TRAINING CHUNG BUỔI 1

30/11/2022

1, OUTLINE
-Giới thiệu cách thức hoạt động: theo ban và theo core
-Phổ biến nổi quy, văn hóa làm việc
-Phổ biến cách thức đánh giá thành viên qua mỗi đợt, quy chế thưởng phạt
-Giới thiệu các core chạy trong sự kiện đối nội
A, Cơ cấu tổ chức
 Được chia theo ban chức năng
Ban điều hành: Ban chủ tịch, trưởng/ phó ban
Ban: Chuyên môn, đối ngoại, tổ chức, truyền thông, nhân sự
B, Một số công việc collab giữa các ban
-Truyền thông sự kiện đối ngoại
-Bảo trợ/hỗ trợ truyền thông tổ chức khác: ĐN + TT
-Bảo trợ chuyên môn(khi doanh nghiệp đó bảo trợ cho mình): BCM + BĐN (ví dụ:
interchange)
-Tài liệu gửi external (BCM + BĐN + BTT)/slide trong sự kiện: BCM + BĐN + BTC + BTT.
Ban nhân sự sẽ làm slide của những hoạt động đối nội như Training clb, …
-Các kênh truyền thông của ibc (2 nhóm chính: kênh đối ngoại và kênh đối nội- HOI,
youtube, tiktok): Linkein do BĐN, youtube-tiktok-HOI là do BNS, kênh đối ngoại là do
BTT
-Để tránh tình trạng thông tin bị đứt gãy giữa các ban: Tất cả đều được diễn ra ở trong
group chat, group fb, gapowork
C, Cơ cấu tổ chức (các project sẽ chia thành từng core -> ra đc sp đối ngoại (người sử
dụng dịch vụ k phải tv clb) và sp đối nội (người sử dụng chỉ là tv clb như sk du xuân,..)
*Theo core:
-Core đối ngoại: Supervisor (người kiểm tra các sp đầu ra công việc đã đạt chuẩn hay
chưa, cần chỉnh gì không,..), lead tổng( người take care các công việc của cả core), lead
ban(với 1 số sự kiện kéo dài lâu sẽ có lead ban – giống lead tổng nhưng ở trong ban,
take care ban mình và take care cả các ban khác, là người triển khai các cv cho ban như
lập masterplan, keeptrack tiến độ,…), thành viên (hđ theo phân công công việc của lead
ban, lead tổng) (Chạy các sự kiện đối ngoại)
-Core đối nội: Supervisor, lead tổng, lead team, content, logs, pr (khi làm core đối nội sẽ
k có bcm, bđn nên chia thành 3 team: content, logs, pr) (chạy các sự kiện đối nội)
-Các supervisor trong nhiệm kỳ mới thì sẽ là ban chủ tịch và ban điều hành
-Lead tổng tùy theo độ nặng của sự kiện (vd: interchange sẽ là ban chủ tịch)
-Lead ban là thành viên trong ban (nên chủ động xin nguyện vọng làm lead ban hay gì
đấy)
-> lead ban và lead tổng không có nhiều (đây là vị trí nặng, mệt, sẽ bị các anh chị hỏi)
(đây là vị trí sẽ connect với các ban khác)
D, Nền tảng hoạt động
-Gapowork: group gapo (IBC working, ban working, group core)- thông báo nội dung
quan trọng, tất cả nội dung quan trọng cần collab nhiều ban thì phải đăng trên group
chung. Group chat-(toàn clb, ban, core)-Tất cả nội dung cần trao đổi thì nhắn ở đây (là
nền tảng hoạt động chính của clb , khi chạy core sẽ có group core tùy theo mức độ sự
kiện). Cf post bằng cú pháp + cf trên group chat bằng cách react
-Drive: Là nơi lưu trữ tài liệu clb, sử dụng bằng mail ibc để tham gia ( drive chung clb,
drive ban, drive core). Khi up drive thì phải đúng quy tắc đặt tên, sử dụng email clb
-Gmail: Cần đảm bảo hình ảnh chỉn chu khi sử dụng mail, không để avt chó, mèo,…
-Sẽ có các nền tảng nhỏ như : teams,…. Để hoạt động onl (họp onl) (sử dụng để phòng
trường hợp phải họp onl)
Question 1: page clb sẽ do btt take care, sẽ được các anh chị trao quyền quản lý page và
sẽ biết được số liệu
Question 2: Fb để làm gì? Fb sẽ không dung để làm việc, fb dung để tương tác- seeding
các bài viết ở clb, thay avt để hỗ trợ clb và lan tỏa hoạt động tới nhiều người
E, Các hoạt động đánh giá, keeptrack tiến độ công việc
1, Họp định kỳ (để toàn bộ thành viên update thông tin) (trước mỗi kỳ họp thì ai in
charge phải đăng thông báo lịch họp để có thể chủ động chuẩn bị trc)
-Tiến hành định kỳ với 3 scale: CLB, Ban và Core
-Update các hoạt động toàn CLB, Ban và Core
-Cách thức hđ: -CLB: Ca 5 thứ 3 đầu tiên của tháng (khi họp thì 2 bạn ngồi chung k đc
cùng ban)
-Ban: Ít nhất 1 buổi/ tháng (sẽ do các anh chị BĐH tự sắp xếp lịch)
-Core: Ca 5 thứ 2 (sẽ do lead core lên lịch) (khi đăng lịch họp core phải
đúng như quy định đăng bài) (cần phải nêu agenda của buổi họp)
-BCT/TPBan/Lead Core lên lịch và thông báo lịch họp trước ít nhất 3 ngày
2, Tổng kết, review và feedback (sẽ diễn ra vào cuối các giai đoạn sự kiện – phase 1,2,3)
-Tổng kết và review các hoạt động đã làm được
-Feedback lẫn nhau để có sự điều chỉnh kịp thời và bài học kinh nghiệm
3, Report (việc viết report sẽ có 2 ý nghĩa) – ai viết report thì phải đăng report vào trong
cmt của post buổi họp hôm đấy
-Record tiến độ công việc và các nội dung đã thống nhất
-Sử dụng buổi họp và đăng lên phần comment post thông báo lịch họp