PHỤ LỤC:

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ eOffice

1) Luồng văn bản VOTV trên hệ thống văn bản điện tử eOffice

Luồng văn bản đi và đến có thể định nghĩa cho phù hợp với vận hành thực tế tại đơn vị.
Hiện tại đang định nghĩa các luồng văn bản sau:

a) Luồng ký văn bản thông thường

Hầu hết các văn bản ký trong nội bộ công ty sẽ đi theo luồng này.

- Trường hợp 1: Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận trình văn bản trực tiếp đến BGĐ
Công ty. Sau khi BGĐ Công ty ký thì Văn phòng công ty sẽ ban hành văn bản tới đơn vị
liên quan
- Trường hợp 2: Nhân viên trình văn bản thì phải đi qua bước Trưởng phòng xét duyệt
trước khi chuyển đến BGĐ Công ty.

b) Luồng đồng trình ký

Luồng này sử dụng trong những trường hợp đặc biệt, khi luồng ký thông thường
không đáp ứng được nhu cầu ký.

- Với văn bản liên quan tới nhiều bộ phận (phòng/trung tâm), cần các bộ phận đó
cùng ký xác nhận thì chọn chức năng "Đồng trình"
- Chức năng "Đồng trình" cho phép chọn nhiều nhân sự cùng trình 1 văn bản và chọn
được nhiều nhân sự liên quan cùng ký nháy vào văn bản trước khi chuyển tới Ban
giám đốc Công ty ký.
1
 - Lưu ý trên phần mềm: Khi chọn thứ tự người ký 1,2,3... thì người nào sắp xếp trước
văn bản sẽ chuyển đến người đó ký trước (để BGĐ công ty là người ký cuối cùng
trước khi ban hành văn bản).

c) Luồng văn bản từ các đơn vị bên ngoài gửi đến VOTV

- Văn phòng công ty là đầu mối tiếp nhận các văn bản từ đơn vị ngoài gửi đến công
ty rồi trình lên BGĐ Công ty phê duyệt để giao các đơn vị tổ chức thực hiện.
- Văn phòng công ty sẽ ban hành văn bản tới đơn vị liên quan sau khi BGĐ Công ty
duyệt văn bản.

2) Hướng dẫn trình ký văn bản theo Luồng thông thường

- Đăng nhập vào eOffice theo đường dẫn và tài khoản đã được cấp:
https://workspace.smart-office.vn/dashboard
- Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo ký cần soạn thảo sẵn văn bản và chuyển sang
định dạng file PDF.
- Ấn vào lần lượt các bước 1,2,3… sau để ký văn bản:

2
Chú ý: Mục 5 chọn Đơn vị ban hành là “CÔNG TY TNHH TRUYỀN HÌNH CÁP QUANG
VIỆT NAM” để văn thư công ty là người ban hành văn bản sau khi BGĐ ký.

3
Chú ý: Mục 7 chọn quy trình “Văn bản đi – Ký ban giám đốc”.

- Sau khi ấn nút “Chuyển xử lý” văn bản sẽ tự động chuyển đến cấp trên ký điện tử.
Để cấp trên ký văn bản nhanh hơn, nên gọi điện/nhắn tin cho cấp trên để thông báo
cho người đó biết có văn bản chờ ký.

3) Trình ký văn bản theo Luồng đồng trình

- Làm các bước từ 1 đến 6 giống như Hướng dẫn trình ký văn bản theo Luồng thông
thường.
- Bắt đầu có sự thay đổi từ bước 7 trở đi:

Chú ý: bước 9 chọn tên người cùng trình văn bản hoặc cùng ký văn bản
+ Nếu ấn nút Đồng trình thì người đó sẽ cùng trình văn bản cùng với bạn
+ Nếu ấn nút Ký duyệt thì người đó sẽ được chọn là người ký văn bản này
4
+ Có thể chọn nhiều người cùng trình hoặc cùng ký 1 văn bản. Người nào được chọn
trước thì văn bản sẽ đi đến người đó trước.

Chú ý: Chỉ tích chọn nút Yêu cầu ký CA với những người được cấp SIM điện thoại chữ ký
số như anh Tuấn GĐ Điều hành, anh Tuyền TGĐ (còn các cá nhân khác bỏ tích chọn ký
CA để quá trình ký văn bản không bị lỗi).

Chọn 11 Chuyển xử lý để chuyển văn bản tới cấp trên ký.

5
4) Các tính năng khác

Các tính năng như xem văn bản, đăng ký/theo dõi lịch giao ban tuần, quản lý công việc
được giao… xem video hướng dẫn sử dụng trên mục eOffice: https://workspace.smart-
office.vn/dashboard