Lưu đồ quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản

NGƯỜI THỰC LƯU ĐỒ TÀI LIỆU/BIỂU

HIỆN MẪU/THIẾT BỊ
-Lãnh đạo cơ quan, tổ -Các quyết định quản lý
chức; Tiếp nhận yêu
-Lãnh đạo đơn vị, bộ cầu
phận trực thuộc.
-Nhân viên văn thư; -Những tài liệu liên quan nội
-Thư ký; Xác định tên loại, dung văn bản.
-Nhân viên được thu thập, xử lý
phân công soạn Ttin lquan
thảo.
-Nhân viên văn thư; -Những tài liệu liên quan nội
-Thư ký; dung văn bản.
Tiến hành soạn
-Nhân viên được
thảo (bản dự thảo)
phân công soạn
thảo.
-Người soạn thảo; -Bản dự thảo;
-Lãnh đạo đơn vị, bộ -Tài liệu kèm theo (nếu có)
Trình bản
phận;
thảo
-Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức.
-Người soạn thảo; -Các quy định hiện hành có
-Lãnh đạo đơn vị, bộ K/tra thể liên quan
phận; thức

-Người soạn thảo; -Văn bản đã hoàn thiện;

-Lãnh đạo cơ quan, tổ -Phụ lục kèm theo (nếu có)
chức. Trình ký
văn bản

-Nhân viên văn thư Trước khi phát hành phải

QT. quản lý văn thực hiện các bước tại mục
bản đi 6.5 dưới đây.

…………
Quy trình quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (nếu có)
đối với văn bản giấy; ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

- Bìa và trang đầu

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP

TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: ...............

Từ ngày ……..đến ngày ...................

Từ số .....................đến số ........................

Quyển số: ....

- Nội dung đăng ký văn bản đi. Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Số, ký Ngày Tên loại và Nơi Đơn vị,

Số Ký
hiệu tháng trích yếu nội Người nhận người Ngày Ghi
lượng nhận
văn văn dung ký văn nhận chuyển chú
bản
bản bản văn bản bản bản lưu
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi:

NGƯỜI THỰC TÀI LIỆU/BIỂU

QUY TRÌNH
HIỆN MÃU/THIẾT BỊ
- Nhân viên văn - Văn bản đã có chữ
thư/Thư ký/NV Tiếp nhận VB ký của lãnh đạo;
soạn thảo đã ký
- Tài liệu đính kèm
- Nhân viên văn - Sổ đăng ký văn bản
thư đi
Cấp số và thời gian

- Nhân viên văn - Sổ đăng ký văn bản

thư đi
Đăng ký vào sổ

- Nhân viên văn - Con dấu

thư Nhân bản, đóng dấu
- Khóa bí mật về chữ
và/hoặc ký số
ký số

- Nhân viên văn - Sổ theo dõi phát

thư/đơn vị soạn hành
Phát hành và theo
thảo dõi phát hành

- Nhân viên văn - Sổ lưu trữ

thư hoặc nhân Lưu văn bản - Hồ sơ lưu trữ
viên lưu đi
trữ/đơn vị soạn - Thiết bị lưu trữ
thảo.

Quản lý văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy
a) Tiếp nhận văn bản đến;
b) Phân loại sơ bộ văn bản đến;
c) Mở bì văn bản đến;
d) Đóng dấu ĐẾN và ghi số, ngày đến vào dấu;
e) Đăng ký văn bản đến;
f) Trình văn bản đến lên lãnh đạo đơn vị, bộ phận hoặc cơ quan, tổ chức;
g) Chuyển giao và/hoặc lưu văn bản đến.
h) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
i) Lưu văn bản đến
b) Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
1. Bìa và trang đầu
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: .......

Từ ngày ……..đến ngày .................

Từ số ....... đến số ...............

Quyển số: ....

2. Nội dung đăng ký văn bản đến. Tối thiểu gồm 10 nội dung:
 Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị
Ngày Số Tác hiệu tháng và trích hoặc Ngày Ký
Ghi chú
đến đến giả văn văn yếu nội người chuyển nhận
bản bản dung văn nhận
bản
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến

1. Bìa và trang đầu
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

ĐẾN

Năm: .......

Từ ngày ……..đến ngày .................

Quyển số: ....

2. Nội dung đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến. Tối thiểu gồm 07 nội dung:

Tên loại, số, ký hiệu, Thời hạn

Đơn vị Tiến độ Số, ký hiệu
Số ngày, tháng và tên cơ giải Ghi
hoặc người giải văn bản trả
đến quan, tổ chức ban hành quyết chú
nhận quyết lời
văn bản

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Lưu đồ Quy trình quản lý văn bản đến

 NGƯỜI THỰC QUY TRÌNH TÀI LIỆU/BIỂU
HIỆN MẪU/THIẾT BỊ
- Bảo vệ,
- Lễ tân, Tiếp nhận vật - Tiếp nhận từ bên ngoài,
- NV phòng phẩm, bì thư ký nhận
chứa văn bản
HC/VP

- Nhân viên Văn Phân loại sơ - Phân theo từng loại vật
thư, bộ phẩm

- Nhân viên Văn

Phân loại - Mở/Bóc bì thuộc trách
thư;
mở bì VB nhiệm
- Thư ký

- Nhân viên Văn Đóng dấu đến;

- Dấu đến,
thư, Thư ký Ghi số và ngày đến

- Nhân viên Văn

thư, Thư ký, Đăng ký vào sổ - Sổ Đăng ký văn bản đến
- Lãnh đạo
- Nhân viên Văn
- Văn bản đến;
thư, Thư ký, Trình cấp thẩm quyền; - Kèm bì thư nếu là VB
Người được phân
khẩn
công
- Đăng ký bổ sung vào cột
- Nhân viên Văn
Phân chuyển văn bản đến Thực hiện
thư
- Căn cứ cột Thực hiện
- Bản sao VB đến;
Giải quyết; theo dõi, đôn - Bản sao Phiếu giải quyết
- Nhân viên Văn
đốc giải quyết văn bản VB đến;
thư/ Thư ký
- Sổ theo dõi giải quyết VB
đến

- Nhân viên Văn

Lưu văn bản - Danh mục HS
thư/ Thư ký
 Người thực hiện Quy trình Tài liệu/
Biểu mẫu
Nhân viên Văn thư, Tiếp nhận từ bộ
Tiếp nhận HS, TL,
NV Lưu trữ, Người phận, cá nhân
VB,…
được phân công trong tổ chức

Nhân viên Văn thư, Quy định NN,

NV Lưu trữ, Người Nhận dạng
quy định Tổ chức
được phân công phân loại hồ
sơ

Nhân viên Văn thư, Quy định NN,

NV Lưu trữ, Người Xác định hồ sơ lưu quy định Tổ chức
được phân công
Nhân viên Văn thư, Tài liệu đính kèm
Lập danh mục hồ sơ
NV Lưu trữ, Người (nếu có)
được phân công
Nhân viên Văn thư, Điều kiện của tổ
Sắp xếp hồ sơ
NV Lưu trữ, Người chức
được phân công
Nhân viên Văn thư, Quy định NN,
NV Lưu trữ, Người Bảo quản hồ sơ điều kiện của tổ
được phân công chức
Nhân viên Văn thư, Tài liệu phát sinh
NV Lưu trữ, Người Cập nhật hồ sơ
được phân công
Nhân viên Văn thư, Quy định NN,
NV Lưu trữ, Người Kiểm tra thời quy định Tổ chức
gian lưu trữ
được phân công
Lãnh đạo, Nhân viên Biên bản, Danh
Văn thư, NV Lưu Hủy hồ sơ mục HS
trữ, Người được
phân công

Kết thúc

Lưu đồ Quy trình Lưu trữ hồ sơ

Mẫu sổ sử dụng bản lưu:
1. Bìa và trang đầu
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

Năm: .......

Từ ngày ……..đến ngày .................

Từ số ....... đến số ...............

Quyển số: ....

2. Nội dung đăng ký sử dụng bản lưu (Tối thiểu gồm 09 nội dung):
Tên loại và Số và
Họ tên Số, ký hiệu Người
Ngày trích yếu nội ký Ký Ngày Ghi
người sử ngày tháng cho phép
tháng dung văn hiệu nhận trả chú
dụng văn bản sử dụng
bản HS
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
 Mẫu Biên bản Mượn – Trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________
_______________________
…, ngày …tháng … năm…

BIÊN BẢN
Về việc Mượn – Trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ
_____________

Căn cứ đề nghị của:....................................................,

Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ)
Ông (bà):........................................................................................
Chức vụ công tác:...........................................................................
BÊN NHẬN: (Cá nhân, đơn vị, bộ phận đề nghị)
Ông (bà):.....................................................................................................
Chức vụ công tác:.......................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu với những nội dung như
sau:
6.1Đối với hồ sơ, tài liệu giấy
a) Tên Hồ sơ, Tài liệu:
………………………………………………………..
b) Số lượng tài liệu, văn bản có trong hồ sơ:
……………………………………
c) Tình trạng tài liệu, văn bản có trong hồ sơ (mô tả thực trạng, như: Bản
gốc, bản chính, bản sao hợp pháp; tình trạng tờ giấy, như: Nguyên vẹn,
rách, dán, chữ mờ,…):
……………............................................................................
6.2Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử
a) Tổng số hồ sơ: ……………………………..
b) - Tổng số tệp tin trong hồ sơ:…………….....
Ngày trả:……/………/…………..
Biên bản này được lập thành hai bản; Bên giao giữ một bản, Bên nhận giữ
một bản./.
 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên) (Ký và ghi rõ họ và tên)

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KHAI THÁC HỒ SƠ (ĐÃ LƯU TRỮ)

Người thực Quy trình Tài liệu/

hiện Biểu mẫu
Nhân viên, Phiếu yêu
Yêu cầu tiếp cận
lãnh đạo đơn hồ sơ cầu
vị, bộ phận
Trưởng bộ Danh mục hồ
phận. NV Xác định hồ sơ
sơ lưu
Văn thư, NV
Lưu trữ,
NV Lưu trữ, Danh mục hồ
Danh mục hồ sơ
Người được sơ
phân công
NV Lưu trữ, Biên bản
Giao - Nhận
Người yêu giao nhận
cầu
Người yêu
Khai thác thông tin,
cầu
bảo quản

NV Lưu trữ, Biên bản

Người yêu Gửi trả - giao nhận
Kiểm tra
cầu

NV Lưu trữ, Danh mục hồ

Đưa vào đúng nơi
Người được sơ
trước đó
phân công

Kết thúc