CHƯƠNG 1: Tổng quan về văn phòng

Khái niệm văn phòng

Rộng: bộ máy làm việc tổng hợp, giúp điều hành của ban lãnh đạo
Hẹp: trụ sở làm việc của 1 cơ quan, đơn vị
Chức năng
Tham mưu tổng hợp -> giúp lãnh đạo ra quyết định
Trợ giúp điều hành
- Xây dựng, triển khai KH công tác
- Tổ chức đi công tác
- Công tác văn thư
Hậu cần-> Quản lý chi tiêu kinh phí, tài sản, đảm bảo điều kiện làm việc, các
công tác khác
- Trang thiết bị
- Phương tiện giao thông
- Cơ sở vật chất
Yêu cầu: phục vụ; hợp lý, hợp pháp; khoa học; thích ứng và hiệu quả; nhiệt tình và
sáng tạo.
Tổ chức nơi làm việc
* Căn cứ vào liên kết không gian
- Bố trí VP kiểu cổ điển – “đóng”
#Ưu: An toàn; Bí mật; Riêng tư
#Nhược: Chiếm diện tích; Tăng CP; Kém uyển chuyển; Khó kiểm tra
- Bố trí VP kiểu hiện đại – “mở”
#Ưu: Tiết kiệm diện tích; Tiết kiệm CP; Dễ giám sát; Dễ tập trung các hoạt động;
Dễ thay đổi
#Nhược: Khó tập trung; Khó bảo mật
- Bố trí VP kiểu kiểu “hỗn hợp”- khắc phục hầu hết nhược điểm của 2 kiểu
trên
* Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc
- Tâp trung theo địa bàn
#Ưu: Dễ huy động nhân sự; Dễ kiểm tra; Dễ đào tạo huấn luyện; Dễ sử dụng trang
thiết bị; Dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục
#Nhược: Khó chuyên môn hóa; Công việc thiếu chính xác; Trì trệ khi chuyển giao
công việc
- Phân tán theo chức năng
#Ưu: Thu hút nhiều chuyên viên
#Nhược: Lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn
CHƯƠNG 5: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Phân loại, phân cấp văn bản
- Văn bản quy phạm pháp luật: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành,
có các quy tắc xử sự chung điều chỉnh mqh xã hội theo hướng XHCN.
Bao gồm:
1. Luật
2. Pháp lệnh
3. Lệnh
4. Nghị quyết
5. Nghị quyết liên tịch
6. Nghị định
7. Quyết định
8. Chỉ thị
9. Thông tư
10. Thông tư liên tịch
- Văn bản hành chính: Bao gồm:
Viết tắt các loại VB hành chính:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
1. Quốc hiệu tiêu ngữ: gốc trên cùng bên phải

2. Cơ quan ban hành: bao gồm cơ quan ban hành và cơ quan chủ quan trực
tiếp (nếu có) – trên cùng bên trái
- Một số cụm từ viết tắt:
3. Số, ký hiệu: ngay dưới (2)
Số thứ tự văn bản
Ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản
*Đối công văn: bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành CV và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được
giải quyết

4. Đại danh, ngày tháng năm – ngay dưới (1)

- Địa danh: tên gọi chính thức của tỉnh, TP trực thuộc trung ương nơi cơ quan
ban hành văn bản đóng trụ sở.
- Thời gian ban hành vb: ngày, tháng, năm vb được ban hành (<10 phải thêm
số 0 phía trước)
5. Tên loại, trích yếu nội dung - ở giữa trang, ngay sau nd 1,2,3,4
Bao gồm: tên từng loại vb do cơ quan, tổ chức ban hành; trích yếu nd văn
bản: 1 câu, cùm từ ngắn gọn khái quát nội dung vb.
Đối với công văn: trích yếu sau chữ “V/v”- ngay sau (3)

Các loại trình bày

6. Nội dung:
7. Thẩm quyền ký
- Chữ ký của quyền có thẩm quyền trên vb giấy/ chữ ký số trên vb điện tử.
- Ghi quyền hạn của người ký:
+Ký thay mặt tập thể “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ
chức
+Được giao quyền cấp trưởng “Q.” vào trước chức vụ của người đứng
đầu CQ, TC
+Ký thay người đứng đầu CQ,TC “KT.”
+Ký thừa lệnh “TL.” Vào trước chức vụ người đứng đầu cơ quan,tc
 +Ký thừa ủy quyền thì “TƯQ.” Vào trước chức vụ của người đứng đầu
cơ quan, tc.
8. Dấu
9b. Nơi nhận: bao gồm: Nơi để thực hiện; nơi để kiểm tra, giám sát, báo cáo,
trao đổi công việc, để biết; nơi để lưu văn bản
- Đối với tờ trình, báo cáo, công văn:
+ “Kính gửi: các cơ quan tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết
công việc (9a)
+ Tên các cơ quan có liên quan (9b)

Đối với vb khác:

10a. Dấu chỉ độ mật

Các mức độ: TUYỆT MẬT, TỐI MẬT, MẬT
10b. Dấu chỉ mức độ khẩn: HỎA TỐC, THƯỢNG KHẨN, KHẨN
11. Phạm vi lưu hành: XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ
12. Người soạn thảo và số lượng
13. Đại chỉ, phương tiện liên lạc
14.Chữ ký số cho bản sao điện tử