V I

H
ÀN ỨC
: H H
I I C
I Ổ
NG T
Ơ NG
H Ư O
C TR
 I. NỘI DUNG

1. Tương đồng mục tiêu

2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tương
đồng mục tiêu của tổ chức
3. Các mô hình tổ chức doanh nghiệp
4. Chức năng của người điều hành
 I. TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU
1. Khái niệm: Hành vi tổ chức (HVTC) là hành vi
của con người trong tổ chức (còn được gọi là người
lao động). Hành vi đó được chi phối và quyết định
bởi sự nhận thức, thái độ, năng lực của bản thân
người lao động.
- Tổ chức có mục tiêu
- Cá nhân có mục tiêu (thu nhập, kinh nghiệm, công
việc thú vị…), không nhất thiết phù hợp với mục tiêu
của tổ chức
=> Mục đích của hệ thống kiểm soát quản trị: Các mục
tiêu đảm bảo tương đồng cao nhất.
 I. TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU
2. Giải quyết vấn đề tương đồng mục tiêu
- Cá nhân mong muốn nhận được nhiều lợi ích từ
tổ chức
- Tổ chức chỉ đáp ứng một phần, không ảnh
hưởng đến lợi nhuận trung bình của tổ chức.
- Rất khó để doanh nghiệp có thể thay đổi mục
tiêu của cá nhân
Làm thế nào để tương đồng?
Ví dụ: Cán bộ tín dụng, Air France
 I. TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU
2. Giải quyết vấn đề tương đồng mục tiêu
=> Không khuyến khích cá nhân hành động
chống lại lợi ích cao nhất của tổ chức.
Hai câu hỏi quan trọng nhất phải được trả lời là:
- Hoạt động nào là động lực để cá nhân đạt được
mục tiêu riêng?
- Trong các hoạt động đó, hoạt động nào tốt nhất
cho mục tiêu của tổ chức?
 I. TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU
Ví dụ: Muốn thống nhất mục tiêu tối đa hoá lợi
nhuận của doanh nghiệp với mục tiêu tối đa hoá
thu nhập của cá nhân người lao động doanh
nghiệp quy định lương thưởng của người lao động
tính trên cơ sở mức đóng góp của người lao động
vào lợi nhuận. Như lương thưởng của công nhân
tính trên sản lượng sản phẩm sản xuất, của nhân
viên kinh doanh tính trên khối lượng hàng tiêu
thụ.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Nhân tố

Nội sinh
Ngoại sinh - Văn hóa
- Quy định, tiêu - Phong cách quản lý
chuẩn về hành vi XH - Tổ chức phi chính
- Quy định của địa thức
phương - Nhận thức và truyền
- Yếu tố thu hút thông
 II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

1. Nhân tố ngoại sinh

(1) Quy định về hành vi trong xã hội, nơi mà tổ chức đó
hoạt động.
Quy định này bao gồm một tập hợp những quan điểm như
là đạo đức nghề nghiệp. Nó được biểu hiện thông qua sự
trung thành với tổ chức, sự siêng năng, sự tận tụy và niềm
tự hào đối với công việc của họ đang làm chứ không phải
những quy định giám sát từ tổ chức.
(2) Quy định về yếu tố địa phương nơi mà tổ chức đó
hoạt động.
=> Khuyến khích, thu hút các công ty đầu tư, ngành nghề…
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

1. Nhân tố ngoại sinh

Ví dụ: Thung lũng Silicon
Trải dài từ Nam California dài 30 dặm và rộng 10
dặm, trở thành nơi sản sinh ra các doanh nghiệp sáng
tạo và giàu có.
Thung lũng Silicon thu hút những người có những
đặc điểm chung: một tinh thần doanh nhân, một niềm
say mê công việc khó khăn, tham vọng cao và sở
thích về các thiết lập làm việc không chính thức.
Nhiều công ty nổi tiếng: Microsoft, Apple, Intel…
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

2. Nhân tố nội sinh

a. Văn hóa
- Là nhân tố nội sinh quan trọng nhất. Nó được biểu hiện thông
qua sự tin tưởng vào tổ chức, chia sẻ giá trị, nguyên tắc ứng xử
và những giá trị được chấp nhận một cách rõ ràng, công khai.
- Chuẩn mực văn hóa là vô cùng quan trọng vì chúng giải thích
được lý do hai tổ chức với hệ thống kiểm soát quản trị như
nhau nhưng cách thức áp dụng vào thực tế lại khác nhau.
- Văn hóa tổ chức bị ảnh hưởng bởi:
+ Điều cấm kỵ
+ Bị ảnh hưởng bởi cá nhân điều hành
+ Điều lệ của công đoàn
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Ví dụ: Johnson & Johnson (J&J):

Năm 1982, J&J đã trải qua cuộc khủng hoảng nghiêm
trọng sau khi có thông tin viên thuốc con nhộng Tylenol
dưới nhãn hiệu J&J làm 7 người chết. Những viên thuốc
này không phải do công ty sản xuất nhưng bị gán mác giả
J&J. J&J đã thu hồi toàn bộ viên thuốc Tylenol ra khỏi thi
trường US dù những viên thuốc giả chỉ được bán ra ở
Chicago.
Công ty cũng đã thực hiện 1 cuộc cách mạng truyền thông
để hướng dẫn cách bảo vệ khỏi bị ngộ độc bởi viên thuốc
giả này và tiêu tốn 100 triệu USD cho chiến dịch này.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Ví dụ: Johnson & Johnson (J&J):

=> Nhân viên của J&J vẫn vững tin vào tôn chỉ của
doanh nghiệp bởi việc thực hiện nghĩa vụ của doanh
nghiệp với cộng đồng mặc dù có ảnh hưởng đến lợi
nhuận của doanh nghiệp trong ngắn hạn.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

2. Nhân tố nội sinh

b. Phong cách quản lý
- Là nhấn tố có thể tác động mạnh mẽ nhất đối với kiểm soát quản
trị.
- Thông thường, phong cách quản lý của cấp dưới phản ánh
những gì mà họ cảm nhận được từ phong cách quản lý của cấp
trên và phong cách quản lý của cấp trên lại bắt nguồn từ những
CEO.
- Các nhà quản lý được chia thành nhiều phong cách khác nhau
như lôi cuốn, thân thiện và thoải mái; trầm tĩnh; thích sử dụng
thời gian để giao tiếp với mọi người (quản lý bằng cách đi bộ) và
thiên về việc sử dụng các báo cáo bằng văn bản.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Ví dụ: General Electric (GE):

1. Reginald Jones được bổ nhiệm làm CEO của GE vào đầu
những năm 1970, khi đó là một công ty lớn, đa ngành đã hoạt
động khá tốt ở một số thị trường đã trưởng thành.
Nhưng công ty đã có vấn đề của nó: Một vụ xì-căng-đan định giá
khiến nhiều giám đốc bị bắt giam, sau đó rút lui khỏi kinh doanh
máy tính lớn.
Phong cách quản lý của Jones phù hợp để đưa ra kỷ luật nhiều
hơn cho công ty. Jones chuẩn mực, trang nghiêm, tinh tế, tươi
sáng. Ông lập kế hoạch chiến lược chính thức và là người xây
dựng kế hoạch chiến lược cấp đơn vị đầu tiên trong một tập đoàn
lớn.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Ví dụ: General Electric (GE):

2. Khi Jones nghỉ hưu vào năm 1980, Jack Welch được lựa chọn làm CEO
với phong cách lãnh đạo rất khác và đã đem lại thành công lớn cho GE.
Vấn đề gặp phải lúc này là tốc độ phát triển nhanh của kinh tế toàn cầu.
- Ông là người thiếu kiên nhẫn, hay nói to, thiếu tính quy chuẩn.
- Ông tiến hành thâu tóm, mua lại các doanh nghiệp trên diện rộng,
chuyển từ sản xuất sang dịch vụ, đẩy nhanh chiến lược toàn cầu hóa sang
châu Âu và châu Á.
- Ông thực hiện kiểm soát chất lượng theo 6 sigma, ứng dụng internet
trong kinh doanh
=> Doanh thu tăng 4 lần, lợi nhuận tăng 6 lần, giá cổ phiếu tăng 3.100%.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

Ví dụ: General Electric (GE):

Năm 2001, khi Jack Welch nghỉ hưu, Jeff Immelt đã được
chọn làm chủ tịch và giám đốc điều hành mới. Immelt
được xem là một nhà lãnh đạo tự tin, thân thiện và đáng
mến nhất trong lịch sử GE. Trong khi Welch bị sợ hãi thì
Immelt được tôn thờ.
Immelt có kế hoạch tập trung vào việc sử dụng công nghệ,
định hướng khách hàng, kinh doanh hỗn hợp và quản lý đa
dạng đã giúp GE trở thành công ty có giá trị nhất thế giới.
=> Lãnh đạo GE mỗi người 1 phong cách quản lý nhưng
đều để lại dấu ấn thành công.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

2. Nhân tố nội sinh

c. Tổ chức phi chính thức
Cơ cấu tổ chức mô tả một cách chính thức quyền
và trách nhiệm chính thức của nhà quản lý.
Ví dụ: trong cơ cấu tổ chức giám đốc sản xuất
của bộ phận A phải báo cáo với tổng giám đốc bộ
phận A.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

2. Nhân tố nội sinh

c. Nhận thức và truyền thông
CEO phải nhận thức mục tiêu của tổ chức, truyền
đạt cho cấp dưới: thông qua nhiều kênh, cả chính thức
(như các bảng dự toán và tài liệu chính thức) và phi
chính thức (như trong các cuộc nói chuyện).
Những thông điệp được nhận từ các nguồn khác nhau có
thể xung đột với nhau hoặc bị áp dụng cách hiểu khác
nhau.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

2. Nhân tố nội sinh

d. Nhận thức và truyền thông
Ví dụ: cơ chế ngân sách có thể truyền tải những
thông điệp rằng nhà quản lý có nghĩa vụ đạt
được mục tiêu cao nhất về lợi nhuận trong khi
nhà quản lý cấp cao không thực sự muốn giám
đốc bộ phận căt bỏ chi phí bảo dưỡng hoặc đào
tạo nhân viên vì lợi nhuận hiện tại có thể tăng
nhưng lợi nhuận trong tương lai có thể giảm.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3. Hệ thống kiểm soát

Ngoài các nhân tố không chính thức (nhân tố nội
sinh, nhân tố ngoại sinh) ảnh hưởng quan trọng
đến tương đồng mục tiêu còn có các nhân tố
chính thức như những quy định, quy trình kiểm
soát.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3. Hệ thống kiểm soát

Nội dung

Những quy định Quy trình kiểm soát

- Kiểm soát vật chất - Kế hoạch chiến lược
- Cẩm nang hướng - Ngân sách năm
dẫn - Trung tâm trách
- Hệ thống bảo vệ nhiệm
- Hệ thống kiểm soát - Báo cáo
công việc - Đánh giá
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3.1. Những quy định

Gồm những chỉ dẫn hiện hành, thông thường được thể
hiện bằng văn bản, trong đó mô tả quy trình nghiệp vụ,
các thủ tục vận hành chuẩn liên quan đến các hoạt động
khác nhau của doanh nghiệp và quy định về đạo đức.
Quy định bắt buộc: phi công phải xin phép bộ phận
điều khiển không lưu trước khi cất cánh.
Quy định hướng dẫn: nhân viên tín dụng có thể linh
hoạt chấp nhận khoản tín dụng cho khách hàng chưa đủ
điều kiện (được sự đồng ý của cấp trên).
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3.1. Những quy định

Một vài quy định cụ thể có thể kể đến là:
(1) Kiểm soát về vật chất
Như quy định về nhân viên bảo vệ, khóa nhà kho, mật khẩu máy
tính, giám sát truyền hình… Phần lớn các quy định này liên quan
đến kiểm soát tác nghiệp hơn là kiểm soát quản trị.
(2) Cẩm nang hướng dẫn
Một số quy định được đưa vào cẩm nang hướng dẫn không mang
tính bắt buộc.
Doanh nghiệp quy mô lớn sẽ có nhiều quy định trong cẩm nang
hướng dẫn hơn doanh nghiệp quy mô nhỏ…
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3.1. Những quy định

(3) Hệ thống bảo vệ
Bao gồm
- Kiểm tra chéo giữa công việc tổng hợp và chi tiết.
- Yêu cầu về chữ ký và các bằng chứng khác đối với giao
dịch được ủy quyền.
- Phân quyền.
- Kiểm đếm thường xuyên tiền và các tài sản lưu động khác.
- Kiểm tra hoạt động của hệ thống thông qua kiểm toán viên
nội bộ và bên ngoài.
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3.1. Những quy định

(4) Hệ thống kiểm soát công việc: xây dựng hệ
thống kiểm soát cho từng phần hành công việc
cụ thể. (Chương 1)
II. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TƯƠNG ĐỒNG MỤC TIÊU

3.2. Quy trình kiểm soát

- Lập kế hoạch chiến lược
- Dự toán ngân sách
- Lập kế hoạch doanh thu, chi phí cho các trung tâm
trách nhiệm.
- Đo lường, báo cáo kết quả của trung tâm trách nhiệm
- So sánh dự toán để đánh giá kết quả thực hiện:
• Có đạt được => Khen thưởng
• Không đạt được => Khắc phục hoạt động và chỉnh
sửa kế hoạch
 III. CÁC LOẠI TỔ CHỨC
1. Cấu trúc chức năng: trong đó mỗi nhà quản lý chịu trách
nhiệm về một chức năng cụ thể trong tổ chức như sản xuất,
marketing, …
Áp dụng: trong các doanh nghiệp lớn, hoạt động trong một ngành
nghề, lĩnh vực cụ thể.
Ưu điểm: Quản lý tập trung, tiết kiệm chi phí
Hạn chế:
- Không xác định được lợi nhuận của từng bộ phận trong tổng lợi
nhuận tạo ra của doanh nghiệp.
- Tranh chấp giữa các nhà quản lý chức năng khác nhau chỉ được
giải quyết ở cấp trên cùng, tốn kém thời gian, chi phí.
- Không phù hợp với doanh nghiệp có sản phẩm đa dạng.
 III. CÁC LOẠI TỔ CHỨC
Ví dụ: Tại công ty Boeing, đã có một thời gian khi các kỹ sư
thiết kế làm việc độc lập với những người sản xuất và lắp ráp
các máy bay. Các nhà thiết kế nói “Đây là bản vẽ” và "Bây
giờ, hãy lắp ráp nó". Kết quả là, người sản xuất, người lắp ráp
của Boeing đã phải tốn kém nhiều chi phí, gặp nhiều khó khăn
để thực hiện đúng bản thiết kế. Boeing đã phá vỡ các hệ thống
phân cấp chức năng bằng cách tạo ra "các nhóm thiết kế - xây
dựng", gồm các thành viên từ tất cả các chức năng khác nhau
(dự án sử dụng các nhóm dành riêng cho thiết kế - xây dựng).
Dưới cách tiếp cận theo nhóm này, nhân viên sản xuất đã nói
chuyện trực tiếp với kỹ sư thiết kê. Kết quả là một sản phẩm
sáng tạo được hoàn thành có hiệu quả và nhanh chóng trở thành
tiêu chuẩn công nghiệp.
 III. CÁC LOẠI TỔ CHỨC
2. Cấu trúc bộ phận kinh doanh: nhà quản lý bộ phận
kinh doanh chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động đối với
bộ phận mà họ quản lý. Chức năng cua bộ phận kinh doanh
giống như chi nhánh hay các công ty con độc lập.
Áp dụng: với tập đoàn đa ngành, đa lĩnh vực
Ưu điểm:
- Quản lí cấp cao phân bổ nguồn lực cho bộ phân kinh
doanh đạt hiệu quả nhất.
- Có hỗ trợ các bộ phận từ trụ sở chính
- Đào tạo nền tảng quản lí cho các giám đốc bộ phận kinh
doanh
- Gần gũi với thị trường, phản ứng nhanh với cơ hội và đe
dọa.
 III. CÁC LOẠI TỔ CHỨC
2. Cấu trúc bộ phận kinh doanh
Hạn chế:
- Khó khăn trong việc giải quyết hài hoà quan hệ giữa
các bộ phận cũng như giá chuyển giao giữa các bộ phận.
- Việc bố trí nhân viên ở các bộ phận kinh doanh tốn
kém chi phí.
- Có thể thiếu hụt chuyên gia.
- Có sự tranh chấp giữa các bộ phận kinh doanh.
- Khó tìm giám đốc các bộ phận kinh doanh có đầy đủ
năng lực.
 III. CÁC LOẠI TỔ CHỨC

3. Cấu trúc ma trận: trong đó kết hợp giữa

cấu trúc chức năng với các trách nhiệm
tương ứng của nó.
IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
1. Chức năng của người điều hành
Người điều hành là người chịu trách nhiệm cho việc
thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát quản lý như là
CEO. Trên thực tế, trong nhiều tổ chức, chức danh này
thuộc về giám đốc tài chính (CFO).
Người điều hành (CFO) thường thực hiện các chức
năng sau:
- Thiết kế và vận hành thông tin và kiểm soát hệ thống.
- Chuẩn bị báo cáo tài chính và báo cáo thuộc lĩnh vực
tài chính cho các cổ đông và các đối tượng khác bên
ngoài.
IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

1. Chức năng của người điều hành

- Chuẩn bị và phân tích các báo cáo kết quả hoạt động,
lập dự toán từ các bộ phận khác nhau của các công ty để
tập hợp tất cả vào một dự toán chung hàng năm.
- Giám sát kiểm toán nội bộ và quy trình kiểm soát thủ
tục kế toán để đảm bảo tính hợp lệ của các thông tin,
thiết lập các biện pháp bảo vệ đầy đủ để chống lại hành
vi trộm cắp và gian lận, thực hiện kiểm toán hoạt động;
- Phát triển nguồn nhân sự cấp cao và tham gia vào việc
tập huấn cán bộ quản lý.
IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

2. Quan hệ các cấp trong tổ chức

- CFO không đưa ra hoặc thi hành các quyết định quản
lý. Trách nhiệm quản lý thực hiện bởi CEO
- CFO thực hiện một số quyết định như tính hợp lý của
khoản chi phí công tác trên chứng từ vì hầu hết các cấp
quản lý không thích giải thích về chi phí bữa ăn hoặc lý
do tại sao việc cần thiết phải sử dụng vé bay hạng nhất
hơn vé máy bay hạng tiết kiệm.
- CFO cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc
chuẩn bị các kế hoạch chiến lược và dự toán ngân sách.
 IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

3. Người kiểm soát bộ phận kinh doanh

- Tuân thủ CFO cấp cao của công ty
- Cần sự tuân thủ của các CFO cấp thấp trong bộ phận
mình
=> Mâu thuẫn về tính tuân thủ giữa các cấp
Mô hình kiểm soát: Hình 3.3
IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

3. Người kiểm soát bộ phận kinh doanh

Mô hình 1: Quan hệ ngắt quãng (dotted line)
- Người quản lý bộ phận kinh doanh sẽ là ông chủ có
quyền cao nhất trong việc thuê, đào tạo, thuyên chuyển,
bồi thường, xúc tiến và sa thải CFO bộ phận của mình
quản lý.
- CFO bộ phận kinh doanh báo cáo trực tiếp cho người
quản lý bộ phận kinh doanh: đường liền
- CFO bộ phận kinh doanh chỉ có mối quan hệ tương hỗ
với người CFO của tổ chức: đường ngắt quãng
IV. CHỨC NĂNG CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

3. Người kiểm soát bộ phận kinh doanh

Mô hình 2: quan hệ đường liền (solid line)
CFO bộ phận kinh doanh báo cáo trực tiếp với CFO tổ
chức (đường liền).
Quản lý bộ phận kinh doanh có mối quan hệ tương hỗ
với CFO bộ phận (đường ngắt quãng).
=> Nhược điểm: CFO bộ phận báo cáo trực tiếp cho
CFO tổ chức: có thể bị nhà quản lý xem là gián điệp
trong bộ phận