Hướng dẫn sử dụng Office

Live Meeting 2007

Version 2.0
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Mục lục

1. Giới thiệu ......................................................................................................3

1.1. ðối tượng user nào nên sử dụng tài liệu này..........................................3
1.2. Tham dự cuộc họp ..................................................................................3
1.3. Tham gia một cuộc họp ..........................................................................3
1.4. Bắt ñầu với âm thanh và hình ảnh Voice and Video..............................5
1.5. Sử dụng Office Live Meeting client.......................................................8
2. Trình diễn trong một cuộc họp ...................................................................11
2.1. Trình diễn nội dung cuộc họp...............................................................11
2.2. Phân phối Distributing Handouts .........................................................14
3. Tạo một cuộc họp........................................................................................14
3.1. ðặt lịch một cuộc họp...........................................................................15
3.2. Khởi tạo một cuộc họp ngay.................................................................20
3.3. ðặt lịch cho một cuộc gọi hội nghị ......................................................22
3.3.1. Tạo hội nghị với tính năng âm thanh Dial-in...............................22
3.3.2. Sử dụng tính năng Dial-in ñể tham gia một hội nghị ..................23
4. Khởi tạo Office Live Meeting từ Office Communicator............................28
5. Ghi lại cuộc họp ..........................................................................................29

Trang 2
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

1. Giới thiệu

Tài liệu này dành cho người dùng sử dụng, khai thác ứng dụng phần mềm Microsoft® Office
Live Meeting trên Microsoft Office Communications Server 2007 R2. Với tài liệu này bạn có
thể học một cách nhanh chóng cách ñể tham gia hội nghị, ñặt lịch cuộc họp, thuyết trình cuộc
họp và chia sẻ các tài liệu bài giảng cũng như các thông tin khác.

1.1. ðối tượng user nào nên sử dụng tài liệu này

Tài liệu này dành cho ñối tượng người dùng mới bắt ñầu làm quen sử dụng, khai thác phần
mềm Office Live Meeting client for Office Communications Server 2007 R2. Nếu bạn cần
tham khảo thêm thông tin, hãy xem tài liệu tiếng Anh trợ giúp trực tuyến trên chính phần
mềm này

1.2. Tham dự cuộc họp

Khi bạn nhận một thư mời tham dự cuộc họp trực tuyến Office Live Meeting, bạn có thể dễ
dàng bạn có thể dễ dàng tham gia bằng cách nhấn chuột vào ñường link trong thư mời. Trong
thư mời cũng chứa ñựng thông tin về cách cài ñặt cuộc họp client trên máy tính của bạn.
Khi bạn ñã kết nối ñến một cuộc họp, bạn có một số cách mà bạn có thể xem cuộc họp và các
thành viên thm dự cuộc họp. Phần này giải thích các công việc sau ñây:
• Tham gia một cuộc họp

• Bắt ñầu với âm thanh voice và hình ảnh video

• Sử dụng phần mềm Microsoft Office Live Meeting client

1.3. Tham gia một cuộc họp

Bạn có thể tham gia một cuộc họp trực tiếp từ thư mời e-mail. Thư mời chứa ñựng một
ñường link tham gia cuộc họp mà sẽ tự ñộng mở phần mềm Office Live Meeting client và
kết nối bạn ñến cuộc họp.

ðể tham gia một cuộc họp

Trang 3
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Thực hiện các bước sau ñây:

• Trong mục Inbox hòm thư e-mail của bạn, mở thư mời tham gia cuộc họp.

• Trong lịch calendar của bạn, mở mục cuộc họp.

Trong thư mời tham gia cuộc họp hay mục lịch calendar, In the e-mail invitation or the
calendar item, nhấn chuột vào ñường link tham gia cuộc họp, như trong hình Hình 1. Office
Live Meeting sẽ tự ñộng mở ra và bạn sẽ kết nối tham gia cuộc họp. Nếu trên máy tính của
bạn không cài ñặt phần mềm client, thư mời chứa ñựng các chỉ dẫn cài ñặt.

Hình 1. Link ñể tham gia cuộc họp

Nếu bạn không thể kết nối ñến cuộc họp bằng cách nhấn chuột vào ñường link, hãy mở phần
mềm Office Live Meeting client bằng cách chuột vào Start, nhấn chuột vào All Programs,
nhấn chuột vào Microsoft Office Live Meeting 2007, và tiếp theo nhấn chuột vào Microsoft
Office Live Meeting 2007. Nhập Meeting ID, Entry Code, và Location mà ñược liệt kê
trong thư mời e-mail hoặc mục calendar item.

ðể tham gia một conference call

• Thực hiện các bước sau ñây:

• Trong mục Inbox hòm thư e-mail của bạn, mở thư mời tham gia cuộc họp.

• Trong lịch calendar của bạn, mở mục cuộc họp.

Nếu bạn nhận ñược một thư mời e-mail invitation tham gia một cuộc họp mà hỗ trợ dial-in
conferencing, thư mời có chứa thông tin truy cập nằm phía dưới phần Audio Information.

Trang 4
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Chức năng dial-in là một lựa chọn mới cho các hội thảo conferences ñược cung cấp bởi
Office Communications Server 2007 R2. Các users không sử dụng máy tính hay phần mềm
Communicator Phone Edition mà cần tham gia một hội nghị âm thanh audio conference có
thể thực hiện cuộc gọi phone vào hội nghị conference bằng cách sử dụng ñiện thoại di ñộng
phổ biến, ñiện thoại ñể bàn. Bạn sẽ cần thông tin truy cập sau ñây ñể thực hiện quay số tham
gia hội thảo từ ñiện thoại của bạn:
• Conference dial-in number

• Conference ID

• Passcode, nếu ñược yêu cầu

• Hoặc, ñể tham gia như là một thành viên chủ trì hội thảo bạn phải cần:

o Mã số PIN của bạn (personal identification number PIN)

o Số IP phone của bạn (telephone extension number)

o Passcode, nếu ñược yêu cầu

Mặc dầu bạn không bị nhắc tham gia conference call như là một người gọi ñã ñược xác thực
( authenticated caller), bạn vẫn có thể, nếu bạn tham gia trước khi người chủ trì leader tham
gia, bằng cách nhập mã PIN của bạn và số IP phone (telephone extension number)

1.4. Bắt ñầu với âm thanh và hình ảnh Voice and Video

Dựa trên cách thức người tổ chức cuộc họp, bạn có thể giao tiếp với các người tham dự khác
thông qua máy tính của bạn hay thông qua một ñiện thoại telephone conference call. Bạn
cũng có thể kết nối một Webcam ñến máy tính của bạn ñể các thành viên khác có thể nhìn
thấy hình ảnh của bạn. Nếu cuộc họp sử dụng Computer Audio, bạn có thể kết nối ñến cuộc
họp và nghe âm thanh cuộc họp thông qua máy tính của bạn.
Trong thư mời e-mail, hãy ñọc phần thông tin Audio Information ñể xác ñịnh cuộc họp sử
dụng computer audio hay dial-in audio conferencing. Sau ñó, thực hiện hành ñộng phù phợ
như ñược miêu tả theo các bước sau ñây:

Trang 5
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Mẹo
ðể ñảm bảo rằng loa speakers và camera của bạn hoạt
ñộng tốt, sử dụng Set Up Audio and Video sau khi bạn
ñã kết nối ñến cuộc họp. Nhấn CTRL + T. (Bạn cũng có
thể truy cập tùy chọn cài ñặt trong mục Voice & Video
bằng cách nhấn chuột vào Options, rồinhấn chuột vào
Set Up Audio and Video.) Thực hiện các chỉ dẫn trong
wizard ñể xác ñịnh và kiểm tra loa speakers,
microphone, và Web camera của bạn .

ðể kết nối ñến computer audio

• Kết nối loa speakers ñến máy tính của bạn ñể nghe âm thanh cuộc họp. Nếu bạn dự
ñịnh phát biểu ý kiến, cần kết nối một microphone vào máy tính của bạn. Hoặc bạn
có thể sử dụng tai nghe có sẵn tai nghe và micro.

• Audio nên ñể mặc ñịnh. Nếu audio chưa bật, nhấn chuột vào Voice & Video ñể mở
mục Voice & Video, sau ñó nhấn chuột vào Join Audio.

Kết nối sử dụng Dial-in Conferencing

Nhấn chuột vào Voice & Video ñể mở mục Voice & Video.

• Nhấn chuột vào Options.

• Nhấn chuột vào View Call-In Details, sau ñó sử dụng ñiện thoại telephone của bạn
ñể quay số theo các số ñược liệt kê.

Trang 6
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Chú ý
Thông tin quay số thể hiện khi hội thảo âm thanh audio
conference ñược tổ chức bằng cách sử dụng lựa chọn
mới của the Dial-in Conferencing.

Nhận hình ảnh video từ cuộc họp

Nếu hình ảnh chính không bị ẩn, nhấn chuột vào Voice & Video ñể mở nục Voice &
Video , nhấn chuột vào biểu tượng icon Web camera, sau ñó nhấn chuột vào Show
Main Video.

• Nếu cuộc họp sử dụng bàn tròn cho hình ảnh toàn cảnh, trong mục Voice & Video,
nhấn chuột vào biểu tượng icon Web camera, sau ñó nhấn chuột vào Show Video
Panorama.

Truyền hình ảnh video của bạn

• Nếu bạn cần sử dụng một Web camera ñể truyền hình ảnh của mình, thực hiện các
chỉ dẫn trong tài liệu của Web camera ñể kết nối webcam vào máy tính và thực hiện
cài ñặt drivers cho nó. Sau ñó, nhấn chuột vào Voice & Video. Trong mục Voice &
Video, nhấn chuột vào biểu tượng icon Web camera, sau ñó chuột vào Start My
Video.

Trang 7
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

1.5. Sử dụng Office Live Meeting client

Trong khi tham gia cuộc họp, bạn có thể ñiều chỉnh volume của speakers và microphone.
Bạn cũng có thể tương tác trao ñổi thông tin với các thành viên khác bằng cách chat hay bạn
có thể ñặt câu hỏi với người thuyết trình chủ tọa.
Thành phần ở trên cùng trong cửa sổ của Office Live Meeting client là Menu Bar chứa các
mục menu. Các mục menu trong cửa sổ client có thể dễ dàng di chuyển theo ý muốn. Bạn có
thể nhấn chuột vào một mục menu, sau ñó kéo tiêu ñề bar của mục ñó ñến bất kỳ vị trí nào
trên màn hình máy tính mà bạn mong muốn. Ví dụ, ñể mở mục Attendees, nhấn chuột vào
Attendees, sau ñó kéo tiêu ñề bar Attendees vào vùng giữa của cửa sổ Office Live Meeting
client như trong hình 2 dưới ñây.

Hình 2. Cửa sổ Office Live Meeting client

Trang 8
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Hình 3 thể hiện các biểu tượng và các mục menu Bar.

Chú ý
Dựa trên cách thức tổ chức cuộc họp và bạn ñược gán
quyền ñể sử dụng các chức năng nhất ñịnh, nhiều mục
menu bạn không có quyền sẽ bị ẩn ñi.

A Menu button. Cấu hình thông tin tài khoản của bạn và thiết lập các
tùy chọn thông tin liên hệ của bạn contact card.

B Content. Các người chủ tọa có thể chia sẻ các tài liệu, các ứng
dụng, hoặc là màn hình desktop của họ với các thành viên tham dự.

C Attendees. Xem danh sách các thành viên tham dự hoặc là biểu ñồ
chỗ ngồi. View the list of attendees or the seating chart. Các người
chủ tọa có thể mời thêm thành viên khác, tắt âm thanh của các thành
viên khác, hay gán quyền cho thành viên.

D Voice & Video. Bắt dầu và kết thúc audio và video của bạn, tắt loa
của bạn hay microphone, hay ñiều chỉnh volume của loa,
microphone.

E Q&A. Nhập các câu hỏi cho người chủ tọa và người chủ tọa có thể
nhập câu trả lời.

F Meeting. Xem chi tiết cuộc họp, bao gồm meeting ID và entry code.

Trang 9
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

G Recording. Người chủ tọa có thể bắt ñầu hay kết thúc việc ghi lại
cuộc họp bao gồm cả âm thanh audio.

H Microphone mute icon. Tắt hay bật micro của bạn.

I Speaker mute icon. Tắt hay bật loa của bạn.

J Web Camera icon. Tắt hay bật video của bạn.

K Handouts. Tải handouts mà người chủ tọa ñã add thêm vào cuộc
họp.

L Shared Notes. Tạo và lưu các lưu ý mà tất cả các thành viên tham
dự có tể nhìn thấy.

M Feedback. Thay ñổi trạng thái feedback của bạn. (ví dụ: báo hiệu
người chủ tọa trình bày chậm lại).

Hình 3. Các mục Menu Bar và các biểu tượng icons

Trang 10
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

ðiều chỉnh Volume loa và micro của bạn

• ðể tắt loa hay micro, trong menu bar, nhấn chuột vào nút Mute Microphone hoặc
nút Mute Speakers.

• ðể thay ñổi volume của loa hay micro, trong mục Voice & Video, nhấn chuột vào
nút microphone hay nút speaker, và di chuyển thanh trượt volume slider lên hoặc
xuống.

• ðể xem video của bạn, trong menu bar, nhấn chuột vào biểu tượng Web camera icon.

2. Trình diễn trong một cuộc họp

Phần mềm Office Live Meeting client ñược thiết kế tinh gọn hướng ñến sự tập trung theo các
kiểu nội dung mà bạn trình bày. Có nhiều cách mà bạn bạn có thể trình diễn nội dung và một
số lựa chọn mà bạn có thể tùy biến tổ chức cuộc họp theo mong muốn. Phần này giải thích
các công việc sau ñây:
• Trình diễn nội dung cuộc họp

• Phân phối các thông cáo Distributing handouts

2.1. Trình diễn nội dung cuộc họp

Trong quá trình chủ trì cuộc họp, người thuyết trình có thể trình chiếu Slide bài giảng ñã
chuẩn bị trước, hoặc có thể tạo mới các trang Silde bà giảng mới từ chính the Office Live
Meeting client . Bạn có thể tải lên các file tài liệu trình bày Slide Microsoft Office
PowerPoint® (.ppt).Bạn cũng có thể tải lên tài liệu Microsoft Office, bao gồm các tài liệu
Microsoft Office Word (.doc, .docx) và Microsoft Office Excel® (.xls, .xlsx).

Hiển thị một bản silde hoặc một tài liệu ñến các thành viên tham dự
Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Upload File
(View Only).

• Browse ñến file mà bạn cần add thêm vào.

Trang 11
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Nhấn chuột vào Open, sau ñó trong hộp thoại Upload File (View Only), nhấn chuột
vào Continue.

• Office Live Meeting chuyển ñổi ñịnh dạng file sang ñịnh dạng của Office Live
Meeting and và thêm nó vào danh sách Content.

• Sau khi bạn thêm một file vào danh sách Content, bạn có thể hiển thị fie này trong
cuộc họp bằng cách nhấn chuột vào Content, sau ñó nhấn chuột vào tên file name.
ðể tìm thấy file, sử dụng các dòng bên dưới cửa sổ, như trong hình 4. Bạn cũng có
thể sử dụng tổ hợp phím CTRL + up arrow và CTRL down arrow ñể tìm thấy file
trong danh sách.

Hình 4. Dòng trang theo chiều ñi lên và chiều ñi xuống

Chèn một trang vào bài silde trình bày mà ñã ñược thêm vào cuộc họp
Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào bài slide trình bày mà bạn cần thêm vào một
trang , sau ñó nhấn chuột vào Thumbnails.

• Trong vùng Thumbnails, nhấn chuột phải vào thumbnail ngay liền kề phía trên trang
mà bạn cần chèn thêm trang, nhấn chuột vào Insert New Page, sau ñó nhấn chuột
vàokiểu trang mà bạn cần thêm vào (Ví dụ: Whiteboard, Web Page, Text Page,
Poll, hay Screen Snapshot.) Trang ñược thêm vào ngay bên dưới trang mà bạn ñã
xác ñịnh trong bài slide trình bày.

Tạo một bảng trắng (whiteboard)

Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Whiteboard.

• Khi cửa sổ Whiteboard mở ra, nhấn chuột vào các công cụ drawing and text tại phía
dưới cửa sổ ñể tạo Whiteboard.

Trang 12
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Tạo một trang text

Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Text Page.

• Khi trang text mở ra, nhập văn bản text.

Tạo một poll

Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Poll Page.

• Trong hộp thoại Create Poll, nhập một câu hỏi, sau ñó nhập các nhãn labels cho mỗi
lựa chọn.

• Nhấn chuột vào OK.

ðể chia sẻ một trang Web

Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Web Page.

• Trong hộp thoại New Web Page, nhập URL cho trang Web mà bạn cần chia sẻ cho
các thành viên tham dự.

• Nhấn chuột vào Verify Web Page. Hộp thoại Web Page Check xuất hiện. nếu trnag
Web hiển thị chính xác, nhấn chuột vào Create Web Page.

ðể chia sẻ một phần màn hình screen của bạn

Nhấn chuột vào Content, nhấn chuột vào Share, sau ñó nhấn chuột vào Screen
Snapshot.

• Chọn vị trí khung hình trên mà hình mà Bạn cần chia sẻ, sau ñó nhấn chuột vào biểu
tượng camera icon. Bạn có thể ñiều chỉnh lại ñộ lớn khung hình theo ý muốn.

Trang 13
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

2.2. Phân phối Distributing Handouts

Với vai trò là người trình bày Presenter, bạn có thể tải lên cuộc họp các handouts ñể cho các
thành viên tham dự có thể tải xuống download. Bạn có thể tải lên các handouts trước khi
cuộc họp bắt ñầu hoặc là khi ñang họp

Tải lên các handouts cho cuộc họp

Trên thanh công cụ thực ñơn menu bar, nhấn chuột vào nút Handouts.

• Nhấn chuột vào Upload.

• Browse ñến file mà bận cần tải lên trên máy tính, sau ñó nhấn chuột vào Open.

• Lặp lại bước từ bước 1 ñến bước 3 cho các file tiếp theo mà bạn cần tải lên, sau ñó
ñóng cửa sổ hộp thoại Handouts.

Tải xuống các handouts

Nhấn chuột vào biểu tượng Handouts icon.

• Nhấn chuột vào file mà bạn cần to download, sau ñó nhấn chuột vào Download.

• Browse ñến thư mục trên máy tính mà bạn cần lưu File

• Nhấn chuột vào OK.

3. Tạo một cuộc họp

Phần này giải thích các công việc sau ñây:

• ðặt lịch một cuộc họp nâng cao

• Bắt ñầu một cuộc họp tức thời Meet Now

Trang 14
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Chú ý
ðể tạo mọt cuộc họp, bạn phải có một tài khoản Live
meeting server account và dịch vụ conferencing phải
ñược enabled cho bạn. Người quản trị administrator sẽ
cung cấp cho bạ thông tin tài khaonr mà bạn cần ñể cấu
hình Live meeting.

3.1. ðặt lịch một cuộc họp

Bạn có thể ñặt lịch cuộc họp bằng cách sử dụng thành phần Conferencing Add-in for
Microsoft® Office Outlook® messaging and collaboration client.
Những người ñược ủy quyền cũng có thể ñặt lịch một Live Meeting hoặc một conference call
thay cho xếp của họ.

Cấu hình thành phần Conferencing Add-in for Outlook

Cài ñặt thành phần Conferencing Add-in for Outlook lên máy tính của bạn theo hướng
dẫn của người quản trị Administrator.

• Trong lịch Outlook Calendar của bạn, nhấn chuột vào Conferencing, sau ñó nhấn
chuột vào User Accounts.

• Trong hộp thoại User Accounts, ở phía dưới Office Communications Server, Trong
hộp thoại Sign-in name, nhập tên ñăng nhập sign-in của bạn.

• Nếu cần thiết, nhấn chuột vào Advanced. Trong hộp thoại Advanced Connection
Settings, nhấn chuột vào Use these servers. Trong hộp văn bản text box Internal
Server name or IP address hoặc External Server name or IP address, nhập tên
máy chủ server name hoặc ñịa chỉ IP address của máy chủ Office Communications
Server mà bạn cần kết nối.

• ðể kiểm tra thông tin ñăng nhập của bạn (logon information), nhấn chuột vào Test
Connection.

• Nhấn chuột vào OK.

Trang 15
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Cấu hình các thiết lập Dial-in Conferencing Audio Settings

Trước khi bạn có thể ñặt lịch một hội thảo cuộc gọi Communicator conference call
hoặc một Live Meeting mà bao gồm hỗ trợ cho Dial-in Conferencing, bạn phải cài
ñặt hoặc nâng cấp thành phần Conferencing Add-in for Office Outlook. Thực hiện
gỡ bỏ Remove bất kỳ phiên bản cũ phần mềm Office Live Meeting client và thành
phần cũ Conferencing Add-in. Cũng cần ñảm bảo rằng chương Outlook không mở,
sau ñó cài ñặt phiên bản mới nhất của thành phần Conferencing Add-in.

ðể tham gia vào cuộc họp với vai trò là người chủ trì Leader, người trình bày
Presenter, hay vai trò là authenticated caller, bạn phải sử dụng một mã PIN ñể
tham gia conference.

Thiết lập mã PIN của bạn, thực hiện các bước sau ñây:

• Trong Outlook, nhấn chuột vào Conferencing, sau ñó nhấn chuột vào Dial-in
Conferencing Settings.

• Trong thanh cửa sổ window Address bar của trình duyệt browser, nhập ñịa chỉ
trang web Dial-in Conferencing Settings page mà do người quản trị cung cấp. Ví
dụ, https://chathn.pvep.com.vn/dialin

• Nếu bạn nhận ñược một lời mời tham gia một hội thảo conference, phía dưới
Audio Information, nhấn chuột vào Have you set your PIN? ðể mở trang Dial-
in Conferencing Settings.

• Từ thực ñơn Communicator menu, nhấn chuột vào Tools, sau ñó nhấn chuột vào
Dial-in Conferencing Settings.

Trên trang home page, phía dưới Personal Identification Number (PIN), nhấn chuột
vào Sign In.

Trong danh sách Language, nhấn chuột vào của bạn ngôn ngữ preferred language mà
bạn cần, sau ñó nhấn chuột vào Sign In.

Trang 16
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Trên trang Create New PIN page, nhấn chuột vào PIN hoặc Change PIN, nhập một
chuỗi số mà ñáp ứng các yêu cầu của mã PIN requirements trong hộp PIN text box,
sau ñó nhập lại mã PIN mới trong hộp Confirm PIN text box.

Sau khi hoàn thành, bạn nhấn chuột vào Save.

ðặt lịch một cuộc họp sử dụng thành phần Conferencing Add-in for Outlook
Trong lịch Outlook calendar của bạn, nhấn chuột vào Schedule a Live Meeting.

Chú ý
Mặc ñịnh, trong thư mời họp invitation cũng bao gồm
thông tin dial-in audio information, cho những users
thực hiện quay số gọi vào conference call bằng cách sử
dụng ñiện thoại của họ.

• Trên thẻ Appointment tab, trong hộp Subject text box, nhập mô tả thông tin
description về cuộc họp. Trong hôp To text box, nhập ñịa chỉ e-mail addresses những
thành viên mà bạn dự ñịnh mời, phân biệt các ñịa chỉ email bằng dấu chấm phẩy.

• ðể gán một thành viên ñược mời với vai trò là người trình diễn presenters , dựa trên
phiên bản phần mềm Microsoft Office Outlook mà bạn sử dụng, trong yêu cầu cuộc
họp request, trên thanh công cụ Live Meeting toolbar, nhấn chuột vào
Participants/Leaders, Attendee/Presenters, hoặc Presenters. Trong danh sách
Attendees, nhấn chuột vào tên và ñịa chỉ e-mail addresses thích hợp. Nhấn chuột vào
Add ñể move các tên ñã chọn sang danh sách Presenters list, sau ñó nhấn chuột vào
OK.

• Kiểm tra tính sẵn sàng của các thành viên tham dự cuộc họp, nếu bạn chưa làm việc
này, trên thẻ Scheduling tab, xem xét tìm một thời ñiểm mà tất cả các thành viên
tham dự sẵn sàng có thể tham gia, sau ñó nhấn chuột vào mốc thời gian ñó. Kéo

Trang 17
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

thanh bars mà chỉ rõ thời ñiểm bắt ñầu và thời ñiểm kết thúc cuộc họp theo nhu cầu
mà bạn mong muốn.

• Nhấn chuột vào Audio. Thực hiện các bước sau ñây, theo hình Hình 5:

• ðể cho phép các thành viên kết nối sử dụng máy tính mà có tai nghe, microphone
và loa speakers, nhấn chuột vào Use computer audio.

• Hoặc cho phép các thành viên kết nối ñến cuộc họp audio bằng cách sử máy tính
mà có tai nghe, microphone và loa speakers, hoặc ñể quay số dial in bằng cách sử
dụng conference calling number, nhấn chuột vào Use computer audio or dial in
from any phone sau ñó chọn region cho conference call phone number. ðể cho
phép nhập một passcode ñể tham gia cuộc họp, nhấn chuột vào, Require a
passcode to join conference. Với một passcode, các thành viên khi tham gia
cuộc họp sẽ ñược yêu cầu nhập một Conference ID và passcod.

• Hoặc, nhấn chuột vào Dial in to conference by use a telephone conference

service, sau ñó ñiền ñủ thông tin audio information. Nếu công ty của bạn ñược
cấu hình dịch vụ Audio Conferencing Provider (ACP) ñể làm việc với Office
Communications Server 2007 R2, liên hệ với người quản trị ñể lấy ñược thông tin
ñịa chỉ internet của nhà cung cấp dịch vụ (provider’s Internet address.)

Trang 18
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Hình 5. Audio Options

• Khi các tùy chọn audio options ñược thiết lập, trên hộp thoại Live Meeting Audio
Options dialog box, nhấn chuột vào OK.

• ðể chọn các thiết lập access control settings:

• Mặc ñịnh, Invite Anyone ñược chọn. có nghĩa là bất kỳ ai mà có conference calling
number và conference ID của bạn ñều có thể tham gia conference của bạn. ðể hạn
chế ai có thể tham gia conference call của bạn, cấu hình các tùy chọn nâng cao khi
thực hiện ñặt lịch conference.

• Trong cửa sổ yêu cầu cuộc họp request window, trên thanh công cụ Live Meeting
toolbar, nhấn chuột vào Permissions.

• Chọn Invite Within Network ñể cho phép chỉ các thành viên với một tài khoản
user account trên cùng một máy chủ Office Communications Server mới ñược
tham gia cuộc họp.

• Chọn Invite Within Network (Restricted) ñể cho phép chỉ các thành viên ñược
mời mới ñược tham gia cuộc họp.

Trang 19
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Choose Invite Anyone to allow anyone to tham gia cuộc họp.

• Nếu bạn cần, bạn có thể nhập một thông ñiệp message mà tất cả sẽ nhận ñược. Trên
thẻ Appointment tab, nhập thông ñiệp của bạn ở trên dòng dấu chấm trong hộp text
box ñược hiển thị ra.

• Khi thư mời họp ñã ñầy ñủ thông tin mà bạn cần, trên thanh công cụ Standard
toolbar, nhấn chuột vào Send.

ðặt lịch một cuộc họp thay cho một người khác
Mở lịch calendar của người mà bạn làm thay và thực hiện các bước sau:

• Chọn ngày và giờ của cuộc họp hoặc conference call, sau ñó trên thanh
Conferencing toolbar, nhấn chuột vào Schedule a conference.

• Chuyển một cuộc họp Outlook meeting có sẵn sang conference call. Mở meeting
request, sau ñó trên thanh công cụ Conferencing toolbar, nhấn chuột vào
Schedule a conference.

• Làm theo các chỉ dẫn trước ñể hoàn thành ñặt lịch một cuộc họp.

3.2. Khởi tạo một cuộc họp ngay

Người dùng có thể bắt ñầu một cuộc họp bất kỳ lúc nào mà không cần phải ñặt lịch bằng
cách sử dụng tùy chọn họp ngay (Meet Now). Sau khi người dùng bắt ñầu cuộc họp, người
dùng có thể mời những người khác.
Account của người dùng phải ñược cấu hình trước ñể có thể sử dụng tùy chọn Meet Now cho
lần ñầu tiên, nếu người dùng chưa ñược cấu hình cho tài khoản của mình, có thể làm theo
những bước sau ñể thực hiện chức năng trên:

Cấu hình Account

Nhấn chuột vào Start.

Trang 20
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Nhấn chuột vào All Programs, nhấn chuột vào Microsoft Office Live Meeting
2007và sau ñó nhấn chuột vào Microsoft Office Live Meeting 2007.

• Trên trang Welcome to Microsoft Office Live Meeting, nếu ñây là lần ñầu tiên
người dùng mở hộp thoại Office Live Meeting, người dùng sẽ nhìn thấy hộp thoại sau

Lưu ý
Nếu hộp thoại của người dùng không xuất hiện, người
dùng có thể mở hộp thoại bằng cách nhấp chuột vào nút
Menu ở khung phía trái góc trên và sau ñó nhấn chuột
vào trình ñơn Open User Accounts.

• Trong hộp thoại User Accounts, dưới ô Office Communications Server, trong
khung chữ Sign-in name, gõ username của người dùng.

• Nếu cần thiết, nhấp chuột vào mục Advanced. Trong hộp thoại Advanced
Connection Settings, nhấp chuột vào Use these servers. Trong hộp thoại Internal
Server name or IP address hoặc hộp thoại External Server name or IP address,
gõ tên của server hay ñịa chỉ IP của máy chủ cài Office Communications 2007 Server
mà người dùng cần kết nối vào

• ðể kiểm tra thông tin logon của người dùng, nhấp chuột vào ô Test Connection.

• Nhấp chuột vào nút OK.

ðể bắt ñầu một cuộc họp phức hợp trên trình ñơn Start
Nhấp chuột vào Start.

• Nhấp chuột vào All Programs, nhấp chuột vào Microsoft Office Live Meeting
2007, và sau ñó nhấp chuột vào Microsoft Office Live Meeting 2007.

• Trên trang Welcome to Microsoft Office Live Meeting, nhấp chuột vào Meet Now.
Cuộc họp ñược bắt ñầu.

• ðể mời các thành viên của cuộc họp nhấp chuột vào Attendees.

Trang 21
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Trong khung Attendees, nhấp chuột vào Invite,và sau ñó nhấp chuột vào By E-mail.

• Trong hộp thoại e-mail invitation,gõ ñịa chỉ thư ñiện tử của các thành viên cần mời,
các ñịa chỉ thư này ñược ngăn cách nhau với dấu “;”.

• ðể gửi lời mời, nhấp chuột vào Send.

ðể khởi tạo một cuộc họp phức hợp trong Outlook dùng tính năng Meet Now
Trong khung lịch của Outlook, nhấp chuột vào Meet Now, và sau ñó hộp thoại client
ñược mở ra.

• ðể mời các thành viên tham gia cuộc họp bằng tính năng Meet Now, trong hộp thoại
mời bằng thư ñiện tử, gõ ñịa chỉ của các thành viên và cách nhau bởi dấu “;”

• ðể gửi lời mời, nhấp chuột vào Send.

3.3. ðặt lịch cho một cuộc gọi hội nghị

Với tính năng Add-in Conferencing, người dùng có thể ñặt lịch một cuộc gọi hội nghị và
tham gia vào cuộc họp bằng chương trình Office Communicator hoặc dùng ñiện thoại di
ñộng
Tính năng dial-in là một tùy chọn về âm thanh mới cho các cuộc gọi hội nghị trên Office
Communications Server 2007 R2. Người dùng có thể không cần dùng máy tính mà có thể
dùng ñiện thoại di ñộng hoặc ñiện thoại bàn. Khi ñặt lịch cho hội nghị âm thanh, người khởi
tạo cuộc họp có thể ñặt các số ñiện thoại vào hộp hội nghị, người ñược mời tham gia có thể
sử dụng bất kỳ ñiện thoại di ñộng nào ñể tham gia hội nghị với bằng âm thanh ñang có của
hội nghị
Tùy chọn hội nghị bằng âm thanh dial-in ñược cung cấp bởi ứng dụng Conferencing
Attendant, ñây là một tính năng mới trong Office Communications Server 2007 R2.

3.3.1. Tạo hội nghị với tính năng âm thanh Dial-in

Tùy chọn cho tính năng dialin ñã có sẵn trong Conferencing Add-in của Outlook. Khi người
dùng sử dụng Outlook ñể ñặt lịch cho hội nghị, người khởi tạo có thể sử dụng trang Audio
Options ñể chọn tùy chọn dial-in.

Trang 22
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Trong tùy chọn hội nghị âm thanh, người khởi tạo có thể chọn giữa các kết nối âm thanh dial-
in như sau:
• Sử dụng ID hội nghị ñược gán cho từng hội nghị. Office Communications Server
dành riêng những không gian trống cho từng người dùng. Người dùng với ID của hội
nghị có thể sử dụng cho bất kỳ hội nghị nào mà họ tổ chức. Tùy chọn này rất hữu
dụng vì người dùng có thể sử dụng duy nhật một ID hội nghị cho tất cả các hội nghị.
Với tùy chọn này người dùng không thể chọn ñược mình là người tổ chức vì bản thân
người dùng sẽ ñứng ra là người tổ chức hội nghị và tự ñộng là người tổ chức.

• Sử dụng ñịnh danh hội nghị mới cho từng hội nghị. Phần mềm Office
Communications Server gán ñịnh danh cho hội nghị

o Dựa vào các chính sách của công ty, người tổ chức có thể quyết ñịnh ñặt mã
cho những người tham gia ñể tham gia hội nghị âm thanh.

3.3.2. Sử dụng tính năng Dial-in ñể tham gia một hội nghị

Thư mời ñiện tử sẽ bao gồm số ñiện thoại mà người ñược mời có thể sử dụng nó ñể tham gia
hội nghị. Thư mời cũng sẽ bao gồm ñịnh danh của hội nghị và mật mã của người tham gia
nếu cần.
Người tham gia hội nghị có thể sử dụng bất kỳ số ñiện thoại nào ñể quay số vào hội nghị, sau
ñó ñiền ñịnh danh và mật mã của hội nghị nếu cần. Sauk hi người tham gia vào hội nghị, tên
người tham gia sẽ hiện lên bảng hội nghị, người tham gia hội nghị có thể nhìn thấy số ñiện
thoại mình quay vào, ñịnh danh và mật mã của hội nghị trong cửa sổ hội nghị..
Nếu người dùng là người khởi tạo hoặc người dùng cần tham gia hội nghị với truy cập giới
hạn, người dùng cần nhấn vào biểu tượng của mình trong thiết lập quay số vào hội nghị và
tạo ra mã PIN

Trên biểu tượng người dùng ở thiết lập quay số vào hội nghị của Microsoft Office
Communications Server 2007 R2
Trong trình Outlook, trên trình ñơn Conferencing, nhấp chuột vào Dial-in Conferencing
Settings.
Trang 23
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Trên trang hội thoại quay số vào, dưới Personal Conference Information, nhấp
chuột vào Sign In.

• Nhấp chuột vào Language, nhấp chuột vào ngôn ngữ phù hợp với người dùng từ
danh sách, sau ñó nhấp chuột vào Sign In.

• Trong hộp thoại Connect to, gõ tên và mật khẩu và nhấp chuột vào OK.

• Trong trang Create New PIN, nhấp chuột vào PIN hoặc Change PIN sau ñó gõ
những số theo mã PIN cần thiết, nhấp chuột vào Confirm PIN, và sau ñó gõ lại mã
PIN mới.

• Khi người dùng hoàn tất việc làm của mình, nhấp chuột vào Save.

ðể ñặt lịch cho cuộc gọi hội thoại

Trên trình ñơn Conferencing, chọn Schedule a Conference Call. Hoặc trên thanh công
cụ Outlook, chọn Schedule a Conference Call.

• Trên khung Appointmen, trên dòng Subject, gõ mô tả của người dùng vào cuộc gọi
hội nghị.

• ðể thêm người tham gia vào thư mời, làm theo các bước sau:

• Trên khung Appointment, trong hộp To, gõ ñầy ñủ ñịa chỉ thư ñiện tử của người
ñược mời và cách nhau bởi dấu “;”.

• Trên khung Appointment, nhấp chuột vào To, và sau ñó chọn những người ñược
mời từ sổ ñịa chỉ của bạn.

• ðể chỉ những người ñược mời sẽ là người ñứng tên tạo cuộc họp, trong yêu cầu cuộc
họp, trên thanh công cụ Live Conference nhấp chuột vào người chủ trì cuộc họp.
Trong danh sách người tham gia, nhấp chuột vào các tên và ñịa chỉ email. Nhấp vào
Add ñể di chuyển các tên ñược chọn vào danh sách người chủ trì cuộc họp, sau ñó
nhấn OK.

Trang 24
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• ðể kiểm tra tính sẵn sàng của những người tham gia cuộc, trên tab Scheduling
Assistant, tìm thời gian mà khi tất cả người tham gia sẵn sàng, và sau ñó bấm vào
thời gian ñó. Kéo thanh chỉ sự bắt ñầu và kết thúc thời gian cho các cuộc họp cho
ñến khi thời gian phù hợp.

• ðể chọn kiểu âm thanh, nhấp chuột vào thanh công cụ, Audio, như trong minh họa số
6.
• ðể cho phép người tham gia ñể kết nối bằng cách sử dụng một máy tính có một tai
nghe hoặc micro và loa, nhấp chuột vào sử dụng máy tính âm thanh.

• Hoặc, ñể cho phép người tham gia có thể kết nối với âm thanh cuộc họp bằng
cách sử dụng một máy tính có tai nghe hoặc micro và loa, hoặc họ có thể quay
số bằng cách nhấp vào sử dụng máy tính âm thanh hoặc quay số ñiện thoại dưới
mọi hình thức. Chọn loại hội nghị thích hợp

• Nếu bạn muốn tất cả các hội nghị của bạn sử dụng quay số vào với cùng một
thông tin, bấm Use my assigned conference ID for each conference.

• Nếu bạn muốn tất cả các hội nghị ñể sử dụng quay số duy nhất, nhấp vào
click Use my assigned conference ID for each conference.

Lưu ý người dùng có thể thay ñổi ñịnh danh hội nghị và mật mã của mình bất
cứ lúc nào. ðể thay ñổi ñinh danh hội nghị hoặc mật mã của bạn, từ trình ñơn
Video Conferencing, nhấp vào Thiết lập Dial-in Conferencing.

• Người dùng có thể sử dụng tùy chọn Require a passcode to join the
meeting, và sau ñó nhấn OK. Với tùy chọn này, người tham gia cuộc họp phải
sử dụng một mã PIN ñể tham gia cuộc họp. Nếu tùy chọn này không có sẵn,
có nghĩa là các quản trị viên của cuộc họp yêu cầu một mã truyền cho tất cả
các hội nghị

Trang 25
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Từ hộp thoại Conference Call Audio Options, chọn vùng cho số ñiện thoại
nội hạt.

Hình 6. Conference Call Audio Options

• ðể gửi thông ñiệp tới tất cả những người tham gia cuộc họp, trên khung
Appointment, nhập thông ñiệp của mình trên những dòng mà hộp thoại ñưa ra.

• Khi thư mời ñược hoàn tất, trên trình ñơn Standard, nhấp chuột vào Send.

Hình 7. Thư mời cho cuộc gọi hội nghị

ðặt lịch cho một hội nghị với các quyền nâng cao

Trang 26
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Theo mặc ñịnh, bất kỳ người nào với ñịnh danh và số ñiện thoại có thể tham gia hội nghị. ðể
hạn chế những người có thể tham gia quay số tham gia hội nghị, cấu hình nâng cao ñể làm
theo mong muốn như sau:
Trong Outlook, bấm vào Video Conferencing, và sau ñó nhấp vào Schedule a Conference
Call, hoặc Schedule a Live Meeting.

• ðể thiết lập quyền cho các hội nghị gọi hoặc cuộc họp trực tuyến, nhấn vào
Permissions và chọn các tham số như sau:

• Mời người tham gia trong cùng mạng: Cho phép người tham gia trong công ty
của bạn có thể tham gia cuộc họp. Những người tham gia cuộc họp cũng có thể
chuyển tiếp lời mời họp ñể những người khác trong của mạng công ty của bạn.
• Mời người tham gia cùng mạng (hạn chế): Cho phép người tham gia ñược
mời cùng nhóm với những người trong tổ chức của bạn hoặc liên kết với tổ
chức của mình ñể tham gia cuộc họp. Lời mời họp không thể ñược chuyển tiếp
bởi những người khác.
• Mời bất cứ ai: Cho phép mọi người tham gia cuộc họp.

ðặt lịch cho một hội nghị thay cho một người khác

Mở lịch của người cần ñại diện và làm một trong những cách sau:

• Chọn ngày và thời gian của cuộc họp hay cuộc họp hội nghị, và sau ñó trên
thanh công cụ Video Conferencing, nhấp vào Schedule a Conference Call.
• Chuyển ñổi một cuộc họp trên Outlook thành cuộc một cuộc gọi hội nghị.
Yêu cầu mở cuộc họp, và sau ñó trên thanh công cụ Video Conferencing, nhấp
Schedule a Conference Call.
• Làm theo hướng dẫn ở trên ñể lập lịch trình kết thúc một cuộc gọi hội nghị.

Trang 27
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

4. Khởi tạo Office Live Meeting từ Office Communicator

Trong một hội nghị Office Communicator, người tham gia có thể quyết ñịnh rằng
ngoài việc hội nghị âm thanh và video, họ cũng muốn xem cùng một tập tin hoặc chia
sẻ một ứng dụng ñể họ có thể làm việc cộng tác trong thời gian thực. Bởi leo thang
của Office Communicator conference Office Live Meeting, các thành viên tham dự
với Office Communicator có thể sử dụng các tính năng chia sẻ các ứng dụng và file
của Office Live Meeting mà không phải thoát khỏi hội nghị và tạo mới một phiên
Office Live Meeting session.
Bất kỳ người tham gia tại một hội nghị Office Communicator có thể leo thang các hội
nghị Office Live Meeting. Khi một thành viên leo thang một hội nghị, một phiên họp
mới Office Live Meeting bắt ñầu và tất cả người tham gia sẽ tự ñộng tham gia phiên
họp mới Office Live Meeting này.

Chú ý
ðể ñược add thêm vào phiện họp mới Office Live
Meeting session, một thành viên tham dự phải có phần
mềm Office Live Meeting client ñược cài ñặt trên máy
tính

ðể leo thang một Office Communicator conference sang Office Live Meeting
Từ một phiên chat IM hiện thời Office Communicator hoặc một conference, trên góc
phải trên cùng của cửa sổ hội thoại, nhấn chuột vào dòng mũi tên hướng xuống dưới
View more options, như trong hình 8.

Hình 8. View more options

Trang 28
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

• Nhấn chuột Share Information Using Live Meeting.

5. Ghi lại cuộc họp

Nếu người trình bày gán cho bạn quyền ñể ghi lại các cuộc họp, bạn có thể ghi các dữ liệu,
âm thanh, video và từng phần của một cuộc họp ñể xem.

Thiết lập các tùy chọn recording options

Nhấn chuột Recording, sau ñó nhấn chuột Options.

• Trong hộp thoại Personal Recording Options dialog box, chọn tất cả các tùy chọn
thông tin của cuộc họp mà bạn cần ghi lại như: (Data, Voice, Video, và Panoramic
Video).

• Nếu bạn cần thay ñổi nơi lưu trữ thông tin cuộc họp ñược ghi lại, chuyển ñến hộp
Save To text box, nhấn Change, và browse ñến thư mục mong muốn ñể lưu thông tin
cuộc họp.

Ghi lại thông tin cuộc họp

Trong mục Recording pane, nhấn Record.

• Nếu cuộc họp sử dụng telephone conferencing và bạn cần ghi lại âm thanh audio,
nhưng bạn chưa thực sự tham gia conference call, thì một hộp thoại Audio Not
Configured dialog box xuất hiện. chọn nút Select the Configure audio button, sau
ñó nhấn OK. Trong hộp thoại Telephone Audio Recording Configuration dialog
box, trong Dialing keys text box, nhập thông tin thích hợp, sau ñó nhấn Configure.
Khi thông ñiệp Your meeting is now ready to record audio from (phone number)
xuất hiện, nhấn Done.

Trang 29
 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Live Meeting 2007

Chú ý
Hi bạn sử dụng cách này ñể kết nối ñến conference call,
có một khoảng thời gian delay xấp xỉ 1 phút trước khi
cuộc họp meeting audio kết nối ñến conference call và
âm thanh audio mới bắt ñầu ghi lại

• ðể lưu lại, nhấn biểu tượng Stop icon, chọn Save Recording, sau ñó nhấn OK.

• ðể kiểm tra trạng thái của quá trình ghi lại thông tin cuộc họp, nhấn Start, nhấn All
Programs, nhấn Microsoft Office Live Meeting 2007, sau ñó nhấn Microsoft
Office Live Meeting Recording Manager.

Phát xem lại cuộc họp ñã ñược ghi

Nhấn Start, nhấn All Programs, nhấn Microsoft Office Live Meeting 2007, sau ñó
nhấn Microsoft Office Live Meeting Recording Manager.

• Nếu quá trình ghi lại cuộc họp ñã ñược xử lý xong, nó sẽ ñược hiển thị bên dưới
Recent Recordings. ðể phát xem lại cuộc họp ñã ñược ghi, nhấn ñúp chuột vào tên
cuộc họp ñã ñược ghi.

Trang 30