BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI: THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM
KẾ TOÁN TTSOFT 1A

GVHD:
ThS. Nguyễn Hữu Bình

Nhóm thực hiện 5:

Trần Thị Thanh Hằng
Tô Thị Thùy Linh
Dương Nguyễn Diệu Nhi
Phạm Nguyễn Ngân Sang
 ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THAM GIA CÔNG VIỆC NHÓM
CỦA TỪNG THÀNH VIÊN

STT MSSV Họ và Tên Tỷ lệ tham gia (%)

14 87222020059 Trần Thị Thanh Hằng 100
29 35221020217 Tô Thị Thùy Linh 100
33 35221020047 Dương Nguyễn Diệu Nhi 100
48 35221020041 Phạm Nguyễn Ngân Sang 100
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................1
1. ĐÁNH GIÁ VỀ SỰ PHÙ HỢP CỦA PHẦN MỀM TTSOFT 1A VỚI QUY ĐỊNH
CỦA PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN.................................................................................2
1.1. Đánh giá hệ thống báo cáo tài chính – Bảng Cân đối Kế toán.............................2
1.1.1. Tổng quan......................................................................................................2
1.1.2. Đánh giá ưu điểm phần mềm kế toán TTsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình
tài chính...................................................................................................................5
1.1.3. Đánh giá nhược điểm phần mềm kế toán Ttsoft 1A - Bảng báo cáo tình
hình tài chính...........................................................................................................9
1.2. Đánh giá hệ thống tài khoản kế toán..................................................................12
1.2.1. Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm kế toán
TTsoft 1A..............................................................................................................12
2. ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM............................................16
2.1 Kiểm soát xác thực và phân quyền trong doanh nghiệp......................................16
2.1.1 Kiểm soát xác thực trong doanh nghiệp.......................................................16
2.1.2 Kiểm soát phân quyền trong doanh nghiệp..................................................19
2.2 Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống.........21
2.3 Kiểm soát quá trình nhập liệu..............................................................................24
2.3.1 Kiểm tra tính đầy đủ:....................................................................................24
2.3.2 Kiểm tra dấu:................................................................................................25
2.3.3 Kiểm tra giới hạn:.........................................................................................27
2.3.4 Kiểm tra hợp lệ:............................................................................................28
2.3.5 Kiểm tra kiểu dữ liệu:...................................................................................29
3. ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO PHẦN MỀM......................................................................30
3.1 Đánh giá Sổ nhật ký bán hàng.............................................................................31
3.2 Đánh giá Sổ nhật ký chung.................................................................................33
3.3 Đánh giá Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng................................34
4. ĐỀ XUẤT NHỮNG THAY ĐỔI PHẦN MỀM TTSoft 1A.....................................35
 LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, phần mềm kế
toán đã được đưa vào sử dụng rộng rãi như một công cụ đắc lực cho người hành nghề kế toán.
Phần mềm kế toán không chỉ hỗ trợ thu thập, ghi nhận và xử lý các thông tin kế toán từ đơn
giản đến phức tạp, mà nó còn giúp cho cung cấp nhưng thông tin báo cáo hữu ích cho người
quản lý. Nhờ ứng dụng linh hoạt phần mềm mà khối lượng công việc được giảm tải, quá trình
xử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng và kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để lựa
chọn được phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, ta cần phải đánh giá trên
nhiều khía cạnh và tiêu chuẩn khác nhau.
Trong đề tài này, nhóm thực hiện cùng “Thử nghiệm và đánh giá phần mềm kế toán
TTsoft 1A” với bốn nội dung chính: Đánh giá sự phù hợp của phần mềm với quy định của
pháp luật về phần mềm kế toán; đánh giá tính kiểm soát trên phần mềm; đánh giá hệ thống
báo cáo trên phần mềm; đề xuất những thay đổi phần mềm TTSoft 1A. Quá trình thực hiện đề
tài không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý
báu của Thầy!

1
 1. ĐÁNH GIÁ VỀ SỰ PHÙ HỢP CỦA PHẦN MỀM TTSOFT 1A VỚI QUY
ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN

1.1. Đánh giá hệ thống báo cáo tài chính – Bảng Cân đối Kế toán

1.1.1. Tổng quan

Bảng Cân đối Kế toán là một tài liệu vô cùng quan trọng nằm trong bộ Báo cáo tài
chính của doanh nghiệp, nó phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài chính và sự cân đối
giữa hai thành phần “Tài sản” và “Nguồn vốn” của mỗi doanh nghiệp.
Sử dụng dữ liệu minh họa ứng dụng phần mềm kế toán Ttsoft 1A, thiết lập theo “Thông
tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và
vừa”. Nhìn chung các biểu mẫu báo cáo là đầy đủ theo quy định của pháp luật về kế toán như:
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh
nghiệp, Thuyết minh báo cáo tài chính, Tờ khai thuế giá trị gia tăng,… (Hình 1.1.1a)

Hình 1.1.1a

Biểu mẫu Bảng Cân đối Kế toán trên phần mềm sẽ gồm hai mẫu B01a-DNN và B01b-
DNN. Theo thông tư 133 tại điều số 71 có quy định: “Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu
cầu quản lý doanh nghiệp có thể lựa chọn lập Báo cáo tình hình tài chính theo Mẫu số B01b-
DNN hoặc B01a-DNN”. Theo mẫu số B01a thì tài sản và nợ phải trả được trình bày theo tính
thanh khoản giảm dần (Hình 1.1.1b), mẫu B01b tài sản và nợ phải trả sẽ được trình bày theo
ngắn hạn và dài hạn (Hình 1.1.1c).

2
Hình 1.1.1b: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01a-DNN

3
Hình 1.1.1c: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01b-DNN

4
 1.1.2. Đánh giá ưu điểm phần mềm kế toán TTsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình tài
chính

 Cột “Chỉ tiêu” trên báo cáo thể hiện đầy đủ các mục và được sắp xếp phù hợp theo
quy định của pháp luật.
 Cột “Mã số” đối ứng với từng mục bên cột “Chỉ tiêu” là các mã số hoàn toàn chính
xác khi đối chiếu với mẫu Báo cáo do Bộ tài chính ban hành.

 Cách lập Báo cáo tình hình tài chính trên phần mềm Ttsoft 1A được thiết lập các biểu
thức đi kèm với từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2a):

Hình 1.1.2a

 Nhóm tiến hành kiểm tra tính phù hợp của từng biểu thức so với hướng dẫn của Bộ tài
chính. Đa số nội dung và cách lập của các biểu thức trong Báo cáo tình hình tài chính
B01b đã được thiết lập chính xác và phù hợp với quy định luật pháp và các hướng dẫn
kế toán hiện hành. Đây là một cơ sở quan trọng giúp thông tin phản ánh trong bảng báo
cáo tình hình tài chính đảm bảo được tính chính xác và độ tin cậy cao (Hình 1.1.2b).

Hình 1.1.2b

5
  Khi lập bảng Báo cáo tình hình tài chính tại một thời điểm bất kỳ (Hình 1.1.2c):

Hình 1.1.2c

- Báo cáo thể hiện chi tiết và rõ ràng theo từng chỉ tiêu đúng với quy định.
- Có thông báo khi chưa thực hiện tính giá trị các chỉ tiêu (Hình 1.1.2d).

Hình 1.1.2d

- Trong báo cáo cũng có hai cột số liệu kỳ này và kỳ trước giúp dễ dàng đánh giá và so
sánh tình hình tài chính qua từng năm. Người sử dụng báo cáo tài chính thông qua báo cáo
này sẽ có cái nhìn tổng quan về nguồn lực tài chính của doanh nghiệp, tình hình của nguồn
vốn và toàn bộ tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

6
 - Dễ dàng in ấn, kết xuất báo cáo nhanh chóng tiện lợi đảm bảo độ chính xác cao, phần
mềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,…

Hình 1.1.2e

Hình 1.1.2f

7
 - Khi lập bảng báo cáo tình hình tài chính, phần mềm TT Soft 1A tự động tính toán các
chỉ tiêu cần thiết.
- Từ những dữ liệu phát sinh được nhập vào, phần mềm tự động tính tổng giá trị: tài sản,
nợ phải trả, vốn chủ sở hữu.
- Phần mềm có tính năng tự động lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu liên quan đến bảng
báo cáo tình hình tài chính. Từ đó người dùng có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm và kết xuất
báo cáo khi cần thiết, đáp ứng yêu cầu an toàn và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
 Phần mềm kế toán TT Soft 1A cho phép người dùng dễ dàng sửa đổi nội dung biểu
mẫu báo cáo:
- Thêm hoặc xóa các chỉ tiêu trong báo cáo phù hợp với tình hình của doanh
nghiệp (Hình 1.1.2g).
- Thiết lập các biểu thức tính toán của từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2h).

Hình 1.1.2g

8
 Hình 1.1.2h

1.1.3. Đánh giá nhược điểm phần mềm kế toán Ttsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình tài
chính

 Nhóm tiến hành kiểm tra tính phù hợp của từng biểu thức so với hướng dẫn của Bộ tài
chính. Chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn ngắn hạn” và “Đầu tư nắm giữ đến ngày
đáo hạn dài hạn”, phần mềm Ttsoft 1A khi thiết lập biểu thức đã bỏ trống ở hai chỉ tiêu này
(Hình 1.1.3a và Hình 1.1.3b).

 Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫn
cách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn
ngắn hạn” mã số 123 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281
và 1288, kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ sản xuất
kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã được
trình bày trong chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” và “Phải thu
ngắn hạn khác”.
 Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫn
cách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn dài
hạn” mã số 253 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281 và
1288, kỳ hạn còn lại trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh
thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã được trình bày trong
chỉ tiêu “Phải thu dài hạn khác”.

9
 Hình 1.1.3a

Hình 1.1.3b

 Phần mềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,… nhưng chưa
hỗ trợ liên kết với Word và Access (Hình 1.1.3c).

10
 Hình 1.1.3c

 Khi thực hiện in mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b-DNN, phần mềm nên có sự
nhất quán tên tiêu đề “Số đầu năm” và “Số cuối năm”. Phải có ký hiệu rõ ràng Mẫu
số B01b- DNN trên báo cáo, thể hiện rõ ràng ngày tháng năm tại thời điểm báo cáo
(Hình 1.1.3d).

Hình 1.1.3d

 Mẫu báo cáo tình hình tài chính trong phần mềm có một số hạn chế nhỏ và phần
mềm kế toán TT Soft 1A thì giới hạn khả năng tùy chỉnh hình thức mẫu biểu của
người dùng, chỉ chỉnh sửa được một số mục như hình minh họa phía dưới. Vì vậy nếu
có những chỉnh sửa về hình thức báo cáo thì sẽ gặp khó khăn (Hình 1.1.3e).

11
 Hình 1.1.3e

1.2. Đánh giá hệ thống tài khoản kế toán

1.2.1. Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm kế toán
TTsoft 1A

 Ưu điểm:
 Đối chiếu với Danh mục tài khoản kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC,
hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm là đầy đủ, gồm 8 loại tài khoản:
Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh,
thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh (.Hình 1.2.1a và
Hình 1.2.1b)

12
 Hình 1.2.1a

Hình 1.2.1b

 Bên cạnh đó hệ thống tài khoản trên phần mềm còn có loại tài khoản ngoài
bảng, các tài khoản cấp 0 này sẽ giúp cho doanh nghiệp phản ánh những tài
sản hiện có nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, phản ánh
một số chỉ tiêu kinh tế đã trình bày trong tài khoản thuộc báo cáo tình hình
tài chính nhưng vẫn cần theo dõi phục vụ cho mục đích quản lý.
 Các tài khoản được phân cấp 1 và chi tiết thêm ở cấp 2. Bên “Thông tin tài
khoản” của mỗi tài khoản được cài đặt thêm: Chi tiết phát sinh theo đối
tượng, chi tiết số dư, số dư công nợ theo hóa đơn,… Bên cạnh đó cách thuộc
13
 tính của tài khoản cũng được thể hiện rõ ràng và chi tiết: Có theo dõi số dư
hay không, phân loại ngắn hạn/dài hạn,… (Hình 1.2.1c)

Hình 1.2.1c

 Dễ dàng thêm mới các tài khoản cấp con phù hợp với yêu cầu quản lý và mục đích
sử dụng của doanh nghiệp. Thông tin sẽ được theo dõi một cách khoa học và dễ
dàng khi sử dụng tính năng này (Hình 1.2.1d).

Hình 1.2.1d

14
 Khi thay đổi thuộc tính bất kỳ của tài khoản trong mục “Thông tin tài khoản” thì
hệ thống sẽ có cảnh báo cho người dùng. Tính năng này giúp người sử dụng có thể
kiểm tra lại khi thực hiện công việc, tránh trường hợp sai sót do thao tác nhầm
(Hình 1.2.1c).

Hình 1.2.1e

 Phần mềm còn có tính năng thêm tiểu khoản cho tài khoản hiện có. Đưa con trỏ
chuột lên tài khoản cần thêm tiểu khoản, bấm “Sao chép”, thay đổi các thông tin
thuộc tính tài khoản, sau đó “Kéo thả” vào vị trí mong muốn (Hình 1.2.1f).

Hình 1.2.1f

15
  Nhược điểm:
 Trong phần “Thông tin tài khoản” khi thiết lập sai các mục thì phần mềm vẫn cho
phép lưu mà không có bất kỳ cảnh báo nào cho người sử dụng. Dẫn đến nhưng sai
sót và sự bất hợp lý trong quản lý hệ thống tài khoản. Ví dụ trong Hình 1.2.1g, tài
khoản “Tiền Việt Nam” phần “Chi tiết phát sinh theo đối tượng” được đổi thành
“Vật tư – Hàng hóa” và theo dõi số dư được đổi thành “Dư hai bên”, phần mềm
vẫn cho phép lưu và không đưa ra cảnh báo thiết lập không phù hợp.

Hình 1.2.1g

2. ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM

2.1 Kiểm soát xác thực và phân quyền trong doanh nghiệp

2.1.1 Kiểm soát xác thực trong doanh nghiệp

- Xác thực là xác nhận danh tính của người dùng để cấp quyền truy cập vào hệ thống
phần mềm, thường yêu cầu tên người dùng và mật khẩu. Và tương tự như những phần mềm
kế toán khác, trong phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, để truy cập được vào hệ thống thì bước
đầu tiên là điền tên đăng nhập và mật khẩu, chỉ khi thông tin được xác thực thì ta mới có thể
đăng nhập vào hệ thống phần mềm.

16
 Hình 2.1.1a – Giao diện đăng nhập vào phần mềm)

(Hình 2.1.1b – Giao diện hiển thị sau khi đăng nhập thành công)
- Ưu điểm:

 Có yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

17
- Nhược điểm:

 Phần mềm cho phép người dùng sử dụng mà không cần đặt mật khẩu, việc này
dẫn đến tính bảo mật yếu kém, dễ bị đánh mất, rò rỉ, lộ thông tin tài chính của
công ty.

Hình 2.1.1c Hình 2.1.1.d

 Phần mềm vẫn cho phép người dùng đặt mật khẩu chưa đủ mạnh mà không
kiểm soát, quy định người dùng phải đặt mật khẩu đủ mạnh (ví dụ như bao
gồm chữ viết hoa và chữ viết thường, các ký tự đặc biệt, chữ số và mật khẩu
phải chứa 8 ký tự trở lên), (như trường hợp ở Hình 2.1.1c và 2.1.1d, ban đầu
tiến hành đặt mật khẩu gồm 4 ký tự thì phần mềm vẫn cho phép và báo “Thực
hiện thành công”, sau đó đổi mật khẩu thành 2 ký tự thì phần mềm vẫn cho
phép), thêm việc chỉ có 1 lớp bảo mật là mật khẩu, điều này dẫn đến dễ bị kẻ
xấu tấn công, đánh cắp dữ liệu.

18
 2.1.2 Kiểm soát phân quyền trong doanh nghiệp

- Phân quyền là xác định xem user có được phép truy cập tài nguyên hay không. Nó
xác định những gì người dùng có thể và không thể truy cập.
- Phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần “Quản trị người dùng” để người
quản lý có thể phân quyền cho nhân viên, làm cho việc quản lý, theo dõi và kiểm soát nhân
viên dễ dàng và hiệu quả hơn. Để có thể thực hiện việc phân quyền, người phân quyền nhấn
chọn Hệ thống/Quản trị người dùng (như minh họa ở Hình 2.1.2a), sau đó nhấn chọn vào
Mục Thêm (như minh họa ở Hình 2.1.2b) để tiến hành phân quyền cho nhân viên. Với chức
năng phân quyền này, mỗi nhân viên sẽ được thao tác trên những nghiệp vụ và chức năng
nhất định tùy theo đặc thù công việc của mỗi người.

(Hình 2.1.2a)
(Giao diện sau khi bấm chọn Quản trị người dùng - Hình 2.1.2b)

(Giả sử đang tiến hành phân quyền – Hình 2.1.2c)

- Ở hình 2.1.2c ta thấy được tên tài khoản, tên người dùng của từng nhân viên được
cấp quyền.

19
 - Ở thẻ Chức năng: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,
Xóa, Tất cả cho nhân viên (Hình 2.1.2c)

(Hình 2.1.2d)
- Ở thẻ Chứng từ: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,
Xóa, Ghi sổ, Mở khóa, Tất cả cho nhân viên. (Hình 2.1.2d)

(Hình 2.1.2e)
- Ở thẻ Báo cáo: cho phép người dùng phân quyền chức năng Xem các loại báo cáo
cho nhân viên. (Hình 2.1.2e)
- Ưu điểm:

 Có trang bị tính năng quản lý người dùng và phân quyền cho các nhân viên.

20
  Cấp trên sẽ phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình, để họ có thể truy cập
và thao tác các nghiệp vụ nhất định liên quan đến công việc, nhiệm vụ được
phân công.
 Vì được cấp trên phân quyền, nhân viên chỉ được truy cập và thao tác một số
nghiệp vụ nhất định liên quan đến công việc, nhiệm vụ của mỗi người nên có
thể giảm thiểu các sự cố nhầm lẫn, ghi chép sai phần công việc không thuộc
phạm vi nhiệm vụ mà mỗi nhân viên được phân công.
 Việc phân quyền này có thể thực hiện theo từng bộ phận, phòng ban.

- Nhược điểm:

 Việc phân quyền làm cho việc cập nhật thông tin dữ liệu giữa các phòng ban
chậm hơn, khi cần thiết thì phải chờ phản hồi từ các bộ phận có liên quan. (Ví
dụ như Kế toán tiền lương cần có các chứng từ chi tiền nộp BHXH, BHYT, …
thì cần đợi phản hồi của kế toán thanh toán)

2.2 Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống

- Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống là cho phép
xem lại lịch sử truy cập và các thao tác (Xem, Thêm, Sửa, Xóa) của người dùng.
- Ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa hay còn gọi là
nhật ký dữ liệu chung cho tất cả dữ liệu hoặc riêng từng phiếu.
Để xem nhật ký dữ liệu chung cho tất cả các phiếu, ta thực hiện:
B1: Chọn Hệ thống/Nhật ký dữ liệu (Hình 2.2.1)

(Hình 2.2.1)
B2: Sau đó, tiến hành chọn các trường “Tháng”, “Năm”, “Chọn loại phiếu”. Sau đó
bấm vào “Đọc dữ liệu” (Hình 2.2.2)

21
 (Hình 2.2.2)
B3: Phần mềm sẽ hiển thị chi tiết các nội dung như “Ghi chú” (bao gồm thao tác và số
phiếu), “Số phiếu”, “Loại chứng từ”, “Người dùng” (là user thực hiện thao tác), “Mã nhân
viên” và “Nhân viên” (là thông tin của user thực hiện thao tác), “Thời gian ghi nhận” (là thời
gian thực hiện thao tác) và “file HTML” (Hình 2.2.3). Ta có thể nhấn vào xem file HTML
nếu cần.

File HTML

(Hình 2.2.3)

Để xem nhật ký dữ liệu riêng cho từng phiếu, ta thực hiện:

B1: Mở phiếu cần xem nhật ký dữ liệu (ở Hình 2.2.4 là trường hợp hóa đơn bán
hàng) và nhấn chọn nút “Nhật ký chỉnh sửa”.

22
 (Hình 2.2.4)
B2: Sau đó màn hình sẽ hiển thị chi tiết các nội dung như “Ghi chú” (bao gồm thao
tác và số phiếu), “Người dùng” (là user thực hiện thao tác), “Mã nhân viên” và “Nhân viên”
(là thông tin của user thực hiện thao tác), “Thời gian ghi nhận” (là thời gian thực hiện thao
tác) và “file HTML” (Hình 2.2.5)

23
 (Hình 2.2.5)
Qua đây, có thể thấy phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần Khả năng theo
dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống khá chi tiết, thủ tục kiểm soát
chặt chẽ, hệ thống phần mềm cho ta biết được thông tin của người thực hiện chỉnh sửa, ngày,
giờ cụ thể, và thao tác thực hiện chính xác là thao tác nào.

2.3 Kiểm soát quá trình nhập liệu

2.3.1 Kiểm tra tính đầy đủ: được hiểu là kiểm tra xem liệu không nhập thông tin vào
các trường dữ liệu bắt buộc có được hay không.
Ở hình 2.3.1, giả định trường hợp không nhập trường thông tin là “Ngày hóa đơn” mà
nhập thông tin của của một trường dữ liệu khác, thì ngay lập tức hệ thống báo “Nhập thiếu
thông tin hóa đơn” và bắt buộc mình phải nhập đầy đủ thông tin ở những trường dữ liệu bắt
buộc ở phía trước thì mới có thể nhập tiếp thông tin ở những trường dữ liệu tiếp theo.

24
 (Hình 2.3.1)
Ta thấy ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo các thông tin bắt
buộc phải được nhập liệu đầy đủ.
2.3.2 Kiểm tra dấu: được hiểu là kiểm tra xem dấu của trường dữ liệu có dấu số học
thích hợp hay không.
Ở hình 2.3.2a, giả định trường hợp nhập dấu âm vào số lượng bán hàng, sau đó bấm
“Lưu” thì hệ thống vẫn ghi nhận và khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống vẫn cho phép.

25
 (Hình 2.3.2a)
Hay ở hình 2.3.2b, ta nhập số âm vào cột số lượng xuất kho, sau đó bấm “Lưu” thì hệ
thống vẫn ghi nhận, nhưng khi bấm “Ghi sổ” thì hệ thống không ghi nhận.

(Hình 2.3.2b)
Phần mềm nên thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ hơn ở các trường dữ liệu mang dấu
số học, như trường số lượng là một ví dụ điển hình. Từ bước đầu nhập sai dấu số học của
26
trường số lượng thì hệ thống nên thông báo hoặc cảnh báo đến người nhập liệu rằng họ đã
nhập sai dấu số học, bắt buộc phải sửa lại dấu số học ở trường số lượng ngay lập tức thì mới
có thể nhập tiếp thông tin ở trường dữ liệu khác.
2.3.3 Kiểm tra giới hạn: là kiểm tra xem một số lượng có nằm trong giới hạn trên và
giới hạn dưới của dữ liệu được xác định hay không.
Tồn quỹ tiền mặt đầu kỳ là 10.165.026.789 VND (dẫn chứng ở hình 2.3.3a), nhưng khi
nhập xuất quỹ tiền mặt 20.000.000.000 VND thì hệ thống vẫn ghi nhận và đồng ý “Ghi sổ”
(dẫn chứng ở hình 2.3.3b).

(Hình 2.3.3a)

27
 (Hình 2.3.3b)
Tính kiểm tra giới hạn của phần mềm chưa đảm bảo, phần mềm nên thiết lập lại phần
hành này, đảm bảo kiểm soát một cách chặt chẽ hơn, giúp người nhập liệu có thể tránh tình
trạng sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm soát và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
2.3.4 Kiểm tra hợp lệ: là kiểm tra xem mã nhóm/hàng hóa/khách hàng/nhà cung cấp, ...
có trong dữ liệu giao dịch có tương thích với dữ liệu mà khai báo ban đầu hay không, để xác
minh là dữ liệu đó có tồn tại.
Ở hình 2.3.4, search mã hàng của Xerox CP205 là MI01-002 thì ta thấy nó hiển thị
đúng thông tin của Xerox CP205. Phần mềm đảm bảo được tính hợp lệ của thông tin. Qua đây
có thể giúp người nhập liệu tìm nhanh mã nhóm/hàng hóa/khách hàng/nhà cung cấp, giúp tiết
kiệm thời gian hơn.

28
 (Hình 2.3.4)
2.3.5 Kiểm tra kiểu dữ liệu: là kiểm tra xem hệ thống phần mềm có kiểm soát chặt chẽ
quy ước kiểu dữ liệu của trường dữ liệu hay không, thông tin được ghi nhận có được phép sai
so với quy ước kiểu dữ liệu hay không.
Ở hình 2.3.5 khi nhập thử ký tự chữ cái vào trường “Mã số thuế” và “Số điện thoại” thì
hệ thống vẫn cho phép ghi nhận thông tin và không báo lỗi.

29
 (Hình 2.3.5)
Để khắc phục lỗi này, phần mềm nên thiết lập phần kiểm tra kiểu dữ liệu chặt chẽ hơn
để hạn chế tối đa việc nhập sai dữ liệu.

3. ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO PHẦN MỀM.

Điểm đến cuối cùng của người sử dụng thông tin phần mềm là dữ liệu đầu ra, chính là
các báo cáo kết quả hoạt động có liên quan đến phần hành bán hàng, công nợ, thuế,...Cách
thiết kế biểu mẫu phù hợp và khoa học sẽ giúp nâng cao tính hữu hiệu việc kết xuất đầu ra đối
với người sử dụng thông tin (bên trong và bên ngoài doanh nghiệp). Mục tiêu của thiết kế báo
cáo hướng đến việc cung cấp thông tin chứ không phải quan điểm ghi sổ. Tùy vào mục đích
cũng như đối tượng khai thác, nội dung chi tiết sẽ được tổ chức sắp xếp để làm rõ mức độ
tổng hợp các thông tin trình bày trên báo cáo. Thông qua các báo cáo minh họa được truy
xuất, nhóm nhận thấy Phần mềm kế toán TTSOFT 1A thiết lập mẫu biểu báo cáo trên hệ
thống rõ ràng và đáp ứng đầy đủ các kết cấu cũng như vị trí của từng phần được trình bày phù
hợp với một mẫu báo cáo cơ bản cần có. Điều quan trọng khi thiết kế biểu mẫu báo cáo là
phần mềm đã thống nhất được các kết cấu biểu mẫu trên toàn hệ thống và cho phép người
dùng có thể tùy ý thiết kế biểu mẫu báo cáo quản trị theo nhu cầu riêng.

30
 Để hiểu rõ hơn về điều này, chúng tôi sử dụng thực tế ba báo cáo quản lý được trích
xuất từ phần mềm kế toán TTSoft 1A gồm: Sổ nhật ký bán hàng , Sổ nhật ký chung , Bảng
tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng.

3.1 Đánh giá Sổ nhật ký bán hàng

Hình 3.1 SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Biểu mẫu báo cáo trên là “Sổ nhật kí bán hàng” tại phần mềm kế toán TTSOFT 1A
cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch: Sổ nhật ký bán hàng cung cấp thông tin cụ thể về
các giao dịch bán hàng như mã số giao dịch, ngày tháng, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng,
đơn giá và tổng cộng, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các hoạt động kinh doanh.
-Sổ nhật kí bán hàng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi doanh số bán hàng , thu
chi, lợi nhuận giúp họ có thể theo dõi việc kinh doanh một cách hợp lí.
-Tính chất cấu trúc: Sổ nhật ký bán hàng được ký 04/2024, theo mẫu của công ty cung
cấp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính, giúp bảo đảm tính
chính xác và chuẩn mực trong việc ghi chép và lưu trữ thông tin giao dịch.
Nhược điểm:
- Biểu mẫu báo cáo thiếu thông tin về khách hàng: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp
đủ thông tin về khách hàng mua hàng, điều này có thể là một hạn chế trong việc xác định
khách hàng chiến lược và thực hiện chiến lược tiếp thị.

31
 - Theo Thông tư 133 thì báo cáo này thiếu phần sổ này có bao nhiêu trang và đánh từ số
bao nhiêu tới trang bao nhiêu.
- Thiếu phân tích và đánh giá: Sổ nhật ký bán hàng không cung cấp thông tin phân tích
và đánh giá về các giao dịch, do đó, việc ra quyết định và dự báo về tình hình kinh doanh có
thể bị hạn chế.
- Báo cáo bán hàng cần có mục dò theo từng:
+ Khu vực để nhà quản lý có thể đánh giá được nhu cầu hàng hóa của từng vùng, để có
sự nhìn nhận tổng quát về tình hình kinh doanh của khu vực đang phụ trách: tổng đơn, tổng
lượng khách hàng, số lượng đơn hàng giữa các khu vực với nhau để đánh giá tiềm năng kinh
doanh của từng khu vực.
+ Nhân viên bán hàng, nhân viên theo dõi công nợ: cho thấy hiệu suất làm việc của các
nhân viên, từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.
+ Kênh bán hàng: giúp nhà quản lý theo dõi được mức độ tiếp cận khách hàng, doanh
thu của từng kênh bán, so sánh với các kênh truyền thống để có giải pháp kinh doanh phù hợp
nhất đối với công ty.

32
 3.2 Đánh giá Sổ nhật ký chung

Hình 3.2 SỔ NHẬT KÍ CHUNG

Biểu mẫu báo cáo trên là “Sổ nhật kí chung” tại phần mềm kế toán TTSOFT 1A cung
cấp đầy đủ thông tin về công ty tiêu đề báo cáo cũng như các đề mục cần thể hiện chi tiết. Sổ
nhật kí chung giúp mọi thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin
có tính linh hoạt

Cấu trúc của báo cáo dễ theo dõi, tạo điều kiện cho việc xác minh thông tin trong báo
cáo dễ dàng do có sự phân chia về các giao dịch cụ thể. Người đọc có thể nhanh chóng nắm
bắt được thông tin thông qua báo cáo được cung cấp.

33
 Nhược điểm:

- Ở phần số hiệu chứng dữ liệu được thể hiện quá dài gây nên không đủ chỗ cần tinh chế
chọn lọc thông tin (vd: chỉ cần thể hiện số thứ tự phiếu mua bán hàng đã được ghi nhận trong
phần mềm không cần thể hiện số hóa đơn và ký hiệu)

- Thiếu đơn vị tính và khó tính toán khi dùng trên Excel. Phải kiểm tra, so sánh, đối
chiếu giữa nhật ký chung và sổ cái để đảm bảo sự cân đối.

- Tuy nhiên sổ nhật kí chung chưa có cột đã khi vào số cái và chưa có cột theo dõi hóa
đơn

3.3 Đánh giá Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng.

Hình 3.3 BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG

Biểu mẫu báo cáo trên là “Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng” tại phần
mềm kế toán TTSOFT 1A cung cấp đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết bao gồm: các khoản nợ của
đối tượng khách hàng, tên đối tượng, số tiền nợ. Báo cáo được phân loại theo từng đối tượng
giúp người đọc dễ dàng theo dõi và xác định nhanh chóng về tình hình nợ của từng khách
hàng và phản ánh rõ ràng những khoản nợ hiện tại đang tồn đọng trong công ty, giúp công ty
có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tài chính của mình.
Nhược điểm:
- Báo cáo không có sự so sánh với mức độ nợ trong các kỳ trước hoặc so với các công
ty cùng ngành, điều này giúp ích cho việc đánh giá tình hình tài chính theo thời gian và so

34
sánh với các đối thủ cạnh tranh và cũng thiếu điểm đánh giá cụ thể về tình hình nợ và không
đưa ra kế hoạch cụ thể để cải thiện tình hình nợ trong tương lai.
- Cần thêm cột ngoại tệ ở các kỳ phát sinh để có thể theo dõi khách hàng thanh toán
công nợ bằng ngoại tệ.
- Cần chia ra danh mục khách hàng theo khu vực để nhà quản lý có thể theo dõi nhu cầu
mua hàng thanh toán, những sản phẩm được ưa chuộng giúp hình thành được quan điểm nhìn
nhận rõ ràng về tài chính ở từng vùng, từ đó đưa ra các chính sách khuyến khích thanh toán
hạn chế khoản nợ phải thu khó đòi gây ảnh hưởng đến tình trạng tài chính của công ty.

4. ĐỀ XUẤT NHỮNG THAY ĐỔI PHẦN MỀM TTSoft 1A

- Tính bảo mật của phần mềm nên được nâng cao: Khi đăng nhập phần mềm nên yêu
cầu bắt buộc phải cài đặt mật khẩu, hiện nay phần mềm vẫn cho phép người dùng truy cập tự
do khi chỉ cần có file dữ liệu. Khi có mật khẩu sẽ giúp cho dữ liệu được đảm bảo an toàn,
giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
- Khi nhập liệu đầu vào không nên chỉ căn cứ vào các đối tượng quản lý chi tiết vì phần
mềm cho phép chỉnh sửa nên có thể dẫn đến những sai sót. Vì vậy khi nhập liệu nên căn cứ
thêm vào các tài khoản kế toán chi tiết mặc định theo danh mục và phân loại theo bản chất
của từng loại tài khoản.
- Hiện nay phần mềm chưa có chức năng tham chiếu, cần bổ sung tính năng này khi
nhập các nghiệp vụ phát sinh, giúp kế toán có thể tham chiếu tới các chứng từ có liên quan, dễ
dàng đối chiếu khi có những sai lệch trong từng quy trình kinh doanh.
- Chứng từ được thiết kế sẵn trên phần mềm còn rất hạn chế, nên bổ sung thêm đa dạng
các loại chứng từ hoặc có thể là các mẫu báo cáo sẵn thêm các đối tượng để doanh nghiệp có
thể dễ dàng thao tác ghi nhận thông tin, giúp xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hoàn
thiện, tạo liên kết chặt chẽ và dễ dàng đối chiếu giữa các công việc của từng bộ phận chức
năng.
- Phần mềm nên có thêm chức năng phục hồi thao tác, sử dụng trong trường hợp người
dùng có những thao tác nhầm lẫn và muốn phục hồi lại hiện trạng trước đó.

35