KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

KN: Kỹ năng soạn thảo văn bản là những yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản đồng thời là các quy tắc và phương pháp đối với người soạn thảo văn bản. Bao gồm:

1.Văn bản phải được ban hành đúng thể thức, thẩm quyền, đảm bảo tính hệ thống, tính pháp
lý và tính thực thi.

2.Phải nắm vững thể thức (format) của văn bản, tuân thủ các trình tự, thủ tục xây dựng văn
bản và thông thạo kỹ thuật trình bày văn bản trên máy tính.

3.Phải nắm vững nội dung và nghiên cứu kỹ các yếu tố liên quan đến vấn đề cần thể hiện
trên văn bản.Thực hiện tốt bước chuẩn bị bao gồm việc tham khảo ý kiến các bộ phận liên
quan, tham khảo các văn bản đã ban hành trước đó và xin ý kiến người lãnh đạo trực tiếp.

4.Chọn lọc, sắp xếp các tư liệu dùng cho văn bản một cách, chính xác, khoa học.

5.Văn phong phải trong sáng, trình bày cần rành mạch, dễ hiểu, lời lẽ phải súc tích ; luận
cứ phải đích đáng, lập luận phải sắc sảo, thuyết phục

6.Không ngừng học hỏi, rèn luyện để nâng cao khả năng diễn đạt bằng văn bản cũng như
khả năng tư duy, phân tích và lập luận.
7. Các chức năng chính của văn bản:

- Chức năng thông tin: chứa đựng thông tin và truyền tải thông tin
Ví dụ: văn bản chứa thông tin thông báo tiêm chủng của bộ Y tế

- Chức năng pháp lí: văn bản là một phương tiện chứa đựng yếu tố, nội dung pháp lí, có xác
định hoạt động cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: văn bản chứa nội dung quyết định của Chính phủ
văn bản chứa quyết định bắt giữ người của cơ quan thẩm quyền nhà nước.

-Chức năng quản lí : quản lí công chức nhà nước, điều hành, sai khiến, chỉ bảo, tồn tại trong
mọi lĩnh vực quản lí.
Ví dụ: UBND chỉ đạo ra huyện, huyện chỉ đạo ra xã qua hình thức ban hành công văn văn
bản

-Chức năng xã hội: điều hành mọi hoạt động xã hội

Ví dụ: khi mất cắp cần làm văn bản trình báo mất cắp
khi cháy nhà cần làm văn bản báo cáo hiện trường, báo cáo thiệt hại tài sản

-Chức năng văn hóa: văn bản là một sản phẩm của văn hóa chứa chức năng văn hóa
Ví dụ: văn bản lưu giữ, ghi chép lại kinh nghiệm lao động trong nông nghiệp, làm đồ thủ
công…
 8. Phân loại văn bản
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính
- Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

CHƯƠNG II. Một số yêu cầu cơ bản của việc soạn thảo văn bản hành chính
1. Vài nét về tình hình soạn thảo văn bản hiện nay ở nước ta
- Những tiến bộ và ưu điểm
- Những tồn tại chính
2. Yêu cầu cụ thể khi soạn thảo văn bản
- Đảm bảo văn bản được soạn thảo đúng thể thức và thẩm
quyền
- Nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa
- Chọn lọc các thông tin để đưa vào văn bản
- Thuật ngữ văn phong thích hợp, rành mạch, chuẩn xác
- Thích hợp với mục đích sử dụng
- Đảm bảo tính hệ thống và thực thi
3. Ngôn ngữ và văn phong của văn bản hành chính
- Khuôn mẫu, điển hình với các thuật ngữ được tiêu chuẩn
hóa, thể hiện sự trang nghiêm mẫu mực
- Thể hiện và truyền đạt các quan điểm đường lối chính trị
một cách phổ thông, trong sáng, dễ hiểu
- Từ ngữ phải chính xác, đơn nghĩa, không màu mè, chuyển
tải thông điệp rõ ràng
4. Các yếu tố cấu thành văn bản
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số và ký hiệu
- Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung
- Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận văn bản
- Thể thức bản sao
 Chương III. Nhận dạng và soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường

1. Công văn không có tên loại

1.1 Công văn mời họp;
1.2 Công văn yêu cầu, đề nghị;
1.3 Công văn hỏi ý kiến;
1.4 Công văn chỉ đạo, hướng dẫn;
1.5 Công văn giải thích;
1.6 Công văn cảm ơn;
1.7 Công văn trả lời (phúc đáp)
1.8 Công văn đôn đốc, nhắc nhở
2.Công văn có tên loại
2.1 Thông báo
2.2 Đề án
2.3 Chương trình công tác
2.4 Tờ trình
2.5 Công điện
2.6 Báo cáo
2.7 Biên bản
2.8 Giấy mời
2.9 Các loại đơn từ

MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN NGOẠI GIAO

MẪU CÔNG VĂN:

CỤC LỄ TÂN NHÀ NƯỚC
Số: 34 /BNG-LT
V/V cử sinh viên HVNG
tham gia phục vụ HNCC
ASEAN
CỘNG HOÀ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------------------
Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2020

Kinh gửi: HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

Hội nghị Cấp cao ASEAN lần thứ 14 sẽ họp tại Hà nội từ 12-14 tháng 11 năm 2020.
Đây là sự kiện đối ngoại có ý nghĩa rất quan trọng, góp phần nâng cao ảnh hưởng và
vị thế quốc tế của Việt Nam trong khu vực.
Để đảm bảo thành công của Hội nghị, ngoài các đơn vị tham gia trực tiếp, Lãnh đạo
Bộ chủ trương huy động nhân lực từ một số đơn vị khác, trong đó có Học viện Ngoại giao,
làm việc tại Tiểu ban Lễ tân và Hậu cần.
Vì vây, đề nghị Học viện cử 20 sinh viên Khoa ngôn ngữ Anh K47 tham gia phục vụ
hội nghị trên.
Cục Lễ tân xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Học viện./.

Nơi nhận: KT. CỤC TRƯỞNG

- HVNG P. CỤC TRƯỞNG
- Ban thư ký
ASEAN
- Lưu văn thư

NGUYỄN LINH CHI

MẪU TỜ TRÌNH:
CỤC LÃNH SỰ CỘNG HOÀ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------------------------
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2021

TỜ TRÌNH
KÍNH GỬI: LÃNH ĐẠO BỘ

1. Theo thông tin từ phía Malaysia, ngày 16-10, tại vùng biển ngoài khơi bang Kelantan
(Malaysia) đã xảy ra một vụ va chạm giữa Cơ quan thực thi pháp luật trên biển của Malaysia và
hai tàu cá Việt Nam làm một ngư dân Việt Nam thiệt mạng. 

Hai tàu cá cùng các ngư dân còn lại đang bị phía Malaysia tạm giữ với cáo buộc đánh bắt cá
trái phép trong vùng biển của Malaysia. Phía Malaysia cáo buộc tàu cá Việt Nam xâm phạm
vùng biển của Malaysia nhưng không công bố tọa độ xảy ra vụ việc.

Trong thông cáo phát ngày 17 tháng 10, Cơ quan thực thi hàng hải Malaysia (MMEA) cáo
buộc hai tàu cá Việt Nam cùng 19 ngư dân đã vi phạm vùng biển Malaysia và đã chống trả
bằng vật cứng và bom xăng buộc lực lượng nước này phải nổ súng tự vệ làm trúng một ngư
dân Việt Nam. Người này sau đó đã tử vong trong lúc 18 ngư dân còn lại bị dẫn giải về đất liền.

2. Sau khi phân tích tình hình và tham khảo ý kiến các cơ quan chức năng liên quan, Cục
Lãnh sự xin kiến nghị:

- Cục Lãnh sự, tiếp xúc với Đại sứ quán Malaysia tại Hà Nội bày tỏ quan ngại sâu sắc về
vụ việc nghiêm trọng này, yêu cầu phía Malaysia xác minh, điều tra làm rõ vụ việc, xử lý
nghiêm nhân viên công vụ làm ngư dân Việt Nam thiệt mạng, đối xử nhân đạo với ngư dân và
tàu cá Việt Nam. 

- Đại sứ quán Việt Nam tại Malaysia tiếp tục làm việc và yêu cầu các cơ quan chức năng
của Malaysia cung cấp thông tin cụ thể về vụ việc, thu xếp thăm lãnh sự các ngư dân và tiến
hành các biện pháp bảo hộ đối với ngư dân thiệt mạng. 

- Cục lãnh sự làm đầu mối, phối hợp với các cơ quan trong nước xác minh nhân thân các
ngư dân và nắm thêm thông tin về vụ việc để có cơ sở đấu tranh với các sai phạm và tiến hành
các biện pháp bảo hộ công dân, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của ngư dân Việt Nam.

Cục lãnh sự kính trình Lãnh đạo Bộ cho ý kiến

Nơi nhâ ̣n: T.M CỤC LÃNH SỰ

-Văn phòng Bộ CỤC TRƯỞNG
-Lưu văn thư (VŨ VIỆT ANH )
 MẪU GÌ ĐÓ MÀ T KHÔNG BIẾT TÊN:

ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỒ CHÍ MINH ĐỘC LẬP-TỰ DO-HẠNH PHÚC
BAN CHẤP HÀNH TW ––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––
Số: 26/BCHTW
V/v: Cử sinh viên tham gia giao lưu hữu nghị Hà Nội, ngày 04 tháng 11 năm 2021
thanh niên Việt - Trung

Kính gửi: Bộ Ngoại giao

Nhân dịp kỉ niệm 70 năm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước Việt Nam –
Trung Quốc Tổng bí thư Đảng cộng sản Trung Quốc, Chủ tịch nước Cộng Hòa nhân dân
Trung Hoa Tập Cận Bình sẽ thăm Việt Nam từ ngày 10 – 12 tháng 11 năm 2021. Cùng đi
với Tổng bí thư, Chủ tịch nước Tập Cận Bình có đoàn đại biểu Đoàn thanh niên Cộng sản
Trung Quốc và một số Doanh nghiệp trẻ tiêu biểu.

Nhằm thắt chặt hơn nữa tình đoàn kết giữa nhân dân hai nước Việt - Trung, đặc biệt là
thế hệ trẻ; nhân sự kiện này, TW Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh dự kiến tổ chức
giao lưu hữu nghị giữa thanh niên 2 nước vào ngày 11 tháng 11 năm 2021tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh.

Để đảm bảo thành công của hoạt động đối ngoại quan trọng này, BCH TW Đoàn
thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh đề nghị Bộ Ngoại giao tuyển chọn 20 sinh viên Khoa
ngôn ngữ Anh K 48 Học viện Ngoại giao tham dự buổi giao lưu trên.

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý Bộ.

TM. Ban Bí thư

Nơi nhận: Bí thư thường trực
- Như trên;
- - Lưu văn thư NGUYỄN ANH TUẤN
 MẪU CÔNG HÀM:

Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2021

46 Hoàng Diệu, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
BỘ NGOẠI GIAO
Số điện thoại: (024)-3845-3736
Fax: (212)644-5732
VIỆT NAM
Số: 132 /BNG-CLS

Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam kính chào Đại
sứ quán nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa tại Hà Nội và xin trân trọng thông báo:

Từ đầu tháng 7 năm 2019 đến nay, tàu Hải dương 8 và nhiều tàu hộ tống của Trung
Quốc đã ngang nhiên tiến hành các hoạt động tại bãi Tư Chính- Vùng biển đặc quyền kinh tế
của Việt Nam.
Hành động của nhóm tàu Hải Dương 8 đã vi phạm nghiêm trọng quyền chủ quyền
của Việt Nam ở vùng đặc quyền kinh tế và thềm lục địa; làm tổn hại đến quan hệ hữu nghị
giữa hai nước và đe dọa hòa bình, ổn định ở Biển Đông.
Việt Nam đã nhiều lần khẳng định bãi Tư Chính là một phần của đáy biển thuộc vùng
đặc quyền kinh tế và thềm lục địa của Việt Nam, được xác định từ các thực thể từ đất liền,
phù hợp với Công ước LHQ về luật biển năm 1982. Đây không phải là khu vực tranh chấp
hay có chồng lấn vì Trung quốc không có bất kỳ cơ sở pháp lý quốc tế nào để đưa ra yêu
sách đối với khu vực này.
Việt Nam yêu cầu Trung Quốc rút toàn bộ nhóm tàu trên ra khỏi vùng biển Việt nam
và không để tái diễn hành động vi phạm tương tự.Việt Nam kiên quyết bảo vệ chủ quyền và
các quyền lợi hợp pháp của Việt Nam tại biển Đông bằng các biện pháp luật pháp quốc tế
cho phép.

Nhân dịp này, Cục lãnh sự Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
xin gửi đến Đại sứ quán nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa tại Hà Nội lời chào trân trọng.

Kính gửi: Đại sứ quán nước CHND Trung Hoa Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2021
Hà Nội
MẪU ĐIỆN MỪNG:

PHẠM MINH CHÍNH

Thủ tướng Chính phủ
Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Hà Nội, ngày 25 tháng 9 năm 2021
Việt Nam
-------
Số: 256/ LĐCP

Kính gửi: Đồng chí Lý Khắc Cường Thủ tướng Quốc vụ viện nước Cộng hòa Nhân dân
Trung hoa

Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 72 ngày Quốc khánh nước Cộng hòa Nhận dân Trung Hoa
(1/10/1949-1/10/2021), thay mặt Chính phủ, nhân dân Việt Nam và nhân danh cá nhân, tôi
xin gửi tới đồng chí, Chính phủ và nhân dân Trung Quốc lời chúc mừng nồng nhiệt nhất.

Trong suốt hơn bảy thập niên thành lập, trong đó có 40 năm tiến hành công cuộc cải
cách và mở cửa; dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Trung Quốc, nhân dân các dân tộc
Trung Hoa đã đoàn kết phấn đấu, nỗ lực không ngừng nghỉ, đưa quốc gia phát triển thần kỳ,
đạt được những thành tựu to lớn về mọi mặt; đưa Trung Quốc từ một nước nông nghiệp, lạc
hậu trở thành một cường quốc và ngày càng khẳng định vị thế vững chắc trên vũ đài chính trị
quốc tế. Với tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng trưởng 189 lần; tổng lượng thương mại
đứng đầu thế giới; là đối tác thương mại lớn nhất của 130 nền kinh tế; đóng góp khoảng 30%
cho tăng trưởng kinh tế toàn cầu; GDP bình quân đầu người tăng hơn 70 lần, Trung Quốc đã
vươn lên trở thành nền kinh tế lớn thứ hai thế giới .Đồng thời, Trung Quốc cũng đạt được
nhiều thành tựu nổi bật về khoa học công nghệ: đưa người lên vũ trụ xây dựng trạm không
gian Thiên Cung; đáp thành công tàu thăm dò vũ trụ lên bề mặt Sao Hỏa; đưa vào sử dụng hệ
thống định vị vệ tinh Bắc Đẩu phủ sóng toàn cầu, công nghệ đường sắt cao tốc dẫn đầu thế
giới với tổng chiều dài đạt 37.900km… Có thể khẳng định, trong thập kỷ qua, Trung Quốc
đã trở thành “động lực” chính của tăng trưởng kinh tế toàn cầu.

72 năm qua, quan hệ Việt - Trung tuy có lúc thăng trầm, nhưng hữu nghị, hợp tác vẫn
là dòng chảy chính.Tình hữu nghị được các thế hệ lãnh đạo hai nước dày công vun đắp đã trở
thành tài sản chung vô giá của hai dân tộc, là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của quan hệ
Việt-Trung, mang lại lợi ích thiết thực cho nhân dân hai nước. Đặc biệt, kể từ khi bình
thường hóa năm 1991 đến nay, quan hệ Việt - Trung đã phát triển sâu rộng trên tất cả các
lĩnh vực, từ chính trị, kinh tế đến văn hóa, an ninh, quốc phòng. Hai bên đã xác định phát
triển quan hệ hai nước theo phương châm “láng giềng hữu nghị, hợp tác toàn diện, ổn định
lâu dài, hướng tới tương lai” (năm 1999) và tinh thần “láng giềng tốt, bạn bè tốt, đồng chí
tốt, đối tác tốt” (năm 2005). Năm 2008, hai bên nhất trí thiết lập khuôn khổ quan hệ đối tác
hợp tác chiến lược toàn diện Việt Nam - Trung Quốc, đây là khung hợp tác cao nhất, nội
hàm sâu rộng nhất trong quan hệ của Việt Nam với các nước trên thế giới, Trung Quốc cũng
là quốc gia đầu tiên cùng Việt Nam xây dựng khuôn khổ hợp tác này.

Đảng, Nhà nước và nhân dân Việt Nam luôn ghi nhớ sự ủng hộ và giúp đỡ quý báu
của Đảng, Nhà nước và nhân dân Trung Quốc đối với công cuộc đấu tranh cách mạng, giải
phóng dân tộc của nhân dân Việt Nam; hết sức coi trọng quan hệ đối tác hợp tác chiến lược
toàn diện Việt Nam - Trung Quốc, mong muốn cùng Trung Quốc tiếp tục kiên trì "phương
châm 16 chữ" và "tinh thần 4 tốt", củng cố truyền thống láng giềng hữu nghị mãi mãi xanh
tươi, đời đời bền vững, làm sâu sắc các lĩnh vực hợp tác cùng có lợi, kiểm soát và xử lý thỏa
đáng các vấn đề tồn tại trên cơ sở tôn trọng lợi ích chính đáng của nhau, phù hợp với luật
pháp quốc tế, đáp ứng lợi ích căn bản, lâu dài của hai nước và nhân dân hai nước, đóng góp
tích cực cho hòa bình, ổn định, sự tiến bộ và thịnh vượng chung của khu vực và thế giới.

Tôi tin tưởng rằng dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Trung Quốc; của Chủ tịch
Tập Cận Bình nói chung và của cá nhân đồng chí nói riêng, nhân dân Trung Quốc sẽ hoàn
thành thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược do Đại hội XIX Đảng Cộng sản Trung
Quốc đề ra, vững bước tiến lên trên chặng đường thực hiện mục tiêu quy hoạch 5 năm lần
thứ 14, tạo đà hướng tới mục tiêu một trăm năm lần thứ hai trở thành một cường quốc xã hội
chủ nghĩa hiện đại về mọi mặt, xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội đặc sắc Trung Quốc
thời đại mới.
Nhân dịp này, tôi xin gửi tới cá nhân đồng chí lời chúc sức khỏe và hạnh phúc. Kính
chúc đồng chí đạt được nhiều thành tựu, ghi lại nhiều dấu ấn lớn lao hơn nữa trên cương vị
cao cả của mình./.

PHẠM MINH CHÍNH