Bộ môn: Lưu trữ học - Quản trị văn phòng.

Môn: Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý.

Nhóm 7:
Đào Thị Mỹ Duyên (1256130009).
Nguyễn Trí Hiểu (1356130015).
Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044).
Cao Nguyễn Ngọc Trâm (1356130062).
Hoàng Thị Dung (1356130076).
 Chương 1: Khái quát về công tác lãnh đạo,
quản lý.

Câu 1: Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh

đạo và quản lý.
I. Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý:
II. Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý:
Lãnh đạo. Quản lý.

Về khái niệm. Lãnh đạo là việc định ra đường Quản lý là quá trình làm việc
lối, chính sách, chủ trương, mục cùng và thông qua các cá nhân,
đích, tính chất, nguyên tắc hoạt các nhóm cũng như các nguồn
động của một hệ thống nào đó lực để hoàn thành các mục đích
trong các điều kiện môi trường của tổ chức.
nhất định; là quá trình định
hướng dài hạn cho một chuỗi các
tác động của chủ thể quản lý lên
đối tượng quản lý/khách thể
quản lý.
Ý tưởng. Đưa ra. Thực thi.
Cấp dưới. Củng cố niềm tin. Kiểm soát.

Nguyên tắc. Có thể phá bỏ khi cần thiết. Duy trì.

 Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị
hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường
là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh
nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản
lý?

I. Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành

chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là
nhà quản lý?
 II. Tại sao trong các doanh
nghiệp nên tách biệt giữa lãnh
đạo và quản lý?
Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực
hiện những chức năng nào trong hệ thông quản lí của
mình?
I. Chức năng dự báo/dự đoán (forecasting):

1. Khái niệm:
2. Phương pháp:
II. Chức năng hoạch định (planning):
1. Khái niệm:
2. Phương pháp:
III. Chức năng tổ chức (organizing):
IV. Chức năng điều khiển (directing – chỉ
huy, coordinating – phối hợp):

1. Khái niệm:
3. Vai trò:
V. Chức năng động viên (mobilising):
VI. Chức năng kiểm tra
(reviewing):
VII. Chức năng điều chỉnh (adjustment):

1. Khái niệm:
VIII. Chức năng đánh giá (evaluation):

1. Khái niệm:
3. Vai trò:
 Câu 4: Các đặc điểm lao động nào của nhà
lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến
thông tin?
I. Đặc điểm hoạt
động trí tuệ:
II. Đặc điểm về tác
phong lãnh đạo:
III. Đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo,
quản lý:
IV. Đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên
và cấp dưới:

Nhận
xét.
Đánh Tác
giá.
Đánh dụng.
giá.
V. Đặc điểm về các năng lực liên quan đến
thông tin:
 Hiểu được rất Nhận thức được
nhanh tình huống những gì có thể xảy
hiện tại. ra trong tương lai.
CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG
TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ.
I. CÂU 1: TẠI SAO THÔNG TIN ĐƯỢC COI LÀ HỆ
THẦN KINH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ?
 Thông tin được các nhà lãnh đạo, quản lý coi như hệ thần
kinh của hệ thống quản lý vì vai trò của thông tin trong các
hoạt động lãnh đạo, quản lý có tầm quan trọng đặc biệt cũng
giống như vai trò của hệ thần kinh đối với con người, cụ thể:
 II. CÂU 2: TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN
CHÍNH THỨC VÀ THÔNG TIN KHÔNG CHÍNH THỨC
TRONG PHỤC VỤ THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO,
QUẢN LÝ?
1. TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN CHÍNH
THỨC.
2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN KHÔNG
CHÍNH THỨC.
Do đó, người cán bộ lãnh đạo,
quản lý phải biết sử dụng
thông tin không chính thức
phục vụ cho mục đích của hệ
thống quản lý và trong trường
hợp cần thiết, biết sử dụng
những phương pháp phù hợp
hạn chế bớt tác hại của nó.
3. TẦM QUAN TRỌNG CHUNG CỦA THÔNG TIN CHÍNH
THỨC VÀ THÔNG TIN KHÔNG CHÍNH THỨC.
III. CÂU 3: PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI
THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ?
 TÍNH KỊP THỜI.

Được Tính
quyết đầy đủ
định bởi Thể hiêṇ Thể hiêṇ và tính
những về mă ̣t ý thức tổ kịp
điều thời gian chức kỷ thời
kiêṇ cụ trong viêc̣ luâ ̣t, tinh của
thể do thu thâ ̣p, thần thông
sự chín xử lý trách tin có
muồi thông tin nhiêm ̣ sự
của vấn sớm hay với công mâu
đề. muô ̣n. viêc̣ và sự thuẫn
tôn trọng với
cấp trên nhau.
của cấp
dưới.
5. TÍNH
CÔ
ĐỌNG.
6. TÍNH LOGIC.
IV. CÂU 4: PHÂN TÍCH SỰ THỐNG NHẤT GIỮA
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ THÔNG TIN?
 CHƯƠNG 3: THÔNG TIN VỚI QUYẾT ĐỊNH QUẢN
LÝ VÀ HOẠCH ĐỊNH CHÍNH SÁCH.
I. CÂU 1: HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH
ĐẠO, QUẢN LÝ CÓ Ý NGHĨA QUAN TRỌNG NHƯ
THẾ NÀO ĐỒI VỚI VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN
LÝ? TẠI SAO? LẤY VÍ DỤ MINH HỌA?
 II. CÂU 2: NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN CÁC QUYẾT
ĐỊNH QUẢN LÝ SAI LẦM LIÊN QUAN ĐẾN THÔNG
TIN? ĐỂ GIẢM CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ SAI
LẦM, NHÀ QUẢN TRỊ PHẢI LÀM GÌ DƯỚI GÓC ĐỘ
THÔNG TIN? LẤY VÍ DỤ MINH HỌA?
1. NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN CÁC QUYẾT ĐỊNH
QUẢN LÝ SAI LẦM LIÊN QUAN ĐẾN THÔNG TIN?
Nguyên nhân chủ quan.
2. ĐỂ GIẢM CÁC QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ SAI LẦM, NHÀ
QUẢN TRỊ PHẢI LÀM GÌ DƯỚI GÓC ĐỘ THÔNG TIN?
3. VÍ DỤ MINH HỌA.
 III. CÂU 3: ĐỂ SOẠN THẢO MỘT BẢN KẾ HOẠCH
HÀNG NĂM CỦA MỘT CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH
NGHIỆP, CẦN CUNG CẤP NHỮNG THÔNG TIN GÌ?
LẤY VÍ DỤ MINH HỌA?
Đối với Hạng mục 1, Đặc điểm tình hình, cần cung cấp
thông tin về:

1. 2.

3. 4.

5. 6.

7.
Đối với Hạng mục 2, Các mục tiêu, cần cung cấp:
 Đối với Hạng
mục 3, Những
nhiệm vụ chính
phải thực hiện.
 Đối với Hạng
mục 4, Các chỉ
tiêu kế hoạch cụ
thể.
Ví dụ:
 IV. CÂU 4: ĐỂ SOẠN THẢO MỘT BẢN BÁO CÁO
TỔNG KẾT HOẠT ĐỘNG HÀNG NĂM CỦA MỘT CƠ
QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP, CẦN CUNG CẤP
NHỮNG THÔNG TIN GÌ? LẤY VÍ DỤ MÌNH HỌA?
Đối với Hạng mục 1, Đặc điểm tình hình, cần cung cấp:
 Đối với Hạng mục
3, Kết quả thực
hiện các chỉ tiêu kế
hoạch, đánh giá kết
quả thực hiện, cần
cung cấp:
Đối với Hạng mục
7, Phương hướng
năm tiếp theo, cần
cung cấp:
Ví dụ:
 V. CÂU 5: TRƯỚC KHI RA QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG
NHÂN SỰ MỚI, NHÀ QUẢN LÝ CẦN NHỮNG THÔNG TIN
GÌ?
a. NGUỒN NỘI BỘ:
b. NGUỒN BÊN NGOÀI.
1. THÔNG TIN VỀ
CĂN CỨ PHÁP LÝ.
VII. CÂU 7: NHỮNG CƠ QUAN NÀO THAM GIA VÀO VIỆC
PHỤC VỤ THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ HOẠCH
ĐỊNH CHÍNH SÁCH?
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ.

CÂU 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ LÀ GÌ? PHÂN TÍCH Ý
NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ?
I. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
II. Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
CÂU 2: NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC?
I. HIỆN TƯỢNG LỌC TIN.
II. HIỆN TƯỢNG NHIỄU TIN.
 Khắc
phục:
III. HIỆN TƯỢNG QUÁ TẢI TIN.
 CÂU 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỔ
BIẾN ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ PHỤC VỤ CHO CÁC
NHÀ QUẢN LÝ Ở CẤP NÀO? TẠI SAO?
Phục vụ cho cả ba cấp quản lý.
 a. Hệ
thống
thông tin
báo cáo.
 Đáp ứng nhu cầu thông tin
nhằm hoạch định và kiểm
soát chiến lược, hỗ trợ
những hoạt động hàng ngày
như lên lịch làm việc, báo
cáo những chỉ số quan trọng
nhất của tài chính là tiền
d. Hệ thông mặt và doanh thu.
tin hỗ trợ lãnh
đạo.
Phục vụ cho cả
ba cấp quản lý.
f. Mạng
tính toán
nơron
nhân
tạo.
 I. TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.

1. HỆ THỐNG THÔNG TIN SẢN XUẤT,

KINH DOANH HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH.
II. TRONG QUẢN LÝ CƠ QUAN, TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP.

1. HỆ TỰ ĐỘNG VĂN PHÒNG.

a. b. Cấu c.
Nguồn trúc. Thành
gốc. phần.
 d. Đặc điểm của các thành phần.
Thành phần. Đặc điểm.

Đối tượng sử Tất cả mọi người.

dụng.
Dữ liệu. Đa dạng: văn bản, tiếng nói,
hình ảnh, chương trình.
Thủ tục. Giao tiếp và truyền thông.
Công nghệ Phần mềm, phần cứng: thay
thông tin. đổi nhiều và nhanh.
 2. HỆ
THỐNG
XỬ LÝ
GIAO
DỊCH.
 d. Đặc điểm của các thành phần.
Thành phần. Đặc điểm.

Đối tượng sử Các nhân viên và các nhà quản lí cấp tác
dụng. nghiệp.

Dữ liệu. Các giao dịch hằng ngày (cụ thể, chi tiết).

Thủ tục. Có cấu trúc và chuẩn hóa.

Công nghệ Phần mềm: thường sử dụng các phần mềm lưu
thông tin. trữ file; phần cứng: không cần phần cứng
3. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
NHÂN LỰC.
b. Mục tiêu.
 c. Đặc điểm của các thành phần.
Thành phần. Đặc điểm.

Đối tượng sử Cán bộ phòng tổ chức nhân sự, phòng hành chính.
dụng.
Dữ liệu. Các thông tin liên quan tới vấn đề tuyển dụng, sử dụng,
quản lí nhân sự (cụ thể, chi tiết).

Thủ tục. Có cấu trúc. Thông tin cần tạo ra: Báo cáo tóm tắt định
kì cụ thể, dễ hiểu; báo cáo theo yêu cầu (kịp thời, tin
cậy); báo cáo ngoại lệ.
Công nghệ thông Phần mềm: Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
tin.
Bảng tính điện tử: Lotus, Excel.

Phần cứng: Đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ

được nhiều dữ liệu quá khứ.
CÂU 5: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN
HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH PHỔ BIẾN
ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG HIỆN NAY
LÀ NHỮNG HỆ THỐNG NÀO?
2.

Lấy từ hệ thống xử lí giao

dịch và từ nguồn môi
trường bên ngoài.
II. HỆ
THỐNG
THÔNG
TIN
QUẢN
LÝ.
 Đối với
công tác
quản lí.

Đối với
công tác
nhân sự.
4. ĐẶC ĐIỂM.
 5. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC THÀNH PHẦN.
Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhà quản lí cấp chiến thuật.

Có cấu trúc, từ hai nguồn: hệ thống xử lý giao dịch các giao
Dữ liệu dịch hàng ngày và từ các kế hoạch

Có cấu trúc. Thông tin cần tạo ra: báo cáo tóm tắt định kì
Thủ tục (chính xác, dễ hiểu), báo cáo theo yêu cầu (kịp thời, tin cậy) ,
báo cáo ngoại lệ.
Phần mềm: sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Fox, Access,…)
cho những thủ tục xử lí đơn giản và truyền thống, những vấn
Công nghệ thông đề khác có thể dùng thêm chương trình Excel.
tin
Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được
nhiều dữ liệu quá khứ.
III. HỆ HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH.
 3. ĐẶC ĐIỂM.
a. b.

c. d.

e. f.

g. h.
4. a. b.

c. d. e.

f. g. h.
 5. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC THÀNH PHẦN.
Thành phần. Đặc điểm.

Đối tượng sử dụng. Các nhà quản lí các cấp.

Từ bên trong (hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin

quản lý) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên
Dữ liệu.
cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin,…).

Các mô hình/các công cụ của hệ hỗ trợ ra quyết định. Thông

Thủ tục. tin cần tạo ra: độ nhạy và dạng thức/quan hệ.

Phần mềm: Excel, Access, @Risk/Risk Master, SPSS,…

Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được

Công nghệ thông tin. nhiều dữ liệu quá khứ. Công nghệ phát triển tương đối ổn
định, có hướng phát triển tốt.
IV. HỆ THÔNG TIN HỖ TRỢ LÃNH
ĐẠO.
1. NGUỒN
2. TÁC DỤNG.
GỐC.
3. MỤC ĐÍCH.
 4. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC THÀNH PHẦN.
Thành phần. Đặc điểm.

Đối tượng sử dụng. Các nhà quản lí cấp cao.

Từ bên trong (hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin

quản lý, hệ hỗ trợ ra quyết định) và bên ngoài (nhiều nguồn
Dữ liệu.
khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch
vụ thông tin,…).

Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn (đồ thị) dễ nhìn, dễ
Thủ tục. sử dụng. Thông tin cần tạo ra: điểm mạnh/yếu của tổ chức,
cơ hội/nguy cơ.

Phần mềm: thường được thiết kế riêng.

Công nghệ thông tin.
Phần cứng: mạnh về biểu diễn đồ thị, hình ảnh.
 V. HỆ CHUYÊN GIA.

1. TÁC
DỤNG.
 VI. MẠNG TÍNH TOÁN NƠRON
NHÂN TẠO.

1. NGUỒN GỐC. 2. ĐẶC ĐIỂM. 3. TÁC DỤNG.

CÂU 6: CÁC TỐ CHẤT, KỸ NĂNG CẦN
RÈN LUYỆN ĐỐI VỚI CHUYÊN VIÊN
LÀM CÔNG TÁC PHỤC VỤ THÔNG TIN
CHO LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ LÀ GÌ? TẠI
SAO?
II. CÁC KỸ NĂNG TỐI THIỂU CẦN THÀNH
THẠO ĐỐI VỚI CHUYÊN VIÊN PHỤC VỤ
THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ.

1. 2.

3. 4.

5.