2022-9-29

NGHIỆP VỤ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ THU TRANG

NĂM HỌC: 2021 - 2022

NỘI DUNG

01 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ HCVP

02 Tổ chức và bố trí nơi làm việc

03 Văn thư và lưu trữ

04 Soạn thảo các văn bản hành chính

05 Tổ chức hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

06 Môi trường làm việc nơi công sở

1
 2022-9-29

03 VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

- QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU

- CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

3.1. Những vấn đề chung về văn thư và lưu trữ

Toàn bộ các công việc về xây dựng, ban

hành văn bản, tổ chức giải quyết và
quản lí văn bản trong các cơ quan,
doanh nghiệp

Yêu cầu
- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bảo mật
- Đúng pháp luật

2
 2022-9-29

3.1. Những vấn đề chung về văn thư và lưu trữ

Góp phần tiết kiệm

công sức, tiền của Giữ gìn bí mật
Giữ gìn tài liệu, thông tin phục vụ
Giải quyết công việc của cơ quan lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản
đúng chế độ, đúng nguyên tắc

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến

trực tiếp (VB quy phạm pháp luật, hành
chính, mật, đơn, thư), VB được chuyển qua
mạng hay Fax, tài liệu do cá nhân mang từ
hội nghị về (tài liệu chuyên ngành)

Quản lý văn bản đến

- Tất cả văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
- Trước khi văn bản được giao xử lý phải qua thủ
trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét
- Người nhận văn bản phải ký vào sổ
- Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

3
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 1: Kiểm tra và phân loại
• Kiểm tra: nếu không thuộc cơ quan thì gửi trả lại nơi gửi; nếu phong bì bị bóc, rách hoặc mất
thì phải lập biên bản với sự chứng kiến của người đưa đến
• Phân loại:
• Loại vào sổ đăng kí: VB gửi cơ quan, thủ trưởng / lãnh đạo
• Loại không vào sổ đăng kí: thư riêng, sách, báo
• Loại bóc bì: VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng, không có dấu mật
• Loại không bóc bì: chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm CV gửi Đảng ủy,
đoàn thể và CV ngoài bì có ghi rõ tên người nhận

4
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 2: Mở phong bì văn bản
• Tùy qui định mỗi cơ quan. VB có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” phải được bóc
bì trước
• Đối với VB đến từ các cơ quan Đảng, Đoàn: P.HC không mở những tài liệu có ghi rõ tên người
nhận và có dấu “RIÊNG NGƯỜI CÓ TÊN MỞ BÌ”, mà chỉ vào sổ theo bì và chuyển ngay đến
người có tên
• Những bì VB có dấu “TUYỆT MẬT” do Chánh VP hoặc người được ủy quyền trực tiếp mở bì
• Khi bóc bì:
• Không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện
• Cần soát lại bì xem đã lấy hết VB ra chưa
• Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của VB
trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi
• Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 2: Mở phong bì văn bản (tt)
• Đối với thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh hoặc VB cần kiểm tra, xác minh… thì cần giữ lại cả
phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này
• Đối với CV “MẬT”:
• Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết
• Mọi tài liệu MẬT bất cứ từ nguồn nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “TÀI LIỆU
MẬT ĐẾN” riêng để theo dõi
• Tài liệu MẬT đến mà bì trong có dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ” thì chỉ vào
sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người nhận
• Tài liệu MẬT gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến người nhận,
đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi
• Thu hồi tài liệu MẬT trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “THU HỒI” (kiểm tra, đối
chiếu và xóa sổ)

5
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ quản lý văn bản đến
• Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày,
tháng, số VB đến
• VB đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”
CV MẬT đóng dấu đến lên bì thư; bản Fax: chụp lại trước khi
đóng dấu; VB đến được chuyển phát qua mạng: có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
• VB đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết
• Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích yếu
(của CV) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu
• Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến. Ngày đến là ngày văn
thư nhận VB. Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng
12 mỗi năm. Có thể ghi số đến theo từng loại VB

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình

6
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 4: Trình xem
• Trình VB cho chánh văn phòng (hoặc Trưởng P.HC) xem xét, cho ý kiến phân phối
• Khi trình nên phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn rồi bỏ vào trong một bìa hồ sơ có ghi
nhãn: “CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN”
• Sau khi nhận lại VB cần vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho
các đơn vị, người có trách nhiệm giải quyết
• Bước 5: Vào sổ CV đến
• VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến. Tùy chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động, có
thể lập nhiều sổ theo các loại VB khác nhau: nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm
nhiều thì lập các sổ đăng kí theo loại CV cấp trên, CV cấp dưới và các đơn vị trực thuộc, CV
“mật”, các đơn, thư…; nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí theo loại CV chung, CV
“mật”, các đơn, thư…
• Phải đảm bảo: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xóa, viết tắt, tránh
trùng hoặc bỏ sót số

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đến - Quy trình
• Bước 6: Chuyển giao văn bản
• VB đến phải được chuyển giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịu trách
nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí xác nhận vào phần “Kí nhận” trong sổ “ĐĂNG KÝ
CÔNG VĂN ĐẾN” hoặc vào “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN” của văn thư
• Nếu CV có dấu “KHẨN” phải được ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trong vòng 30 phút trong
giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính
• Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài liệu của người khác
• Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn
• Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của các bộ
phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn đốc giải quyết
• Những công việc có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú trong “SỔ THEO DÕI VIỆC
GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN”
• Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại văn thư để lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ

7
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Tất cả các loại VB do cơ quan ban hành để

quản lí, điều hành công việc theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan/doanh
nghiệp được gửi đến các đối tượng có liên
quan

Quản lý văn bản đi

- Tất cả VB đi đều phải vào sổ quản lí VB đi ở văn
thư
- Tất cả VB đi đều phải được kiểm tra về nội dung
và thể thức trước khi gửi đi

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đi - Quy trình
• Bước 1: Kiểm tra lại văn bản
• Kiểm tra các phần và thể thức của VB
• Nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung…
• Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi
• Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số quan trọng như: số, kí
hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
• Không viết bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng
• Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ VB đi. Nếu số lượng VB nhiều thì lập sổ riêng cho
từng loại VB
• Lưu ý: để tránh nhầm lẫn trong việc gửi VB, văn thư căn cứ vào những nơi mà cơ quan
thường xuyên có quan hệ gửi VB đi, lấy bìa đóng thành 1 hoặc 2 cặp có nhiều ngăn dùng để
chia VB. Khi phân chia hết VB vào từng ô ở cặp bìa, mỗi ô kèm 1 phong bì, văn thư cho VB
vào bì và viết bì

8
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đi - Quy trình
• Bước 3: Chuẩn bị bì thư
• Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ chữ bên trong VB, nếu bị ướt không mủn
• Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt
• Phải kiểm tra kĩ các chi tiết sau:
• Bì thư: Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí hiệu của từng CV ở góc trái
• Chữ “KÍNH GỬI” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính xác
• Tem dán ở góc trên, bên phải
• Bước 4: Chuyển văn bản đi
• VB phải được chuyển ngay trong ngày, hay chậm nhất sáng ngày vào sổ và đăng kí phát hành
• VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển
VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ
• Lưu ý: Khi chuyển VB đi phải giữ lại bản chính để vào sổ lưu trữ

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản đi - Quy trình
• Bước 5: Sắp xếp bản lưu văn bản
• Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản: 01 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa
hành, 01 bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết
• Những bản lưu ở văn thư phải là bản chính, phải sắp xếp theo từng loại, theo ngăn
• Trường hợp gửi VB qua đường bưu điện:
• Kiểm tra kĩ: ngày tháng, địa chỉ bên trong và bên ngoài có phù hợp không, văn thư kí tên,
phần đính kèm…
• Gấp và bỏ vào bao thư, cân và dán tem
• Vào sổ công văn đi

9
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng

trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp,
do chính CQ/DN ban hành

Quản lý văn bản nội bộ

- Bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông
báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao VB…
- Mỗi loại VB nội bộ phải có sổ đăng kí riêng, trong
đó nêu rõ: số, kí hiệu, ngày tháng kí, người kí, trích
yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận…
- VB nội bộ cũng được lưu như các VB khác

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Các VB mật được quản lí theo quy định

của nhà nước
Xác định mức độ: Mật / Tối mật /
Tuyệt mật trong các VB

Quản lý văn bản mật

- Thực hiện đúng các quy định phổ biến, lưu hành,
tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy…;
các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc
quản lí tài liệu mật
- Chọn người quản lí tài liệu mật theo quy định; thực hiện khen thưởng,
kỉ luật kịp thời
10
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản mật
• Gửi tài liệu mật đi
• Vào sổ “TÀI LIỆU MẬT ĐI” riêng để theo dõi
• Trường hợp tài liệu “TUYỆT MẬT”, người chuẩn bị VB phải lấy số CV đi và đăng kí theo đúng
các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm
quyền đồng ý) cho vào bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để
làm bì gửi đi
• Lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu. Phiếu gửi phải có dấu đóng độ mật, độ khẩn theo như
trong tài liệu vào góc phải, phía trên của tờ phiếu
• Tài liệu “MẬT” ngoài bì đóng dấu kí hiệu chữ “C” in hoa nét đậm (không đóng dấu mật)
• Làm bì Tài liệu mật gửi riêng. Giấy làm bì phải dai, dày, không thấm nước

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Văn bản mật
• Gửi tài liệu mật đi
• Tài liệu “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” gửi bằng 2 bì:
• Bì trong: ghi rõ số và kí hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ mật. Nếu là tài liệu
“TUYỆT MẬT” gửi đích danh người có trách nhiệm thì đóng dấu “CHỈ CÓ NGƯỜI CÓ TÊN
MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ”
• Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu kí hiệu độ mật, chữ “A” in hoa nét đậm là
“Tuyệt mật”, chữ “B” in hoa nét đậm là “Tối mật”
• Niêm phong: bì trong của tài liệu “TUYỆT MẬT” và “TỐI MẬT” sau khi dán bằng hồ và
niêm phong bằng chỉ hoặc si hoặc bằng giấy mỏng khó bóc, niêm lên giao điểm các nối
chéo phía sau phong bì, đóng dấu niêm phong ở các góc giấy niêm, một nửa trên bì giấy.
Mực dấu niêm phong màu đỏ
• Giao nhận tài liệu mật: mọi trường hợp giao nhận đều phải vào sổ, có kí nhận giữa 2 bên tại
phòng làm việc
• Vận chuyển tài liệu mật: cần có phương tiện bảo quản tốt (hòm sắt, cặp có khóa), không

11
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Theo NĐ 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

và thay thế NĐ 10/2004/NĐ-CP, ngày
08/4/2004 của CP về công tác văn thư; NĐ
09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của CP sửa
đổi, bổ sung một số điều của NĐ
110/2004/NĐ-CP

Quản lý con dấu

- Dấu tên cơ quan doanh nghiệp; văn phòng
- Dấu công văn đến
- Các dấu chỉ độ mật, độ khẩn
- Các con dấu chức danh, dấu họ, tên người có
thẩm quyền kí VB

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Con dấu
• Nguyên tắc đóng dấu
• Kiểm tra VB
• Chỉ đóng dấu VB đúng thể thức, yêu cầu
• Văn thư tự tay đóng dấu
• Đóng dấu trùm 1/3 chữ kí lệch về phía bên trái
• Có thể đóng dấu treo
• 3 điều KHÔNG:
• Không đóng dấu khống chỉ
• Không đóng nhầm lẫn con dấu
• Không đóng trùm lên con dấu trước bị mờ

12
 2022-9-29

3.2. Quản lý văn bản và con dấu

Con dấu
• Quản lý con dấu
• Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng 1 con dấu pháp lí
• Khắc con dấu phải do Bộ Công an quản lí
• Mực con dấu sử dụng đúng quy định
• Con dấu được giao cho người có trách nhiệm giữ
• Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lí và sử dụng con dấu
• Con dấu phải được bảo quản cẩn thận. Mất phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm
• Phải có giá để con dấu, không để dấu dơ bẩn

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Khái niệm Chức năng
Lưu trữ là giữ lại và tổ chức - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh
khoa học VB, giấy tờ có giá phông lưu trữ quốc gia, phông
trị, hình thành trong hoạt lưu trữ cơ quan
động của cơ quan, cá nhân - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu
để làm bằng chứng và tra trữ có hiệu quả
cứu khi cần thiết

Tính chất Nội dung

- Tính chất cơ mật - Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ
- Tính chất khoa học - Xây dựng hệ thống LLKH về lưu trữ
- Tính chất nghiệp vụ - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp theo
quy mô tổ chức

13
 2022-9-29

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Văn thư và lưu trữ trong kỷ nguyên số
• Cơ sở:
• Công nghệ: IoT (Internet of Things), AI (Artificial Intelligence hay Machine Intelligence), Big
Data
• Pháp lý:
• Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, văn bản điện tử đã có đầy đủ giá trị pháp lý và
hiệu lực thi hành, trở thành phương tiện giao tiếp, trao đổi thông tin, truyền đạt mệnh lệnh chính yếu giữa
các cơ quan, tổ chức
• Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của
pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
• Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định
số 458/QĐ-TTg
• Thực tiễn: Quản lý văn bản đi/đến; Công tác lập và quản lý hồ sơ (công tác văn thư); Tổ chức
thu thập và chỉnh lý tài liệu (công tác lưu trữ)

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Văn thư và lưu trữ trong kỷ nguyên số
• Công nghệ nhận dạng ký tự:
• Công nghệ nhận dạng chữ viết (chung):
• Optical Charater Recognition (OCR): xử lý và chuyển đổi tài liệu dạng ảnh ra dạng file qua scanner, máy
ảnh… hoặc dạng file (PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, BMP, PCX, DCX…) ra các dạng file cho phép biên tập, xử lý
nội dung (DOC, XLS…)
• Nhận dạng quang học nhờ công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): nhận dạng các chữ cái và ký tự, sau
đó sao chép chúng theo định dạng và thứ tự đã được in
• Công nghệ nhận dạng chữ viết tay:
• Intelligent Character Recognition (ICR): “dịch” các ký tự viết tay sang dạng ký tự văn bản mà máy tính có
thể đọc được, được sử dụng trong việc nhận dạng thông tin từ các tài liệu dạng biểu mẫu, tài liệu có thông
tin được viết tay (tờ khai, phiếu đăng ký, bài kiểm tra…)
• Công nghệ nhận dạng đánh dấu:
• Optical Mark Recognition (OMR): cho phép người dùng làm việc với ảnh quét của văn bản sau khi điền nội
dung (bảng điểm, phiếu khảo sát…) vừa có các thông tin của các thành phần văn bản (đã được đánh dấu),
phân chia theo trường (field) của bảng (table) đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hay Mục lục văn bản
trong hồ sơ điện tử

14
 2022-9-29

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Văn thư và lưu trữ trong kỷ nguyên số
• Ứng dụng Công nghệ nhận dạng ký tự: nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
• (1) đăng ký văn bản đến phải số hóa: VB đến (giấy) sẽ được scan -> công nghệ nhận dạng sẽ
cho 2 kết quả: (1) file văn bản dạng PDF; (2) Thông tin đăng ký văn bản đến theo form định
dạng theo Sổ đăng ký văn bản đến điện tử
• (2) số hóa tài liệu giấy và lập hồ sơ lưu trữ điện tử: khi số hóa (scan) tài liệu lưu trữ, công
nghệ nhận dạng sẽ tạo ra 2 kết quả: (1) 1 File toàn bộ tài liệu trong một hồ sơ; (2) thông tin
của từng tài liệu trong hồ sơ đăng ký vào Mục lục văn bản của hồ sơ đó
• 3 phần mềm do Trung tâm Lưu trữ quốc gia II phát triển:
• (1) File Scan Management (FSM): quản lý xuyên suốt quá trình số hóa tài liệu, scan biên mục
kiểm tra hoàn thành
• (2) Archives Information Managerment System (AIMS): tổ chức lưu trữ toàn bộ thông tin hồ
sơ với khả năng đánh chỉ mục linh hoạt: nhận dạng ký tự theo vùng (Zone OCR), tra cứu theo
bảng dữ liệu (Table lookup) và tra cứu theo cơ sở dữ liệu (Database lookup)
• (3) HMFine Reader: tự động biên mục, tách văn bản, xử lý file số hóa, đồng bộ dữ liệu

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Văn thư và lưu trữ trong kỷ nguyên số
• Chính phủ số:
• Chính phủ số được thiết kế và vận hành nhằm tận dụng dữ liệu số để tối ưu hóa, chuyển đổi
và tạo ra các dịch vụ của Chính phủ,
• Gồm 5 mức với các câp độ trưởng thành tăng dần
• Chính phủ điện tử là mức sơ khai nhất của chính phủ số (mức 1)

15
 2022-9-29

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Phương pháp lưu trữ theo hệ thống
• Phân loại văn bản:
• VB có tính pháp quy: Nghị quyết, Nghị định, Qui định, Quy chế, Thể lệ,... (đọc, hiểu, biết, ghi
nhớ để thực hiện)
• VB hành chính thông thường: Công văn, Thông báo, Biên bản, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình,
Quyết định,... (nhận/soạn)
• Giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Khế ước nhận nợ, Khế ước nhắc nợ,...
• Phương pháp lưu trữ:
• Chọn tủ hồ sơ phù hợp với số lượng VB cần lưu, chọn tủ hồ sơ có nhiều tầng/nhiều ngăn phù
hợp với nhiều loại VB -> phân loại tủ/tầng/ngăn theo từng loại VB
• Phương pháp 5S: Sàng lọc (Seiri 整理) - Sắp xếp (Seiton 整頓) - Sạch sẽ (Seiso 清掃) - Săn
sóc (Seiketsu 清潔) - Sẵn sàng (Shitsuke 躾)

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Phương pháp lưu trữ theo hệ thống
• Sàng lọc: xem xét, phân loại, chọn lựa, loại bỏ những VB
không cần thiết để tránh lưu trữ quá nhiều
• Sắp xếp: bố trí VB tại những vị trí hợp lý, ngăn nắp sao cho
dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại
• Sạch sẽ: giữ vệ sinh đảm bảo bảo quản VB, mỹ quan tại nơi
làm việc, tạo cảm giác tác phong làm việc chuyên nghiệp nơi bàn làm việc, khu làm việc
• Săn sóc: duy trì 3S định kỳ và chuẩn hóa một cách có hệ thống, liên tục cải tiến để ngày càng
hiệu quả hơn, khoa học hơn
• Sẵn sàng: tạo thói quen tự giác và chủ động kết hợp các chuẩn mực 5S để đạt hiệu quả công
việc của cá nhân và tổ chức

16
 2022-9-29

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Phương pháp lưu trữ theo hệ thống

3.3. Công tác văn thư và lưu trữ

Phương pháp lưu trữ theo hệ thống

17
 2022-9-29

TITLE
Thank you !
ADD YOUR TITLE HERE
XIAO PANG XIE

18