06/10/2023

BÀI 2:
SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
I. Khái quát về văn bản hành chính thông dụng
1. Khái niệm, vai trò, chức năng
2. Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
3. Quy trình ban hành

II. Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
1. Giấy mời
2. Thông báo
3. Biên bản
4. Công văn, công điện
5. Báo cáo
6. Đề án,
7. Tờ trình

KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

I. Khái niệm, vai trò, chức năng

1. Định nghĩa văn bản hành chính thông dụng:
Là văn bản do mọi chủ thể quản lý ban hành, có nội dung là ý chí của chủ
thể quản lý hoặc thông tin được truyền tải trong quản lý, điều hành nhằm thực
thi pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế,…
đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả nhất.
2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng:
2.1. Do mọi chủ 2.2. Có nội dung là ý 2.3. Hình thức tuân
thể quản lý ban chí của chủ thể quản lý thủ theo quy định
hành và thông tin cần truyền của pháp luật hoặc
đạt trong hoạt động hướng dẫn của tổ
quản lý chức

Pháp luật KHÔNG quy định cơ quan tổ, chức nào

được ban hành văn bản hành chính với tên gọi cụ
thể nào. Mọi chủ thể quản lý tùy theo nhiệm vụ,
chức năng, nhu cầu thực tiễn công việc quản lý
đều có quyền ban hành mọi văn bản hành chính
thông dụng

• Hình thức của văn bản hành chính thông dụng bao gồm tên loại và thể thức, kỹ
thuật trình bày được quy định trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
về công tác văn thư.

• Văn bản hành chính thông dụng của tổ chức chính trị (Đảng Cộng sản Việt Nam):
hình thức văn bản tuân theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của
Văn phòng Trung ương Đảng.

• Văn bản hành chính thông dụng của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, hình
thức văn bản được thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày
29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn.

1
 06/10/2023

3. Phân loại
Theo tiêu chí chủ thể Theo tên loại Theo mục đích sử dụng và ban hành
ban hành
- Văn bản hành chính - Văn bản hành chính - VBHCTD để giao dịch công tác: công
thông dụng của Nhà CÓ tên loại: quy chế, văn, công điện, tờ trình, thông báo, báo
nước quy định, quy hoạch, cáo, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy mời
hướng dẫn, đề án,
- VBHCTD của tổ - VBHCTD để ghi nhận sự kiện: biên
chương trình, kế
chức xã hội bản, giấy ủy nhiệm, giấy chứng nhận,
hoạch, thông báo, báo
giấy đi đường, hợp đồng
- VBHCTD của đơn cáo, biên bản, tờ trình,
vị sự nghiệp hợp đồng, các loại giấy - VBHCTD để đặt ra quy tắc xử sự nội
tờ, các loại phiếu bộ: nội quy, quy chế, điều lệ, quy định
- VBHCTD của đơn
vị kinh tế (doanh - Văn bản hành chính - VBHCTD để trình bày dự kiến cống
nghiệp) KHÔNG có tên loại việc trong thời gian nhất định: chương
(công văn) trình, đề án, kế hoạch, phương án

4. Vai trò:

Là phương Là phương
tiện truyền Là cơ sở và
tiện truyền
đạt các nội phương tiện
đạt thông tin
dung điều cho công tác
góp phần
hành, quản lý kiểm tra,
thúc đẩy
của các cơ thanh tra,
quản lý có
quan, tổ giám sát
hiệu quả
chức

5. Chức năng

Thông tin Quản lý

Pháp lý
Giao tiếp

Văn hóa- Sử liệu

xã hội

2
 06/10/2023

II. Yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
VỀ NỘI DUNG VỀ HÌNH THỨC VỀ NGÔN NGỮ VÀ VĂN
PHONG
• Đảm bảo tính hợp pháp: • Tên loại văn bản: Phụ • Chính xác, rõ ràng
lục I Nghị định
- Phù hợp với chính sách, pháp luật của Nhà • Trang trọng, lịch sự
30/2020/NĐ-CP ngày
nước
05/3/2020 của Chính • Phổ thông, thống nhất
- Giải quyết những công việc thuộc thẩm phủ về công tác văn thư
quyền
• Thể thức, kỹ thuật trình
• Đảm bảo tính hợp lý: bày: Nghị định
30/2020/NĐ-CP, hướng
- Được ban hành kịp thời dẫn cụ thể của các tổ
- Phù hợp với thực tiễn chức chính trị-xã hội,
các đơn vị kinh tế.
- Hình thức văn bản phù hợp với công việc
đang giải quyết và mục đích của chủ thể ban
hành
- Bố cục chặt chẽ, logic; cách trình bày nội
dung rõ ràng, chính xác nhưng dễ hiểu, dễ
nhớ

Một số cụm từ khóa thường gặp trong văn bản hành chính thông dụng:

Để mở đầu văn bản: Để liên kết giữa Để trình bày quan

Để hỏi ý
các thành phần điểm và hỏi ý kiến kiến cấp
+ Căn cứ vào… cấp trên:
văn bản: dưới:
+ Theo đề nghị (…)
+ Dưới đây là… + Chúng tôi cho + Đề
tại Công văn số…
rằng/nhận thấy… nghị các
+ Theo đề nghị của + Về vấn đề
+ Theo ý kiến của cơ đồng chí
ông… trên…
quan chúng tôi… cho biết
+ Trả lời Công văn + Dựa vào các ý kiến
số… của… quy định trên… + Xin trân trọng đề về…
+ Để giải quyết… nghị…
+ Tuy nhiên… + Yêu
+ Tiếp theo công văn + Chúng tôi rất mong cầu các
số… + So với yêu cầu sớm nhận được ý kiến đơn vị
đặt ra… chỉ đạo của…
+ Để tiếp tục… trả lời
+ Thi hành Quyết + Để tiếp tục giải + Rất mong (…) giải cho Bộ
định số… quyết quyết kịp thời. biết…

Một số cụm từ khóa thường gặp trong văn bản hành chính thông dụng (tiếp):

Để nhắc nhở và yêu Để trình bày những vấn Để kết thúc văn
cầu thực hiện: đề cần phải hạn chế hay bản:
cần tiếp tục làm sáng tỏ:
+ Nhận được văn + Xin trân trọng
bản này, yêu cầu các + Theo tinh thần có ở văn cảm ơn Quý Cơ
đơn vị… bản (…) thì… quan.
+ Các đơn vị trực + Chúng tôi tạm thời giải + Xin gửi tới Quý
thuộc (…) có trách quyết… Cơ quan lời chào
nhiệm thực hiện trân trọng.
+ Xét về mặt…
quyết định này.
+ Vậy xin trân trọng
+ Trong tình hình trước
+ Bộ (…) yêu cầu các trao đổi/thông tin
mắt…
đơn vị (…) có kế để (tên cơ quan, tổ
hoạch triển khai kịp + Trong khoảng thời gian chức) biết và phối
thời… là… hợp thực hiện.

3
 06/10/2023

III. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
• Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích nội dung của văn bản cần soạn thảo, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản
• Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc:
- Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
- Soạn thảo văn bản đúng hình thức,thể thức và kỹ thuật trình bày
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tiến hành lấy ý kiến của
các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản
thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo các tài liệu có liên quan
*Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước
pháp luật về bản thảo văn bản
• Người có thẩm quyền ký văn bản – Bản gốc văn bản

1. Xác định hình thức, nội dung, độ mật và độ khẩn

1.1 Hình thức và nội dung
Hình thức và nội dung của văn bản hành chính thông dụng cụ thể bị chi phối bởi lý do
và mục đích ban hành văn bản đó. Việc xác định được rõ ràng mục đích của văn bản có
tính chất quyết định đến toàn bộ quy trình soạn thảo văn bản.

(i)Văn bản được ban hành trên cơ

sở nào?
(ii) Tại sao cần ban hành văn bản?
(iii)Văn bản được ban hành để làm
gì?

1.2 Độ mật và độ khẩn: để lựa chọn thủ tục phù hợp và dành ưu tiên giải quyết

2. Thu thập và xử lý thông tin:

- Nguồn thông tin: các phương tiện truyền thông, văn bản của cấp trên, cơ quan
khác gửi đến; báo cáo của cấp dưới; thông tin truyền miêng qua lời phát biểu tại
các cuộc họp, qua điện thoại…
- Đảm bảo tính đầy đủ, toàn diện của thông tin
- Các thông tin cần chú trọng:
+ Thông tin pháp lý: làm cơ sở pháp lý cho việc ban hành văn bản, đảm bảo tính
hợp pháp của văn bản đó, đảm bảo văn bản không chồng chéo với các văn bản
khác, có tính cụ thể, có khả năng ứng dụng cao.
+ Thông tin thực tiễn: phản ánh tình hình thực tế về công việc phát sinh cần giải
quyết.
- Trao đổi/Hỏi ý kiến của các cơ quan, tổ chức có liên quan hoặc người có hiểu
biết về vấn đề được văn bản hóa
- Xử lý, phân loại thông tin: Nhóm thông tin chính thức, nhóm thông tin bổ trợ

4
 06/10/2023

3. Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản:

- Đề cương: sơ lược/chi tiết. Đối với những văn bản hành chính có nội dung
quan trọng, độ phức tạp cao, nên lấy ý kiến đóng góp ngay từ khâu xây dựng
đề cương.
- Soạn thảo: soạn văn bản hoàn chỉnh => lấy ý kiến đóng góp cho văn bản
soạn thảo nhất là đối với các văn bản quan trọng, liên quan đến nhiều ngành,
lĩnh vực => tiếp thu có chọn lọc để chỉnh lý, bổ sung, hoàn chỉnh dự thảo.
- Rà soát kỹ: mục đích ban hành văn bản; tính logic trong kỹ thuật trình bày;
sự phù hợp giữa nội dung với thể loại văn bản; ngữ pháp và chính tả.

4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Điều 12 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư:
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung
văn bản.
- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ
chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
* Đối với những văn bản hành chính có tính đặc thù về nghiệp vụ, có thể
người soạn thảo là người ký => thủ tục kiểm tra văn bản trước khi ký ban
hành không tuân theo quy định tại điều này.

5. Thông qua, kí văn bản hành chính thông dụng:

- Đối với văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi cơ quan, tổ chức hoạt
động theo nguyên tắc cá nhân thủ trưởng: thông qua trực tiếp bởi thủ trưởng cơ
quan, tổ chức.
- Đối với văn bản hành chính thông dụng được ban hành bở cơ quan, tổ chức hoạt
động theo nguyên tắc tập thể biểu quyết theo đa số: thông qua bởi tập thể cơ quan tổ
chức.
- Ban hành và lưu trữ:
+ Lấy số văn bản
+ Văn thư điền ngày, tháng, năm ban hành
+ Sao văn bản đủ số lượng theo phần nơi nhận
+ Văn thư đóng dấu
+ Lưu trữ theo quy định
+ Gửi đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

5
 06/10/2023

Một số hạn chế trong soạn thảo văn bản hành chính
ở các cơ quan, tổ chức

- Còn sai sót, thiếu thống nhất trên các phương diện: tên loại văn bản và chức năng
thực tế của chúng trong quản lý, cách xử lý thông tin trong văn bản, thể thức văn
bản, thẩm quyền ban hành…
- Quan hệ giữa các cơ quan trong quá trình soạn thảo văn bản và quan hệ giữa các
văn bản nhiều khi không được xác định rõ ràng.
- Quá trình kiểm tra việc thực hiện văn bản sau khi ban hành ở nhiều cơ quan không
được quan tâm đúng mức, làm cho các tồn tại trong quá trình soạn thảo văn bản
chậm được khắc phục.
- Nhiều công văn, giấy tờ không có ích tạo cơ sở cho bệnh quan liêu giấy tờ.

Nguyên nhân: Chủ quan, khách quan

6
 06/10/2023

BÀI ĐỌC THAM KHẢO

Câu hỏi thảo luận:

Ví dụ về việc ban hành văn bản hành chính có sai sót nghiêm trọng

https://tuoitre.vn/so-y-te-tp-hcm-1-ngay-ra-3-van-ban-thu-hoi-2-ca-3-deu-co-nhung-
sai-sot-nghiem-trong-20210804224809276.htm

BÀI TẬP:
1. Soạn 01 giấy mời tham dự một hội thảo do Học viện Ngoại giao tổ chức.

2. Đọc “Chương VIII: Soạn thảo văn bản Hành chính”, Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo
văn bản (Nguyễn Đăng Dung, Nguyễn Hoàng Anh, Võ Trí Hảo)

3. Đọc Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn
thư

7
 06/10/2023

KỸ THUẬT SOẠN THẢO

MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

- Tuân thủ hướng dẫn tại Phần I: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính của Phụ lục I: Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản
sao Văn bản (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 của
Chính phủ về công tác văn thư)

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

8
 06/10/2023

Tên
loại
văn
bản
hành
chính
và
Chữ
viết
tắt

QUYẾT ĐỊNH (QUY ĐỊNH TRỰC

TIẾP)
1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
(nếu có)
2. Tê cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định
3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành quyết
định
4. Địa danh
5. Trích yếu nội dung quyết định
6. Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì
ghi chức vụ của người đứng đầu, nếu
thẩm quyền ban hành quyết định thuộc
về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan tổ
chức thì ghi tên tập thể hoặc cơ quan tổ
chức đó
7. Các căn cứ để ban hành quyết định
8. Nội dung quyết định
9. Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, số lượng
bản lưu
10. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành

9
 06/10/2023

Ví dụ về
Quyết
định (cá
biệt)
quy
định
trực tiếp

QUYẾT ĐỊNH (QUY ĐỊNH GIÁN

TIẾP)
Mẫu này áp dụng đối với các quyết
định (cá biệt) ban hành hay phê
duyệt một văn bản khác.

1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp

(nếu có)
2. Tê cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành quyết định
3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành quyết
định
4. Địa danh
5. Trích yếu nội dung quyết định
6. Thẩm quyền ban hành (GHI RÕ RÀNG
NHƯ QUYẾT ĐỊNH TRỰC TIẾP)
7. Các căn cứ để ban hành quyết định
8. Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo, số lượng
bản lưu
9. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành

Ví dụ về
Quyết
định (cá
biệt)
quy
định
gián
tiếp

10
 06/10/2023

CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CÓ TÊN LOẠI KHÁC:

1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

trực tiếp (nếu có)
2. Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành quyết
định
3. Chữ viết tắt tên loại văn bản
4. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban
hành văn bản
5. Địa danh
6. Tên loại văn bản
7. Trích yếu nội dung văn bản
8. Nội dung văn bản
9. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo,
số lượng bản lưu
10. Ký hiệu người soạn thảo văn bản
và số lượng bản phát hành

SOẠN THẢO GIẤY MỜI

1. Tên cơ quan, tổ chức chủ

quản trực tiếp (nếu có)
2. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành giấy mời
3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức ban hành giấy mời
4. Địa danh
5. Trích yếu nội dung cuộc họp
6. Tên cơ quan tổ chức hoặc họ
và tên, chức vụ, đơn vị công
tác của người được mời
7. Tên (nội dung của cuộc họp,
hội thảo, hội nghị)
8. Các vấn đề cần lưu ý
9. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn
thảo và số lượng bản lưu
(nếu cần)
10. Ký hiệu người soạn thảo và
số lượng bản phát hành (nếu
cần)

SOẠN THẢO THÔNG BÁO

1. Khái niệm: - Phân biệt thông báo và công văn dùng
Là văn bản hành chính thông dụng được để thông báo
sử dụng để truyền đạt nội dung một tin
tức, sự kiện, một mệnh lệnh quản lý đơn - Phân biệt thông báo và báo cáo
giản hay thông tin nhanh những văn bản
quan trọng của các cơ quan tổ chức cho
các đối tượng liên quan biết hoặc thực
thi.

2. Các trường có thể sử

dụng thông báo:
 Thông báo một sự việc,
tin tức
 Thông báo về một văn
bản mới được ban hành,
một chế độ, kế hoạch đã
được phê chuẩn
 Thông báo về các quan
hệ mới trong hoạt động
của bộ máy quản lý và
lãnh đạo

11
 06/10/2023

Yêu cầu:
 Nêu rõ thông tin truyền đạt; thông tin phải đảm
bảo chính xác, trung thực, kịp thời
 Nội dung của thông báo phải cụ thể, đúng trọng
tâm cần thông báo, không được chung chung
 Cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu, nêu trực tiếp
thông tin cần truyền đạt mà không phải lập luận
như Tờ trình, nhận xét đánh giá như báo cáo hay
thể hiện tính lịch sự, xã giao như công văn hành
chính.

Cách thức soạn thảo:

 Về cơ cấu hình thức:
 Về cơ cấu nội dung: 3 phần
 Phần mở đầu
 Phần nội dung chính
 Phần kết luận

SOẠN THẢO BÁO CÁO

1. Khái niệm:
Báo cáo là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ
việc trên thực tế, trình bày kết quả thực hiện trong công việc trong hoạt động của cơ quan, đơn vị
làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương, biện pháp mới phù
hợp.

2. Phân loại: tương đối

 Báo cáo thường kỳ và báo cáo đột xuất (báo cáo nhanh)
 Báo cáo chung và báo cáo chuyên đề
 Báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết
 Báo cáo tuần/tháng/6 tháng/năm/5 năm

3. Yêu cầu:
 Đảm bảo tính kịp thời
 Đảm bảo tính chính xác, trung thực
 Đảm bảo tính cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm

4. Cách thức soạn thảo báo cáo

12

Ví dụ 1:
Đề cương
báo cáo tổng
hợp
Ví dụ 2 về
Báo cáo nhanh
SOẠN THẢO BIÊN BẢN:
1. Khái niệm: Là văn bản hành chính thông dụng được
sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ
sở để chủ thể quản lý ra các phán quyết trong công
việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục
2. Phân loại:
 Biên bản vụ việc
 Biên bản hội nghị
3. Cách ghi biên bản:
 Ghi đầy đủ, chi tiết các nội dung của diễn biến sự
việc phát sinh: áp dụng cho loại biên bản vụ việc như
biên bản kiểm tra, biên bản bàn giao, biên bản xử lý
vi phạm hành chính, biên bản trong tố tụng hình sự,
dân sự.
 Ghi tổng hợp các nội dung diễn biến của sự việc phát
sinh: thường áp dụng cho biên bản hội nghị => Người
viết phải có khả năng tổng hợp lại thông tin, lời phát
biểu mới phản ánh trung thực, đầy đủ sự kiện. Tránh
tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin
06/10/2023
4. Yêu cầu đối với biên bản:
- Về hình thức:
 Tuân theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Biên bản vi phạm hành chính được quy định
theo Thông tư số 34/2014/TT-BCA ngày
15/8/2014 của Bộ Công an quy định về biểu
mẫu xử phạt vi phạm hành chính của công an
nhân dân…
 Lưu ý: đối với thể thức ký biên bản thì yêu cầu
bắt buộc phải tối thiểu hai người ký (người lập
biên bản vụ việc/chủ tọa hội nghị luôn ký ở
phía bên phải cuối trang giấy. Đối với biên bản
vụ việc, người ký phải tự đọc biên bản để xác
thực nội dung được ghi nhận. Đối với biên bản
hội nghị, thư ký/người có thẩm quyền cần đọc
biên bản để mọi người cùng nghe và làm thủ
tục thông qua nội dung biên bản, sau đó chủ
tọa và thư ký mới ký xác nhận.
13
 06/10/2023

SOẠN THẢO BIÊN BẢN (tiếp):

4. Yêu cầu đối với biên bản:

- Về nội dung: Thông tin được tường thuật đầy đủ, chính
xác, trung thực và khách quan; số liệu phải chính xác, cụ
thể.
- Về ngôn ngữ: bằng tiếng Việt, ngôn ngữ viết, đảm bảo
tính chính xác, phổ thông, dễ hiểu. Ngôn ngữ trong biên
bản có tính khuôn mẫu ở mức độ cao => việc trình bày,
sắp xếp bố cục nội dung của biên bản phải tuân theo
trình tự của sự việc diễn ra.

Mẫu Biên bản hội nghị

1. Tên cơ quan, tổ chức

chủ quản trực tiếp (nếu
có)
2. Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
3. Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức ban hành
văn bản
4. Tên cuộc họp hoặc hội
nghị, hội thảo
5. Ghi chức vụ chính
quyền (nếu cần)

SOẠN THẢO ĐỀ ÁN
1. Khái niệm Đề án:
Là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để trình bày dự kiến về một công việc cần
thực hiện trong thời gian nhất định nhằm đạt được mục đích đặt ra với hiệu quả cao nhất.
Phân biệt:
 Đề án và Kế hoạch
 Đề án và Dự án
 Chương trình và kế hoạch

2. Yêu cầu đối với Đề án:

 Phải phù hợp với chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, quyết định
của cấp trên và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
 Phải phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế ở cơ quan, tổ chức, địa phương, phù hợp
với khả năng của đối tượng thi hành
 Nội dung phải cụ thể, rõ ràng, chính xác, tạo sức thuyết phục về các mục tiêu do văn bản
đề ra
 Đảm bảo tiết kiệm được thời gian, công sức, tiết kiệm tối đa chi phí

14
 06/10/2023

3. Cách thức soạn thảo:

 Phần mở đầu: (Sự cần thiết của
Đề án)
- Khái quát tình hình thực tế (thuận
lợi, khó khăn)
- Căn cứ pháp lý
- Mục đích của việc lập đề án
 Phần nội dung (II-IV):
- Mục tiêu nhiệm vụ
- Điều kiện, phương tiện thực hiện
công việc
- Trình tự triển khai, tổ chức thực
hiện
- Biện pháp tổ chức thực hiện và
tiến độ
- Các đối tượng được phân công
thực hiện
- Thời gian kiểm tra đánh giá, sơ
kết, tổng kết
 Phần kết thúc

Thực hành:

Nghiên cứu cách thức xây dựng đề án sau:

http://nghean.edu.vn/upload/21411/20220318/Quyet_dinh_phe_duyet_de_an_Phat_trien_doi_n
gu_nha_giao__can_bo_quan_ly_co_so_giao_duc_nganh_giao_duc_Nghe_An_giai_doan_202
2-2025__dinh_huong_den_nam_2030__8a52bb1727.pdf

SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

1. Khái niệm Tờ trình:

Là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đề xuất và mong muốn cấp trên phê duyệt một
vấn đề mới phát sinh trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.

Các trường hợp sử dụng tờ trình:

• Để đề xuất những vấn đề xuất hiện thường xuyên trong hoạt động quản lý như xây dựng cơ sở vật chất,
mở rộng hay thay đổi cơ cấu bộ máy, chức năng hoạt động của các cơ quan nhà nước,…
• Đề đề xuất đến những vấn đề lớn có liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau như thay đổi hay quy định
mới các tiêu chuẩn, định mức, chế độ; các chủ trương, chính sách, đề án công tác…
• Để ban hành mới hay sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ một văn bản hay quy định nào đó trong văn bản
không còn phù hợp

Câu hỏi: Khi nào sử dụng Tờ trình? Khi nào sử dụng công văn (để trình)? Giống và khác nhau giữa
Đề án và Tờ trình?
Các loại tờ trình:
• Tờ trình độc lập
• Tờ trình kèm theo văn bản đề xuất

15
 06/10/2023

2. Yêu cầu đối với Tờ trình

• Phân tích các căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt;
• Nêu các nội dung xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể;
• Các kiến nghị phải hợp lý, phải phân tích được các khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới
và trình bày khái quát các phương án phát huy thế mạnh, khắc phục khó khăn (cần thiết dự đoán, phân
tích cả những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới);
• Văn phong theo phong cách nghị luận, diễn đạt rõ ràng, khúc triết, lý lẽ chặt chẽ, có sức thuyết phục
cao nhằm đạt được được mục tiêu đề ra (được cấp có thẩm quyền phê duyệt vấn đề trình).

1. Chữ viết tắt tên loại văn bản (Ttr-)

2. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban
hành văn bản
3. Ghi quyền hạn, chức vụ của người
ký
4. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
và số lượng bản lưu (nếu cần)
5. Ký hiệu người đánh máy, nhân bản
và số lượng bản phát hành (nếu
cần)

CÁC LOẠI TỜ TRÌNH THÔNG DỤNG

 Tờ trình xin cấp trang thiết bị cơ sở vật chất

 Tờ trình đề nghị sửa chữa
 Tờ trình đề nghị bổ nhiệm
 Tờ trình để giới thiệu về nhân sự
 Tờ trình xin phê duyệt dự án, kế hoạch tổ chức hoạt động, sự kiện
 Tờ trình về việc xin kinh phí
 Tờ trình xin tuyển dụng nhân sự
 Tờ trình đề nghị khen thưởng

16
 06/10/2023

3. Cách thức soạn thảo tờ trình

Soạn thảo tờ trình một công việc cụ thể

BỐ CỤC

Phần mở đầu Phần nội dung chính Phần kết luận

- Nêu lý do đưa ra nội dung cần - Nội dung các vấn đề cần đề xuất, trình - Nhấn mạnh ý nghĩa, tác
trình duyệt. bày các phương án, trong đó: dụng, hiệu quả của vấn đề
• Cần phân tích căn cứ thực tế • Phân tích ý nghĩa, ưu - nhược điểm và cần trình với đời sống, kinh
làm nổi bật tính cấp thiết của đề tính khả thi của từng phương án; tế, xã hội hoặc công tác
nghị được đưa ra. thuận lợi, khó khăn khi thực hiện quản lý, hoàn thành nhiệm
phương án được đề xuất và các biện vụ của cơ quan, đơn vị.
• Có thể phân tích thực trạng
(gồm thành tựu đạt được và chủ pháp tháo gỡ khó khăn. - Đề nghị cấp trên xem xét,
yếu nhấn mạnh hạn chế, tồn tại • Phân tích các phản ứng có thể xảy ra phê duyệt đề xuất đã nêu để
của vấn đề cần đề xuất hoặc xoay quanh đề nghị mới nếu được áp sớm được triển khai thực
những khó khăn tình hình) là cơ dụng và dự kiến cách giải quyết. hiện => Văn phong nhã
sở để đưa ra đề xuất nhặn, lịch sự, thể hiện sự
=> Ngôn ngữ của phần đề xuất các vấn
trung thực cũng như lòng
=> Ngôn ngữ cần khách quan, đề: lập luận chặt chẽ, thuyết phục, dẫn
nhiệt tình với công việc.
khiến người đọc tin tưởng vào sự chứng minh họa điển hình, có độ tin cậy
trung thực trước nhu cầu thực tế cao.
và tính khách quan của kiến nghị.

Một số
vấn đề
cần
lưu ý
Người soạn thảo đặt mình vào vị trí
của cấp trên để nhìn nhận vấn đề, Nếu là phương án lớn, đề nghị phức
xem cấp trên cần những cơ sở pháp tạp, khó được cấp trên chấp nhận
lý và thực tiễn nào, những thông tin ngay thì có thể tách thành nhiều
cần thiết làm cơ sở cho việc chấp bước và trình thành nhiều lần sẽ dễ
nhận đề nghị để tìm, nêu, phân tích được chấp nhận hơn.
và hướng toàn bộ nội dung tờ trình
vào việc đáp ứng yêu cầu đó lường
trước các vấn đề
Hiểu rõ cấp trên hạn chế
ở mặt nào để tìm cách
thuyết phục tốt nhất
Thời gian trình phải
hợp lý

Ngôn ngữ phải uyển

chuyển, linh hoạt

Ví dụ 1:
Tờ trình
về đề
nghị
sửa
chữa

17
 06/10/2023

Ví dụ 2:
Tờ trình
về tổ
chức sự
kiện

SOẠN THẢO CÔNG VĂN

1. Khái niệm:
- Công văn là văn bản không có tên loại, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công
tác,… giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ liên quan. Công văn có thể là văn bản nội
bộ hoặc văn bản đến và đi.
- Công văn (bức thư công) là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để giao dịch chính thức giữa các
cơ quan nhà nước với nhau, giữa có quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm thực hiện hoạt động quản
lý, điều hành một cách hiệu quả nhất.
2. Phân loại
Cv do cấp trên ban hành Cv do cấp dưới Cv do các chủ Cv Nhà
• Cv chỉ đạo, yêu cầu, đôn ban hành thể ngang cấp nước gửi
đốc, nhắc nhở • Cv trình cấp ban hành cho công
• Cv hướng dẫn thực hiện trên đề án, kế • Cv giao dịch dân
văn bản hoặc công việc hoạch trao đổi ý • Cv
• Cv giải thích • Cv đề nghị, xin kiến hướng
• Cv trả lời đề nghị của cấp ý kiến giải • Cv đề nghị dẫn,
dưới quyết công việc phối hợp, giải giải
• Cv chấp thuận, cho phép • Cv tiếp thu, quyết công thích
• Cv thăm hỏi phê bình việc • Cv trả
• Cv cảm ơn • Cv từ chối lời

3. Yêu cầu đối với soạn thảo công văn

• Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về thể thức, kỹ thuật trình bày (Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư)
• Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề => phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Văn phong
lịch sự, trang trọng, lập luận chặt chẽ, đảm bảo tính thuyết phục cao, mềm mại, uyển chuyển hơn so
với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật. Không sử dụng những từ, ngữ, câu
có tính ra lệnh mà sử dụng các từ ngữ có tính xã giao, lịch thiệp.
• Sử dụng văn phong phù hợp cho từng loại công văn:
 Cv đề xuất: nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
 Cv từ chối: từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi song vẫn phải làm bật tính nguyên tắc của công
việc
 Cv đôn đốc: lời lẽ nghiêm khắc, đảm bảo tính nghiêm túc, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu
công việc chậm trễ, không hoàn thành kịp thời
 Cv hướng dẫn: Đảm bảo tính logic, hệ thống, hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ

18
 06/10/2023

CÁCH THỨC SOẠN THẢO

(HÌNH THỨC)
1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có)
2. Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành văn
bản
3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban
hành văn bản
4. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
công văn
5. Địa danh
6. Trích yếu nội dung công văn
7. Nội dung công văn
8. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
và số lượng bản lưu (nếu cần)
9. Ký hiệu người soạn thảo văn
bản và số lượng bản phát hành
(nếu cần)
10. Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư
điện tử, trang thông tin điện tử,
số điện thoại, số Fax (nếu cần)

Bài tập:

CÁCH THỨC SOẠN THẢO 1. Em hãy thay mặt UBND thành phố Hà
(NỘI DUNG) Nội soạn thảo một công văn đôn đốc
nhắc nhở các cơ quan hành chính nhà
1. Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt nước thuộc phạm vi chức năng quản
mục đích viết công văn lý của UBND thành phố Hà Nội thực
hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định
2. Phần nội dung chính: Nêu cách giải kỳ .
quyết, nêu quan điểm, thái độ của 2. Em hãy thay mặt UBND quận Y, soạn
cơ quan gửi công văn thảo một công văn đề nghị Ủy ban
3. Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức nhân dân thành phố, Thường trực Hội
(thường bằng lời chào) đồng thi đua khen thành phố, Sở Giáo
dục và đào tạo thành phố xét khen
thưởng cho một số đơn vị và cá nhân
thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo của
quận Y vì đã có thành tích xất sắc
trong sự nghiệp giáo dục của quận và
thành phố.

SOẠN THẢO CÔNG ĐIỆN

1.Khái niệm:
Là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để truyền đạt mệnh lệnh có tính chất quan
trọng hoặc khẩn cấp trong quá trình quản lý, điều hành của tổ chức hoặc người có thẩm quyền
thông qua phương tiện viễn thông như telex, fax…
2. Yêu cầu:
Về ngôn ngữ: Văn phong điện tín => viết rõ ràng, súc tích, bớt các thủ tục xã giao nhưng phải
đảm bảo truyền tải được thông tin cần thiết
Về nội dung: ngắn gọn, rõ ràng, mệnh lệnh của cấp trên chỉ đạo cấp dưới phải cụ thể để triển
khai dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả.
Về hình thức: Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư

19
 06/10/2023

1. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

trực tiếp (nếu có)
2. Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công
điện
3. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước
ban hành công điện
4. Địa danh
5. Trích yếu nội dung điện
6. Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh của người đứng đầu
7. Tên cơ quan tổ chức nhận điện
8. Nội dung điện
9. Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
và số lượng bản lưu (nếu cần)
10. Ký hiệu người soạn thảo văn
bản về số lượng bản phát hành
(nếu có)

Mẫu
công điện
của BNG

Ví dụ
về
công
điện

20