HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE MEETING

1
 MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU CHUNG .......................................................................................................... 3

II. ĐĂNG NHẬP VÀ TRUY CẬP PHẦN MỀM.................................................................. 3
1. ĐĂNG NHẬP ..................................................................................................................... 3
2. VÀO HỆ THỐNG BASE MEETING ................................................................................. 5
III. HỆ THỐNG BASE MEETING ........................................................................................... 6
1. QUẢN LÝ NHÓM CUỘC HỌP ....................................................................................... 6
2. QUẢN LÝ CUỘC HỌP ..................................................................................................... 6
a. Tạo cuộc họp mới ............................................................................................................. 6
b. Mời thêm thành viên tham gia cuộc họp .......................................................................... 9
c. Thêm kế hoạch chương trình họp................................................................................... 12
3. TÙY CHỈNH TRONG MỘT CUỘC HỌP ........................................................................ 13
a. Chỉnh sửa nội dung cuộc họp ......................................................................................... 13
b. Đính kèm các tài liệu liên quan ...................................................................................... 14
c. Thêm các ghi chú trước cuộc họp .................................................................................. 15
4. TỔNG KẾT CUỘC HỌP................................................................................................... 17
a. Ra quyết định sau cuộc họp............................................................................................ 17
b. Tổng hợp nội dung diễn ra trong cuộc họp .................................................................... 19
5. CÁC TƯƠNG TÁC VỚI CUỘC HỌP .......................................................................... 20
a. Gửi email ........................................................................................................................ 20
b. Chat với các thành viên .................................................................................................. 21
c. Xem lịch các cuộc họp ................................................................................................... 22
d. Tạo meeting lặp lại ......................................................................................................... 22

2
 I. GIỚI THIỆU CHUNG
Trên thực tế, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, tình trạng “ngập” trong các cuộc họp dài đằng
đẵng dường như đã là một thói quen. Đáng buồn thay, các cuộc họp kéo dài lại không mang lại
hiệu quả tích cực. Chúng chỉ làm nảy sinh hàng loạt vấn đề tiêu cực như lãng phí thời gian, nguồn
lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Chính vì vậy, Base Meeting ra đời để
giải quyết bài toán này cho các doanh nghiệp. Base Meeting là giải pháp giúp nhà quản trị có thể
quản lý tổng quát về tất cả các cuộc họp trong doanh nghiệp của mình với những lợi ích cụ thể
sau:
- Xác định rõ mục đích cụ thể của từng cuộc họp trong nội bộ của công ty: Đối với những
vấn đề cần phải đưa ra quyết định thì tổ chức những cuộc họp và thống nhất ý kiến là phù
hợp, nhưng với các vấn đề cần trao đổi thảo luận, thì Meeting là công cụ để có thể ghi
chú và trao đổi thảo luận với các thành viên, thay vì việc phải tổ chức một buổi họp gây
lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhân viên.
- Lên kế hoạch những nội dung cụ thể sẽ trao đổi và cần quyết định trước buổi họp: Một
tình trạng chung đối với các doanh nghiệp hiện tại là chỉ thông báo nội dung cuộc họp
nên tất cả thành viên tham gia không bao giờ có khái niệm chuẩn bị trước ý kiến của
mình, mà đến khi vào họp mới dành thời gian để suy nghĩ và đưa ra quan điểm. Chính vì
vậy Meeting giúp người dùng lên kế hoạch cho tất cả những nội dung cụ thể sẽ được trao
đổi và thảo luận trong buổi họp, để các thành viên tham gia có sự chuẩn bị, tránh tình
trạng lãng phí hàng giờ họp chỉ để thời gian suy nghĩ và đưa ra quan điểm của mình.
- Xác định rõ các đối tượng tham gia: Một buổi họp hiệu quả là một buổi họp có các thành
viên “đúng người, đúng việc”. Meeting giúp người thiết lập kế hoạch buổi họp xác định
các đối tượng tham gia cụ thể, như những thành viên cần chuẩn bị trước ghi chú cần trao
đổi, thành viên tổng hợp nội dung cuộc họp, hay thành viên ra quyết định sau cuộc họp.
Từ đó, Base Meeting tổng hợp lại và thống kê tất cả các dữ liệu liên quan đến các cuộc họp
và những người tham gia, để nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về các cuộc họp và sắp xếp
thời gian tổ chức các cuộc họp hợp lý hơn.

II. ĐĂNG NHẬP VÀ TRUY CẬP PHẦN MỀM

1. ĐĂNG NHẬP

3
Ngay khi Base.vn khởi tạo hệ thống công ty, bạn sẽ nhận được email từ Base Platform thông
báo đến người quản trị (owner) bao gồm tên, Email và mật khẩu tạm thời để đăng nhập hệ thống:

Sau đó, bạn có thể ấn vào mục “ Bắt đầu làm việc” để vào hệ thống của Base.vn.
Những lần sau, bạn sẽ không cần vào Email mới có thể vào hệ thống của Base nữa. Bạn có thể
truy cập vào hệ thống của Base bằng cách vào trang chủ của Base.vn và chọn mục Đăng nhập.

Khi vào giao diện hiển thị Đăng nhập trên hệ thống của Base, màn hình giao diện Đăng nhập sẽ
hiển thị như sau:

4
Ở đây, bạn sẽ sử dụng Email của mình và Mật khẩu tạm thời để đăng nhập vào hệ thống của
mình bằng cách ấn vào mục
2. VÀO HỆ THỐNG BASE MEETING
Sau khi cài đặt trong Base Account, bạn sẽ sử dụng Base Meeting bằng cách chọn biểu tượng
Base Meeting ở danh sách ứng dụng, hoặc vào đường dẫn link https://meeting.base.vn/

Màn hình hiển thị của Base Meeting như sau:

5
 III. HỆ THỐNG BASE MEETING
1. QUẢN LÝ NHÓM CUỘC HỌP
Nhóm cuộc họp là phân loại các cuộc họp theo các giai đoạn hoặc các mảng khác nhau. Chỉ có
tài khoản Owner mới có quyền phân loại cuộc họp thành nhóm. Để tạo nhóm cuộc họp, thao tác
như sau:
• Chọn mục “Quản lý” à Nhấn chuột vào “Add Group”

• Sau đó điền tên nhóm và nhấn “Lưu lại”

2. QUẢN LÝ CUỘC HỌP

a. Tạo cuộc họp mới
Để tạo một cuộc họp mới, bạn thao tác như sau:
- Tại màn hình chính, Click vào hình dấu + hoặc click “Tạo mới”

6
 - Sau đó điền các thông tin cần có trong cuộc họp và chọn “Lưu lại”

Chú ý:
- Điền tên cuộc họp

- Thời gian cuộc họp: Phải điền thời gian trong tương lai và thời lượng dự kiến

- Địa điểm cuộc họp: Nơi mà cuộc họp diễn ra

- Người tham dự: Thêm các thành viên sẽ tham gia cuộc họp

- Quyết định cuộc họp: chọn một thành viên trong danh sách khách mời tham gia cuộc họp
là người đưa ra quyết định cuối cùng sau buổi họp.

7
 - Preparation options (cài đặt về chuẩn bị)

• Optional: Khi không cần chuẩn bị ghi chú trước cuộc họp.
• Tất cả mọi người tham gia đều phải chuẩn bị ghi chú trước cuộc họp.
• Chọn những thành viên cần chuẩn bị ghi chú trước cuộc họp.
• Topic – based, to be setup: Sẽ giao cho từng người theo topic.

- Tùy chọn khác:

• Có thể mời khách ngoài tham dự: Hiển thị mục mời khách khi tạo xong cuộc họp
• Tóm tắt cuộc họp là bắt buộc: chọn người người tổng hợp nội dung sau cuộc họp

8
 • Gửi email cho người tham dự và khách mời
• Cho phép giao việc trên Wework (Đối với bộ sản phẩm bao gồm Wework và Meeting)
• Thành viên cần xác nhận tham dự: Xác nhận số lượng tham dự cuộc họp

- Meeting group: Lựa chọn nhóm cuộc họp

- Ghi chú cuộc họp: Viết mô tả cho cuộc họp

Sau khi điền xong thông tin, chọn mục “Lưu lại” để hoàn thiện thao tác của mình.
Khi cuộc họp được tạo xong sẽ có thông báo và gửi email cho các thành viên tham gia cuộc họp.

b. Mời thêm thành viên tham gia cuộc họp

Ø Mời thành viên trong nội bộ công ty, doanh nghiệp.
Chỉ có Owner và người tạo cuộc họp mới thêm được thành viên tham gia cuộc họp. Bạn thao tác
như sau:
• Vào cuộc họp bạn muốn thêm thành viên à Chọn hình hai chấm và “Mời nhân viên”
hoặc “Mời thành viên theo nhóm”

9
 • Sau đó nhấn @ tên nhân viên (hoặc @ nhóm thành viên) à Chọn “Thêm” để hoàn
thành thao tác.

Ø Mời khách bên ngoài tham dự

Với các cuộc họp có sự tham gia của đối tác bên ngoài công ty và không có tài khoản trên
Base.vn, bạn có thể mời khách tham dự thông qua tính năng này.Bạn thao tác như sau:
• Đầu tiên, bạn cần chọn mục có thể mời khách ngoài tham dự khi tạo cuộc họp.

• Sau đó vào cuộc họp bạn muốn mời khách, vào hình hai chấm và chọn “Mời khách”

10
 • Hệ thống sẽ hiển thị màn hình để bạn thêm email của khách mời tham gia buổi họp:

Bạn cũng có thể điền danh sách khách mời bằng file excel bằng thao tác:
- Chọn “Tải lên”
- Lấy file Excel mẫu “Email template”

11
 - Điền các thông tin trong file Excel mẫu

Sau đó chọn mục “Choose file” để tải file Excel danh sách khách mời lên và ấn “Thêm” để hoàn
thiện thao tác.
c. Thêm kế hoạch chương trình họp
Để đạt hiệu quả mục đích cuộc họp, người tạo cuộc họp sẽ cần lên chi tiết kế hoạch họp bao gồm
từng phần nội dung và dự kiến thời gian trong chương trình họp. Bạn có thể thao tác như sau:
- Vào cuộc họp bạn cần thêm kế hoạch cho chương trình họp, sau đó nhấn vào dấu hai
chấm và chọn “Chỉnh sửa chương trình họp”

- Sau đó điền thông tin nội dung chương trình và thời gian rồi ấn “Lưu lại”

Màn hình sẽ hiển thị như sau:

12
 3. TÙY CHỈNH TRONG MỘT CUỘC HỌP
a. Chỉnh sửa nội dung cuộc họp
Trường hợp cần thay đổi các thông tin như tên cuộc họp, thời gian họp, địa điểm…. đã tạo ra,
bạn có thể thao tác như sau:

- Đầu tiên, vào cuộc họp bạn muốn chỉnh sửa, chọn mục dấu hai chấm và chọn “Chỉnh sửa
Meeting”

- Sau đó sửa lại các nội dung cần sửa và nhấn “Lưu lại”

13
 b. Đính kèm các tài liệu liên quan
Để chuẩn bị cho cuộc họp một cách hiệu quả nhất, người tạo cuộc họp cần gửi các file tài liệu
liên quan đến cuộc họp cho các thành viên để có một sự chuẩn bị kĩ càng. Bạn có thể thao tác
như sau :
- Vào cuộc họp cần thêm các tài liệu đính kèm, nhấn vào dấu hai chấm và chọn “Tải tệp
đính kèm”

Sau đó chọn các tệp tài liệu cần tải lên và nhấn “Open”. Màn hình hiển thị như sau :

14
 c. Thêm các ghi chú trước cuộc họp
Đáp ứng yêu cầu các thành viên tham gia cuộc họp chuẩn bị trước cho cuộc họp, mục ghi chú là
nơi để các thành viên viết ra những thắc mắc, vấn đề cần phải làm rõ trong cuộc họp. Thay vì đợi
đến cuộc họp triển khai ý để các thành viên bày tỏ quan điểm của mình, Meeting hỗ trợ các thành
viên tham gia chuẩn bị trước tất cả các vấn đề, băn khoăn, suy nghĩ của mình đối với chủ đề và
nội dung của của họp, nhằm hạn chế thời gian chết trong cuộc họp.
Meeting có 2 loại ghi chú: Ghi chú riêng (dành cho cá nhân mỗi người) và ghi chú công khai
(Tất cả thành viên trong cuộc họp đều có thể xem và thảo luận)
- Ghi chú công khai (Ghi chú chia sẻ với mọi người để cùng trao đổi thảo luận):

- Ghi chú riêng: Các bạn cũng có thể thêm những ghi chú cho cá nhân của bản thân mình
để chuẩn bị trước các nội dung cho buổi họp được diễn ra thành công bằng thao tác sau:
Vào cuộc họp bạn muốn thêm ghi chú riêng, chọn dấu hai chấm và nhấn vào “chỉnh sửa ghi
chú riêng”

15
Sau đó thêm các ghi chú của bạn và nhấn vào “Lưu lại” để hoàn thành thao tác.

Màn hình sẽ hiển thị như sau:

16
 4. TỔNG KẾT CUỘC HỌP
a. Ra quyết định sau cuộc họp
Hầu hết các cuộc họp được tổ chức là để thống nhất ý kiến và đưa đến quyết định cuối cùng.
Meeting hỗ trợ người dùng tính năng phân quyền ra quyết định, để xác định rõ kết quả của buổi
họp để đi đến quyết định cuối cùng. Đối với thành viên được phân quyền là người ra quyết định,
bạn thao tác như sau:

Trong nội dung chi tiết cuộc họp cần ra quyết định, chọn mục “Viết ngay”

Sau đó viết các nội dung được quyết định trong cuộc họp và nhấn “Lưu lại”

17
Lưu ý: Bạn có thể thêm tập đính kèm về quyết định trong cuộc họp, gửi email cho các thành
viên, và phân quyền những thành viên được xem phần quyết định này.

Màn hình sẽ hiển thị như sau:

18
Trường hợp các quyết định trong cuộc họp thay đổi, bạn có thể thao tác lại chỉnh sửa nội dung.

b. Tổng hợp nội dung diễn ra trong cuộc họp

Hiện tại, các cuộc họp của bạn cho dù tổ chức online hay offline, sẽ luôn cần thư kí để ghi lại
biên bản cuộc họp cho những thành viên không tham gia cũng có thể nắm được thông tin. Nhưng
điểm yếu là không có một nơi lưu trữ chung cho tất cả các biên bản họp như vậy. Nên Meeting
hỗ trợ tính năng tổng hợp các nội dung đã trao đổi trong cuộc họp, nhằm lưu trữ lại biên bản
cuộc họp tại một nơi. Đối với thành viên ghi lại biên bản cuộc họp, bạn có thể tổng hợp cuộc họp
như sau:
Trong nội dung chi tiết cuộc họp, chọn “Viết ngay” trong mục tổng hợp.

Sau đó viết các nội dung và nhấn “Lưu lại”

19
 5. CÁC TƯƠNG TÁC VỚI CUỘC HỌP
a. Gửi email
Trong mỗi cuộc họp được, bạn có thể gửi email thông báo, nhắc nhở đến các thành viên bằng
thao tác sau:
Vào nội dung cuộc họp bạn muốn gửi email rồi chọn mục “Email”

20
Bạn có thể gửi các loại email sau:
- Nhắc nhở tham gia cuộc họp: Email nhắc nhở tất cả thành viên tham gia cuộc họp
- Nhắc nhở người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp: Email gửi đến các thành viên được yêu
cầu chuẩn bị các vấn đề trao đổi cho cuộc họp.
- Gửi email cho người trong công ty
- Gửi email cho khách tham gia
- Gửi quyết định cuộc họp cho tất cả mọi người
- Gửi tổng hợp cuộc họp cho tất cả mọi người
Lưu ý: Các Email đều có nội dung sẵn, bạn chỉ cần chọn gửi đi (hiện tại đang là toàn bộ tiếng
Anh)
b. Chat với các thành viên
Mục chat với thành viên hỗ trợ bạn thêm nhanh hội thoại trao đổi ngắn trong chi tiết nội dung
buổi họp trước và sau khi buổi họp diễn ra. Để chat với các thành viên, bạn thao tác như sau:
Vào chi tiết một cuộc họp, và chat ở cột bên phải màn hình, sau đó ấn nút “Send” để gửi đến các
thành viên tham gia cuộc họp.

Màn hình chat sẽ hiển thị như sau:

21
 c. Xem lịch các cuộc họp
Để có thể xem lại tổng quan các cuộc họp của bạn trong tháng, vào trang chủ của Meeting, chọn
mục “Lịch”. Các cuộc họp của bạn sẽ hiển thị theo tháng.

d. Tạo meeting lặp lại

Đối với các cuộc họp diễn ra hàng tuần hoặc hàng tháng, Meeting hỗ trợ bạn có thể tạo cài đặt
trên hệ thống, để đến thời điểm họp, hệ thống tự động tạo ra meeting theo lịch đã được đặt trước.
Bạn thao tác như sau:
- Trong màn hình trang chủ, chọn mục “Meeting lặp lại”, màn hình sẽ hiển thị như sau:

22
Tại đây bạn có thể tạo cuộc họp lặp lại theo tuần hoặc tháng:

• Lặp lại hàng tuần: Nghĩa là cuộc họp được sinh ra và lặp đi lặp lại vào các ngày trong
tuần. (Ví dụ thứ 2, thứ 3,…)

• Lặp lại hàng tháng: Nghĩa là cuộc họp được sinh ra và lặp đi lặp lại vào một hoặc các
ngày cố định trong tháng. (Ví dụ ngày 01, 05, 10,…)
Bước 3: Điền thông tin cuộc họp:

• Thời gian cuộc họp: nhập thời gian bắt đầu cuộc họp, lưu ý không tạo được thời gian
trong quá khứ
• Người được mời: thành viên tham gia cuộc họp
• Ngày lặp lại: Với tuần, bạn chọn thứ có cuộc họp lặp lại (VD: thứ 2, 3, 4). Với tháng,
bạn điền ngày có cuộc họp lặp lại, mỗi ngày cách nhau bằng dấu phẩy (VD: 02, 15,
29)
• Ngày bắt đầu chu trình lặp lại: là ngày hệ thống bắt đầu sinh cuộc họp tự động
• Ngày kết thúc chu trình lặp lại: là ngày hệ thống dừng sinh cuộc họp tự động

23
• Các trường này bạn nhập thông tin tương tự như khi tạo 1 cuộc họp mới và chọn Lưu lại
để hoàn tất thao tác.

24
25
Bước 4: Sau khi thiết thành công, bạn chọn Force run để hệ thống hỗ trợ sinh cuộc họp lần đầu
tiên

Sau khi được sinh ra thành công, cuộc họp sẽ hiển thị ngay trên trang Home và có ngày

• Chu kì sinh cuộc họp: cuộc họp lặp lại ngày thứ (n+1) sẽ được sinh ra lúc 7h của ngày
có cuộc họp lặp lại thứ n
VD:
Theo tuần: cuộc họp lặp lại thứ 7 hàng tuần, thì 7h thứ 7 tuần này sẽ sinh cuộc họp cho tuần sau.
Theo tháng: cuộc họp lặp lại ngày 1 và 15 hàng tháng, thì 7h ngày 1 sẽ sinh cuộc họp cho ngày
15, 7h ngày 15 sẽ sinh cuộc họp cho ngày 1 tháng sau.

26