TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

ISO 9001:2008

CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

Ths. Nguyễn Văn Dũng

Dẫn nhập

❖ Trong học phần này chúng ta nghiên cứu những vấn đề

tổng quan về hệ thống, hệ thống thông tin, và hệ thống
thông tin kế toán. Học phần cũng đi sâu vào giới thiệu
các thành phần chủ yếu của một hệ thống nói chung bao
gồm đầu vào, xử lý, và đầu ra và áp dụng các yếu tố này
đối với các bậc quản lý khác nhau của doanh nghiệp.
Phần này cũng nêu sự thay đổi vai trò và chức năng của
kế toán viên trong các điều kiện thủ công, điều kiện
công nghệ thông tin phát triển.
Giới thiệu

❖ Sau khi nghiên cứu chương này, người học có thể hiểu
được:
- Khái niệm về hệ thống thông tin, các thành phần cơ bản
của hệ thống thông tin
- Vai trò và phân loại hệ thống thông tin quản lý
- Bản chất đối tượng, chức năng của hệ thống thông tin kế
toán
- Nội dung, phương pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán
- Giúp sinh viên nắm vững được vai trò của người kế toán
viên trong một hệ thống thông tin kế toán, trong điều kiện
kế toán thủ công, điều kiện có máy tính, và điều kiện tự
động hóa công tác kế toán.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

❖ Khái niệm hệ thống

- Hệ thống là một tập hợp các phần tử có liên hệ với
nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách
tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một
quá trình xử lý có tổ chức.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ

với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất
định để trở thành một chỉnh thể.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương

tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ
thống.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

❖ Cấu trúc của hệ thống

1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

❖ Các yếu tố của một hệ thống bao gồm:

- Mục đích: Lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí

được sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ
thống.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì

nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Môi trường: bao gồm tất cả những điều nằm ngoài hệ

thống.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Đầu vào: là những đối tượng thông tin từ môi trường bên
ngoài hệ thống đưa vào hệ thống.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được
đưa từ hệ thống ra môi trường bên ngoài.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

❖ Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết

lập, bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với
nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin
cho người sử dụng.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống

con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc
như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông
tin cho việc lập kế hoạch đưa ra quyết định và kiểm soát
thông tin.
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

❖ Các thành phần của hệ thống thông tin

1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và
các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin.

- Thành phần xử lý: các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt
động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân
tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi
tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu
cầu sử dụng
1.1 Một số khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin

- Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu
vào hoặc thông tin đầu ra của các quá trình xử lý để phục
vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về sau.
- Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương
thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối
tượng sử dụng.
- Kiểm soát: Các quá trình thu thập, xử lý nhằm cung cấp
thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra
đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành
phần của HTTT để khắc phục, sửa chữa.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

❖ Khái niệm và bản chất:

Khái niệm:

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhận biết, thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức sử dụng
các công nghệ khác nhau. Nó nhận biết và ghi nhận
những ảnh hưởng tài chính của các nghiệp vụ của doanh
nghiệp. AIS phân bổ thông tin về các nghiệp vụ cho
những người liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp
thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Bản chất:

Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong
quản lý điều hành DN nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng
này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài
chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực
hiện và kiểm soát các hoạt động SXKD của DN.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán

1.2 Hệ thống thông tin kế toán

❖ Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ giữa kế toán

và HTTT
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Như vậy kế toán dưới

gốc độ là một HTTT phải
tập hợp rất nhiều thành
phần có liên quan với nhau
(con người, phương tiện,
công nghệ, quy trình…)
tham gia vào quá trình vận
hành hệ thống thông tin kế
toán đề đáp ứng được yêu
cầu của người sử dụng.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

❖ Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều

hệ thống con khác của HTTTQL. Do đó hệ thống thông tin
kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một HTTT
đó là:
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Dữ liệu đầu vào: tất cả các nội dung được đưa vào hệ
thống kế toán gọi là dữ liệu đầu vào bao gồm:

+ Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ để phản

ánh nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Các đối tượng kế toán mà NVPS cần phải được tập

hợp, theo dõi thông qua hệ thống TK kế toán.

+ Hệ thống các đối tượng quản lý mà các NVPS cần

được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông
tin và quản lý DN.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống xử lý: bao gồm tập hợp tất những yếu tố tham
gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu
ích.

+ Quy trình luân chuẩn chứng từ

+ Hình thức ghi sổ, nhập liệu, khai báo

+ Phương thức xử lý, bằng máy, phần mềm, thủ công

1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để

phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau
thông qua các phương thức: hệ thống chứng từ, sổ kế toán,
các tập tin, bảng tính lưu trữ.

- Kiểm soát: bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách
được thiết lập trong hệ thống thông tin kế toán để kiểm
soát quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ
thống kế toán.

- Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế
toán thể hiện trên nội dung các báo cáo kế toán.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

❖ Đối trượng của hệ thống thông tin kế toán

- Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho
việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối
tượng hữu quan bên ngoài, hệ thống thông tin kế toán
sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình SXKD của DN. Dữ
liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động,
NVPS trong quá trình trên. Tùy theo nội dung của
thông tin yêu cầu mà sẽ có mà sẽ có các nội dung cần
phản ánh cho từng hoạt động tương ứng.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Nhiệm vụ của HTTTKT là phải xác định những hoạt

động nào của HT kế toán cần phản ánh, và nội dung nào
mô tả cho các hoạt động nó được ghi nhận vào làm dữ liệu
cho hệ thống kế toán.

- Mỗi DN khác nhau có quá trình SXKD riêng. Chúng ta

có thể chi quá trình này theo các nội dung kinh tế liên
quan. Quá trình phân chia này gọi là các chu trình kinh
doanh.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Chu trình kinh doanh(chu trình kế toán) là tập hợp một

chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự bao gồm:
+ Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên
quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu
tiền từ khách hàng.
+ Chu trình chi phí: là tập hợp các hoạt động liên quan
đến nội dung mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền
cho nhà cung cấp
+ Chu trình sản xuất: là tập hợp các hoạt động liên
quan đến quá trình chuyển hàng hóa NVL, sức lao động
thành các SP.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

+ Chu trình nhân sự: là tập hợp các hoạt động liên
quan đến quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lương
cho người lao động.

+ Chu trình tài chính: là tập hợp các hoạt động liên
quan đến quá trình huy động các nguồn đầu tư vào DN
và quản lý các dòng tiền ra vào.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

❖ Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin kế toán

- Một AIS có thể là hệ thống kế toán thủ công với bút

mực, chứng từ, sổ sách… hệ thống kế toán với máy tính; hệ
thống kết hợp kế toán thủ công và kế toán máy. Bất kỳ hệ
thống nào được sử dụng cũng bao gồm các công việc thu
thập, lưu trữ, xử lý… (sản xuất thông tin).
1.2 Hệ thống thông tin kế toán

- Một AIS sử dụng kế toán máy bao gồm các thành

phần sau: Nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện
các chức năng khác nhau;
- Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử
lý, lưu trữ thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp
(Lưu đồ);
- Dữ liệu về tổ chức và quá trình xử lý;
- Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức;
- Trang thiết bị công nghệ;
- Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu.
1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị gia
tăng cho khách hàng của họ. Giá trị gia tăng có nghĩa là
làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn
tổng số do các bộ phận rời rạc khác cộng lại. Nói cách
khác, điều này có thể có nghĩa là:
1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

- Làm nhanh hơn;

- Làm cho tin cậy hơn;

- Cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích
hơn;

- Cung cấp những sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp;

- Cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường;

- Hướng đến khách hàng…

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

- Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hành vi được gọi
là chuỗi giá trị (value chain). Các hoạt động bao gồm:

+ Các hoạt động cơ bản;

+ Các hoạt động bổ trợ

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò là bộ phận sản

xuất ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Thông tin
phải có chất lượng cao và phải với chi phí có được các
thông tin ở mức thấp nhất. Các đặc tính đo lường tính hữu
ích của thông tin:
1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

- Phù hợp (Relevance);

- Tin cậy (Reliability);

- Đầy đủ (Completeness);

- Kịp thời (Timeliness);

- Có thể hiểu được (Understandability);

- Có thể kiểm chứng (Verifiability);

- Có thể tiếp cận (Accessibility).

1.4 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

- Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên
ngoài doanh nghiệp.

- Hỗ trợ thực hiện quản lý các hoạt động phát sinh hàng
ngày

- Hỗ trợ ra các quyết định quản trị.

- Hoạch định và kiểm soát

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

1.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

❖ Phân loại theo đặc điểm thông tin cung cấp.

- Hệ thống thông tin kế toán tài chính

- Hệ thống thông tin kế toán quản trị

❖ Phân loại theo phương thức xử lý

- Hệ thống thông tin kế toán thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính

1.6 Nghề nghiệp trong AIS hiện đại

❖ Tư vấn hệ thống
- Thiết kế các hệ thống và các quy trình mang tính công
nghệ;
- Lựa chọn hệ thống phần cứng và phần mềm;
- Giá trị gia tăng qua các quá trình bán lại (VARs).
❖ Kiểm soát và bảo mật hệ thống thông tin o Phân tích rủi
ro với hệ thống thông tin;
- Trợ giúp kiểm toán viên trong việc đánh giá kiểm soát;
- Chứng nhận kiểm toán viên hệ thống thông tin (CISAs);
- Đánh giá, kiểm tra quá trình xâm nhập.
1.6 Nghề nghiệp trong AIS hiện đại
1.6 Nghề nghiệp trong AIS hiện đại

❖ Tóm lược cuối bài.

- HTTT kế toán (AIS) là một phần của hệ thống thông

tin chuyên nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
kinh tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau.
Sau đó phân bổ thông tin cho những người liên quan để ra
quyết định hoặc phối hợp thực hiện các công việc trọng yếu
phát sinh trong đơn vị. • Một AIS có thể là Hệ thống kế
toán thủ công; Hệ thống kế toán với máy tính; Hệ thống kết
hợp kế toán thủ công và kế toán máy. Bất kỳ hệ thống nào
được sử dụng cũng bao gồm các công việc thu thập, lưu
trữ, xử lý, cung cấp thông tin tài chính.
1.6 Nghề nghiệp trong AIS hiện đại

❖ Tóm lược cuối bài.

- AIS bao gồm 3 bộ phận: đầu vào - xử lý - đầu ra. Các
hoạt động thuộc hệ thống thông tin đều hướng đến tăng giá
trị (tính hữu ích) của thông tin kế toán cho người ra quyết
định.
- AIS có sự thay đổi rất lớn gắn với sự phát triển của công
nghệ thông tin. Do vậy, cách thức thu thập, xử lý, lưu trữ
và cung cấp thông tin cũng có những sự thay đổi khác biệt.
- AIS làm cho vai trò của kế toán viên thời nay thay đổi,
dưới góc độ người dùng, người thiết kế hệ thống, người
kiểm soát nội bộ, người kiểm toán viên.
Câu hỏi ôn tập

1. Cho biết các thành phần của một hệ thống? Phân biệt hệ
thống cha và hệ thống con? Cho ví dụ cụ thể?

2. Phân biệt dữ liêu và thông tin? Cho ví dụ cụ thể?

3. Cho biết nội dung phân loại hệ thống thông tin theo cấp
độ quản lý và hệ thống thông tin theo chức năng trong
doanh nghiệp?
Câu hỏi ôn tập

4. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Cho biết vai trò của hệ
thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp?

5. Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo đối tượng sử

dụng và theo phương thức xử lý.

6. Kế toán viên có vai trò như thế nào trong hệ thống thông
tin kế toán?