Trường Đại học Nguyễn Tất Thành

Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ)

31
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản hành chính có
tên loại
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7c
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a : Nơi nhận áp dụng đối với công văn, tờ trình, báo cáo

9b : Nơi nhận áp dụng cho tất cả các loại văn bản

10a : Dấu chỉ độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát
hành
13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin
điện tử; số điện thoại; số Fax.
14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản
sang định dạng điện tử

32
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Phụ lục II
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
_________________

I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu
(.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ
tên người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,... 7b
b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví
dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...
2. Tên người nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt
Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,...
b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách
đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ:
Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố
trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết
hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành
phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,...
b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với
chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính
đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,...
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển,
cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, ...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng
của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu,
Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,...
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa
danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông
Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,...
đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ
phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các
âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ
phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết.

33
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...

2. Tên địa lý nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên
địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...
b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc
của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tác viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm
b khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam Sở Giao thông Vận tải, Bộ Y tế
a) Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức
năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng
chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn
Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...
b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam, Văn phòng Trung ương Đảng, ...
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên
cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới
(WHO),...
b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt:
Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không
thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước.
2. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu
của các âm tiết của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ:
Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...
3. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên
người cụ thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...
4. Danh từ chung đã riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong
một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch
Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...
5. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên
gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên,
ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,...
6. Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu
của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản
cụ thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...
7. Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một
văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

34
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Ví dụ:
- Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của
Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
8. Tên các năm âm lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên
gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...
b) Tên các ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví
dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay
cho tết Nguyên đán.
c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết
chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng
Năm, tháng Tám,...
9. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo
thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi
bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh,
Cách mạng tháng Tám,...
10. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất
tạo thành tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...

35
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Phụ lục III

CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ
BẢN SAO VĂN BẢN
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
__________________
I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN
SAO VĂN BẢN
STT Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1. Nghị quyết (cá biệt) NQ
2. Quyết định (cá biệt) QĐ
3. Chỉ thi CT
4. Quy chế QC
5. Quy định QyĐ
6. Thông cáo TC
7. Thông báo TB
8. Hướng dẫn HD
9. Chương trình CTr
10. Kế hoạch KH
11. Phương án PA
12. Đề án ĐA
13. Dự án DA
14. Báo cáo BC
15. Biên bản BB
16. Tờ trình TTr
17. Hợp đồng HĐ
18. Công điện CĐ
19. Bản ghi nhớ BGN
20. Bản thỏa thuận BTT
21. Giấy ủy quyền GUQ
22. Giấy mời GM
23. Giấy giới thiệu GGT
24. Giấy nghỉ phép GNP
25. Phiếu gửi PG
26. Phiếu chuyển PC
27. Phiếu báo PB

36
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Bản sao văn bản

1. Bản sao y SY
2. Bản trích sao TrS
3. Bản sao lục SL

37
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO
VĂN BẢN
1. Mẫu trình bày văn bản hành chính
Mẫu 1.1 Nghị quyết (cá biệt)
Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
Mẫu 1.3 Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp
Mẫu 1.4 Văn bản có tên loại
Mẫu 1.5 Công văn
Mẫu 1.6 Công điện
Mẫu 1.7 Giấy mời
Mẫu 1.8 Giấy giới thiệu
Mẫu 1.9 Biên bản
Mẫu 1.10 Giấy nghỉ phép
2. Mẫu trình bày phụ lục văn bản
Mẫu 2.1 Phụ lục văn bản hành chính giấy
Mẫu 2.2 Phụ lục văn bản hành chính điện tử
3. Mẫu trình bày bản sao văn bản
Mẫu 3.1 Bản sao sang định dạng giấy
Mẫu 3.2 Bản sao sang định dạng điện tử

38
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại

_____________________________________________________________________________
____

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________
________________________
Số: …/...3…-…4… …5…, ngày ... tháng ... năm …

TÊN LOẠI VĂN BẢN6

.......................7…………………..
______________

……………………………………….8…………………………………………..
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………/.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI

- Như Điều .. ; KÝ
- ..............; (Chữ ký của người có thẩm quyền,
- Lưu: VT, ...9...10… dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)

Họ và tên

___________________________________________________________________________
Ghi chú:
1
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2
Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3
Chữ viết tắt tên loại văn bản.
4
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5
Địa danh.
6
Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm:
chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng hẫn, chương trình, kế hoạch, phương án,
đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7
Trích yếu nội dung văn bản.
8
Nội dung văn bản.
9
Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

39
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Mẫu 1.5 – Công văn

_________________________________________________________________________________

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
__________
________________________
Số: …/...3…-…4… …5…, ngày ... tháng ... năm …
V/v ……….6…….

Kính gửi:
- …………………………..;
- …………………………..;

……………………………………….7…………………………………………..
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………/.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Như Điều.... ; (Chữ ký của người có thẩm quyền,
- ..............; dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
- Lưu: VT, ...8...9…

Họ và tên

_________________________________________________________________________________
…………………………………………..10……………………………………………………………

_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2
Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4
Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5
Địa danh.
6
Trích yếu nội dung công văn.
7
Nội dung công văn.
8
Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).

40
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

MỘT SỐ MẪU ĐƠN

ĐƠN XIN PHÉP:
Đơn xin phép có thể được viết như sau:
 Nêu rõ xin phép về việc gì: xin phép nghỉ học, xin phép nghỉ việc riêng…
 Đưa ra lý do xin phép (Tài liệu, chứng cứ kèm theo - nếu có). Ví dụ: giấy nhập
viện, giấy khám bệnh…
 Cam kết hoặc trách nhiệm của người viết đơn.
 Bày tỏ hy vọng được chấp thuận
 Bày tỏ lòng biết ơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN PHÉP

Kính gửi: (1)..........................................................
............................................................
1. Thông tin cá nhân (2)
 Họ và tên Ngày tháng năm sinh
 Địa chỉ
 Nơi công tác
2. Phần nội dung
 Xin phép về việc gì;
 Lý do xin phép
 Cam kết hoặc trách nhiệm của người xin phép 3 Phần kết thúc
 Lời mong đợi sớm được chấp thuận
 Lời cảm ơn.
…, ngày ...... tháng ..... năm .......
Người viết đơn

(1) Tên tổ chức, cá nhân có liên quan ( như cấp trên trực tiếp, thủ trưởng đơn vị)
(2) Thông tin cá nhân của người xin phép.

41
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

ĐƠN KHIẾU NẠI:

Đơn khiếu nại có thể được viết như sau:
 Ngay đầu thư nêu rõ yêu cầu khiếu nại;
 Đưa ra lý do khiếu nại (Tài liệu, chứng cứ kèm theo - nếu có)
 Bày tỏ hy vọng khiếu nại sớm được giải quyết
 Bày tỏ lòng biết ơn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN KHIẾU NẠI

Kính gửi: (1)..........................................................

............................................................
1. Thông tin cá nhân (2)
 Họ và tên Ngày tháng năm sinh
 Địa chỉ
 Nơi công tác
2. Phần nội dung
 Ghi tóm tắt sự việc dẫn đến khiếu nại;
 Yêu cầu (đề nghị) của người khiếu nại (nếu có); 3 Phần kết thúc
 Lời mong đợi sớm được xem xét giải quyết.
 Lời cảm ơn.
…, ngày ...... tháng ..... năm .......
Người viết đơn

( Ký và ghi rõ họ tên)
(1) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại
(2) Thông tin cá nhân của người khiếu nại.
- Nếu là đại diện khiếu nại cho cơ quan, tổ chức thì ghi rõ chức danh, tên cơ quan,
tổ chức mà mình đại diện.
- Nếu là người được ủy quyền khiếu nại thì ghi rõ theo ủy quyền của cơ quan, tổ
chức, cá nhân nào.

42
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

BÀI TẬP
Bài tập 1
Giả sử bạn là Thư ký trợ lý của Giám đốc Công ty Mỹ phẩm Vĩnh An. Vào ngày…
Công ty Mỹ phẩm Vĩnh An sẽ tiếp một đối tác đến từ Thái Lan gồm các thành viên sau
đây:
 Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh
 Trưởng phòng Kỹ thuật
 2 Tổ trưởng của 2 dây chuyền sản xuất.
Ban Giám đốc Công ty có ý định đưa khách đến tham quan dây chuyền sản xuất của
Công ty Mỹ phẩm Saigon để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
Bạn hãy soạn Công văn gửi Công ty Mỹ phẩm Saigon để xin phép, nêu rõ mục đích
của chuyến tham quan, thông tin giờ giấc tham quan, thành phần của Công ty Vĩnh An
(dự kiến). Công văn do Trưởng phòng Hành chánh Trần Ngọc Ngân ký tên.
Hướng dẫn:
1) Trích yếu: V/v: Xin phép tham quan
2) Nội dung:
 Trình bày lý do đưa đối tác đến tham quan dây chuyền sản xuất của công ty
MPSG và nêu mục đích chuyến tham quan
 Cung cấp các thông tin cần thiết cho chuyến tham quan: thời gian, thành
phần tham dự…; cam kết sẽ chấp hành mọi qui định của cty MPSG trong quá
trình tham quan
 Đề nghị nhận thông tin phản hồi của cty MPSG và nêu lý do cần được phản
hồi
Bài tập 2
Công ty TNHH Hồn Việt tọa lạc tại số 219 đường Phan Văn Trị, Q. Bình Thạnh,
TP.HCM đang gặp khó khăn khi vận chuyển hàng do đoạn đường Phan Văn Trị đang sửa
chữa. Việc sửa chữa đã kéo dài hơn 3 tháng chưa kết thúc, cống hư hỏng, không thoát
nước, đường thường xuyên ngập, gây ùn tắc giao thông, nhất là vào những giờ cao điểm.
Tình trạng này khiến công ty mất một số khách hàng đáng kể vì giao hàng chậm, khách
hàng than phiền nhiều lần mà công ty vẫn không khắc phục được.
Là thư ký phòng Hành chính, bạn hãy soạn Công văn đề nghị gửi: Sở Giao thông
vận tải, UBND quận Bình Thạnh nhờ can thiệp, thúc đẩy tiến độ thi công để hạn chế tình
trạng ùn tắc giao thông, giúp công ty sớm ổn định họat động.
Hướng dẫn:
 Trình bày cụ thể những khó khăn công ty đang gặp phải do việc sữa chữa
đường kèo dài và những hậu quả mà công ty phải gánh chịu
 Có thể trình bày một số giải pháp mà công ty đã áp dụng nhưng vẫn không
khắc phục được tình trạng giao hàng chậm do kẹt xe vào các giờ cao điểm,
khách hàng khó khăn khi đến giao dịch với công ty
 Thể hiện mong muốn được hỗ trợ, can thiệp trong thời gian sớm nhất để
công ty sớm ổn định hoạt động

43
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Bài tập 3
Giả sử bạn là Trợ lý phó giám đốc của Công ty Cổ phần Phương Nam chuyên sản
xuất các mặt hàng mây tre lá xuất khẩu, có thị phần tại các nước thuộc khu vực Đông
Nam Á. Công ty tọa lạc tại 329 Nguyễn Thông, Q.3, TP. HCM, ĐT: 8.201.988, Fax:
8.201.987. Tháng vừa qua, công ty gặp sự cố sau:
 Số điện tiêu thụ của công ty tăng lên đột ngột, không lý giải được nguyên
nhân. Các thiết bị điện tại công ty không tăng thêm, giờ hoạt động ngoài giờ
không thay đổi.
 Theo nhận định bước đầu của bộ phận kỹ thuật thì hệ thống điện kế của công
ty không còn chính xác.
Bạn hãy soạn Công văn đề nghị gửi Sở Điện lực TP. HCM, đề nghị Sở Điện lực cử
nhân viên kỹ thuật đến công ty kiểm tra hệ thống điện kế và có những đề xuất nhằm khắc
phục tình trạng nêu trên.
Hướng dẫn:
1) Trích yếu: V/v: Xin kiểm tra hệ thống điện kế
2) Nội dung:
 Thông tin về việc số lượng điện tiêu thụ tăng đột ngột mà không giải thích
được lý do (nêu số liệu cụ thể - có so sánh với tháng trước)
 Việc thất thoát điện ảnh hưởng nhất định đến ngân sách của công ty
 Đề xuất: được kiểm tra toàn bộ hệ thống điện kế để có giải pháp xử lý tốt
nhất
 Thể hiện mong muốn được hỗ trợ để sớm khắc phục để yên tâm sản xuất,
hoàn tất các hợp đồng đã ký
Bài tập 4
Nhận được công văn số…của Công ty Mỹ phẩm Vĩnh An về việc đề nghị tham
quan cơ sở sản xuất của Công ty Mỹ phẩm Sàigòn, là Thư ký P.Hành chính, bạn hãy soạn
Công văn phúc đáp và chọn một trong những cách trả lời sau:
- Đồng ý tiếp đoàn tham quan và đề nghị cung cấp chương trình cụ thể; yêu cầu
đoàn cam kết chấp hành mọi qui định của công ty Mỹ phẩm Sàigòn.
- Từ chối tiếp đoàn vì phải tiếp đoàn khách khác đã xin phép trước; đề nghị thay
đổi lịch để vẫn giữ được mối quan hệ.
- Từ chối tiếp đoàn vì công ty đang sửa chữa, hẹn lại dịp khác.
Hướng dẫn:
1) Trích yếu: V/v phúc đáp công văn số:….
2) Nội dung (từ chối tiếp đoàn vì phải tiếp 1 đoàn khác):
 Cám ơn về lời đề nghị tham quan của công ty Vĩnh An
 Nêu lý do vì sao từ chối (cĩ đoàn đ hẹn trước => không thể tiếp cùng lúc 2 đoàn
khách)
 Đề xuất giải pháp (Vĩnh An chọn ngày khác)
 Chờ đợi phản hồi của Vĩnh An
 Xin lỗi 1 lần nữa, mong nhận được sự thông cảm

44
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

3) Nội dung (từ chối tiếp đoàn vì công ty đang sữa chữa):
 Nêu lý do sữa chữa
 Thời gian sữa chữa
 Khẳng định không thể tiếp khách
 Hẹn sẽ đón tiếp vào dịp khác
 Mong nhận được sự thông cảm
Bài tập 5
Giả sử bạn là phó giám đốc của Sở Giao thông vận tải, bạn hãy viết Công văn phúc
đáp sau khi nhận được công văn của Công ty TNHH Hồn Việt. Nội dung công văn gồm
những ý chính sau:
 Sở giao thông vận tải trả lời công văn, số, kí hiệu, ngày tháng năm (công văn đề
nghị) của ai, và về vấn đề gì (ô 5b công văn đề nghị)
 Cám ơn sự phản ánh kịp thời của…. Sau khi kiểm tra…………..giải pháp của Sở:
 Cử đội giám sát thi công, bắt đầu làm việc từ: …giờ ngày…để theo dõi và
thúc nay tiến độ
 Dự kiến sẽ làm việc thêm từ 17g00 đến 21giờ bắt đầu từ ngày…cho đến khi
hoàn tất việc sửa chữa, dự kiến hoàn thành trong 15 ngày (tính từ ngày gửi
công văn)
 Kính mong nhận được sự thông cảm và hỗ trợ của công ty Tnnh Hồn Việt
Trân trọng…..
Bài tập 6
Để chấn chỉnh tình hình nề nếp và tác phong làm việc cho toàn bộ nhân viên trong
công ty TNHH Đất Việt, lãnh đạo công ty yêu cầu nhân viên phải nghiêm túc thực hiện
những quy định sau đây:
 Toàn thể cán bộ, nhân viên phải làm bảng mô tả công việc theo mẫu của Phòng
Nhân sự để Ban Giám đốc dựa trên cơ sở đó xét thưởng hằng tháng và cuối năm
 Trong giờ làm việc tuyệt đối không xem báo và chơi game
 Tuyệt đối không hút thuốc trong phòng làm việc
 Không gọi điện thoại di động, liên tỉnh quá 10 phút.
Bạn hãy giúp Trưởng phòng nhân sự viết Thông báo để phổ biến những qui định
này đến toàn thể nhân viên công ty. Thông báo do Trưởng phòng (chính mình) ký tên.
Bài tập 7
Công ty Trường Sinh có một máy photocopy đặt tại Phòng Hành chánh dùng chung
cho các phòng ban. Để có thể bảo quản máy, đồng thời giám sát việc in tài liệu của các
bộ phận, Trưởng phòng Hành chánh muốn qui định sử dụng máy photocopy như sau:
 Mỗi nhân viên khi photo tài liệu phải ghi tên, chức vụ, phòng ban
 Nội dung tóm tắt của tài liệu
 Số bản photo, số giấy cần sử dụng
 Khi máy có sự cố, không được tự ý sửa chữa mà phải báo cho tổ kỹ thuật
 …
Bạn hãy giúp Trưởng phòng Hành chính soạn Thông báo hoàn chỉnh với nội dung
gồm đầy đủ các qui định, được diễn đạt rõ ràng gửi cho toàn thể nhân viên Công ty
Trường Sinh để thực hiện khi có nhu cầu sử dụng máy photocopy.

45
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Bài tập 8
Công ty cổ phần dược phẩm Nam Việt chuẩn bị tổ chức hội thao nhằm tạo không
khí thi đua sôi nổi chào mừng kỷ niệm 10 năm thành lập công ty. Được biết hội thao sẽ
diễn ra tại sân vận động Phú Thọ, với các nội dung thi đấu như: Bóng đá, đi bộ, chạy bền
400m. Anh chị hãy giúp công ty cổ phần dược phẩm Nam Việt soạn thảo văn bản thông
báo đến toàn thể nhân viên về nội dung trên
Bài tập 9
Nhân dịp kỷ niệm Quốc Khánh 2/9 và chào mừng năm học mới, Công ty Giấy tập
Tuổi Thơ (Địa chỉ: 215 Cách Mạng Tháng 8, Q.3, Tp.Hồ Chí Minh) đã tổ chức đợt
khuyến mãi từ ngày….. đến ngày….
Đợt khuyến mãi đã kết thúc, là Thư ký của Phòng Kinh doanh, bạn hãy viết Báo cáo
để trình bày với ông Trần Trọng Nghĩa, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh về kết quả
của chương trình khuyến mãi này. Báo cáo phải gồm những nội dung chính sau đây:
 Giới thiệu chung về chương trình khuyến mãi: Tên gọi của chương trình nếu có,
thời gian thực hiện, đối tượng tham gia, cơ cấu giải thưởng, tặng phẩm…
 Những kết quả đã đạt được: số lượng khách hàng tham gia chương trình, số lượng
khách hàng trúng thưởng, nhận giải thưởng, có thêm bao nhiêu đại lý mới, hàng
tồn kho được giải quyết, doanh số tăng bao nhiêu…)
 Những vấn đề cần rút kinh nghiệm, đề nghị, kiến nghị…
Ghi chú: Báo cáo do Trưởng phòng kinh doanh Trần Trọng Nguyên ký tên.

Bài tập 10
Để chuẩn bị cho việc mở thêm chi nhánh của hệ thống Siêu thị Hà Nội tại Cần Thơ,
P. Nhân sự đã tổ chức mở lớp tập huấn cho 55 nhân viên mới được tuyển dụng những kỹ
năng sau đây:
 Kỹ năng bán hàng
 Kỹ năng giao tiếp
 Kỹ năng thương lượng
Được Ban Giám đốc phân công theo dõi khóa huấn luyện này, bạn hãy viết báo cáo
gửi Ban Giám đốc khi khóa huấn luyện kết thúc.
Báo cáo phải có những nội dung chính sau đây:
 Giới thiệu chung về khóa học
 Kết quả cụ thể đã đạt được
 Những đề nghị với BGĐ, BTC lớp học
 ….

Bài tập 11
Giả sử bạn là Trưởng phòng Kinh doanh Công ty cổ phần Viễn Đông, chuyên cung
cấp bàn ghế học sinh cho các trường phổ thông. Theo yêu cầu của BGĐ, bạn hãy viết
Báo cáo hoạt động kinh doanh của quí 1/… và đề ra phương hướng kinh doanh cho quí
2/…. Báo cáo gồm các nội dung chính sau nay:

46
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

1. Tình hình chung: (bạn tự nghĩ ra, dựa trên tình hình kinh tế chung hiện nay)
- Thuận lợi
- Khó khăn
2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh quí 1/…:
- Doanh thu đạt: …. (so sánh với cùng kỳ năm trước thì như thế nào?)
- Lợi nhuận trước thuế đạt…% kế hoạch, tăng hay giảm so với cùng kỳ năm
trước?
- Nộp ngân sách đạt bao nhiêu % kế hoạch và tăng hay giảm so với cùng kỳ năm
trước
- Thu nhập bình quân của người lao động: …/tháng
3. Nhận xét đánh giá tình hình hoạt động trong quí 1/09
- Có đạt được các chỉ tiêu do Đại hội cổ đông đưa ra hay không? (Nếu đạt thì nhờ
những sự hỗ trợ nào? Nếu chưa đạt thì phân tích nguyên nhân)
4. Những kiến nghị, đề xuất (nếu có)
5. Phương hướng quí 2/…..
- Các chỉ tiêu cơ bản về: doanh số, lợi nhuận trước thuế
6. Các biện pháp cần thực hiện đẩ đạt các chỉ tiêu (bạn tự nghĩ ra)

Bài tập 12

Công ty TNHH FOSERCO – Số 18 Trường Sơn, Q.Tân Bình, Tp.HCM hiện đang
áp dụng mức phục ấp ăn trưa cho mỗi nhân viên là 300.000đ/tháng. Nhận thấy định mức
ấy không còn phù hợp với tình hình thực tế do giá thực phẩm tăng vọt, đặc biệt là sau
dịch cúm gia cầm.

Là Trưởng phòng Hành chính Nhân sự của Công ty, bạn viết Tờ trình gửi Ban
Giám đốc đề nghị thay đổi mức phụ cấp trên để bữa trưa của nhân viên được đầy đủ và
chất lượng hơn.

Lưu ý: tờ trình phải đáp ứng các yêu cầu sau:

 Phân tích tình hình khó khăn do giá cả tăng cao mang lại và ảnh hưởng của
nó đến phụ cấp ăn trưa của nhân viên
 Đưa ra mức phụ cấp đề xuất cụ thể và thuyết minh cho mức đề xuất này.
 Lợi ích của đề xuất

47
Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Trung tâm Đào tạo Kỹ năng NTT

Bài tập 13

Giả sử bạn là nhân viên phòng Hành chính Quản trị của Công ty Cổ phần truyền
thông CGV (Tp.HCM) chuyên cung cấp các dịch vụ giải trí, rạp chiếu phim. Thực hiện
theo quy định của Nhà nước về việc cấm hút lá nơi công cộng như rạp chiếu phim, bệnh
viện, ga tàu, bến xe, … phòng Hành chính Quản trị có nhiệm vụ dán các Bano, áp phích
để tuyên truyền. Tuy nhiên đây là khoản kinh phí ngoài dự trù…………….

Bạn được Trưởng phòng giao nhiệm vụ viết Tờ trình lên Ban Giám đốc để xin cấp
thêm kinh phí cho hoạt đông phát sinh này. Tờ trình do Trưởng phòng Hành chính Quản
trị ký tên.

Lưu ý: tờ trình phải đảm bảo các nội dung sau:

 Nêu được sự cần thiết phải thực hiện theo quy định của Nhà nước về việc
cấm hút thuốc ở nơi công cộng
 Thực tế thực hiện nhiệm vụ này gặp khó khăn gì và ảnh hưởng của nó đến
việc hoàn thành nhiệm vụ ra sao?
 Đề xuất mức kinh phí hợp lý dựa trên những khoảng chi phí phù hợp cho
từng nội dung

Bài tập 14

Lấy danh nghĩa khoa Nhi, thuộc bệnh viện ABC, anh chị hãy soạn thảo một Tờ
trình gửi lên Ban Giám đốc Bệnh viện, xin bổ sung nhân sự cho Khoa của mình. Yêu
cầu:

 Nêu rõ lý do tại sao muốn xin bổ sung nhân sự.

 Nêu rõ số lượng và vị trí tuyển dụng

Bài tập 15

Lấy danh nghĩa là Trưởng Khoa của Khoa Dược, trực thuộc Bệnh viện đa khoa
ABC, anh chị hãy soạn thảo một Tờ trình gửi Ban Giám đốc bệnh viện xin hỗ trợ trang
thiết bị mới (máy phân tích mẫu bệnh phẩm, mâm đựng thuốc, tủ lạnh….)

48