mục đích tranh luận
- Xung đột tạo ra các quan điểm cứng nhắc
o Khi bị thách thức, một bên thường gắn chặt quan điểm của mình và ít chấp
nhận thua cuộc
o Quá trình tư duy trở nên cứng nhắc, vấn đề được nhìn nhận đơn giản, không
mang tính nhiều chiều.
- Xung đột phóng đại khác biệt và bỏ qua tương đồng
o Việc chặt quan điểm làm cho vấn đề không còn rõ ràng, bên này coi quan
điểm của phía bên kia là thái cực đối lập.
o Chỉ chú ý đến vấn đề chia rẽ, bỏ qua những điểm tương đồng
o Nhận thức lệch lạc này khiến các bên cho rằng: họ đang khác nhau rất nhiều
và ít để tâm đến những điểm chung.
- Xung đột làm gia tăng xung đột
o Các bên có xu hướng phòng thủ, ít giao tiếp và suy nghĩa dựa trên cảm xúc.
o Các bên đều muốn thắng cuộc bằng cách gia tăng cam kết (nguồn lực, năng
lượng v.v…) để khiến phía còn lại chịu thua.
o Mức độ xung đột tăng cao và việc gia tăng cam kết làm mất hi vọng giải quyết
1.2. Giải tranh chấp
quyết xung đột

Đầu Thỏa
Mức hàng hiệp

độ

quan Đồng thuận

tâm

đến
lợi ích
của Trốn Cạnh
đối tránh tranh
tác

Mức độ quan tâm đến lợi ích của bản thân

 Cạnh tranh:
3
- Cố gắng thuyết phục đối tác đầu hàng
- Sẵn sàng sử dụng các hình thức đe dọa, trừng phạt…

Đây là hình thức giải quyết xung đột mang tính đơn phương.
 Đầu hàng
-- CóCoitáctrọngdụnglợitrongíchcủamộtngườisốtrườngkháchơnhợpmongnhất địnhmuốn của mình

 Trốn-Imtránh:lặng hoặc không có phản ứng gì trong xung đột.

 Đồng-Cố thuậngắng tìm phương pháp để hai bên đạt được lợi ích cao nhất
- Nỗ lực trung bình để đạt được lợi ích cho các bên
 Thỏa hiệp

1.3 Đàm phán và các loại hình đàm phán

1.3.1 Định nghĩa đàm phán
1.3-.1.Dưới1Sự khácgóc độnhauxã giữahộihọc,giaođàmtiếp phánvàđàmnhưphánmột
lĩnh vực thuộc mọi lứa tuổi, mọi tầng lớp xã hội và mọi nền văn hoá.
o Diễn ra hằng ngày trong mọi tình huống
o Liên quan đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội: từ những điều nhỏ nhất
đến những vấn đề quốc gia đại sự
- Dưới góc độ giao tiếp, đàm phán là quá trình sử dụng lời nói có chủ định
o Thông qua ngôn ngữ để bày tỏ quan điểm, tìm cách thuyết phục đối
phương vì mục đích nhất định
o Có thể đi đến thoả thuận sau khi đã nhượng bộ.
o Không phải mọi hành vi giao tiếp có mục đích đều được coi là đàm phán.
a) Những cuộc tiếp xúc, đấu khẩu, mặc cả nhằm thoả mãn quyền lợi
riêng tư và kết quả liên quan đến những người trong cuộc thì
không được coi là đàm phán.
b) Chỉ những hành vi trao đổi bằng lời nói giữa các
páp nhân đạidiện
cho quyền lợi của một cộng đồng mới được nhìn nhận là đàm phán .

1.3.-1.Trong2Bản cáchấtcuộccủa đàmphán thành công, các bên liên quan đều cố gắng để đạt
được một giải pháp chấp nhận được với tất cả các bên.
o Kết quả không phản ánh bên thắng bên thua (winner – loser)
o Là giải pháp có lợi cho tất cả các bên tham gia, một giải pháp tất cả cùng
thắng (win – win solution).
- Trong các cuộc đàm phán thất bại hoặc không có hiệu quả, kết cục là thắng

– thua (winner – loser) hoặc thua – thua (loser – loser)

4
 o Hệ quả là bất đồng, xung đột, mất công việc, thất bại, tổn thất tài chính, tốn
công sức tiền bạc và thời gian.
o Quan hệ giữa các bên tham gia đàm phán bị tổn hại, xấu đi thậm chí bị hủy

hoại (destructed) .
1.3-.1.Trong3ĐịnhtiếngnghĩaViệt,về"đàm"pháncó nghĩa là thảo luận và "phán" có nghĩa là ra quyết định.

- Theo các nhà nghiên cứu trên thế giới, định nghĩa đàm phán được xem xét
từ nhiều góc độ khác nhau
o Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia đàm phán cùng đưa ra những
quyết định mà họ có thể chấp nhận và cùng thống nhất về những việc làm
trong tương lai và cách thức tiến hành.
o Đàm phán là phương tiện căn bản để đạt được những gì mà người ta
muốn từ người khác.
a) Là một chiến thuật không dùng bạo lực để giải quyết một vấn đề có
lợi cho mình ở mức độ lớn nhất.
b) Các bên tham gia đàm phán có thể cải thiện tình hình tốt hơn so với
việc không đàm phán.
o Đàm phán nhằm phân phối nguồn tài nguyên có giới hạn hoặc sáng tạo một giá trị
mới mà không bên nào có thể thực hiện được bằng chính nguồn lực của mình. Các
định nghĩa trên đây không mâu thuẫn nhau, mà đều phản ánh những nội hàm
khác nhau, nói lên bản chất của hiện tượng đàm phán.

- Đàmịnh phánnghĩalàvềhànhđàm viphángiaotrongtiếp ngoạitựnguyệngiao:hoặc có chủ ý,

diễn ra trong một bối cảnh không gian và thời gian nhất định, được quy định bởi những
quy tắc pháp lí chặt chẽ trong đó mỗi pháp nhân thông qua ngôn ngữ và các thủ thuật giao
tiếp tìm cách làm cho quan điểm của mình thắng thế nhằm đạt được một thoả thuận.

- NgườiTừđịnhđàmnghĩaphántrênkhôngtacầnđạilàmdiệnrõthêmcho mộtquyềnsố
điểm:lợicá nhân mà là quyền lợi của cộng đồng, có tư cách và thẩm quyền đại diện.
- Nội dung đàm phán là những vấn đề hệ trọng liên quan đến quyền lợi và vận

mệnh của cộng đồng.

-- BốiNgôncảnhngữcósửthểdụnglàquốckhônggia,nhấtkhuthiếtvực vàlàtiếngquốc mẹtế. đẻ.

- Các quy tắc pháp lí được viện dẫn có thể là nội luật, điều ước quốc tế, luật
chuyên ngành, án lệ, thông lệ quốc tế.
- Thủ thuật giao tiếp hiểu theo nghĩa rộng là phương thức đàm phán trong đó người

đàm phán một mặt sử dụng những lập luận để bảo vệ quan điểm của mình hay bác

bỏ lập luận của đối phương, mặt khác tiến hành vận động ngoài hành

5
 lang, vận động dư luận, tuyên truyền và thậm chí cả những biện pháp gây áp lực,
gây ảnh hưởng, bắn tin, tác động tâm lí, v.v… Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến

 ịnh nghĩa chung về đàm phán:

hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa
thuận và thống nhất những vấn đề sao cho chúng càng gần với lợi ích mong
muốn của mỗi bên càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của
1.3.2các bên tham gia.
Phân loại đàm phán
Đàm phán xuất hiện trong mọi mặt của đời sống. Đàm phán có thể xuất hiện trong các

1.3.2.1 T eo lĩnh vực

lĩnh vực:
- Chính trị, ngoại giao, an ninh, luật pháp, lãnh thổ, gìn giữ hòa bình;
- Kinh tế, thương mại, đầu tư, tài chính, ngân sách;
- Quản lý, lao động;
- Môi trường, khoa học kỹ thuật;
- Xã hội, văn hóa, tôn giáo;
- …
 Đàm phán mềm mỏng

1.3.2.2 Theo cách thức đàm phán

- Người đàm phán muốn tránh xung đột nên nhanh chóng nhượng bộ nhằm đạt
được thỏa thuận.
 - Họ muốn đạt được giải pháp thân thiện nhưng thường có kết cục chịu thiệt thòi
Đàm phán cứng rắn
- Có thể được hiểu như là các cuộc đấu trí.
- Các bên đàm phán một cách cứng nhắc và cứng rắn.
- Các bên đều muốn thắng dẫn đến kết cục là không có thỏa thuận nào đạt được
 và quan hệ giữa các bên có thể bị xấu đi.
Đàm phán theo nguyên tắc
- Tách biệt vấn đề đàm phán và thành phần tham gia đàm phán.

1.3.2- Các bên đàm phán đều hướng tới những lợi ích chung, các bên đều có lợi.
Nếu nhìn vào quy mô cấu trúc ta có thể thấy đàm phán thuộc vào các nhóm sau:

.3 Theo quy mô cấu trúc

- Giữa các cá nhân (interpersonal)

- Tổ chức (organizational)
- Quốc gia
- Khu vực

- Quốc tế 6
 -- ĐaSongphươngphương

1.3.2. 4 Theo thể thức

- Nghi thức (formal);
-- KhôngBánnghinghithứcthức(semi(informal);-formal);

1.3.2.5 Theo đối tượng

-- ĐàmĐàm phánphán songđaphươngphương

1.3.2.6 Theo cấp bậc

-- CấpCấp bộChính phủ
- Cấp chuyên viên (thường là cấp vụ) 1.3.2.-7

TheoĐàmphươngphántrựccáchtiếptiến hành đàm phán

- Đàm phán gián tiếp (thông qua thư từ, mail, điện thoại, trực

tuyến…) - Đàm phán cả đoàn

-- ĐàmĐàm phánphán côngtheo nhómkhai chuyên viên

- Đàm phán bí mật…

1.4 Các nhân tố cấu thành một cuộc đàm phán

1.-4.1ThỏaMối quanthuậnhệsaugiữakhi đàmcácbênphánthamsẽkhônggiađàmđượcphánthực hiện hiệu quả và
đúng nghĩa nếu không thể thiết lập và gìn giữ các mối quan hệ để thực hiện thỏa thuận đó.

- Nhiều nhà đàm phán thường cố gắng sử dụng mọi biện pháp để đạt được
những lợi ích trong ngắn hạn
o Tăng quyền lực

oo Sử dụng vũ lực
Điều nàyLừalàdốihệ quả của lối suy nghĩ thắng thua, chú trọng vào việc đạt
được càng nhiều giá trị càng tốt, gây tổn hại tới mối quan hệ lâu dài.
Tuy nhiên rất có thể họ gặp lại nhau trong những cuộc đàm phán khác trong
tương lai khi bàn về những vấn đề quan trọng hơn. Nếu quan hệ không tốt, đàm
phán khó thành công
- Việc tìm kiếm một giải pháp có thể chấp nhận được cho cả hai bên trong khi vẫn giữ
mối quan hệ lâu dài là rất quan trọng. Các bên có mối quan hệ tốt tạo ra những giá trị
chung. Mối quan hệ tốt tạo ra kết quả tốt hơn bằng cách mở rộng mục tiêu và đồng thời
củng cố cam kết thực hiện thỏa thuận và các cuộc đàm phán trong tương lai.
7
 Theo Fisher và Brown (1988), nền tảng của mối quan hệ tốt phụ thuộc vào các
yếu tốt sau: o Cân bằng giữa lý trí và tình cảm
o Giao tiếp tốt

oo SựHiểutinbiếttưởngvềnhau

oo TìnhCông cảmnhậntốtvà tôn trọng lẫn nhau

o Có những khác biệt nhưng bổ trợ lẫn nhau

- ThôngLắngnghequa chủviệcđộnglắng nghe, các nhà đàm phán sẽ nắm rõ suy nghĩ
của đối phương, hiểu được giá trị, lợi ích, những mong muốn và lo sợ của họ.
o Nhà đàm phán có thể thay đổi phương pháp giao tiếp và đàm phán để
cả hai bên cùng tiếp nhận.
o Lắng nghe chủ động cũng cho phép họ diễn đạt lại hay nhận thức quá

trình giao tiếp một cách tích cực hơn và đồng thời giảm tính phòng vệ

trong khi thúc đẩy hợp tác.

 Giao tiếp hiệu quả
-- ThôngMốiquanquahệgiaolànềntiếptảnghiệuvàquả,làsợicácdâymốikếtquannốihệquácá trìnhnhân giaosẽn đượctiếpvàthắtđàmchặt.phán.

 -HiểuMốivềquannhauhệ tốt phải dựa trên nền tảng nhận thức rằng mỗi
người có sự nhìn nhận về thế giới khác nhau
- Các nhà đàm phán cần tìm hiểu về nhận thức của đối tác.

 Tin-Niềmtưởngtinhaulàchất xúc tác cho quá trình giao tiếp hiệu quả
- Niềm tin giúp cải thiện các mối quan hệ cá nhân.
- Tình cảm tốt tạo ra cảm giác gắn bó và giảm thiểu khoảng cách, bất đồng

giữa các bên

- BùMặctrừdùsựmốikhácquanbiệthệ dựa trên nền tảng tình cảm nhưng điều này không
có nghĩa là các nhà đàm phán phải có những giá trị chung hoặc suy nghĩ chung
- Nhờ sự khác biệt mà các nhà đàm phán có thể tạo ra các giá trị mới
- Mối quan hệ đôi khí có giá trị hơn một kết quả cụ thể. Mối quan hệ tốt tạo ra

nền tảng tốt nếu việc đàm phán diễn ra nhiều lần.

1.4.2 GiaoKhôngtiếpcótronggiao tiếpđàmthìphánkhông có đàm phán. Khả năng

đàm phán hiệu quả phụ thuộc vào kĩ năng giao tiếp của các nhà đàm phán.

8
 - NóiHầuđểhếthiểumọi người đều nói để được nghe hoặc để gây ấn tượng hơn
là để được hiểu.
- Khi nhà đàm phán quá tập trung vào truyền tải thông điệp, việc trao đổi
thông tin giữa các bên bị ảnh hưởng. Điều này là cách tiếp cận một phía đối
với đàm phán và giao tiếp. Mục đích chính trong đó là truyền tải thông tin
hơn là chia sẻ thông tin.
- CầnGiaocótiếpcơ songchếphảnphương,hồihỗcó trợquagiảicólạithích. những vấn đề còn chưa rõ giữa
các bên. - Phương pháp giao tiếp qua lại cho phép giảm bớt những tác nhân gây nhiễu

o Tác nhân gây nhiễu thực chất: tiếng máy móc to, kết nối kém, nhiệt độ v.v…
o Tác nhân gây nhiễu tâm lý: nhận thức, tham lam, sợ hãi, không tin tửong,
mong muốn v.v…
o Tác nhân gây nhiêu ngôn ngữ: gắn liền với vấn đề diễn đạt và câu
cú. - Việc lựa chọn phương tiện giao tiếp giúp giảm tác nhân gây nhiễu
o Sử dụng email có thể loại trừ các tác nhân gây nhiễu thực chất
o Giao tiếp qua điện thoại sẽ ít bị ảnh hưởng bởi các tác nhân gây nhiễu tâm lý
- Bằng cách đặt mình vào vị trí của đối tác, các nhà đàm phán có thể giảm bớt
sự sai lệch gây ra bởi các tác nhân gây nhiễu thông qua việc tìm hiểu về vấn
đề của phía bên kia, giá trị và lợi ích của họ.
- Sự cảm thông không tạo ra thỏa thuận nhưng nó cho phép nhà đàm phán hiểu

được những gì ẩn sau quan điểm của phía bên kia – tình cảm, giá trị, v.v…

- CốLắnggắng hiểuetíchtrướccực khi mong muốn được hiểu.

o Giúp cho nhà đàm phán hiểu được thực chất vấn đề
o Tạo cơ hội xác nhận, điều chỉnh và làm rõ nhận thức của mình về vấn đề đó. -
Diễn đạt lại (paraphrasing), đặt câu hỏi thông minh để điều chỉnh quá trình giao
tiếp sao cho có lợi cho tất cả các bên.

1.4.3 LợiẨn íchsaucủacác cácquanbênđiểmthamcủagianhàđmđàmphánphán là các lợi ích thực sự. Như Fisher

.
(1991) đã nhận định “quan điểm là thứ các nhà đàm phán quyết định còn lợi ích là thứ khiến-
Nhiềuhọquyếtnhàđịnhđàmnhưphánvậy”quá chú trọng vào bảo vệ quan điểm. Điều này khiến cho họ

không thể tập trung vào các vấn đề lợi ích thực chất.
o Không nhìn được xa hơn quan điểm của phía đối tác để xác định lợi ích
thực sự, mong muốn của họ.
o Các xung đột xoay quanh quan điểm trái ngược sẽ gia tăng và khiến các bên

không thể tìm được các cơ hội và giải pháp cho những lợi ích của họ.

9
 o Các bên hướng tới một thoả thuận kém hiệu quả và không thực sự đáp ứng
được những nhu cầu và lợi ích.
- Chỉ bằng cách tập trung vào lợi ích, mới có thể thoát khỏi tình trạng trên.
- Lợi ích thực chất: liên quan tới vấn đề quan trọng trong đàm phán.

 có thể được chia thành các dạng s u:

- Lợi ích liên quan tới quy trình: là những lợi ích liên quan tới cách nhà đàm
phán giải quyết vấn đề tranh chấp.
- Lợi ích liên quan tình cảm: gắn liền với mối quan hệ hiện tại hoặc sau này giữa các
bên.
1.4.4
Fisher, Ury và patton (1981) đã khẳng định rằng việc tìm kiếm các giải pháp có

Lựa chọn của các bên tham gia đàm phán

lợi cho các bên là rất quan trọng. Bằng cách này, các nhà đàm phán có thể tránh khỏi
lối mòn trong tư duy bị giới hạn bởi những mục tiêu cố định. Họ có thể có lối tư duy
linh hoạt và sáng tạo hơn bằng cách đánh đổi những khác biệt hoặc tìm ra điểm chung.
- Đánh đổi những thứ có giá trị thấp đối với mình nhưng lại có giá trị cao với đối tác.
- Việc tìm kiếm những điểm chung và khác biệt giúp tạo ra giá trị cho quá trình đàm
phán.
- Trong quá trình tìm kiếm các giải pháp có lợi, cần tách biệt quá trình này với việc

1.4.5ra quyết định, tránh cam kết sớm làm hạn chế sáng tạo và ý tưởng.
- Việc áp dụng những tiêu chí công bằng và hợp lý là một phương pháp hiệu quả

Nhân tố hợp lý

trong quá trình đàm phán, khi phải đối mặt với những yêu cầu bị ảnh hưởng bởi
tình cảm.
- Việc xác định khuôn khổ đàm phán phải dựa trên các tiêu chí:
o Tiêu chuẩn công bằng
o Quá trình công bằng
- Nếu không áp dụng những tiêu chí công bằng và hợp lý đã được thừa nhận, các yêu
cầu đưa ra sẽ bị ảnh hưởng bởi tình cảm và mong muốn, khiến gia tăng xung đột và
cả chi phí đàm phán.
- Trong khuôn khổ đàm phán, các thoả thuận được thảo luận dựa trên những giá trị,
lợi ích mà nó đem lại, không phải do tình cảm chi phối.
- Cam kết trung thực

 Nguyên tắc và iêu chuẩn xác định khuôn khổ của quá trình đám phán như sau:

- Cam kết ứng xử một cách lịch sự, văn minh

- Chấp nhận quá trình hợp tác và đấu tranh.
- Công bằng:
o Công bằng được xác định dựa trên những nguyên tắc khách quan, không phải

nhận định chủ quan. 10

 o Để đàm bảo công bằng, các bên có thể yêu cầu đối tác đưa ra cơ sở cho
những luận điểm
o Nguyên tắc được quốc tế công nhận, xã hội công nhận và có các cơ sở
pháp lý có thể coi là những tiêu chí khách quan để xác định công bằng.
o Tiêu chí xác định cần đảm bảo áp dụng được cho cả hai phía và được cả
hai bên công nhận.
Tiêu chí đã được công nhận bởi thị trường, xã hội, pháp lý, truyền thống có

thể là căn cứ luận điểm của các bên và giúp cho các bên đạt được một thoả thuận.

1.4.6HaiBATNAnhànghiên cứu đàm phán Roger Fisher và William Ury thuộc Đại
học Harvard đã phát triển giải pháp thay thế này lên thành khái niệm BATNA
(Best Alternative to a Negotiated Agreement).
- Khi tham gia đàm phán, cần biết BATNA của mình, nếu không sẽ không biết
khi nào nên chấm dứt thương lượng.
- BATNA là thẻ bảo hiểm quan trọng trong đàm phán. BATNA cho phép đàm
phán tự tin, cứng rắn hơn.
- Bước vào đàm phán mà không biết rõ về BATNA của mình thì sẽ tự đặt mình
vào thế bất lợi.
o Nếu có BATNA mạnh, cần khéo léo cho đối phương biết bạn đang có lợi
thế thương lượng và có thể rút lui khỏi đàm phán trên thế mạnh.
o Nếu cả hai bên đều có BATNA mạnh thì hai bên sẽ khó thay đổi ngưỡng
tối thiểu của mình và ít có khả năng đạt thoả thuận.
o Bên nào có BATNA yếu sẽ rơi vào thế bất lợi, bị ép trong đàm phán, khó có thể
từ bỏ đề xuất của đối phương – dù cho là đề xuất không có lợi cho mình
- Xác định được BATNA của đối phương mạnh hay yếu rất cần thiết để biết họ
có thể đi xa đến đâu. Tuy nhiên, đây là một việc khó, trừ phi đối phương
muốn để lộ BATNA mạnh của họ.
- Cần phải điều tra, nghiên cứu và khéo léo đặt câu hỏi trong quá trình đàm

phán, khiến đối phương để lộ ra BATNA của họ.

1.Lewicki,4.7Cam Saunderskếtgiữa cácvàMintonbêntham(1997)gia

coiđàmcamphánkết là một khái niệm quan trọng trong đàm phán.
- Khi đã có cam kết, các bên có ít lựa chọn hơn.
- Các nhà đàm phán thường rất chú trọng tới việc ngăn cản không để bên
kia cam kết quá sớm hoặc hướng tới đạt được một cam kết có lợi cho mình.
- Cam kết có thể tạo ra căng thẳng giữa các nhà đàm phán và khiến họ

không thể chuyển sang những quan điểm có lợi hơn.

11
 - Mặt khác, cũng có những chiến lược cho phép các nhà đàm phán đạt được những
cam kết có lợi:
o Giải pháp thay thế BATNA
o Gia tăng áp lực thông qua việc điều chỉnh thời hạn, hạn chế các giải pháp của
đối phương.
Tuy nhiên, các nhà đàm phán cần hết sức thận trọng khi sử dụng những biện pháp
này do chúng có thể làm cho đối phương không hài lòng và không muốn thực hiện thoả
thuận.
- Một thoả thuận, biên bản được xây dựng cẩn thận và hợp pháp sẽ giúp đảm bảo
cam kết của các bên.
Không có chiến lược chung cho mọi cuộc đàm phán. Mỗi một cuộc đàm phán cụ thể

1.5 Các loại chiến lược đàm phán

cần phải chọn một chiến lược cụ thể và phù hợp. Chính vì vậy chỉ có thể nói đến những
chiến lược cơ bản, hoặc những chiến lược nền tảng, gồm những nhân tố cho phép xây
dựng các chiến lược cụ thể trong những điều kiện khác nhau, các giai đoạn khác nhau,
đáp ứng yêu cầu thực tế. Trong thực tiễn quốc tế các nhà đàm phán có kinh nghiệm dễ
dàng vận dụng cùng lúc nhiều chiến lược khác nhau. 3
Chiến lược hợp tác

- Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn

giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả 2 bên đều đạt được mục đích của mình.
- Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho
lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng.
- Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải
quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác
mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi
hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo.
- Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.

“Chiến lược hợp ác” sử dụng tốt nhất khi:

- Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.

- Cần sự cam kết để giải quyết công việc.
- Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.
Chiến lược thoả hiệp
- Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không
thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và

một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên.
3 Vũ Dương Huân, “Tìm hiểu kỹ thuật đàm phán ngoại giao”, Nghiên cứu quốc tế - số 60, 2005. 12
- Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra
một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2
bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một
quan điểm “thắng ít- thua ít”.
“Chiến lược thoả hiệp” tốt nhất khi:
-- MốiVấn quanđềlà quanhệlà quantrọngtrọngnhưngnhưngkhôngkhôngthểgiảithểquyếthòagiải.được.

-- CầnCác bênđạt đượccósứccáchmạnhgiảingangquyếtnhautạm cùngthờiđốimuốnvớiđạtnhữngđượcvấnnhữngđềphứcmụctạp.đích duy nhất.

- Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.

- ChỉChiếncómộtlượcsựhoàlựagiảichọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác.

- Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối
quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên
quan gì đến mục đích của các bên.
- Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như

là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”,

mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.
C iến lược hoà giải sử dụng tốt nhất khi:
-- MongNhận thấymuốnmìnhđượcsaixem. là người biết điều.

Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia.

-
-- MuốnMong muốngiảmđếntạo mứcđượctốitínthiểunhiệmthiệtchohạinhữngkhiởvấnthếđềyếu.sau.

- SựChiếnhòa thuậnlượckiểmvàổnsoátđịnh là quan trọng hơn.

- Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và
đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ.
- Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất
cứ cách nào.
- Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem

như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.

Chiến lược kiểm soát sử dụng tốt nhất khi:

-- MộtHànhvấnđộngđề nhanhquantrọngchóng,đòidứthỏikhoátphải hànhlàvấnđộngđềsốngbất cònthường.(như trường hợp khẩn cấp).
- Biết mình đúng.

- PhíaChiếnbênlượckia tránhlợidụngné cơ hội của thái độ hợp tác.

13
- Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá.
- Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất
vọng hoàn toàn cho các bên liên quan.
o Mục đích của các bên không được đáp
ứng o Không duy trì được mối quan hệ
- Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn
lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một
tình huống đang bị đe dọa.
- Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người

đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.

-ChiếnNhữnglượcvấntránhđề nékhôngsửdụngquantốttrọngnhất. khi:

-- KhôngCónhiềucó vấncơhộiđề cấpđạt đượcbách giảimụcquyếtđích khác.khác.

-- CầnCókhảbìnhnăngtĩnhlàmvà lấyxấulạiđi tiếncuộcđộ.đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.

-- CầnPhíathờibên giankiacóđểthểthugiảithậpquyếtthôngxungtin.đột có hiệu quả hơn.

14
 KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG HỌP
Cuộc2.1.1.họpKháilà niệmsựtậpcuộchợp họpcủa nhiều người một cách có tổ
chức, có nguyên tắc, tại một địa điểm, thời gian nhất định để thực hiện hoặc giải
quyết các công việc, các vấn đề mà những người tham dự cùng quan tâm.
Trong quản lý nhà nước, họp, hội nghị (gọi chung là cuộc họp) là một hình
thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc; thông
qua đó thủ trưởng cơ quan nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan mình theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Vai trò của cuộc họp trong cơ quan nhà nước
a. Cuộc họp là một phương thức hoạt động của cơ quan, tổ chức
Đối với các tổ chức nói chung và tổ chức nhà nước nói riêng, cuộc họp là một
phương thức hoạt động phổ biến, nhờ đó những thông tin cần thiết cho hoạt
động của tổ chức được thu thập, phổ biến, trao đổi; theo đó các mối quan hệ giữa
các thành viên trong tổ chức hình thành, tồn tại và phát triển, tạo cơ sở cho các
hoạt động phối hợp, hợp tác để giải quyết những công việc chung của tổ chức.
Đối với các tổ chức nhà nước vận hành theo chế độ tập thể, thực hiện thẩm
quyền chung, cuộc họp là phương thức hoạt động cơ bản, chính yếu, để quyết
định những vấn đề thuộc thẩm quyền, để tổ chức triển khai các hoạt động thuộc
chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.
Đối với các tổ chức nhà nước vận hành theo chế độ thủ trưởng, thực hiện

thẩm quyền riêng, cuộc họp là hình thức thu thập thông tin, giúp người đứng đầu

có cơ sở để ra quyết định; cuộc họp là phương tiện để phổ biến thông tin, quán

triệt tư tưởng, tổ chức thực thi các quyết định.

b. Cuộc họp là phương tiện xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý
Đối với các tổ chức nhà nước, đặc biệt là các tổ chức nhà nước thực hiện chức

năng quản lý xã hội, nhiệm vụ xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết

định quản lý là nhiệm vụ cơ bản, xuyên suốt.

15
 Chất lượng của các quyết định quản lý được ban hành, chất lượng của việc tổ
chức triển khai và chất lượng thực thi các quyết định quản lý trực tiếp tạo nên
hiệu lực và hiệu quả cho tổ chức nhà nước.
Cuộc họp, với tư cách là một phương thức cơ bản để thu thập thông tin quản lý,
truyền đạt thông tin quản lý, thảo luận và quyết định phương thức, biện pháp quản lý,
... giữ vai trò quan trọng, có ý nghĩa rất lớn tạo nên chất lượng của các quyết định

quản lý được xây dựng và ban hành, giúp cho các quyết định đó được thực hiện

với chất lượng cao.

.Cuộc làcông cụvận hành cơquan, tổ

Cuộc họp, ngoài chức năng thông tincó
chức
ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng, ban hành, thực thi các quyết định quản lý,
còn giữ vai trò chủ đạo đối với việc vận hành nói chung của các tổ chức, trong đó có các tổ
chức nhà nước bằng khả năng xây dựng, củng cố các mối quan hệ giữa các thành viên trong
tổ chức, bằng khả năng tạo dựng và phổ biến các giá trị văn hóa của tổ chức.
Cuộc họp là cơ hội để các cá nhân tham gia cuộc họp tiếp xúc trực tiếp với nhau,
tạo dựng hình ảnh trong nhau, gây dựng niềm tin với nhau. Sự hiểu biết lẫn nhau
được xây dựng từ cơ hội tiếp xúc khi tập hợp cùng nhau quanh những hoạt động
họp là cơ sở để các mối quan hệ phối hợp, hợp tác được hình thành, được sử dụng.
Cuộc họp cũng là cơ hội để người đứng đầu, bộ phận lãnh đạo tổ chức, truyền

đi những thông điệp cần thiết cho sự vận hành của tổ chức, phổ biến những giá

trị cần đề cao của văn hóa tổ chức - những giá trị có ý nghĩa lâu bền đối với sự tồn

tại và phát triển của tổ chức.

2.1.3. Các loại cuộc họp

a. Xét theo quy mô tổ chức và tính chất cuộc họp
- Đại hội
Đại hội là một hình thức cuộc họp phổ biến, triệu tập toàn thể hoặc một số
lượng nhất định các đại biểu đại diện cho các thành viên của tổ chức nhà nước để
quyết định những vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động của tổ
chức; quyết định những vấn đề thuộc về nhân sự trong bộ máy điều hành tổ
chức. Đại hội được tổ chức chính thức, theo kế hoạch định trước của các tổ chức
nhà nước, tuân thủ các quy định chung về nghi thức, thủ tục tiến hành.
- Hội nghị
16
 Hội nghị là một hình thức cuộc họp được các tổ chức nhà nước tiến hành,
trên cơ sở triệu tập một số đối tượng thành viên nhất định của tổ chức, để bàn
bạc, thảo luận, quyết nghị một hoặc một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực
hiện các nội dung cơ bản, có ý nghĩa lớn đối với hoạt động của tổ chức.
Hội nghị cũng có thể được tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung
và cách thức hành động chung để giải quyết một hoặc một số vấn đề quan trọng
của tổ chức; để sơ kết, tổng kết một hoạt động lớn được tổ chức tiến hành.
Hội nghị của các tổ chức nhà nước được tổ chức một cách chính thức, theo kế

hoạch định trước, áp dụng một số quy định chung về nghi thức và thủ tục tiến hành.
- Hội thảo

Hội thảo là một hình thức cuộc họp với đối tượng tham là các nhà chuyên
môn, các chuyên gia trong và ngoài tổ chức nhà nước thuộc một lĩnh vực hoạt
động cụ thể. Hội thảo được tổ chức để các nhà chuyên môn tham luận, thảo luận
với mục tiêu làm sáng tỏ thực trạng và tìm kiếm các giải pháp để giải quyết một
hoặc một số vấn đề đặt ra trong thực ti n hoạt động của tổ chức.
Về tính chất, hội thảo là hình thức cuộc họp để thu thập thông tin, huy động

trí tuệ của cộng đồng chuyên môn.

Họp-là hình thức cuộc họp phổ biến, thông dụng, được tổ chức thường

kỳ trong các tổ chức nhà nước, được tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi

thông tin; đôn đốc các hoạt động công vụ với thành phần tham gia là bộ

phận lãnh đạo, quản lý các đầu mối trong cơ cấu bộ máy của tổ chức.

b-.HọpXét thameomụcmưu,đích,tư vấnnội dung

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan nhà nước nghe,
trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp
dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở,
căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
- Họp giải quyết công việc

17
 Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan cấp trên với thủ
trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải
quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo
giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ
của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau khi ban hành
quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực
tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về
chuyên môn k thuật, nghiệp vụ.
- Họp giao ban

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhà nước để nắm tình
hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo
giải quyết các công việc thường xuyên.
- Họp tập huấn, triển khai

Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán
triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ
trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị
hoặc trong từng ngành, địa phương.
- Họp sơ kết, tổng kết

Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm
điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng hoặc
hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng hoặc năm tới
của cơ quan, đơn vị hoặc của ngành, địa phương.
- Họp chuyên đề

Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực

hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa

phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.

-c.HọpXét theotrực hìnhtiếp thức tổ chức

18
 Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại
cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp.
- Họp trực tuyến

Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần
mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên
dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa
lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói,
nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.
các tiêu chí khác

d .Xét
Tùy theoyêu cầu của hoạt động công vụ, trong tổ chức nhà nước có thể
phân loại cuộc họp theo các tiêu chí khác như:
- Theo mức độ thường xuyên: có họp định kỳ và đột xuất;

tổ; - Theo đối tượng tham gia: có họp toàn thể, họp lãnh đạo, họp đại diện, hội ý nhóm,

- Theo tính chính thức: có họp chính thức, họp trù bị.

2.1.4. Nguyên tắc tổ chức và điều hành cuộc họp

a. Đảm bảo mục đích và yêu cầu công vụ
Chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống
hành chính nhà nước hiện nay được quy định tại Quyết định số
45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ.

Các cuộc họp của Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ thực hiện
theo Quy chế làm việc của Chính phủ và những quy định về nguyên tắc, quy trình
tổ chức cuộc họp được quy định tại Quyết định này.
Phiên họp Chính phủ, phiên họp của Ủy ban nhân dân các cấp, cuộc họp tiếp
công dân, cuộc họp của cơ quan điều tra, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán với cơ
quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, họp báo, họp quốc tế, hội
thảo, tọa đàm khoa học được tiến hành theo quy định của các văn bản pháp luật
có liên quan, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này.
Việc tổ chức và điều hành họp trong các cơ quan thuộc hệ thống hành chính

nhà nước cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

19
- Việc tổ chức và điều hành cuộc họp cần tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ;
công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong
việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
- Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới
và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực

hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp,

trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
b. Đảm bảo tính hiệu quả

- Lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có nội dung liên quan với nhau một cách hợp lý. -
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ
chức cuộc họp.

- Bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức. -
Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người
có thẩm quyền, việc tiếp và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức.

- Đảm bảo tuân thủ quy trình và kỹ thuật nghiệp vụ tổ chức và điều hành cuộc họp.

2.2. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP

2.2.Tổ1.Yêuchứcầucuộcvề họpcáchlàthứcnhữngtổ chứccông cuộcviệcđượchọp
tiến hành nhằm chuẩn bị để hiện thực hóa một hoạt động họp cụ thể, đảm bảo
cho hoạt động đó được diễn ra theo kế hoạch và đạt tới mục tiêu xác định.
Hoạt động họp của các cơ quan tổ chức nhà nước cần được tiến hành trên cơ
sở đảm bảo một số yêu cầu về cách thức tổ chức. Để đảm bảo tính hiệu quả, mỗi
loại hình cuộc họp cần được tổ chức theo một cách thức phù hợp nhất định, song
phải tuân thủ những nguyên tắc chung và chú ý những yêu cầu sau:
- Tuân thủ các quy định và chịu trách nhiệm khi quyết định hoặc tham mưu tổ
chức họp;
- Xác định rõ sự cần thiết tổ chức họp; cải tiến nội dung, cách thức tiến hành,

nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

20
 - Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp gắn với chương trình công tác hàng
năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù
hợp với yêu cầu quản lý, điều hành.
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, việc thu thập, trao đổi, xử lý thông
tin chủ yếu thực hiện trên môi trường mạng. Tăng cường và mở rộng hình thức
họp trực tuyến.

luật-. Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng kinh phí cho các cuộc họp theo quy định của pháp
- Có kết luận rõ ràng, cụ thể trong mỗi cuộc họp; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp, kịp thời xử lý những vấn đề
mới phát sinh.

2.2.Nội2.Nộidungdungtổ chứctổchứccuộc uộchọp họpgồm các bước theo sơ đồ sau:

Bước 1: Chuẩn bị tổ chức cuộc họp

- Xác định nhu cầu cuộc họp

- Xác định mục đích cuộc họp

- Xác định thành phần tham dự

- Xác định thời gian và địa điểm tổ chức cuộc

họp - Chuẩn bị nội dung cuộc họp

- Xây dựng chương trình cuộc họp

- Soạn thảo các loại văn bản cần thiết liên quan

- Chuẩn bị điều kiện vật chất và phương tiện k

thuật Bước 2: Thực hiện cuộc họp

- Tiếp đón, phục vụ cuộc họp

- Xác định danh sách tham gia

- Sắp xếp vị trí chỗ ngồi

- Điều hành cuộc họp

21
 - Đảm bảo cho các hoạt động di n ra theo chương trình đã duyệt.

Bước 3: Kết thúc cuộc họp

- Hoàn thiện các văn bản kết thúc cuộc họp

hiện- Sao gửi những tài liệu cuộc họp cần thiết cho những đối tượng cần biết, cần thực

- Thanh toán các loại chi phí và các công việc khác

Cụ thể thực hiện các bước như sau:

a. Những việc cần làm trước khi tiến hành cuộc họp
Hoạt động họp có thể đạt kết quả cao nếu được chuẩn bị tốt. Để chuẩn bị tổ chức
các hoạt động họp nói chung, người tổ chức cần phải thực hiện một số đầu việc nhất
định. Quy trình chuẩn bị cuộc họp, về cơ bản, bao gồm những việc cụ thể như sau:
- Xác định nhu cầu cuộc họp

Ngoài những hoạt động họp định kỳ, bắt buộc như đại hội, giao ban; kỳ họp
của các hội đồng, … tổ chức theo những quy định chung, các hoạt động họp khác
cần được tổ chức trên cơ sở xác định nhu cầu của hoạt động công vụ.
Xác định nhu cầu tổ chức cuộc họp là việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ
chức cuộc họp; trên cơ sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề
thông qua cuộc họp trong mối quan hệ với những phương thức khác về tính mục
đích, điều kiện triển khai và kết quả hướng tới.
Để xác định nhu cầu tổ chức cuộc họp, cần trả lời hai câu hỏi cơ bản:

+ Có nhất thiết phải triệu tập hội, họp hay không?

đó? + Còn có cách nào khác ít tốn kém hơn, hiệu quả hơn để xử lý được vấn đề công vụ

Không tổ chức họp trong các trường hợp:

+ Họp giải quyết các công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai hoặc
tình trạng khẩn cấp.
+ Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ

trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết.

22
 + Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các
cách thức khác không phải thông qua cuộc họp.
+ Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay
thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.
+ Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để
tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.
- Xác định mục đích họp

Một hoạt động họp có thể được tổ chức với một hoặc một vài mục đích nhất
định. Khi quyết định tổ chức một hoạt động họp cụ thể, cần xác định rõ ràng và
đầy đủ các mục đích hướng tới, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ mục đích chính tới
các mục đích khác.
Cần lưu ý rằng: mục đích cuộc họp quyết định cách thức tổ chức và điều hành
cuộc họp. Để xác định được cụ thể mục đích của hoạt động họp, cần trả lời câu
hỏi: Hoạt động họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề gì? Mức độ cần
thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải quyết những vấn đề đó cụ thể ra sao?
Mục đích họp cần phải cụ thể, rõ ràng và khả thi.

- Xác định thành phần tham dự

Thành phần tham gia hoạt động họp được xác định trên cơ sở loại hình cuộc
họp và mục đích cuộc họp. Vấn đề xác định thành phần tham gia sẽ không được
đặt ra nếu đối với các loại hình cuộc họp, như: đại hội toàn thể, giao ban đơn vị.
Đối với những loại hình cuộc họp khác, đối tượng tham dự có thể bao gồm:
+ Những người có thẩm quyền và trách nhiệm ra quyết định những vấn đề
liên quan đến chủ đề cuộc họp;
+ Những người có năng lực để đóng góp ý kiến trong quá trình cuộc họp.

+ Những người có trách nhiệm thực hiện các nội dung do hoạt động họp đề ra.

+ Những người chịu ảnh hưởng bởi các quyết định của hoạt động họp.

+ Những người cần thông tin được trình bày trong hoạt động họp để có thể
thực hiện phần công việc của mình có hiệu quả hơn.
+ Các đối tượng khác mà mục đích cuộc họp hướng tới.

23
 - Xác định thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp

+ Thời gian - thời lượng và thời điểm tiến hành cuộc họp được xác định trên
cơ sở yêu cầu của hoạt động công vụ. Trong một số trường hợp, việc lựa chọn
thời điểm cuộc họp cần được cân nhắc và lựa chọn trên cơ sở khả năng tham gia
của các đối tượng cần ưu tiên.
+ Địa điểm tiến hành cuộc họp cần được lựa chọn sao cho phù hợp với mục
đích, đối tượng tham gia, số lượng người tham gia, điều kiện vật chất k thuật của

họp.
hoạt động - Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Trước khi cuộc họp diễn ra, cần phải chuẩn bị những nội dung thông tin cần
chuyển tải trong quá trình cuộc họp và những nội dung thông tin là kết quả dự
kiến của hoạt động họp.
Nội dung cuộc họp cần được chuẩn bị bao gồm:

+ Nội dung cơ bản: nội dung chính gắn với mục đích, yêu cầu của hoạt động họp.
Những nội dung này cần được chuẩn bị trước, dưới hình thức văn bản. Nội dung cơ
bản cần chuẩn bị có thể bao gồm: nội dung chính thức và nội dung dự kiến.
+ Nội dung chính thức: là những nội dung cơ bản, chính thức được sử dụng
trong hội nghị. Nội dung chính thức cần chuẩn bị bao gồm: các báo cáo, văn bản
giải trình, các bản tham luận, v.v.
+ Nội dung dự kiến: là những nội dung cơ bản, dự thảo trước khi hoạt động
họp di n ra và hoàn thiện trong quá trình cuộc họp. Nội dung dự kiến có thể bao
gồm: văn bản dự thảo các nội dung quyết nghị...
+ Nội dung phụ trợ: nội dung có tính chất phụ trợ, cần có trong quá trình triển khai
cuộc họp. Nội dung phụ trợ cần chuẩn bị có thể bao gồm: nội dung khai mạc và lời giới
thiệu của ban tổ chức, di n văn khai mạc, văn bản đề dẫn, di n văn bế mạc, v.v.
Việc chuẩn bị nội dung cần được tiến hành một cách cẩn trọng, chu đáo trên cơ sở
lập và thực hiện một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch chuẩn bị nội dung cần được lập, triển
khai và hoàn thành trước khi hoạt động họp di n ra một khoảng thời gian nhất định, đủ
để khắc phục những sự cố có thể xảy đến và làm ảnh hưởng tới kết quả cuộc họp.
- Xây dựng chương trình cuộc họp

24
 Chương trình cuộc họp và một văn bản kế hoạch, xác định cụ thể các mục nội
dung, tiến trình cho hoạt động họp. Căn cứ vào chương trình cuộc họp, ban tổ
chức, người điều hành và các đối tượng tham gia phối hợp thực hiện từng phần
của nội dung cuộc họp từ thời điểm mở đầu cho đến khi hoạt động họp kết thúc.
Chương trình cuộc họp, về cơ bản, bao gồm các nội dung:

+ Xác định trách nhiệm tổ chức và điều hành: tên người đại diện ban tổ chức,
tên người chủ tọa, tên người điều hành, danh sách bộ phận thư ký;
+ Phần nội dung khai mạc;

+ Phần nội dung chính;

+ Phần nội dung bế mạc.

Đối với mỗi phần nội dung, về cơ bản, cần xác định rõ: tên người thực hiện,
tên hoạt động cần thực hiện; mục đích, cách thức tiến hành; thời điểm bắt đầu và
kết thúc, kết quả cần hướng tới.
Trong phần nội dung chính, tùy vào độ dài thời gian cuộc họp, có thể sắp xếp
một khoảng thời gian dành cho việc giải lao.
- Soạn thảo các loại văn bản cần thiết liên quan:

+ Tờ trình

Trong tiến trình tổ chức cuộc họp, Tờ trình được sử dụng để đề nghị cấp trên
phê duyệt những vấn đề liên quan như kế hoạch, phương án tổ chức cuộc họp,
dự toán tài chính, chương trình nghị sự… Vì bản chất của Tờ trình là dùng để
thuyết minh về một đề xuất nào đó nhằm thuyết phục cấp trên phê duyệt nên
ngoài việc cung cấp đầy đủ thông tin cần, hết sức chú ý đến việc lập luận, di n giải
và nhấn mạnh tính khả thi của vấn đề đề xuất.
+ Kế hoạch

Trong nội dung của Kế hoạch cuộc họp, cần nêu ra các hoạt động cụ thể với mục
tiêu, trình tự, thời hạn tiến hành và có sự phân công công việc, trách nhiệm cụ thể tới
từng đơn vị, cá nhân. Ngoài ra, nếu cần thiết còn có thể có cả mục dự trù kinh phí, thời
gian và địa điểm thực hiện công việc. Kế hoạch cũng có thể trình bày dưới hình thức
biểu bảng nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi và thực hiện được d dàng, thuận lợi.
+ Công văn, Giấy mời

25
 Nội dung mời tham gia cuộc họp có thể được thực hiện với các hình thức:
công văn mời, thư mời, thư mời điện tử, lời mời qua điện thoại, lời mời bằng tin
nhắn, thông báo mời ghi bảng…Căn cứ vào hình thức tổ chức, mục đích, đối
tượng tham gia cuộc họp để có hình thức thông báo mời họp cho phù hợp.
+ Báo cáo

Trong cuộc họp, nhất là đối với những hội nghị, hội thảo lớn, hình thức văn
bản này là nguồn chính thức cung cấp thông tin trước khi đi vào thảo luận bàn
bạc và thống nhất nội dung nghị sự. Để có thể đánh giá đúng thực trạng hoạt
động của cơ quan tổ chức và đưa ra các quyết sách đúng đắn thông qua thảo luận,
yêu cầu đầu tiên đặt ra đối với mỗi báo cáo là phải chính xác, đầy đủ và thời sự.
Điều đó đồng nghĩa với việc đòi hỏi rất cao ở tính trung thực, khách quan và khả
năng thu thập, xử lý thông tin cũng như kỹ năng diễn đạt của người viết báo cáo.
- Chuẩn bị tài liệu

Tài liệu phục vụ cuộc họp cần được chuẩn bị trước khi hoạt động họp diễn ra,
trong giai đoạn chuẩn bị nội dung cuộc họp.
Do hoạt động họp được tổ chức với nhiều hình thức khác nhau, hướng tới
những mục đích khác nhau, nên tài liệu cuộc họp cũng bao gồm những loại hình
khác nhau. Về cơ bản, tài liệu cuộc họp gồm bốn nhóm:
+ Tài liệu phục vụ công tác tổ chức cuộc họp: dành cho ban tổ chức;

+ Tài liệu cung cấp cho chủ tọa, người điều hành hoạt động họp;

+ Tài liệu cung cấp cho các đối tượng tham gia hoạt động

họp; + Tài liệu cung cấp cho các cơ quan truyền thông.

Tài liệu cuộc họp cần được chuẩn bị đúng về nội dung, đúng cho các đối
tượng, đủ số lượng. Trong những trường hợp cần thiết, tài liệu cần được gửi đến
các đối tượng tham gia cuộc họp cùng giấy mời để các đối tượng này có thời gian
đọc, nghiên cứu trước khi hoạt động họp di n ra. Những tài liệu khác có thể cung
cấp cho các đối tượng tham gia tại địa điểm đón tiếp hoặc tại phòng họp trước
giờ khai mạc hoặc trong giờ giải lao.
- Chuẩn bị nguồn lực con người phục vụ hoạt động họp

Đối với những hoạt động họp quan trọng hoặc có số lượng người tham gia lớn, cần

lưu ý đến việc tổ chức nguồn nhân lực phục vụ. Cần lên danh sách những người trực

26
tiếp phục vụ, với những nội dung công việc cụ thể, bảo đảm cho hoạt động họp được
tiến hành với kết quả cao. Lực lượng phục vụ cuộc họp, về cơ bản, bao gồm:

+ Bộ phận l tân: đón khách và phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ giờ giải lao (nếu có);

+ Bộ phận bài trí phòng họp và vận hành các thiết bị phòng họp;

+ Bộ phận thư ký;

+ Bộ phận phụ trách in, phát tài liệu.

+ Bộ phận bảo vệ;

+ Bộ phận y tế;

+ Lái xe; v.v

- Chuẩn bị điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp

Điều kiện vật chất và phương tiện k thuật góp phần quan trọng làm nên kết quả
cuộc họp. Việc chuẩn bị điều kiện vật chất và các phương tiện k thuật cho một hoạt
động họp cụ thể phụ thuộc vào loại hình, mục đích, đối tượng tham gia, số lượng người
tham gia, điều kiện tổ chức hoạt động họp đó.

Chuẩn bị điều kiện vật chất và các phương tiện k thuật phục vụ cuộc họp nói chung,
gồm những nội dung sau:

+ Chuẩn bị không gian cuộc họp:

Hoạt động họp của các tổ chức nhà nước thường được tổ chức trong không gian
của phòng họp. Việc lựa chọn, bố trí phòng họp cần căn cứ vào: mục đích cuộc họp, số
lượng người tham dự. Những điểm cần chú ý khi lựa chọn, bố trí phòng họp: không
gian đủ rộng, bài trí phù hợp với tính chất cuộc họp. Nên tránh bố trí phòng họp ở
những nơi quá nóng nực hoặc quá lạnh, quá ồn ào, quá tối hay quá sáng.

+ Chuẩn bị các phương tiện k thuật:

Phòng họp cần có các thiết bị cần thiết, như: hệ thống các thiết bị âm thanh, bảng
viết, bảng giấy, máy chiếu, máy chiếu đa phương tiện, màn hình chiếu... Tuỳ từng loại
hình cuộc họp có thể chuẩn bị trước các loại cặp hồ sơ, giấy, bút… cho người tham gia.

Cần kiểm tra tính năng, chất lượng của các phương tiện k thuật và có các phương
án dự phòng cụ thể để đảm bảo chúng luôn sẵn sàng hoạt động ở trạng thái tốt nhất có

thể. 27
 + Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ trong giờ giải lao, bữa ăn trưa (nếu có);

+ Triển khai các công việc với các cơ quan truyền thông (nếu cần);

hợp+. Tính toán và có những điều chỉnh mức kinh phí phục vụ cuộc họp một cách phù

b. Những việc cần làm trong khi thực hiện hoạt động họp

- Kiểm tra quá trình và kết quả chuẩn bị cuộc họp: đảm bảo mọi điều kiện cần
thiết đã sẵn sàng;
- Vận hành bộ máy tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ: tiếp đón, phục vụ cuộc họp; -
Kiểm tra, xác định theo danh sách tham gia số người có mặt và vắng mặt để có
những điều chỉnh kịp thời về nội dung giới thiệu đại biểu và về vị trí, số lượng chỗ ngồi;
- Theo dõi tiến trình cuộc họp, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra theo chương
trình đã duyệt.

c. Những việc cần làm sau khi kết thúc cuộc họp

- Hoàn thiện các văn bản kết thúc cuộc họp

+ Biên bản

Nội dung biên bản trong nhiều trường hợp là căn cứ để cơ quan tổ chức giải
quyết các vấn đề, các sự việc hoặc thực thi các công việc có liên quan. Chính vì
vậy, yêu cầu đặt ra đối với việc ghi chép biên bản trong cuộc họp là phải chính
xác và cụ thể trên tinh thần trung thực và khách quan cao.
+ Nghị quyết

Nghị quyết cá biệt là loại văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những
kết luận và quyết định của cơ quan tổ chức.
+ Thông báo

Sau khi kết thúc cuộc họp, cơ quan tổ chức dùng hình thức văn bản này để
thông tin rộng rãi những vấn đề đã được thảo luận và quyết định tại hội nghị.
Lưu ý không dùng thông báo kết luận cuộc họp để ban hành quy phạm pháp luật

mới hoặc thay đổi nội dung, phạm vi hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luật hiện

hành. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ban hành mới hoặc

28
sửa đổi, bổ sung văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có
thẩm quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được
quyết định tại cuộc họp.
- Lập hồ sơ hội nghị, cuộc họp

Theo nghĩa chung nhất, hồ sơ được hiểu là một tập gồm toàn bộ văn bản, tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc
có cùng một (hay một số) đặc điểm chung trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết một công việc nào đó của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Đối với các cuộc cuộc họp lớn, đây là công việc nhất thiết phải tiến hành sau
khi cuộc họp di n ra. Nhìn chung, hồ sơ thường bao gồm những loại giấy tờ văn
bản sau đây: Tờ trình về việc tổ chức cuộc họp; Quyết định tổ chức cuộc họp (nếu
có); Kế hoạch, phương án tổ chức cuộc họp; Chương trình nghị sự; Bản dự trù
kinh phí và các giấy tờ thanh quyết toán tài chính; Di n văn khai mạc, bế mạc (nếu
có) Báo cáo (nếu có); Biên bản cuộc họp; Các bản tham luận (nếu có); Nghị quyết
cuộc họp; Thông báo kết quả cuộc họp (nếu có) .
- Sao gửi những tài liệu cuộc họp cần thiết cho những đối tượng cần biết, cần
thực hiện;
- Thanh toán các loại chi phí;

- Các công việc khác:

+ Rút kinh nghiệm tổ chức hoạt động họp;

+ Tổ chức triển khai, theo dõi quá trình triển khai thực hiện các quyết định -
kết quả của hoạt động họp; nên triển khai ngay các quyết định đã được đưa ra
trong cuộc họp, điều này cho thấy hiệu quả của cuộc họp được thể hiện trên thực
tế chứ không phải chỉ là những lời nói suông;
+ Tiến hành thu thập các dữ liệu chuẩn bị cho kỳ họp sau, nếu cần thiết.

29
2.3. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
2.3.Điều1.Kháihànhiệmcuộcđiềuhọphlànhviệccuộcchỉ họpđạo, vàđiềungƣờiphối
diđiềunbiếnhànhmộtcuộccuộchọphọp từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc sao cho
hoạt động họp đó di n ra theo chương trình để đạt tới mục tiêu đã định.
Người điều hành cuộc họp là người có thẩm quyền trực tiếp chủ trì, đảm bảo

cho hoạt động họp được di n ra theo chương trình và đạt tới mục tiêu đã định,

đưa ra ý kiến kết luận cuộc họp.

2.3.-2Đảm.Vai tròbảo củacho ngườicuộchọpđiềuđượchànhdincuộcratheohọpchương

trình và đạt tới mục tiêu đã định; - Đảm bảo cuộc họp di n ra đúng trình tự, thủ tục;

- Điều phối và tạo điều kiện để người dự họp đóng góp ý

kiến; - Cung cấp thông tin hữu ích cho cuộc họp;

- Đưa ra các quyết định một cách khách quan;

- Xử lý tốt các tình huống phát sinh trong cuộc họp;

- Xây dựng bầu không khí làm việc tích cực, nâng cao ý thức và trách nhiệm

tập thể, tăng sự kết nối giao lưu.

2.3.Thực3.Yêuhiệncầuđiềuđối vớihànhoạtcuộcđộnghọp,điềungườihànhtiến
cuộchành họpcần đảm bảo những yêu cầu cơ bản, như:
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp;

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động họp.

Khi điều hành đại hội, hội nghị, hội thảo, các cuộc họp giao ban và các hình
thức cuộc họp khác của tổ chức nhà nước, người điều hành cần lưu ý đến những
yêu cầu về tính khoa học và tính nghệ thuật trong quá trình điều hành.
Tính khoa học thể hiện chủ yếu ở việc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc những

yêu cầu về nghi thức, thủ tục và chương trình cuộc họp;

30
 Tính nghệ thuật của việc điều hành thể hiện qua phong thái giao tiếp của

người điều hành với cử tọa. Phong thái giao tiếp trong điều hành cuộc họp cần

được lựa chọn cho phù hợp với tích chất, mục đích của mỗi hoạt động họp cụ thể.

2.3.4. Nội dung điều hành cuộc họp

a. Những công việc người điều hành cần làm trước khi điều hành cuộc họp
Để đảm bảo các yêu cầu của việc điều hành cuộc họp, người điều hành cần tiến hành

một số đầu việc cụ thể, phục vụ cho việc điều hành, trước khi hoạt động họp di n

ra:
- Tìm hiểu kế hoạch tổ chức cuộc họp và chương trình nghị sự
Để điều hành hiệu quả một hoạt động họp cụ thể, người điều hành cần tìm hiểu đầy
đủ thông tin về kế hoạch cuộc họp và chương trình nghị sự. Để có đầy đủ những thông
tin này, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi cụ thể, như: Mục đích của hoạt
động họp là gì? Đối tượng tham gia là những ai? Số lượng người tham gia cụ thể là bao
nhiêu? Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao? Điều kiện vật
chất và phương tiện k thuật phục vụ hoạt động họp cụ thể là như thế nào v.v…
- Liên hệ, phối hợp với các cá nhân tham gia hoạt động họp

Để liên hệ và giữ mối liên hệ phối hợp với các cá nhân khác cùng tham gia tổ
chức hoạt động họp, người điều hành cần đặt ra và trả lời một số câu hỏi sau:
- Ban tổ chức gồm những ai, trách nhiệm của mỗi cá nhân trong ban tổ chức
cụ thể là gì?
- Làm thế nào để liên hệ phối hợp được với những người tham gia tổ chức
hoạt động họp trước và trong quá trình hoạt động họp di n ra?
- Lập phương án điều hành cuộc họp

+ Chuẩn bị và tập dượt thể hiện các nội dung đã được chuẩn bị cho việc điều
hành: đọc thử di n văn khai mạc, lời đề dẫn, di n văn bế mạc và những nội dung
khác (nếu có); lên phương án thể hiện.

họp.+ Chuẩn bị nội dung dẫn dắt, cách thức thể hiện nội dung dẫn dắt tiến trình cuộc +
Tiên liệu những tình huống có thể xảy đến trong quá trình điều hành, chuẩn bị các
phương án xử lý.

31
 b. Điều hành cuộc họp

Về cơ bản, việc điều hành các cuộc họp đều cần bảo đảm những nguyên tắc và cách
thức chung theo những nội dung được trình bày dưới đây, để hướng tới tính hiệu quả:
- Bắt đầu cuộc họp đúng giờ.

- Trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay vào đầu cuộc họp để
tránh việc đi lạc đề hoặc đề cập đến các vấn đề không liên quan.
- Bắt đầu với các vấn đề đơn giản sau đó đến các vấn đề phức tạp hơn để tạo
đà cho cuộc họp.
- Để cho tất cả mọi người có cơ hội phát biểu. Không nên quá áp đặt ý kiến cá
nhân của mình đối với các thành viên tham dự cuộc họp, để họ có thể phát biểu
một cách thẳng thắn ý kiến của mình.
- Kiểm soát những người hay áp đảo trong cuộc họp, tạo cơ hội cho những
người ít nói hay rụt rè được tham gia ý kiến.
- Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu.

- Can thiệp nếu có một người phê bình hoặc công kích ý kiến của người khác.

- Quan sát và lắng nghe tất cả các ý kiến đóng góp.

- Yêu cầu những người chưa đóng góp phát biểu ý kiến.

- Đừng quá vội vàng khi đưa ra quyết định.

- Kết thúc cuộc họp khi đã đạt được các mục tiêu, khi cuộc họp không tiến
triển hoặc đã hết thời gian.
- Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp. Có kết luận cho từng vấn đề.

- Củng cố tầm quan trọng của những quan điểm và ý tưởng đã được chia sẻ và
những cam kết góp phần làm cho cuộc họp được thành công.
- Cảm ơn sự tham gia nhiệt tình của mọi người.

Bên cạnh các yêu cầu chung nói trên, tuỳ theo loại hình và tính chất cuộc họp mà

người chủ trì cần xác định các yêu cầu cụ thể trong việc điều hành cuộc họp đó.

32
 Cần kết thúc cuộc họp với một kế hoạch hành động, nếu không cuộc họp sẽ
không dẫn đến một hành động nào để thay đổi hiện trạng.Cần truyền đạt kế
hoạch hành động cho mọi người có liên quan. Cụ thể là cần làm rõ:
- Những quyết định và kết quả cụ thể nào cần được thực hiện sau cuộc họp?

- Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm vụ này?

- Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?

Cần yêu cầu thư ký ghi lại biên bản cuộc họp.Sau khi cuộc họp kết thức, cần

hoàn chỉnh biên bản và kế hoạch hành động, sau đó gửi hoặc thông báo cho tất cả

những người tham gia cuộc họp và những người không tham gia cuộc họp.

2.4. XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
CUỘCTrongHỌPquá trình cuộc họp di n ra, không ít trường hợp xuất hiện những
tình huống cần lập tức trực tiếp xử lý để hoạt động họp đạt tới kết quả mong muốn.
Dù kế hoạch tổ chức và công tác chuẩn bị điều hành có được làm tốt như thế nào thì
những tình huống cản trở việc hoàn thành mục tiêu cuộc họp cũng có thể bất ngờ
xảy ra. Những tình huống như vậy sẽ không thể làm hỏng hoặc ảnh hưởng quá lớn
đến kết quả cuộc họp nếu người tổ chức và điều hành kiểm soát được tình tình và
xử lý được vấn đề một cách hợp lý và nhanh chóng. Dưới đây tập hợp một số tình
huống đối với tổ chức, điều hành cuộc họp và đối với người tham dự cuộc họp cùng
những gợi ý về cách thức giải quyết chúng một cách hiệu quả.
2.4.Thời1.Tìnhgianhuốngcuộc thờihọp bịgiankéocuộcdài quáhọpnhiềubịkéomàdàikhông
đưa ra được giải pháp hoặc đạt được sự đồng thuận cần thiết.
Nếu tình huống này xảy ra, một cuộc họp bổ sung cần thiết được tổ chức vào một

thời điểm gần nhất có thể, để tránh tình trạng vội vàng đưa ra những kết luận áp đặt,

duy ý chí mà hậu quả tiêu cực là hầu như có thể dự đoán được một cách chắc chắn.

Trong trường hợp này, những việc cụ thể mà người điều hành cần làm là: nhắc lại mục

đích của hoạt động họp; tóm tắt những quan điểm khác biệt đã được phát biểu; nhấn

mạnh đến thời hạn và sự khẩn trương cần thiết để có được những giải pháp xử lý vấn

đề; phân công những công việc cụ thể cho cuộc họp bổ sung sau đó; xác định rõ những

yêu cầu đối với cuộc họp bổ sung này; xác định thời điểm cho cuộc họp đó.

33
2.4.Hoạt2.Tìnhđộnghuốnghọp dicuộcnrahọpquátrầm,lắngnhững người tham dự thụ động.

Để xử lý tại chỗ tình huống này, người điều hành cần tự mình tỏ ra hăng hái
hơn, chủ động đưa ra những vấn đề tranh luận, có thể khuyến khích sự tham gia
bằng cách trao quyền luân phiên giữ vai trò điều hành những nội dung cụ thể của
hoạt động họp cho những đối tượng khác nhau.
Nếu tình trạng cuộc họp trầm lắng có nguyên nhân từ khâu tổ chức hoạt động
này thì cần xem xét lại những nội dung sau: Mục đích cuộc họp có thực sự cần
thiết? Kế hoạch cuộc họp có thực sự được xây dựng tốt? Chương trình nghị sự có
thực sự hợp lý? Công tác chuẩn bị và cung cấp thông tin cho các đối tượng tham
gia cuộc họp có được chu đáo, đầy đủ và kịp thời hay không? Việc bố trí phòng
họp và các trang thiết bị có ảnh hưởng tiêu cực đến bầu không khí cuộc họp?v.v.
Nếu tình trạng trầm lắng trong hoạt động họp vẫn tiếp tục di n ra và chứng tỏ

đây là một nét văn hóa của tổ chức thì việc xử lý tình trạng này không còn là

nhiệm vụ tức thời của người điều hành, mà trở thành vấn đề cần giải quyết trong

quá trình xây dựng văn hóa tổ chức.

2.4.3. Tình huống những người dự cuộc họp có ý kiến trái chiều, thậm chí gay gắt
với Nhiềunau trothànhg cuộcviên họpcóthái độ tiêu cực, thậm chí xích mích lẫn
nhau ngay trong quá trình thảo luận.
Để xử lý tình huống này, người điều hành cần: giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu
hút sự chú ý của những người dự họp và lập lại trật tự một cách dứt khoát và nhẹ nhàng
nhất có thể; sau đó cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng của hoạt động họp đang di n ra,
nhấn mạnh sự hợp tác cần thiết để đạt được mục tiêu của hoạt động này, đồng thời
khuyến khích sự tham gia của tất cả những người có mặt vì sự thành công chung.
2.4.Những4.Tìhngườihuốngthamngườigiadựhoạtcuộcđộnghọphọpbấtthểbìnhhiệnvớisự bấtngườibìnhđiềuvới ngườihành điều hành.

Để xử lý tình huống không mong muốn này, người điều hành hoạt động họp cần

luôn ghi nhớ: cần tránh mọi sự đối đầu trong quá trình điều hành cuộc họp; chú ý lắng

nghe những ý kiến chống đối với thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh những bình luận tức

thời có thể dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; thể hiện rằng mình đã hiểu vấn đề

được đề cập; cố gắng tìm ra mối liên hệ giữa vấn đề căng thẳng được đặt ra với chủ đề

34
chính của hoạt động họp đang được tổ chức, từ đó khéo léo đưa câu chuyện trở

về với nội dung chương trình đã định.

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1. Vai trò của cuộc họp và công tác tổ chức cuộc họp đối với hoạt động quản lý
của cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
2. Các bước tiến hành tổ chức cuộc họp và những công việc cụ thể phải tiến hành
trong mỗi bước đó? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
3. Các bước tiến hành điều hành cuộc họp và những công việc cụ thể phải tiến
hành trong mỗi bước đó? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?
4. Liệt kê các loại văn bản cần thiết phục vụ cho hoạt động tổ chức và điều

hành cuộc họp? Liên hệ thực tế với cơ quan, đơn vị nơi học viên công tác?

Liên5.hệThànhthực tếphầnvới cơhồ quan,sơhộiđơnnghị/cuộcvịnơihọchọpviênthườngcông tác?gồm những văn bản, tài liệu nào?

35