CASE STUDY: Phân tích hoạt động tổ chức xuất khẩu của Tổng CTCP May Việt

Tiến sang thị trường Nhật Bản

Phân tích hoạt đông nghiên cứu và chọn đối tác kinh doanh tại công ty Việt Tiến
Nhật Bản là một trong những thị trường mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho Tổng CTCP
May Việt Tiến trong hầu hết những năm qua, chính vì thế, công tác nghiên cứu thị
trường Nhật Bản cực kỳ quan trọng đối với VTEC, có nghĩa rằng sự nghiên cứu này càng
kỹ thì hoạt động xuất khẩu của công ty sẽ diễn ra càng thuận lợi và hiệu quả.

 Theo khảo sát: “Hiện tại, công ty đa phần thực hiện các đơn hàng có truyền thống
từ lâu, và những đơn hàng này được thực hiện đều đặn hằng năm và liên tục tăng trưởng
qua các năm. Chính vì thế, công ty đang cố gắng mở rộng đối tác mới bằng cách nghiên
cứu tại bàn, nghiên cứu tại thị trường và đẩy mạnh tham gia các hội chợ trong và ngoài
nước”.

- Nghiên cứu tại bàn:

Để thực hiện nghiên cứu thị trường theo phương pháp tại bàn, công ty sử dụng nhiều
nguồn khác nhau để xem các báo cáo về quốc gia, Trung tâm thương mại quốc tế
(International trade centre UNCTAD/WTO (ITC)) tại trang này thì thường theo dõi ở các
mục sector/manufatured goods/ Textiles and clothing để biết thông tin về ngành, các ấn
phẩm (Publication), trade performance, Trade strategy and policy của Nhật bản, các
thông cáo báo chí và một số thông tin hữu ích trên internet. Nhằm xác định rõ các vấn đề
trong kinh doanh vì tại thị trường may mặc có tính cạnh tranh rất nên bất kỳ một sai sót
nào trong quá trình trao đổi, nhà nhập khẩu có thể dễ dàng không tiếp tục liên hệ nữa, đi
tìm nhà cung cấp khác.

- Nghiên cứu tại thị trường:

Hoạt động nghiên cứu tại Nhật Bản có được thực hiện thông qua các đối tác thương mại
của công ty.

- Nghiên cứu tại hội chợ quốc tế:

Theo anh Đặng Tòng Sơn – Phó phòng ODM cho biết: Hội chợ ngành là nơi quy tụ nhiều
doanh nghiệp trong ngành, là cơ hội để các bên gặp gỡ, giao lưu và trao đổi về các đặc
điểm, hoạt động, phương thức kinh doanh của nhau. Chính vì thế, nắm được những lợi
ích từ việc nghiên cứu tại hội chợ, VTEC đã luôn thu xếp tham gia hầu hết các hội chợ để
nắm bắt được những xu hướng tiêu dùng của phía Nhật Bản. Một số hội chợ mà VTEC
thường tham gia như: Saigontex (diễn ra tại trung tâm hội nghị SECC, quận 7), hội chợ
Shanghai (Thượng Hải, Trung Quốc), hội chợ HongKong (Hồng Kông). Riêng hội chợ
Shanghai là hội chợ ngành dệt may lớn nhất quy tụ rất nhiều đối tác quốc tế, đặc biệt rất
thu hút các doanh nghiệp Nhật Bản, và diễn ra 2 lần mỗi năm. Chính vì thế, Tổng CTCP
May Việt Tiến luôn sắp xếp tham gia đầy đủ để có thể quảng bá một cách tối đa và hiệu
quả về VTEC.

 Nội dung nghiên cứu

Trong nhiều năm qua, công ty đã thực hiện nghiên cứu thị trường và khách hàng Nhật
Bản qua năm khía cạnh chính đó là: chi tiêu của người dân; nhu cầu thị trường; tiêu
chuẩn chất lượng, mẫu mã của thị trường Nhật Bản cho sản phẩm may mặc; các thông tin
về đối tác; tình hình kinh tế, chính trị, mối quan hệ hợp tác giữa Việt Nam và Nhật.
Những thông tin này được thu thập và xử lý bởi phòng kinh doanh, sử dụng kỹ năng phân
tích và chuyên môn để chỉ ra sự biến động của thị trường, tình hình cung cầu của thị
trường cũng như các điều luật, quy định mới tại thị trường Nhật Bản. Ngoài ra, công ty
cũng sẽ xác định những cơ hội cũng như thách thức từ các chủ thể khách quan trên thị
trường.
Đối với việc nghiên cứu tại bàn, VTEC có thể nắm bắt được những biến động về tình
hình chung kinh tế - chính trị - xã hội cũng như những vấn đề luật lệ thương mại hay
những ưu đãi về thuế quan tại Nhật Bản.
Riêng với hội chợ, thông qua trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp Nhật Bản, công ty có
thể khai thác sâu về xu hướng hàng may mặc hàng năm, trao đổi giá cả, chất lượng và
mời họ đến tham quan VTEC nhằm mong họ có cái nhìn rõ hơn, sâu hơn về hoạt động
của công ty. Sau cùng đưa ra mức giá riêng cho sản phẩm may mặc của Việt Tiến.
Khi tham gia vào chuỗi hội chợ thời trang, VTEC không chỉ đơn thuần là khách tham
quan nhằm nghiên cứu thị trường mà công ty cũng đã mở ra các gian hàng tại đây, nhằm
quảng bá, khẳng định mẫu mã, chất lượng của các sản phẩm VTEC cũng như khẳng định
giá trị thương hiệu của công ty, đồng thời gian hàng hội chợ công ty cũng thực hiện các
chương trình khuyến mãi. Tuy nhiên, hoạt động này không mang lại hiệu quả như mong
đợi và tốn rất nhiều chi phí, chính vì thế, hiện tại, VTEC cắt giảm các gian hàng tại các
hội và chỉ tham gia đơn thuần là khách tham qua tìm hiểu thị trường.

Phân tích hoạt động lập phương án kinh doanh sang thị trường Nhật Bản
Hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác và hoạt động lập phương án chiến
lược kinh doanh của công ty luôn được thực hiên song song và có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau. Dựa vào những kết quả trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trường Nhật
Bản, công ty tiến hành lập phương án kinh doanh xuất khẩu. Trong phương án kinh
doanh, công ty xác định rõ các mục tiêu về thị trường, các biên pháp thực hiện cũng như
các đánh giá hiệu quả của việc kinh doanh.
- What: Lập phương án, chiến lược kinh doanh xuất khẩu hàng may mặc của CTCP May
Việt Tiến sang thị trường Nhật Bản được lập để công ty có thể tìm được mục tiêu đối tác
phù hợp để hợp tác lâu dài
- Where: Theo chị Lê Thị Minh Thanh, nhân viên phòng ODM cho biết:Các thông tin cần
thiết để lập phương án nằm trong các báo cáo được nhân viên của công ty điều tra gửi về,
các thông tin trên internet, ...
- When: Phương án, chiến lược kinh doanh được lập trước khi thực hiện tìm kiếm khách
hàng
- Who: Ban giám đốc phụ trách kiểm duyệt phương án kinh doanh, người phụ trách là chị
Lê Thị Hồng Yến – Giám đốc điều hành; còn ban thị trường phụ trách chiến lược kinh
doanh.
- Why: Để có thể tìm kiếm được những khách hàng phù hợp với công ty, qua đó thúc đẩy
xuất khẩu hàng may mặc của công ty sang thị trường Nhật Bản
- How:
Bước 1: Thu thập thông tin, để đánh giá tình hình thị trường Nhật Bản, lựa chọn các đối
tác cùng với những thuận lợi khó khăn.
Bước 2: Công ty sẽ lập danh sách các đối tác, cập nhật thông tin đối tác và đánh giá
những cơ hội hợp tác kinh doanh cũng như những khó khăn khi tiếp cận họ.
Bước 3: Lựa chọn thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh sao cho phù hợp với thị
trường Nhật Bản.

Phân tích hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng

Khi công ty đã tiếp cận được đối tác, khách hàng tiềm năng thì bước quan trọng nhất để
cho khách hàng quyết định mua hàng và kí kết hợp đồng là quá trình đàm phán. Thông
thường công ty thực hiện đàm phán với khách hàng thông qua hai phương thức là đàm
phán thông qua email và đàm phán trực tiếp
- What: Tiến hành đàm phán các điều khoản (số lượng, giá cả, phương thức thanh toán,
…)
- Where: Theo chị Lê Thị Minh Thanh, nhân viên phòng ODM cho biết:Thường diễn ra
sau khi tham quan các nhà máy tại nhiều nơi ( thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Tiền
Giang,..), ngoài ra, công ty còn tiến hành đàm phán qua mail và điện thoại
- When: Sau khi có phản hồi từ khách hàng, đại diện của VTEC sẽ tiến hành trao đổi
ngay.
- Who: Các trưởng phòng ODM, phòng kinh doanh xuất khẩu 1,2,3 thông thường là anh
Nguyễn Trọng Thiết, trưởng phòng kinh doanh xuất khẩu 1.
- Why: Để có thể tìm kiếm được những khách hàng phù hợp với công ty, qua đó thúc đẩy
xuất khẩu hàng may mặc của công ty sang thị trường Nhật Bản
- How:
Bước 1: Có nhiều phương thức đàm phán, tùy vào điều kiện địa lý, mà đối tác có cách
chọn phù hợp, và VTEC rất mong khách đến tham quan trực tiếp
Bước 2: Sau khi tham quan hoặc trao đổi qua mail, điện thoại thì sẽ tiến hành ký hợp
đồng ( nếu không xảy ra bất kỳ vấn đề cần phải deal lại)

 Đàm phán trực tiếp

  Đây là hình thức đàm phán được dùng nhiều nhất của công ty đối với đối tác Nhật
Bản. Thông thường các công ty Nhật Bản thường yêu cầu gặp mặt trực tiếp để xem xét
quy mô, quy trình sản xuất của công ty để đánh giá khả năng, tiềm năng xuất khẩu của
công ty.Quy trình đàm phán trục tiếp của CTCP May Việt Tiến bao gồm các giai đoạn
chính sau: Giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiếp xúc, giai đoạn đàm phán, giai đoạn kết thúc
hợp đồng.

 Ví dụ về công tác đàm phán hợp đồng xuất khẩu đầu tiên của công ty .Vào ngày 6
tháng 3 năm 2016 Nhân viên của công ty tại Nhật Bản đã gửi fax, đã chào hàng thành
công một công ty tại Nhật Bản và được công ty trên đồng ý đàm phán, thương lượng hợp
tác kinh doanh. Phía công ty bạn yêu cầu sẽ được sắp xếp tham quan nhà máy của công ty
trong ngày bất kì của tháng 3 phải thông báo trước 1 tuần cho phía công ty.

 Giai đoạn chuẩn bị: Sau khi nhận được thông báo, công ty tổng hợp các thông tin
về đối tác trước khi bước vào giai đoạn tiếp xúc với đối tác. Những thông tin này được
tổng hợp từ điều tra của nhân viên được công ty cử sang bên Nhật Bản. Các thông tin
công ty tổng hợp bao gồm: Thông tin về phía công ty Nhật Bản, khả năng tài chính, uy
tín, … Bên cạnh đó, ngôn ngữ đàm phán mà công ty sử dụng là ngôn ngữ tiếng anh. Bên
cạnh đó, công ty cũng chuẩn bị thông tin về hàng hóa như mặt hàng kinh doanh, quy trình
sản xuất, chất lượng sản phẩm, định mức về sử dụng hóa học cũng như những yêu cầu
khác về mẫu mã bao bị, nhãn hiệu, thông tin về thị trường (Tình hình kinh tế, chính trị
Nhật Bản, hệ thống ngân hàng, điều kiện vận tải, tình hình giá cước vận chuyển từ Việt
Nam sang Nhật Bản và các chính sách ngoại thương giữa Việt Nam và Nhật Bản. Sắp
xếp thông báo ngày gặp trong tháng 3 cho khách hàng và ngày được công ty chọn là ngày
25 tháng 3.

 Giai đoạn tiếp xúc: Ở giai đoạn này, công ty sẽ làm những công việc gồm: Sắp
xếp đưa đón đối tác từ Sân bay Tân Sơn Nhất đến địa điểm của công ty tại quận Tân
Bình, TP. Hồ Chí Minh để thể hiện thành ý của mình. Trong quá trình tiếp xúc, khách
hàng sẽ đánh giá nhà máy dựa trên những quy trình sản xuất, điều kiện sản xuất của nhân
công, những trao đổi với đối tác để thực hiện nâng cao, hoàn thiện quy trình tổ chức, sản
xuất tốt hơn. Trong giai đoạn này, nội dung trao đồi cần thể hiện sự quan tâm với đối tác,
giới thiệu công ty, bày tỏ sự quan tâm của mình đến hợp tác kinh doanh một cách lâu dài.
Bên cạnh đó, nội dung trao đồi cần ngắn gọn và gợi mở tránh đi sâu vào tranh luận quá
cụ thể từng vấn đề.

 Giai đoạn đàm phán: Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm
phán. Trong giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc, thảo luận và thỏa thuận những vấn
đề đôi bên cùng quan tâm như sản phẩm may mặc chất lượng sản phẩm, số lượng đặt
hàng tối thiểu, giá cả, giao hàng, phương thức thanh toán, … nhằm đi đến thống nhất kí
kết hợp đồng mua bán hàng hóa.

 Giai đoạn kết thúc đàm phán và tiến hành kí kết hợp đồng: Sau khi đàm phán
thành công, hai bên tiến hành kí kết hợp đồng:
- Ký kết hợp đồng ngoại thương:
Nội dung chính trong hợp đồng bao gồm:
- Số hợp đồng, ngày tháng năm ký hợp đồng
- Tên hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, quy cách chất lượng hàng hóa,
- Phương thức thanh toán: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán là chuyển
tiền bằng điện trả trước. Đây là phương pháp hoàn toàn có lời cho công ty. Tuỳ theo loại
hàng mà sẽ có tỉ lệ phần trăm thanh toán khác nhau.
- Các thông tin về giao hàng: Vận chuyển bằng đường biển hay đường hàng không, ngày
giao hàng, thông tin cảng/sân bay đi và đến. Công ty VTEC giao hàng theo điều kiện
FOB là chính. Người bán sẽ chịu chí phí vận chuyển ra cảng, phí xếp hàng lên tàu còn
các chi phí khác như cước phí vận tải, phí bảo hiểm sẽ thuộc về trách nhiệm của người
mua. Ngày giao hàng được hai bên thỏa thuận sau khi công ty tính toán xong thời gian
sản xuất cho đơn hàng. Thông thường, ngày giao sẽ được xác định theo một mốc quy
định hoặc một khoảng thời gian quy định.
Ngoài ra, trong hợp đồng còn có điều kiện khác như: Quy cách đóng gói, ghi nhãn hiệu
hàng hóa, các chứng từ hàng hóa ( hóa đơn, B/L, C/O, bảo hiểm,…); Bất khả kháng,
khiếu nại. trọng tài, chữ kí hai bên, …
Phân tích hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Việt Tiến

Lập kế hoạch sản xuất:

- Kế hoạch sản xuất được đăng ký trước với phòng kế hoạch ít nhất từ 2 -3 tháng
trước khi đồng bộ nguyên phụ liệu

- Dựa vào tài liệu kỹ thuật (sản lượng, cỡ vóc, màu sắc…) của khách hàng cho từng
đơn hàng và dựa vào bảng định mức sản xuất, lập kế hoạch sản xuất mã hàng theo mẫu
KH 03.Ghi đầy dủ thông tin lô hàng có wash, thêu in, ngày giao hàng và sổ vải 24h trước
khi cắt vào KHSX.

- Dựa vào KHSX mã hàng và bảng định mức nguyên phụ liệu viết lệnh cấp phát
NPL theo biểu mẫu KH cho xí nghiệp và lệnh phiếu điều động KH ( Mục lục) đối với
khu sản xuất ngoài và xí nghiệp gia công. NPL nào đã về kho thì cấp phát NPL đó.

- Trình ký và chuyển bộ phận viết phiếu.

- Viết lệnh điều động xuất đi gia công chân gòn, thêu, in, wash nếu có

- Kiểm tra quá trình sản xuất:

+ Giải quyết các vấn đề phát sinh về NPL thừa thiếu trong sản xuất, kế hoạch thêu, in,
wash cho xí nghiệp có kết hợp với nhân viên điều độ.

+ Kiểm tra tài liệu hướng dẫn đóng gói kết hợp với khách hàng do thông số bao
nylon, thùng carton ngay khi có sản phẩm đầu tiên ra chuyền, yêu cầu nhà cung
cấp làm mẫu chuyển cho khách hàng ký duyệt

+ Lập đơn đặt hàng thùng carton, có ghi rõ kích thước, shipping mark, độ dày…

+ Chuyển bao mẫu và thùng mẫu đã ký duyệt cho KCS làm cơ sỡ kiểm tra chất
lượng nhập hàng. Thời gian cung cấp bao bì đóng gói cho xí nghiệp không quá 1
tuần sau khi có hàng thành phẩm ra chuyền. Sau khi đóng hàng thì bắt đầu giai
đoạn xuất hàng.
 Quá trình chuẩn bị sản xuất
Hiện nay thì VTEC có hai phương thức sản xuất xuất khẩu chính đó là sản xuất hàng tự
doanh, và sản xuất hàng gia công:
Đối với hàng xuất khẩu tự doanh thì VTEC sẽ chủ động về nguồn nguyên vật liệu để sản
xuất và chỉ việc thông báo cho khách hàng lịch giao hàng
Sau khi hợp đồng xuất khẩu được ký kết, căn cứ vào mẫu nguyên phụ liệu gốc từ khách
hàng hoặc tài liệu mô tả, phòng ODM hoặc phòng xuất khẩu yêu cầu nhà cung cấp làm
mẫu, thời gian làm và gửi mẫu từ 3 đến 5 ngày. Sau khi gửi mẫu cho khách hàng duyệt,
theo dõi và thúc khách hàng ký duyệt mẫu để chuyển cho nhà cung cấp chuẩn bị sản xuất,
thông thường phía khách hàng có lịch duyệt mẫu 1 ngày cố định trong tuần, vì thế thời
gian duyệt từ 2 đến 7 ngày kể từ ngày gửi mẫu
Các bước để tiến hành chuẩn bị cho qua trình sản xuất cho 2 hình thức trên như sau:
 Chuẩn bị NPL may mẫu counter:
Dựa vào tài liệu kỹ thuật, Áo mẫu (nếu có) và các yêu cầu khác, VTEC tiến hành tìm
kiếm NPL(hàng tự doanh) hoặc nhận NPL (hàng gia công) do khách hàng cung cấp để
may mẫu (Mẫu này có thể sử dụng nguyên phụ liệu thay thế nhưng các nguyên phụ liệu
phải tương đối gần giống với yêu cầu của khách hàng ). Lập phiếu yêu cầu may mẫu có
ghi các yêu cầu về số lượng, size, thời gian hoàn thành, sau đó trình ký và chuyển cho
phòng KTCN may mẫu (có ký nhận); trong lần may mẫu này nên để xuất tính định mức
nhằm đối chiếu với định mức trong giá thành ,. Thời gian hoàn thành mẫu: sơ mi, quần: 5
ngày, jacket 7 ngày, riêng hàng có wash cộng thêm 1 ngày
 Gửi mẫu và nhận góp ý ( Chỉ đối với hàng gia công )
Sau khi nhận mẫu từ phòng kỹ thuật, chuyển ngay cho khách hàng và theo dõi ngày nhận
góp ý chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày chuyển góp ý cho khách hàng. Mẫu sẽ được chuyển
đến khách hàng bằng đường chuyển hàng không thông qua phát nhanh và thường sử dụng
dịch vụ của DHL, FEDEX. Khi khách hàng nhận được mẫu thì mọi góp ý sẽ được làm
trực tiếp thông qua mail. Trường hợp mẫu không đạt, yêu cầu phòng kỹ thuật may lại.
Khi nhận được góp ý của khách hàng, chuyển mẫu và nhận xét của khách hàng lại cho
phòng kỹ thuật để làm cơ sở may các mẫu, duyệt sản xuất.
Hàng gia công: Chỉ may mẫu 1 lần
Hàng FOB: May Fit rồi đến may PP1
 Tiến hành mua NPL:
Khi nhận được bảng định mức NPL từ phòng kỹ thuật dựa trên mẫu cuối cùng khách
hàng duyệt sản xuất, cần kiểm tra cập nhập lại giá thành (nếu có tăng định mức) và đề
nghị khách hàng chỉnh lại giá cho phù hợp. Căn cứ vào tài liệu về sản lượng cỡ vóc trên
order hoặc PI, tiến hành lập bảng cân đối tạm tiêu hao nguyên phụ liệu. Sau đó phải liên
hệ với khách hàng để có thông tin về nhà cung cấp( chỉ định) để chuyển thông tin đặc
hàng về số lượng tối thiểu. VTEC tiến hành lập phiếu đề xuất mua NPL sẽ trực tiếp làm ở
phòng kinh doanh xuất khẩu
Đăng ký hợp đồng và phụ lục hợp đồng sản xuất xuất khẩu: (Chỉ đối với hàng gia công)
Để nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồng sản xuất, xuất khẩu, Tổng công ty may Việt
Tiến phải khai thông tin về hợp đồng sản xuất, xuất khẩu qua hệ thống khai hải quan điện
tử đã được nối mạng. Tất cả các tiêu chí về tên gọi, mã nguyên liệu, vật tư, máy móc,
hàng mẫu, đơn vị tính, nhân viên làm thủ tục phải khai thống nhất từ khi nhập khẩu
nguyên liệu đến khi thanh khoản hợp đồng.
Đăng ký định mức sản phẩm:
Định mức sản phẩm được Tổng công ty may Việt Tiến đăng ký cùng với lúc đăng ký hợp
đồng gia công xuất khẩu.
Định mức này phải phù hợp với định mức thực tế công ty thực hiện. Nếu hợp đồng
gia công không quy định tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư thì coi như tỷ lệ hao hụt bằng
0%. Đơn vị tính trong bản đăng ký định mức tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam
và phải thống nhất với đơn vị tính trong hợp đồng gia công đã đăng ký.
 Lập hợp đồng nhập gia công:
Sau khi đã được Hải quan tiếp nhận theo dõi hợp đồng, phụ lục hợp đồng gia công xuất
khẩu (nếu có) và theo dõi bảng đăng ký định mức của Tổng công ty may Việt Tiến thì bộ
phận thủ tục tiến hành lập phiếu đề xuất lập hợp đồng nhập gia công nguyên vật liệu
đồng thời soạn thảo hợp đồng nhập gia công.
1
PP: Preproduction
Hợp đồng nhập gia công thường được lập thành 4 bản (2 bản giao cho khách hàng, 2 bản
lưu tại bộ phận thủ tục) và đưa khách hàng ký; nhận lại bốn bản từ khách hàng. Sau khi
hợp đồng nhập khẩu có hiệu lực, may Việt Tiến gửi 2 bản hợp đồng cho khách hàng,
đồng thời theo dõi tiến trình cung cấp nguyên vật liệu của khách hàng.
 Nhận chứng từ nhập khẩu:
Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu đã ký, nhân viên làm thủ tục liên hệ với
khách hàng (bên đặt gia công) để nhận bộ chứng từ. Sau khi đã nhận được chứng từ từ
khách hàng, nhân viên làm thủ tục tiến hành kiểm tra bộ chứng từ
Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu:
Sau khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N ) do người vận chuyển gửi
cho biết thời gian và địa điểm hàng đến, nhân viên làm thủ tục sẽ mang vận tải đơn (B/L)
gốc đến hãng tàu hay công ty vận tải để đổi lấy 3 lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Tại phòng Kinh doanh Xuất khẩu, nhân viên bộ phận thủ tục sẽ tiến hành đăng ký tờ khai
hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 căn cứ theo nội dung của bộ chứng từ và D/O
mới lấy từ hãng tàu.
Sau khi truyền tờ khai điện tử cho Hải quan và nhận được phản hồi của Hải quan về số tờ
khai cũng như kết quả phân luồng, nhân viên làm thủ tục ghi nhận số tờ khai,in tờ khai và
chuẩn bị bộ hồ sơ khai Hải quan.
Bộ hồ sơ đi khai Hải quan thực tế của công ty gồm:
- Tờ khai Hải quan: 2 bản gốc (in màu xanh).
- Hóa đơn thương mại: 1 bản gốc.
- Phiếu đóng gói: 1 bản gốc, 1 bản chi tiết gốc.
- Vận tải đơn: 1 bản sao y.
- Công văn cam kết của khách hàng và các giấy tờ khác có liên quan
Nhân viên làm thủ tục trình ký bộ hồ sơ khai Hải quan và kiểm tra lần cuối để đảm bảo
bộ hồ sơ đi khai không bị sai sót trước khi chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận giao nhận. Từ
đây nhân viên bộ phận giao nhận sẽ chịu trách nhiệm đi khai Hải quan và nhận hàng về,
đồng thời trả định mức cho nhân viên định mức để lưu trữ phục vụ cho công tác kiểm hóa
hàng nhập. Cụ thể công việc của nhân viên giao nhận được tiến hành như sau:
- Sau khi nhân viên làm thủ tục của Tổng Công ty may Việt Tiến đổi B/L gốc lấy 3 D/O
tại hãng tàu đồng thời đóng các khoản phí, nhân viên giao nhận của Tổng công ty may
Việt Tiến cầm 3 D/O này cùng bộ hồ sơ khai Hải quan hàng nhập đã có chữ ký của ban
giám đốc đến chi cục Hải quan để làm thủ tục Hải quan
- Tại chi cục Hải quan, nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ vào cửa có đánh số theo quy
định đối với hàng nhập gia công. Vì hàng nhập gia công của Tổng công ty may Việt Tiến
hầu hết đều được phân luồng xanh, nên sau khi kiểm tra chi tiết hồ sơ thấy phù hợp,
nhân viên hải quan sẽ nhập thông tin chấp nhận vào máy tính. Lúc này, thủ tục Hải quan
hàng nhập gia công gần như là hoàn tất.
- Nhân viên giao nhận của may Việt Tiến rút tờ khai cùng với lệnh giao hàng (D/O) tại
Chi cục Hải quan đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng, đưa cho họ bộ chứng từ gồm:

 Lệnh giao hàng có chữ ký của cán bộ Hải quan khâu đăng ký thủ tục

 Biên lai thu tiền phí lưu trữ container.

 Đơn xin mượn container đã được chấp nhận. (Vì hầu hết các đơn hàng nhập
gia công của công ty đều được đóng trong nguyên container nên nhân viên
thủ tục cũng phải làm đơn xin mượn container khi đến hãng tàu để đổi D/O).
- Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại một D/O. Sau đó, nhân viên
giao nhận của Tổng công ty may Việt Tiến cùng nhân viên hãng tàu phụ trách bãi nhập số
container vào máy tính tại cảng để xác định vi trí container. Tiếp đến xuống bãi container
(Container Yard – CY) để kiểm tra tình trạng bên ngoài của container nếu thấy bất
thường như lủng lỗ, container bị móp méo, số seal không còn nguyên vẹn thì tiến hành
lập biên bản kiểm tra sơ bộ để quy trách nhiệm; nếu không có gì bất thường thì có thể
hoàn tất thủ tục Hải quan.
- Khi đã hoàn thành thủ tục, nhân viên giao nhận của may Việt Tiến đến phòng thương vụ
cảng đổi lệnh D/O lấy phiếu giao nhận container. Chuyển phiếu giao nhận cho lái xe chỉ
định và đưa hàng về kho riêng của Tổng công ty may Việt Tiến. Khi hàng về tới kho
riêng của công ty, nhanh chóng rút hàng ra khỏi container để trả vỏ container cho hãng
tàu
  Giám định số lượng và chất lượng hàng hóa:
Sau khi nguyên vật liệu nhập khẩu được đưa về kho của Tổng công ty may Việt Tiến, các
kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu theo đúng như tờ khai thực nhập do cán bộ giao
nhận chuyển về.
Các kho tiến hành kiểm tra số lượng, và phòng QA kiểm tra chất lượng dựa trên cơ sở
phiếu yêu cầu và mẫu NPL từ phòng Kinh doanh Xuất khẩu chuyển về.
Phòng Quản lý chất lượng(QA) chuyển biên bản kiểm tra chất lượng và mẫu lỗi (nếu có)
cho phòng Kinh doanh Xuất khẩu
Thông báo cho bên đặt gia công khi có tổn thất:

- Nếu có mẫu lỗi, hay thiếu hụt số lượng nguyên vật liệu, cán bộ mặt hàng sẽ làm
việc với khách hàng (bên đặt gia công) chậm nhất là 1,5 ngày làm việc từ khi nhận
được biên bản kiểm tra và theo dõi hướng giải quyết của khách hàng.

- Sau khi khách hàng đưa ra hướng giải quyết, cán bộ mặt hàng sẽ chuyển ý kiến
giải quyết của khách hàng cho phòng Quản lý chất lượng, tại đây nhân viên phòng
sẽ cân nhắc và giải quyết tổn thất theo hướng khả thi nhất.

- Theo như cán bộ mặt hàng tại công ty: nguyên liệu sản xuất nhập vè thường xảy ra
các tình trạng sau: Hàng không đủ số lượng và hàng bị lỗi. Đối với NPL không đủ
số lượng thì công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp bổ sung thêm nguyên vật liệu để sản
xuất. Đối với tình trạng NPL bị lỗi không thể sản xuất thì VTEC thường thông báo
cho bên gia công hoặc đơn vị đặt mua sản phẩm, làm việc lại với khách hàng/nhà
cung cấp để xử lý NPL này và đề nghị khách hàng dời ngày giao hàng.

Theo dõi quá trình giao hàng và thanh lý:

Theo dõi quá trình giao hàng:
Trên cơ sở quá trình kiểm tra sản xuất kết hợp với tiến độ giao hàng đã được đàm phán
với khách hàng, P.KDXK phát hành thông báo giao hàng theo yêu cầu của khách trình
tổng giám đốc ban hành đến:

- Các đơn vị sản xuất:

 - Phụ trách phòng

- Tổ điều độ

- Nhân viên mặt hàng có liên quan

- Nhân viên định mức

Căn cứ trên thông báo giao hàng, tài liệu hoặc yêu cầu của khách hàng. Cán bộ mặt hàng
làm Packing list và định mức hải quan làm thủ tục xuất hàng. Kiểm tra HĐ, phương thưc
thanh toán ở đây là TT, LC có đủ yếu tố pháp lý để xuất hàng như:

- Thời hạn giao hàng

- Tên hàng, mã hàng, Số lượng có đúng với HĐ quy định hay không

- Tình hình thanh toán của khách hàng ở những lô trước.

Lập tờ khai xuất khẩu và chuyển cho bộ phận thủ tục đi khai hải quan. Nhận tờ khai xuất
từ bộ phận giao nhận trong vòng 1 ngày sau ngày tàu chạy. Cung cấp thông tin cho hãng
tàu để phát hành bill
Lập và phát hành invoice chính thức dựa trên và HĐ.
Lập hồ sơ xin C/O nếu có và các chứng từ khác theo quy định của HĐ và khách hàng.
Hoàn tất bộ chứng từ thanh toán để nộp ngân hàng hoặc giao khách hàng
Thanh lý
Nhân viên định mức cập nhập lại số liệu trong bảng theo dõi thanh khoản nếu hàng xuất
thiếu.
Sau khi giao hàng xong hạch toán lại giá thành với chi phí thực tế.
Nhân viên định mức tập hồ sơ thanh khoản chuyển bộ phận thanh khoản thanh khoản với
hải quan gồm: Tờ khai xuất nhập, bảng định mức.