TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

ISO 9001:2008

CHƯƠNG 2:
TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

Ths. Nguyễn Văn Dũng

Dẫn nhập

Trên thế giới, có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm,
chức năng của hệ thống thông tin kế toán nhưng tựu chung
lại, hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết
lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông
tin kế toán cho người sử dụng. Hiện nay, có một số cách
tiếp cận về tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán
như: Mô hình quy trình xử lý thủ công, Mô hình quy trình
xử lý trên máy tính.
Giới thiệu

❖ Sau khi nghiên cứu chương này, người học có thể

hiểu được:

- Hiểu một số kiến thức cơ bản về tổ chức dữ liệu

- Thông qua ứng dụng các phần mềm để hiểu được các
tính năng của HTTTKT.
NỘI DUNG

1. Một số khái niệm

2. Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

3. Thiết kế CSDL trong HTTTKT

1 Một số khái niệm

❖ Cơ sở dữ liệu

- Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về cơ sở dữ liệu

(CSDL). Ví dụ:
1. Một số khái niệm
1. Một số khái niệm

❖ Cơ sở dữ liệu

- Như vậy một CSDL đều là những dữ liệu được ghi

chép vào một nơi nào đó, và khi tiến hành ghi chép các dữ
liệu được ghi phải tuân theo tính chất, quy định của nơi ghi
vào.
1. Một số khái niệm

- CSDL là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu được
lưu trữ có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng
1. Một số khái niệm

- Với HTTTKT thông thường, xử lý thủ công, dữ liệu

được lưu trữ trên giấy, và các dữ liệu chính là các mẫu
chứng từ sổ sách.
1. Một số khái niệm

- Với HTTTKT trên máy tính dữ liệu được lưu trữ trên
đĩa dưới dạng bảng dữ liệu và cấu trúc của các dữ liệu
chính là cấu trúc của các bảng này.
1. Một số khái niệm

❖ Vai trò của CSDL

- Rút ngắn thời gian nhập liệu

VD: Chỉ cần nhập mã khách hàng chứ không cần nhâp
các thông tin khác của khách hàng khi nhập hoá đơn
bán hàng
1. Một số khái niệm

❖ Vai trò của CSDL

- Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu:

VD: thông tin về hàng chỉ lưu trữ ở một tập tin duy nhất
khi cần có thì có thể truy suất ra từ mã hàng hoá.
1. Một số khái niệm

❖ Vai trò của CSDL

- Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu

VD: chỉ có thể bán hàng hoá có trong danh mục hàng
hoá nếu nhập không đúng chương trình sẽ báo lỗi.
1. Một số khái niệm

❖ Vai trò của CSDL

- Tiền lợi trong các thao tác với dữ liệu:

VD: có thể thay đổi, thêm, xoá dữ liệu….

1. Một số khái niệm

❖ Mô hình cơ sở dữ liệu

- Thực thể (Entiy)

- Cá thể (Instance)

- Thuộc tính (Attribute)

- Quan hệ (Relation)
1 Một số khái niệm

- Thực thể: Lớp các đối tượng có cùng đặc tính chung mà
người ta muốn quản lý thông tin về nó.

Ví dụ: thực thể nhân viên dùng để chỉ những người làm
trong 1 tổ chức.
1 Một số khái niệm

- Cá thể: Là một đối tượng cụ thể trong thực thể

Ví dụ: Ông Trần Văn A là 1 cá thể trong một thực thể

1 Một số khái niệm

- Thuộc tính: Là đặc trưng riêng của tất cả các đối tượng trong
thực thể.
Ví dụ: Thực thể SV có các thuộc tính là mã SV, họ tên, ngày sinh
…
Có 2 loại thuộc tính : Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả
2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu
2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu
2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu
2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

Mô hình REA minh họa chu trình doanh thu

2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu

+ Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện

phát sinh theo thời gian vào hệ thống

+ Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi các

dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH...) sau khi sự
kiện xảy ra

+ Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu

về các đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung
cấp, tài khoản, nhân viên...)
2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Lưu trữ dữ liệu

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

- Yêu cầu một hệ thống thông tin kế toán:

+ Nhận diện thông tin đầu ra của hệ thống

+ Tìm được giải pháp phần cứng và phần mềm

+ Quản lý được, không quá phức tạp

+ Đảm bảo bí mật

- Nhận dạng sự kiện kinh doanh, kinh tế

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin

Bước 2: Xác định các thực thể và thuộc tính tương ứng

Bước 3: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Bước 4: Tạo sơ đồ mối liên kết thực thể

Bước 5: Chuẩn hóa mối quan hệ

Tóm tắt nội dung:

- CSDL đều là những dữ liệu được ghi chép vào một nơi
nào đó, và khi tiến hành ghi chép các dữ liệu được ghi phải
tuân theo tính chất, quy định của nơi ghi vào. Nhằm thỏa
mãn đồng thời nhiều người sử dụng.

- Tổ chức thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu, tổng quát và và

mô hình REA.
Câu hỏi ôn tập

Câu 1: Khái niệm CSDL là gì cho ví vụ minh họa?

Câu 2: Trình bày vai trò của CSDL ?

Câu 3: Mô tả quy trình tổ chức thu thập, xỷ lý và lưu trữ dữ

liệu tổng quát và mô hình REA?

Câu 4: Mô tả phân tích các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ
liệu trên mô hình AIS thủ công và và AIS trên máy vi tính?