06/10/2023

BÀI 1:
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN BẢN
và KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

I. Giao tiếp và văn bản

II. Văn bản
III. Phân loại văn bản
IV. Kỹ thuật soạn thảo văn bản

I. GIAO TIẾP VÀ VĂN BẢN

1. Khái niệm giao tiếp:
Giao tiếp là hoạt động trao đổi thông tin về tư tưởng, tình cảm, những
nhận thức về thế giới giữa những con người trong xã hội nhằm hướng tới
một mục đích nhất định.

2. Các nhân tố của giao tiếp:

- Nhân vật giao tiếp
- Nội dung giao tiếp
- Mục đích giao tiếp
- Hoàn cảnh giao tiếp
- Phương tiện và cách thức giao tiếp

II. VĂN BẢN, ĐẶC TRƯNG CỦA VĂN BẢN

1. Định nghĩa
- Từ góc độ giao tiếp: VB là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ
dạng viết gồm một hệ thống các ngôn ngữ tạo thành, có tính trọn vẹn về nội dung,
tính hoàn chỉnh về hình thức, tính liên kết và luôn hướng tới một mục đích nhất
định.
- Nghĩa rộng: VB là phương tiện để ghi nhận thông tin, truyền đạt thông tin từ chủ
thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định.
- Nghĩa hẹp: VB là những tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá
nhân, tổ chức xã hội và các cơ quan nhà nước nhằm ghi nhận mục đích, hành vi
hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư: VB là thông tin
thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy
định.

1
 06/10/2023

2. Vai trò, chức năng của văn bản trong đời sống xã hội:
2.1 Vai trò: Là sợi dây liên lạc chính, là phương tiện truyền đạt thông tin trong
mọi giao dịch giữa các chủ thể cơ bản trong đời sống xã hội (các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội, cá nhân…)
- Đối với cơ quan nhà nước: là hình thức, là phương tiện ghi nhận/chính thức
hóa mọi hành vi của Nhà nước

Vật chất
Cơ quan nhà
nước Nhân sự - Chứa đựng trong các nội dung của VĂN
BẢN
- Là linh hồn của cơ quan công quyền
- Tiêu biểu cho sự hiện diện của chính
Công vụ quyền, cho sự hiện diện của quốc gia,
chứng tỏ tính liên tục của quốc gia.

2. Vai trò, chức năng của văn bản trong đời sống xã hội
- Đối với các tổ chức xã hội khác ngoài nhà nước: Là bằng chứng khai sinh
ra tổ chức, quy định phạm vi, cách thức tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức và
hợp thức hóa mọi hoạt động của tổ chức đó.

- Đối với cá nhân: Quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân, là bằng
chứng hành vi cá nhân.

2.2 Chức năng: Chức năng thông tin, quản lý, pháp lý, văn hóa-xã hội, giao
tiếp, sử liệu… trong đó chức năng thông tin là chức năng tổng quát, phổ
biến của văn bản, không chỉ đơn thuần là lượng thông tin được chuyển tải
từ nơi này đến nơi kia. Quan trọng hơn, lượng thông tin đó là cơ sở cho
hoạt động của xã hội của con người.

3. Đặc trưng của văn bản

3.1. Tính trọn vẹn về nội dung
3.2. Tính hoàn chỉnh về hình thức
3.3. Tính liên kết
3.4. Tính hướng đích

2
 06/10/2023

1. Tính trọn Nhất quán về chủ đề và nội dung của văn bản. Văn bản dù lớn
vẹn về nội đến đâu cũng mang một tiêu đề hoặc có khả năng đặt được tiêu
dung đề chung hoặc tóm tắt được
2. Tính hoàn Thể hiện ở kết cấu: tiêu đề, phần mở đầu, phần triển khai, phần
chỉnh về hình kết luận, ở thể thức mở đầu và kết thúc, ở dấu hiệu chữ viết
thức
3. Tính liên kết Thể hiện ở mối quan hệ qua lại chặt chẽ giữa các câu, đoạn, phần,
các bộ phận của văn bản nhằm đạt được sự hoàn chỉnh
- Liên kết về mặt nội dung
- Liên kết về mặt hình thức
4. Tính hướng - Là mục đích giao tiếp của văn bản, trả lời cho câu hỏi: viết để
đích làm gì? Viết nhằm mục đích gì?
- Quy định lựa chọn nội dung, lựa chọn phương tiện ngôn ngữ và
cách thức tổ chức văn bản

III. PHÂN LOẠI VĂN BẢN:

- Theo nguồn gốc tạo lập: công văn và tư văn
- Theo tính chất pháp lý và quyền lực nhà nước: văn bản pháp luật và văn bản
hành chính
- Theo tính chất pháp lý: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng
quy phạm pháp luật
- Theo yêu cầu, mục đích của văn bản: văn bản trao đổi, truyền đạt, trình bày,
thống kê, ban hành mệnh lệnh, hợp đồng kinh doanh….
- Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật,
văn bản thường
- Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản luật, văn bản dưới luật
- Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến
- Theo tên loại văn bản: Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Quyết định, Thông tư…

III. PHÂN LOẠI VĂN BẢN:

Nhận diện một số loại văn bản:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản áp dụng pháp luật
3. Văn bản hành chính
4. Văn bản ngoại giao

3
 06/10/2023

Văn bản - Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm
quy phạm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định của pháp luật.
- Gồm 15 loại văn bản (theo Điều 4 Luật BHVBQPPL năm 2015)
pháp luật
Văn bản áp Là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự cá biệt, do cơ quan, cá nhân có thẩm
dụng pháp quyền ban hành, được áp dụng một lần trong đời sống và bảo đảm thực hiện
bằng sự cưỡng chế Nhà nước.
luật
- Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc
Văn bản của các cơ quan, tổ chức.
hành chính - Gồm 29 loại văn bản (Điều 7, Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
- Là văn bản mang tính chuyên môn, dùng trong công tác đối ngoại. Gồm công
Văn bản văn ngoại giao và văn kiện ngoại giao.
+ Công văn ngoại giao là những văn bản lễ tân, hành chính, thư từ trao đổi hàng
Ngoại giao
ngày
+ Văn kiện ngoại giao là những văn bản quan trọng được trao đổi, ký kết giữa các
quốc gia, giữa quốc gia với tổ chức quốc tế, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

 Hiến pháp.
 Bộ luật, luật, nghị quyết của Quốc hội.
 Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban
thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch
giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với
Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam.
 Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
 Nghị định của Chính phủ; nghị quyết
liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ
tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam.
 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
 Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa
án nhân dân tối cao.
 Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.
 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
 Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành
chính - kinh tế đặc biệt.
 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,
thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.
 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
 Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn.
 Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

IV. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN (KTSTVB)

1. Khái niệm: Là tổng thể những quy tắc, yêu cầu trong quá trình
soạn thảo văn bản bao gồm những quy tắc, nguyên tắc tổ chức hoạt
động của chủ thể ban hành văn bản VÀ những yêu cầu, đòi hỏi có
tính chất kỹ thuật, nghiệp vụ đối với người được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản.
2. Vai trò:
KTSTVB đảm bảo:
(i) tư tưởng, ý chí của chủ thể ban hành văn bản được thể hiện rõ
ràng, đầy đủ nhất trong văn bản;
(ii) thể hiện những nội dung, hình thức thích hợp, đơn giản làm cho
người thực thi văn bản hiểu đúng và chính xác những yêu cầu của
chủ thể ban hành văn bản.

4
 06/10/2023

3. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản:

- Đảm bảo tính hợp pháp
- Nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa
- Đảm bảo tính cụ thể
- Đảm bảo đúng thể thức văn bản
- Sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp
- Phù hợp với mục đích sử dụng

VD: Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 31/3/2020 của TTCP về thực hiện các biện pháp cấp bách
phòng chống dịch Covid-19 và Công văn số 2601/VPCP-KGVX ngày 04/4/2020 để giải thích
lại một lần nữa về Chỉ thị số 16

4. Các bước soạn thảo văn bản

(i). Bước chuẩn bị

Xác định mục tiêu Chọn loại văn bản Thu thập tài liệu
Xin chỉ đạo của lãnh đạo Hỏi ý kiến của các cơ quan, tổ
chức liên quan Suy luận

(ii). Bước viết dự thảo:

Lập dàn bài Dự thảo văn bản theo dàn bài Kiểm tra, chỉnh
sửa cần thiết

(iii). Bước in ấn, trình ký văn bản

5
 06/10/2023

V. THỂ THỨC VĂN BẢN

1. Định nghĩa thể thức văn bản:
Là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản, kể cả cách trình bày nội
dung nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận
lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: Thể thức văn bản là tập hợp
các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng
đối với tất cả các loại văn bản và thành phần bổ sung trong những loại văn
bản cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

6
 06/10/2023

2. Các yếu tố của thể thức văn bản (Điều 8, Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Nội dung của văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
• Ngoài ra có thể bổ sung các thành phần khác:
- Phụ lục
- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số Fax

VI. VĂN PHONG VÀ NGỮ PHÁP CỦA VĂN BẢN

1. Văn phong:
- Lời văn: khách quan (không mang tính chất cá nhân), trang trọng, uy nghiêm
- Hành văn: lễ độ, lịch sự
- Thể thức: đồng nhất
- Diễn đạt: rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ

2. Câu trong văn bản:

- Là câu văn viết (không dùng văn nói)
- Có thể sử dụng câu dài nhằm rút ngắn văn bản mà vẫn đảm bảo đầy đủ ý nghĩa
- Có thể sử dụng câu vắn tắt
- Hình thức câu văn: khẳng định/phủ định, chủ động/bị động.
- Không sử dụng câu nghi vấn, câu hoài nghi, câu mệnh lệnh. Khi cần hỏi ý kiến của cơ
quan, tổ chức liên quan hoặc diễn tả mệnh lệnh của cấp trên, cần khẳng định
hóa/phủ định hóa câu nghi vấn hoặc câu mệnh lệnh đó.
3. Một số quy tắc ngữ pháp