3️⃣

Soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể các quy trình với những quy tắc
về thao tác thực hiện luôn được đặt ra liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo
cho đến khi soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành

Quy trình này gắn với các quy tắc về:

Việc tổ chức biên soạn

Thu thập thông tin

Khởi thảo văn bản

Cách thức thể hiện văn bản

Ngôn ngữ và văn phong của văn bản

Mục đích: tạo nên một văn bản hoàn thiện cả nội dung và hình thức

Vai trò của kỹ thuật soạn thảo văn bản

Mục tiêu của văn bản quản lý nhà nước là hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động
của các cá nhân, các tổ chức.

Nhằm đạt được mục tiêu - cần: làm cho người nhận văn bản hiểu được
yêu cầu của chủ thể ban hành một cách nhanh nhất và chính xác nhất
để có những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn
bản.

Những chủ thể tiếp nhận khác nhau - làm sao để:

Đều hiểu đúng → Nội dung phải chính xác

Đều hiểu trúng → Hình thức phải rõ ràng

Đều hiểu giống nhau → Văn bản phải đơn nghĩa

Cấp thiết: cần có kỹ thuật soạn thảo văn bản

Những yêu cầu của một văn bản khi soạn thảo cần lưu ý đảm bảo

Văn bản phải hợp pháp

Soạn thảo văn bản 1

 Nhà nước pháp quyền luôn thượng tôn pháp luật → Các mệnh lệnh
phải tuân thủ tinh thần đó

Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản là:

Trong quá trình soạn thảo, chủ thể phải nắm vững quy định của
hiến pháp, pháp luật

Văn bản soạn thảo phải:

Phù hợp với hiến pháp, pháp luật

Thống nhất với văn bản cấp trên

Phù hợp với văn bản các cơ quan ngang cấp

Nhất quán với văn bản do chính mình đã ban hành

Nội dung của vấn đề cần văn bản hóa phải được nắm vững

Nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải

Thiết thực

Đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi

Phù hợp với luật pháp hiện hành

Nội dung phải được thể hiện trong văn bản thích hợp

Thế nào là thích hợp?

Khi soạn thảo văn bản cần lựa chọn để văn bản được thể hiện
đúng với chức năng và thông tin truyền đạt

Tránh nội dung không xác định đúng trọng tâm vấn đề

Tránh nội dung và hình thức vênh nhau.

Văn bản cần cụ thể

Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và
đảm bảo chính xác

Các thông tin chung chung không nên đưa vào vì:

Không đảm bảo để hiểu trúng, hiểu giống nhau

Không thể áp dụng vào thực tiễn

Văn bản phải được ban hành đúng thể thức

Soạn thảo văn bản 2

 Thể thức được hiểu là toàn bộ những thành phần cấu tạo nên văn
bản: tiêu ngữ, ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan, số và ký hiệu,
tên loại và trích yếu, chữ ký và con dấu, nội dung văn bản, v.v. được
trình bày đúng quy chuẩn

Thể thức không đơn thuần là quy định về hình thức - mà thể thức
còn thể hiện giá trị pháp lý của văn bản

Việc văn bản ban hành đúng thể thức - là yêu cầu cơ sở của kỹ
thuật soạn thảo vì thể thức giúp phân biệt văn bản hành chính công
vụ với tác phẩm văn chuyên, công trình khoa học.

Văn bản sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp

Thuật ngữ không chính xác → Nội dung văn bản thiếu chính xác.

Văn phong không chính xác → Nội dung văn bản mơ hồ, không rõ
nghĩa cần truyền đạt.

Không sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp → Tất yếu không
thể truyền đạt thông tin

Văn bản phù hợp với mục đích sử dụng

Mỗi loại văn bản sẽ có những mục đích sử dụng khác nhau

Với mục đích này lại đi dùng loại văn bản khác thì không thể đảm
bảo yêu cầu truyền đạt thông tin

Yêu cầu về nội dung của văn bản

Tính mục đích

Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn của
văn bản

Người soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi:

Văn bản ban hành để làm gì?

Văn bản giải quyết công việc gì?

Mức độ giải quyết của văn bản đến đâu?

Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc
loại nào?

Phạm vi tác động của văn bản đến đâu?

Soạn thảo văn bản 3

 Tính khoa học

Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và
đảm bảo chính xác.

Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt
chẽ.

Sử dụng tốt văn phong hành chính

Tính hệ thống của văn bản cần được chú ý

Nội dung văn bản phải có tính dự báo cao - tức là không thể bị lạc
hậu ngay trong một thời gian ngắn.

Tính đại chúng

Đối tượng thi hành của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ
học vấn khác nhau → Do vậy văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ
nhớ, phù hợp với trình độ dân trí.

Tính dân chủ của văn bản có được khi:

Văn bản phán ánh được nguyện vọng của nhân dân

Vừa có tính thuyết phục, vừa có giá trị động viên.

Tính công quyền (bắt buộc thực hiện)

Tính công quyền cho thấy yêu cầu cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở
những mức độ khác nhau của văn hóa

Văn bản thể hiện quyền lực nhà nước - đòi hỏi mọi người phải
tuân theo.

Tính khả thi

Tính khả thi được hiểu là việc có thể áp dụng nội yêu của văn bản
vào cuộc sống dễ dàng hay không.

Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi
hành hợp lý

Nội dung phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất
của chủ thể thi hành

Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện
đảm bảo thực hiện quyền đó

Soạn thảo văn bản 4

 Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực
hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn
bản cụ thể.

Thể thức của một văn bản

Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức tương ứng phản ánh nội
dung đã được thể chế hóa theo những quy định về bố cục xác định.

Các yếu tố thể thức tùy theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể
được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cấu trúc /
cơ cấu văn bản.

Cơ cấu văn bản là bố cục các phần, các ý, các câu và các yếu tố hình
thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể
thống nhất của văn bản.

Khổ giấy

Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính: trình bày trên
khổ giấy A4 (210mm. 297mm)

Các loại văn bản như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hò sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển

Soạn thảo văn bản 5

 Thường trình bày trên khổ giấy A5 (148mm. 210mm) hoặc trên mẫu
giấy in sẵn.

Định lề trang văn bản

Lề trên (top) cách mép trên từ 20 - 25mm

Lề dưới (bottom) cách mép dưới từ 20 - 25mm

Lề trái (insize) cách mép trái từ 30 - 35mm

Lề phải (outsize) cách mép phải từ 15 - 20mm

Đánh số trang văn bản

Nếu văn bản có một trang thì không cần đánh số.

Nếu văn bản: có từ 2 trang trở lên, phải đánh số trang văn bản

Kiểm số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3…)

Vị trí: ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần header) hoặc
góc phải ở cuối trang giấy

Cỡ chữ: bằng với cỡ chữ trình bày nội dung (cỡ 13), kiểu chữ
đứng

Quốc hiệu - Tiêu ngữ

Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ nhỏ hơn chữ nội dung (cỡ 12), kiểu
đứng, in đậm

Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu đứng, in đậm

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Thường có 2 dòng ở góc trên bên trái

Dòng trên: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên, trực tiếp

Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ nhỏ hơn nội dung 1 cỡ (cỡ
12), kiểu đứng

Soạn thảo văn bản 6

 Dòng dưới: tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Phải được ghi đầy đủ tên gọi chính thức như trong quyết định
thành lập

Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, in đậm

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Trường hợp không có tên cơ quan chủ quản cấp trên - cơ quan ban
hành văn bản là cơ quan có thẩm quyền chung (cơ quan trực thuộc
chính phủ)

Số, năm ban hành và ký kiệu văn bản

Số thứ tự của văn bản (Số công văn - vì được ghi vào sổ công văn
đến và đi)

Số được ghi bằng chữ Ả Rập, liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày
01/01 đến ngày 31/12 mỗi năm

Nếu cơ quan ít văn bản - đánh tập trung toàn cơ quan

Nếu nhiều văn bản và nhiều đơn vị tổ chức văn thư - đánh theo
từng loại văn bản

Soạn thảo văn bản 7

 Năm ban hành văn bản: ghi đầy đủ năm văn bản xuất hiện

Văn bản quy phạm - có // Văn bản hành chính - không có yếu tố
này

Ký hiệu văn bản: ghi theo chữ viết tắt của tên loại văn bản kết hợp
với chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản bằng dấu -. Ví dụ:
CT-CP (Chỉ thị của Chính phủ)

Chữ viết tắt - tham khảo: Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Ba yếu tố này cỡ chữ thường và cách nhau bằng dấu /, ký hiệu viết
hoa

Địa danh, ngày tháng ban hành

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là
tên của cấp tỉnh, nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Ngày, tháng năm ban hành phải viết đầy đủ, bằng chữ Ả Rập
Đối với các số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 (đến 9) phải ghi
thêm số 0 ở trước
Văn bản do Quốc hội, UBTV QH (Ủy ban Thường vụ Quốc hội),
HĐND là ngày thông qua

Văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính là ngày
được ký ban hành.

Tên loại văn bản và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính - đều phải ghi
tên loại

Riêng công văn không cần ghi tên loại

Tên loại văn bản - đặt căn giữa, chữ thường, cỡ chữ to hơn nội dung
(14 - 15), kiểu đứng, in đậm

Trích yếu nội dung văn bản

Là câu ngắn gọn, hoặc cụm từ, phản ánh khái quát nội dung
quan yếu nhất của văn bản

Trích yếu nội dung văn bản phải được đặt căn giữa, ngay dưới
tên loại văn bản

Soạn thảo văn bản 8

 Chữ thường, cỡ 13, kiểu đứng

Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 hoặc 1/2
so với dòng chữ.

Trích yếu nội dung công văn

Trích yếu nội dung công văn có nội dung tóm tắt hơn trích yếu nội
dung văn bản

Viết dưới số công văn

Bắt đầu bằng V/v

Chữ thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng

Nội dung văn bản

Là phần thông tin quan trọng nhất của văn bản

Gồm:

Các quy phạm, các quy định được đặt ra

Các vấn đề, sự việc được trình bày

Nội dung văn bản thường có ba phần:

Phần căn cứ

Nhiệm vụ: nêu căn cứ, cơ sở của việc ban hành văn bản

Căn cứ pháp lý: viện dẫn luật để chỉ rõ:

Thẩm quyền ban hành - căn cứ về thẩm quyền

Nội dung để có hoạt động đang bàn đến - căn cứ về nội

dung

VD: UBND ra quyết định thu hồi đất

Căn cứ thẩm quyền: VB thành lập, quy định nhiệm vụ quyền

hạn của UBND trong Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp

Căn cứ nội dung: Luật đất đai

Căn cứ thực tế: lý do ban hành, thủ tục ban hành thể hiện văn
bản đã được chuẩn bị xem xét, ban hành theo Nghị định nào,
yêu cầu nào.

Phần nội dung

Soạn thảo văn bản 9

 Tùy theo từng văn bản mà nội dung được trình bày theo các
dạng khác nhau

Dạng điều khoản như Quyết định, Nghị định, v.v.

Nội dung sắp xếp Phần, Chương, Mục, Điều, khoản, điểm

Dạng văn xuôi như Nghị quyết, Chỉ thị, v.v.

Phần thi hành

Bao gồm việc xác định:

Chủ thể thi hành - ai là người phải bị ràng buộc thi hành

Hiệu lực không gian và thời gian - khi nào và ở đâu phải thi
hành

Xử lý văn bản hết hiệu lực - hiệu lực đến khi nào thì hết

Điều khoản chuyển tiếp - đề cập việc kéo dài hiệu lực của
một số điều khoản

Hình thức phần Nội dung văn bản

Phần ND Vb được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13

Khi xuống dòng có thể lùi vào từ 01 tab

Khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6 pt

Khoảng cách giữa các dòng là đơn hoặc từ 1.5 pt trở lên.

Yêu cầu:

Các vấn đề được trình bày ngắn gọn, chính xác. Sử dụng cách
diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ

nước ngoài nếu không thật sự cần thiết.

Thuật ngữ chuyên môn phải được giải thích trong văn bản.

Không viết tắt cụm từ không thông dụng.

Viết hoa theo quy định

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan - ghi đầy đủ tên loại,
trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu Vb, ngày tháng, năm ban
hành văn bản

Soạn thảo văn bản 10

 Còn các lần viện dẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn
bản đó.

Soạn thảo văn bản 11