CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI

CÔNG TÁC
1. Khái niệm về công tác

2. Phân loại các chuyến đi công tác

Căn cứ vào tần suất chuyến công tác :
+ Các chuyến đi công tác thường kì
( là các chuyến diễn ra thường xuyên trong 1 tháng hay nhiều tháng )
+ Các chuyến đi công tác đột xuất
( là chuyến đi diễn ra một cách bất ngờ , bình thường thì sẽ là những công việc
quan trọng nên mới đi )
Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác
+ Các chuyến đi công tác trong nước
( là các chuyến đi diễn ra trong nước hay là 1 tỉnh nào đó trong nước “ sửa dùm ý
này nha , hông bt viết gì “ )
+ Các chuyến đi công tác nước ngoài
( “ cái này y chang “ )
Chương II : Kế hoạch để tổ chức chuyến đi công tác
2.1: Xếp lịch cho chuyến đi công tác (đi theo một đoàn)
Để tránh bị chồng chéo và lãng phí, văn phòng cần đặt qui định yêu cầu các bộ
phận chuyên môn hoặc quản lý, kể cả thủ trưởng phải báo và đăng ký trước về lịch
đi công tác. Trên cơ sở đó, văn phòng sẽ xem xét và sắp xếp lịch cho từng chuyến
đi công tác. Việc xếp lịch chủ yếu căn cứ vào nhu cầu của các bộ phận và của
người thủ trưởng, nhưng cần chú ý một số nguyên tắc sau:
- Bộ phận lãnh đạo phải có người ở nhà để giải quyết các công việc của cơ quan.
Trong những giai đoạn đặc biệt, thủ trưởng cơ quan không nên đi công tác.
- Cần kết hợp một số công việc trong các chuyến đi công tác, trên cơ sở tiết kiệm
thời gian và chi phí.
- Các chuyến đi không được chồng chéo, trùng lặp về mục đích.
Ví dụ: - Hội thảo về ngành hóa mỹ phẩm Hàn Quốc tại thị trường Việt Nam
-Chủ để “Giao thương ngành hóa mỹ phẩm Hàn Quốc tại thị trường Việt Nam
- Sự kiện do Sở KH & CN Đà Nẵng và tập đoàn DAEWOO Networks Hàn Quốc
tổ chức tại Danang Golden Bay Hotel, Sơn Trà, Đà Nẵng.
*Lịch trình cụ thể:
- Ngày đi: 20/08/2021
- Ngày về: 22/08/2021
Trong đó:
+ Ngày 20/08/2021: 9h50 đến 11h20 bay từ Tp.HCM đến Đà Nẵng, nhận phòng,
nghỉ ngơi, buổi chiều tham dự hội thảo.
+ Ngày 21/08/2021: Buổi trưa kí kết hợp đồng hợp tác với tập đoàn DAEWOO
Networks Hàn Quốc, buổi tối tham gia Gala Dinner do BTC tổ chức
+ Ngày 22/08/2021: 9h30 đến 11h bay từ Đà Nẵng trở về TP.HCM
2.2. Nắm vững những thông tin cần thiết về chuyến đi
Nếu được giao nhiệm vụ lo việc tổ chức chuyến đi, các thư ký văn phòng cần phải
tìm cách nắm vững các thông tin cơ bản sau:
- Mục đích của chuyến đi.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc của chuyến công tác.
- Lịch trình.
- Thành phần tham dự: bao gồm số lượng các thành viên và vị trí, trách nhiệm của
từng người trong đoàn; tên người trưởng hoặc phó đoàn và tên các nhân viên giúp
việc cho đoàn.
- Thủ tục hành chính
- Yêu cầu về phương tiện di chuyển và nơi ăn, nghỉ của đoàn.
- Tài liệu chuẩn bị
- Tiến độ thực hiện
- Kinh phí dự toán cho đoàn và các khoản cần chi.
- Mục đích của chuyến đi công tác cần đạt được đến mức độ nào. Những thông tin
trên càng cụ thể thì sẽ càng giúp cho người thư ký văn phòng trong hoạt động tổ
chức của mình
Chương III : Hoạch định tổ chức chuyến công tác
Khi thủ trưởng đi công tác bộ phận văn phòng phải biết hoạch định , sắp xếp các
chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau :
+ Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
+ Chuẩn bị giấy tờ , tài liệu
+ Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
+ Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn
+ Chuẩn bị kinh phí
+ Giải quyết các thủ tục hành chính cần thiết cho đoàn công tác
+ Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
+ Kiểm tra chuyến đi đi lần cuối trước khi khởi hành

3.1 Giải quyết các thủ tục hành chính cần thiết cho đoàn công tác
Công việc đầu tiên cần làm là phải lập danh sách các thành viên theo quyết định
cử đi công tác hoặc lệnh của thủ trưởng cơ quan. Căn cứ vào danh sách đó thư ký
văn phòng lo giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh.
Nếu là đoàn đi công tác ở nước ngoài thì thư ký phải hướng dẫn đoàn lo các thủ tục
hành chính để làm hộ chiếu và các giấy tờ liên quan đến việc xuất nhập cảnh qua
biên giới Việt Nam và các nước. Ngoài ra, thư ký văn phòng cũng cần thông báo
để các thành viên kịp chuẩn bị các giấy tờ ty thân cần thiết cho việc đi lại và giao
dịch.
3.2 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
Trên đây là biểu mẫu lịch trình công tác. Để có được biểu mẫu này, cần:
 Xác định mục đích chuyến đi
 Nội dung chuyến đi
 Số lượng người tham gia
 Các địa điểm đến
 Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
 Phương tiện đi lại
 Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm
 Chuẩn bị lịch trình công tác có ba loại:
 Lịch trình sắp xếp di chuyển
 Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn
 Lịch trình sắp xếp di chuyển và các cuộc hẹn.
3.2 Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu
Các giấy từ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
 Quyết định cử đi công tác
 Giấy giới thiệu
 Giấy đi đường
 Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu,mua bảo hiểm (nếu đi công tác nước ngoài)
 Chứng minh nhân dân
 Các giấy tờ khác về chức danh khoa học
 Các tài liệu cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
 Tài liệu nghiên cứu, tham khảo, nội dung công tác.
Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn bị sẽ khác
nhau.
Ví dụ: Nếu đi kí kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức
năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội họp khoa học thì
phải nghiên cứu yêu cầu của hội họp để soạn thảo các bài phát biểu…
Nội dung công tác cần có sự phối hợp, trợ giúp của các thư kí, các bộ phận chức
năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để chuẩn bị các nội dung
cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: các
văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn
nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan... Thư kí cần tổng hợp các tài liệu
theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước
để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa
chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần
thiết.
3.3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thông cho
phù hợp và tiết kiệm.
Thư kí phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao
thông nơi đoàn đến công tác như:
 Chế độ tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo các văn
bản quy định của Bộ Tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.
 Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện
 Giá vé
 Độ dài quãng đường
3.4 Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
Thư kí phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn
ngày, giờ làm việc và đăng kí nơi ăn, nơi ở.
Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
 Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và
đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công văn cho nước đó.
 Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
 Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM, thẻ nhớ và mang
theo máy vi tính xách tay (notebook)
Nếu có thể nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy
tính xách tay để có thể gửi Fax, Email, truy cập internet, chat, hội thảo với các bộ
phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lí thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến.
3.5 Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào bản kế hoạch công tác của đoàn, thư kí lập dự trù kinh phí. Trong bản dự
trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.
 Tiền ăn, nghỉ.
 Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
 Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội họp (nếu tổ chức yêu cầu).
 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng.
 Trang thiết bị
 Đối với một chuyến công tác xa thì những giấy tờ cá nhân quan trọng là
không thể thiếu. Chúng sẽ giúp bạn thuận tiện trong mọi giao dịch ở một nơi
xa lạ.
  Laptop, IPad : Ngoài điện thoại thì laptop, Ipad là những món đồ công
nghệ không thể không có đối với một chuyến công tác xa. Bởi chúng sẽ giúp
bạn làm việc và trao đổi online dễ dàng hơn khi cần.

 Sạc dự phòng, sạc chuyển đổi : Nguồn điện tại những nơi bạn sắp tới công
tác có thể không ổn định. Vì thế hãy sạc căng cục sạc dự phòng của mình
trước mỗi chuyến đi công tác dài ngày.
 Nếu bạn chuẩn bị đồ đi công tác nước ngoài thì cần đem theo sạc chuyển đổi
đa năng. Vì mỗi quốc gia sẽ có các loại phích cắm khác nhau, nếu bạn mang
theo loại sạc thường cắm ở Việt Nam thì chưa chắc có thể dùng được tại
quốc gia khác.
 Quần áo các loại: Quần áo chắc chắn là thứ không thể thiếu đối với một
chuyến đi công tác dài ngày. Thế nhưng, không giống với việc chuẩn bị
quần áo đi du lịch “thích mang gì thì mang”. Đối với quần áo mang đi công
tác bạn nên chuẩn bị thành từng bộ riêng để mặc đi làm hàng ngày. Nên
chọn những trang phục có màu sắc đơn giản và dễ mix để sử dụng linh hoạt
hơn.
 Giày ,Dép : Hãy mang theo một vài đôi giày để tiện thay đổi nếu bạn đi công
tác dài ngày.
 Đồ vệ sinh cá nhân: Mặc dù tại các khách sạn cũng thường có sẵn một số
đồ vệ sinh cá nhân cơ bản như: bàn chải, kem đánh răng, dầu gội, sữa tắm,…
Nhưng những đồ dùng đó có thể không phù hợp hoặc khiến bạn không thích.
Cách tốt nhất vẫn nên tự chuẩn bị một số món đồ cơ bản và mang chúng
theo trong vali.
3.6 Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.
Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn
định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt.
CHƯƠNG IV : NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG
TRONG THỜI GIAN LÃNH ĐẠO CƠ QUAN ĐI CÔNG TÁC
4.1 Trách nhiệm của thư kí trước khi lãnh đạo đi công tác

 Thư ký thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi
 Dự buổi họp bàn giao của lãnh đạo cho người được ủy nhiệm (thường là cấp
phó). Nắm vững nội dung công việc của lãnh đạo giao lại cho cấp phó
 Ghi lại những công việc lãnh đạo ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ
thẩm quyền giải quyết

4.2 Trách nhiệm của thư kí trong khi lãnh đạo đi công tác

 Giúp các phó lãnh đạo thực hiện các nhiệm vụ được lãnh đạo phân công
 Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
 Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ
sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ để thông báo. Sau đó chuyển các
văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư ký là
người giải quyết. Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư
tín là sổ tóm tắt và sổ nhật kí các hoạt động cần lưu ý

4.3 Trách nhiệm của thư ký khi lãnh đạo trở về

 Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ phận
văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây
 Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức
 Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho lãnh đạo
 Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính
  Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
 Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến
đi
 Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi

4.4 Những công việc của thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
-Quản lý lịch trình: Thư ký văn phòng có trách nhiệm quản lý lịch trình của lãnh
đạo trong thời gian đi công tác. Điều này bao gồm đặt lịch họp, cuộc gặp và các sự
kiện khác mà lãnh đạo sẽ tham gia trong quá trình công tác.
-Chuẩn bị tài liệu: Thư ký văn phòng phải đảm bảo rằng lãnh đạo có đầy đủ và
chuẩn bị tốt các tài liệu cần thiết cho công việc. Điều này bao gồm việc tìm hiểu về
các cuộc họp, sự kiện và dự án mà lãnh đạo sẽ tham gia, sắp xếp và chuẩn bị các
tài liệu liên quan.
-Quản lý thông tin: Trong thời gian lãnh đạo đi công tác, thư ký văn phòng phải
quản lý thông tin và tài liệu quan trọng. Điều này bao gồm việc xử lý email, điện
thoại và các thông tin khác đến và đi từ lãnh đạo, đồng thời đảm bảo rằng các
thông điệp được truyền đạt đúng người và đúng thời gian.
-Giao tiếp và liên lạc: Thư ký văn phòng có vai trò quan trọng trong việc giao tiếp
và liên lạc giữa lãnh đạo và các bên liên quan trong thời gian công tác. Điều này có
thể bao gồm việc xếp lịch gặp gỡ, phản hồi yêu cầu và thảo luận với các đối tác và
đồng nghiệp.
-Quản lý hồ sơ và văn bản: Trong khi lãnh đạo đi công tác, thư ký văn phòng phải
quản lý hồ sơ và văn bản liên quan đến công việc của lãnh đạo. Điều này bao gồm
việc lưu trữ và sắp xếp các tài liệu, hồ sơ và thông tin quan trọng, đồng thời đảm
bảo tính bảo mật và truy cập dễ dàng khi cần thiết.
-Giải quyết vấn đề và hỗ trợ: Thư ký văn phòng có thể phải giải quyết các vấn đề
nhỏ và hỗ trợ.
 Chương V : NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG SAU KHI
ĐOÀN CÔNG TÁC TRỞ VỀ
Trong trường hợp thư ký không đi cùng, thì khi đoàn trở về, thư ký cần chú ý một
số công việc sau:
- Chủ động báo cáo với thủ trưởng về những vấn đề xảy ra trong thời gian thủ
trưởng đi công tác, chuyển cho thủ trưởng công văn giấy tờ và các tài liệu nhận
được để thủ trưởng xem xét và giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc và tiếp
khách trong những ngày tiếp theo.
- Đối với đoàn công tác nói chung, thư ký cần gặp trưởng đoàn, đề nghị chuyển các
tài liệu thu thập được trong quá trình làm việc tại nơi công tác để lập hồ sơ; nhắc
nhở đoàn gửi các giấy tờ cần thiết và các hoá đơn chứng từ tài chính để quyết toán
kinh phí chuyến đi với tài vụ cơ quan.
- Nếu thư ký cùng đi với đoàn, thì khi trở về thư ký phải báo cáo lại tình hình
chuyến đi với những người có trách nhiệm; thu thập các giấy tờ, tài liệu và lập hồ
sơ, đồng thời trực tiếp làm thủ tục quyết toán với tài vụ cơ quan. Trong một số
trường hợp, nếu thấy cần thiết, thư ký có thể đề nghị với trưởng đoàn họp lại đoàn
công tác để thông báo kết quả chung, thông báo tình hình thu - chi tài chính và rút
kinh nghiệm một số vấn đề để các lần sau việc tổ chức được tốt hơn.
-Kiểm tra thông tin và tài liệu: Thư ký cần xem xét thông tin và tài liệu liên quan
đến chuyến đi, như bản ghi hành trình, hóa đơn, vé máy bay, thông tin khách hàng
hoặc đối tác gặp gỡ, và bất kỳ tài liệu nào khác được thu thập trong suốt chuyến đi.
-Quản lý hồ sơ và báo cáo: Thư ký cần sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ và tài liệu liên
quan đến chuyến đi. Đồng thời, thư ký cần tạo và chuẩn bị báo cáo chi tiết về các
hoạt động và kết quả của chuyến đi để trình cho các nhân viên hoặc cấp trên.
-Xử lý thanh toán: Nếu có các chi phí phát sinh trong suốt chuyến đi mà thư ký
không thể giải quyết trực tiếp, thì thư ký cần chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần
thiết để xử lý thanh toán sau khi trở về, bao gồm hóa đơn, chứng từ và các thông
tin liên quan.
-Liên hệ và báo cáo: Thư ký cần thông báo cho nhân viên hoặc các bên liên quan
về việc trở về an toàn và kết thúc chuyến đi. Thư ký cũng nên chuẩn bị báo cáo
tổng kết, bao gồm các kết quả và nhận xét về chuyến đi, để chia sẻ với các bên liên
quan.
-Gửi thông báo và cập nhật: Nếu có bất kỳ thông tin mới nào liên quan đến chuyến
đi hoặc các hoạt động sau khi trở về, thư ký cần gửi thông báo và cập nhật cho các
bên liên quan, bao gồm cả các nhân viên trong tổ chức và các đối tác ngoại vi.
-Đánh giá và cải thiện: Thư ký có thể tham gia vào quá trình đánh giá và cải thiện
chuyến đi bằng cách cung cấp phản hồi, đề xuất hoặc ý kiến cho nhóm hoặc cấp
quản lý. Điều này giúp cải thiện quá trình đi công tác trong tương lai.

CHƯƠNG VI : KẾT LUẬN

Có thể nói, việc tổ chức chuyến đi công tác hoặc dự h ội ngh ị, h ội th ảo cho
thủ trưởng hoặc các cán bộ chuyên môn của cơ quan là một công việc có tính
chất hành chính nhưng lại đòi hỏi người thư ký văn phòng phải có đầu óc t ổ
chức, có tác phong khoa học, nhanh nhẹn và năng động. Thành công của các
đoàn công tác phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tổ chức và sự năng động, chu
đáo của các thư ký văn phòng.