BIÊN BẢN CUỘC HỌP TRAINING CHUNG BUỔI 1

1. Thời gian, địa điểm

-Thời gian: 17h30p ngày 30/11/2022
-Địa điểm: KTX 301
-Hình thức: Offline
2. Thành phần tham gia
-Ban điều hành
-Thành viên gen 14
3. Nội dung buổi họp

A, OUTLINE

-Giới thiệu cách thức hoạt động: theo ban và theo core

-Phổ biến nổi quy, văn hóa làm việc

-Phổ biến cách thức đánh giá thành viên qua mỗi đợt, quy chế thưởng phạt

-Giới thiệu các core chạy trong sự kiện đối nội

B, NỘI DUNG BUỔI TRAINING

1, Cơ cấu tổ chức

 Được chia theo ban chức năng

a, Ban điều hành: Ban chủ tịch, trưởng/ phó ban

b, Ban: chuyên môn, đối ngoại, tổ chức, truyền thông, nhân sự

2, Một số công việc collab giữa các ban

-Truyền thông sự kiện đối ngoại

-Bảo trợ/hỗ trợ truyền thông tổ chức khác: BĐN + BTT

 -Bảo trợ chuyên môn (khi doanh nghiệp đó bảo trợ cho mình): BCM + BĐN (ví dụ:
interchange)

-Tài liệu gửi external (BCM + BĐN + BTT)/ slide trong sự kiện: BCM + BĐN +
BTC + BTT.

+Ban nhân sự sẽ làm slide của những hoạt động đối nội như Training CLB,…

-Các kênh truyền thông của IBC

+2 nhóm chính: kênh đối ngoại và kênh đối nội - HOI, youtube, tiktok:

 LinkedIn do BĐN giữ

 Youtube – tiktok - HOI là do BNS
 Kênh đối ngoại là do BTT giữ

-Để tránh tình trạng thông tin bị đứt gãy giữa các ban: Tất cả trao đổi đều được diễn
ra ở trong group chat, group facebook, gapowork

3, Cơ cấu tổ chức

-[Các project sẽ chia thành từng core -> ra đc sản phẩm đối ngoại ( người sử dụng dịch
vụ không phải thành viên CLB) và sản phẩm đối nội (người sử dụng là thành viên CLB,
ví dụ như sự kiện du xuân,..)]

*Chia theo core:

-Core đối ngoại:

- Supervisor ( người kiểm tra các sp đầu ra công việc đã đạt chuẩn hay
chưa, cần chỉnh gì không,… )
- Lead tổng ( người take care các công việc của cả core )
- Lead ban ( với 1 số sự kiện kéo dài lâu sẽ có lead ban – giống lead tổng
nhưng ở trong ban, take care ban mình và take care cả các ban khác, là
người triển khai các công việc cho ban như lập masterplan, keeptrack
tiến độ,…)
 - Thành viên ( Hoạt động theo phân công công việc của lead ban, lead
tổng ) ( Chạy các sự kiện đối ngoại )

-Core đối nội:

- Supervisor
- Lead tổng
- Lead team
- Content, logs, pr (khi làm core đối nội sẽ k có BCM, BĐN nên chia
thành 3 team: content, logs, pr) (chạy các sự kiện đối nội)

-Các supervisor trong nhiệm kỳ mới thì sẽ là ban chủ tịch và ban điều hành

-Lead tổng tùy theo độ nặng của sự kiện để bầu (VD: Sự kiện Interchain thì lead
tổng sẽ là ban chủ tịch)

-Lead ban là thành viên trong ban (các thành viên nên chủ động xin nguyện vọng
làm lead ban để các anh chị cân nhắc)

-> Lead ban và lead tổng không có nhiều slot ( đây là vị trí nặng, mệt, sẽ bị
các anh chị hỏi nhiều ) ( đây là vị trí sẽ connect với các ban khác tốt )

4, Nền tảng hoạt động

-Gapowork:

- Group gapo ( IBC working, ban working, group core ) - Thông báo nội dung
quan trọng, tất cả nội dung quan trọng cần collab nhiều ban thì phải đăng trên
group chung.
- Group chat - ( toàn CLB, ban, core ) - Tất cả nội dung cần trao đổi thì nhắn ở
đây  ( là nền tảng hoạt động chính của CLB , khi chạy core sẽ có group core
tùy theo mức độ sự kiện ).
- Confirm post bằng cú pháp + confirm trên group chat bằng cách react tin nhắn
 -Drive: Là nơi lưu trữ tài liệu CLB, sử dụng bằng mail IBC để tham gia ( drive chung
CLB, drive ban, drive core). Khi up drive thì phải đúng quy tắc đặt tên, sử dụng email
CLB

-Gmail: Cần đảm bảo hình ảnh chỉn chu khi sử dụng mail, không để avt chó, mèo,…

-Sẽ có các nền tảng nhỏ như : Teams,…. -> Để hoạt động onl ( họp onl ) ( sử dụng để
phòng trường hợp phải họp onl )

- Question 1: page CLB sẽ do BTT take care, sẽ được các anh chị trao quyền
quản lý page và sẽ biết được số liệu người react, theo dõi,… mới trong tháng
qua
- Question 2: Fb để làm gì? Fb sẽ không sử dụng để làm việc, fb sử dụng để
tương tác - seeding các bài viết ở CLB, thay avt để hỗ trợ CLB và lan tỏa
hoạt động tới nhiều người

5, Các hoạt động đánh giá, keeptrack tiến độ công việc

a, Họp định kỳ

- Mục đích: Để toàn bộ thành viên update thông tin. Trước mỗi kỳ họp thì ai
đảm nhiệm cuộc họp phải đăng thông báo lịch họp để các thành viên tham
gia có thể chủ động chuẩn bị trước
- Tiến hành định kỳ với 3 scale: CLB, Ban và Core
- Update các hoạt động toàn CLB, Ban và Core
- Cách thức hđ:
 -CLB: Ca 5 thứ 3 đầu tiên của tháng
 -Ban: Ít nhất 1 buổi/ tháng (sẽ do các anh chị BĐH tự sắp xếp lịch)
 -Core: Ca 5 thứ 2 (sẽ do lead core lên lịch) ( khi đăng lịch họp core
phải đúng như quy định đăng bài ) ( cần phải nêu agenda của buổi họp )
- BCT/ TP Ban/ Lead Core lên lịch và thông báo lịch họp trước ít nhất 3 ngày

b, Tổng kết, review và feedback

 - Thời gian: sẽ diễn ra vào cuối các giai đoạn sự kiện – phase 1,2,3
- Tổng kết và review các hoạt động đã làm được
- Feedback lẫn nhau để có sự điều chỉnh kịp thời và bài học kinh nghiệm

c, Report

- -Mục đích: Việc viết report sẽ có 2 ý nghĩa – giúp những thành viên vắng
mặt hiểu được nội dung của buổi họp và giúp cập nhật thông tin
- -Ai viết report thì phải đăng report vào trong comment của post buổi họp
hôm đấy
- -Record tiến độ công việc và các nội dung đã thống nhất
- -Sử dụng buổi họp và đăng lên phần comment post thông báo lịch họp

C, NỘI DUNG NHIỆM KỲ 2022 – 2023

 Một số quy tắc chung

+ Về tinh thần làm việc
  Làm việc trên cơ sở tôn trọng, nghiêm túc, thoải mái chia sẻ và hợp
tác, cư xử đúng mực đối với các thành viên thế hệ đi trước, tạo hình
ảnh chuyên nghiệp nhưng cởi mở, thân thiện đối với các thành viên
thế hệ sau.
  Hiểu rõ về lịch sử, quá trình phát triển cũng như lĩnh vực hoạt động
chuyên môn của CLB.
 Hoạt động trên tinh thần cùng nhau phát triển CLB, không vì lợi
riêng của mỗi ban hoặc mỗi cá nhân.
  Giữ thái độ làm việc tích cực, trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau trong
công việc và trong các hoạt động khác.
+ Về tác phong làm việc
  Tôn trọng deadline đề ra, nếu mượn deadline cần phải thông báo với
Trưởng Phó ban trước ít nhất 1 ngày.
  Tôn trọng giờ giấc, nếu muộn giờ họp cần phải thông báo với TPB ít
nhất 3 tiếng với thời gian muộn cụ thể và lý do cho hợp lý.
 Không vắng mặt quá 2 buổi họp Ban và CLB liên tiếp, không tham
gia họp phải có lý do hợp lý.
 Để thông báo Gapowork trên cả máy tính và điện thoại, check Gapo
hằng ngày để nắm bắt được công việc nhanh chóng.
+ Văn hóa confirm
 Group chung và cho cả CLB: người đầu confirm cú pháp “[Tên Ban
(viết tắt)] Confirm, những người còn lại confirm bằng cách reply
comment.
 Group chat: react để confirm.
+ Văn hóa Seeding
 Đối với những bài đăng trên các kênh truyền thông chính thức của
CLB bao gồm: Fanpage CLB Kinh doanh quốc tế - IBC FTU.
Interchain: USC; Fanpage Humans of IBC: Tiktok luôn để chế độ ưu
tiên và seeding tất cả bài đăng.
 Khi seeding cần sử dụng ngôn ngữ để ưu tiên lịch sự chất lượng hình
ảnh của IBC.
+ Quy định về cách sắp xếp tài liệu trong Drive

 File trong core sự kiện: [TÊN SỰ KIỆN (viết tắt)] [BAN/CHUNG]

tên file (viết thường)
o VD: File: [INTERCHAIN 22223][BCM] Format chi tiết
o Note: Đối với các tài liệu gửi cho external stakeholder
(HSTT, Mail, Format,…) thì xóa phần [BAN] trong tên
 Folder trong core sự kiện: [TÊN SỰ KIỆN (viết
tắt)][BAN/CHUNG] TÊN FOLDER (viết hoa)
o VD: Folder: [USC 22223][BTC] GIẤY TỜ TỔ CHỨC
 File nằm trong ban: [TÊN BAN (viết tắt)] tên file (viết thường)
 o VD: File: [BNS 2223] Birthday BCM
 Folder nằm trong ban: [TÊN BAN (viết tắt)] TÊN FOLDER (viết
hoa)
 File trong drive chung: [IBC 2223] Tên file (viết thường)
o VD: File [IBC 2223] Quy định tài liệu và hệ thống Template
 Folder trong drive chung: [IBC 2223] TÊN FOLDER (viết hoa)
o Note: Để nhìn từ tên File, các em sẽ hiểu mình cần tìm file đó
ở đâu
o VD: File tên: [BNS 2223][FORM] Lịch rảnh => Truy cập
drive BNS => Folder Form => Sheet lịch rảnh

+ Các trường hợp kỳ luật:

 Sau mỗi tháng, qua bằng đánh giá thành viên CLB, TPB sẽ nhắc
nhở, đóng góp ý kiến cho thành viên thiếu ý thức kỷ luật.
 Sau 3 tháng kể từ ngày feedback đó, thành viên vẫn không có sự
thay đổi thì sẽ bị nhắc nhở vào buổi họp CLB gần nhất.
 Thành viên nhận 2 lời vào buổi họp CLB sẽ cân nhắc công việc buộc
dừng hoạt động dưới tư cách là thành viên IBC FTU.
+ Quy trình đánh giá thành viên

Giai đoạn P.LC Công việc Note

2 ngày trước khi TPBNS Phân Lead BNS phụ trách core đánh giá, nhắc
sang tháng mới Lead BNS + CTV triển khai lập form chuyên cần

Đầu tháng đến Thành viên Fill việc Seeding vào Đến đâu thì nên fill đến
28 hàng tháng CLB form chuyên cần đó, tránh dồn cuối tháng

Thành viên Fill sheet điểm danh, confirm, hoàn thành dl

BNS + CTV trong form tổng hợp chuyên cần
29-20 hàng Thành viên  Check random các sheet
tháng BNS  Gửi lại TPBNS form tổng hợp chuyên cần

Đầu tháng mới TPB các ban  Post thông báo quy định đánh giá
 Tiền hành đánh giá và feedback
 Chốt danh sách thành viên xuất sắc vào
ngày 8-9 và gửi cho TPBNS để tiến hành
des bài

 Quy trình đánh giá:

 B1: Check bảng đánh giá (ngày 1-3)
 B2: Cá nhân tự đánh giá (ngày 3-5)
 B3: TPB đánh giá (ngày 5-7)
 Các sự kiện  nội bộ thường niên
 Đại hội chuyển giao 12/2022
 Cuộc thi nội bộ 01/2022
 Du xuân 02/2022
 Sinh nhật CLB 06/2022
 Các Team trong sự kiện đối nội
 Content: Lead BNS
 Thành viên: BNS, BCM, BĐN
 PR
 Lead: BNS
 Thành viên: BNS, BTT
 LOG
 Lead: BTC
 Thành viên: BNS, BTC
 Chi tiết công việc
  CONTENT PR LOGS

TRƯỚC Lên format chi tiết nội Lên các ý tưởng TTNB -> lựa -Lên KHTC sơ
dung sự kiện chọn ý tưởng phù hợp nhất để bộ
xây dựng Timeline TT
-Lên KHTC chi
-Content – Sườn timeline & ý tiết
tưởng bài viết
-In ấn
-Media – Bộ nhận diện, kỹ
-Mua bán, thuê
thuật quay chụp
đặt

TRON -Take care các chương -Viết content, design media -Chuẩn bị ngay
G trình trong sự kiện & đăng các bài viết truyền trước sự kiện
thông cho sự kiện
-Hỗ trợ chạy chương trình -Lead ON,
Lead OFF

-Lead hậu cần,

Lead kỹ thuật

SAU Thu thập feedback từ cựu Đăng bài recap sự kiện -Lead phân
và thành viên để hoàn công nhân sự
thiện chương trình dọn dẹp

-Kiểm tra lại

checklist
 -Bàn giao địa
điểm

 Cách thức làm việc

SUPERVISOR LEAD/ SUB-LEAD LEAD TEAM

TỔNG

• Kiểm soát chất • Thiết lập nền tảng • Đầu mối thông tin giữa
lượng đầu ra công làm việc cho team  Supervisor & toàn core 
việc •Tư vấn & hỗ trợ • Cầu nối liên lạc giữa
 • Thiết lập nền tảng Lead/Sub-lead cùng Supervisor/Lead tầng và các thành
làm việc cho core các thành viên  viên 
• Lên kế hoạch chi tiết • Phổ biến, triển khai, keeptrack &
cho cả sự kiện đánh giá hiệu quả công việc cho
 • Lên kế hoạch chi toàn core 
tiết cho team • Phổ biến, triển khai, keeptrack &
đánh giá hiệu quả công việc của
team, liên team

 Quy trình triển khai

 Lên ý tưởng: Lập masterplan; họp core khởi động; lên Theme sự kiện và
Format sơ bộ
 Triển khai kế hoạch: Lên Format chi tiết, KHTT, KHTC, Luồng thông tin
và Luồng kết quả
  Thực hiện: Chạy truyền thông, mời cựu thành viên, chạy tổ chức chương
trình
 Sau sự kiện: Cảm ơn cựu thành viên, thực chi, feedback hậu sự kiện.
 Quy trình Feedback sau sự kiện:
 Bước 1: Các thành viên điền form feedback cá nhân
 Bước 2: Lead team tiến hành họp feedback ban, điền nội dung sau khi họp
vào các sheet ứng với team
 Bước 3: Supervisor/Lead tổng tổ chức Feedback toàn core hoàn thiện file
này dựa trên sự chuẩn bị và trao đổi giữa các team
 Bước 4: BĐH họp rút kinh nghiệm và finalize file. Đây là materials để
BĐH năm sau sử dụng và rút kinh nghiệm