Phụ lục

(Kèm theo thông báo số:……/TB-AT ngày …. tháng 4 năm 2021 của Ban An toàn)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM ‘‘QUẢN LÝ CÔNG TÁC AN TOÀN LAO ĐỘNG’’

1. Quy trình lập Lịch công tác

1.1. Lịch công tác có kế hoạch
Từ tài khoản của Người cấp phiếu vào chức năng Menu => Lập lịch công tác

- Có thể sử dụng một trong hai cách thức nhập lịch công tác
1.1.1. Người cấp phiếu tiến hành lập lịch công tác
1.1.1.1. Nhập trực tiếp trong màn hình “Lập lịch công tác”
- Bước 1

Từ màn hình Lập lịch công tác nhấn chọn nút tương ứng với ngày dự
kiến và theo đăng ký kế hoạch của lịch công tác

1
- Bước 2
Tại giao diện thêm, tiến hành nhập nội dung lịch công tác, có thể sự dụng phím tab để
di chuyển giữa các ô nhập, nhập xong nhấn nút lưu
Lưu ý lúc nhập cần chọn thông tin Người kiểm tra phiếu lệnh công tác

2
- Bước 3

+ Chọn biểu tượng để nhập chi tiết thông tin phiếu lệnh công tác

3
+ Đối với phiếu công tác tiến hành nhập các mục 1.7, 1.8 , 4
+ Đối với lệnh công tác tiến hành nhập các mục 1.2 và 2.3

+ Sau khi nhập xong nhấn nút để lưu thông tin

+ Để in phiếu lệnh nhấn nút

4
- Bước 4
Upload file tài liệu liên quan để tất cả cùng theo dõi thông qua app mobile hoặc trên
website chính của hệ thống

1.1.1.2. Nhập từ Excel

- Bước Tiến hành tải file mẫu từ hệ thống

5
- Bước 2 nhập dữ liệu vào file mẫu

- Bước 3 đẩy file dữ liệu lên hệ thống

6
 - Bước 4 tiến hành nhập như Bước 3 của mục 1.1.1
1.1.1.3. Nhập từ App Mobile

Tại màn hình danh sách phiếu lệnh thông tác nhấn nút để chọn thêm phiếu hoặc
lệnh

7
 1.1.2. Người kiểm tra tiến hành duyệt lịch công tác
Sau khi người cấp phiếu lập lịch công tác xong, lịch công tác sẽ chuyển qua trạng thái
“vừa tạo” và đồng thời gửi thông báo đến app mobile của “Người kiểm tra”

Từ tài khoản của Người kiểm tra vào chức năng Menu => Quản lý phiếu, lệnh công tác
=> Quản lý phiếu lệnh công tác

8
 - Đối với những lịch công tác được gán người kiểm tra sẽ tự động hiển thị nút duyệt
khi người kiểm tra vào danh sách phiếu lệnh công tác.

Người kiểm tra có thể sử dụng bộ lọc sau để lọc ra được ngay công việc cần duyệt

9
- Trường hợp 1: Duyệt lịch công tác
Tại thời điểm này lịch công tác sẽ chuyển qua trạng thái “Đã duyệt” và không thể sửa
đổi, muốn thay đổi phải hủy lịch công tác và tạo lại.
- Trường hợp 2: Chuyển hoàn lịch công tác (nhập lý do)
Lịch công tác sẽ được chuyển sang trạng thái “Chuyển hoàn”, người cấp phiếu tiến
hành sửa đổi thông tin lịch công tác sau đó nhấn lưu, lịch công tác sẽ tự động chuyển
về trạng thái “vừa tạo” để Người Kiểm tra tiếp tục duyệt.
1.1.3. Lãnh đạo tiến hành duyệt lịch công tác
- Sau khi người Người kiểm tra duyệt lịch công tác xong, lịch công tác sẽ chuyển qua
trạng thái “Đã duyệt” và đồng thời gửi thông báo đến app mobile của “Lãnh đạo”
- Từ tài khoản của Lãnh đạo vào chức năng Menu => Quản lý phiếu, lệnh công tác =>
Quản lý phiếu lệnh công tác

10
 Đối với những lịch công tác đã được người kiểm tra duyệt sẽ hiện nút Duyệt để lãnh
đạo tiến hành duyệt công việc.

- Trường hợp 1: Duyệt lịch công tác

11
 Sau khi lãnh đạo duyệt lịch công tác, lịch công tác sẽ chuyển qua trạng thái “Đã
chuyển tổng công ty”, tại thời điểm này những người liên quan đến công việc có thể
nhìn thấy công việc trên app mobile.
- Trường hợp 2: Chuyển hoàn lịch công tác (nhập lý do)
Lịch công tác sẽ được chuyển sang trạng thái “Lãnh đạo chuyển hoàn”. Lúc này
Người kiểm tra có thể Chuyển hoàn công việc về cho người cấp phiếu, người cấp
phiếu tiến hành sửa đổi thông tin lịch công tác sau đó nhấn lưu, lịch công tác sẽ tự
động chuyển về trạng thái “vừa tạo” để Người Kiểm tra và lãnh đạo tiếp tục quy trình
duyệt công việc.
- Sau khi lãnh đạo duyệt, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới tất cả app mobile
của những người có chức danh trong phiếu lệnh công tác
1.2. Lịch công tác đột xuất
- Đối với công việc đột xuất thì không cần khai báo “Người kiểm tra”
- Người cấp phiếu tiến hành cấp phiếu và duyệt lịch công tác (nếu được ủy quyền) mà
không cần tuân thủ quy trình qua hai cấp duyệt như công việc có kế hoạch.

2. Quy trình thực hiện phiếu lệnh công tác thông qua App mobile ngoài hiện trường
Tại màn hình chính chọn một trong hai cách sau để vào phiếu lệnh công tác
- Chọn Danh sách phiếu lệnh công tác:
Mặc định tại danh sách trên sẽ hiện thị ra toàn bộ lịch công tác trong ngày và ở trạng
thái Đang thực hiện
Nhấn chọn từng dòng để đến chi tiết phiếu lệnh công tác
- Chọn mục thông báo
Hiện ra toàn bộ thông báo về lịch công tác được gửi đến điện thoại
Nhấn chọn từng dòng để đến chi tiết phiếu lệnh công tác

12
13
2.1. Phiếu công tác
Bước 1: Của người cấp phiếu
Người cấp phiếu kiểm tra lại các thông tin trong phiếu và tiến hành chỉ dẫn và nhấn

để xác nhận phiếu

14
Màn hình ký hiện ra, người cấp phiếu tiến hành ký và nhấn cập nhật để chuyển bước

Sau khi Người cấp phiếu xác nhận xong , phiếu sẽ được tự động cấp số theo đũng định
dạng đã quy định.
Tại bước 1 Người cấp phiếu có thể tiến hành đổi người Chỉ huy trực tiếp hoặc Người cho
phép bằng cách nhấn chọn vào mục 1.2 và 1.10

15
Nhập xong nhấn nút để lưu
Bước 2: Của người cho phép
- Người cho phép tiến hành thực hiện trình tự từ mục 2.1 đến 2.5

16
- Người Chỉ huy trực tiếp tiến hành ký xác nhận
- Người giám sát an toàn điện ký xác nhận nếu có

- Người cho phép nhấn và ký xác nhận để

chuyển bước
Bước 3: Của người chỉ huy trực tiếp
- Người CHTT tiến hành các mục từ 3.1 đến 3.3
- Người Giám sát an toàn điện ký xác nhận nếu có

- Người CHTT nhấn và ký xác nhận để chuyển

bước
17
Bước 4: Của người chỉ huy trực tiếp
- Người CHTT thực hiện nhấn xác nhận thời gian lúc đến lúc rút của nhân viên đơn vị
công tác

- Đối với phần chữ ký của nhân viên đơn vị công tác, người chỉ huy trực tiếp sẽ lần

lượt tiến hành nhấn nút và đưa cho nhân viên đơn vị công tác ký trên màn
hình điện thoại của người chỉ huy trực tiếp

18
 - Người CHTT có thể thêm nhân viên đơn vị công tác trực tiếp ngoài hiện trường bằng
cách nhấn vào một trong 2 nút sau

Tuy nhiên cần có sự xác nhận của người cho phép

Bước 5: Của người chỉ huy trực tiếp và người cho phép
Bước 5 chỉ dùng cho công việc kéo dài nhiều ngày tại nhiều địa điểm khác nhau
- Người cho phép xác nhận thời gian đến và rút, sau đó ký xác nhận
- Người chỉ huy trực tiếp tiến hành ký xác nhận

- Người chỉ huy trực tiếp nhấn để chuyển bước

19
20
Bước 6: Của người chỉ huy trực tiếp và người cho phép và người cấp phiếu
- Người chỉ huy trực tiếp thực hiện bước 6.1 và ký xác nhận
- Người cho phép thực thực hiện bước 6.2 và ký xác nhận
- Người cấp phiếu thực thực hiện bước 6.3 và ký xác nhận để kết thúc phiếu

21
2.2. Lệnh công tác
Bước 1: Của người ra lệnh công tác và của người chỉ huy trực tiếp (người thi
hành lệnh)
- Người CHTT (Người thi hành lệnh) kiểm tra lại các thông tin trong lệnh và tiến hành
ký xác nhận lệnh

- Người ra lệnh nhấn để xác nhận cấp lệnh

- Sau khi Người ra lệnh xác nhận xong , lệnh sẽ được tự động cấp số theo đũng định
dạng đã quy định.

22
- Tại bước 1 Người ra lệnh có thể tiến hành đổi người chỉ huy trực tiếp (Người thi hành
lệnh) bằng cách nhấn chọn mục 1.1

23
Bước 2: Của người của người chỉ huy trực tiếp (người thi hành lệnh)
- Người CHTT (người thi hành lệnh) thực hiện các mục 2.1 và ký xác nhận bắt đầu
tiến hành công việc
- Người giám sát an toàn điện ký xác nhận nếu có
- Người CHTT (người thi hành lệnh) thực hiện mục 2.3

- Người CHTT (người thi hành lệnh) nhấn để

chuyển bước

24
Bước 3: Của người của người chỉ huy trực tiếp (người thi hành lệnh) và Người ra
lệnh công tác
- Người CHTT (người thi hành lệnh) thực hiện và ký xác nhận
- Người ra lệnh ký xác nhận kết thúc lệnh công tác

25
3. Báo cáo thống kê
3.1. Báo cáo tổng hợp gửi EVN

3.2. Báo chi tiết phiếu lệnh công tác

26
27