Professional Documents
Culture Documents
ĐỀ ÁN
ỨNG CỬ TRƯỞNG BAN ĐỐI NGOẠI
CLB LOGISTICS & CHUỖI CUNG ỨNG LSC
NHIỆM KỲ 2023 - 2024
MỤC LỤC
A. THÔNG TIN CÁ NHÂN VÀ LÝ DO ỨNG CỬ
I. Thông tin cá nhân
II. Lý do ứng cử
B. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG BAN ĐỐI NGOẠI TRONG NHIỆM KỲ 2022-2023
I. Thành tựu
1. Nội bộ
2. Đối ngoại
II. Hạn chế
1. Về nhân sự
2. Về hoạt động trong ban
3. Về quá trình tìm contact
4. Về quy trình mời tài trợ
III. Nguyên nhân và giải pháp
1. Nguyên nhân
2. Giải pháp
C. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN BAN ĐỐI NGOẠI NHIỆM KỲ
2023-2024
I. Mục tiêu, sứ mệnh
1. Mục tiêu
2. Sứ mệnh
II. Định hướng phát triển ban
1. Cơ cấu hoạt động
2. Kế hoạch làm việc
3. Kế hoạch Training
4. Kế hoạch Bonding
5. Nội quy hoạt động
6. Quy chế khen thưởng, kỷ luật
➢ Tham gia Bonding mời các anh chị về sharing kiến thức
➢ Trưởng dự án Tuyển Thành viên Thế hệ 04: Care giấy tờ hành chính cần làm
việc với văn phòng trường, đảm bảo đầu ra công việc của Mảng Truyền thông
và Mảng Sự kiện, điều phối và phân công nhân sự tham gia các sự kiện truyền
thông tới K65; đảm bảo truyền thông nội bộ và đối ngoại ổn định; tham gia vào
quá trình làm cơ sở vật chất.
II. Lý do ứng cử
Sau một nhiệm kỳ làm việc với vị trí là thành viên Ban Đối ngoại CLB Logistics &
Chuỗi cung ứng LSC, em đã học hỏi được khá nhiều kinh nghiệm từ các anh, các chị
cũng như các bạn thành viên cùng Gen03. Em tin rằng nếu em được nắm trọng trách ở
một cương vị mới, nhiều trách nhiệm, nhiều nghĩa vụ; được đóng góp cho CLB
Logistics & Chuỗi cung ứng LSC nói chung và Ban Đối ngoại nói riêng nhiều hơn, bản
thân em sẽ khám phá ra giới hạn mới của bản thân, em có thể tôi luyện thêm những kỹ
năng cần thiết hơn và tìm được những người bạn đồng hành chất lượng, có cùng định
hướng và mục tiêu phát triển cũng như chuẩn bị hành trang thật tốt cho tương lai. Em
hy vọng với một vai trò mới, em sẽ đóng góp được thật nhiều cho LSC và trau dồi cho
bản thân nhiều kinh nghiệm trong công việc và cuộc sống hơn nữa.
B. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG BAN ĐỐI NGOẠI TRONG NHIỆM KỲ 2022-2023
I. Thành tựu
1. Nội bộ
- Các thành viên Gen03 nhìn chung có mối quan hệ khá khăng khít và thân thiết
với Ban nói riêng và toàn CLB nói chung, tạo ra kết nối đặc biệt gắn kết mọi
người lại với nhau sau quá trình hoạt động trên cương vị là CTV và sau đó là
thành viên
- Các hoạt động Training chuyên môn của Ban hay kiến thức Logistics tổng quát
toàn CLB đều nhận được sự hưởng ứng và có sự tham gia đầy đủ của hầu hết
thành viên Ban Đối ngoại
- Trong Ban hình thành văn hoá làm việc chỉn chu, chơi hết mình nhưng khi làm
việc thì cũng vô cùng công tâm và chuyên nghiệp
- LOGin 2023 đạt được số lượng về đơn đăng ký đáng kinh ngạc. Không những
vậy, việc mời tài trợ vượt chỉ tiêu đã đề ra, là tiền đề tốt để xây dựng và kiến tạo
LOGin và LogiChain 2023 thành công rực rỡ
- Các hoạt động Bonding gắn kết các thành viên diễn ra thường xuyên và hiệu quả
2. Đối ngoại
- Các thành viên hoạt động sôi nổi trong các buổi Training toàn CLB, tích cực
đóng góp ý kiến và xây dựng câu hỏi, phần nào giúp buổi Training diễn ra thành
công tốt đẹp
- Các thành viên có cơ hội tham gia, trải nghiệm các hoạt động đối ngoại bên ngoài
trên cương vị là thành viên CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC. Đặc biệt phải
kể tới cuộc thi LOGin, nơi các thành viên được tiếp xúc và học hỏi các công việc
đối ngoại như xin chữ ký, gửi hợp đồng, hẹn đi ký hợp đồng với đối tác, meeting
đàm phán…
- Các hoạt động liên quan nhìn chung diễn ra ổn thoả, các thành viên có sự kết nối
khăng khít không chỉ trong nội bộ ban. Buổi LSC trip nhận được sự đông đảo sự
tham gia của thành viên Ban Đối ngoại. Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những
bất đồng và mâu thuẫn, hiểu nhầm không đáng có trong quá trình thông tin. Các
thành viên cũng cố gắng để giải quyết hiểu lầm và tiếp tục làm việc như tôn chỉ
đã đề ra
- Quá trình mời tài trợ LOGin cũng giúp Ban nói riêng và toàn CLB nói chung kết
nối tới các nhiều doanh nghiệp lớn hơn, gây dựng được những mối quan hệ lâu
dài và tốt đẹp sau này
II. Hạn chế
1. Về nhân sự
- Do mục tiêu, định hướng đã đề ra khác nhau, một số thành viên xin rời CLB sau
1 khoảng thời gian hoạt động
- Một số thành viên mang lại cảm giác khó kết nối so với đa số mọi người
- Các thành viên đa số đi họp đầy đủ, tuy nhiên việc tick sheet điểm danh còn
chậm, và thường xuyên quá hạn
2. Về hoạt động trong ban
- Các buổi họp online một số thành viên chưa tích cực, chủ động đóng góp ý kiến.
Một số buổi họp ban đầu, các team chưa lên agenda họp cụ thể, dẫn đến thời gian
họp bị kéo dài
- Khối lượng công việc nhiều nhưng việc phân công nhân sự diễn ra chưa hợp lý,
dẫn tới người quá nhiều công việc, còn người thì bị bỏ quên
- Các thành viên làm việc chưa có sự gắn kết, còn tình trạng việc ai người nấy
quản, chưa có sự thấu hiểu giữa các thành viên
3. Về quá trình tìm contact
- Quá trình tìm contact chưa đủ sâu, một số thành viên tìm chống đối, để đủ số
lượng nhưng sau đó không thể gọi được vì không phù hợp
- Quá trình tìm contact còn diễn ra chậm
- Các contact sắp xếp chưa trực quan, khoa học
4. Về quy trình mời tài trợ
- Quá trình liên hệ, gọi mời còn diễn ra chậm đồng thời quá trình cũng bị kéo dài
lâu, dễ khiến các thành viên nản lòng và chất lượng cũng như tiến độ giảm dần
- Trong quá trình đề xuất hợp tác, do thông tin truyền đạt chưa kỹ càng và chính
xác nên còn xảy ra sai sót, ảnh hưởng lớn tới quá trình làm việc sau này
- Kinh nghiệm đối ngoại với đối tác chưa đồng đều giữa các thành viên, một số
thành viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình meeting đàm phán quyền
lợi, còn ngại ngùng và còn bị lấn át
- Đặc thù chuyên môn CLB là Logistics & Chuỗi cung ứng nên số lượng Nhà Tài
trợ còn bị hạn chế, khó mời các bên đồng hành hiện vật
- Việc thông tin tiến độ từng chưa chủ động, còn để giục và nhắc nhở nhiều
III. Giải pháp khắc phục
1. Nội bộ
- Trao cơ hội, vị trí làm việc đối ngoại với Đối tác tới đa dạng các thành viên hơn,
để kinh nghiệm đối ngoại có chất lượng ổn định và đồng đều tới mọi người viên
hơn. Đảm bảo không ai bị bỏ lại
- Các buổi Training nên phân bổ thời gian cụ thể và đồng đều hơn. Đồng thời nội
dung Training kỹ năng đối ngoại cần được chú trọng, có thể lập một buổi nhập
vai các thành viên đóng vai Nhà Tài trợ và thành viên đi meet để các thành viên
có thể cọ sát với case study thực tế
- Phân bổ công việc giữa các thành viên hợp lý hơn, tránh trường hợp người quá
tải dẫn tới mất đà, người lại bị bỏ quên cảm thấy khó kết nối và cũng mất nhiệt
huyết dần
- Nên chia công việc thành nhiều giai đoạn nhỏ, và xoay vòng người lead giữa các
thành viên
- Drive làm việc chung cần cập nhật thường xuyên hơn, sau mỗi giai đoạn nên để
từng Lead các đầu việc nhỏ care và giám sát drive làm việc chung
- Cú pháp đặt tên tài liệu cần được thống nhất từ đầu, tránh tình trạng LGC23 hay
LGC03
- Các buổi Bonding nên xen kẽ, tránh để các thành viên tách lẻ theo nhóm. Nên
có trò chơi, hoặc câu hỏi để các thành viên ngại chia sẻ cũng có thể cảm thấy
được kết nối
- Sau mỗi giai đoạn làm việc, quan trọng là phải có sự feedback qua lại giữa các
thành viên với nhau. Khen chê thẳng thắn, đóng góp ý kiến và vô cùng quan
trọng. Điều này không chỉ giúp các thành viên nhìn nhận điểm mạnh và yếu của
mình sau mỗi quá trình làm việc, từ đó khắc phục để trở nên hoàn thiện hơn;
đồng thời việc này cũng giúp các thành viên thấu hiểu công việc của nhau hơn,
giúp kết nối và làm thân nhau hơn.
- Yêu cầu nhân sự luôn cập nhật tiến độ công việc, cố gắng hoàn thành công việc
đúng hạn và luôn chuẩn bị trước ý kiến trong các buổi họp đã báo trước nội dung.
Trong các buổi họp, lấy ý kiến thành viên theo vòng tròn, đến lượt ai người đó
đều phải đưa ra ý kiến.
- Thống nhất cách confirm thông tin từ đầu giữa các thành viên, đã hoàn thành
theo tiến độ hay còn cập nhật cũng cần liên tục cập nhật và confirm, tránh miss
thông tin
2. Đối ngoại
- Nên để các thành viên tiếp xúc và đối ngoại với thầy cô, doanh nghiệp, đối tác
từ sớm. Và muốn được như vậy nên tập trung Training kỹ năng đối ngoại rõ ràng
(giải pháp để nêu mục 1 ở trên)
- Trước mỗi sự kiện nên có ảnh hay điều kiện nhận dạng khách mời rõ ràng để
nhân sự không bối rối khi đón tiếp khách mời
- Các sự kiện chạy Offline, sơ đồ không gian nên chỉ tập trung vào các hàng trên
khách mời, thầy cô, báo chí, nên khi rõ tên từng người và có vị trí dự trù bổ sung
trong trường hợp Doanh nghiệp hoặc thầy cô dẫn thêm người tới
- Nên có buổi họp toàn CLB để các thành viên từng Ban chia sẻ, để mọi người
hiểu rõ công việc của nhau, hạn chế tình trạng ganh tị và có hiềm khích giữa các
thành viên liên ban
C. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN BAN ĐỐI NGOẠI NHIỆM KỲ
2023-2024
I. Mục tiêu, sứ mệnh
1. Mục tiêu
➢ Trở thành một Ban Đối ngoại gắn kết các bạn sinh viên có chung đam mê với
công việc đối ngoại, mong muốn học hỏi, kết nối và hoàn thiện bản thân mình
nhiều hơn
➢ Trở thành một Ban Đối ngoại mang lại hình ảnh một LSCer chuẩn mực ra bên
ngoài, đối với các tổ đội CLB khác, đối với doanh nghiệp và thầy cô. Là một bộ
phận quan trọng của CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC trong việc kết nối
LSC với cộng đồng doanh nghiệp, các cơ quan Bộ ngành, Báo chí, nhà trường
và cộng đồng sinh viên.
➢ Mang lại networking và tiếng tăm chất lượng cho bản thân, Ban Đối ngoại nói
riêng và CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC nói chung
➢ Kế thừa những thành tựu anh chị Gen trước để lại, tiếp tục phát huy điểm mạnh
và cải thiện những điểm chưa tốt, đem lại những mối quan hệ, những hợp đồng
từ những Đối tác chất lượng và đa dạng hơn.
2. Sứ mệnh
➢ Tạo ra một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, lành mạnh cho các
bạn sinh viên muốn trau dồi kỹ năng đối ngoại.
➢ Là “cầu nối” kết nối CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC với các Doanh
nghiệp và nhà trường, đem lại nguồn hỗ trợ đóng góp vào sự thành công của các
sự kiện do LSC tổ chức.
➢ Mang lại hình ảnh LSC chuẩn mực nhất bất kể các hoạt động nội bộ hay tổ chức
các sự kiện truyền thông ra bên ngoài
II. Định hướng phát triển ban
1. Cơ cấu hoạt động
- Cơ cấu Ban Đối ngoại sẽ bao gồm: 1 trưởng ban, 2 phó ban, các thành viên và
cộng tác viên. Sau tuyển gen, các thành viên trúng tuyển đều là cộng tác viên,
Ban Điều hành dựa vào đánh giá hoạt động sau một thời gian làm việc để xét lên
thành viên chính thức.
buổi/tuần).
2.2. Giai đoạn 2: Hoạt động chính trong 2 cuộc thi lớn của CLB
❖ Các hoạt động chính:
- Lựa chọn CTV/ Leader cho từng dự án, công việc ( viết báo The Logistician,
CTV dự án nhân sự, email…)
- Chọn Leader và Subleader Đối ngoại LOGin 2024
- Các thành viên tiến hành liên hệ và mời tài trợ trên nền tảng đã được training và
xây dựng networking từ trước
- Tham gia chạy các chương trình do LSC tổ chức/ đồng tổ chức
- Duy trì tốt các buổi họp Ban, đạt mục tiêu số thành viên tham gia luôn đạt trên
80%
- Chú ý tốt các buổi Bonding Ban và CLB, tới sức khỏe tinh thần các CTV nội bộ
và liên ban
- Sau mỗi chương trình, cuộc thi lớn, sự kiện Trưởng phó Ban Đối ngoại nêu lên
điểm mạnh, điểm yếu sau quá trình hoạt động; đồng thời khuyến khích các CTV
nhận xét, feedback thẳng thắn lẫn nhau.
- Trưởng Phó Ban thực hiện lên hệ đối tác thực hiện chuyến Field trip thường niên
2.3. Giai đoạn 3: Tổng kết đánh giá nhân sự
❖ Mục đích: Ban Điều hành đưa ra quyết định cộng tác viên nào trở thành thành viên
chính thức.
❖ Hoạt động chính:
+ Duy trì các buổi Họp và Bonding
+ Kết hợp với Ban Điều hành và Ban Chủ nhiệm tiến hành họp và
thông báo kết quả cộng tác viên trở thành thành viên chính thức.
2.4: Giai đoạn 4: Tuyển gen và chuyển giao
❖ Mục đích:
- Thực hiện bầu cử Ban Điều hành mới, phù hợp định hướng và làm việc trong
nhiệm kỳ một năm sắp tới
- Tuyển được các CTV Gen mới chất lượng, đúng theo tôn chỉ, mục tiêu đã đề ra
❖ Hoạt động chính:
- Lên kế hoạch đánh giá và đề cử/ứng cử Ban Điều hành nhiệm kỳ mới.
CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC
Mail: logisticsneu.lsc@gmail.com Hotline: (84) 889 002 260 (Mr. Trung)
Fanpage: www.facebook.com/lsc.neu 11 Mail: trunght02.lsc@gmail.com
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Câu lạc bộ Logistics & Chuỗi cung ứng LSC
Ban Đối ngoại
- Các thành viên, cộng tác viên, Mentor chuẩn bị đề án ứng cử hoặc đề cử vào Ban
Điều hành nhiệm kỳ mới.
- Trưởng Phó Ban họp bàn và thống nhất cơ cấu tuyển gen và tiêu chí tuyển gen.
- Tổ chức tuyển gen mới, phân công nhân sự
- Góp ý về tuyển gen.
3. Kế hoạch Training
❖ Training công cụ, kỹ năng văn phòng
- Training sử dụng thành thạo và sắp xếp hợp lý, trực quan tài liệu trong Google
Drive
- Sử dụng thành tạo Google Docs, Google Sheet
- Yêu cầu gửi tài liệu cho Đối tác cần soát kỹ nhiều lần và xuất file PDF
- Lên kế hoạch training và yêu cầu CTV xây dựng networking trên LinkedIn từ
sớm (trong 1 tháng đầu trở thành CTV)
- Các quy định, yêu cầu về văn phong, chính tả, kỹ năng viết và gửi Mail
❖ Training kỹ năng Đối ngoại
- Kỹ năng gọi điện tự nhiên, chuyên nghiệp, không công nghiệp
- Kỹ năng đàm phán, meeting với đối tác. Nên có buổi mô phỏng nhập vai để các
CTV hiểu rõ hơn về tình huống
- Tác phong, cách cư xử, đối đáp trong công việc
- Kỹ năng care các Khách mời, thầy cô, đối tác trong các sự kiện offline và online
- Kỹ năng nói chuyện để thấu hiểu lẫn nhau giữa các CTV/ thành viên trong Ban
4. Kế hoạch Bonding
- Sau các buổi họp có thể Bonding nho nhỏ mọi người, để các CTV/ thành viên
gắn kết với nhau
- Có dịp đi chơi xa cùng nhau: 1 năm/1 lần
- Liên hệ, mời các anh chị Gen trước về chia sẻ cùng Gen hiện tại và Gen mới
5. Nội quy hoạt động
- Đi họp đầy đủ, nghỉ quá 3 buổi với lý do không chính đáng sẽ phải viết tường
trình và hủy tư cách xét duyệt lên thành viên chính thức.
- Điểm danh trong sheet điểm danh họp trước ít nhất thời gian họp 1 tiếng. Nếu
CLB Logistics & Chuỗi cung ứng LSC
Mail: logisticsneu.lsc@gmail.com Hotline: (84) 889 002 260 (Mr. Trung)
Fanpage: www.facebook.com/lsc.neu 12 Mail: trunght02.lsc@gmail.com
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Câu lạc bộ Logistics & Chuỗi cung ứng LSC
Ban Đối ngoại