Professional Documents
Culture Documents
Báo Cáo Quản Lý Văn Bản
Báo Cáo Quản Lý Văn Bản
a. Về ưu điểm: Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản
lý Văn bản bằng phương pháp thủ công truyền thống.
-Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Văn bản như trên là hoàn toàn
đúng quy tắc.
-Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ
công để quản lý.
b. Về nhược điểm:
-Việc quản lý Văn bản đến và đi còn thủ công và rất phức tạp, khi cần tìm một
Văn bản nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ công của mình.
-Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều
thời gian, và việc thống kê các loại Văn bản rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ
sơ, tài liệu để làm.
-Tìm kiếm một số Văn bản đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là
việc tra cứu lại xảy ra thường xuyên, các yêu cầu luôn thay đổi thì người quản lý
Văn bản muốn thực hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức.
-Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số
vấn đề: Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm
quản lý phải tự tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.
c. Lý do xây dựng hệ thống mới:
-Vì những lý do như trên, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý
mới có sự trợ giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng
phát triển, trong đó Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào
mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp
khả năng tuyệt vời của nó tới các lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Văn bản trong
máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật
dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Văn bản theo một số yêu cầu nào đó
nhanh chóng và thuận tiên hơn.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. Biểu đồ BFD:
V. Biểu đồ ERD:
CHƯƠNG 3
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
7) CQN_VanBanDen:
STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Kích Ghi Chú
Cỡ
1 MaVBDen Nchar 10 Mã số VB đến
2 MaCQN nchar 10 Mã CQ gửi
3 NgayGui Date Ngày gửi
4 SoLuong int Số lượng
5 NoiNhanVB Nvarchar 50 Nơi nhận
8) PB_VanBanDen:
STT Tên Trường Kiểu Dữ Liệu Kích Ghi Chú
Cỡ
1 MaVBDen Nchar 10 Mã số VB đến
2 MaPB nchar 10 Mã số phòng ban xử lý
3 NgayGiaoXuLy Date Ngày được giao
4 NoiDungXuLy nvarchar 50 Nội dung xử lý
5 NoiNhanVB Nvarchar 50 Nơi nhận VB
6 YkienChiDao Nvarchar 50 Ý kiến chỉ đạo
7 NgayHoanThanh Date Ngày cần hoàn thành
9) NhanVien_VBDi_CQN:
STT Tên Trường Kiểu Dữ Kích Ghi Chú
Liệu Cỡ
1 MaSoVBDi Nchar 10 Mã số VB đi
2 MaSoNV nchar 10 Mã số NV
3 NgayGui Date Ngày gửi đi
4 SoLuong Int Số lượng văn bản gủi đi
5 NoiNhanVBSaoLuu Nvarchar 50 Nơi nhận VB Sao lưu
6 MaCQN Nchar 10 Mã cơ quan nhận
10)NhanVien_VBDi_PhongBan:
STT Tên Trường Kiểu Dữ Kích Ghi Chú
Liệu Cỡ
1 MaSoVBDi Nchar 10 Mã số VB đi
2 MaSoNV nchar 10 Mã số NV
3 NgayGui Date Ngày gửi đi
4 SoLuong Int Số lượng văn bản gủi đi
5 NoiNhanVBSaoLuu Nvarchar 50 Nơi nhận VB Sao lưu
6 MaPB Nchar 10 Mã phòng ban xử lý