Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng



CUỘC HỌP KINH DOANH

Học phần: Giao tiếp trong kinh doanh

Lớp: 46K25.1 (Nhóm 1,2,3,4)

Đề tài: Công ty bạn chuẩn bị tổ chức liên hoan cuối năm. Công ty
họp để bàn các công việc cần chuẩn bị để sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Đà Nẵng, tháng 03/2022

 I. Phân vai
1. Lãnh đạo (Phó giám đốc) – Đặng Ngọc Hưng Phát
2. Chủ trì (Trưởng phòng nhân sự) – Nguyễn Phạm Thúy An
3. Thư ký (Trợ lý của Giám đốc) – Nguyễn Huyền Trang
4. Quản lý sản xuất – Cái Thị Thu Diễm
5. Trưởng phòng Tài vụ - Lê Thanh Thúy
6. Chuyên viên Kinh doanh – Võ Thị Mĩ Chính
7. Trưởng phòng Công nghệ thông tin – Thái Hữu Anh Tuấn
8. Trưởng phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm – Lê Nguyễn Thị Cẩm Hồng
9. Chuyên viên Marketing – Nguyễn Thị Kim Thùy
10. Nhân viên Kinh doanh quốc tế - Phan Thị Thanh Hoài
11. Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng – Nguyễn Bảo Diệu Liên
12. Trưởng phòng Hành chính – Vũ Đức Duy
13. Trưởng phòng Kế toán – Nguyễn Thị Thu Huyền
II. Mục đích, mục tiêu
1. Mục đích: Cuộc họp thống nhất được các vấn đề để sự kiện diễn ra tốt đẹp
2. Mục tiêu:

MT1: Xác định thành phần

a. XĐ số người trong công ty

b. XĐ khách mời (những ai và bao nhiêu)

MT2: Xác định chi phí

a. Chi phí thuê địa điểm

b. Chi phí ăn và uống

c. Chi phí tặng quà

d. Chi phí mời (giấy mời, xăng xe)

e. Chi phí văn nghệ

MT3: Xác định thời gian và địa điểm

a. Xác định thời gian phù hợp với những người quan trọng, khách mời quan trọng
và số đông nhân lực của công ty
 b. Xác định địa điểm

MT4: Xác định được văn nghệ và trò chơi cây nhà lá vườn làm hay thuê

MT5: Phân công nhân sự

- Ai viết diễn văn? Ai đọc diễn văn

- Ai chủ trì?

- Ai là tổng chỉ huy

- Ai thiết kế giấy mời, ai gửi, gửi như thế nào

- Ai mua quà

- Ai đặt nhà hàng

MT6: Xác định chương trình (đưa ra được lịch trình của buổi liên quan)

MT7: Xác định các deadline báo cáo đến tổng chỉ huy

III. Kịch bản

Phó Giám đốc Hưng Phát: Xin chào mọi người.

Mọi người: Dạ chào sếp ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Mọi người dạo này tình hình sức khỏe thế nào rồi? Công ty
chúng ta đã làm việc trực tuyến gần nửa năm, đôi lúc có các báo cáo về các ca F0 làm tôi
rất lo. Hi vọng mọi người đều giữ gìn sức khỏe.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Dạ hiện giờ các ca F0 đã khỏi bệnh rồi sếp. 

Nhân viên KDQT Thanh Hoài: Dạ em vẫn khỏe ạ, may mắn là chưa bị lần nào.

Trưởng phòng CSKH Diệu Liên: Em thì mới hết ngày hôm qua ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Nói chung mọi người vẫn đang khỏe mạnh là tốt rồi. Mọi
người cố gắng đừng ra ngoài nếu không cần thiết và thực hiện 5K nhé.

Mọi người: Dạ vâng ạ

Phó Giám đốc Hưng Phát: Rồi chúng ta vào họp thôi.
Thư ký Huyền Trang: Xin chào các anh chị đang có mặt tại cuộc họp ngày hôm nay.
Do tình hình dịch bệnh hiện nay còn đang rất phức tạp nên ban giám đốc quyết định tổ
chức dưới hình thức trực tuyến. Tham gia cuộc họp ngày hôm nay gồm có: 
Đồng chí Hưng Phát Phó giám đốc, đồng thời là lãnh đạo của cuộc họp hôm nay;
đồng chí Thúy An, Trưởng phòng Nhân sự, đồng thời là chủ trì của cuộc họp hôm nay;
đồng chí Thu Diễm, quản lý sản xuất;
đồng chí Thanh Thúy, trưởng phòng tài vụ;
đồng chí Anh Tuấn, trưởng phòng công nghệ thông tin;
đồng chí Cẩm Hồng, trưởng phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm;
đồng chí Diệu Liên, trưởng phòng Chăm sóc khách hàng;
đồng chí Đức Duy, trưởng phòng Hành chính;
đồng chí Thu Huyền, trưởng phòng kế toán;
đồng chí Mĩ Chính, chuyên viên kinh doanh;
đồng chí Kim Thùy, chuyên viên Marketing;
và tôi, Huyền Trang, trợ lý Giám đốc, đồng thời là thư ký của cuộc họp hôm nay.
Ngoài ra, vì trưởng phòng Kinh doanh quốc tế có công việc riêng nên đã nhờ đồng chí
Thanh Hoài, là nhân viên của phòng ban thay mặt tham gia cuộc họp ngày hôm nay.
Nội dung cuộc họp ngày hôm nay liên quan đến buổi liên hoan cuối năm nay 2022 của
công ty chúng ta. Tiếp đây, Phó giám đốc sẽ phổ biến cụ thể các mục tiêu với mọi người.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Cảm ơn mọi người đã tham gia cuộc họp ngày hôm nay. Sắp
tới đây, như hàng năm, công ty chúng ta đều có một buổi liên hoan khép lại 1 năm kinh
doanh với mục đích cho các nhân viên một buổi ăn uống thoải mái với những món ăn
ngon, trò chơi vui và các phần quà nhỏ nhưng ý nghĩa. Vậy nên, để có một buổi liên hoan
chuyên nghiệp, chúng ta cần quyết định phương án, ý tưởng cho các mục tiêu sau đây. 
Mục tiêu 1 là xác định thành phần tham gia;
Mục tiêu 2 là xác định các loại chi phí bao gồm địa điểm tổ chức, chi phí ăn uống, vân
vân
Mục tiêu 3 là xác định thời gian và địa điểm
Mục tiêu 4 là xác định văn nghệ và trò chơi
Mục tiêu 5 là phân công nhân sự
Mục tiêu 6 là xác định chương trình của buổi liên hoan
Mục tiêu 7 là xác định các deadline báo cáo đến tổng chỉ huy.
Hi vọng mọi người nhiệt liệt phát biểu, đưa ra các phương án và ý tưởng tốt nhất để
chúng ta hoàn thành mục tiêu đề ra. Kể từ bây giờ, tôi xin nhường lại vị trí chủ trì cho
đồng chí Thúy An, trưởng phòng nhân sự, người sẽ điều hành chính cho cuộc họp ngày
hôm nay.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn phó giám đốc đã tin tưởng và giao trọng
trách này cho tôi. Tôi, Trưởng phòng nhân sự Thúy An , xin thay mặt Phó giám đốc tiếp
quản điều hành cuộc họp ngày hôm nay. Không để mất thời gian, chúng ta bắt tay ngay
vào các vấn đề chính. Đầu tiên, chúng ta cần phải thống kê lại số lượng tất cả thành viên
trong công ty để ước lượng được số người có thể tham dự được buổi tiệc, bao gồm số
lượng nhân viên và khách mời. Tôi xin nhờ thư ký báo cáo số lượng nhân viên có thể
tham dự để mọi người cùng nắm rõ.

Thư ký Huyền Trang: Thưa phó giám đốc và mọi người có mặt ở đây, tôi xin báo cáo
về thành phần tham gia. Hiện tại công ty chúng ta đang có 200 thành viên và sau khi tổng
hợp số lượng từ các phòng ban báo cáo về thì tạm thời có 195 thành viên tham gia được,
còn  5 thành viên có thể sẽ không tham dự buổi tiệc vì một số lý do cá nhân. 

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Về phần khách mời, tôi không biết là đã có được
danh sách đối tác chúng ta sẽ mời chưa nhỉ? 

Thư ký Huyền Trang: Dạ có rồi ạ. Qua tham khảo ban giám đốc, có đưa ra danh sách
20 người, gồm có 8 đối tác quan trọng từ các doanh nghiệp đang hợp tác với chúng ta,
như là Công ty Thủy hải sản Thu Bồn, Công ty cổ phần Công Nghệ I-tech, Công ty Vận
tải Bình An, Công ty Thương mại Hiệp Thành, Ngân hàng Agribank, Công ty TNHH
Minh Khang, Công ty Cổ phần Liên Hiệp Phát và Đại diện Ủy ban nhân dân cấp thành
phố Đà Nẵng, 10 khách hàng VIP của công ty, những người thường xuyên sử dụng số
lượng lớn và thường xuyên các sản phẩm của công ty chúng ta và 2 đối tác mà chúng ta
muốn hợp tác trong tương lai, đó là doanh nghiệp Thời đại và công ty chế biến hải sản
Ngôi Sao.

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Về 10 khách hàng VIP, thì tiêu chí của ta là gì và
như vậy có khá ít so với lượng khách hàng quan trọng đã đồng hành với chúng ta trong
một năm vừa qua không nhỉ?

Thư ký Huyền Trang: Tôi và phó giám đốc cũng đã suy nghĩ về vấn đề này và cân nhắc
thật kỹ để đưa ra số lượng như trên.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Về tiêu chí lựa chọn khách hàng VIP thì chúng ta sẽ dựa vào
doanh thu và thời gian trung thành với công ty cụ thể là chúng sẽ mời những khách hàng 
có sức mua cao nhất hoặc là thời gian là khách hàng vip trên 5 năm. Còn lý do tại sao con
số chỉ dừng lại 10 người là vì chúng ta muốn khuyến khích khách hàng và tạo ra sự đặc
biệt vì không phải khách hàng VIP nào cũng được mời đến buổi tiệc. Vì thế sẽ khuyến
khích những khách hàng khác tiêu dùng nhiều hơn và hợp tác dài lâu hơn với công ty
chúng ta.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Đồng chí trưởng phòng hành chính đã hài lòng về
câu trả lời chưa nhỉ? 
Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Tôi đã hiểu rõ rồi. Xin không có ý kiến nào
thêm.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Mọi người còn có ý kiến gì nữa không?
Vậy chúng ta sẽ chốt danh sách khách mời tại đây. Chúng ta đã tạm thời có được số
lượng người tham gia vào buổi tiệc cuối năm. Hi vọng các nhân viên có thể thu xếp để có
mặt có đầy đủ. Thứ hai, mức chi phí đề xuất cho địa điểm tổ chức buổi tiệc liên hoan cuối
năm cũng là một vấn đề cực kì quan trọng. Vì hiện tại chúng ta chưa có địa điểm với chi
phí cụ thể nên tôi cần các bạn đưa ra đề xuất các mức chi phí phù hợp cho địa điểm tổ
chức tiệc lần này. Anh, chị có ý kiến nào không?

Chuyên viên Kinh Doanh Mĩ Chính: Thưa anh chị, tôi đã dành ra 1 ngày để đến tận nơi
khảo sát một vài địa điểm cụ thể để trao đổi về mức chi phí thuê địa điểm và cũng đã tìm
hiểu trước trên các fanpage và liên lạc với một vài bên cung cấp dịch vụ, thì với quy mô
sự kiện lần này của công ty mình thì mức giá tầm từ 25-30 triệu đồng/ buổi bao gồm địa
điểm, sân khấu, âm thanh và ánh sáng có chất lượng cực kỳ tốt, với vị trí thuận lợi cùng
bãi đỗ xe rộng rãi và dịch vụ cung cấp tôt. So với các lợi ích như vậy thì tôi thấy giá này
cũng hợp lý.

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Tôi lại nhận thấy rằng chi phí địa điểm mà chúng ta thuê
cho những năm trước chiếm một con số lớn trong tổng chi phí. Theo tôi chúng ta nên lựa
chọn một vị trí có giá cả tiết kiệm hơn, rơi vào khoảng 20 triệu đồng 1 buổi. Tôi đã khảo
sát và có tầm 2 đến 3 địa điểm gần công ty cung cấp dịch vụ với mức giá này. Tuy nhiên
đa phần với tầm giá này, các địa điểm hoặc là nằm trên các con đường nhỏ với không
gian bãi đỗ không quá thoải mái hoặc có không gian khán phòng hơi nhỏ

Chuyên viên Kinh Doanh Mĩ Chính: Vậy nếu chọn phương án của tôi, chúng ta chỉ cần
bỏ thêm hơn 10 triệu đã có rất nhiều điểm hơn, 28 triệu cho hội trường tại khách sạn
Mường Thanh, nằm trên con đường Nguyễn Tất Thành là một món hời mà tôi nghĩ chúng
ta không nên bỏ lỡ địa điểm này. Vì thật ra tôi có quen biết chủ khách sạn này nên đã
được giảm giá 5 phần trăm.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Theo ý kiến cá nhân của tôi thì thấy phương án của
chị chuyên viên Kinh doanh đưa ra khá khả thi, không biết phó giám đốc có ý kiến gì
không ạ?

Phó Giám đốc Hưng Phát: Sau khi xem xét qua 2 ý kiến và xét theo tình hình tài chính
của công ty chúng ta hiện nay thì mức chi phí từ 25 đến 30 triệu đồng trên 1 buổi liên
hoan là hoàn toàn khả thi. Trong khi địa điểm của đồng chí Mĩ Chính rõ ràng có nhiều ưu
điểm hơn, và buổi liên hoan thì cần phải thoải mái, thuận lợi cho mọi người nên công ty
sẽ không tiếc tiền cho vấn đề này. Vậy chúng ta chốt sẽ chi 30 triệu đồng cho địa điểm tổ
chức. Còn ai có ý kiến nào nữa không?

Mọi người: Dạ không ạ

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn Phó giám đốc. Chúng ta tiếp tục đi đến các
mục tiêu sau. Về vấn đề thời gian, như chúng ta có thể thấy, thời điểm cuối năm mọi
người sẽ khá bận rộn với công việc ở công ty cũng như công việc cá nhân. Vậy anh chị
có đề xuất gì về thời gian tổ chức bữa tiệc cuối năm này để phù hợp với những khách mời
quan trọng và số đông nhân lực của công ty hay không?

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Tôi thấy sự kiện lần này mình nên tổ chức vào
chiều tối ngày thứ 7 cuối cùng của năm 2022 tức là ngày 29/12, khung giờ trong khoảng
18g-22g. Lý do tôi chọn ngày thứ 7 là bởi khách mời có thể tham gia một cách thoải mái,
ít vướng bận công việc vì hôm sau là chủ nhật thì mọi người không cần phải đi làm.
Trưởng phòng CNTT Anh Tuấn: Tôi nghĩ thời gian phù hợp nhất là ngày 31/12 vì đây
là thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Còn khoảng thời gian
diễn ra sự kiện nê kéo dài vào tầm 120 phút từ 18h – 20h. 

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Tôi đồng ý với ý kiến của đồng chí Thanh Thúy là
tổ chức buổi tiệc vào tối thứ 7 để có thể tiện lợi cho mọi người. Tuy nhiên tôi có đề xuất
khung giờ khác là từ 18h-21h, bởi vì một buổi tiệc sang trọng theo tôi nghĩ không nên tổ
chức quá muộn đến 22h vì thời gian sau mọi người còn các công việc cá nhân và cũng
không nên kết thúc vào 20h là quá sớm vì thời gian không đủ, chúng ta sẽ khó có thể để
lại dấu ấn của bữa tiệc đối với người tham dự.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Cảm ơn ý kiến của mọi người. Sau khi xem xét các ý kiến ở
trên. Tôi chấp nhận phương án của đồng chí Cẩm Hồng là tổ chức tiệc vào tối thứ 7 từ
18h đến 21h, tuy nhiên vào ngày 29/12/2022, tôi và Giám đốc có một chuyến đi công tác
thường niên vào thăm chi nhánh ở tỉnh Quảng Nam nên tôi muốn tổ chức vào một tuần
trước đó. Mọi người cảm thấy thế nào?

Mọi người: Dạ được ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy nếu không ai có ý kiến gì thì chúng ta quyết
định chọn ngày 22/12 trong khoảng thời gian từ 18 đến 21 giờ, sau này có bất kỳ sự thay
đổi nào sẽ được thông báo đến mọi người. Chi phí ăn uống sẽ là mục tiêu tiếp theo chúng
ta hướng đến. Như những lần tiệc tổ chức trước đó, tôi cho rằng chi phí ăn uống mà
chúng ta đã lên kế hoạch rất hợp lý và mọi người điều cho nhận xét hài lòng. Hơn nữa
đây cũng là một tiêu chí quan trọng và cần nhiều thời gian sắp xếp. Tôi mong chúng ta sẽ
phát huy hơn so với lần trước, mọi người có ý kiến nào không?

Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Theo tôi được biết thông thường công ty ta chi cho
thực đơn ăn uống trong tiệc dao động từ 30 – 50% tổng phí. Thực đơn tiệc thể hiện quy
mô, sự sang trọng, đẳng cấp của bữa tiệc. Vì thế tôi nghĩ chúng ta nên chăm chút hơn cho
thực đơn.

Nhân viên KDQT Thanh Hoài: Tôi nhận thấy rằng chi phí ăn uống chiếm 40% tổng chi
phí tổ chức buổi tiệc cuối năm, cụ thể 30% chi phí dành cho phần món ăn và 10% chi phí
dành cho phần thức uống, là hợp lý. 

Trưởng phòng CSKH Diệu Liên: Bản thân tôi thấy mức chi phí dành cho việc ăn uống
nên chiếm khoảng 50%-60% bởi vì chúng ta đang tổ chức một buổi tiệc sang trọng thế
nên các món ăn cũng như đồ uống và đồ ăn nhẹ đi kèm cũng phải thể hiện được sự đẳng
cấp của công ty chúng ta.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Phó giám đốc, anh thấy phương án nào là phù hợp ạ?
Năm nay chúng ta mời thêm 1 vài đối tác quan trọng của công ty vậy nên tôi cũng có suy
nghĩ chúng ta nên dành một thực đơn riêng cho khách.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Sau khi nghe và tổng hợp ý kiến của mọi người, tôi quyết
định chọn phương án chi phí cho thực đơn chiếm khoảng 40% chi phí tổng bữa tiệc. Tuy
nhiên, việc làm một menu riêng cho khách tôi thấy khá là bất hợp lý, nó sẽ tạo ra một bầu
không khí không hài hòa giữa khách và nhân viên, dù sao trong bữa tiệc này ai cũng là
khách mời. Và chi phí tôi cũng đã nâng lên tầm 10% so với năm ngoái, tôi nghĩ chất
lượng thức ăn và đồ uống chính là thứ quyết định mức độ hài lòng của mọi người cho
buổi tiệc, vậy nên phải cực kỳ chú tâm vào nó. Nhưng mà tôi muốn con số cụ thể hơn,
ước tính khoảng bao nhiêu nhỉ?

Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Dạ một suất ăn với chất lượng tốt sẽ rơi tầm 300
nghìn 1 người. Vậy khoảng 220 người chúng ta sẽ tốn 66 triệu chưa tính tiền thức uống.
Nếu tổng cộng lại, sẽ có mức phí 80 triệu ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Rất hợp lý, tôi duyệt mức giá này.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy 40%, cụ thể hơn là 80 triệu chính là con số cuối
cùng chúng ta dành cho chi phí thực đơn trên tổng chi phí của buổi tiệc. Tiếp theo, chúng
ta cùng bàn bạc với nhau về chi phí quà tặng, chi phí này thì khá là tốn kém và đau đầu vì
tạm thời chúng ta chưa có kết quả doanh thu nên việc quà thưởng không thể có con số
chính xác được. Anh chị nào có ý kiến không nhỉ?

Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền: Dạ, tôi nghĩ là chúng ta đừng nên xem phần quà
tặng này như là thưởng cho kết quả kinh doanh tốt mà chỉ là một món quà tri ân việc
tham dự của các nhân viên và khách mời. Vì thế giá trị món quà cũng nên dừng lại ở con
số vừa phải như hai hay ba trăm ngàn cho các nhân viên, còn đối với khách mời, chúng ta
có thể cân nhắc tặng một bó hoa và một vài hiện vật có giá trị. 

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Tôi cũng đồng ý với Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền .
Tôi đã tham khảo nhiều nguồn và cả thị trường quà tặng thì nổi lên mặt hàng bút máy cao
cấp. Các khách mời của chúng ta đều là các đối tác quan trọng và các đối tác tiềm năng,
một chiếc bút máy có thể mang ý nghĩa khuyến khích việc hợp tác và tiếp tục hợp tác.
Còn đối với khách hàng VIP, vì công ty chúng ta chuyên sản xuất thực phẩm, nên một bộ
bát chén gốm sứ sẽ rất là thích hợp, nâng tầm trải nghiệm ẩm thực của khách hàng ạ. Và
với phần quà dành cho nhân viên, thay vì chúng ta trao quà bằng tiền mặt, tôi có đề xuất
là lẵng bánh kẹo tết có giá thị trường khoảng 200 nghìn. Đây là món quà vừa thiết thực,
vừa có ý nghĩa vào dịp cuối năm.

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Theo tôi thấy cuối năm nhu cầu sử dụng bia lớn,
do đó thay vì tặng lẵng bánh kẹo chúng ta có thể tặng bia vừa dễ vận chuyển vừa dễ bảo
quản.

Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền: Tôi cũng thấy tặng bia cho nhân viên cũng rất
hợp lý. Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên của chúng ta đều có nhu cầu sử dụng bia,
trong khi bánh kẹo phù hợp với mọi lứa tuổi, đặc biệt là gia đình có con nhỏ. Mà tỷ lệ
nhân viên của chúng ta đã lập gia đình chiếm hơn một nửa. Do đó, theo tôi tặng lẵng
bánh kẹo vẫn là lựa chọn tối ưu nhất. 

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Dạ, ý kiến của Phó giám đốc thì như thế nào ạ?
Phó Giám đốc Hưng Phát: Tôi thấy tặng quà giỏ bánh kẹo Tết như vậy cũng rất ổn.
Vừa thực tiễn vừa thể hiện được thành ý của chúng ta. Thế còn giá cả món quà dành cho
khách VIP và đối tác quan trọng thì như thế nào nhỉ?

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Dạ. Tầm giá của một chiếc bút máy cao cấp là 2 triệu. Còn
bộ gốm sứ có mức giá trung bình 500 ngàn một bộ ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Cũng hợp lý đấy, có gì em gửi cho tôi một vài mẫu mã để tôi
chọn nhé.

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Dạ vâng ạ. 

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy chúng ta tạm tính chi phí quà tặng sẽ bao gồm
39 triệu cho thành viên công ty, và 30 triệu cho các đối tác và khách hàng, đã bao gồm
một bó hoa tri ân. Khi chúng ta mời khách thì chi phí gửi thiệp mời và chi phí đưa đón
khách đến dự tiệc cũng cần phải tính toán. Về chi phí này tôi cũng đã tham khảo bên tài
xế của công ty thì trung bình một khách mời sẽ tốn 2 trăm ngàn bao gồm cả xăng xe gửi
thiệp và đưa đón. Nội dung này khá là đơn giản nên chúng ta sẽ không bàn thêm. Văn
nghệ và trò chơi là một phần không thể thiếu trong các buổi liên hoan cuối năm. Tôi đã
bàn giao việc này cho chị Thanh Thúy - Trưởng phòng tài vụ, vì đã từng công tác trong
công ty về tổ chức sự kiện nên tôi nghĩ là chị Thúy có khả năng, và thậm chí chúng ta có
thể tiết kiệm thêm một khoản nếu không thuê bên ngoài. Xin mời chị báo cáo cụ thể.

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Dạ, sau khi nhận được nhiệm vụ từ trưởng phòng
nhân sự, em có tham khảo các chương trình tiệc tùng trước đó thì có đưa ra một số gợi ý
như sau: về văn nghệ, để giảm thiểu các chi phí nhưng không kém hoành tráng thì tôi đề
nghị có 1 màn biểu diễn do chính nhân viên công ty thực hiện và được dựng hoành tráng,
về sau, khi toàn thể nhập tiệc sẽ đến các tiết mục đơn lẻ của nhân viên khác trong công
ty, tuy nhiên sẽ được duyệt trước; về phần trò chơi, đây là các trò chơi theo tôi là ít tốn
công chuẩn bị nhất nhưng vẫn mang lại không khí hào hứng và vui vẻ. Đầu tiên là trò
chơi “méo miệng”, nội dung là đọc nhanh các câu nói líu lưỡi, trò thứ hai là “tam sao thất
bản”, các đội chơi sẽ truyền các thông điệp cho nhau bằng cử chỉ, điệu bộ để người cuối
cùng đoán được đáp án, trò chơi cuối cùng sẽ là “mò vật đoán tên”, các đội bị bịt mắt,
dùng tay mò mẫm các đồ dùng được giấu trong hộp kín và đoán tên. Tất nhiên các trò
chơi sẽ có phần thưởng cho đội thắng, và phạt cho đội thua, phần thưởng có thể là vài gói
bánh kẹo mang về cho con em hoặc là một số món quà mang ý nghĩa tinh thần, hình phạt
có thể là hát múa hay uống bia. Và đó là toàn bộ những gì em chuẩn bị ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Còn về chi phí thì sao nhỉ? Các dụng cụ để tổ chức
trò chơi và phần thưởng có giá như thế nào?

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Dạ em đã có những ước tính ban đầu. Các vật
dụng dùng trong các trò chơi bao gồm cả phần thưởng sẽ khoảng 2 triệu. So với việc thuê
ngoài thì mức giá có thể gấp 2 gấp 3 lần ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Ok, Các anh chị thấy chương trình của chị Thanh
Thúy thế nào? Có góp ý gì nữa không nhỉ?
Chuyên viên Kinh Doanh Mĩ Chính: Dạ tôi ạ. Về phần một buổi  biểu diễn hoành tráng
của nhân viên công ty tôi nghĩ sẽ không khả thi ạ. Vì đầu tiên là các nhân viên không
phải ai cũng đều biết nhảy múa, thứ hai là thời gian rảnh của mỗi người là khác nhau,
trong khi vẫn còn các công việc trên công ty hay ngoài giờ. Ngoài ra thì tôi không có ý
kiến nào hết ạ.

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Nhưng theo tôi thì do chủ trương của buổi liên
hoan lần này thì tiết kiệm nhưng hiệu quả nên tôi nghĩ nếu mỗi người dành khoảng 1,2
tiếng mỗi tuần thì có thể tập duyệt được ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Được rồi, theo tôi thì đúng là chủ trương giảm thiểu các chi
phí không cần thiết nhưng sẽ không quá hà khắc và chi li. Vì thế nên công ty sẵn sàng chi
khoảng 4,5 triệu để có một màn khai tiệc thật hoành tráng, đồng thời anh em tham dự
không cần phải áp lực về chuyện luyện tập. Vậy đồng chí Thanh Thúy có quen biết các
vũ đoàn nào không nhỉ?

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Dạ có ạ. Em sẽ liên hệ sau với vũ đoàn ạ.

Trưởng phòng CNTT Anh Tuấn: Dạ tôi có đề xuất thêm ạ, ngoài những gì chị Thanh
Thúy trình bày thì tôi thấy các bữa tiệc khác có trò chơi “con số may mắn”, mỗi người
tham gia khi vào khán phòng sẽ được phát một con số, đến gần cuối buổi tiệc sẽ tiến hành
bốc thăm, có các giải nhất nhì ba với những phần quà như tiền hay các món gia dụng,
thiết bị công nghệ, những trò may rủi vậy tôi nghĩ ai cũng thích ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Nghe cũng rất thú vị đấy chứ, Phó giám đốc thấy
phần văn nghệ và trò chơi như vậy có ổn không ạ?

Phó Giám đốc Hưng Phát: Dù chỉ là cây nhà lá vườn nhưng tôi nghe qua thì thấy rất
OK, các ý tưởng trò chơi và văn nghệ đều rất tốt. Về phần con số may mắn, tôi nghĩ công
ty sẽ dành ra 1 triệu cho 1 người may mắn nhất, trò này vui là chính nên sẽ không nên tốn
nhiều chi phí. Hi vọng chương trình có thể diễn ra đúng theo kế hoạch và tạo được bầu
không khí hứng khởi vui vẻ cho nhân viên cũng như khách mời. Vậy nên tạm thời tôi
thông qua phần này.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Bây giờ là đến phần phân công nhân sự. Trong mục
này, tôi đề nghị mọi người nhiệt liệt đề cử hoặc tự ứng cử bản thân vào các công việc phù
hợp với kỹ năng để chúng ta có thể tìm được những người tốt nhất góp phần vào 1 buổi
liên hoan thật thành công. Vấn đề đầu tiên là đọc và viết diễn văn. Đương nhiên Giám
đốc sẽ là người đọc diễn văn khai mạc buổi tiệc, tuy nhiên sắp tới thư ký đây có khá
nhiều công việc, tôi đề nghị một đồng chí khác đảm nhận.

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Tôi xin đề cử chuyên viên marketing Kim Thùy
viết diễn văn. Trong quá trình làm việc, tôi thấy Kim Thùy có khả năng viết lách tốt, hơn
nữa các bài diễn văn lần trước chị đã hoàn thành một cách suôn sẻ, thành công. Tôi tin
lần này đồng chí ấy sẽ tiếp tục làm tốt thôi ạ.
Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Tôi xin cảm ơn sự tín nhiệm của chị Cẩm Hồng.
Tôi sẽ đảm nhận nhiệm vụ viết diễn văn lần này. Tôi hi vọng sẽ không làm cho mọi
người thất vọng.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn hai chị. Tiếp đến, ngoài việc tổng chỉ huy
buổi liên hoan là của phó giám đốc, người sẽ đưa ra các quyết định quan trọng cho các sự
cố đột xuất trong buổi tiệc hôm ấy và sẽ tiếp các vị khách VIP và đối tác quan trọng; thì
chúng ta còn có vị trí chủ trì, hay còn gọi là MC, người dẫn dắt chương trình và giúp cho
buổi tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ. Đây là một công việc khó, đòi hỏi những người
có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện. Tôi xin đề cử bản thân.

Nhân viên KDQT Thanh Hoài: Với những kinh nghiệm trong việc làm MC của những
buổi liên hoan trước, tôi đề xuất Trưởng phòng CSKH Diệu Liên , anh/chị có khả năng
xử lý tình huống linh hoạt nên tôi nghĩ anh/chị có thể đảm nhận được vị trí chủ trì của
buổi liên hoan này. Còn đồng chí Trưởng phòng nhân sự mới vào làm chưa tròn một năm
nên tôi không thể đánh giá được.

Trưởng phòng CSKH Diệu Liên: Nếu được giao trọng trách này thì tôi sẵn sàng tiếp
nhận ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy không ai đề cử thêm thì chúng ta tiến hành biểu
quyết bằng cách giơ tay. Đầu tiên, ai bầu cho tôi, trưởng phòng nhân sự làm tổng chỉ huy
cho buổi liên hoan thì giơ tay.

(4-7 giơ tay): Thúy, Diễm, Tuấn, Chính

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: 4 phiếu. Còn lại, ai muốn bầu cho Trưởng phòng
CSKH Diệu Liên thì xin giơ tay.

(8-10, 12-13) giơ tay): Hồng, Hoài, Thùy, Duy, Huyền

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: 5 phiếu. Được rồi, vậy chúng ta chốt vị trí tổng chỉ
huy buổi liên hoan sẽ do đồng chí Trưởng phòng CSKH Diệu Liên đảm nhận. 

Trưởng phòng CSKH Diệu Liên: Tôi xin cảm ơn mọi người đã tin tưởng tôi. Tôi sẽ
đảm nhiệm và hoàn thành thật tốt.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Chúng ta cùng đi đến phân công các nhiệm vụ khác.
Về việc thiết kế giấy mời và gửi giấy mời cho các khách VIP và đối tác, tôi sẽ giao cho
anh Trưởng phòng Hành chính Đức Duy  và Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền . Nhờ
Thư ký gửi danh sách để hai anh chị in giấy mời. Còn trong công ty, tôi xin nhờ bộ phận
Công nghệ thông tin gửi email thay cho một lá thư mời đến các toàn thể nhân viên trong
công ty. Đây là những cá nhân đã từng được đảm nhận các công việc này trước đây nên
hi vọng tiếp tục hoàn thành thật tốt.

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy  , Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền ,
Trưởng phòng CNTT Anh Tuấn: Dạ rõ ạ.
Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Việc mua quà sẽ giao cho đồng chí Quản lý sản xuất
Thu Diễm . Đề nghị đồng chí liên lạc với phó tổng giám đốc để trao đổi thêm về mẫu mã
các loại quà tặng, khi nào phó giám đốc chốt được lựa chọn cuối cùng thì tiến hành đi
mua. Chắc hẳn đồng chí có thể làm được nhỉ?

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Dạ được ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Chuyện thuê hội trường chắc chắn phải nhờ đồng chí
Mĩ Chính ra tay rồi. Vì nghe nói đồng chí có thể nhận được một chút giảm giá, hy vọng
ta có thể thương lượng với một mức giá tốt, tiết kiệm được đồng nào hay đồng nấy.

Chuyên viên Kinh Doanh Mĩ Chính: Dạ tôi sẽ cố gắng hết sức.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Về vấn đề đặt nhà hàng, tôi nghe nói năm ngoái,
đồng chí Cẩm Hồng đã nhận trách nhiệm này, đồ ăn và thức uống được mọi người đánh
giá cực kỳ cao, tuy nhiên lại gặp tình trạng trễ hẹn, thức ăn không được dọn ra đúng giờ.
Không biết chị Cẩm Hồng có muốn đảm đương lại trọng trách này không nhỉ?

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Dạ có ạ. Và tôi hứa sẽ làm việc kỹ càng hơn với
bên nhà hàng, các tắc trách sẽ không diễn ra nữa. Cộng thêm việc nhà hàng có đưa lời xin
lỗi đến công ty mình và hứa sẽ giảm giá cho lần sau nên tôi nghĩ sẽ tiếp tục liên hệ bên
nhà hàng Phì Lũ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn chị Cẩm Hồng. Cuối cùng là phân công tập
duyệt các tiết mục văn nghệ và chuẩn bị các trò chơi trong buổi liên hoan. Vì đồng chí
Thanh Thúy đã đưa ra một bản kế hoạch cực kỳ chi tiết và hợp lý, nên tôi đề nghị đồng
chí có thể thực hiện công việc này luôn, và vì khối lượng công việc hơi nhiều, nên tôi
muốn có một đồng chí giúp đỡ, đồng chí Thanh Hoài có thể giúp một tay không?

Nhân viên KDQT Thanh Hoài: Đương nhiên là được rồi ạ. 

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để đưa đến những tiết
mục đơn giản nhưng tạo bầu không khí tuyệt vời và cả những trò chơi thú vị, mang thêm
những tiếng cười, sự thoải mái cho anh em trong công ty khi tham gia vào buổi liên hoan
cuối năm.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn mọi người. Không biết có ai có ý kiến gì về
việc phân công không? (dừng lại 5s) Nếu không có ý kiến gì thì tôi chốt các công việc tại
đây. Và để đảm bảo tiến độ các nhiệm vụ được giao, sau đây chúng ta sẽ bàn luận với
nhau để đưa ra các deadline cho mỗi cá nhân. Về phần diễn văn đồng chí Kim Thùy cần
thời gian bao lâu để hoàn thành?

Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Cảm ơn mọi người đã đề bạt và tín nhiệm tôi, tuy
tay nghề viết lách không giỏi giang gì nhưng tôi sẽ hoàn thành trước 10 ngày tức là ngày
12/12 để tiện cho việc chỉnh sửa nội dung và thảo luận lại với Phó Giám đốc ạ. Từ đó
cũng tạo thời gian cho  Giám đốc nắm rõ các ý chính của văn bản.
Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy nhờ cả vào chị Thùy nhé. Tiếp theo là về việc
mời các nhân viên và khách mời thì mọi người định sẽ tiến hành như thế nào?

Trưởng phòng CNTT Anh Tuấn: Về việc mời toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty
tôi sẽ gửi một email thay cho lá thư mời và việc này sẽ được tiến hành 1 tuần trước ngày
liên hoan, là vào ngày 15/12.

Quản lý sản xuất Thu Diễm: Còn về phần giấy mời để gửi cho khách VIP và đối tác thì
sao?

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Việc thiết kế giấy mời tôi sẽ liên hệ với công ty
TNHH in & quảng cáo Trường Phú để bàn bạc về mẫu thiết kế và dự tính sẽ mất khoảng
2 tuần cho việc này, từ 1/12 đến 14/12.

Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Tôi nghĩ việc thiết kế thiệp mời rất quan trọng bởi
vì đây là giấy mời để gửi cho các khách hàng VIP và đối tác thì chỉ với khoảng thời gian
2 tuần liệu có hợp lý hay không?

Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền: Tôi và đồng chí Duy đã bàn bạc kỹ về vấn đề
này, chúng tôi nghĩ 2 tuần là hoàn toàn hợp lý. Trong 2 tuần chúng ta có đủ thời gian để
lên ý tưởng, chọn mẫu và setup lại mầu hoàn thiện nhất; nếu trong quá trình in ấn có xuất
hiện lỗi thì chúng ta vẫn có đủ thời gian để giải quyết nó. Chúng tôi sẽ bắt đầu việc này
từ ngày 1/12/2022 và hoàn thành trước ngày 14/12/2022. Vậy tôi xin nhờ Chị Huyền
Trang gửi danh sách các khách mời cho tôi trước ngày 1/12/2022 để tôi có thể nắm rõ số
lượng và tên khách mời.

Thư ký Huyền Trang: Vâng, tôi sẽ gửi danh sách trước hạn.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy thời gian phát giấy mời thì sao?

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Cũng giống với email gửi cho nhân viên, giấy
mời cũng sẽ được phát đi trong ngày 15/12/2022.

Trưởng phòng Công nghệ thông tin Anh Tuấn: Gửi giấy mời trước 1 tuần như vậy
liệu có quá sớm hay không? Vì tôi sợ các khách mời sẽ dễ quên bởi cuối năm thường rất
bận rộn với công việc, tôi nghĩ gửi giấy mời trước 2 đến 3 ngày là ổn nhất.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Hiện tại chúng ta có 2 luồng ý kiến, mọi người nghĩ
như thế nào?

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Cá nhân tôi thấy, 1 tuần là hợp lý để họ có thời
gian thu xếp vì ai cũng bận rộn với công việc của mình, nếu gửi trước 2-3 ngày thì quá
gấp và ngày liên hoan có thể bị trùng với lịch trình riêng của họ. Nếu là 1 tuần họ hoàn
toàn có thể sắp xếp thời gian để tham gia buổi tiệc.

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Tôi hoàn toàn đồng ý với ý kiến của đồng chí Đức
Duy.
(dừng 5s)

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy không ai có ý kiến khác thì chúng ta chốt ngày
12/12 sẽ là hạn chót cho việc chốt thiết kế giấy mời, ngày 15/12 sẽ đồng thời gửi thiệp
đến các khách mời và email cho nhân viên. Tiếp theo chúng ta sẽ bàn tiếp về vấn đề chi
phí cũng như loại quà tặng cho nhân viên. Theo như phân công nhiệm vụ ban đầu thì vấn
đề này sẽ do chị Thu Huyền giải quyết, vậy tôi xin phép được mời chị Huyền ý kiến.

Trưởng phòng Kế toán - Thu Huyền: Sau thời gian phân tích kĩ cũng như nghiên cứu
quà tặng của các công ty khác, tôi xin đề xuất một vài ý kiến về phần quà tặng. 

Thời gian đặt hoa trước là vào ngày 1/12/2022, thời gian mua bút máy và bộ gốm sứ là
vào ngày 14/12/2022. 

Tôi sẽ liên hệ với công ty Habeco vào ngày 1/12/2022 về việc chuẩn bị các lẵng bánh
kẹo.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Các ngày giờ như vậy tôi thấy khá là hợp lý rồi, vậy
nên chúng ta sẽ chuyển qua chủ đề tiếp theo là về tiết mục văn nghệ trong buổi liên hoan.
Mời đồng chí Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy và Nhân viên KDQT Thanh Hoài .

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Theo tôi, chúng ta sẽ đăng thông báo về buổi liên
hoan cuối năm và cho các phòng ban, cá nhân, thời gian 3 tuần để đăng ký, chuẩn bị các
tiết mục biểu diễn và ta sẽ có một buổi tổng duyệt trước ngày chính thức 1 ngày. Việc
chuẩn bị các trò chơi liên hoan, các dụng cụ cần thiết cho các trò chơi sẽ chuẩn bị sẵn ở
địa điểm luôn để tiện cho mọi người chuẩn bị, mọi người thấy thế nào?

Trưởng phòng CNTT Anh Tuấn: Bản thân tôi thấy thời gian hai tuần chuẩn bị cho tiết
mục là nhiều, thay vào đó một tuần sẽ hợp lý hơn. Vì cuối năm chúng ta có rất nhiều việc
hơn nữa đó cũng là thời điểm cận tết anh chị còn phải lo sắm sửa cho gia đình.

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Tôi biết mọi người đều bận việc công và tư nhưng
đây là liên hoan cuối năm chúng ta cần có sự chỉn chu nhất có thể. Mọi người ai cũng bận
nhưng hãy dành chút thời gian trong quỹ thời  gian hạn hẹp của mọi người để đem đến 1
đêm liên hoan đáng nhớ. Vì ai cũng rất trông chờ vào buổi tiệc 1 năm 1 lần này đúng
không nào? 

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Vậy mọi người thấy sao về ý kiến của chị Thanh
Thúy?

Trưởng phòng Hành chính Đức Duy: Tôi đồng ý với ý kiến của chị Thanh Thúy nhưng
cụ thể trong 2 tuần đó chúng ta sẽ làm gì cho hợp lý nhất?

Trưởng phòng Tài vụ Thanh Thúy: Trong hai tuần bao gồm 3 ngày để mọi người đăng
ký, còn những ngày còn lại các thành viên đăng ký tham gia văn nghệ sẽ tự sắp xếp để
luyện tập để phù hợp với lịch trình của bản thân nhất. Nhưng sẽ cố gắng 1 tuần tập
khoảng từ 2,3 buổi và sẽ tăng cường thêm 1 buổi vào tuần cận ngày tổng duyệt chính là
21/12.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Được rồi, vậy chúng ta thống nhất như vậy đi. Về
việc thuê hội trường mời đồng chí Mĩ Chính trình bày.

Chuyên viên Kinh Doanh Mĩ Chính: Vì giám đốc của khách sạn cũng là chỗ quen biết
nên việc thuê hội trường tại khách sạn khá nhanh chóng. Tôi sẽ hoàn thành ký hợp đồng
2 tuần trước buổi tổng duyệt chính thức để mọi người làm quen với sân khấu.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Còn về ăn uống thì sao năm ngoái nhà hàng Phì Lũ
đã làm mọi người thất vọng về chất lượng phục vụ. Chúng ta cần cân nhắc thêm thời gian
để bàn bạc về vấn đề dịch vụ bên nhà hàng không?

Trưởng phò ng NC&PT Cẩm Hồng: Về việc này mọi người không cần lo lắng, bên Phì
Lũ đã trực tiếp liên hệ với tôi về việc chuẩn bị đồ ăn lần này. Họ cam đoan sẽ không lặp
lại việc như năm ngoái hơn nữa và thậm chí miễn phí giao hàng lần này cho chúng ta nữa
ạ.

Chuyên viên Marketing Kim Thùy: Việc họ đưa ra những ưu đãi như vậy cho chúng ta
tôi nghĩ họ rất coi trọng công ty mình và muốn hợp tác lâu dài. Vì thế nên tôi nghĩ nên
cho họ một cơ hội, tiếp tục ký hợp đồng đặt thực đơn cho buổi tiệc cuối năm.

Trưởng phòng NC&PT Cẩm Hồng: Vậy nếu không có đề xuất nào thêm thì tôi xin
chọn nhà hàng Phì lũ làm nơi đặt tiệc ăn. Tôi sẽ liên hệ để ký hợp đồng trước ngày 8/12.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn chị Cẩm Hồng. Vậy chốt tất cả các deadline
tại đây. Mong mọi người hoàn thành nhiệm vụ như chúng ta đã thống nhất để buổi liên
hoan diễn ra thuận lợi. Về các công việc cần sử dụng tiền, mọi người đến gặp bên thủ quỹ
của công ty để ứng trước tiền hoặc đưa biên lai để họ chi tiền. Trong khi thực hiện nhiệm
vụ, nếu gặp các vấn đề trục trặc hay không hiểu chỗ nào có thể liên hệ với tôi để cùng
nhau giải quyết.

Sau khi đã có toàn bộ các thời gian giao nộp công việc, thư ký đã lên chương trình cho
ngày diễn ra buổi liên hoan. Mời thư ký đọc lên cho mọi người nắm rõ.

Thư ký Huyền Trang: Vào ngày 22/12/2022, từ 17h30 đến 18h15, đón khách mời và ổn
định chỗ ngồi

18h15 - 19h sẽ diễn ra các hoạt động: văn nghệ khai màn, khai mạc chương trình, giới
thiệu khách mời, Giám đốc đọc diễn văn, chiếu video tổng kết hoạt động trong năm của
công ty, tặng quà và hoa cho khách mời và đối tác, khen thưởng và tặng quà cho nhân
viên.

Từ 19h đến 20h45, nhập tiệc, văn nghệ giao lưu và hoạt động trò chơi

Từ 20h45 trở đi là chụp hình lưu niệm và tiễn khách.

Và đó là toàn bộ lịch trình.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn Thư ký. Phó giám đốc và mọi người có góp
ý nào thêm về lịch trình này nữa không nhỉ?

Phó Giám đốc Hưng Phát: Tôi thấy rất tốt rồi đấy. Cứ như vậy mà tiến hành.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Dạ rồi ạ. Vậy là chúng ta đã đi qua hết các mục tiêu
của buổi họp ngày hôm nay. Bây giờ xin mời thư ký tổng kết và điểm qua những kết luận
chính, còn biên bản cuộc họp sẽ được gửi về cho từng phòng ban. 

Thư ký Huyền Trang: Buổi họp hôm nay chúng ta đã đạt được tất cả các mục tiêu, cụ
thể như sau:

Mục tiêu 1: Xác định thành phần tham gia: 195 thành viên công ty và 20 khách ngoài bao
gồm đối tác quan trọng, khách VIP và đối tác tiềm năng.

Mục tiêu 2: Xác định chi phí: chi phí thuê địa điểm: 28 triệu, chi phí ăn uống: 80 triệu,
chi phí quà tặng: 39 triệu cho thành viên công ty và 30 triệu cho khách mời, chi phí mời:
4 triệu, chi phí văn nghệ và trò chơi: 7 triệu.

Mục tiêu 3: Xác định thời gian và địa điểm: Buổi liên hoan diễn ra vào ngày 22/12/2022
trong khoảng từ 18 đến 21 giờ tại khán phòng khách sạn Mường Thanh đường Nguyễn
Tất Thành.

Mục tiêu 4: Văn nghệ bao gồm 1 tiết mục thuê ngoài và 1 vài tiết mục của nhân viên
trong công ty. Trò chơi tự tổ chức bao gồm 3 trò chơi: Méo miệng, tam sao thất bản và
mò vật đoán tên.

Mục tiêu 5: 

Đồng chí chuyên viên Marketing viết diễn văn, đồng chí Giám đốc công ty đọc diễn văn;

Đồng chí phó giám đốc công ty, tổng chỉ huy buổi liên hoan;

Đồng chí trưởng phòng CSKH, MC của buổi liên hoan;

Đồng chí trưởng phòng Hành chính, trưởng phòng kế toán và trưởng phòng CNTT, thiết
kế, in ấn và gửi thư mời cho thành viên nội bộ và khách mời.

Đồng chí quản lý sản xuất mua quà tặng;

Đồng chí chuyên viên kinh doanh thuê địa điểm;

Đồng chí trưởng phòng NC&PT đặt thực đơn

Đồng chí trưởng phòng Tài vụ và nhân viên Kinh doanh quốc tế chuẩn bị và duyệt các
tiết mục văn nghệ, trò chơi.
Còn các mục tiêu 6 và 7 sẽ được gửi kèm theo biên bản về mỗi phòng ban. Tôi xin hết ạ.

Trưởng phòng nhân sự Thúy An: Cảm ơn thư ký. Tôi mong mọi người hợp tác để hoàn
thành nhiệm vụ cũng như theo kịp tiến trình để mang lại một buổi liên hoan trọn vẹn
nhất. Xin mời Phó Giám đốc phát biểu đôi lời để chúng ta kết thúc cuộc họp ạ.

Phó Giám đốc Hưng Phát: Một lần nữa tôi xin cảm ơn mọi người vì đã tham gia và
đóng góp phát biểu rất nhiều ý tưởng, phương án tuyệt vời trong cuộc họp ngày hôm nay.
Tôi xin chúc mọi người một ngày cuối tuần vui vẻ và lưu ý là đừng đi ra ngoài nếu không
cần thiết để phòng ngừa dịch bệnh nhé. Lời cuối cùng tôi mong sau cuộc họp này, các
công tác chuẩn bị gặp nhiều thuận lợi để chúng ta có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách
trơn tru nhất. Xin chào mọi người.

Mọi người: Dạ chào phó giám đốc và mọi người ạ.