GIỚI THIỆU MÔN HỌC

Phần 1
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Phần 2
LƯU TRỮ HỌC
 PHẦN 1
Chương 1: KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, VAI TRÒ VÀ LỊCH
SỬ HÌNH THÀNH CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Chương 2: HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Chương 3: THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Chương 4: PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương 5: TỔ CHỨC KHOA HỌC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN
 PHẦN 2
Chương 1: KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA TÀI
LIỆU LƯU TRỮ
Chương 2: CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Chương 3: PHÂN LOẠI VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Vũ Dương Hoan (chủ biên), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB KHXH, Hà Nội,
1987.
Vương Đình Quyền-Nguyễn Văn Hàm, Văn bản và lưu trữ học sđại cương,
NXB GD, 1997.
Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ
lãnh đạo và quản lý, NXB Chính trị quốc gia, 1993.
Nguyễn Đăng Dung-Ngô Đức Tuấn, Luật hiến pháp, NXB Đồng Nai, 1999.
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội,
1993.
Đồng Thị Thanh Phương-Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn thảo văn bản và công
tác văn thư, lưu trữ, NXB Lao động-xã hội, 2006.
Trịnh Thị Thanh Hương (sưu tầm), Tìm hiểu Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân và Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2005.
Hiến pháp nước CHXHCNVN năm 1992 (đã được sửa đổi bổ sung năm
2001), nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004.
 Chương 1:
KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, VAI TRÒ VÀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

• I. Khái niệm
• 1.Văn bản:
- Theo nghĩa rộng:
• Văn bản chính là vật mang tin và thông tin. Tùy theo
ngành khoa học mà nội hàm thông tin có thể là ngôn ngữ,
cận ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ.
Ví dụ: Đèn đỏ, chữ Việt cổ, vải turin, sách Arap

• - Theo nghĩa hẹp:

• Ví dụ: Quyết định, Thông tư, Lệnh, Thông báo…
• Văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong quá
trình quản lý của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể.
• 2.Văn bản quản lý Nhà nước(VBQLNN):
• Văn bản quản lý Nhà nước là các công văn, giấy
tờ hình thành trong hoạt động quản lý của các
cơ quan trong bộ máy Nhà nước theo một hình
thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền do luật
pháp quy định.
• II. Chức năng của văn bản quản lí
Nhà nước (VBQLNN)
 1.Chức năng thông tin:

• Chức năng thông tin của VB thể hiện

qua các mặt sau đây:
• Ghi lại các thông tin quản lý;
• Truyền đạt thông tin quản lý
• Giúp cơ quan thu nhận thông tin
• Giúp đánh giá các thông tin thu được qua
các hệ thống thông tin khác.
• Dưới dạng văn bản, nội dung thông tin
thường bao gồm 3 loại: Thông tin quá khứ,
Thông tin hiện hành, Thông tin dự báo.
 • 2.Chức năng quản lý:

• VB được sử dụng như một phương tiện thu

thập thông tin và ban hành truyền đạt thông tin
để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực
hiện sự quản lý.
• Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý
được xác lập.
• Tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập
được các định mức cần thiết cho mỗi loại công
việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa
học.
• Chức năng quản lý có tính khách quan.
 • 3. Chức năng pháp lý
• Một số loại VB được hình thành để quy định
những điều được phép và không được phép
của cộng đồng xã hội.
• Văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các
nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước.
• Xác lập mối quan hệ pháp lý.
(tt)
 3. Chức năng pháp lý (tt)

• Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính
chân thực và giá trị pháp lý trong văn bản.
• Văn bản quản lý có giá trị pháp lý, đảm bảo cho các
quyết định quản lý có hiệu lực thi hành.
• Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản
lý nhà nước có một ý nghĩa rất thiết thực.
 • 4. Chức năng văn hóa
• Qua các VB, bản sắc văn hóa của từng dân tộc
được thể hiện rõ.
• VB góp phần duy trì, bảo lưu văn hóa dân tộc,
cùng với các yếu tố khác tạo nên đặc trưng văn
hóa dân tộc.
 • 5. Chức năng xã hội

• VB của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội

đó trong những mối quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ
thể.
• VB góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển
của các quan hệ xã hội khác nhau.
• VB có tác động rất lớn và cũng chịu sự chi phối
mạnh mẽ của các yếu tố xã hội.
 • 6. Chức năng giao tiếp
• VB thiết lập và duy trì các quan hệ xã hội
• Có những VB mà mục đích chủ yếu là để duy trì
các quan hệ xã hội
• (thư chúc tết, thư cảm ơn, thư chia buồn của
các cấp lãnh đạo v.v…)
 7. Chức năng sử liệu
• Nguồn sử liệu để các nhà nghiên cứu lịch sử tìm
hiểu, đánh giá xã hội đã sản sinh ra nó.
• Văn bản giúp chúng ta hình dung được toàn
cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà
nước của mỗi thời kỳ lịch sử.
• Văn bản là bằng chứng để kiểm tra, xem xét
trách nhiệm. Nhờ nguồn sử liệu này mà các văn
bản ban hành sau mang tính thuyết phục và
hiệu quả hơn.
• Trong quá trình giải quyết công việc, khi cần rà
soát, xem xét lại những vấn đề phát sinh trước
đó thì chỉ cần tra cứu văn bản.
• III. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản
lý nhà nước
 1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông
tin cho hoạt động quản lý nhà nước

• Chính VB đã chính thức khai sinh ra cơ quan công

quyền. Kể từ ngày ký VB thành lập, cơ quan Nhà
nước mới thực sự được thành lập về phương diện
pháp lý.
• Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân
viên, ký kết hợp đồng … đều phải thực hiện bằng
văn bản.
• 2. Trên bình diện quốc tế, VB giữ vai trò tiêu
biểu cho sự hiện diện của chính quyền, do
đó tiêu biểu cho sự hiện diện quốc gia
• 3. VB quản lý giữ vai trò chứng tỏ tính liên
tục của quốc gia
• VB một khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực
liên tục cho dù chính quyền (chính phủ) có thay
đổi.
• 4. VB quản lý hành chính là yếu tố hợp thức
hóa hành vi của chính quyền
• Không có VB, mọi hành vi của chính quyền sẽ
không có giá trị về mặt pháp lý.
• 5. Văn bản là phương tiện truyền đạt các
quyết định quản lý
• Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo ra các
mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan,
đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và
hướng hoạt động của các thành viên vào mục
tiêu nào đó trong quản lý.
• Các quyết định quản lý hành chính được truyền
đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các văn
bản mang tính quyền lực nhà nước.
• 6. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi
hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
• Có thể kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy
lãnh đạo, quản lý thông qua hệ thống VB.
• 7. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống
pháp luật
 IV. Lịch sử hình thành văn bản quản lý
Nhà nước từ thời phong kiến đến nay

• a. Hệ thống văn bản thời phong kiến

• b. Hệ thống văn bản QLNN thời Pháp
thuộc
• c. Hệ thống văn bản QLNN từ 1945 đến
nay
 a. Hệ thống văn bản thời phong kiến
• a1. Các loại văn bản tiêu biểu:
• 1. Luật
• 2. Chiếu
• 3. Lệ
• 4. Lệnh
• 5. Chỉ
• 6. Dụ
• 7. Sắc
• 8. Cáo
• 9. Sách
• 10. Hịch
• 11. Biểu
• 12. Tấu
• 13. Sớ
• 14. Điều trần
• 15. Đề
• 16. Khải
• 19. Các sổ sách
• 18. Các loai CV trao đổi
• 17. Giấy thông hành
 1. Luật:
• Thẩm quyền ban hành:
• Luật do vua ban hành.
• Công dụng:
• Dùng để điều chỉnh tổng hợp các MQHXH, trong đó có
nhiều điều nói về công tác công văn giấy tờ (đặc biệt là
Luật Hồng Đức).
• Một số Luật:
• Triều Lý có Luật Hình thư.
• Triều Trần có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi
tên thành Quốc triều hình luật.
• Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483)
• Luật Gia Long của nhà Nguyễn (Hoàng Việt luật lệ).
 2. Chiếu:
• Thẩmquyền ban hành:
• Do vua ban hành.
• Công dụng:
• Dùng để quyết định 1chủ trương, quyết sách lớn liên
quan đến vận mệnh đất nước (VD: Chiếu dời đô,
chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếu nhường ngôi,
CHIẾU CẦN VƯƠNG...).
• Dùng để ban hành Luật.
• Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ
cụ thể (VD: triều Trần khi quy định về pháp lý văn khế,
có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vân
tay...).
• Công dụng của chiếu là đa năng, chiếu còn có thể
được sử dụng để quy định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm
một số quan lại...
 3. Lệ:
• Thẩm quyền ban hành:
• Do nhà vua ban hành.
• Công dụng:
• Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường
nhằm để cụ thể hoá những vấn đề trong luật.
• Đề ra những quy định mới mà luật chưa điều
chỉnh.
• Một số VB Lệ:
• (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô
thuế...).
 4. Lệnh:
• Thẩm quyền:
• Do nhà vua ban hành.
• Công dụng:
• ở một chừng mực nào đó, Lệnh có công dụng
gần giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng
về vấn đề cấm đoán (lệ rộng hơn, nó có thể bao
hàm cả lệnh,
• Một số VB Lệnh:
• Lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh xử
trảm...
 5. Chỉ
• Thẩm quyền ban hành:
• Do vua ban hành.
• Công dụng:
• Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể. So với Lệ
và Lệnh thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và
cụ thể hơn rất nhiều (VD: có thể cụ thể tới cá
nhân, khu vực, địa phương...). Nó cũng được sử
dụng rất nhiều trong tuyển dụng, bổ nhiệm quan
lại.
 6. Dụ:
• Thẩm quyền ban hành:
• Do vua ban hành.
• Công dụng:
• VB Dụ thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có
tính chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay
quan lại.
• Dụ thường dùng với hành văn mềm dẻo.
• Ví dụ: vua Lê Thánh Tông có đạo dụ khuyên răn
các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất
nước..., DỤ chống Pháp của vua Tự Đức
 7. Sắc
• Thẩm quyền ban hành:
• Do vua ban hành.
• Công dụng:
• Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại.
• Dùng để phong thần cho những người có công
với đất nước hoặc các làng xã có công (VD:
phong sắc cho người có công về một ngành
nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai đó thì phải có
sắc phong thừa nhận công lao...).
• Ví dụ: Các đạo Sắc phong tại Đình Tân Dương, huyện Thủy Nguyên, thành phố
Hải Phòng
 8. Cáo
• Thẩmquyền ban hành:
• Do vua ban hành.
• Công dụng:
• Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng
nào đó của đất nước (VD: cáo Bình ngô). Cáo ít
được dùng, thường chỉ trong những trường hợp
đặc biệt.
 9. Sách:
• Thẩm quyền ban hành:
• Do nhà vua ban hành:
• Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc
phong tước hiệu cho hoàng thân quốc thích.
• Đặc điểm:
• VB này có thường có nhiều tờ, được viết trên
các giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công
lao, tiểu sử... của hoàng thân quốc thích. Có 2
loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách
(nhũ bạc).
 10. Hịch:
• Thẩmquyền ban hành:
• Do các tướng lĩnh ban hành.
• Công dụng:
• Nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ (VD:
Hịch tướng sĩ).
 11. Biểu:
• Thẩmquyền ban hành:
• Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết.
• Công dụng:
• Dùng để tạ ơn hay tạ lỗi với nhà vua.
• Dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp
vua lên ngôi hoặc ngày tết, lễ.
• Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý
và Trần.
 12. Tấu:
• Thẩmquyền ban hành:
• Là VB do các quan lại địa phương soạn thảo.
• Công dụng:
• Trình bày với nhà vua về những vấn đề mà vua
hỏi hoặc yêu cầu.
• Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh,
báo cáo tình hình cụ thể để đề nghị nhà vua
xem xét, giải quyết một công việc nào đó.
• Ví dụ: Tấu thời Nguyễn
 13. Sớ:
• Thẩmquyền ban hành:
• Là VB do các quan lại ở địa phương soạn thảo.
• Công dụng:
• Quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo
hoặc trình bày một vấn đề mang tính chất định
kỳ hoặc đột xuất (công dụng của loại này gần
giống Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ
ràng).
 14. Điều trần:
• Thẩmquyền ban hành:
• Quan lại, thần dân soạn thảo.
• Công dụng:
• Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến
của mình. Hình thức này không được sử dụng
nhiều.
• Ví dụ:
• Bản điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở
cửa, cải cách thời vua Tự Đức.
 15. Đề:
• Thẩmquyền ban hành:
• Quan lại hoặc cơ quan cấp dưới.
• Công dụng:
• Là VB dùng để phản ánh tình hình thực hiện
mệnh lệnh của nhà vua. Thời Lê Thánh tông có
phân biệt rõ: báo cáo tình hình của cơ quan, nha
môn thì là Đề, còn báo cáo của một cá nhân
lãnh đạo thì phải là Tấu.
 16. Khải:
• Thẩmquyền ban hành:
• Quan lại, thần dân.
• Công dụng:
• Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử
(công dụng giống tấu sớ, nhưng đối tượng nhận
là khác nhau).
 17. Giấy thông hành:

• Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm

quyền cấp cho binh lính hoặc quan lại
hoặc người dân đi công tác hoặc buôn
bán (gần giống chứng minh thư ngày nay).
 18. Các loai CV trao đổi:
• Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã
hội phong kiến đa dạng. Ở cơ quan TW, các
quan văn và quan võ trao đổi với nhau thì có
công văn Truyền thị, các CV trao đổi giữa các
cơ quan TW và tỉnh (TW gửi xuống) gọi là Tư,
các cơ quan cấp dưới gửi lên TW gội là Tư di,
Hoàng tử gửi xuống cấp dưới gọi là Giao thị.
 19. Các sổ sách:
• Thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB.
• Sổ hộ tịch:
• Dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã. Việc
quản lý này bắt đầu được thực hiện từ thời Lý cho
đến ngày nay (chỉ đăng ký nam giới).
• Sổ địa bạ:
• Dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng
làng xã, bắt đầu được sử dụng từ thời Lý, thời
Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm
ưu việt giúp cho việc sử dụng đất đai có hiệu quả.
• Sổ duyệt tuyển:
• Dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân
loại của các quan lại Nhà nước có thẩm quyền. Sổ
này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổ chức
duyệt tuyển lại một lần.
 19. Các sổ sách (tt 1):
• Lý lịch của quan lại:
• Gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như hồ
sơ cán bộ bây giờ). Loại này bắt đầu từ thời Lê, được
phát triển và sử dụng phổ biến ở thời Nguyễn (đặc biệt
thời Lê Thái Tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần để
đánh giá lại năng lực của tầng lớp quan lại).
• Sổ thuế:
• Ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại
thuế được chú ý như thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán...
• Sổ khai tiêu:
• Ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các
cơ quan (dùng để thanh tra, quyết toán tài chính).
 19. Các sổ sách (tt 2):

• Ngọc điệp và Tôn phả:

• Ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của
những người trong hoàng tộc (Ngọc điệp,
Tôn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng
lộc, để phong tước hay bổ nhiệm). Ngọc
điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng,
Tôn phả ghi chép về các con cháu vua.
 * Nhận xét chung:

• Dưới thời PK, các Nhà nước đã nhận thức được vai
trò VB với tư cách là một phương tiện quan trọng
trong hoạt động quản lý

• Hệ thống VBQL thời PK luôn được kế thừa và phát

triển qua từng thời kỳ lịch sử. Vì vậy đã hình thành
một hệ thống VB phong phú, đa dạng về loại hình,
thẩm quyền và công dụng, bước đầu đã có những quy
định khá cụ thể.
 * Nhận xét chung (tt):

• Trong hệ thống VBQL thời PK, nhà vua có quyền hạn

rất lớn và ban hành rất nhiều VB có tính chất quan
trọng của quốc gia; còn các cơ quan khác chỉ ban
hành các VB có tính chất trao đổi hoặc đề nghị.
• Hệ thống VB của thời PK còn một số hạn chế, cụ thể
là các quy định còn phức tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ;
nhiều VB không phân biệt rạch ròi về công dụng.
• Các văn bản hành chính thời kì này chủ yếu được
viết bằng chữ Hán, cá biệt có văn bản viết bằng chữ
Nôm.
 a2. Công tác CVGT thời PK:
• 1. Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT:
• Ở các CQTW và địa phương đã thiết lập Văn phòng
hoặc bộ phận làm công tác CVGT. ở TW là cơ quan
giúp việc cho nhà vua, như thời Lê Thánh tông, ông
đã thiết lập 5 cơ quan:
• - Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo VB)
• - Đông các (chuyên sửa chữa VB do Hàn Lâm viện
khởi thảo)
• - Trung thư giám (chuyên sao chép lại VB sau khi
Đông Các sửa chữa)
• - Hoàng môn tỉnh ( giữ và đóng dấu)
• - Bí thư giám (chuyên trông coi thư viện của nhà vua).
1. Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT(tt1):

• Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác CVGT,

Nguyễn Ánh đã thiết lập 4 cơ quan:
• - Thị thư viện (khởi thảo VB)
• - Thị hàn viện (sửa chữa VB)
• - Nội hàn ty (lưu giữ các VB của nhà vua)
• - Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua).
 1. Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT(tt2):
• Tổ chức công tác CVGT hoàn thiện hơn dưới thời Minh Mạng.
Ngay sau khi lên ngôi (1820), ông cho gộp 4 cơ quan trên
thành Văn thư phòng. Cho Văn thư phòng được sử dụng con
dấu riêng (là ấn quang phòng). Đến 1829, Minh Mạng đổi Văn
thư phòng thành Nội các, được thiết lập quy củ hơn, chặt chẽ
hơn, đứng dầu là quan tam-tứ phẩm. Trong tổ chức nội các,
Minh Mạng chia ra thành các Tào (tương đương như cấp Vụ,
Cục ngày nay) gồm:
• - Tào thượng bảo (trông giữ, lưu giữ con dấu của nhà vua (có
tới 14 loại)
• - Tào ký chú (ghi chép mọi chi tiết khi vua thiết triều hoặc tuần
du
• - Tào đồ thư: Ghi chép thơ văn của nhà vua và lưu giữ các tài
liệu bang giao với nước ngoài.
• - Tào biểu bạ: lưu giữ tất cả các châu bản của triều đình.
 1. Tổ chức các cơ quan làm công tác CVGT(tt3):

• Ở địa phương:
• Trước thời Nguyễn chưa thấy có tài liệu nói đến
việc thiết lập các cơ quan. Đến thời Minh Mạng đã
có những quy định giao trách nhiệm cho người
đứng đầu các địa phương về công tác CVGT.
a3. Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển
giao VB:

• Thời Lý-Trần chỉ thiết lập các nhà trại để chuyên chuyển
giao CV.
• Thời Nguyễn: Có 2 cơ quan được thiết lập ra để chuyển
giao VB, đó là:
• + Ty Bưu chính: Thành lập năm 1820, có nhiệm vụ
chuyển giao VB giữa các cơ quan TW và địa phương
trên toàn quốc (gần giống như bưu điện ngày nay).
• + Ty Thông chính sứ: Thiết lập năm 1834, có nhiệm vụ
tiếp nhận các VB giấy tờ từ địa phương gửi cho triều
đình từ Ty Bưu chính chuyển sang và chuyển giao các
VB từ triều đình gửi địa phương cho Ty Bưu chính
chuyển đi (mang tính chất trung gian).
 a4. Các quy định liên quan đến thể thức:

• Bắt đầu từ thời Trần thì thể thức đã được

quan tâm, nhưng còn khá đơn giản, chưa
cụ thể (VD: quy định việc in dấu vân tay
vào các giao dịch dân sự; đưa vào nội
dung thi tuyển thư lại).
• Đến thời Lê Thánh tông, một số yếu tố
thông tin trong thể thức bắt được được
quy định như: Trong văn bản phải thể hiện
Quốc hiệu, thời gian ban hành VB...
 a4. Các quy định liên quan đến thể thức (tt 1):

• - Đối với chữ ký, thời Trần đã có quy định liên

quan đến điểm chỉ, thời Lê có quy định cụ thể
hơn về vị trí chữ ký và thẩm quyền ký Quy định
này càng chặt chẽ hơn dưới thời Nguyễn: Đối
với các VB ban hành, ngoài chữ ký của người
đứng đầu cơ quan, còn có chữ ký của người
thảo VB và người soát VB.
• Ngoài ra, thời Nguyễn còn có quy định, nếu ký
tuỳ tiện (không đúng thẩm quyền) thì phải chịu
các hình phạt (như phạt đánh trượng)...
a4. Các quy định liên quan đến thể thức (tt 2):

• - Ngoài chữ ký, con dấu cũng là một yếu

tố được các triều đại PK rất coi trọng. ở
một chừng mực nhất định, nó còn được
coi trọng hơn cả chữ ký, vì con dấu được
coi là quyền uy của một vương quyền.
Con dấu được coi trọng ở chỗ, khi muốn
thu hồi quyền lực của ai đó, trước tiên
người ta thu lại con dấu.
• Có rất nhiều loại con dấu, người ta phân
biệt giá trị bằng chất liệu làm ra con dấu
đó.
 a4. Các quy định liên quan đến thể thức (tt 3):

• Về trách nhiệm giữ dấu của cơ quan cũng được

quy định cụ thể như: Nhân viên giữ dấu có
quyền từ chối không cho dấu nếu VB ký không
đúng thẩm quyền hoặc đóng dấu vào VB không
có mục đích công. Nếu người giữ dấu thực hiện
không đúng mà vị nể, cho dấu không đúng phải
chịu trách nhiệm và được coi là tòng phạm.
• Ngoài ra, đối với các con dấu của nhà vua trong
những ngày trước khi nghỉ tết, người ta đóng
dấu khống chỉ để phục vụ yêu cầu đột xuất. Sau
tết có tổ chức lễ khai ấn.
 a5. Những quy định về chuyển giao VB:

• Những quy định về chuyển giao VB dưới thời PK đã

đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời và chính
xác. Đặc biệt dưới thời Nguyễn quy định cụ thể thời
hạn chuyển giao VB theo 3 mức: tối khẩn, thượng
khẩn và đi thường.
• Ngoài những quy định cụ thể về thời gian chuyển
giao VB, còn có các quy định về chế độ khen
thưởng (thường là thưởng tiền) hoặc các hình phạt
như đánh trượng, biếm chức... nếu chuyển giao VB
không kịp thời.
 a6. Những quy định liên quan đến giải quyết
văn bản:
• Yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo về tính chính xác
và kịp thời. Như trong Quốc triều hình luật (thời Lê)
quy định: giải quyết VB sai nguyên tắc, chậm quá
hoạn thì có thể bị biếm chức, cắt chức hay xử tội đồ.
Dưới thời Nguyễn đã có quy định cụ thể về thời hạn
giải quyết VB, đó là VB bình thường thì thời hạn giải
quyết là 3 ngày, những VB có độ phức tạp cần sự
phối hợp của nhiều cơ quan thì tối đa không quá 10
ngày; nếu quá hạn thì phải báo cáo lên cơ quan cấp
trên, nếu không đúng, cứ chậm 1 ngày đánh 10 roi,
thêm 1 ngày nữa phạt đánh trượng và có thể bị biếm
chức, cắt chức.
 * Nhận xét chung:

• Các triều đại PK Việt Nam (đặc biệt thời Hậu Lê

và thời Nguyễn) đã quan tâm thiết lập những tổ
chức chuyên trách về công tác CVGT.
• Những quy định trong công tác CVGT đã được
thể chế hoá ở mức độ khá cao, cụ thể như đã
được quy định trong Luật, chiếu, chỉ... nhiều quy
định về lĩnh vực này ngày nay chúng ta còn
đang kế thừa.
• Qua những quy định của thời PK về công tác
CVGT ta thấy, đây là một lĩnh vực gắn chặt với
nội dung cải cách nền hành chính.
 b. Hệ thống văn bản QLNN thời Pháp thuộc
• Trong thời kì thuộc Pháp, chính quyền thực dân
đã sử dụng nhiều loại văn bản hành chính mới
như Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo. . .
• Tiếng Pháp là ngôn ngữ chính thức (công ngữ)
được dùng để ban hành văn bản.
• Ngoài ra, các cơ quan thuộc hệ thống chính
quyền của triều đình Huế và các làng xã còn
dùng cả chữ Hán và chữ Quốc ngữ để làm văn
bản hành chính.
 c. Hệ thống văn bản QLNN từ 1945 đến nay
• *Giai đoạn 45-75:
• Hiến pháp
• Luật
• Sắc luật
• Sắc lệnh
• Pháp lệnh
• Lệnh
• Nghị định
• Chỉ thị
• Thông tư
• Thông lệnh,
• Thông sức,
• Thông đạt,
• Định lệnh...
 Nhận xét chung:
• Có một số tồn tại sau:
• - VB ban hành không đúng thẩm quyền (cả hình thức và nội
dung).
• VD: Thời kỳ HP1946, NĐ được ban hành bởi nhiều cơ quan,
người ta thấy thời kỳ này UBHC ban hành rất nhiều NĐ có quy
định về lập quy. Đến thời kỳ HP59 thì Thủ tướng Chính phủ
không được ban hành, nhưng vẫn thấy có rất nhiều VB này.
• VB thời kỳ này còn sử dụng sai chức năng (VD như Thông tư
là hình thức để HD thì có cả những NĐ cũng dùng để hướng
dẫn). Chức năng giữa NĐ và QĐ, giữa QĐ và Thông tư còn lẫn
lộn.
• Nguyên nhân: Thiết chế Nhà nước chưa hoàn chỉnh như hiện
nay, nhất là phân quyền, phân cấp giữa các cơ quan TW và địa
phương. Về thẩm quyền và công dụng thì ngày nay được quy
định rõ ràng hơn, cụ thể hơn.
 *Giai đoạn 1975 đến nay:

• Hệ thống VB thời kỳ này cơ bản vẫn trên cơ sở kế thừa

hệ thống VB của các thời kỳ trước đó. Tuy nhiên, về
công dụng và thẩm quyền ban hành được quy định chặt
chẽ và có tính ổn định hơn

• Ưu điểm:
• Ngày nay các quy định về VB đã có một hệ thống, một
hành lang pháp lý ổn định.
• Đã xây dựng được cơ chế quản lý VB thống nhất.
• Đã thống nhất các quy định về quản lý và sử dụng con
dấu.
• Nhược điểm:

• Còn một số sai sót về thể thức VB.

• Một số VB ban hành chưa phù hợp với thực tế và thiếu tính
khả thi, thậm chí trái với VB của cấp trên hoặc không đảm bảo
được tính hợp hiến và hợp pháp.
• Dùng hình thức VB hành chính để quy định và quyết định
những vấn đề mang tính chất quy phạm.
• Nhiều khi Luật, Pháp lệnh đã được ban hành, nhưng chậm đi
vào thực tế do phải chờ NĐ và TT (VD: Luật Ban hành
VBQPPL thông qua năm 1996, đến 1997 mới có NĐ).
• Có nhiều VB dưới luật lấn át VB luật, đặc biệt cũng có sự mâu
thuẫn, chồng chéo nhau
• Về công tác CVGT việc ứng dụng CNTT trong quản lý VB của
các cơ quan, công sở chưa đồng bộ, mạnh ai nấy làm, không
thống nhất. Đặc biệt yếu về công tác lập hồ sơ hiện hành.
 Nguyên nhân của các tồn tại

• Nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý nhận thức

chưa đầy đủ về vai trò và chức năng của VB.
• Lề lối làm việc theo cơ chế quan liêu bao cấp trong các
cơ quan đã dẫn đến việc ban hành nhiều VB trùng thừa,
không có hiệu lực.
• Công tác quản lý và kiểm tra VB còn yếu.
• Việc đào tạo, huấn luyện cán bộ không được thực hiện
thường xuyên và rộng rãi.
• Các tài liệu hướng dẫn chưa có sự thống nhất.
• Về mặt ngôn ngữ: chưa xây dựng được một hệ thống
thuật ngữ về hành chính và VB quản lý một cách cụ thể,
chính xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trong quá
trình xây dựng VB.
VĂN BẢN
 LUẬT HÌNH THƯ
• Nhà Lý cho ban hành thể lệ chuộc tội: những người già trên 70 tuổi, trẻ con
dưới 15 tuổi, người có nhược tật, những người họ nhà vua và người có
công nếu phạm tội có thể chuộc tội bằng tiền, trừ khi người đó phạm phải
những tội trongthập ác:
• Mưu phản: làm nguy xã tắc
• Mưu đại nghịch: làm nguy tông miếu, cung khuyết
• Mưu bạn nghịch: nổi loạn theo giặc
• Ác nghịch: đánh giết ông bà cha mẹ
• Bất đạo: giết người vô tội
• Đại bất kính: dùng những đồ dành riêng cho vua, trộm và giả mạo ấn vua
• Bất hiếu: mắng chửi hay không để tang ông bà cha mẹ
• Bất mục: đánh giết những người thân thuộc gần
• Bất nghĩa: dân giết quân, trò giết thày, lính giết tướng
• Nội loạn: thông dâm với họ hàng thân thiết, thiếp của ông hay cha
• Năm 1071, triều đình bổ sung thêm quy định về chuộc tội: tùy theo tội nặng
nhẹ thì nộp tiền với mức độ nhiều ít khác nhau[1].
• Người phạm tội ăn trộm sẽ bị chặt hết ngón chân, ngón tay. Năm 1043, Lý
Thái Tông đặt thêm quy định: ai trộm lúa của dân sẽ bị đánh 100 trượng;
nếu không lấy được mà làm bị thương người khác sẽ bị tội lưu. Quân lính
lấy của cải của dân sẽ bị đánh 100 trường và thích 30 chữ.

Luật
 CHIẾU CẦN VƯƠNG

• Bài đại cáo về mưu lược của hoàng đế, quan viên và nhân dân trung nghĩa ở miền Nam
tuân hay.
Bản mật chiếu đại cáo này phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Hàm Nghi năm thứ năm, ngày mồng sáu tháng sáu.
• Trẫm vâng noi đại thống, nối tiếp cơ đồ lớn lao, nhưng vận nước gian truân, bọn giặc
thôn tính, thế thậm lan dần, không thể tạm yên. Vì thế đã mật triệu các bề tôi vào viện Cơ
Mật uống máu ăn thề, hẹn trước hết đánh phá tại kinh thành, sau đó đuổi dài vào Gia
Định. Chẳng ngờ Văn Tường hai lòng, nên xa giá phải dời đi Cam Lộ.
• Bởi thế, vua tôi lại phải ăn thề lần nữa để lo khôi phục, mưu định đi nước khác cầu viện.
Trẫm nào tiếc thân hèn, nên chẳng ngại lao nhọc vượt núi non biển cả, xông pha chỗ
chết, đích thân sang nước Đại Đức cầu sự giúp đỡ. Đã được nước ấy chuẩn thuận.
• Khi về thẳng Quảng Đông đã tiếp kiến các quan viên hội họp biện bạch, lòng trẫm an ủi
gấp bội, đã ban mệnh vâng theo một cách nghiêm ngặt mật cáo rằng: phàm có tai mắt ắt
cùng nghe thấy, thì cùng mối thù của đất nước chẳng đội chung trời nên bàn rằng: bậc
hiền nhân quân tử có chí khí đau xót cho thời thế, nay trẫm mượn nước Ngu để đánh
nước Quắc, mưu định dẹp loài mọi rợ, phải sớm dựa vào nước ngoài, đã tụ họp được
nhiều người, nhưng không tiền của sao nuôi dưỡng (lực lượng) được. Trẫm riêng lo vậy.
Nếu như các bề tôi trung, người dân có nghĩa ở miền Nam hẵng xuất của cải giúp nước,
thì sẽ đem họ tên, số tiền ghi vào sổ vàng, đợi ngày sau sự nghiệp hoàn thành, chiếu
theo số mà hoàn trả gấp bội và đền bù vàng, phong hộ (phong thực ấp) chẳng dè sẻn gì
đối với ơn xưa. Hãy cố gắng thay tướng sĩ! Hãy thấu cho lòng trẫm. Kính thay.
• Đóng ấn: (Đại phương ấn): Hàm Nghi bảo ấn
(Viên ấn): Phúc Minh chi ấn
(Tiểu ấn): Hoàng đế
• (Bản dịch của nhà nghiên cứu Trần Đại Vinh, giảng viên Trường ĐH Sư phạm - ĐH Huế).

CHIẾU
 DỤ - TỰ ĐỨC
• Hơn nữa, đại dương rộng lớn ngăn cách bọn man rợ đó với lãnh thổ ta, từ ban đầu ta chẳng có hiềm
khích gì với chúng, nhưng vì tham lam, đồi bại, khinh người đã thúc đẩy chúng chống lại ta một cách vô
lý, lại gây ra loạn lạc ở vùng ven biển xứ ta cũng chẳng có lý do gì, chúng ra tay cướp bóc ghe thuyền và
trâng tráo gây ra cảnh hỗn loạn trong dân chúng. Người trí thức kẻ thường dân, ai mà không nghiến răng
phẫn nộ, nghỉ đến việc ăn thịt chúng và tìm cách lột da chúng. Vì thế không phải một người, một sớm một
chiều, có thể làm được! Có ai chỉ biết ăn hoa quả của đất đai mà không biết đến trung thành và bổn
phận? Trẫm ra lệnh cho tất cả quan chức các tỉnh huy động người có học cũng như toàn thể dân chúng
địa phương liên hệ phải biết đứng lên và nổi dậy. Đây là lúc không được nói lên những lời do dự. Lúc
không có gì e ngại, thì ta vui hưởng, cày cấy, trồng trọt, tom góp của cải và giúp đỡ lẫn nhau, nhưng khi
hiểm nguy trước mặt, thì phải hợp nhau tiếp sức mà hành động, tất cả phải chiến đấu tìm giải pháp thoát
khỏi hiểm nguy. Hơn nữa, từ ngày hôm nay, trong từng vùng có ai lanh lợi hiểu biết thì phải tận dụng sự
lanh lợi và hiểu biết của mình cho có hiệu quả. Làng nào có được mười nhà lại chẳng có một người đáng
cho ta tin cẩn. Tại sao trong những nhà tranh vách lá lại chẳng có ai xứng đáng và ưu tú đủ sức vươn lên
cho người khác biết hay sao, dù họ có bị chèn ép đi nữa? Làm sao Trẫm tìm ra họ? Trẫm ra lệnh cho tất
cả các quan chức, trừ ra chính quyền cấp xã, từ tỉnh trưởng đến phó tỉnh trưởng cấp một và cấp hai, phải
tìm kiếm những ai biết phương cách hữu hiệu để đánh đuổi quân man rợ đang lâm vào bệnh điên rồ, mọi
người phải thông báo với quan chức địa phương để tấu trình lên Trẫm, không được sơ sót và quên bất cứ
ai; sau đó Trẫm sẽ lựa chọn. Tuy nhiên những ai tiến cử phải cận thận đừng quá ôm đồm làm cho thư từ
hành chính trở nên nặng nề vô ích. Trẫm cũng cho tất cả các địa phương biết, không phân biệt là quan
văn hay quan võ, ai thật sự có trí thông minh, lanh lợi, thành thạo, có phương tiện hành động và lòng quả
cảm giết giặc cướp thì hãy xin theo các võ tướng, quan chức địa phương có bổn phận phải thông báo rõ
rệt quyền hạn của họ: Một mặt chỉ bảo từng người sẽ trực thuộc đội quân nào, một mặt phải ghi nhớ tên
tuổi họ.
Sáu tỉnh cực nam kể cả Bình Thuận và Khánh Hòa trực thuộc vị Đại quan tỉnh Gia Định; các tỉnh nằm
giữa Bình Định và toàn thể Quảng Nam thì theo về với Đại võ quan Quảng Nam; Thừa Thiên và tất cả
các tỉnh phía bắc cho đến kinh đô thì cứ theo đúng chỉ thị mà trấn áp. Những ai, sau này tỏ ra xứng đáng
với Tổ quốc sẽ được ngợi khen và thăng thưởng xứng đáng. Hỡi toàn dân có mong muốn theo về với lòng
quyết tâm của Trẫm không! Đây là lời tâm huyết của Trẫm

DỤ
 SẮC PHONG-HẢI PHÒNG
• Phiên âm:
• Sắc Quý Minh tôn thần nguyên tặng Chiêu ứng, Anh thông, Linh tế, Linh
Diệu, Địch các Thượng đẳng thần. Hộ quốc tý dân, nẫm trứ linh ứng. Tứ
kim Phi ưng cảnh mệnh, miến niệm thần hưu khả gia phong tặng: Chiêu
ứng, Anh thông, Linh tế, Linh Diệu, Địch Các, Tuấn Tĩnh Thượng đẳng thần
nhưng chuẩn Thủy Đường huyện, Lỗi Dương xã y cựu phụng sự. thần kỳ
tương hựu bảo ngã lê dân. Khâm tai!
• Tự Đức lục niên thập nhất nguyệt sơ thập nhật.
• Bản dịch:
•  Sắc cho Quý Minh tôn thần từ trước đã được tặng mỹ tự Chiêu ứng Anh
thông, Linh tế, Linh Diệu, Địch các Thượng đẳng thần. Thần rất linh ứng,
luôn bảo vệ đất nước che chở cho nhân dân. Nay trẫm gánh vách mệnh
lớn, nhớ đến công ơn của thần nên phong tặng thêm là Chiêu ứng, Anh
thông, Linh tế, Linh Diệu, Địch các, Tuấn tĩnh Thượng đẳng thần, cho phép
xã Lỗi Dương, huyện Thủy Đường được thờ cúng như trước, mong thần
hãy bảo vệ che chở cho dân ta. Hãy kính theo!
• Ngày 10 tháng 11 năm Tự Đức thứ 6 (1853)
• Ghi chú: Phần niên đại có đóng ấn Sắc Mệnh Chi Bảo;

SẮC
THIÊN ĐÔ CHIẾU
 THIÊN ĐÔ CHIẾU
– Xưa nhà Thương đến đời Bàn Canh năm lần dời đô, nhà
Chu đến đời Thành Vương ba lần dời đô, há phải các vua thời
Tam Đại; ấy theo ý riêng tự tiện dời đô. Làm như thế cốt để mưu
nghiệp lớn, chọn ở chỗ giữa, làm kế cho con cháu muôn vạn
đời, trên kính mệnh trời, dưới theo ý dân, nếu có chỗ tiện thì dời
đổi, cho nên vận nước lâu dài, phong tục giàu thịnh. Thế mà hai
nhàĐinh, Lê lại theo ý riêng, coi thường mệnh trời, không noi
theo việc cũ Thương Chu, cứ chịu yên đóng đô nơi đây, đến nỗi
thế đại không dài, vận số ngắn ngủi, trăm họ tổn hao, muôn vật
không hợp. Trẫm rất đau đớn, không thể không dời.
– Huống chi thành Đại La, đô cũ của Cao Vương, ở giữa khu vực
trời đất, được thế rồng chầu hổ phục, chính giữa nam bắc đông
tây, tiện nghi núi sông sau trước. Vùng này mặt đất rộng mà
bằng phẳng, thế đất cao mà sáng sủa, dân cư không khổ thấp
trũng tối tăm, muôn vật hết sức tươi tốt phồn thịnh. Xem khắp
nước Việt đó là nơi thắng địa, thực là chỗ tụ hội quan yếu của
bốn phương, đúng là nơi thượng đô kinh sư mãi muôn đời.
– Trẫm muốn nhân địa lợi ấy mà định nơi ở, các khanh nghĩ thế
nào?
• (Bản dịch của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, in trong Đại Việt sử
ký toàn thư, Nhà Xuất bản Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1993)
CHIẾU
Bản tấu của Quốc sử quán về việc chuẩn bị các loại giấy, mực dùng để
in sách “Thực luc chính biên đệ lục kỷ” và hai tập sách Liệt truyện
chính biên, năm Duy Tân thứ 3 (1909), Nguồn: TTLTQG I

TẤU
Chú thích về Châu bản
Ngự phê của vua Minh Mạng
Ngự phê của vua Tự Đức
Con dấu
Con dấu 2