BÀI 8: TỔ CHỨC SỰ KIỆN.

CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN CƠ BẢN CỦA PR

1. Các cách phân loại sự kiện
 Theo đối tượng tham gia

 Theo mức độ trang trọng

 Theo tính chất sự kiện

  Theo mục đích sự kiện

Đặc tính của sự kiện:

2 đặc tính quan trọng
- Không thường xuyên
- Tính độc đáo (mới thu hút được sự chú ý, quan tâm của công chúng)

Đặc tính khác

- Không lặp lại

- Đông người/thời gian cố định
- Tính nghi lễ
- Tính tương tác giữa người với người
2. Các loại hình sự kiện cơ bản
1.1. Hội chợ, triển lãm
Là hoạt động xúc tiến thương mại được lên kế hoạch thực hiện trong một khoảng
không gian và thời gian cụ thể. Qua đó các cá nhân, tổ chức trưng bày, giới thiệu
sản phẩm hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích thúc đẩy, tạo cơ hội tìm kiếm đối
tác, ký kết các hợp đồng kinh doanh và mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Như vậy việc tham gia hội chợ, triển lãm của một doanh nghiệp không chỉ đơn
thuần là trưng bày hàng hóa hya mang sản phẩm đi bán mà còn là một hoạt động
PR đa chức năng, đa mục tiêu
Mục tiêu tham gia hội chợ, triển lãm

Với một doanh nghiệp lớn, hàng năm DN có thể tham gia vài triển lãm, hội chợ
và thường tham gia vào những dịp cuối năm hay đầu xuân.
Những lưu ý trước khi tham gia hội chợ, triển lãm

7 bước cần thực hiện khi tham gia hội chợ, triển lãm
B1: lựa chọn hội chợ triễn lãm phù hợp với mục tiêu chiến lược marketing và PR
trong năm (việc lựa chọn dựa trên nội dung hội chợ triển lãm, đối tượng khách
hàng có phù hợp không)
B2: thực hiện các thủ tục hành chính liên quan (thủ tục đăng ký lựa chọn gian
hàng, mô hình triển lãm, thỏa thuận giá cả, diện tích, vị trí)
 B3: ký hợp đồng và phương thức thanh toán (thông thường doanh nghiệp cần trả
trước 50%)
B4: lên kế hoạch trưng bày, hoạt động thu hút để đạt hiệu quả cao nhất (đây là
bước rất quan trọng quyết định đến hiệu quả của sự kiện, vì thế DN có thể cân
nhắc trong việc tự dựng gian hàng hoặc thuê những đối tác chuyên nghiệp để thi
công, trưng bày)
B5: triển khai các hoạt động xây dựng mô hình gian hàng và trưng bày (DN nhận
gian hàng trước 2 – 3 ngày diễn ra sự kiện để thi công và trưng bày)
B6: tham gia các hoạt động của triển lãm và tổ chức các hoạt động tại gian hàng
(DN có thể tham gia khai trương, hội thảo chuyên ngành hay là tổ chức các hoạt
động ngay tại gian hàng của mình để gây sự chú ý với công chúng
B7: kết thúc, thu dọn, tổng kết, rút kinh nghiệm
1.2. Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
Là những sự kiện thương mại của các doanh nghiệp được lên kế hoạch thực hiện
trong một không gian và thời gian cụ thể nhằm ra mắt và thu hút sự chú ý của
công chúng mục tiêu về sự có mặt của tổ chức cũng như sản phẩm dịch vụ của tổ
chức trên thị trường. (là hoạt động hay được tổ chức ở những doanh nghiệp bán
lẻ hay những tổ chức kinh doanh theo hệ thống)
Đặc điểm của lễ khia trương, khánh thành

Vai trò của lễ khai trương, khánh thành

 Đây không chỉ đơn thuần là sự ra mắt mà còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng
bá sản phẩm, dịch vụ tới công chúng mục tiêu.
6 điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương

Cách tổ chức lễ khai trương, khánh thành

- DN tự thực hiện: áp dụng với những sự kiện đơn giản và DN thường hay phải tổ
chức những sự kiện tương tự và có đội ngũ giàu kinh nghiệm tổ chức
- Thuê đối tác bên ngoài: phù hợp với những DN ít khi phải tổ chức sự kiện hoặc
với những sự kiện có quy mô lớn, có nhiều quan khách, cần phải tổ chức hoành
tráng và ấn tượng.
1.3. Giới thiệu sản phẩm mới

Để lễ ra mắt sản phẩm mới thành công

Cần ý tưởng sáng tạo, độc đáo. Phù hợp với phong cacah, cá tính của sản phẩm
và mong muốn của khách hàng.
Không gian và thời gian tổ chức sự kiện cần phù hợp với sản phẩm. (thời điểm tổ
chức ra mắt sản phẩm là sự khác biệt giữa thành công và thất bại, cần phải nắm
bắt được thời gian và không gian thuận lợi trong năm để tung ra sản phẩm)
Người thuyết trình cho sản phẩm có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của lễ
ra mắt sản phẩm mới.
Phải chắc chắn rằng khi tổ chức sự kiện giới thiệu sản phâ,r không mắc một lỗi
nào dù chỉ là nhò nhất.
Mời khách dự lễ giới thiệu sản phẩm mới

1.4. Tổ chức ngày lễ, ngày nghỉ

 Một số hoạt động thường được tổ chức

1.5. Kỷ niệm ngày thành lập

Những điểu cần chú ý khi tổ chức kỷ niệm ngày thành lập