QUY TRÌNH

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

A. TRƯỚC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, ĐẠI HỘI

I. CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH

Để hoạch định cho việc tổ chức một hội nghị, hội thảo hay một đại hội có quy mô
lớn (sau đây gọi chung là đại hội). Nhà tổ chức cần trả lời các câu hỏi sau đây:
1) Có cần thiết phải tổ chức một đại hội nào đó hay không?
2) Quy mô đại hội đó như thế nào?
3) Đại hội đó sẽ diễn ra khi nào, bao lâu và ở đâu?
4) Ban Tổ chức gồm có những ai? Cá nhân, bộ phận, phòng ban nào sẽ tham gia vào
công việc tổ chức?
5) Khả năng ngân sách của cơ quan dành cho hoạt động này là bao nhiêu?

II. CÔNG TÁC TỔ CHỨC

1) Xác định số lượng người tham gia:
- Khách hàng (hội nghị khách hàng); cổ đông (đại hội đồng cổ đông thường niên);
công nhân viên chức (hội nghị công nhân chức);…
- Nội bộ;
- Khách mời khác: nhà cung cấp; đại diện cơ quan cấp trên; đại diện cơ quan
truyển thông; …
2) Xác định tiêu chuẩn: Ăn, ở, đi lại; các chi phí liên quan.

III. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

1) Các công việc liên quan đến văn bản:
- Kế hoạch tổ chức đại hội;
- Tờ trình xin phê duyệt kinh phí;
- Thư mời;
- Diễn văn; báo cáo; quyết định khen thưởng (nếu có);
- Cung cấp các tài liệu liên quan cho khách tham gia;
- Chương trình đại hội và kịch bản dẫn chương trình;
- Biên bản; trích biên bản để thực hiện sau đại hội (nếu có).
2) Các công việc liên quan đến giải lao:
- Các tiết mục văn nghệ (nếu có);
- Teabreak.
 3) Các chuẩn bị về công tác hậu cần:
- Chọn địa điểm, thực đơn để đãi khách. Lưu ý: Người chọn thực đơn phải chú ý
đến khẩu vị vùng miền, truyền thống văn hóa, tôn giáo của những người khách
được mời tham gia đại hội;
- Chọn địa điểm lưu trú cho khách ở xa đến tham gia đại hội (nếu có tiêu chuẩn);
- Chuẩn bị phương tiện vận chuyển để đưa đón khách từ các nhà ga, bến tàu;
- Chuẩn bị phương tiện và địa điểm tham quan (nếu có)
4) Các công việc liên quan đến địa điểm tổ chức đại hội:
- Chuẩn bị hội trường;
- Chuẩn bị công tác lễ tân;
- Công tác an ninh; bảo vệ tài sản của khách tham gia;
- Công tác PCCC, cứu hộ cứu nạn;
- Công tác y tế.
5) Công tác liên quan đến tài chính:
- Bảo đảm công tác thu chi tài chính theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
- Các quy định liên quan đến các chứng từ hợp pháp, hợp lệ;
- Các quy định về thủ tục thanh toán.

IV. CÔNG TÁC PHÂN CÔNG

Tùy vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà việc phân công cho từng cá nhân,
bộ phận là khác nhau. Sau đây là một số gợi ý:
1) Văn phòng/Phòng Hành chính/Phòng Hành chính – Nhân sự:
- Xây dựng kế hoạch tổ chức đại hội;
- Thư mời, diễn văn, chương trình và kịch bản dẫn chương trình;
- Chọn người làm công tác lễ tân; Phân công người dẫn chương trình; phân công
người ghi biên bản đại hội;
- Chuẩn bị tài liệu cho khách tham gia đại hội;
- Chuẩn bị hội trường và các công việc liên quan đến địa điểm tổ chức đại hội;
- Phối hợp tổ chức các tiết mục văn nghệ;
- Các buổi teabreak;
- Các chuẩn bị về công tác hậu cần.
2) Phòng kinh doanh:
- Viết báo cáo kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh.
3) Phòng nhân sự:
- Soạn thảo quyết định khen thưởng (nếu có).
4) Phòng kế toán/Tài chính:
- Soạn thảo tờ trình xin phê duyệt kinh phí;
 - Ban hành các quy định liên quan đến các thủ tục thu chi, tạm ứng, thanh toán, thu
hồi tạm ứng;
- Hướng dẫn, kiểm tra các chứng từ lên quan đến việc thanh toán;
- Quyết toán các khoản chi liên quan đến đại hội.

V. CÔNG TÁC KIỂM TRA

Sau khi được phê duyệt kế hoạch tổ chức đại hội, công tác kiểm tra bắt đầu hoạt
động và công việc này phải được thực hiện xuyên suốt quá trình tổ chức thực hiện từ
trước, trong và sau đại hội.
B. TRONG NGÀY/NHỮNG NGÀY DIỄN RA ĐẠI HỘI
I. TRƯỚC LỄ KHAI MẠC
1) Trước cửa hội trường:
- Bàn đăng ký, cung cấp tài liệu liên quan đại hội;
- Đón khách, tiếp khách, hướng dẫn khách vào khu vực hội trường hoặc khu vực
tiếp khách.
2) Trong hội trường:
- Chiếu một số hình ảnh và/hoặc những thông tin có liên quan;
- Một số tiết mục văn nghệ và/hoặc phát nhạc.
II. DIỄN TIẾN CỦA ĐẠI HỘI
1) Đại hội sẽ diễn ra theo chương trình đã được công bố;
2) Tổ chức hoạt động ghi biên bản, thu âm, thu hình;
3) Tổ chức teabreak trong giờ giải lao.

C. SAU ĐẠI HỘI

I. CÁC HỌAT ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH
1) Tổ chức tham quan (nếu có)
2) Tặng quà lưu niệm và/hoặc sản phẩm mới (nếu có)
3) Tiễn khách
II. CÁC HOẠT ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN NỘI BỘ
1) Thu dọn hội trường
2) Hoàn thiện biên bản, nghị quyết, kết luận,… từ kết quả đại hội
3) Các bộ phận hoàn thành thủ tục thanh toán
4) Phòng kế toán/Phòng tài chính hoàn thành thủ tục quyết toán trình lãnh đạo phê
duyệt chi phí thực tế. Cần lưu ý: Nếu ngân sách chi cho đại hội đã được phê
duyệt trước đó (trong tờ trình xin phê duyệt ngân sách chi cho đại hội) thì mọi
phát sinh, nếu có phải được phê duyệt của lãnh đạo thì mới được thanh quyết
toán.
5) Gửi thư cảm ơn đến một số khách mời đặc biệt
 6) Các cá nhân, bộ phận, phòng ban có liên quan tiến hành triển khai và/hoặc tham
mưu để triển khai thực hiện nghị quyết, kết luận tại đại hội.
7) Thiết lập hồ sơ đại hội. Lưu ý: Đây là công việc bắt buộc nên không thể không
thực hiện.

LƯU ĐỒ
TỔ CHỨC ĐẠI HỘI

NGƯỜI THỰC TÀI LIỆU/BIỂU

LƯU ĐỒ
HIỆN MẪU/THIẾT BỊ
-Lãnh đạo cơ quan, tổ -Các quy định trong quản
chức; Tiếp nhận yêu lý
-Lãnh đạo đơn vị, bộ cầu
phận trực thuộc.
-Lãnh đạo VP/P.HC; -Những tài liệu liên quan
-Lãnh đạo đơn vị, bộ và ý kiến chỉ đạo của
Hoạch
phận trực thuộc. lãnh đạo cơ quan, tổ
định
chức.

-Lãnh đạo VP/P.HC; -Những quy định về phân

-Lãnh đạo Phòng/Bộ
phận nhân sự.
-Lãnh đạo đơn vị, bộ
phận trực thuộc.
-Ban Tổ chức Đại hội
công nhân sự tạm thời.
Tổ chức -QĐ thành lập Ban Tổ
chức ĐH, các tài liệu có
liên quan.
-Các tài liệu có liên quan.

Chuẩn bị
- Ban Tổ chức Đại -Các quy định hiện hành
hội có liên quan
Phân công

- Ban Tổ chức Đại -Kế hoạch và/hoặc Tờ

hội trình đã được duyệt.
Kiểm tra

- Ban Tổ chức Đại Theo Chương trình đã

hội được phê duyệt
Thời gian diễn ra Đại hội

- Ban Tổ chức Đại -Kế hoạch và/hoặc Tờ

hội. Các hoạt động sau Đại hội trình đã được duyệt.
- Phòng Tài
chính/Kế toán.

Với khách Với

mời nội bộ

- Ban Tổ chức Đại Hồ sơ Đại hội

hội.
Thiết lập và lưu
- Nhân viên văn thư.
hồ sơ Đại hội