CASE STUDY: Hoạt động tổ chức xuất khẩu may mặc sang thị

trường Mỹ của công ty CP may Việt Thắng

1. Nghiên cứu tiếp cận thị trường may mặc Mỹ
Mỹ là một trong những thị trường xuất khẩu truyền thống của công ty Cp may
Việt Thắng, để có thể xuất khẩu hàng may mặc của mình vào thị trường Mỹ thuận lợi
nhất, Việt Thắng luôn chú trọng bước công tác nghiên cứu thị trường khó tính này. Việc
nghiên cứu thị trường may mặc Mỹ bao gồm các công việc như phân tích môi trường
kinh doanh may mặc, phân tích nhu cầu, thị hiếu và giá cả tại thị trường này, ngoài ra còn
phải tìm hiểu hoạt động của các đối tác chính tại Mỹ, lựa chọn phương thức nào để xuất
khẩu có thể xuất khẩu sang Mỹ thu được lợi nhất…

Trước hết, công ty đã nghiên cứu các bài học thực tiễn của các doanh nghiệp Việt
Nam khác khi thâm nhập vào Mỹ như : công ty may Nhà Bè, Việt Tiến, Thăng Long, …
đó là quy trình xuất hàng hóa vào Mỹ, là phương thức kinh doanh, là hoạt động sản xuất,
vận dụng máy móc, công nghệ của các công ty này. Việc nghiên cứu bài học thực tiễn từ
các công ty đi trước sẽ giúp Việt Thắng có cơ sở và rút ngắn được thời gian khi thâm
nhập vào thị trường Mỹ.

Tiếp theo, công ty sẽ tổ chức tiến hành thu thập thông tin về thị trường may mặc
Mỹ. Việc tổ chức tiến hành thu nhập thông tin này được nhân viên nghiên cứu thị trường
của công ty thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Có thể thu thập thông tin từ các nguồn
uy tín như các tổ chức quốc tế: WTO, ngân hàng thế giới (WB), các cơ quan chính thống
của Mỹ như: văn phòng dệt may Mỹ (Otexa), phòng phân tích thông tin thuộc Bộ
Thương mại Mỹ (Bea),… Bên cạnh đó, công ty còn chủ động tìm hiểu thông tin về thị
trường Mỹ thông qua chính các đối tác của mình như Supreme, Cintas, Tian,
Alehan…bằng phương thức gửi mail đặt câu hỏi, tìm kiếm thông tin tại bàn.

Ngoài ra, từ sau năm 2007, công ty đã chú trọng nhiều trong việc tham gia vào các
hội chợ, hội thảo trong và ngoài nước. Có thể kể đến một số hội chợ tiêu biểu mà công ty
CP may Việt Thắng đã tham gia trong thời gian qua, các hội chợ quốc tế với sự tham gia
của Mỹ như : Intertextile Pavilion Shenzhen được tổ chức tại Thâm Quyến- Trung Quốc,
Fatex- được tổ chức tại Pháp, Emitex- được tổ chức tại Ác-hen-ti-na ; hay các hội chợ,
hội thảo được tổ chức ngay tại Mỹ như : Texworld USA, Magic Show, ITMA Showtime ;
và các hội chợ về may mặc được tổ chức tại Việt Nam như : hội chợ thời trang quốc tế
Việt Nam (VIFF), hội chợ dệt may ASEANTTAC- đây là hội chợ với sự tham gia của
các nước Đông Nam Á và 5 nước đối thoại là Mỹ, Trung Quốc, Nhật, Hàn và Úc. Việc
tham gia vào các hội chợ kể trên nhằm mang lại cho Công ty cơ hội chính thức và ít
tốn kém để thu nhập những thông tin cạnh tranh có giá trị, gián tiếp nắm bắt được
tình hình thị trường may mặc ở Mỹ, cũng như tiếp xúc và thiết lập được mối quan hệ, các
hợp đồng buôn bán với các khách hàng đến từ Mỹ.

Bên cạnh đó, công ty còn cử nhân viên sang nghiên cứu trực tiếp tại thị trường Mỹ
(thông qua các hoạt động đàm phán với các đối tác của công ty tại đó mà chủ yếu là ba
đối tác Supreme, Cintas và Tian), hoạt động này tuy không tổ chức thường xuyên, nhưng
ít nhiều đã giúp Việt Thắng có cái nhìn trực quan hơn về thị trường Mỹ so với các
phương pháp nghiên cứu khác.

Có thể nói, nghiên cứu thị trường Mỹ trong thời gian qua đã giúp cho công ty CP
may Việt Thắng nắm bắt và xác định định hướng mặt hàng áo sơ mi và quần tây là hai
mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty và phù hợp với nhu cầu, thị hiếu của người tiêu
dùng Mỹ. Bên cạnh đó, việc nghiên cứu thị trường may mặc Mỹ cũng giúp công ty giữ
mối quan hệ với các đối tác làm ăn cũ và tiếp tục mở rộng quan hệ làm ăn buôn bán với
các đối tác khác, giúp công ty lựa chọn được phương thức giao dịch thích hợp nhất và đề
ra được chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng giai đoạn.

2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất khẩu hàng may mặc sang Mỹ
 Xây dựng kế hoạch sản xuất

Kế hoạch tổ chức sản xuất nguồn hàng tại công ty Cp may Việt Thắng luôn được
lập chi tiết và hạch toán cụ thể như sau: Đầu tiên, Việt Thắng nhập nguồn nguyên liệu
cho việc sản xuất, thông thường công ty sẽ nhập nguyên liệu từ những nhà cung cấp nước
ngoài (thường là Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông) vì nguyên liệu trong nước không đủ
và không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, thời gian gần đây một vài
đơn đặt hàng công ty tìm được nguồn nguyên liệu trong nước đáp ứng được yêu cầu với
giá rẻ, công ty sẽ đề nghị với khác hàng và chào giá thấp hơn. Hiện nay, công ty hầu như
nhập nguyên liệu nguyên container thông qua đường biển. Nguyên phụ liệu sau khi đặt
xong sẽ được chuyển về kho của tổng công ty Việt Thắng và toàn bộ các mặt hàng sẽ
được may tại các xưởng, các nhà máy 1,3,5,7 trong khuôn viên của tổng công ty. Việc
sản xuất sẽ được thực hiện theo quy trình: cắt vải -> may thành phẩm -> ủi và đóng góp
sản phẩm.

Hoạt động lập kế hoạch xuất khẩu

Hoạt động lập kế hoạch xuất khẩu của công ty Việt Thắng gồm việc xác định:

Mặt hàng: theo nghiên cứu từ thị trường Mỹ cộng với năng lực sản xuất của công
ty hiện có, mặt hàng mà công ty Việt Thắng nhắm tới trong việc xuất khẩu sang Mỹ trong
thời gian gần đây đó chính là áo sơ mi và quần tây. Bên cạnh đó, công ty vẫn duy trì xuất
khẩu mặt hàng quần áo mùa đông sang Mỹ tuy chiếm tỷ trọng không cao.

Số lượng và giá cả hàng hóa: Tùy từng thời điểm, mà công ty đưa ra các mức giá
xuất khẩu khác nhau, mức giá này phụ thuộc vào sự biến động trên thị trường may mặc
Mỹ cũng như những thay đổi đến từ nội bộ công ty. Số lượng hàng may mặc mà công ty
xuất khẩu phần lớn phụ thuộc vào yêu cầu của phía đối tác.

Phương phức sản xuất: Phương thức sản xuất được công ty sử dụng là xuất khẩu
trực tiếp theo hợp đồng FOB và xuất khẩu sau khi gia công. Trong đó phương thức xuất
khẩu trực tiếp dạng FOB là phương thức chủ yếu công ty áp dụng.

Sau khi xác định sơ bộ được các yếu tố trên, công ty CP may Việt Thắng sẽ tiến
hành lập danh mục khách hàng (thường là các đối tác như Supreme, Tian, Alehan,
Cintas…), danh mục hàng may mặc xuất (áo sơ mi, quần tây, quần áo mùa đông, chăn,
gối, đồng phục), số lượng bán và thời gian giao dịch cụ thể với khách hàng.

Trong hoạt động xây dựng kế hoạch xuất khẩu của công ty bao gồm cả việc đề ra
các biện pháp thực hiện như: cải tiến máy móc công nghệ, nâng cao tay nghề nhân công,
giảm giá thành ; tăng cường cho hoạt động quảng cáo, marketing với các đối tác nước
ngoài tại Mỹ, tập trung phát triển thương hiệu công ty tại thị trường này, đồng thời công
ty đang xây dựng đại lý phân phối hàng may mặc của công ty ngay tại thị trường Mỹ.

3. Tổ chức giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác, khách hàng Mỹ
Trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay, ngoài những bạn hàng thân thiết và
thường xuyên thì công ty luôn phải tìm kiếm những khách hàng mới nhằm duy trì và tăng
cường kim ngạch xuất khẩu hàng năm của công ty bằng cách thông qua website của các
công ty khách hàng tìm kiếm, hay thông qua các trung gian mua bán thông tin về khách
hàng, database hoặc các hội chợ hàng may mặc (như đã kể trên) được tổ chức trong và
ngoài nước, từ đó quảng bá trực tiếp đến các khách hàng tiềm năng khi tham dự các hội
chợ này.

Khi kế hoạch kinh doanh xuất khẩu (như đã đề cập ở bước 2.3.2) được thông qua,
công ty CP may Việt Thắng sẽ tiến hành giao dịch thương lượng với bên đối tác thông
qua các bước : chào hàng – hoàn giá – chấp nhận – xác nhận. Vì phía đối tác của Việt
Thắng chủ yếu là các đối tác làm ăn truyền thống, hai bên đã xây dựng được quan hệ lâu
dài cũng như tạo lập được uy tín với nhau nên hợp đồng xuất khẩu thường được ký dài
hạn nhằm tạo ra sự ổn định về nhu cầu và giải quyết các khó khăn, tốn kém trong việc đi
lại đàm phán ký kết hợp đồng mới. Nếu như lần đầu, đại diện hai bên sẽ đàm phán trực
tiếp với nhau và ký kết các điều khoản hợp đồng thì những lần sau việc đàm phán một
hợp đồng mới (với đối tác cũ) thường thông qua điện thoại và email có đính kèm các điều
khoản dựa trên hợp đồng cũ.

Tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Việc tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Cp may Việt Thắng do
phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
được thực hiện ở công ty Việt Thắng như sau :
Kiểm tra Chuẩn bị Kiểm tra Làm thủ tục

người mua hàng hóa hàng hóa hải quan

khâu thanh xuất khẩu

toán

Thanh lý hợp Giải quyết Hoàn tất Giao hàng cho

đồng khiếu nại chứng từ người vận tải
nếu có thanh toán

Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty CP may Việt Thắng

Nguồn : phòng xuất nhập khẩu công ty CP may Việt Thắng (2012)

 Kiểm tra người mua về khâu thanh toán

Với TT trả trước: Kiểm tra tài khoản ngoại tệ của công ty tại ngân hàng; với
L/C: kiểm tra thời hạn mở L/C, nội dung L/C.

Nếu chưa thực hiện thì đôn đốc, nhắc nhở người mua; đề nghị khách hàng tu
chỉnh nếu có sai sót.

 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Dựa vào mẫu quần áo với các thông số chi tiết mà khách hàng gửi, nhà máy
tiến hành may mẫu, giao mẫu. Nếu khách hàng chấp nhận mẫu thì nhà máy sẽ lên kế
hoạch sản xuất đơn hàng; đặt vải với ban Kinh doanh.

Đặt mua nguyên phụ liệu: Theo yêu cầu của khách hàng: nhập nguyên phụ
liệu từ nhà cung cấp được khách hàng chỉ định hoặc công ty tự mình tìm nhà cung
cấp phù hợp.

Lên kế hoạch sản xuất: Nghiên cứu, đánh giá các chỉ tiêu trong hợp đồng,
điều kiện thực tế của công ty; lập kế hoạch sản xuất; gửi kế hoạch cho ban giám đốc
phê duyệt, sau đó gửi xuống các nhà máy may.
 Nhập nguyên phụ liệu, kiểm tra: Tổ chức thu mua nguyên vật liệu tại các nhà
cung cấp; nếu khách hàng chỉ định nhà cung cấp, thì công ty tiến hành giao dịch,ký
hợp đồng với nhà nhập khẩu, đăng ký định mứcnguyên phụ liệu với hải quan, sau đó
tiến hành kiểmtra và nhập nguyên phụ liệu; tập trung tại các kho nguyên phụ liệu,
gần đến ngày sản xuất thì chuyển vào nhà máy.

Triển khai sản xuất, theo dõi tiến độ may: Phân công nhiệm vụ cho công
nhân; thường xuyên giám sát hoạt động sản xuất.

 Kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra thành phẩm, bao gói, đóng kiện, kẻ ký mã hiệu: Kiểm tra kỹ càng,
chi tiết trên sản phẩm; gấp xếp sản phẩm theo hình vẽ mô tả hoặc hướng dẫn kỹ
thuật mà khách hàng yêu cầu, gắn thêm phụ liệu nếu có; kiểm tra thành phẩm đã gấp
xếp, sau đó chuyển sang ủi mặt A bằng bàn ủi nhiệt, gắn nhãn trang trí, thẻ bài; lựa
chọn loại bao bì (phổ biến là kiện), đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu và chuyển sang
phân loại sản phẩm trên kệ hàng theo màu, kiểu, cỡ vóc.

Nhập kho thành phẩm: Mỗi thùng đóng xong, công nhân đánh dấu vào P/L
kế hoạch để tránh sai sót hoặc đóng thùng trùng lắp; chất thùng vào nơi quy định,
sắp xếp theo từng cây hàng, theo màu sắc để dễ dàng kiểm tra, sau đó nhập hàng hóa
vào kho thành phẩm, chờ ngày xuất hàng.

Trước khi xuất, kiểm tra lại số lượng kiện hàng, mã hàng, đối chiếu lại với
lệnh xuất và hóa đơn; kiểm tra hàng về phẩm chất, trọng lượng, bao bì. Nếu lô hàng

đạt tiêu chuẩn, khách hàng sẽ gửi cho công ty “Final Inspection” (phiếu kiểm
duyệt cuối cùng).

 Làm thủ tục hải quan

Sau khi khách hàng chấp thuận cho pho phép xuất, đơn vị sản xuất cung cấp
P/L, định mức nguyên phụ liệu, các thông số kỹ thuật.. cho phòng Kế hoạch – Kinh
doanh để lập bộ chứng từ xuất khẩu; sau đó bộ chứng từ sẽ được gửi lên văn phòng
đại diện của công ty, căn cứ vào bộ chứng từ, bộ phận giao nhận sẽ lập tờ khai hải
quan.

Gửi thông tin cần khai báo về lô hàng cần xuất cho Chi cục hải quan quản lý
hàng gia công thành phố Hồ Chí Minh; chờ bộ phận tiếp nhận tờ khai cho số tờ khai
và sau đó phản hồi phân luồng về cho công ty; thực hiện quyết định phân luồng
hàng hoá của cơ quan hải quan.

 Giao hàng cho người vận tải

Tùy vào địa điểm đóng hàng và địa điểm giao hàng như đã thỏa thuận mà
việc giao hàng cho người vận chuyển được tiến hành như sau: Liên hệ đại lý để
nhận Booking note; nếu hàng đóng tại kho riêng, yêu cầu gửi Booking cho phép
mang container rỗng về kho riêng để đóng hàng; nếu hàng gửi là hàng lẻ, sau khi
thông quan, sẽ thuê phương tiện vận tải chở hàng đến kho của người gom hàng hoặc
khu vực cảng biển đóng hàng; giao hàng cho người vận tải; nhận vận đơn gom hàng.

Đến hải quan giám sát bãi để ghi số container, số seal, số chuyến, số tàu trên
tờ khai; giám sát trong thời gian xếp hàng, giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang một tờ khai gốc và một tờ khai copy đến
nơi thanh lý hàng xuất, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra thông tin tờ khai trên máy
tính, nếu đúng thì sẽ đóng dấu hàng đã qua khu vực giám sát và trả lại tờ khai gốc
cho công ty.

 Hoàn tất chứng từ thanh toán

Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu, người bán ủy thác cho người giao nhận
lấy vận đơn.

Nhân viên ban Kế hoạch – Kinh doanh sẽ gửi cho người bán vận đơn cùng
một số chứng từ khác như hóa đơn thương mại, hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng
gói...Hoàn tất các chứng từ còn lại theo quy định của hợp đồng, tiến hành gửi cho
người mua nhận hàng (nếu thanh toán T/T), gửi chứng từ qua ngân hàng (L/C).
  Giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khách hàng có sự vi
phạm mà không tự thỏa thuận được, thì công ty có thể đề đơn lên trọng tài, trong
trường hợp cần thiết có thể kiện ra toà án.

Trong trường hợp công ty bị khiếu nại đòi bồi thường: xem xét yêu cầu của
khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và đúng đắn.

 Thanh lý hợp đồng

Sau khi nhận tiền hàng và người mua không có khiếu nại, bên bán và bên
mua lập biên bản thanh lý hợp đồng và tiến hành lưu hồ sơ.