QTKD-702063-NHKS QTMICE Chuong6

Chƣơng 6:
HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
QUẢN TRỊ MICE

702063
30/11/16
NỘI DUNG CHƢƠNG 6
6.1. Tổng quan

6.2. Các hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo
6.3. Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo
6.4. Các bộ phận hỗ trợ trong công tác tổ
chức hội nghị, hội thảo
30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 2

6.1. Tổng quan
• Các loại hội nghị phổ biến:

– Hôị nghị (convention)
– Hội nghị chuyên đề, họp báo (conference)
– Hội nghị diễn đàn (forum)
– Hội thảo (seminar), hội thảo chuyên đề thực
hành (workshop)
– Các cuộc họp (meeting)

6.1. Tổng quan
• Các yêu cầu liên quan đến hội nghị, hội

thảo:
– Dự kiến số lượng khách tham dự
– Xác định mục đích của hội nghị, hội thảo
– Kiểu set up bàn ghế trong phòng, bố trí hàng
ghế dành cho khách VIP, bàn chủ tọa
– Yêu cầu về trang trí phòng họp: backdrop,
màu chữ
– Trang thiết bị: âm thanh, máy chiếu, internet…

6.2. Các hoạt động tổ chức
hội nghị, hội thảo
• Thành lập ban tổ chức
– Gồm nhiều thành phần khác nhau, có khả
năng tổ chức và kỹ năng chuyên môn nghề
nghiệp.
– Mỗi thành viên được giao những mảng công
việc chuyên môn, cụ thể, chi tiết, không trùng
lắp nhau
– Trưởng ban tổ chức là người ra quyết định kịp
thời về nội dung, công việc, điều phối và duy
trì sự đồng bộ giữa các thành viên
• Dự toán ngân sách
DANH MỤC HÀNG HÓA, DỊCH VỤ CHO HỘI THẢO
Báo chí Trang trí nội thất Bảng chỉ dẫn
Thư mời Dẫn chương trình Back drop
Đưa, đón khách Sân khấu Standee
Thuê phòng họp Trang trí bên Vật liệu quảng cáo
ngoài khác
Thức ăn, đồ uống Ánh sáng Tài liệu, dịch thuật
Quà tặng Quay phim Giấy phép
Âm thanh
30/11/16
Chụp ảnh
702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo
Chi phí khác 6
• Chuẩn bị về thủ tục hành chính

– Các giấy phép liên quan:
• Giấy phép họp báo
• Giấy phép của sở văn hóa thông tin (nếu liên quan
đến biểu diễn nghệ thuật)
• Giấy phép của sở y tế (nếu liên quan đến sức

khỏe, kinh doanh dược phẩm)

• Chuẩn bị về thủ tục hành chính

– Các giấy phép liên quan
• Giấy phép phòng chống cháy nổ
• Giao thông, công chánh (xin tuyến bãi, bến xe)
• Công an, an ninh

• Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức

– Xây dựng lịch trình tổ chức:
• Kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp, tiến độ cung
cấp
• Sử dụng bảng nội dung công việc và checklist để
theo dõi tiễn độ công việc và tiến độ thực hiện của
mỗi phòng ban/cá nhân liên quan

• Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức

– Chọn địa điểm tổ chức họp báo:
• Khách sạn và trung tâm hội nghị
• Rạp hát
• Những địa điểm đặc thù: nhà hàng, bảo tàng, câu
lạc bộ, sân bay…
• Địa điểm ngoài trời, khu vực công cộng...

• Lập danh sách khách mời

– Xác định đối tượng và số lượng khách mời
– Hồ sơ khách mời: báo chí, truyền thông…
– Thiệp mời: nội dung, hình thức
– Gửi thiệp mời
– Những vấn đề khác: phương tiện truyền
thông, trẻ em đi cùng, đưa đón khách…

• Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng

– Bục phát biểu/ Podium
– Bảng trắng/ White board
– Bảng giấy/ Flip chart
– Bút viết bảng/ Markers
– Giấy/paper, viết/ pen


– Microphone có dây
– Micro không dây/ wireless microphones
– Micro cài áo/ collar microphones
– Viết laser/ laser pointer
– Máy chiếu/ projector


– Màn hình/ screen
– Máy ghi âm/ recorder
– Internet/ wifi
– Phòng phiên dịch / Interpreter booth/cabin
– Tai nghe/ headphone

• Trang trí, set up phòng họp
– Kiểu set up bàn ghế, bàn tiếp tân
– Sân khấu
– Bục phát biểu
– Backdrop
– Standee


– Kiểu set up chữ U:
• Mặt đáy chữ U dành cho chủ tọa hoặc khách danh
dự, người thuyết trình
• Mặt mở dành cho thuyết trình, màn chiếu, máy
chiếu
• Dành cho nhóm nhỏ, dưới 100 người


– Kiểu set up lớp học (classroom):
• Thường sử dụng trong buổi nói chuyện chuyên đề,
đào tạo, hoặc các lớp học
• Cần không gian rộng, phục vụ nhiều người
• Bàn ghế xếp thẳng hàng hoặc chéo góc nhằm
thuận tiện cho việc ghi chép, tăng góc nhìn người
trình bày
• Thường set up giấy, bút và nước suối trên bàn

– Kiểu set up rạp hát (theater):
• Phục vụ số lượng người đông: hội nghị mang tính
quốc gia, quốc tế hoặc hội nghị giới thiệu sản
phẩm
• Trong phòng họp chỉ set up ghế ngồi, không set up
bàn

6.3. Lập kế hoạch tổ chức
• Mục đích sự kiện: trước khi tổ chức sự

kiện cần xác định tổ chức sự kiện nhằm
mục đích gì?
• Tùy theo các sự kiện khác nhau mà nhà tổ
chức sự kiện nhắm tới những mục tiêu
khác nhau

Người tham dự
là ai?
Tại sao họ ở đây?
Cơ sở cho việc lập kế hoạch

Giáo dục
LÝ DO
THAM
DỰ Tìm kiếm
Giao lưu cơ hội
– Học hỏi kinh
doanh
• Đảm bảo việc lập
kế hoạch tuân theo
nguyên tắc SMART.
• Kế hoạch chương
trình cho các cuộc
họp phải được lên
trước đó từ vài
tháng đến vài năm.

6.4. Các BP hỗ trợ trong công
tác tổ chức hội nghị, hội thảo
• Bộ phận tiền sảnh

– Trước khi sự kiện diễn ra:
• Giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ trong khách
sạn
• Cung cấp thông tin


– Khi đoàn khách đến
• Chuẩn bị xe đẩy hành lý
• Chào đón đoàn khách tại cửa khách sạn
• Đưa hành lý khách lên phòng


– Khi đoàn khách đến
• Thực hiện quy trình đón tiếp khách và làm thủ tục
check-in
• Chuẩn bị xe đẩy hành lý
• Chào đón đoàn khách tại cửa khách sạn
• Đưa hành lý khách lên phòng


– Làm việc với trưởng đoàn MICE
• Xác nhận số lượng khách và số lượng phòng thực
tế tại thời điểm check-in
• Trao đổi thông tin liên lạc với trưởng đoàn
• Xác nhận phương thức thanh toán
• Thực hiện đặt cọc


– Sau check-in
• Cập nhật hồ sơ khách và các yêu cầu đặc biệt tại
phòng khách (nếu có)
• Thông báo với bộ phận F&B về số lượng khách ăn

sáng, teabreak, các chế độ ăn đặc biệt (nếu có)
• Thông báo với bộ phận Housekeeping về các yêu

cầu đặc biệt của khách tại phòng
• Bộ phận phòng buồng

– Trước khi khách đến
• Chuẩn bị phòng theo yêu cầu của nhân viên Lễ Tân
• Các dịch vụ tặng thêm: quà tặng, trái cây, mini bar…
• Đối với các đoàn khách đặc biệt (đoàn chính phủ,
ngoại giao): thực hiện các biện pháp an ninh theo
yêu cầu đặc biệt

• Bộ phận phòng buồng

– Khi khách đến
• Thực hiện các yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có)
• Các phát sinh khác

• Bộ phận an ninh, bảo vệ

– Bố trí đủ nhân sự giữ gìn an toàn, an ninh cho
toàn khu vực khách sạn và khu vực tổ chức hội
nghị, hội thảo
– Công tác liên quan đến đỗ xe trong và ngoài
khách sạn
– Thực hiện công tác về hồ sơ pháp lý để trình
cơ quan công an địa phương
• Bộ phận kỹ thuật
– Thiết lập hệ thống máy chiếu, màn chiếu, âm
thanh trong phòng tổ chức sự kiện
– Kiểm tra hệ thống âm thanh, máy chiếu, loa,
micro, dây nối với máy tính,…trong phòng họp
– Đảm bảo internet hoạt động tốt và ổn định
trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

• Bộ phận trang trí, cắm hoa (Florist)

– Đảm bảo hoa tươi được trang trí trước thời
điểm diễn ra sự kiện
– Màu sắc trang trí phải được thống nhất với
người tổ chức sự kiện
– Tông màu hài hòa, bắt mắt
– Các khu vực hoa tươi cần được kiểm tra và
thay thế nhằm hạn chế việc hoa héo trong
khách sạn

QTKD-702063-NHKS QTMICE Chuong6

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

QTKD-702063-NHKS QTMICE Chuong6

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Chƣơng 6:

HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

QUẢN TRỊ MICE

6.1. Tổng quan

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 2

• Các loại hội nghị phổ biến:

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 3

• Các yêu cầu liên quan đến hội nghị, hội

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 4

• Chuẩn bị về thủ tục hành chính

• Giấy phép của sở y tế (nếu liên quan đến sức

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 7

• Chuẩn bị về thủ tục hành chính

• Giao thông, công chánh (xin tuyến bãi, bến xe)

• Công an, an ninh

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 8

• Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 9

• Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 10

• Lập danh sách khách mời

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 11

• Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng

– Bảng trắng/ White board

– Bảng giấy/ Flip chart

– Bút viết bảng/ Markers

– Giấy/paper, viết/ pen

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 12

• Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng

– Micro không dây/ wireless microphones

– Micro cài áo/ collar microphones

– Viết laser/ laser pointer

– Máy chiếu/ projector

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 13

• Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng

– Máy ghi âm/ recorder

– Phòng phiên dịch / Interpreter booth/cabin

– Tai nghe/ headphone

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 14

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 15

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 16

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 17

• Trang trí, set up phòng họp

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 18

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 19

• Mục đích sự kiện: trước khi tổ chức sự

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 20

Tại sao họ ở đây?

Cơ sở cho việc lập kế hoạch

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 23

• Bộ phận tiền sảnh

• Cung cấp thông tin

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 24

• Bộ phận tiền sảnh

• Chào đón đoàn khách tại cửa khách sạn

• Đưa hành lý khách lên phòng

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 25

• Bộ phận tiền sảnh

• Chuẩn bị xe đẩy hành lý

• Chào đón đoàn khách tại cửa khách sạn

• Đưa hành lý khách lên phòng

30/11/16 702063 - Chương 6 - Hội nghị, hội thảo 26

• Bộ phận tiền sảnh