CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Trang bị những kiến thức cơ bản về thông tin kế
toán và hệ thống thông tin kế toán.
- Đề cập đến các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán.
- Xác định các vấn đề liên quan đến an toàn
HTTT kế toán.
1.1. Thông tin kế toán và vai trò của thông tin kế
toán
1.1.1. Khái niệm thông tin kế toán
Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn
của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp
vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung
cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là
những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá
trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả, cần
thiết cho hạch toán kinh doanh.
Khái niệm Dữ liệu kế toán Thông tin kế
Tiêu thức toán
Tổ chức lưu trữ Sổ nhật kí Sổ cái
Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài và liên
tục
Ví dụ Nhật kí bán hàng Sổ cái tài khoản
phải thu
Bảng 1.1. So sánh dữ liệu và thông tin kế toán.

1.1.2. Thông tin kế toán với quá trình ra quyết định

1
 Các đối tượng sẽ sử dụng thông tin kế toán trong quá
trình ra quyết định
- Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý
ra quyết định: Những thông tin này trợ giúp việc lập kế
hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra những
quyết định ở tất cả các mức quản lý, từ những vấn đề có
tính cấu trúc như “Bao giờ thì cần mua thêm hàng và mua
bao nhiêu để bổ sung vào kho nhằm đảm bảo mức tồn
kho tối thiểu?” cho tới những vấn đề nửa cấu trúc hoặc
thậm chí không có cấu trúc như “Có nên đưa một công
nghệ mới vào sản xuất hay không?”.
- Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư
ra quyết định: Trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó
xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh
doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, tình hình
sử dụng vốn, các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để
quyết định đầu tư hay đầu tư tiếp vào doanh nghiệp.
- Thông tin kế toán cần cho nhà nước và cơ quan cấp
trên: Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho nhà nước và
cơ quan cấp trên hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ
phù hợp như chính sách về đầu tư, thuế vụ …
1.1.3. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp
các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết
kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác
thành thông tin (Hình 1.1.).
Các thành phần trong hệ thống thông tin kế toán: phần
cứng, phần mềm, con người, cơ sở dữ liệu và các thủ tục
 Phần cứng Phần mềm

Dữ liệu Con người

Thông tin
kế toán kế toán
- Chứng từ
Cơ sở DL Các thủ tục - Báo cáo
- Bút toán
quản trị
cuối kì
- Báo cáo tài
chính

Hình 1.1: Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động hóa.

1.1.4. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong

quản trị doanh nghiệp
- HTTT kế toán cùng với các hệ thống thông tin chuyên
chức năng khác như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống
thông tin nhân lực, hệ thống thông tin thị trường, hệ thống
thông tin sản xuất liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau,
cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau,
nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt
động có hiệu quả.
- Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm
bảo cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề
ra.
- Cung cấp báo cáo kế toán với những mục tóm tắt, tổng
hợp trợ giúp nhà quản lý hoạch định chính sách.
- Cung cấp thông tin chi tiết cho các nhà quản lý cấp tác
nghiệp và chiến thuật.

3
 1.2. Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin
kế toán
1.2.1 Mô hình chu trình giao dịch của hệ thống
thông tin kế toán
Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong
hoạt động kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài
chính hoặc số lời lãi thu về. Các nghiệp vụ được ghi lại
trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái.
Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các
hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt
động. Mặc dù không bao giờ có hai tổ chức doanh nghiệp
giống nhau hoàn toàn, nhưng đa phần các tổ chức đều có
những hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động
này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp
vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt
động sản xuất kinh doanh như sau (Hình 1.3.):
− Chu trình tiêu thụ: gồm những sự kiện liên quan
đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ tới các tổ chức và
đối tượng khác, vận chuyển hàng, những khoản phải thu
và những khoản thu.
− Chu trình cung cấp: gồm những sự kiện liên quan
đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và
đối tượng khác, những khoản phải trả và thanh toán.
− Chu trình sản xuất: gồm các sự kiện liên quan đến
việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá, dịch vụ và dự
trữ kho.
 − Chu trình tài chính: gồm các sự kiện liên quan đến
việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền
mặt

Mỗi chu trình nghiệp vụ lại gồm một hoặc nhiều phân
hệ nghiệp vụ. Một phân hệ nghiệp vụ xử lý nhiều nghiệp
vụ có quan hệ logic với nhau.
1.3. Qui trình xử lý nghiệp vụ kế toán
Tiến trình kế toán được bắt đầu từ khi xác định các chỉ
tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến khi lập các báo cáo
định kỳ. Tiến trình kế toán có thể được thực hiện bằng

5
phương pháp thủ công hoặc tự động hoá và đều phải vận
dụng các hình thức kế toán phù hợp. Việc áp dụng hình
thức kế toán nào cần căn cứ điều kiện cụ thể cũng như
đặc điểm kinh doanh của từng tổ chức.
Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lập chứng từ

Các chứng từ kế toán

Ghi sổ nhật kí

Sổ nhật kí
Chuyển sổ cái

Sổ cái

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công.

Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc được
ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu giữ một cách
có hệ thống các nghiệp vụ. Sau đó, chúng được chuyển
sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính. Các sổ cái sau
đó được xử lý để lên các báo cáo tài chính. Như vậy trình
tự xử lý nghiệp vụ được bắt đầu từ các tài liệu gốc, tiếp
đến là sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng các
báo cáo tài chính
Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá
Trong hệ thống kế toán tự động, bằng việc sử dụng
máy tínhtrong việc xử lý các nghiệp vụ kế toán, các tài liệu
gốc được cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị
nhập liệu - thường là bàn phím và được tổ chức lưu giữ
trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ
và các tệp này được quản trị một cách hợp nhất bởi một
hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Sau đó, các tệp dữ liệu nghiệp
vụ được “chuyển sổ” vào các tệp sổ cái bởi chính chương
trình máy tính. Định kỳ, các sổ cái sẽ được xử lý để làm
cơ sở lập báo cáo tài chính. Đối với những tổ chức doanh
nghiệp không lớn lắm, sổ cái và các báo cáo tài chính
được lên thẳng từ tệp dữ liệu nghiệp vụ mà không cần
đến tệp sổ cái
Về cơ bản có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ:
chế độ theo lô và chế độ trực tiếp. Trong chế độ xử lý theo
lô, các nghiệp vụ tương tự nhau được “bó” vào một tệp dữ
liệu nghiệp vụ - tương đương một sổ nhật ký trong kế toán
thủ công. Trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ này,
chương trình máy tính sẽ thực hiện việc lên sổ cái, phục
vụ cho việc lên báo cáo tài chính.
Trong chế độ xử lý trực tiếp, tất cả các dữ liệu nghiệp
vụ được lưu giữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất
và từ tệp này, chương trình máy tính cho phép lên sổ cái
và các báo cáo tài chính, in các bảng biểu của từng hình
thức ghi chép số sách kế toán theo yêu cầu của người
dùng, vì về bản chất thì tất cả các sổ sách kế toán đều
cùng dựa trên các chứng từ gốc ban đầu.

7
 Các nghiệp vụ kinh tế phát

Lập chứng từ

Các chứng từ kế toán

Cập nhật chứng từ vào

Tệp số liệu chi tiết

Tổng hợp số liệu cuối

Tệp số liệu tổng hợp tháng

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Hình 1.9: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán máy.

Ví dụ, nếu chọn hình thức nhật ký chung, thì chương
trình máy tính sẽ cho phép in ra sổ nhật ký chung và sổ
cái tài khoản; hoặc nếu chọn hình thức chứng từ ghi sổ,
thì chương trình máy tính sẽ cho phép in ra sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.
Như vậy, khác với chế độ xử lý theo lô, chế độ xử lý
trực tiếp không cần đến các sổ nhật ký, trước khi thực
hiện quá trình chuyển sổ.
1.4 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế
toán
Khái niệm mã hoá
 Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp
lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả
các hệ thống, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán.
Lợi ích của mã hóa dữ liệu:
- Thứ nhất, nhận diện đối tượng nhanh chóng, không
nhầm lẫn.
- Thứ hai, sử dụng mã sẽ cho phép sử dụng những ký
hiệu ngắn hơn để mô tả thông tin, làm tăng độ chính xác,
giảm thời gian nhập liệu, thời gian xử lý và tiết kiệm bộ
nhớ.
- Thứ ba, mã hoá cho phép nhận diện nhanh chóng một
tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung.
Các phương pháp mã hoá
-Mã hóa tuần tự: Quy tắc tạo mã thông dụng nhất là dùng
số liên tiếp theo trình tự tăng hoặc giảm dần, thường là
tăng dần. Đây là hình thức mã kiểu thứ tự, rất dễ sử dụng
và nó tổ chức dữ liệu trên cơ sở vị trí của chúng. Ví dụ,
sau hoá đơn bán hàng số 555 là hoá đơn với mã số 556
và sau hoá đơn 556 là hoá đơn số 557. Hạn chế của hình
thức mã này là nó không cho ta một thông tin nào về đối
tượng cần nhận diện, ngoài vị trí của nó trong một danh
mục và cũng không cho phép chèn thêm một mã mới vào
giữa hai mã cũ.
- Mã gợi nhớ: Mã kiểu này sử dụng một bộ các ký tự gồm
các chữ cái và chữ số; theo đó các chữ cái được kết hợp
với nhau để tạo mã tắt, ngắn gọn, ví dụ USD dùng cho
“Đô la Mỹ” hay VND dùng cho “Việt nam đồng”. Kiểu mã
này phù hợp với chế độ xử lý thủ công. So với kiểu mã số,
nó có tính gợi nhớ cao, làm người sử dụng hiểu được đặc
tả của đối tượng cần mã hoá, có thể nới rộng được.

9
- Mã hóa theo seri: sử dụng các dãy giá trị theo qui luật để
tạo mã. Mã này đễ quản lý các đối tượng theo nhóm
nhưng số đối tượng quản lý bị hạn chế số lượng và không
thể thêm đối tượng vào các nhóm đã có.
- Mã phân cấp: Một hình thức mã hoá khác cho phép
phân loại tiếp nội trong mỗi khối dữ liệu chính, gọi là mã
phân cấp theo đó giá trị và vị trí của mỗi một ký tự đều
mang một ý nghĩa và một số ký tự nhất định được kế thừa
cho mỗi một cấp tiếp theo. Những mã như vậy thường
gồm nhiều khối, gọi là trường. Thông thường, trường tận
cùng bên trái mang đặc điểm chủ yếu nhất.
Trong kiểu mã số phân cấp người ta cho kéo dài, từng
con số một của mã về phía phải để đi sâu vào chi tiết cần
biểu diễn và mỗi một mã số cấp dưới có và chỉ có một mã
số cấp trên, nhưng ngược lại một mã số cấp trên có thể
có nhiều mã số cấp dưới. ở dạng mã này cần xác định rõ
xem mã số có bao nhiêu cấp và mỗi cấp có bao nhiêu mã.
Nếu số mã của mỗi cấp cố định thì gọi là mã số phân cấp
cố định, còn nếu số mã của mỗi cấp không cố định thì gọi
là mã biến thiên. Ưu điểm của kiểu mã phân cấp là khả
năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất
lớn. Hệ thống tài khoản kế toán Việt nam được mã hoá
theo kiểu phân cấp.
 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1. Khái niệm thông tin kế toán. Phân biệt sự khác nhau
giữa dữ liệu và thông tin kế toán. Những nhóm người
sử dụng thông tin kế toán ?
2. Hệ thống thông tin kế toán là gì ? Vai trò của nó trong
tổ chức doanh nghiệp.
3. Hãy chứng minh rằng, hệ thống thông tin kế toán là
một hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lý của
một tổ chức doanh nghiệp.
4. Hãy nêu các chu trình nghiệp vụ chính trong hệ thống
thông tin kế toán. Nội dung mỗi chu trình. Trình bầy mô
hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế
toán.
5. Trình bầy cơ chế xử lý nghiệp vụ kế toán bằng máy
tính.
6. Giới thiệu hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế
toán. Những vấn đề cần chú ý khi thiết kế mã.

11
 CHƯƠNG 2
KẾ TOÁN MÁY VÀ QUI TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ
THỐNG KẾ TOÁN MÁY
- Giới thiệu khái niệm kế toán máy với mô tả chi
tiết về hai thành phần cơ bản là phần mềm kế
toán và cơ sở dữ liệu kế toán.
- Nêu khái niệm chứng từ trùng và vấn đề khử
trùng chứng từ.
2.1. Kế toán máy và các khái niệm liên quan
2.1.1 Khái niệm kế toán máy
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông
tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu
kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho
quá trình ra các quyết định quản trị.
2.1.2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy
Hình thức xử lí Kế toán thủ Kế toán máy
Các GĐ xử lí công
Nhập dữ liệu đầu vào: Tài Ghi chép thủ Nhập qua bàn
liệu gốc như hóa đơn bán công phím hoặc máy
hàng, phiếu thu, chi … quét.
Xử lí dữ liệu: Biến đổi dữ Thủ công Tự động theo
liệu trên các sổ nhật kí chương trình
thành thông tin trên sổ cái
Lưu trữ: Dữ liệu và thông Thủ công trên Tự động ở dạng
tin các sổ nhật kí, các tệp tin: Tệp
sổ cái. nhật kí, tệp sổ cái,
tệp tệp tra cứu.
Kết xuất thông tin: Báo Thủ công Tự động theo
cáo quản trị, báo cáo tài chương trình
chính.
 Bảng 3.1. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy.
2.2. Phần mềm kế toán
2.2.1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy
trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Với phần mềm kế
toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các
số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về
tài chính.
2.2.2. Vị trí của phần mềm kế toán trong hệ thống
thông tin kế toán.
Cần chú ý rằng, phần mềm kế toán chỉ là một trong các
yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán mà
thôi. Nói cách khác nó chỉ trợ giúp người làm công tác kế
toán trong việc thực hiện công việc của mình, với công cụ
xử lý là máy tính điện tử trong một môi trường quản trị cơ
sở dữ liệu thích hợp. Với chương trình kế toán, người
dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở
dữ liệu kế toán cần thiết, đó là:
− Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: Nhập số liệu về các
danh mục từ điển kế toán, vào các số dư đầu, tồn đầu,
vào các chứng từ nghiệp vụ và các phiếu kế toán...
− Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo
yêu cầu: Hiệu chỉnh, bổ sung và cập nhật lại các danh
mục từ điển, các chứng từ hay các phiếu kế toán ...
− Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài
chính từ cơ sở dữ liệu kế toán: Yêu cầu lên các báo cáo
quản trị tại bất cứ thời điểm nào hoặc các báo cáo tài
chính sau khi thực hiện các thao tác cuối kỳ.

13
Hình 3.2: Vai trò của phần mềm kế toán toán
HTTT kế toán.
 2.3. Cơ sở dữ liệu kế toán
2.3.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu kế toán
Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ liệu có cấu
trúc, được lưu giữ trong các tệp có quan hệ với nhau,
được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ
sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của hệ thống
thông tin kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành những
thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết
định quản trị.
2.3.2. Phân loại tệp cơ sở dữ liệu kế toán
Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu
được lưu giữ trong các tệp tin gồm nhiều trường và nhiều
bản ghi. Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý
của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một bản ghi mô
tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ
xác định.
Các tệp tin kế toán thường thuộc vào một trong 3 phạm
trù sau: Tệp danh mục từ điển, tệp nghiệp vụ giao dịch và
tệp tôngt hợp.
Tệp danh mục từ điển
Tệp loại này lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các
thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử
dụng cho nhiều kỳ kế toán như danh mục tài khoản kế
toán, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá
hay danh mục các chi phí ...
Mã Tên VTHH ĐVT Cách TK kho …
VTHH tính giá
TV2 Tivi Chiếc TB 156 …
Samsung

15
 VL12 Vải da Mét TB 1521 …
ngoại
SPA Giầy da Đôi TB 155 …
nam
… … … … … …

Bảng 3.2: Trích các danh điểm của tệp danh mục từ điển.

Tệp nghiệp vụ giao dịch

Tệp loại này lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ
kinh tế như bán hàng, thu, chi quỹ, nhập/ xuất kho ... Mỗi
dòng bản ghi của tệp này chứa dữ liệu về một giao dịch
xác định. Tệp loại này được người sử dụng cập nhật
thường xuyên trong kỳ kế toán làm cơ sở lên báo cáo
quản trị và báo cáo tài chính.
Số CT Ngày CT Diễn Tiền Thuế C Phải thu
giải hàng K
HD111 15/10/2005 Xuất bán 800000 80000 0 880000
Ti vi
Samsung
HD112 15/10/2005 Xuất bán 120000 12000 0 132000
Điều hòa
LG
HD113 17/10/2005 Xuất bán 70000 7000 0 77000
Ti vi
Samsung
Bảng 3.3: Trích các dòng hoá đơn bán hàng

Tệp báo cáo/ thông tin khái quát

Đó là những thông tin đã qua xử lý, tồn tại ở dạng các
báo cáo kế toán hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, vạch
kế hoạch và kiểm soát. Phương pháp lưu báo cáo kế toán
lên thiết bị nhớ điện tử ở dạng tệp tin có các ưu điểm sau:
 • Truyền báo cáo qua mạng, rút ngắn thời gian phân
phối và truyền đạt thông tin tới người sử dụng.
• Khả năng chia sẻ và sử dụng lại thông tin kế toán
nhằm xử lý tiếp theo bởi các phần mềm khác.

2.4. Chứng từ trùng và vấn đề xử lý chứng từ trùng

Trong nhiều nghiệp vụ kế toán, có thể có hai chứng từ
với sơ đồ hạch toán nợ/ có trùng nhau, nhưng do hai
nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể
chứa những thông tin khác nhau, như trong trường hợp
bán hàng thu tiền ngay, trong khi kế toán tiêu thụ thực
hiện hoá đơn bán hàng với các thông tin về số lượng, đơn
giá, trị giá hàng hoá, thì kế toán tiền mặt thực hiện phiếu
thu tiền và phiếu này chỉ chứa thông tin về tổng trị giá
hàng bán. Vậy nên, cần phải có quy trình rõ ràng về cập
nhật và xử lý chứng từ trùng trên máy tính.
Các loại nghiệp vụ làm phát sinh chứng từ trùng:
− Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng như nộp tiền mặt vào ngân hàng, rút
tiền gửi ngân hàng về quỹ, chuyển tiền giữa các ngân
hàng, mua ngoại tệ, bán ngoại tệ.
− Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá,
vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân
hàng.
− Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm
ứng mua hàng hoá, vật tư.
Cách xử lý chứng từ trùng trong hệ thống kế toán máy:
- Trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới
tiền mặt và tiền gửi ngân hàng có 2 phương án xử lý

17
+ Phương án 1: chọn cập nhật 1 trong 2 chứng từ theo
nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên chứng từ ngoại tệ hơn chứng
từ VND; ưu tiên chứng từ tiền mặt hơn chứng từ tiền gửi
ngân hàng; ưu tiên giấy báo nợ hơn giấy báo có.
VD: nghiệp vụ dùng tiền mặt VND mua ngoại tệ USD về
nhập quỹ. Theo thứ tự ưu tiên sẽ nhập số liệu của Phiếu
thu tiền mặt USD, bỏ qua chứng từ Phiếu chi tiền mặt
VND
+ Phương án 2: cập nhật cả chứng từ hạch toán với tài
khoản trung gian tiền đang chuyển.
VD: nghiệp vụ rút tiền VND từ tài khoản ngân hàng về
nhập quĩ. Chúng ta sẽ cập nhật cả Giấy báo nợ của ngân
hàng với bút toán Nợ TK113/Có TK112, và Phiếu thu tiền
mặt với bút toán Nợ TK111, Có TK113
-Trường hợp chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ
mua bán hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc
tiền gửi ngân hàng
+ Phương án 1: cập nhật cả 2 chứng từ và hạch toán qua
tài khoản công nợ. Phương án này đơn giản nhưng hạn
chế là không phân biệt được nghiệp vụ thanh toán ngay
và nghiệp vụ thanh toán trả chậm.
+ Phương án 2: chỉ cập nhật số liệu của chứng từ về hàng
hóa vật tư, không cập nhật số liệu chứng từ thanh toán
tiền.
+ Phương án 3: Cập nhật cả 2 chứng từ nhưng không
hạch toán số liệu trong chứng từ vật tư, chỉ sử dụng theo
dõi tồn kho.
- Trường hợp chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ
thanh toán tạm ứng mua hàng hóa vật tư
+ Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ Giấy đề nghị
thanh toán và Phiếu nhập kho nhưng không hạch toán số
liệu trong Phiếu nhập kho.
+ Phương án 2: Chỉ cập nhật Phiếu nhập kho
2.5 Qui trình triển khai hệ thống kế toán máy
- Các công việc chuẩn bị, cài đặt
+ Chuẩn bị, mua sắm phần cứng;
+ Chuẩn bị con người: đào tạo người sử dụng
+ Cài đặt phần mềm
-Các công việc thực hiện 1 lần khi bắt đầu đưa kế toán
máy vào sử dụng
+ Thiết lập các thông tin hệ thống về doanh nghiệp và
chế độ hạch toán kế toán.
+ Xây dựng hệ thống các tệp danh mục từ điển.
+ Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản
+ Vào số dư tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho hàng hóa, vật
tư, nguyên vật liệu
+ Phân quyền cho người sử dụng trên phần mềm.
-Các công việc thực hiện hàng ngày, định kỳ
+ Cập nhật, hiệu chỉnh, in số liệu.
+ Cập nhật các danh mục từ điển nếu cần thiết.
+ In báo cáo để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu
+ Sao lưu dữ liệu
-Các công việc thực hiện cuối kỳ
+ Thực hiện các bút toán cuối kỳ
+ Lập hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo quản
trị, báo cáo tài chính.
+ Chuyển số dư sang kỳ tiếp theo
+ Khóa sổ kế toán
+ Sao lưu dữ liệu.

19
 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG III
1. Kế toán máy là gì ? Hãy so sánh hệ thống kế toán
thủ công với hệ thống kế toán máy.
2. Hãy trình bầy khái niệm phần mềm kế toán và vị trí
của nó trong hệ thống thông tin kế toán.
3. Cơ sở dữ liệu kế toán là gì ? Trình bầy tổ chức cơ
sở dữ liệu trong chương trình kế toán.
4. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế toán
máy.
5. Qui trình triển khai hệ thống kế toán máy?
 CHƯƠNG 3
LÀM KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN CHUYÊN DỤNG
(Minh họa bằng phần mềm kế toán Fast
Accounting)
Mục đích chương
- Giới thiệu phần mềm kế toán chuyên nghiệp
Fast Accounting với các phân hệ kế toán điển
hình.
- Trình bầy cách quản lý các đối tượng liên quan
đến hạch toán kế toán bằng các danh mục từ
điển.
- Trình bày cách quản lí các chứng từ theo phân
hệ kế toán.
- Trình bày cách thực hiện một số nghiệp vụ kế
toán trên phần mềm

3.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế toán FAST

ACCOUNTING

Phần mềm kế toán Fast Acconuting là một trong những

sản phẩm và giải pháp của công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast, chuyên sâu về phát triển sản phẩm và
triển khai ứng dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán và
quản lý doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế giúp các
tổ chức doanh nghiệp cập nhật và khai thác thông tin tài
chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách chính
xác, đầy đủ và kịp thời nhằm hỗ trợ nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh.

21
 3.1.1. Đăng nhập và lựa chọn dữ liệu

Sau khi đăng nhập vào vào cơ sở dữ liệu đào tạo trên
máy chủ của Công ty FAST, người dùng sẽ lựa chọn cơ
sở dữ liệu kế toán đã được phân quyền.

3.1.2 Các phân hệ kế toán và mối liên kết dữ liệu

giữa chúng

Giao diện chính với các phân hệ của phần mềm

Phần mềm kế toán Fast Accounting gồm những phân

hệ nghiệp vụ điển hình sau đây: Phân hệ kế toán tổng
hợp, phân hệ kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi và
tiền vay), phân hệ kế toán công nợ phải thu (bán hàng và
phải thu khác), phân hệ kế toán công nợ phải trả (mua
hàng và phải trả khác), phân hệ kế toán hàng tồn kho
(theo dõi nhập, xuất và tồn kho vật tư hàng hóa), phân hệ
kế toán tài sản cố định và phân hệ kế toán chi phí giá
thành.

Sæ chi tiÕt tµi kho¶n

Vèn b»ng tiÒn Sæ c¸i tµi kho¶n

T
Sæ quü tiÒn mÆt, NhËt ký chung
PhiÕu thu, phiÕu chi tiÒn göi ng©n hµng,... Chøng tõ ghi sæ
B¸o cã, b¸o nî NKCT, B¶ng kª

B¸n hµng & Ph¶i thu æ

Ho¸ ®¬n B¸o c¸o b¸n hµng,
Ctõ ph¶i thu Sæ chi tiÕt c«ng nî,...

n
C¸c b¸o c¸o
Tµi chÝnh
Mua hµng & ph¶i tr¶

g
Ctõ ph¶i tr¶ B¸o c¸o mua hµng,
Sæ chi tiÕt c«ng nî,...

Hµng tån kho B¸o c¸o chi phÝ

vµ gi¸ thµnh
PN, PX, ChuyÓn kho ThÎ kho, NXT,...

h
NghiÖp vô kh¸c

B¶ng kª, B¶ng ph©n bæ B¸o c¸o thuÕ

î
PhiÕu kÕ to¸n

Tµi s¶n cè ®Þnh ThÎ TSC§,

B¶ng tÝnh KH,...
p
B¸o c¸o
Qu¶n trÞ

Tr Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accounting.

23
Trong mỗi phân hệ được thiết kế trên cùng là các loại
chứng từ đặc trưng của phân hệ, sau đó là các loại báo
cáo, các danh mục từ điển, tính năng nhập số dư

3.1.3. Thiết lập các thông tin hệ thống cho phần mềm

Phân hệ Hệ thống là phân hệ chức năng giúp người

dùng quản lý các thành phần cũng như thiết lập thông tin
hệ thống cần thiết.
Ngay khi bắt đầu sử dụng phần mềm, thao tác quan
trọng người dùng cần thực hiện là khai báo Ngày bắt đầu
năm tài chính và Ngày bắt đầu nhập dữ liệu cho phần
mềm
25
Sau đó người dùng cần thiết lập các danh mục cần thiết
như danh mục đơn vị cơ sở, danh mục bộ phận và các
tham số tùy chọn. Với các danh mục người dùng sẽ chọn
các tính năng Mới, Sửa, Xóa để cập nhật thông tin
Đối với tham số tùy chọn, người dùng sẽ chọn phân hệ
muốn thiết lập tương ứng, mở ra bảng các tham số và
thay đổi theo ý muốn

27
3.2 Cách quản lý các đối tượng thông tin trong phần
mềm FAST ACCOUNTING bằng hệ thống danh mục từ
điển
Trong Fast Accounting, các đối tượng liên quan đến
hạch toán và quản trị được quản lý thông qua các danh
mục từ điển. Dữ liệu về các đối tượng này thường được
dùng cho nhiều kì kế toán nên các danh mục từ điển
tương ứng sẽ phải được xây dựng và hòan thiện vào
ngay thời điểm chuyển lên hệ thống kế toán máy mới. Tuy
nhiên, trong các kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo, việc cập
nhật lại các danh mục từ điển này là hoàn toàn cần thiết
để đáp ứng sự thay đổi của môi trường kinh doanh và nhu
cầu quản lý.
Danh mục từ điển được xây dựng tương ứng với mỗi
đối tượng cụ thể gồm 1 danh mục phân nhóm và 1 danh
mục thông tin cụ thể về đối tượng ví dụ như trong quản lý
hàng hóa có Danh mục nhóm hàng hóa vật tư – Danh
mục hàng hóa vật tư, quản lý khách hàng có Danh mục
nhóm khách hàng – Danh mục khách hàng.
Để phân nhóm các đối tượng cần quản lý theo những tiêu
thức khác nhau cần xây dựng danh mục nhóm các đối
tượng, trước khi xây dựng danh mục các đối tượng đó.
Phần mềm được thiết kế cho phép người dùng quản lý
các đối tượng tối đa theo ba tiêu thức khác nhau.
Ví dụ: phân nhóm vật tư hàng hóa theo hai tiêu thức khác
nhau trong Fast Accounting: Theo đặc điểm và theo mục
đích sử dụng. Theo đặc điểm, vật tư hàng hóa tồn kho
được phân thành 3 loại (HH – Hàng hóa; VT – Vật tư và
TP – Thành phẩm); theo lĩnh vực nghiệp vụ, vật tư hàng
hóa tồn kho được phân thành 3 loại (KD – Kinh doanh và
SX – Sản xuất và QL – Quản lý);

Mã nhóm Tên nhóm Kiểu phân nhóm

HH Hàng hóa 1
VT Vật tư 1
TP Thành phẩm 1
KD Kinh doanh 2
SX Sản xuất 2
QL Quản lý 2
Bảng 3.1: Khai báo các nhóm vật tư hàng hóa

29
Người dùng sẽ lựa chọn phân hệ quản lý tương ứng về
danh mục, chọn Danh mục phân nhóm để khai báo các
nhóm theo tiêu chí quản lý
Sau này, khi khai báo trong danh mục hàng hóa vật tư,
mỗi hàng hóa vật tư có thể lựa chọn các nhóm quản lý
theo danh mục đã thiết lập, tối đa 3 nhóm.
Các danh mục phổ biến cần thiết lập trong phần mềm kế
toán
- Danh mục tài khoản dùng trong hạch toán kế toán
- Danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp dùng để
quản lý các đối tượng công nợ
- Danh mục vật tư hàng hóa và nhóm vật tư hàng hóa
dùng để quản lý vật tư hàng hóa dùng trong quá trình sản
xuất kinh doanh
- Danh mục kho hàng dùng để quản lý các kho lưu trữ vật
tư hàng hóa và thành phẩm
- Danh mục vụ việc, hợp đồng dùng để quản lý các vụ
việc và hợp đồng mua bán
- Danh mục khế ước vay dùng để quản lý các khế ước
vay
- Danh mục TSCĐ dùng để quản lý các TSCĐ
- Danh mục bộ phận kinh doanh dùng để quản lý các bộ
phận kinh doanh …

Ví dụ: mô tả về 1 tài khoản trong danh mục tài khoản

Trong danh mục tài khoản, mỗi tài khoản được nhận diện
duy nhất thông qua mã tài khoản. Phần mềm kế toán sắp
xếp các tài khoản theo các số hiệu tài khoản một cách tự
nhiên theo hệ thống tài khoản chuẩn.

31
 Mỗi tài khoản được xác định duy nhất thông qua mã
của nó và được mô tả chi tiết thêm thông qua các thuộc
tính sau:
- Tên tài khoản: Nội dung kinh tế tài khoản thể hiện.
- Mã ngoại tệ: Loại tiền ngoại tệ mà tài khoản theo
dõi thêm ngoài loại tiền sử dụng để hạch toán.
- Tài khoản mẹ: Số hiệu tài khoản, mà tài khoản liên
quan là tiểu khoản trực tiếp của nó. Thuộc tính này chỉ
cần thiết đối với các tài khoản bậc 2 trở lên, đối với tài
khoản bậc 1 thì trường này để trống.
- Tài khoản theo dõi công nợ: Một tài khoản có thể là
tài khoản công nợ hoặc không phải công nợ. Nếu là tài
khoản công nợ, chương trình kế toán cho phép theo dõi
chi tiết đến từng đối tượng công nợ (131, 331, 141, 1388,
3388)
- Tài khoản sổ cái: Một tài khoản có thể là tài khoản
sổ cái, hoặc không phải là tài khoản sổ cái. Tài khoản sổ
cái là tài khoản được sử dụng khi lên báo cáo quyết toán
như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết qủa kinh
doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên
sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng
hợp, chương trình kế toán sẽ gộp số liệu của các tài
khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
3.3. Cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản
3.3.1 Nguyên tắc cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản
- Nhập duy nhất 1 lần tại thời điểm bắt đầu sử dụng phần
mềm. Đến cuối kỳ kế toán, số dư tài khoản được tự động
chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo.
- Nếu ngày bắt đầu nhập dữ liệu trùng với ngày bắt đầu
của năm tài chính chỉ cần nhập số dư tài khoản tại thời
điểm đầu kỳ, số dư đầu năm tài chính sẽ tự động cập
nhật. Nếu ngày bắt đầu nhập dữ liệu khác với ngày bắt
đầu của năm tài chính phải nhập cả hai số liệu.
- Đối với tài khoản ngoại tệ phải nhập cả số dư tiền ngoại
tệ và số dư qui đổi sang đồng việt nam
- Đối với các TK không theo dõi công nợ được thực hiện
ở menu “Tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”.
- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết: nhập
số dư tại phân hệ theo dõi công nợ

33
3.3.2 Các bước cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản
không phải công nợ
- Bước 1: Kiểm tra tài khoản cần nhập số dư đã có trong
danh mục tài khoản chưa? Nếu chưa có cần thêm vào
danh mục tài khoản
- Bước 2: Vào phân hệ Tổng hợp/ Vào số dư tài khoản
đầu kỳ, chọn tài khoản cần nhập chọn nút Sửa để nhập số
dư
Ví dụ: ngày 1/1 năm tài chính hiện thời nhập Dư Nợ tài
khoản 1121MB 60.000.000 đồng
Vào phân hệ Tổng hợp/Danh mục tài khoản kiểm tra xem
có tài khoản 1121MB chưa, nếu chưa có chọn Mới để
thêm tài khoản
Chọn Tổng hợp/Vào số dư tài khoản đầu kỳ, chọn tài
khoản 1121MB nhấn nút Sửa

3.3.3 Các bước cập nhật số dư đầu kỳ tài khoản công

nợ
- Bước 1: Kiểm tra đối tượng công nợ đã có trong danh
mục quản lý chưa? Nếu chưa có cần thêm vào danh mục
đối tượng công nợ
- Bước 2: Vào phân hệ Mua hàng (Bán hàng)/ Vào số dư
đầu kỳ/ Vào số dư công nợ đầu kỳ, chọn tài khoản và đối
tượng công nợ chi tiết và nhập số dư
Ví dụ: ngày 1/1 năm tài chính hiện thời nhập Dư Có tài
khoản 331 công ty A 50.000.000 đồng, công ty B
25.000.000 đồng.
Vào phân hệ Mua hàng/Danh mục nhà cung cấp kiểm tra
xem có đối tượng công nợ Công ty A và công ty B chưa,
nếu chưa có chọn Danh mục nhà cung cấp để thêm thông
tin nhà cung cấp
35
Vào phân hệ Mua hàng (Bán hàng)/ Vào số dư đầu kỳ/
Vào số dư công nợ đầu kỳ, chọn tài khoản và đối tượng
công nợ chi tiết và nhập số dư
3.4 Nhập số tồn kho đầu kỳ đầu năm cho hàng hóa vật
tư, nguyên vật liệu

Nguyên tắc nhập số tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho
hàng hóa, vật tư nguyên vật liệu

- Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng
chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần vào thời điểm
bắt đầu nhập dữ liệu cho phần mềm, cuối kỳ kế toán số
tồn kho sẽ tự động chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo.
- Số tồn kho ở kho nào phải được nhập chi tiết cho kho
đó.
- Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp TB
tháng thì chỉ phải nhập tổng số tồn (tổng về số lượng và
giá trị) ở menu “Tồn kho/Vào tồn kho đầu kỳ”, chương
trình sẽ hỗ trợ việc tính giá tồn kho.
- Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp NTXT
thì phải nhập số tồn kho cho từng phiếu nhập mà chưa
xuất hết ở menu “Tồn kho/ Vào chi tiết tồn kho nhập trước
xuất trước” và sau đó chương trình sẽ tự động tính và lưu
tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập. (Có thể
coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập chưa xuất
hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất). Sau khi nhập tồn
đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng
dồn và chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải
nhập tổng số tồn kho (số tổng) nữa.

37
Ví dụ 1: Nhập số tồn kho đầu kỳ 1/1/ năm hiện tại cho
hàng hóa tính theo phương pháp TB tháng

- Bước 1: Kiểm tra Danh mục kho hàng đã có các kho

được nêu chưa? Nếu chưa có cần bổ sung thêm tại phân
hệ Tồn kho/danh mục/DM kho hàng
-Bước 2: Kiểm tra các loại hàng hóa đã có trong Danh
mục hàng hóa vật tư chưa? Nếu chưa có cần cập nhật tại
Tồn kho/Danh mục hàng hóa vật tư

- Bước 3: nhập số lượng và giá trị tồn kho tại Tồn

kho/Cập nhật tồn kho đầu kỳ/ Vào tồn kho đầu kỳ

39
Ví dụ 2: Nhập số tồn kho đầu kỳ 1/1/ năm hiện tại cho
hàng hóa tính theo phương pháp Nhập trước xuất trước.
Số và ngày ct là số chứng từ, ngày chứng từ nhập hàng

- Bước 1: Kiểm tra Danh mục kho hàng đã có các kho

được nêu chưa? Nếu chưa có cần bổ sung thêm tại phân
hệ Tồn kho/danh mục/DM kho hàng

-Bước 2: Kiểm tra các loại hàng hóa đã có trong Danh

mục hàng hóa vật tư chưa? Nếu chưa có cần cập nhật tại
Tồn kho/Danh mục hàng hóa vật tư (chú ý cách tính giá
tồn kho phải chọn Nhập trước xuất trước)
- Bước 3: nhập số lượng và giá trị tồn kho tại Tồn
kho/Cập nhật tồn kho đầu kỳ/ Vào chi tiết tồn kho nhập
trước xuất trước

41
3.5 Các thao tác cập nhật số liệu và lên báo cáo trong
phần mềm kế toán
Khi sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch
toán kế toán, công việc của người sử dụng chỉ còn giới
hạn ở việc cập nhật dữ liệu kế toán và lên các báo cáo kế
toán. Dữ liệu được cập nhật có thể là các chứng từ, các
bút toán tổng hợp hay các danh điểm của các danh mục
từ điểm. Các báo cáo kế toán được cung cấp bởi phần
mềm kế toán thường rất đa dạng và sự lựa chọn đầu ra
cho báo cáo là rất phong phú. Sau đây là những thao tác
chung khi cập nhật dữ liệu và lên báo cáo trong Fast
Accounting.
Các thao tác cơ bản cập nhật chứng từ kế toán
- ối với các bút toán có chứng từ, ví dụ phiếu thu tiền
mặt hay hóa đơn bán hàng …, cần cập nhật vào máy tính
bằng phân hệ nghiệp vụ liên quan để tránh mất thông tin
hạch toán và quản trị trên chứng từ đó. Để cập nhật các
chứng từ trong Fast Accounting cần thực hiện các bước
sau: Chọn phân hệ kế toán/Chọn chứng từ cần cập nhật
Chương trình kế toán sẽ tiến hành khởi tạo các tham
biến cần thiết cho chứng từ đó.
Trên màn hình cập nhật chứng từ thường gồm các
phần sau:
- Phần thông tin chung cho toàn bộ chứng từ: Được
dùng để cập nhật các thông tin như ngày chứng từ, số
chứng từ, mã đối tượng công nợ, diễn giải …
- Phần thông tin chi tiết: Dùng để cập nhật danh sách
các định khoản/ các mặt hàng liên quan đến chứng từ đó.
- Phần thông tin tổng hợp: Dùng để cập nhật và hiển
thị con số tổng tiền hàng, tiền thuế, chi phí ….
- Phần thông tin điều khiển: Chứa các nút chức năng
điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như <<Xem>>,
<<Sửa>> hay <<Xóa>> chứng từ.
 Đối với các chứng từ có phần thông tin chi tiết nhiều và
đa dạng thì biểu mẫu nhập chứng từ thường được chia
thành nhiều trang và người dùng có thể duyệt qua các
trang chi tiết đó để thực hiện nhập liệu bằng cách nhấp
chọn tên trang tương ứng. Sau đây là màn hình cập nhật
phiếu nhập mua với các trang thông tin chi tiết về hàng
hóa, chi phí nhập mua và hóa đơn thuế GTGT.

Trong chế độ cập nhật chứng từ, chứng từ đang hiển

thị trên màn hình được coi là chứng từ hiện thời và như

43
vậy mọi thao tác sửa hay xóa chỉ có hiệu lực đối với
chứng từ hiện thời đó.
Chương trình kế toán lưu cả ngày lập chứng từ và
ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy
bằng ngày lập chứng từ, nhưng chương trình cho phép
sửa lại ngày hạch toán, vì ngày hạch toán có thể khác
(muộn hơn) ngày lập chứng từ. Vậy nên tuy chương trình
lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng trong
mọi tính toán, chương trình chỉ làm việc với ngày hạch
toán còn ngày lập chứng từ chỉ được lưu trữ như một
thông tin tham khảo.
Chương trình cho phép đánh số chứng từ tự động như-
ng người sử dụng có thể tự đánh số lại cho chứng từ.
Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hóa, chương trình
sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của
cặp định khoản dựa trên các khai báo trước đó của người
sử dụng trong các danh mục liên quan. Ví dụ, bằng việc
khai báo tài khoản kho, tài khoản doanh thu và tài khoản
giá vốn cho vật tư hàng hóa trong danh mục vật tư hàng
hóa và khai báo tài khoản thuế GTGT đầu ra trong danh
mục thuế suất thì khi xuất bán vật tư hàng hóa chương
trình sẽ tự động hạch toán một vế hoặc cả 2 vế của một
cặp định khoản như định khoản doanh thu, định khoản giá
vốn và định khoản thuế GTGT đầu ra.
Các thao tác cơ bản lên báo cáo kế toán

Để lên các báo cáo trong Fast Accounting cần thực

hiện các bước sau: Chọn phân hệ kế toán/Chọn nhóm
báo cáo/Chọn tên báo cáo cần kết xuất và đặt điều kiện
lọc cho báo cáo
Thông thường số lượng dữ liệu trong một báo cáo
được kết xuất ra nhiều hay ít phụ thuộc vào các điều kiện
lọc được khai báo trong bước này.
Ví dụ 1: Ngày 05/04/2023 doanh nghiệp dùng tiền gửi
ngân hàng MB trả nợ cho Tổng công ty xe đạp Hà Nội số
tiền 100.000.000 đồng, số chứng từ thanh toán 12.
- Để thực hiện nghiệp vụ thanh toán trả nợ bằng tiền gửi
ngân hàng ta cần vào phân hệ Tiền/Giấy báo nợ

45
Ví dụ 2: Ngày 17/05/2023 doanh nghiệp mua hàng của
Tổng công ty xe đạp Hà nội vào kho công ty KCT theo hóa
đơn số 18, thuế GTGT 10% hóa đơn thuế số 3002, số seri
HĐ/01 ngày 17/05 thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân
hàng MB 200.000.000 đồng các mặt hàng sau nhập kho
công ty KCT (hàng hóa tính giá nhập trước xuất trước)
Tên hàng Số lưọng Đơn giá
Xe đạp Sơn 120 1.900.000
Hà
Xe đạp thái 75 2.500.000
lan

Chi phí 3.000.000 đồng, thuế GTGT 5%, hóa đơn thuế
số 3003, seri HĐ/01 ngày 17/05 thanh toán ngay tất cả
bằng tiền gửi ngân hàng MB.
Các bước thực hiện:

- Bước 1: kiểm tra thông tin về tài khoản, kho hàng, hàng
hóa vật tư, nhà cung cấp trong các danh mục từ điển

- Bước 2: Chọn phân hệ Mua hàng/Hóa đơn mua hàng

trong nước cập nhật số liệu. Chú ý đây là trường hợp phát
sinh chứng từ trùng nên cần nhập cả 2 chứng từ là hóa
đơn mua hàng và Giấy báo nợ hạch toán qua tài khoản
công nợ.

47
 - Bước 3: thực hiện thanh toán tại phân hệ TIền/Giấy
báo nợ

49
Ví dụ 3: Lập báo cáo công nợ cuối năm cho Tổng công ty
Hà Nội

- Vào phân hệ Mua hàng/Báo cáo công nợ nhà cung

cấp/Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp
- Thiết lập điều kiện lọc với mã nhà cung cấp, tài khoản
thời gian lập báo cáo

- Sau khi báo cáo xuất hiện dạng màn hình có thể chọn
máy in hoặc xuất ra tệp với nhiều định dạng

51
3.6 Thực hiện bút toán cuối kỳ
Phiếu kế toán của phân hệ kế toán tổng hợp thường
được sử dụng để nhập các bút toán cuối kỳ như các bút
toán điều chỉnh, bút toán phân bổ (phân bổ tài khoản chi
phí sản xuất chung vào các tài khoản sản phẩm dở dang)
hay các bút toán kết chuyển cuối kỳ (kết chuyển tài khoản
giá vốn hàng bán, tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản
lý và tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh
doanh). Sau đây là quy trình cập nhập phiếu kế toán:
- Chọn “Tổng hợp/Phiếu kế toán”
- Bấm nút <<Mới>>/ <<Sửa>> để nhập mới/ sửa một
phiếu kế toán.
 Trong Fast Accounting, các bút toán phân bổ và kết
chuyển có thể được cập nhật bằng phiếu kế toán vào máy
tính, tuy nhiên phương pháp thủ công này có nhiều điểm
hạn chế và tốn thời gian, đặc biệt trong những tình huống
sau:
- Số lượng các bút toán phân bổ và kết chuyển có
thể rất lớn (lên tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi
tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và
bộ phận kinh doanh
- Mỗi khi điều chỉnh lại số liệu gốc, đều phải tiến
hành sửa lại các bút toán phân bổ và kết chuyển thủ công
trước đó.
Những hạn chế này có thể được khắc phục bằng
phương pháp phân bổ và kết chuyển tự động, dựa trên cơ
sở: (1) các bút toán phân bổ và kết chuyển đều lặp lại
giống nhau vào cuối các kỳ kế toán và (2) cách lấy số liệu
53
có thể được thực hiện khá dễ dàng bởi chương trình kế
toán được viết bằng ngôn ngữ cơ sở dữ liệu.
Muốn chương trình thực hiện tự động các bút toán
phân bổ và kết chuyển, cần thực hiện quy trình sau:
− Cập nhật danh mục các bút toán phân bổ/ kết
chuyển tự động
− Yêu cầu chương trình tự động tạo các bút toán
phân bổ/ kết chuyển đã khai báo trong danh mục các bút
toán phân bổ/ kết chuyển.
Ứng với mỗi tài khoản bị phân bổ thường có nhiều tài
khoản nhận phân bổ và các tài khoản ghi nợ này được
khai báo ở phần thông tin chi tiết và chúng phải là các tài
khoản chi tiết. Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự
nhập hoặc được tính bởi chương trình. Trong trường hợp
được tính bởi chương trình thì người sử dụng phải khai
báo cách tính hệ số dựa vào số phát sinh nợ/có của một
cặp tài khoản nào đó.
3.7 Báo cáo kế toán tổng hợp
Phần mềm kế toán cho phép lên sổ sách kế toán theo
nhiều hình thức ghi sổ khác nhau: Từ hình thức nhật ký
chung cho tới hình thức chứng từ ghi sổ và nhật ký chứng
từ vì tất cả các dữ liệu cần thiết để lên sổ sách của các
hình thức ghi sổ này đều đã được lưu trữ trong cơ sở dữ
liệu của hệ thống kế toán máy. Để lên sổ sách của hình
thức nào thì chỉ việc chọn tên hình thức ghi sổ đó và chọn
tên sổ cần lên.
Bộ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ cái của một tài khoản
 - Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết
- Bảng kê chứng từ của một tài khoản kiêm chứng từ
ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái của một tài khoản
- Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
- Sổ chi tiết của một tài khoản
- Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản).
Đối với hình thức chứng từ ghi sổ (CTGS) thì một việc
rất quan trọng đó là đăng ký chứng từ ghi sổ. Việc đăng
ký CTGS hiện nay rất đa dạng ở các doanh nghiệp và việc
đăng ký CTGS tự động trong chương trình là một bài toán
không đơn giản.
Trong chương trình, việc đăng ký CTGS được dựa vào
phát sinh ghi có hoặc ghi nợ của một tài khoản. Do một
phát sinh đều ứng với một cặp định khoản nợ/có nên
chương trình cho phép tự động loại bỏ các phát sinh đã
được đăng ký trước.
Bộ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
- Nhật ký chứng từ số 1 – 10
- Bảng kê số 1 - 11
- Các bảng phân bổ chi phí
- Sổ cái của một tài khoản
- Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
- Sổ chi tiết của một tài khoản
- Sổ chi tiết tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
55
 - Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
- Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản
Báo cáo tài chính
Chương trình cung cấp các mẫu báo cáo tài chính sau:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 1: Lãi
lỗ
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 2:
Nghĩa vụ với ngân sách
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. Phần 3.
Thuế GTGT
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng phân tích tài chính của doanh nghiệp.