Tiến trình tổ chức họp báo

1. Xác định mục tiêu tổ chức họp báo

VD: có bao nhiêu cơ quan báo chí sẽ tham dự, và số lượng khách hàng đã tiếp cận được với
thông tin nội dung cần họp báo
2. Xác định thời gian và thời lượng diễn ra
THÔNG THƯỜNG, các cuộc họp báo không được tổ chức cuối tuần, ngày nghỉ hay ngày lễ,
mà chúng sẽ được THỰC HIỆN VÀO BUỔI SÁNG VÀO CÁC NGÀY THƯỜNG TRONG
TUẦN. Ngay sau khi sự kiện kết thúc, cánh nhà báo sẽ nhanh chóng tổng hợp thông tin và
đăng những mục tin nóng hổi này ngay trong ngày hôm đó.
THỜI GIAN TỐI THIỂU thường sẽ khoảng 90 phút, và KHÔNG DÀI QUÁ 2 TIẾNG.
3. Tìm địa điểm tổ chức họp báo
Trung tâm hội nghị, hay các phòng hội thảo ở khách sạn, nhà hàng có đầy đủ các yếu tố
giúp cho họp báo được diễn ra một cách thuận lợi. Có đầy đủ bàn, ghế, ánh sáng, âm thanh,
có khoảng trống rộng để phóng viên và nhà báo có thể trực tiếp phỏng vấn và ghi âm.
4. Tổng hợp danh sách khách mời
Trong thiệp mời cần ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm, người tham gia và khoảng thời
gian diễn ra sự kiện. Trước ngày diễn ra sự kiện nên gọi điện để xác nhận xem họ có thể
tham dự hay không, nhằm đưa ra các phương án dự phòng thích hợp.
5. Xây dựng nội dung kịch bản tổ chức họp báo
trong bản nội dung cần phải có những chi tiết như sau:

+ Làm thông cáo báo chí: thông tin về công ty, người phụ trách,… tgian diễn ra
họp báo, nội dung, đơn vị tổ chức
i. Tên, sdt người phụ trách để phóng viên liên lạc khi cần
ii. ND quan trọng cần được đưa lên đầu tiên
iii. TCBC thường được gửi trước 1 tuần cho cơ quan ngôn luận, báo chí trước 1 tuần. Kèm
theo bản cứng và bản mềm trong ngày diễn ra chương trình. Gửi lại TCBC cho phóng
viên 1 lần nữa trước khi bước vào phòng họp

+ Chuẩn bị kịch bản MC

+ Chuẩn bị video, hình ảnh, biểu đồ về nội dung cuộc họp
+ Chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.
+ Làm việc với MC
+ Lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời,
phóng viên.
+ Gửi quà tặng (có giá trị sử dụng và quảng cáo).

Mẫu timeline (agenda) sự kiện họp báo chuyên nghiệp

Sự thành công của sự kiện sẽ được tạo nên từ những chi tiết nhỏ bao gồm cả timeline của chương trình. Bạn có
thể tham khảo mẫu timeline sau đây để có thêm ý tưởng lên kịch bản phù hợp với sự kiện của mình:
 PG đón tiếp các khách mời.
 BTC thông cáo với báo chí và lấy danh sách các phóng viên sẽ tham gia sự kiện.
 Sắp xếp và tổ chức phỏng vấn trước khi chương trình diễn ra.
 PG và nhân viên công ty giới thiệu các sản phẩm cho khách mời, báo chí.
 Tuyên bố lý do tổ chức sự kiện và giới thiệu các đại biểu, khách mời.
 Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc sự kiện.
 Chính thức giới thiệu về sản phẩm mới sắp được ra mắt.
 Diễn ra lễ chứng nhận các nhà phân phối (nếu có).
 Khách mời lên phát biểu (nếu có).
 Các nhà báo, phóng viên cùng doanh nghiệp hỏi đáp và trao đổi.
 MC gửi lời cảm ơn và tuyên bố bế mạc chương trình.
 Kết thúc chương trình, tặng quà tri ân các khách mời và đơn vị báo chí đã tham gia.

6. Giấy phép tổ chức họp báo

Điều kiện để có thể tổ chức cuộc họp báo:

 Tổ chức, công dân muốn họp báo phải báo trước bằng văn bản chậm nhất là 24
tiếng đồng hồ, trước khi họp báo cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí
 Nội dung họp báo phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục đích của tổ chức
đó. Việc họp báo chỉ được tổ chức khi cơ quan quản lý nhà nước về báo chí đồng ý
bằng văn bản, trong thời gian chậm nhất là 6 tiếng đồng hồ trước khi họp báo.
 Đối với họp báo trong nước: Tổ chức, công dân ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông.
 Đối với cơ quan đại diện nước ngoài có trụ sở ở các địa phương ngoài Hà Nội, khi
họp báo có mời công dân Việt Nam tham dự thì thông báo bằng văn bản cho Sở
Thông tin và Truyền thông; đồng thời thông báo cho Sở Ngoại vụ.
  Đối với cơ quan nước ngoài và cá nhân người nước ngoài họp báo ở địa phận nào
thì đăng ký bằng văn bản với Sở Thông tin và Truyền thông chậm nhất trước 48 giờ.
Hồ sơ để xin giấy phép sẽ bao gồm:

 Nội dung
 Mục đích
 Thời gian, địa điểm
 Người chủ trì họp báo
 Thành phần tham dự
 Các chi tiết khác có liên quan: trưng bày tài liệu, hiện vật…
Bên cạnh đó, cần nộp thêm một số giấy tờ như sau:

 Nộp Bản sao Giấy thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức, doanh
nghiệp
 Danh sách cơ quan báo chí tham gia họp báo
 Chương trình họp báo
 Thông cáo báo chí
 Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức sự kiện.
Và chỉ được tiến hành cuộc bọp báo khi có đủ điều kiện sau:

 Trường hợp tổ chức, công dân Việt Nam muốn họp báo: Việc họp báo chỉ được tổ
chức khi Ủy ban nhân dân Thành phố đồng ý bằng văn bản trong thời hạn chậm
nhất là sáu (6) tiếng đồng hồ trước khi họp báo.
 Trường hợp Cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam có nhu cầu tổ chức họp báo;
Đoàn khách nước ngoài thăm Việt Nam theo lời mời của các Bộ, ngành, địa phương
hoặc cơ quan nhà nước khác của Việt Nam có nhu cầu họp báo: Sau 30-45 ngày kể
từ khi nhận được đơn đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông trình Ủy ban nhân dân
Thành phố. Nếu không có ý kiến thì việc họp báo coi như được chấp thuận.

7. Chuẩn bị và trang trí địa điểm tổ chức