GROUP

FIVE
GROU
SOẠN THẢO CÔNG VĂN

P FIVE
 Thế nào là công văn?
1 KHÁI NIỆM Nội dung của công văn là gì?

Tìm hiểu một số yêu cầu cơ

2 YÊU CẦU bản của công văn?

SOẠN THẢO
CÔNG VĂN 3 PHÂN LOẠI
Tìm hiểu một số công văn
thường gặp? Ví dụ?
NHÓM 5
Cấu trúc công văn như thế
4 CẤU TRÚC nào? Các thành phần chung?

Cách soạn thảo các công

5 PHƯƠNG PHÁP văn khác nhau?
I. KHÁI NIỆM
CÔNG VĂN
1. Công văn là gì?

Là văn bản được dùng để

thông tin trong hoạt động
giao dịch, trao đổi công tác,
nghiệp vụ giữa các chủ thể có
thẩm quyền để các giải quyết
các công việc, nghiệp vụ có
liên quan.
 2. Nội dung của
công văn

Thông báo về vấn đề trong hoạt động Hướng dẫn thực hiện văn bản, chỉ đạo
của đơn vị, cơ quan, tổ chức doanh của cấp trên.
nghiệp. Thông báo về một kế hoạch nhất định.

Đề nghị cấp trên duyệt kế hoạch hoặc

Xin ý kiến chỉ đạo về một vấn đề nào chỉ đạo ý kiến về vấn đề vướng mắc.
đó trong công tác giải quyết. Thăm hỏi, phúc đáp lại công văn, cảm
ơn,…
 II. YÊU CẦU khi
soạn thảo công văn

- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề.

- Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với
chủ đề.
- Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc.
- Có thể thức đúng quy định của pháp luật.
III. CÁC LOẠI
CÔNG VĂN
THƯỜNG GẶP
 Các loại Công văn Công văn hướng dẫn.
Công văn giải thích.
THƯỜNG GẶP Công văn chỉ đạo.
Công văn đôn đốc, nhắc nhở.

Công văn đề nghị.

Công văn phúc đáp.
Công văn xin ý kiến.
VD: - Công văn hướng dẫn những việc cần làm để phòng
chống dịch bệnh Covid-19 trong trường học.
- Công văn hướng dẫn áp dụng thống nhất về thể
thức và kĩ thuật trình bày các văn bản tố tụng.

1. CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN

là công văn hướng dẫn thực hiện về nội dung chưa rõ
ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
2. CÔNG VĂN
GIẢI THÍCH
là công văn để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội
dung của các văn bản khác về thực hiện
một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân
nhận được chưa rõ, hoặc hiểu không đúng
về các quy định.
VD: Công văn giải trình
chênh lệch lao động tham gia
bảo hiểm của doanh nghiệp.
VD: Công văn giải trình
về việc chậm nộp tờ khai
thuế quý 2.
VD: Công văn v/v giải thích
vấn đề lưu ý của báo cáo kiểm
toán năm 2020.
3. CÔNG VĂN
CHỈ ĐẠO
Là công văn của cấp trên Nội dung gần giống với
thông tin cho bộ phận cấp chỉ thị, nên các chủ thể
dưới về các công việc cần cần cẩn trọng khi sử dụng
triển khai, cần thực hiện. loại văn bản này.

VD: Công văn chỉ đạo VD: Công văn về việc

hoạt động đối với Trung thực hiện Chỉ thị số
tâm hoài giải, đối thoại 16/CT-TTg về phòng,
tại Tòa án chống dịch COVID-19.
4. CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC,
NHẮC NHỞ:
là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh
cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc,
biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước
đó.

VD:
- Công văn số 1253/VNC – QLKH về việc đôn đốc
tiến độ nghiệm thu đề tài khoa học cấp cơ sở năm
2019.
- Công văn v/v đôn đốc công tác thi đua năm 2014.
5. CÔNG VĂN ĐỀ
NGHỊ, YÊU CẦU
Là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới,
gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp
để đề nghị, yêu cầu cung cấp các thông tin, giải
quyết có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn.

VD:
- Công văn đề nghị phối hợp đảm bảo các điều
kiện cho Ngày toàn dân đưa trẻ đến trường.
- Công văn đề nghị hỗ trợ tuyển dụng.
 6. CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP
Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan,
đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Công văn phúc đáp của
BAN HƯỚNG DẪN PHẬT
TỬ TRUNG ƯƠNG về việc
hoạt động Đạo tràng, Ban
Hộ niệm tự phát của Ban Trị
sự Phật giáo tỉnh Gia Lai.
Công văn phúc đáp của Bộ Giao
thông Vận tải về việc: nghiên cứu
các góp ý của diễn đàn otofun về
qui chuẩn kỹ thuật quốc gia về
báo hiệu đường bộ GCVN
41:2012/BGTVT
Công văn phúc đáp công
văn số 130906/CVLS của
Công ty cổ phần Cáp điện
và hệ thống LS-VINA
7. CÔNG VĂN
XIN Ý KIẾN
Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp
trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện một hoặc một số công việc
nhất định khi có vấn đề phát sinh.
VD:
- Công văn 195 -CV/HVCTQG xin ý kiến về
công trình, cụm công trình đề nghị xét tặng
Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà
nước về khoa học và công nghệ.
- Công văn số: 906/HVCTQG-TĐKT V/v xin
ý kiến vào dự thảo sửa đổi, bổ sung Quy chế
xét tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Lịch
sử Đảng”.
IV. CẤU TRÚC
CỦA MỘT CÔNG VĂN
Thành phần chính bao gồm:
• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Địa danh và thời gian gửi công văn.
• Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban
hành công văn.
• Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc
cá nhân).
• Tên loại và trích yếu nội dung công
văn.
• Số và ký hiệu của công văn.
• Nội dung công văn.
• Chức vụ, họ tên và Chữ ký của người
có thẩm quyền.
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
IV. CẤU TRÚC
CỦA MỘT CÔNG VĂN
Ngoài ra, công văn có thể có các thành
phần khác:
• Phụ lục.
• Dấu chỉ độ mật, độ khẩn, các chỉ dẫn
về phạm vi lưu hành.
• Ký hiệu người soạn thảo văn bản và
số lượng bản phát hành.
• Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử;
trang thông tin điện tử; số điện thoại;
số Fax.
Ví dụ về CẤU
TRÚC công
văn
V. CÁC PHƯƠNG
PHÁP SOẠN THẢO
CÔNG VĂN
1. Công văn phúc đáp

1. Mở đầu:
Trả lời công văn số … ngày … / … / … của
… về vấn đề …

2. Nội dung:
- Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà
các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn
khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải
quyết.
- Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời
được thì nêu lý do hợp lý.
3. Kết Thúc:
Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa
rõ đề nghị quý … cho ý kiến.
Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
2. Công văn đề nghị

1. Mở đầu:
Nêu mục đích của vấn đề đặt ra.

2. Nội dung:
- Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì.
- Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).

3. Kết Thúc:
Mong quý cơ quan … hoặc ông, bà … sớm
trả lời cho chúng tôi được biết.
Xin chân thành cám ơn!
3. Công văn đôn đốc

1. Mở đầu:
Nhắc lại tên văn bản pháp quy hoặc các chủ
trương kế hoạch đã triển khai.

2. Nội dung:
- Tóm tắt tình hình đã thực hiện, những thuận
lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, những
lệch lạc cần chấn chỉnh.
- Những phương hướng và yêu cầu mới.
- Biện pháp mới áp dụng.

3. Kết Thúc:
Yêu cầu các đơn vị, cơ sở … thực hiện(sữa
chữa) đã đề ra.
4. Công văn giải thích

1. Mở đầu:
Nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn
bản của cấp Ủy Đảng.

2. Nội dung:
- Nêu những chủ trương chính.
- Giải thích những yêu cầu đặt ra.
- Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ
thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành,
các chủ thể có trách nhiệm phối hợp.

3. Kết Thúc:
Có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn
bản về kinh tế, chính trị, xã hội.
Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách
(dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động
tới đối tượng thi hành).
THANK
YOU