TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC TPHCM

Khoa: Du lịch – Khách sạn

CHƯƠNG 7:
QUẢN TRỊ THÔNG TIN &
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Giảng viên: Hà Công Khanh
 MEMBERS

• HÀ VĂN HẬU 17DH107706

• TRƯƠNG BÍCH HẬU 17DH107267
• LÂM THÁI HIỀN 17DH107691
• NGUYỄN THU HIỀN 17DH107674
• ĐẶNG MINH HOÀNG 17DH103391
• BÙI NHƯ HUỆ 17DH107397
 I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
1. Khái niệm thông tin, quản trị thông tin
2. Vai trò thông tin
3. Phân loại thông tin
4. Những yêu cầu tổ chức thông tin trong nghiệp vụ văn phòng
II. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ:

MỤC 1. Khái niệm công tác văn thư

2. Nội dung công tác văn thư
3. Yêu cầu công tác văn thư

LỤC
4. Ý nghĩa công tác văn thư
III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ – GIẢI QUYẾT VĂN BẢN:
1. Quản lý văn bản đi
2. Quản lý văn bản đến
3. Quản lý văn bản nội bộ
4. Quản lý văn bản mật
5. Quản lý văn thư điện tử
6. Quản lý và sử dụng con dấu
7. Quản lý công văn và giữ gìn bí mật tài liệu
I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
1. KHÁI NIỆM THÔNG TIN, QUẢN TRỊ THÔNG TIN:

• THÔNG TIN: là sự truyền tín hiệu, trao đổi tin tức giữa người gửi
với người nhận.
Thông tin đem lại nhiều kiến thức, sự hiểu biết cho con người.
• QUẢN TRỊ THÔNG TIN: là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều
hành và kiểm soát các hệ thống thông tin sao cho có hiệu quả.
2. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN:

• Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt được
mục tiêu chung.
• Là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định.
• Giúp gắn kết các hoạt động giữa các cấp quản trị của doanh nghiệp.
• Rút ngắn khoảng cách giữa các quốc gia.
3. PHÂN LOẠI THÔNG TIN:
a. Phân loại theo pháp lý:

• Thông tin chính thức.

• Thông tin không chính thức.
b. Phân loại theo • Thông tin tra cứu.
tính chất, đặc điểm
sử dụng thông tin: • Thông tin báo cáo.
c. Phân loại theo
phạm vi của linh • Thông tin kinh tế.
vực hoạt động: • Thông tin chính trị - xã hội.

d. Phân loại theo • Thông tin quá khứ.

tính chất thời • Thông tin hiện tại.
điểm: • Thông tin tương lai.
e. Phân loại
• Theo quan hệ quản lý.
thông tin theo • Thông tin từ dưới lên trên.
các tiêu chí • Thông tin liên lạc đan chéo.
khác:
• Thông tin bằng văn bản.
f. Phân loại • Thông tin bằng lời nói.
theo hình thức • Thông tin không lời.
truyền tin:
 • Phù hợp
4. Những yêu • Chính xác
cầu khi tổ • Đầy đủ
chức thông • Kịp thời
tin trong • Có tính hệ thống và tổng hợp
• Đơn giản dễ hiểu
nghiệp vụ
• Đảm bảo yêu cầu bí mật
văn phòng:
• Đảm bảo tính hiệu quả
II. TỔNG QUAN 1. Khái niệm:
• Văn thư bao gồm các công việc về soạn
VỀ CÔNG TÁC thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài
liệu.
VĂN THƯ: • Lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
• Quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư.
2. Nội dung:
• Soạn thảo: theo dõi, soạn văn bản, duyệt
và sửa chửa, bổ sung nội dung.
• Ban hành: Đọc, quan sát, phê duyệt, ký
văn bản. Sau cùng đánh máy, sao in và
hoàn thiện.
3. Yêu cầu của công tác văn thư:
• Chính xác về nội dung.
• Chính xác về thể thức văn bản.
• Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ.
• Nhanh chông.
• Bí mật.
• Hiện đại.
4. Ý nghĩa của công tác văn thư:
• Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi thông tin bằng văn bản.
• Đảm bảo giữ lại đầy đủ hồ sơ, làm tốt công tác lưu trữ.
 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN:
A. Phân loại văn bản.

B. Mở bao thư.
III. TỔ CHỨC
QUẢN LÝ – GIẢI C. Lấy phần nội dung ra.
QUYẾT VĂN BẢN:
D. Đóng dấu ngày giờ.

E. Đọc và ghi chú.

F. Đưa cho cấp trên duyệt.

G. Soạn phiếu luân chuyển tài liệu thư tín.

H. Phân phối văn thư.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI:
1. Kiểm tra
2. Gấp và bỏ vào bao thư
3. Cân và dán tem
4. Vào sổ công văn đi
 Văn bản nội bộ: là văn bản, giấy
tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ
cơ quan.

Giải quyết nhanh chóng, đúng thủ

tục
QUẢN LÝ VĂN
BẢN NỘI BỘ: Thủ tục ban hành

Thủ tục chuyển giao và quản lý

văn bản.
QUẢN LÝ VĂN BẢN MẬT
QUẢN LÝ VĂN THƯ
ĐIỆN TỬ
• Văn thư điện tử: phương tiện
truyền thông bằng điện tử từ
máy này sang máy khác.
• Thư điện tử (Email): là hệ
thống gửi thông tin trực
tuyến từ máy tính này qua
máy tính khác.
• Xử lý văn thư điện tử: lưu
chuyển theo từng giờ.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

QUY ĐỊNH CHUNG:

• Điều 1: Con dấu phải có giá trị pháp lý.
• Điều 2: Chỉ các cơ quan có thẩm quyền mới được dùng con dấu.
• Điều 3: Các cơ quan, tổ chức được dùng con dấu không có hình
quốc huy.
• Điều 4: Phải có sự cho phép của Bộ nội vụ.
QUY ĐỊNH CHUNG

• Điều 5: Bộ nội vụ quy định cụ thể mẫu con dấu.

• Điều 6: Quy định, quản lý mẫu con dấu dùng trong công tác
đối ngoại.
• Điều 7: Khi sử dụng con dấu của cơ quan phải thông báo
cho Bộ ngoại giao.
• Điều 8: Quy định hình thể, kích thước, nội dung và phạm vi
sử dụng con dấu.
QUY ĐỊNH CHUNG

• Điều 9: Trách nhiệm và quản lý con dấu.

• Điều 10: Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định.
• Điều 11: Nghiêm cấm việc dùng và làm giả con dấu không
đung quy định.
• Điều 12: Việc tổ chức khắc con dấu do Bộ Nội vụ quản lý và
quy định cụ thể.
QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ GIỮ GÌN BÍ MẬT TÀI LIỆU:

• Cứ mười ngày sẽ sắp xếp lại những công văn lưu

Quản lý có mục đích kèm theo.
• Quản lý công văn đến sau khi đã thi hành chuyên
công văn: nội lại văn thư lưu trữ.

Giữ gìn tài • Nhiệm vụ của người phụ trách văn thư là phải bảo
mật.
liệu bí mật: