9/19/2015

HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN

LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

CHƯƠNG II. CÁC PHÂN HỆ TRONG ERP

LOGO

PHÂN HỆ: TÀI CHÍNH KẾ TOÁN & TÀI CHÍNH

LOGO

1
 9/19/2015

MỤC TIÊU

Xác định và mô tả các vấn đề liên quan đến kế toán tài

chính trong các hệ thống thông tin không tích hợp.

Hiểu được hệ thống kế toán tài chính trong ERP

Mô tả cách hệ thống ERP giải quyết các vấn đề về kế toán
tài chính trong hệ thống không tích hợp.

Biết được các mối quan hệ giữa các quy trình kế toán hỗ
trợ các hoạt động trong các phân hệ khác.

GIỚI THIỆU

Kế toán là một đơn vị chức năng tích hợp với các đơn vị
khác trong doanh nghiệp:
• Bán hàng và tiếp thị
• Sản xuất và quản trị vật liệu
• Nguồn nhân lực
• Quản trị chất lượng, bảo trì máy móc, dự án..

Công tác kế toán là rất cần thiết trong việc hổ trợ ra
quyết định của lãnh đạo

2
 9/19/2015

1. CÁC LOẠI KẾ TOÁN

Các loại kế toán trong doanh nghiệp:
 Kế toán tài chính
Phản ánh hiện trạng và sự biến động về vốn, tài
sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát
Đối tượng sử dụng: Tạo ra các báo cáo tài chính
dùng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp
(nhà đầu tư, cổ đông, chính phủ, khách hàng…)
Phạm vi thông tin liên quan đến việc quản lý tài
chính trên quy mô toàn doanh nghiệp
Kỳ lập báo cáo là: Quý, năm
5

1. CÁC LOẠI KẾ TOÁN

Các loại kế toán trong doanh nghiệp:

 Kế toán quản trị
• Đưa ra tất cả các thông tin kinh tế đã được đo
lường, xử lý và phục vụ cho việc lập kế hoạch,
điều hành, kiểm tra và ra quyết định.
• Đối tượng sử dụng: các nhà quản lý ở các cấp
trong doanh nghiệp
• Phạm vi thông tin liên quan đến việc quản lý trên
từng bộ phận (phân xưởng, phòng ban) cho đến
từng cá nhân có liên quan
• Kỳ lập báo cáo: Quý, năm, tháng, tuần, ngày.
6

3
 9/19/2015

1. CÁC LOẠI KẾ TOÁN

Điểm giống nhau: Kế toán quản trị và kế toán tài
chính
 Đều đề cập đến các sự kiện kinh tế, và đều quan tâm
đến thu nhập, chi phí, tài sản, công nợ và quá trình
lưu chuyển tiền của doanh nghiệp.
 Đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán.
• Hệ thống này là cơ sở để KTTC lập các báo cáo
tài chính định kỳ và cung cấp cho những người
bên ngoài tổ chức.
• Còn đối với KTQT, hệ thống đó cũng là cơ sở để
vận dụng, xử lý nhằm tạo ra thông tin thích hợp
cung cấp cho các nhà quản trị.
7

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo tài chính bao gồm:
 1. Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)
• Trình bày cân đối kế toán tại một thời điểm nhất định
• Cung cấp thông tin về nguồn lực tài chính của một
doanh nghiệp (tài sản) và nguồn hình thành các
nguồn lực này (nguồn vốn)
 2. Báo cáo thu nhập (Income Statement)
• Cung cấp thông tin về lợi nhuận, chi phí của một
doanh nghiệp tạo ra trong một kỳ kế toán

4
 9/19/2015

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo tài chính bao gồm:
 3. Báo cáo dòng tiền (Cash flow statement)
• thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của một tổ
chức trong một khoảng thời gian nhất định (tháng,
quý hay năm tài chính).
 4. Bản thuyết minh báo cáo tài chính: được lập để giải
thích một số vấn đề về hoạt động sản xuất kinh doanh
và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo
cáo mà các báo cáo tài chính kế toán khác không thể
trình bày rõ ràng và chi tiết được.

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Bảng cân đối kế toán

10
Một bảng cân đối kế toán

5
 9/19/2015

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Bảng cân đối kế toán trong SAP ERP

11
Một bảng cân đối kế toán

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo thu nhập

Một báo cáo thu nhập 12

6
 9/19/2015

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo thu nhập trong SAP ERP

Một báo cáo thu nhập 13

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo dòng tiền

Một báo cáo dòng tiền 14

7
 9/19/2015

1. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Báo cáo dòng tiền trong SAP ERP

Một báo cáo dòng tiền 15

2. KẾ TOÁN TRONG ERP

Trong các hệ HTTT chưa tích hợp trước đây, việc thu
thập dữ liệu được thực hiện chủ yếu riêng từng đơn vị
chức năng (bán hàng, sản xuất, tiền lương, vv)

Các dữ liệu kế toán không xuất hiện trong “thời gian
thực”  dữ liệu không cập nhật

Kế toán viên và nhân viên các đơn vị chức năng thường
xuyên phải làm việc với nhau để tập hợp các dữ liệu cần
thiết cho các báo cáo

16

8
 9/19/2015

2. KẾ TOÁN TRONG ERP

Các hệ thống ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu trung tâm,
giải quyết được các vấn đề trên. Vd:
 Phân hệ quản trị nguyên vật liệu xem phiếu nhập
hàng như là một sự kiện tăng số lượng hàng tồn kho
 Còn phân hệ Kế toán thì xem phiếu nhập hàng như là
một giao dịch tăng giá trị hàng tồn kho
•  trong một giao dịch (transaction), dữ liệu được
cung cấp cho cả hai phân hệ

Trong hệ thống ERP, tất cả các phòng ban đều sử dụng
chung một cơ sở dữ liệu để ghi lại các dữ liệu tác nghiệp.
Cơ sở dữ liệu này dùng để tổng hợp ra các báo cáo
quản trị, báo cáo tài chính…
17

2. TÍCH HỢP KẾ TOÁN VỚI CÁC PHÂN HỆ

KHÁC

18

9
 9/19/2015

3. SỔ CÁI

Các tài khoản của một công ty được lưu trong sổ cái
(general ledger)

Trong hệ thống ERP, khi một giao dịch phát sinh trong
các phân hệ thì các nghiệp vụ tài chính có liên quan sẽ
tự động được ghi vào sổ cái
 Phân hệ Bán hàng và Tiếp thị
• Bán hàng cho khách hàng sẽ tạo ra bút toán phải
thu
 Phân hệ quản trị nguyên vật liệu
• Mua hàng từ nhà cung cấp sẽ tạo ra bút toán phải
trả
 Phân hệ Nhân sự
• Xử lý lương tạo ra bút toán chi phí…
19

3. SỔ CÁI

Các phân hệ khác cũng tạo ra các bút toán trong sổ cái
 Phân hệ Tài chính kế toán
• Quản lý các khoản thu và nợ phải trả cho hàng
hoá được mua ở phân hệ Bán hàng và Quản trị
nguyên vật liệu
• Sổ cái được khoá vào cuối năm tài chính và từ đó
các báo cáo tài chính được tạo ra.
 Phân hệ Controlling (CO) - kế toán quản trị
• Ghi lại chi phí sản xuất sản phẩm. Để thu được lợi
nhuận, doanh nghiệp cần có bức tranh toàn cảnh
về chi phí sản xuất để từ đó đưa ra quyết định về
định giá, quảng bá cũng như đầu tư

20

10
 9/19/2015

4. Ra quyết ñịnh ñiều hành – Vấn ñề quản lý tín dụng

Dữ liệu kế toán trong các công ty sử dụng các hệ thống

thông tin không tích hợp sẽ không được cập nhật và
thiếu chính xác

Dữ liệu chưa cập nhật hay thiếu chính xác sẽ dẫn đến
những vấn đề sai sót trong việc ra quyết định điều hành
doanh nghiệp

OEC Computers đã xãy ra các vấn đề về quản lý công
nợ

21

4. Ra quyết ñịnh ñiều hành – Vấn ñề quản lý tín dụng

Quản lý công nợ (Quản lý tín dụng – credit management)

 Các doanh nghiệp thường bán nợ cho các khách hàng
của mình
 Quản lý tín dụng cho phép khách hàng nợ trong mức
cho phép để bán được sản phẩm với rủi ro ít nhất
 Khi mức nợ đạt tới mức cho phép, thì doanh nghiệp
không chấp nhận đơn hàng của khách hàng cho đến khi
số nợ được trả bớt.
 Để đưa ra quyết định đúng đắn về công nợ khách hàng
đòi hỏi dữ liệu bán hàng và thanh toán của khách hàng
phải chính xác và cập nhật
22

11
 9/19/2015

4. Ra quyết ñịnh ñiều hành – Vấn ñề quản lý tín dụng

Quản lý công nợ tại OEC Computers :

 Hàng tuần, nhân viên bán hàng sẽ in số dư và khoản
nợ tối đa có thể của các khách hàng để xem xét có
thể cho nợ các đơn hàng tiếp theo không
 Dữ liệu bán hàng được chuyển sang phòng kế toán 3
lần một tuần
• Cả bộ phận bán hàng và kế toán đều phải làm việc
trên các dữ liệu không phải “thời gian thực” (real
time), đôi khi dữ liệu đã cũ từ tuần trước
– Khách hàng đôi khi nợ quá mức cho phép
– Khách hàng bị từ chối (oan) vì phần thanh toán
trước đó chưa được cập nhật 23

4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Hệ thống ERP cho phép cấu hình hệ thống tự động xử lý

việc trả lời đơn đặt hàng của khách hàng trong trường
hợp khách hàng vượt quá mức nợ cho phép:
 Hệ thống có thể khoá các đơn đặt hàng
 Hệ thống không cho phép lưu các đơn hàng
 Hệ thống có thể đưa ra các cảnh báo về mức nợ cho
nhân viên bán hàng

Công nợ là một vấn đề rất nhạy cảm, vì thế cách thống
xử lý công nợ phải được cấu hình để phù hợp với chính
sách của công ty

24

12
 9/19/2015

4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Mức nợ tối đa
của khách
hàng

Cấu hình cho quản lý công nợ 25

4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Tự động
kiểm tra Chỉ đơn đặt
công nợ hàng trong 2
tháng tiếp theo
được xem xét

Reaction C: Các cảnh

báo sẽ được đưa ra khi
một đơn đặt hàng được
nhấn nút lưu

Cấu hình cho quản lý công nợ 26

13
 9/19/2015

4. QUẢN LÝ CÔNG NỢ

Công nợ giới hạn cho khách

hàng

Quản lý công nợ cho khách hàng Health Express 27

4. QUẢN LÝ CÔNG

Các tuỳ chọn cho đơn hàng

của khác hàng vượt quá
công nợ cho phép

Khoá đơn hàng của khách hàng vượt quá công nợ

28

14
 9/19/2015

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Số liệu kế toán được sử dụng để phân tích, đánh giá và

kiểm soát các hoạt động của công ty trong đó có phân
tích lợi nhuận của một công ty,

Dữ liệu không chính xác hoặc chưa hoàn chỉnh có thể
dẫn đến các phân tích sai lầm

Ba nguyên nhân chính dẫn đến những vấn đề về dữ
liệu là:
 Lưu trữ dữ liệu không nhất quán
 Đánh giá chi phí tồn kho thiếu chính xác
 Vấn đề hợp nhất dữ liệu từ các đơn vị

29

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Dữ liệu không nhất quán
 Tại công ty OEC Computers :
• Mỗi đơn vị lưu trữ dữ liệu riêng biệt
• Việc phân tích bán hàng theo vùng, miền được làm
thủ công bằng tay
• Dữ liệu sản xuất được lưu trữ trên giấy
– Dữ liệu phải được đánh máy vào một bảng tính
từ hồ sơ giấy trước khi phân tích
– Thao tác thủ công có rất nhiều sai sót
• Với một hệ thống thông tin không tích hợp, việc tạo
ra các báo cáo phải mất rất nhiều thời gian và công
sức vì các hạn chế của hệ thống 30

15
 9/19/2015

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Đánh giá chi phí tồn kho thiếu chính xác
 Tính toán chính xác chi phí hàng tồn kho là một nhiệm
vụ quan trọng và đầy thử thách trong bất kỳ công ty sản
xuất nào
 Giá trị một thành phẩm được sản xuất bao gồm 3 thành
phần:
• Chi phí nguyên vật liệu
• Giá nhân công (lao động trực tiếp) sản xuất ra sản
phẩm
• Các chi phí khác: cơ sở hạ tầng nhà máy, lao động
trong nhà máy (dịch vụ canh giữ, an ninh…), lương
người quản lý, lữu trữ, bảo hiểm,..
31

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Chi phí trực tiếp và gián tiếp

Chi phí trực tiếp (Direct costs): các chi phí có thể truy
nguyên, tính toán mức độ sử dụng cho từng đối
tượng tính chi phí. VD: nguyên vật liệu, nhân công

Chi phí gián tiếp (Indirect Costs) – các chi phí không
thể truy nguyên, tính toán mức độ sử dụng cho từng
đối tượng tính chi phí. Chi phí này được phân bổ cho
đối tượng tính chi phí trên cơ sở phân bổ phù hợp

32

16
 9/19/2015

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Giá thành ñịnh mức - Standard Costs

Chi phí sản xuất sản phẩm thường được tính bằng giá
thành định mức, dựa trên các số liệu chi phí lịch sử

Vào cuối kỳ kế toán, điều chỉnh tài khoản sẽ được thực
hiện nếu chi phí thực sự (actual cost) khác với ước
lượng giá thành định mức
 Bảng cân đối kế toán: chi phí hàng tồn kho sẽ cần
phải được điều chỉnh
 Báo cáo thu nhập: giá bán của sản phẩm sẽ phải
được điều chỉnh

Sự khác biệt giữa chi phí thực sự và giá thành định mức
gọi là chênh lệch chi phí (cost variances)

Chênh lệch chi phí cũng xảy ra với chi phí trực tiếp và
gián tiếp 33

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Định giá trên cơ sở hoạt ñộng ABC:

Là phương pháp đo lường chi phí và hiệu quả của các hoạt
động, sản phẩm và dịch vụ trên cơ sở các nguồn lực sử
dụng bởi nhiều hoạt động khác nhau để tạo ra sản phẩm
hoặc dịch vụ đó

Mục tiêu của phương pháp này là cung cấp thông tin giá
thành chính xác và hợp lý hơn

Lợi nhuận của sản phẩm được xác định chính xác hơn

ABC thường được sử dụng khi:
 Cạnh tranh gay gắt
 Chi phí chung (Overhead) cao
 Sản phẩm sản xuất đa dạng

Không phải tất cả chi phí chung có thể kết nối với các hoạt
động 34

17
 9/19/2015

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

ERP và kế toán tính giá thành sản phẩm

 Phương pháp ABC đòi hỏi việc ghi chép sổ sách kế

toán nhiều hơn các phương pháp hạch toán truyền
thống
 Phương pháp ABC thường được sử dụng cho các
mục đích chiến lược song song với kế toán định giá
tiêu chuẩn (standard cost)
 Một nghiên cứu gần đây lưu ý rằng các nhà quản lý
các công ty ERP đánh giá hệ thống hạch toán kế toán
của ERP rất cao

35

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Công ty có ña chi nhánh

Các công ty đa chi nhánh phải yêu cầu các báo cáo tài
chính cho từng công ty con, báo cáo tổng kết cho toàn
bộ công ty

Sự khác biệt đơn vị tiền tệ và cách thức giao dịch giữa
các công ty con có thể khiến việc tổng hợp báo cáo gặp
nhiều khó khăn

Chuyển đổi tiền tệ là một thách thức với công ty vì tỷ giá
hối đoái biến động hàng ngày

Các giao dịch nội bộ phải được xử lý đúng cách

Việc bán hàng từ một công ty con đến một công ty con
khác không tạo ra lợi nhuận/lỗ vốn vì không có dòng tiền
vào/ra trong công ty tổng 36

18
 9/19/2015

5. PHÂN TÍCH LỢI NHUẬN

Công ty có ña chi nhánh: Ví dụ công ty Microsoft

Microsoft phải tổng hợp thông tin tài chính từ 130 công ty
con

Trước khi cài đặt ERP, mỗi công ty con thực hiện công tác
kế toán trên hệ thống riêng của mình sau đó truyền các tập
tin qua các hệ thống khác, ở các hệ thống này các công tác
tổng hợp được tiến hành
 Các công ty con sử dụng hệ thống khác nhau, với độ
lớn các trường, kiểu dữ liệu, cấu trúc tài khoản khác
nhau..v..v
 Thời gian tổng hợp báo cáo mất khoảng một tuần

Có thể xem trực tiếp các hoạt động tài chính tại bất kỳ chi
nhánh trên toàn thế giới và xem các báo cáo tổng hợp
ngay tức thì
37

6. QUẢN LÝ BÁO CÁO TRONG HỆ THỐNG ERP

Báo cáo công tác kế toán luôn là một thách thức với
các công ty

Nếu không có hệ thống ERP, việc thu thập các thông
tin cần thiết cho một báo cáo là một nhiệm vụ “to lớn”,
tốn rất nhiều công sức và thời gian

Với ERP, các thông tin được lưu trữ trong một cơ sở
dữ liệu đơn nhất, tuy nhiên:
 Hệ thống phải được cấu hình hợp lý để thu thập
chính xác "dữ liệu thô"
 Các báo cáo phù hợp là điều rất cần thiết đối với
các công ty. Có thể lập trình tuỳ biến phần mềm
ERP (ví dụ như sử dụng ngôn ngữ ABAP)

38

19
 9/19/2015

7. DI CHUYỂN TÀI LIỆU TRONG ERP

Trong ERP, “luồng tài liệu” (Document flow) là một công

cụ tìm kiếm, tổ chức và hiển thị một bản tóm tắt của tất
cả các tài liệu liên quan đến một đơn hàng

Đơn bán hàng có thể rất phức tạp, với:
 Nhiều sản phẩm
 Nhiều lần giao hàng
 Nhiều hoá đơn
 Nhiều lần thanh toán

Có thể dễ dàng tìm thấy tất cả tài liệu liên quan là rất
quan trọng để phục vụ khách hàng tốt.

39

7. DÒNG CHỨNG TỪ TRONG ERP

Click vào từng

dòng để xem chi
tiết các chứng từ

Dòng chứng từ trong SAP R/3

40

20
 9/19/2015

7. DÒNG CHỨNG TỪ TRONG ERP

Dòng tài liệu liên

quan

Dòng chứng từ trong SAP B1

41

8. QUẢN LÝ BÁO CÁO VÀ CÁC CÔNG CỤ PHÂN TÍCH

Vì các hệ thống ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu duy

nhất, dữ liệu có thể được truy vấn dễ dàng để phân tích
và tạo ra các cáo

Vì các báo cáo truy cập vào cơ sở dữ liệu cùng một nơi
giao dịch được ghi lại nên các yêu cầu phân tích và báo
cáo có thể làm chậm quá trình xử lý các giao dịch kinh
doanh thông thường

ERP xây dựng trong các hệ thống thông tin built-in với
các bảng dữ liệu dùng để phân tích

42

21
 9/19/2015

8. QUẢN LÝ BÁO CÁO VÀ CÁC CÔNG CỤ PHÂN TÍCH

“Kho kinh doanh” (business warehouse) là một hệ

thống hoàn toàn riêng biệt có thể “lấy” dữ liệu từ hệ
thống SAP R / 3

“Kho kinh doanh” cung cấp công cụ báo cáo nhanh
chóng và linh hoạt hơn và có thể kết hợp dữ liệu từ
các hệ thống thông tin khác

43

8. SỰ SỤP ĐỔ CỦA CÔNG TY ENRON

Enron là một tập đoàn năng lượng tiên phong luôn có

trong danh sách các công ty phát triển nhất nước Mỹ.
Enron kiếm rất nhiều tiền từ việc mua bán trên thị trường
năng lượng.

Trên thực tế, họ chỉ là những nhà buôn sắp xếp hợp
đồng giữa người mua và bán rồi lấy tiền hoa hồng.

Hãng này đã xây dựng những nhà máy trị giá hàng triệu
USD khắp thế giới nhưng chỉ sở hữu chúng khi giá năng
lượng lên ngôi, khi gặp khó khăn thì bán ngay lập tức

Năm 2000, Enron là một trong 7 công ty Mỹ có doanh số
hơn 100 tỷ USD, lợi nhuận lên tới 10 tỷ USD, có trên
22000 nhân viên
44

22
 9/19/2015

8. SỰ SỤP ĐỔ CỦA CÔNG TY ENRON

Vào tháng 8/2001, Enron công bố lỗ 618 triệu USD

trong quý III nhưng thực tế lên tới 1,2 tỷ USD. Giá cổ
phiếu sụt giảm từ 90$ còn dưới 1$

Nhiều đối tác của Enron đã không tuân theo các nguyên
tắc kế toán khiến họ bất lực trong việc kiểm soát tình
hình tài chính. Số nợ 1,2 tỷ USD bị giấu nhẹm đi đã gây
hoảng loạn trên thị trường chứng khoán khi nó bị tiết lộ.

Arthur Andersen, một công ty kiểm toán được đánh giá
cao, đã đưa ra các báo cáo hàng năm chứng thực tính
hợp lệ của báo cáo tài chính của Enron số người mua
cổ phiếu tăng cao bất thường

45

8. SỰ SỤP ĐỔ CỦA CÔNG TY ENRON

Arthur Andersen bị buộc tội, trong số những sai phạm,

việc tiêu huỷ tài liệu công ty Enron đã đối mặt với một
cuộc điều tra của SEC

Hậu quả của sự sụp đổ của Enron:
 20.000 chủ nợ của Enron nhận được khoảng
20% trong số 63 tỷ $ Enron đang nợ
 Các cổ đông mất hết cổ phần đóng góp vào công ty
 22.000 nhân viên mất việc
 31 cá nhân bị xét xử hình sự
 Bộ luật Sarbanes-Oxley đã được thông qua

46

23
 9/19/2015

9. BỘ LUẬT SARBANES-OXLEY

Là một trong những luật căn bản của nghề kế toán, kiểm
toán, được ban hành tại Hoa Kỳ năm 2002.

Mục tiêu chính nhằm bảo vệ lợi ích của các nhà đầu
tư vào các công ty đại chúng bằng cách buộc các công
ty này phải cải thiện sự đảm bảo và tin tưởng vào các
báo cáo, các thông tin tài chính công khai.

SOX bao gồm 11 chương và có phạm vi điều chỉnh khá
rộng, từ trách nhiệm của Hội đồng quản trị cho đến các
hình phạt xử lý vi phạm

Phần 404 của Đạo luật quy định rằng bộ báo cáo hàng
năm phải có Báo cáo kiểm soát nội bộ và báo cáo này
phải có chứng thực của công ty kiểm toán
47

9. Sarbanes-Oxley và ERP

Một hệ thống thông tin tích hợp cung cấp các công cụ
để thực hiện kiểm soát nội bộ

Các công ty có hệ thống ERP sẽ thuận lợi hơn trong
việc tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley hơn những
công khác (không có ERP)

48

24
 9/19/2015

9. Sarbanes-Oxley và ERP

Trong hệ thống SAP R/3, có những tình huống mà dữ liệu

chỉ có thể bị xóa đi (không thể có thao tác khác)

Nếu dữ liệu chỉ có thể được xóa bỏ, một nhân viên “vô đạo
đức” có thể:
 Tạo ra một nhà cung cấp giả
 Tạo một hóa đơn giả từ nhà cung cấp
 Thực hiện chuyển toán vào một tài khoản ngân hàng
Thụy Sĩ
 Xóa tất cả các giao dịch để việc gian lận không được
phát hiện

49

9. Sarbanes-Oxley và ERP

Trong SAP R / 3, hầu hết các dữ liệu phải được lưu trữ
trước bị gỡ bỏ khỏi hệ thống, do đó kiểm toán viên luôn
có thể tái “xem lại” tình hình tài chính của công ty ở bất
kỳ thời điểm

Dữ liệu về hàng hoá

không thể xoá trực tiếp
mà phải được lữu trữ
trước khi xoá

Các tuỳ chọn giao dịch cho các dữ liệu hàng hoá 50

25
 9/19/2015

9. Sarbanes-Oxley và ERP

SAP R/3 lưu lại các

thông tin về sự thay
đổi trên dữ liệu về
hàng hoá

Ghi lại các sự thay đổi trên dữ liệu hàng hoá trong SAP R/3
51

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Xác thực người dùng

Một công cụ cơ bản để tránh gian lận là phân quyền
và xác thực người dùng

Để hoàn thành các quy trình kinh doanh quan trọng,
có nhiều hơn một nhân viên tham gia, vì thế một nhân
viên đơn lẻ không thể thực hiện được các hành vi gian
lận

Xác thực người dùng đảm bảo các nhân viên chỉ có
thể thực hiện các giao dịch cần thiết trong nhiệm vụ
của họ

Trong SAP R / 3, chức năng Profile Generator cung
cấp một phương pháp đơn giản để xác thực người
dùng và các chức năng cho phép
52

26
 9/19/2015

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Xác thực người dùng

Role Menu phân quyền

cho các nhân viên thay
đổi các master data

Phân quyền quản lý các master data trong SAP R/3 53

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Tolerance Groups

Một cách khác để đảm bảo rằng nhân viên không được
vượt quá quyền hạn của mình là để thiết lập các giới hạn
về “kích thước của một giao dịch” mà một nhân viên có thể
xử lý

Tolerance groups là những giới hạn được định trước cho
một nhân viên về khả năng thực hiện giao dịch

Giới hạn Tolerance có thể được thiết lập trên hàng hoá
như:
• Chi tiết đơn hàng trong một tài liệu
• Tổng số tiền của một tài liệu
• Chênh lệch thanh toán
• Giảm giá 54

27
 9/19/2015

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Tolerance Groups

Không có nhóm nào được

chỉ định, mặc định cho tất
cả các nhóm

Cho phép tạo chứng từ có giá

trị tối đa là $1,000

Khác biệt trong thanh toán cho

phép $10 hoặc 1%

55
Cấu hình Tolerance group mặc định trong SAP R/3

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Minh bạch tài chính - Financial Transparency

Một ưu điểm của một hệ thống ERP là khả năng “drill
down" từ một báo cáo đến các chứng từ gốc trong báo
cáo

Chức năng “Drill down" giúp kiểm toán viên dễ dàng
kiểm tra tính toàn vẹn của các báo cáo quản trị và báo
cáo tài chính

Bằng cách kích đúp vào một mục trong một báo cáo
trong SAP R / 3, người sử dụng sẽ xem được các tài
liệu liên quan đến mục đó

56

28
 9/19/2015

9. Sarbanes-Oxley và ERP
Minh bạch tài chính - Financial Transparency

Xem chi tiết chứng từ bằng cách click

đúp vào đây

G/L (general ledger) account balance for raw material consumption 57

9. The One-Day Close

Một số công ty cố gắng “khoá sổ" kế toán trong một
ngày

Các công ty khác phải mất nhiều ngày, nhiều tuần, thậm
chí vài tháng để có được tất cả các số liệu tài chính
chính xác và cân đối kế toán

Một số công ty thực hiện “khoá sổ” ảo, mô phỏng quá
trình khoá sổ vào những thời điểm khác nhau trong
tháng để xem công ty đang làm tốt như thế nào

Cisco đã giảm công tác khoá sổ từ 2 tuần đến 1 ngày
bằng cách chuyển từ hệ thống chưa tích hợp sang sử
dụng hệ thống Oracle ERP

Với ERP, các công ty có thể sắp xếp chuỗi cung ứng tài
chính của họ, nắm giữ ít tiền mặt hơn cùng với cách
cuỗi cung ứng giữ ít hàng tồn kho hơn 58

29
 9/19/2015

TÓM TẮT

Các công ty cần các hệ thống kế toán để ghi lại các

giao dịch và tạo ra các báo cáo tài chính. Hệ thống kế
toán nên cho phép người dùng tổng hợp dữ liệu tối ưu
giúp các quản lý ra các quyết định tức thời và lâu dàu

Với hệ thống thông tin không tích hợp, dữ liệu kế toán
có thể chưa được “cập nhật”, và điều này có thể gây ra
vấn đề khi ra quyết định điều hành. Vd: gia hạn nợ cho
khách hàng. Dữ liệu cũng có thể không chính xác do
những yếu kém trong hệ thống chưa được tích hợp, và
vấn đề này có thể có ảnh hưởng đến việc ra quyết định
và lợi nhuận của công ty.

59

TÓM TẮT

Khoá sổ vào cuối kỳ kế toán có thể rất khó khăn với một
hệ thống thông tin không tíc hợp, nhưng lại tương đối
dễ dàng với một hệ thống tích hợp.

Sử dụng một hệ thống thông tin tích hợp và một cơ sở
dữ liệu dùng chung để ghi lại dữ liệu kế toán có lợi ích
rất lớn trong công tác hạch toán hàng tồn kho. Lưu giữ
thông tin càng chính xác thì việc tính toán giá thành sản
phẩm càng chính xác. Điều này có thể giúp các nhà
quản lý biết được lợi nhuận của từng sản phẩm

60

30
 9/19/2015

TÓM TẮT

Việc sử dụng một hệ thống tích hợp và một cơ sở dữ

liệu dùng chung để ghi lại dữ liệu kế toán rất có lợi ích
trong công tác quản lý báo cáo quan trọng.

Sự ra đời của Đạo luật Sarbanes-Oxley vào 2002 sau
sự sụp đổ của Enron nhằm tăng cường trách nhiệm
quản lý kế toán bằng cách yêu cầu các báo cáo soát
nội bộ và báo cáo này phải có chứng thực của công ty
kiểm toán.

Các hệ thống ERP hiện nay hoàn toàn có thể đáp ứng
yêu cầu tuần thủ theo bộ luật này.

61

LOGO

31