2.6.

Thông tin trong quản lý

2.6.1. Vai trò của thông tin trong quản lý
Thông tin và quá trình truyền tin được ứng dụng trong toàn bộ quá trình quản lý.
Thông tin chính là cơ sở để người lãnh đạo, quản lý ban hành các quyết định
lãnh đạo. Việc nắm bắt, khai thác và sử dụng thông tin một cách khoa học, chính
xác, kịp thời, đầy đủ sẽ giúp người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định đúng
đắn, đạt hiệu quả cao.
Thông tin là 1“ Sự truyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận với một
thông tin mà cả người gửi và người nhận đều hiểu rõ ” 2.
Thông tin và truyền tin trong tổ chức là để thực hiện sự thay đổi, để gây ảnh
hưởng lên các hành động theo lợi ích của tổ chức. Nó đặc biệt cần thiết để:
- Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của tổ chức
- Lập các kế hoạch để đạt được mục tiêu
- Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác theo cách có hiệu quả nhất
- Lựa chọn, đánh giá và phát triển các thành viên trong tổ chức
- Lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi
người muốn đóng góp
- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ.
2.6.2. Quá trình truyền thông tin trong quản lý
Quá trình truyền tin là một quá trình liên tục và khép kín. Một đặc trưng của quá
trình truyền tin trong quản lý là thông tin phản hồi. Chiều phản hồi của thông tin
cho phép người quản lý chắc chắn rằng thông tin được truyền đạt đã được người
nhận hiểu đúng và đang xử lý công việc theo đúng yêu cầu: “Phản hồi là yếu tố
cơ bản để kiểm tra hiệu quả thông tin liên lạc. Chúng ta chưa thể chắc chắn
là một thông báo đã được mã hoá, truyền đi, giải mã và được hiểu một cách
hữu hiệu nếu nó chưa được khẳng định bằng sự phản hồi. Tương tự sự phản
hồi cho ta biết sự thay đổi về tổ chức hay cá nhân có xảy ra như kết quả
thông tin liên lạc hay không” 3
Sơ đồ truyền tin
1

2
Harold Koontz
3
Harold Koont
2.6.3. Các loại thông tin
Theo Harold Koontz, thông tin trong quản lý gồm ba loại cơ bản:
- Thông tin bằng văn bản có ưu điểm cung cấp các hồ sơ giấy tờ, tài liệu tham khảo và
các bảo vật mang tính pháp lý và do chuẩn bị kĩ một văn bản rồi gửi đi nên tiết kiệm
được thời gian và tiền bạc nhưng lại tạo ra cách hiểu thống nhất về thông tin. Tuy nhiên,
thôgn tin bằng văn bản có thể tạo ra tệ nạn giấy từ, quan liêu và khó có thể cho ngườ
quản lý thông tin phản hồi nhanh chóng.
- Thông tin bằng lời nói có thể đem lại một sự trao đổi nhanh với sự phản hồi ngay tức
khắc. Người ta có thể hỏi và làm rõ những vấn đề còn chưa rõ về thông tin. Tuy nhiên,
thông tin bằng lời nói thường khôgnt iết kiệm được thời gian và đôi khi tạo ra cách hiểu
không thống nhất về một thông báo.
- Thông tin không lời là những cử chỉ, nét mặt. Nó có thể được dùng để hỗ trợ thông tin
bằng lời nói.
2.6.4 Tiêu chuẩn của thông tin
Harold Koontz cũng cho rằng, để thôgn tin có hiệu quả các nhà quản lý nên chú ý để gạt
bỏ những trở ngại trong thông tin. Những trở ngại này có thể nằm ở cả người gửi, người
nhận và quá trình truyền tin qua các kênh thông tin. Những trở ngại của thông tin được
Harold Koontz chỉ rõ như: - Thiếu kế hoạch đối với thông tin, - Không làm rõ các giả
thiết trong thông tin, - Sự mập mờ về ý nghĩa, - Các thông tin được diễn tả kém, - Sự
mất mát trong quá trình truyền tin và ghi nhận kém, - Thái độ ít lắng nghe và đánh giá
vội vã, - Thái đọ khôgnt in cậy, đe doạ dẫn đến sợ hãi trong quá trình thông tin, - Thời
gian không đủ cho sự điều chỉnh để thay đổi. Bên cạnh việc gạt bỏ các trở ngại trong
thông tin, các nhà quản lý cũng cần chú ý các gợi ý của Hiệp hội quản lý Hoa Kì về quá
trình thông tin. Cụ thể:
- Làm rõ ý tưởng trước khi tiến hành thông tin, - Kiểm tra mục đích của thông tin, - Hiểu
môi trường vật chất và môi trường con người khi tiến hành thông tin, - Xem xét kĩ nội
dung của thông tin để gạt bỏ những ý nghĩa phụ của thông báo, - Nếu có thể, chỉ nên
thông tin những vấn đề mà người nhận coi trọng, - Các hành động phải phù hợp với
thông tin, - Hãy tỏ ra là người biết lắng nghe.