Chƣơng 5:

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM

QUẢN TRỊ MICE

702063

30/11/16
 NỘI DUNG CHƢƠNG 5

5.1. Tổng quan

5.2. Các hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm
5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội chợ, triển lãm
5.4. An toàn, an ninh trong tổ chức hội chợ,
triển lãm
5.5. Các nguyên tắc thiết kế hội chợ, triển lãm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 2

 5.1. Tổng quan

• Luật VN (2005) quy định như sau:

– Hội chợ triển lãm thương mại là hoạt động xúc
tiến thương mại được thực hiện tập trung trong
một thời gian và tại một thời điểm nhất định
– Để thương nhân trưng bày, giới thiệu hàng
hóa, dịch vụ
– Nhằm mục đích tìm kiếm cơ hội giao kết hợp
đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng dịch vụ
(Điều 29, Chương IV)

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 3

 5.1. Tổng quan

• Tại sao phải triển lãm?

– Xây dựng thương hiệu
– Trình bày sản phẩm hằng năm
– Triển khai sản phẩm mới
– Gặp gỡ với khách hàng tiềm năng và hiện tại

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 4

 5.1. Tổng quan

• Tại sao phải triển lãm?

– Tìm hiểu về nhu cầu khách hàng
– Tiếp xúc với các phương tiện truyền thông
thương mại
– Tìm hiểu về những thay đổi trong xu hướng
công nghệ và sản phẩm đối thủ cạnh tranh.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 5

 5.1. Tổng quan

• Hội chợ triển lãm thương mại bao gồm:

– Hội chợ triển lãm thương mại B2B (Business
to Business): dành cho các doanh nhân/doanh
nghiệp tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước
– Hội chợ triển lãm thương mại B2C (Business
to Customer): thường tổ chức giới thiệu dịch
vụ, hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 6

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm xoay
quoanh 3 chủ thể chính:
– Nhà tổ chức (organizer)
– Nhà quản lý trang thiết bị (facility manager)
– Nhà thầu (General service contractor)

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 7

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Nhà tổ chức (organizers):
– Quan điểm kinh doanh của nhà triển lãm tạo
nên sự thành công của buổi triển lãm.
– Định hướng mức độ ảnh hưởng của cuộc
triển lãm đối với việc kinh doanh của công ty.
– Vạch ra kế hoạch rõ ràng hướng đến sự
thành công buổi triển lãm.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 8

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Nhà quản lý trang thiết bị (facility
managers):
– Quy mô trang thiết bị
– Các tiện nghi bao gồm kỹ thuật viễn thông, ăn
uống, thời gian
– Các thầu dịch vụ sẵn có
– Thị hiếu các nhà triển lãm.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 9

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Nhà quản lý trang thiết bị (facility
managers):
– Hậu cần như dịch vụ hàng không, phương
tiện vận chuyển trong khu vực
– Giá
– Nơi lưu trú và các loại hình giải trí.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 10

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Nhà thầu (General service contractors):
cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho công ty
quản lý triển lãm và người tổ chức triển lãm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 11

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Các loại dịch vụ của nhà thầu cung cấp
bao gồm:
– Dịch vụ vận chuyển, âm thanh cần thiết
– Dịch vụ Marketing
– Sắp xếp, bố trí, trưng bày
– Dịch vụ truyền thông, máy tính, công nghệ
thông tin

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 12

 5.2. Các hoạt động tổ chức hội
chợ, triển lãm
• Các loại dịch vụ của nhà thầu cung cấp
bao gồm:
– Đường truyền điện, gas và tài nguyên nước
– Dịch vụ bố trí trang thiết bị, dọn dẹp
– Lắp đặt, duy trì, tháo gỡ
– Cung cấp người mẫu, người bên ngành giải trí
và nhân viên nếu buổi triển lãm đó cần.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 13

 5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội
chợ, triển lãm
Location
• Đạt được sự cân bằng giữa chi phí vị trí và mức
độ tham gia lý tưởng
• Có thể:
 Tổ chức ở một địa điểm
 Tổ chức ở nhiều địa điểm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 14

 5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội
chợ, triển lãm

Marketing and Promotion

• Quảng cáo trên các ấn phẩm thương mại, email,
thư mời…
• Chương trình giáo dục hoặc giải trí
• Đại sứ chương trình
• Tổ chức các cuộc thi, quà tặng, chương trình
giảm giá, và các công cụ khác
• Tổ chức triển lãm công cộng.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 15

 5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội
chợ, triển lãm
Techonology
• Truyền thông một cách nhanh chóng và hiệu quả
• Truy cập thông tin dữ liệu của những người tham
gia triển lãm một cách nhanh chóng và hiệu quả
• Tiện lợi trong việc quảng bá sản phẩm của công
ty

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 16

 5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội
chợ, triển lãm
Tranpostration
• Hỗ trợ phương tiện đi lại cho khách tham quan
và người triển lãm
• Đảm bảo điều kiện an toàn
• Điều kiện thời tiết
• Điều kiện thời gian.

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 17

 5.3. Lập kế hoạch tổ chức hội
chợ, triển lãm
Housing
• Cân nhắc lựa chọn khu lưu trú cho khách tham
quan và người triển lãm:
• Giá
• Cơ sở vật chất
• Thời gian
• Thời tiết
• An ninh, an toàn

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 18

 5.4. An toàn, an ninh trong tổ
chức hội chợ, triển lãm
• Vai trò:
– Giữ an toàn cho các đoàn đại biểu, khách
mời, ban tổ chức, nhà tài trợ, khách
hàng…tránh được các sự cố, mất an ninh
– Đây là vấn đề quan trọng cần được quan tâm
hàng đầu khi tổ chức sự kiện
– Cần phải được chuẩn bị tốt những phương án
dự phòng nhằm tránh được những rủi ro và có
biện pháp ứng cứu kịp thời

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 19

 5.4. An toàn, an ninh trong tổ
chức hội chợ, triển lãm
• Các sự cố thường gặp khi tổ chức hội chợ,
triển lãm:
– Hỏa hoạn, mưa bão, lũ lụt, động đất…
– Mất điện đột xuất
– Hư hỏng trang thiết bị
– Những tình huống ẩu đả
– Sự cố cấp cứu

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 20

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm
• Lựa chọn kích thước/ layout phù hợp với
ngân sách và mục đích của hội chợ triển
lãm
• Sử dụng hợp lý biển báo, ánh sáng và
nhân lực
• Vị trí của không gian hợp lý

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 21

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm
• Những vấn đề cần cân nhắc
– Vị trí giao thông có thuận tiện hay không?
– Vị trí của lối vào, phòng vệ sinh
– Các trang thiết bị phục vụ ẩm thực
– Vị trí của các nhà lãnh đạo
– Vị trí của các đối thủ cạnh tranh

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 22

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 23

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm
Một gian hàng tiêu chuẩn có kích thước
là 3x3x2,5 m

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 24

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 25

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm

30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 26

 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm

ISLAND BOOTHS
30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 27
 5.5. Các nguyên tắc thiết kế
hội chợ, triển lãm

PENINSULA BOOTHS
30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 28
30/11/16 702063 - Chương 5 - Hội chợ, triển lãm 29