BÀI 2: THÔNG CÁO BÁO CHÍ (Phần 1)

01 Lịch sử & Khái

niệm TCBC

02 Vai trò và mục đích của

TCBC

03 Đặc điểm ngôn ngữ

trong TCBC
To succeed as a PR pro, it’s vital to have a
passion for writing and communication,
and to be committed to excelling in both.
You’re bound to fail if you don’t
Here are some of the many materials and messages that
public relations professionals have to write:

Press/News releases
Fact sheets
Feature articles
Social media messages
Blog posts
Speeches
PowerPoint presentations
Brochures
Media pitches
Statements
Website messages
- “Mọi người nhìn chúng ta như thế nào là TẤT CẢ
NỘI DUNG của hoạt động quan hệ công chúng
của chúng ta”, J.Mkaul (chuyên gia PR của Ấn Độ)

- Với PR, văn bản là công cụ THƯỜNG XUYÊN

NHẤT để truyền tải thông điệp (TCBC, bài báo, bài
phát biểu, bản tin nội bộ, brochure, bài PR…)
TCBC ĐẦU TIÊN ĐÃ ĐƯỢC RA ĐỜI
NHƯ THẾ NÀO?
 LỊCH SỬ & KHÁI NIỆM TCBC
• Năm 1906, Ivy Lee lần đầu tiên cố vấn cho giới
chủ đường sắt không trốn tránh mà phải hợp
tác với nhà báo.
• Trong thời gian này, Ivy Lee phát hành thông cáo
báo chí đầu tiên của ngành PR để chủ động
cung cấp thông tin nhanh chóng, ngắn gọn về
các vụ tai nạn đường sắt vừa xảy ra cho nhà
báo biết.
Tờ New York Time đã in nguyên văn
bản thông cáo này.

Quan điểm của Lee được đánh giá

cao bởi phong cách thẳng thắn, khác
biệt hoàn toàn với những người
trong ngành cùng thời và cả sau này.
THÔNG CÁO BÁO CHÍ LÀ GÌ?
 Khái niệm Thông Cáo Báo Chí

• “Thông cáo Báo chí là một văn bản được viết trực
tiếp cho các thành viên của giới truyền thông
nhằm mục đích thông báo một tin tức có giá trị”
(Theo Wikipedia)
• “Thông cáo báo chí (press release) là một thông
báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải
tới giới truyền thông”. – Theo HubSpot.
• Thông cáo Báo chí tiếng Anh gọi là Press Release,
hoặc News Release phải chứa tin (thông điệp
muốn gửi giới báo chí/truyền thông).
TCBC (Press Release/News Release) là thông
tin mà một tổ chức/cá nhân mong muốn
phát hành tới các phương tiện truyền thông.

Nội dung thường có các điểm chính sau:

- Thông cáo quảng bá (publicity release)
- Thông cáo sản phẩm/dịch vụ
- Thông cáo tài chính
 TCBC ĐÓNG VAI TRÒ GÌ?

• Là cầu nối giữa doanh nghiệp với báo chí và

công chúng.
• Là tiếng nói chính thức của doanh nghiệp
• Đối với các chuyên viên PR, TCBC được xem là
một trong những tài liệu quan trọng công bố cho
báo giới, truyền thông (Media Kit).
• Đối với các nhà báo/tòa soạn báo, TCBC được
xem là nguồn tin để có thông tin cho bài viết
DOANH BÁO CÔNG
TCBC
NGHIỆP CHÍ CHÚNG
 MỤC ĐÍCH CỦA TCBC ĐỂ LÀM GÌ?

• Mục đích cao nhất là được đăng tin và đăng vị

trí tốt nhất.
• Cung cấp thông tin cho báo chí
• Giải đáp câu hỏi của dư luận.
• Hỗ trợ tìm hiểu về sản phẩm/ dịch vụ.
• Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

>> THU HÚT SỰ CHÚ Ý CỦA GIỚI BÁO CHÍ,

TRUYỀN THÔNG
 TCBC được gửi cho ai?
• Phóng viên;
• Trưởng trang/chuyên mục;
• Biên tập viên;
• Thư ký Tòa soạn;
• Phó Tổng Biên tập;
• Tổng Biên tập.
 Yêu cầu của TCBC

• Kích thích tò mò
• Trình bày ngắn gọn
• Tập trung chủ đề chính
• Nêu bật ý quan trọng
• Ngôn ngữ dễ hiểu
“Không có gì nhàm chán hơn tin tức
của ngày hôm qua”.

(Thomas H. Bivins, 2014)

- TCBC có 3 yếu tố: quảng bá, góc độ khai thác
và câu chuyện
- Phong cách của TCBC là câu chuyện đi
thẳng vào tin tức. Bắt đầu với một đoạn mào
đầu (lead) và thông tin theo thứ tự tầm quan
trọng giảm dần.
Phong cách này được gọi là phong cách
kim tự tháp ngược (inverted pyramid style).
- TCBC được sử dụng trích dẫn chính xác.

(Thomas H.Bivins – Đại học Oregon)

Ngôn từ của TCBC như thế nào?
1. Tính thời sự và
ngắn gọn: Tính
thời sự và tính ngắn
gọn của thông cáo
báo chí là hai đặc
điểm thường đi
cùng với nhau. Hơn
nữa thông cáo báo
chí ngắn gọn, rõ
ràng sẽ gây được
thiện cảm tốt hơn
với người biên tập
so với thông cáo
báo chí dài dòng.
2. TCBC được phát hành
phải đảm báo tính nhất
quán và chính danh của
thông tin. Đây là yếu tố
rất quan trọng, phản ánh
quan điểm đồng nhất của
tổ chức trước một vấn đề,
sự kiện.

TCBC được chịu trách

nhiệm bởi (nhóm ) người
có tiếng nói đại diện cho
quan điểm của tổ chức đó.
3. Tính chuẩn xác cao của thông tin

Một TCBC hiệu quả trước hết phải

cung cấp được những thông tin xác
thực cho báo chí . Xét cho cùng giá trị
của thông tin nằm ở tính chính xác và
trung thực của nó.

Phóng viên , biên tập viên,

tòa soạn báo có nhiệm vụ
kiểm chứng thông tin trước
khi đưa vào bài viết

Khi xảy ra việc đưa tin thiếu chính

xác, tổ chức phát hành TCBC cần
có hành động đính chính ngay để
tránh sự hiểu nhầm của báo chí và dư
luận
4. Tính quan yếu và lôi cuốn
TCBC chỉ ra đời khi có thông tin
quan trọng liên quan đến một sự Mức độ quan trọng
kiện nào đó mà tổ chức nhận thấy của thông tin trong
cần phải công bố trước công TCBC được đánh giá
chúng thông qua phương tiện bởi hai tiêu chí là sự
truyền thông. quan tâm của cơ
quan truyền
Một TCBC muốn thu hút sự thông/công chúng
quan tâm của biên tập viên cần đối với các thông tin
phải được viết rõ ràng, mạch này và mức độ tác
lạc, chuẩn xác với văn phong động, tầm ảnh
của báo chí với mô hình phù hưởng của thông tin
hợp và kích thích được sự tò này đối với công
mò. chúng.
 Thông cáo báo chí (Press Release)

Cung cấp • Viết đúng cách

thông tin báo • Chứa thông tin
chí • Thông tin kịp thời, chính
xác

• Biên tập lại, viết lại để

Nguồn thông sử dụng, đăng
nguyên văn
tin cơ bản cho
báo chí • Cử PV/BTV xác minh,
phỏng vấn thêm để
viết tin, bài
Cần hiểu gì để đưa TCBC đúng đối tượng?
1. Hiểu tổng quan về báo
chí: Có kiến thức vế tổng
quan báo chí, cách viết tin,
thu thập tin tức, phỏng vấn
và các mô hình khi viết tin.
Hiểu rõ ngành
mình đang công
tác.

VD: Nếu PR cho

ngành dược, ngành
mỹ phẩm, giáo dục,
thực phẩm, thời
trang... thì bạn phải
có những hiểu biết
nhất định về ngành
mình đang PR.
Hiểu đặc thù
của những
báo, đài được
nhận TCBC
(thậm chí đặc
điểm tính cách,
văn phong viết
lách của người
nhận, cụ thể là
phóng viên, biên
tập viên…)
Hiểu rõ mục đích, mục tiêu
thông tin của TCBC:
Người viết TCBC cần xác
định xem, qua TCBC này
công ty, tổ chức muốn đạt
được điều gì?
Hiểu về mô hình truyền thông
Mô hình truyền thông của C. Shannon & Weaver
được đưa ra vào năm 1949. Đây là một mô hình cơ
bản, được sử dụng hết sức rộng rãi và được coi là
một trong những mô hình truyền thông phổ biến
nhất. Mô hình này cho thấy, thông tin được bắt
đầu từ nguồn phát (chủ thể truyền thông), sau
khi thông điệp được mã hóa sẽ truyền tải các
kênh truyền thông, thông điệp sẽ được giải mã
và đến với người tiếp nhận thông điệp. Ngoài
ra, mô hình Shannon còn có thêm yếu tố nhiễu,
có thể gây ảnh hưởng tới tính rõ ràng, sự chính
xác của thông điệp hay làm giảm khả năng tiếp
nhận thông điệp của người nhận.
Lý thuyết “Two step flow theory - dòng chảy
hai bước” được giới thiệu lần đầu tiên vào
năm 1944 ở Mỹ, trong một nghiên cứu của
Paul Lazarsfeld, Bernard Berelson, và Hazel
Gaudet có tên “The People’s Choice”. Nghiên
cứu này tập trung vào quá trình ra quyết
định của con người và tác động của truyền
thông đại chúng đến quá trình này. Lý
thuyết này sau đó được phát triển bởi Katz
and Lazarsfeld vào năm 1955; trong đó thông
tin được tiếp nhận bởi những “người gác
cửa” chủ chốt (thường là những thủ lĩnh tư
tưởng), sau đó họ sẽ tiếp tục diễn giải cho
giới công chúng.
 THỦ
CÔNG LĨNH THÔNG NGƯỜI
CHÚNG TƯ ĐIỆP GỬI
TƯỞNG

Theo mô hình này, nếu người làm PR tung

ra một thông cáo báo chí, thì những nhà
báo/giới truyền thông được mời tham gia
chiến dịch sẽ đóng vai trò thủ lĩnh tư
tưởng và diễn giải thông tin cho độc giả.
Randy Bobbit và Ruth Sullivan trong cuốn
Phát triển chiến dịch PR (Developing the
Public Relations Campaign) đã viết rằng:
Ngày nay, những người hoạt động quan hệ
công chúng dùng mô hình này ở các kiểu
chiến dịch khác nhau bằng việc xác định
đối tượng mục tiêu cho thông điệp của
mình, sau đó xác định các nhóm người
lãnh đạo ý kiến.
Biết kết nối sự kiện được thông
báo với tin nóng của ngành, hay
tin thời sự.
Người viết PR khi soạn thảo TCBC phải suy
nghĩ về MỘT CÂU CHUYỆN ĐÁNG ĐƯA TIN

Học cách suy nghĩ như một BIÊN TẬP VIÊN

(có đến 70% TCBC mà BTV nhận mỗi ngày
đều KHÔNG ĐƯỢC SỬ DỤNG
Nghĩ và tự hỏi trước khi viết TCBC
Who: Ai? Để xác định rõ ai là chủ thể của TCBC? Một người, một
nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc một hoạt động nào đó.

What: Cái gì? Cái gì xảy để phương tiện truyền thông và công chúng
nên biết. Thông tin này có thu hút họ không? Chủ đề của TCBC là gì?

Where: Ở đâu? Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ nơi
diễn ra sự kiện. Tạo mọi thông tin để thuận tiện cho phóng viên tiếp
cận nơi diễn ra sự kiện một cách nhanh chóng và thoải mái.

Why: Vì sao? Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan

truyền thông hay công chúng phải quan tâm?

When: Khi nào? Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian phải thật cụ thể
và rõ ràng.

How: Như thế nào? Cụ thể và tỉ mỉ; làm thế nào để diễn đạt chuẩn
xác và thu hút nhất? Chuẩn bị tư liệu nào? Hình ảnh ra sao…
 Thảo luận

Trường hợp/dịp cụ thể cần viết thông cáo báo chí?

 Đề tài phổ biến trong TCBC

1. Ra mắt sản phẩm mới;

2. Công bố chương trình khuyến mãi;
3. Công bố dự án đầu tư; Công bố dự án tài trợ;
4. Công bố lễ động thổ;
5. Thông tin về lễ khánh thành;
6. Thông tin về nhà máy mới;
7. Công bố dự án hợp tác;
8. Công bố kết quả khảo sát, nghiên cứu, giải thưởng;
9. Giới thiệu nhân sự cấp cao mới;
10. Phát ngôn về vấn đề liên quan/thu hút quan tâm của
công chúng trong thời gian qua.
 3 Loại TCBC phổ biến

• TCBC công bố sự kiện sắp diễn ra hay một vấn

đề cá nhân nào đó
• TCBC thông tin/làm rõ/giải thích về một vấn
đề/sự kiện/thu hút sự quan tâm dư luận
• TCBC thông tin có ý nghĩa để xây dựng hình
ảnh cá nhân hoặc tổ chức.
BÀI 2: THÔNG CÁO BÁO CHÍ (phần 2)

Hình thức văn bản trình bày TCBC 1

Bố cục nội dung của TCBC
2

Công thức 5W1H và mô hình tháp

ngược trong TCBC
3

Những đề tài phổ biến của 4

TCBC
 Hãy đọc một số TCBC sau đây

• TCBC 1
• TCBC 2
• TCBC 3

Đọc kỹ các TCBC mẫu và nhận xét bố cục và hình

thức trình bày thông cáo báo chí như thế nào?
 Hình thức trình bày TCBC
• TCBC được trình bày trên giấy Letter head
hoặc giấy A4;
• Cách dòng 1.5 lines hoặc 2 lines;
• Lề trái và phải ít nhất là 1 inch; tổng cả 2 lề trái
và phải không dưới 4cm
• Độ dài: 1 mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2
mặt, tất nhiên có trường hợp đặc biệt;
• Font chữ: Times New Roman/Arial, size 12-13
• Tiêu đề được VIẾT HOA TOÀN BỘ, cách dòng
đơn, đặt giữa
• Phần thân TCBC cách dòng đôi
• Các đoạn được lùi đầu dòng với
khoảng cách dòng bình thường giữa các
đoạn.
• Các trang được đánh số thứ tự; nếu
TCBC có NHIỀU HƠN 1 TRANG, từ còn
tiếp được đặt trong ngoặc đơn hoặc giữa
dấu 2 gạch nối ở cuối trang
• Ngày phát hành xuất hiện trên lề phải
• Kết thúc thông cáo báo chí nên dùng
dấu hiệu ###.
 Bố cục nội dung của TCBC
Gồm 7 phần:
1. Nguồn tin: bao gồm tên, địa chỉ, logo, thông tin liên lạc của
doanh nghiệp/tổ chức.
2. Tên văn bản: THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không viết chung
chung là “thông tin chương trình, thông tin sự kiện, thông tin
doanh nghiệp….”
3. Tiêu đề của TCBC
4. Ngày, tháng, năm, nơi: thời điểm, nơi phát hành thông cáo
báo chí
5. Nội dung chính (4 đoạn)
6. Thông tin về tổ chức/doanh nghiệp phát hành TCBC
7. Thông tin liên hệ người phụ trách việc cung cấp thông tin
cho báo chí khi cần.
Nguồn tin:

- Nguồn tin bao gồm

tên, địa chỉ, thông tin
liên lạc của tổ chức,
cá nhân ra TCBC.
- Đây thường là logo
và địa chỉ của công
ty có thông tin
muốn gửi đến công
chúng.
- Chức năng của
phần này nhằm
giúp cho phóng
viên nhìn vào
TCBC có thể xác
định được ngay
TCBC này viết về
công ty nào
Tên văn bản:

THÔNG CÁO BÁO CHÍ

Cách trình bày chữ

THÔNG CÁO BÁO CHÍ
nên VIẾT IN HOA, có
gạch dưới (THÔNG
CÁO BÁO CHÍ) và ở
bên lề trái.
Tiêu đề:

- Phần quan trọng nhất của TCBC, nêu

khái quát nội dung chính.
- Mục đích của tiêu đề là giúp cho BTV, PV
có sự nhìn nhận nhanh chóng về nội dung
của TCBC
- Vị trí của tiêu đề nằm ngay dưới chữ
THÔNG CÁO BÁO CHÍ cách 1-2 dòng,
chính giữa trang văn bản.
- Tiêu đề nên được viết chữ IN HOA, tô
đậm và cỡ chữ lớn hơn phần nội dung
Thời gian, địa điểm (ngày, tháng,
năm, nơi phát hành TCBC:

- Dòng thời gian, địa điểm xuất hiện

lúc bắt đầu đoạn một.
- Địa điểm là thành phố nơi mà
thông cáo được viết/sự kiện
diễn ra
- Địa điểm viết hoa tất cả các chữ
- Dòng ghi thời gian, địa điểm luôn
được in đậm hoặc in nghiêng để
làm nổi bật.
VD:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 25

tháng 2 năm 2019

Hà Nội, ngày 27 tháng 2 năm 2019

Nội dung chính: 4 đoạn

Đoạn 1:

- Nên viết như một tin hoàn chỉnh cho các media có thể sử
dụng được ngay;
- Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, thu hút sự chú ý của báo
chí;
- Thể hiện các mục đích chính qua 5W1H;
>> Đây là đoạn chốt yếu có thể đứng độc lập; phần quan
trọng nhất của TCBC
Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 8 năm 2013, Khóa học hè
thường niên về quản trị PR dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ được
tổ chức lần thứ 5 tại Hà Nội từ ngày 05 đến ngày 10 tháng 9 năm 2013 do
trường Đại học Kinh tế Tài chính chủ trì.
Đoạn 2: Nêu các chi tiết khá quan trọng của thông
tin, phát triển thêm ý của đoạn mở đầu.
Đoạn 3: Trích dẫn người có quyền thông tin cao
nhất hoặc người phát ngôn trong phạm vi được
giao; trích dẫn phải cụ thể, hướng đến chủ đề/nội
dung chính TCBC
Đoạn 4: Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ,
thông tin phong phú hơn ngoài các thông tin cốt
yếu, thông tin không quan trọng lắm.
 Lưu ý về trích dẫn

• Các trích dẫn tạo thêm sự thu hút cho TCBC

• Các trích dẫn cần CHỌN LỌC và đặt chúng vào
VỊ TRÍ PHÙ HỢP trong TCBC.
• Hãy biên tập và sắp xếp cho thông tin trích
dẫn trở nên thú vị, chọn thông tin quan trọng
nhất, đắt giá nhất
Thông tin về tổ
chức/doanh nghiệp:
- Đưa ra những thông
tin cơ bản giới thiệu
về công ty, ngành
nghề, doanh số,
nhân viên…nhằm
giúp phóng viên hình
dung ra được mục
tiêu, độ lớn, lĩnh vực
kinh doanh của tổ
chức.
- Nên soạn thảo
chính xác một lần
và sử dụng thống
nhất cho tất cả
TCBC của công ty
(cập nhật khi có số
liệu thay đổi).
Ví dụ:
Về Tập đoàn Điện tử Samsung:

Samsung Electronics là tập đoàn đa quốc gia hàng đầu thế giới
trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị bán dẫn, truyền thông và
công nghệ kỹ thuật số với tổng doanh số đạt 57 tỷ USD và lợi
nhuận ròng đạt 7,6 tỷ USD trong năm 2005. Số lượng nhân viên
lên đến 128.000 người tại 90 văn phòng ở 51 quốc gia. Hoạt
động của Samsung Electronics tập trung vào 5 lĩnh vực chủ yếu:
các thiết bị điện tử gia dụng kỹ thuật số, truyền thông kỹ thuật
số, màn hình LCD, chip bán dẫn, hệ thống mạng viễn thông.

Trong 5 năm qua, Samsung Electronics được công nhận là

thương hiệu có tốc độ tăng trưởng cao nhất trên toàn cầu. Theo
đánh giá hàng năm của tạp chí Interbrand thuộc Business Week,
Samsung Electronics đang xếp thứ 20 trong số 100 thương hiệu
lớn nhất toàn cầu. Giá trị thương hiệu của Samsung Electronics
hiện nay đạt 14,95 tỷ USD, tăng 186% trong vòng 5 năm qua.
Thông tin liên hệ người phụ
trách vấn đề thông tin báo chí:
- Rất quan trọng và đòi hỏi phải
chính xác;
- Là người nắm rõ thông tin nhất
và có quyền trả lời báo chí (đại
diện tổ chức phát ngôn, thông
tin cho báo chí)
- Cần đủ thông tin: Họ tên, chức
vụ, điện thoại Công ty, Hand
phone/Email/ FB/Zalo/Viber…
- Cả người của agency (nếu TCBC
do cả Công ty và Agency phối hợp
làm).
Ví dụ:
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ: 1.
Nguyễn Phi Như- SSDG PR Manager
(T): +84 903 398 098
(E): phi-nhu.nguyen@ssdg.com.vn

2. Trần Thị Thanh Tâm - AVC Communications PR

Executive
(T): +84 983 160 986
(E): thanhtam.tran@avc.com.vn
Mô hình kim tự tháp ngược trong
THÔNG CÁO BÁO CHÍ
TCBC đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp
ngược;
Mức độ quan trọng của thông tin giảm dần từ đáy
xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Kỹ thuật này được gọi là
BLOT (bottom line on top).
Phần đầu TCBC là quan trọng nhất và chứa đầy đủ
thông tin theo nguyên tắc 5W+1H;
Phần tiếp theo chi tiết hóa phần đầu hoặc những lời
trích dẫn;
Phần cuối là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát hành
TCBC và thông tin liên hệ.
TCBC cần trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và
tập trung vào chủ đề.
TCBC cần kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan
tâm của giới báo chí, truyền thông.
Thông cáo báo chí được viết theo
KIM TỰ THÁP NGƯỢC

Phần khởi
nêu bật nội dung chính

Mở rộng
Làm rõ thêm cho nội
dung chính)
Nền
bổ sung thông tin
công ty, sự kiện, sản
phẩm
 Mô hình tháp ngược trong TCBC

• Báo chí thường cắt gọt bớt độ dài các thông

tin trong TCBC từ dưới lên trên và bắt đầu
biên tập lại.
• Mô hình tháp ngược làm nổi bật các thông
tin quan trọng, giúp người đọc không bị bỏ sót
thông tin.
• Công chúng thường không đọc toàn bộ nội
dung bài báo mà chỉ đọc tiêu đề và một hai
đoạn đầu tiên, nếu không cảm thấy hấp dẫn thì
họ không đọc tiếp nữa
BỐ CỤC TIN, BÀI THÁP NGƯỢC

Thông tin quan trọng nhất

Thông tin ít quan trọng

hơn

Thông tin ít quan

trọng nhất
 5W1H trong TCBC
Một TCBC thường được viết theo công thức 5W+1H và
Mô hình tháp ngược.
- Công thức 5W +1H
• Who - Ai: Để xác định rõ ai là chủ thể của sự kiện/hoạt
động được nêu trong TCBC.
• What - Cái gì: Là sự kiện/hoạt động được nêu trong
TCBC
• Where - Ở đâu: Nơi sự kiện/hoạt động diễn ra.
• When - Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào? Cần thật cụ
thể và rõ ràng.
• Why - Vì Sao: Lý do, mục đích sự kiện/hoạt động này
được tổ chức. Tầm quan trọng và ý nghĩa của sự
kiện/hoạt động này.
• How: Đi vào chi tiết, làm rõ hơn các thông tin đưa ra
 5W +1H trong TCBC

5W+H : Ai, cái gì, khi nào, ở đâu,

tại sao, như thế nào (đoạn 1)
Thông tin phát triển chi tiết/mới
Trích dẫn nguồn tin
(đoạn 2, 3…)
Kết thúc nhắc lại (đoạn 4)

Thông tin nền

Thông tin liên hệ
Lưu ý khi viết TCBC hình tháp ngược (tt)

• Đoạn 1 và tiêu đề là hai phần quan trọng nhất

của TCBC.
• Đoạn đầu tiên tóm tắt ngắn gọn những thông
tin quan trọng nhất: thông tin chính bằng cách
sử dụng công thức 5W+H; 4W buộc phải có ở
đoạn 1: Who, What, When, Where, còn Why tùy
từng trường hợp
• Đoạn 1 khoảng 50-70 từ (như 1 tin vắn tắt)
• Đoạn 2 dài nhất so với các đoạn khác, cung
cấp thông tin bổ sung chi tiết hơn cho đoạn
1, tuy nhiên cũng không nên viết quá 200 từ
• Đoạn 2-3 thường là đoạn trích dẫn. Lấy câu
nói, câu phát biểu của người có quyền
thông tin cao nhất/ người phát ngôn trong
phạm vi được giao về vấn đề đang đề cập
đến trong TCBC để đưa vào đoạn 3. Khi
trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội
dung của TCBC, phù hợp với tiêu đề.
• Đoạn 4 nên nhắc lại/nhấn mạnh về chủ đề
của TCBC một cách ngắn gọn, trong khoảng
2-3 dòng để giúp phóng viên nhớ lại thông tin
chính cần lưu ý và cần đưa tin trong TCBC.
Tít chính – Tít phụ (tt)
Tít chính:
• Thể hiện được thông điệp của công ty;
• Giật tít phải ngắn gọn, ấn tượng, mạnh mẽ và gây sự chú ý;
• Chữ in hoa toàn bộ.
• Cỡ chữ to, đậm.
• Nằm dưới phần liên hệ 2 dòng.
• Tránh chữ bị xuống hàng (rớt hàng) vô lý
Tít phụ:
Thể hiện những thông điệp phụ (nếu có);
Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp và cần được làm rõ;
Cỡ chữ nhỏ hơn tít chính, đậm, nghiêng.
Nằm dưới phần tít chính.

Ví dụ: SAMSUNG VINA TỒNG KẾT THÀNH CÔNG GIAI

ĐOẠN I CHƯƠNG TRÌNH “TỪ TRÁI TIM ĐẾN TRÁI TIM”

300.000 USD được quyên góp thêm cho giai đoạn II của
chương trình
 Lưu ý khi viết tiêu đề trong TCBC
• Tiêu đề chỉ nên khoảng 10-16, không nên viết
quá dài; trình bày trong hai dòng hoặc ít hơn, 1
dòng là lý tưởng nhất.
• Khi đã xác định được chủ đề thì lấy chủ đề
làm tiêu đề của TCBC.
• Tiêu đề cần trực diện, đi thẳng vào vấn đề,
không dùng dấu chấm hỏi/chấm than
• Không giật tít/câu view hay đem lại sự nghi
ngờ/chất vấn
• Tránh sử dụng tính từ và những từ thể hiện
mức độ tuyệt đối. Hãy viết theo phong cách
đơn giản, dễ hiểu và có giá trị tin tức.
Các biên tập viên/phóng viên thường mất chưa
đến 30 giây để lướt qua 1 TCBC. Quyết định có
sử dụng đăng tin phụ thuộc rất nhiều vào cách
thể hiện ở tiêu đề và đoạn đầu tiên của TCBC

• 2 yếu tố quan trọng tạo nên thành công

của một TCBC là CÁCH TRÌNH BÀY và
CÁCH VIẾT.
• Một TCBC xuất sắc cần đạt 3 yếu tố sau:
- Rõ ràng, dễ đọc, dễ xem
- Hấp dẫn
- Giảm thiểu công tác biên tập
Thông cáo báo chí vẫn là dạng nội dung
đáng tin cậy nhất khi làm truyền thông.

Khán giả đang dần đánh mất niềm tin vào

báo chí cũng như các trang tin thường nhật.
Tuy nhiên, thông cáo báo chí lại là ngoại lệ.
Theo như những dữ liệu khảo sát từ Cision,
42% người tin rằng thông cáo báo chí là
dạng nội dung đáng tin cậy nhất. Xếp sau đó
lần lượt là tin từ phát ngôn viên (29%) và dữ
liệu từ website công ty (21%).

(Nguồn: Meltwater, 20 thống kê quan trọng

về ngành PR trong năm 2022)
Hơn 73% nhà báo chuộng thông cáo báo chí trực
tuyến.

Đây là điều quan trọng mà các chuyên gia PR cần phải

biết vì nó nhấn mạnh tầm quan trọng của nền tảng kỹ
thuật số. Thông cáo báo chí trực tuyến thúc đẩy lưu
lượng truy cập không phải trả tiền (organic traffic)
đến trang web của bạn, giúp tăng thứ hạng trên các
công cụ tìm kiếm.

94% chuyên gia PR công nhận rằng email 1:1 là cách

tốt nhất để thu hút các nhà báo.

Email 1:1 giúp xây dựng tương tác gần gũi, đo lường
hiệu quả giao tiếp và chia sẻ tập tin một cách dễ
dàng.
(Nguồn: Meltwater, 20 thống kê quan trọng về ngành
PR trong năm 2022)
 VIẾT EMAIL GỬI NHÀ BÁO,
GIỚI TRUYỀN THÔNG
1. Tiêu đề email nên viết một tiêu đề ngắn gọn về nội
dung event/TCBC/vấn đề cần trao đổi với nhà báo
2. Lời chào trang trọng, xưng hô chuẩn mực
3. Viết phần tóm tắt với những thông tin chính cơ bản
ngắn gọn
4. Đính kèm file/link thông tin và hình ảnh chi tiết đi
kèm (chú ý kiểm tra attach file chính xác).
5. Lời kết ĐỂ HƯỚNG MỞ, NHỜ HỖ TRỢ THÔNG TIN
(không mang tính chất bắt buộc/ra lệnh/áp đặt/giọng bề
trên)
6. Thông tin liên hệ
7. Lời cảm ơn trân trọng
 Tiêu đề email là ấn tượng đầu tiên
• Ngắn gọn, dễ hiểu và vào thẳng ý chính. Độ
dài được hiển thị tối ưu nhất thì nội dung tiêu đề
chỉ nên khoảng 8-10 từ.
• Nên đề cập nội dung tiêu biểu của TCBC để
nhà báo có thể hình dung được email này là về
vấn đề gì
• Có thể mượn những headline mang tính thời
sự, trích dẫn số liệu đáng chú ý, hoặc liên
kết với những chủ đề mà nhà báo đang quan
tâm.
Nội dung email hãy nhấn mạnh thông tin
có giá trị
• Thay vì mở đầu giới thiệu dông dài, hãy trích dẫn
thông tin nổi bật và đáng chú ý của TCBC đề cần
trao đổi để đi vào trọng tâm.
• Sử dụng bullet points để giới thiệu những ý
chính nổi bật.
• Nhấn mạnh rằng TCBC có ích gì đối với độc giả
của toà soạn. Nhấn mạnh giá trị tin tức (bằng số
liệu, dẫn chứng xu hướng, nhận định của chuyên
gia...) để phóng viên thấy được lý do tại sao nên sử
dụng thông tin do doanh nghiệp gửi đến.
 Lời kết tinh tế và tạo thiện cảm

• Kết thúc email bằng lời cảm ơn và nhắc lại lời

kêu gọi hành động (call-to-action).
• Nên để hướng mở, cầu thị chia sẻ, hỗ trợ và
giúp đỡ từ phía nhà báo
• Tuyệt đối không dùng những câu mệnh lệnh
• Nói ngắn gọn, không dong dài
• Sử dụng ngôn từ giản dị, trang trọng
• Cung cấp thông tin liên lạc đại diện truyền thông
của doanh nghiệp để nhà báo có thể liên hệ khi
cần trao đổi thêm thông tin.
 Nội dung email nên dài hay ngắn?

• Độ dài tối ưu: Nếu thông tin doanh nghiệp

đưa ra mang tính thời sự và đủ sức hút thì
không cần phải lo lắng về độ dài email.
• Tuy nhiên, hãy viết súc tích nhất có thể.
• Nghiên cứu của Constant Contact chỉ ra rằng
những email có độ dài 20 dòng (khoảng 200
từ) sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất.
Nên gọi điện, thông báo cho nhà báo trước khi gửi.

Hãy trực tiếp gọi điện hỏi người phóng viên đó

xem còn cần thêm thông tin gì nữa không.
Tránh sử dụng tính từ và những từ thể hiện
mức độ tuyệt đối. Hãy viết theo phong cách
đơn giản, dễ hiểu và có giá trị tin tức.

Viết phần tóm tắt với những thông tin cơ bản:

Ai tổ chức sự kiện? Về cái gì ? Ở đâu? Khi
nào? Và phải đảm bảo những thông tin này
chính xác, không có sai sót nào, dù là nhỏ
nhất.
• Kiểm tra và sửa lại những lỗi sai chính tả, văn phạm,
lỗi đánh máy, tên toà soạn, tên nhà báo.
• Đừng quên đính kèm file TCBC và hình ảnh. Ngoài ra,
đôi khi nhà báo sẽ kiểm tra email bằng điện thoại và
không thuận tiện mở file đính kèm. Trong trường hợp
này, bộ phận PR của nhãn hàng có thể đưa văn bản
của TCBC vào email (sau phần kết) để nhà báo dễ
dàng tiếp cận nội dung.
• Tránh tuyệt đối KHÔNG GỬI thông cáo báo chí cùng
lúc cho nhiều phóng viên bằng cách đánh một danh
sách các địa chỉ phóng viên vào dòng “To”.
• Nên dùng chức năng BCC (để người nhận không
biết gửi cho ai) hoặc nên gửi riêng từng nhà báo.
Không được để lộ thông tin của nhà báo, phóng viên.
 HƯỚNG DẪN THI GIỮA KỲ
• VIẾT 1 THÔNG CÁO BÁO CHÍ + 1 email gửi
cho nhà báo, giới truyền thông
• Thời gian thi: 120 phút (13h30-15h30)
• Có mặt đúng giờ hoặc sớm hơn 10-15 phút để
chuẩn bị. Đi trễ = VẮNG THI
• Được đem máy tính để tìm kiếm tư liệu liên
quan doanh nghiệp
• Hình thức làm bài: Đánh máy trên word theo
đúng format của TCBC và email đã học
• Lớp trưởng tạo link drive để lớp nộp bài và
khóa link lúc 16h00 (30p nộp, trừ hao
internet)
 YÊU CẦU VÀ TÍNH ĐIỂM
• TCBC 7 điểm
• Email 3 điểm
• Viết đúng bố cục và hình thức trình bày đã học (7
phần)
• Không sai chính tả, moras, lỗi tiêu đề, rớt dòng, viết
đạt tháp ngược…
• TCBC phải có trích dẫn ý kiến phát ngôn liên quan
• Nhìn bài chép giống nhau: 0 điểm
• Chép bài sẵn ở nhà: 0 điểm
• Đi trễ quá 15 phút: CẤM THI, nhắc 3 lần trong lúc
thi: 0 điểm
• Nộp bài trễ 5 phút khi GV yêu cầu nộp: - 3 điểm bài
thi