2.3.

Công việc của thư ký văn phòng sau khi kết thúc cuộc họp

 Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn phòng họp

- Nếu cuộc họp nhỏ có thể mình thư ký đảm nhận việc này, nhưng nếu cuộc họp lớn cần phân công cho
các đồng nghiệp và phối hợp với họ để hoàn thành công việc trên.

Ví dụ: Sau khi kết thúc cuộc họp giao ban tuần trong cơ quan, thư ký có thể tự mình kiểm tra và thu dọn
phòng họp, nhưng sau một cuộc hội thảo thì thư ký cần phải cùng các đồng nghiệp sắp xếp lại phòng
họp.

- Khi trao trả trang thiết bị cần bàn giao cụ thể, nếu cần thi lập biên bản bàn giao tránh tình trạng sau này
đổ lỗi cho nhau khi thiết bị hỏng hóc hoặc thất lạc.

 Lưu giữ biên bản/ Lập hồ sơ của cuộc họp

Không phải bất kỳ cuộc hộp nào cũng phải nộp hồ sơ mà thường được chia làm hai loại:

+ Đối với các cuộc họp thông thường như giao ban tuần, hội ý, họp bàn bạc những công việc cần thiết
trong nội bộ cơ quan... thì không cần lập hồ sơ cuộc họp mà chỉ cần lưu giữ biên bản cuộc họp đó và xếp
theo thứ tự thời gian rồi cho đóng bìa, ghi tiêu đề bên ngoài bìa hoặc có thế làm cuốn số ghi biên bản
các cuộc họp. Sổ biên bản có thể lập cho từng loại như: Sổ ghi biên bản giao ban tuần, Sổ ghi biên bản
hội ý lãnh đạo...

+ Đối với những cuộc họp lớn như họp tổng kết, hội nghị khoa học, hội nghị chuyên đề, hội thảo,..thì
phải lập hồ sơ cuộc họp. Khi lập hồ sơ cuộc họp cần thu thập đầy đủ văn bản để đưa vào hồ sơ. Thông
thường các văn bản sau được đưa vào hồ sơ cuộc họp: Giấy triệu tập dự họp, Danh sách đại biểu mời dự
họp, chương trình nghị sự của cuộc họp, lời khai mạc của chủ tọa, báo cáo, tham luận, lời phát biểu của
lãnh đạo cấp trên, bản tổng hợp các ý kiến trao đổi và thảo luận, các văn bản về bầu cử, nghị quyết, lời
bế mạc, biên bản cuộc họp.

 Thanh toán với bộ phận tài vụ

Việc chi phí có thể là do nhiều người thực hiện nhưng thư ký văn phòng sẽ là người lập dự toán và tạm
ứng kinh phí do vậy sẽ phải thu thập hoá đơn và làm quyết toán với bộ phận tài vụ. Sau khi đã đủ chứng
từ hoá đơn, thư ký lập bảng kê khai các khoản theo từng mục, sắp xếp chứng từ kèm theo, lấy chữ ký xác
nhận của chủ tọa và đến bộ phận tài vụ để quyết toán.

 Soạn thảo văn bản, thư cảm ơn theo yêu cầu của thủ trưởng

- Theo nội dung đã được trao đổi, nhất trí trong cuộc họp và theo yêu cầu của thủ trưởng, thư ký cần
soạn thảo một số văn bản.

Ví dụ: báo cáo họp, danh sách nhiệm vụ, kế hoạch,...

- Thông thường sau cuộc họp, hội nghị, thư ký còn phải soạn thảo những văn bản ban hành các quyết
định quản lý hoặc những văn bản hướng dẫn, nhắc nhở việc thực hiện những vấn để cần thiết.

- Ngoài ra, thư ký còn phải soạn thảo các thư cảm ơn để gửi đến những nguời tham dự đã có những
đóng góp quan trọng và bổ ích cho hội nghi, cảm ơn số diễn giả và khách mời đặc biệt.

VIDEO: THƯ KÝ SAU KHI KẾT THÚC CUỘC HỌP

https://drive.google.com/file/d/1gHNHjQl9RU79mypx5bdU7S35-DlCNdu9/view?usp=drive_link

* Câu hỏi quiz:

1. Thư ký văn phòng không cần phải làm gì sau khi kết thúc cuộc họp giao ban tuần?

A. Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn phòng họp

B. Lập hồ sơ của cuộc họp

C. Thanh toán với bộ phận tài vụ

D. Soạn thảo văn bản, thư cảm ơn theo yêu cầu của thủ trưởng

2. Sau khi kết thúc cuộc họp, thư ký văn phòng cần phải làm quyết toán với bộ phận nào của công ty?

A. Bộ phận Hành chính, nhân sự

B. Bộ phận Maketing

C. Bộ phận Tài vụ

D. Bộ phận Kinh doanh

Câu hỏi seeding: Đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất của một thư ký văn phòng sau khi kết thúc cuộc họp?

Trả lời: Công việc quan trọng nhất của một thư ký sau khi kết thúc cuộc họp là ghi chép và xử lý thông tin
sau cuộc họp. Thư ký cần cẩn thận ghi lại những điểm quan trọng, quyết định và chỉ thị được đưa ra
trong cuộc họp. Sau đó, thư ký phải xử lý thông tin này bằng cách chuẩn bị báo cáo cuộc họp, gửi thông
tin cần thiết tới các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người được cung cấp đầy đủ thông tin và hiểu rõ
nhiệm vụ của mình.