TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN

ISO 9001:2008

CHƯƠNG 5
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Ths. Nguyễn Văn Dũng

Dẫn nhập:

Ngày nay, CNTT đang được ứng dụng rộng rãi trong
mọi lĩnh vực, ngành nghề trong đời sống xã hội. Việc ứng
dụng CNTT không chỉ góp phần tích cực giúp tăng trưởng,
chuyển dịch cơ cấu kinh tế mà còn làm thay đổi cả phương
thức quản lý, học tập và làm việc của con người cũng như
phương thức kinh doanh của DN, giúp DN khai thác tối đa
năng lực sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức HTTTKT nhằm
đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc của kế toán, đáp ứng
được vai trò quan trọng của thông tin kế toán, cũng như
tiệm cận với các chuẩn mực quốc tế trong lĩnh vực kế toán.
Giới thiệu

❖ Sau khi nghiên cứu chương này, người học có thể

hiểu được:

- Hiểu và tiếp cận tổ chức HTTTKT trong DN trong bối

cảnh áp dụng CNTT.

- Hiểu mục tiêu tổ chức HTTTKT trong Doanh nghiệp.

- Biết cách tổ chức HTTT kế toán trong bối cảnh áp

dụng CNTT.
NỘI DUNG

1. Tổng quan Tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp

dụng CNTT

2. Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp

dụng CNTT

3. Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

Thiết kế CSDL trong H

1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

1.1. Tổng quan về tổ chức HTTT, quy trình, cách tiếp

cận
❖ Mục tiêu của tổ chức hệ thống thông tin trong DN.
- Thứ nhất: Nhằm xử lý các hoạt động kinh doanh
- Thứ hai: cung cấp thông tin tin cậy, phù hợp với
người sử dụng,
- Thứ ba: đáp ứng yêu cầu quản lý,
- Thứ tư: kiểm soát hệ thống, phù hợp yêu cầu và ứng
dụng CNTT, kiểm soát thời gian, chi phí tạo, sửa chữa
hệ thống.
1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

❖ Các thành phần của hệ thống và hệ

thống kế toán

- Các thành phần của hệ thống:

+Dữ liệu: tài nguyên dữ liệu bao

gồm tất cả các dữ liệu có trong một
tổ chức, bất kể nó tồn tại dưới dạng
nào: cơ sở dữ liệu trên máy tính, các
hồ sơ giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đĩa
CD… ví dụ như hóa đơn, hợp đồng,
báo cáo số liệu.
1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

+ Con người: bao gồm

những người thiết kế, người
phát triển, duy trì, vận hành
và người sử dụng hệ thống
thông tin. Ví dụ như các nhà
quản trị, nhân viên nhập dữ
liệu, nhân viên kỹ thuật..
1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

❖ Quy trình xử lý, thiết bị/phần mềm/CSHT, thông tin

và truyền thông.
1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

❖ Các thành phần của hệ thống kế toán:

Dữ liệu, con người – cơ cấu tổ chức, quy trình xử lý, thiết

bị/phần mềm/CSHT, báo cáo và truyền thông
1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

1.2 Các nội dung cần tổ chức

Hình Các nội dung cần HTTTKT

1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

1.3 Phân tích hệ thống, tìm hiểu và thu thập thông tin

Hình : Phân tích và tìm hiểu phát triển HTTTKT

1 Tổng quan tổ chức HTTTKT của DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

1.4 Quy trình tổ chức hệ thống kế toán

Hình : Quy trình tổ chức HTTTKT

2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.1 Xác định yêu cầu thông

tin và yêu cầu quản lý

- Tổ chức công tác kế toán

trong DN cần đáp ứng việc
cung cấp thông tin trung
thực, hợp lý và đáng tin cậy
cho các đối tượng sử dụng
thông tin.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.1 Xác định yêu cầu thông tin

và yêu cầu quản lý

- Thông qua quá trình phân

tích các hoạt động phát sinh
trong các chu trình kinh doanh
của DN, các nội dung thông tin,
đối tượng sử dụng, phạm vi cung
cấp và các yêu cầu quản lý sẽ
được phân loại và xác định đầy
đủ.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.1 Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý

- Việc nhận dạng không đầy đủ những yêu cầu thông

tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kể đế sự thành bại
của hệ thống thông tín kế toán sau này
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.2 Tổ chức thiết lập cơ sở dữ liệu

- Tổ chức thiết lập cơ sở dữ liệu sẽ bao gồm: xác định
môi trường cơ sở dữ liệu, cấu trúc lưu trữ cơ sở dữ liệu,
cách thức sao lưu, khôi phục hợp lệ, thiết lập một cách
thức truy cập thích hợp - những người có thể sử dụng
những gì và khi nào, và xác định yêu cầu dữ liệu và mở
rộng, sửa đổi dữ liệu hiện có.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.3 Tổ chức lưu trữ cơ sở dữ liệu

- Tổ chức lưu trữ cơ sở dữ liệu là việc sắp xếp các dữ

liệu của hệ thống theo những nguyên tắc nhất định tại các
nơi lưu trữ dữ liệu.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.3 Tổ chức lưu trữ cơ sở dữ

liệu

- Với hệ thống kế toán thông

thường xử lý thủ công, dữ liệu
được lưu trữ trên giấy và cấu trúc
của dữ liệu chính là các mẫu
chứng từ, sổ sách.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.3 Tổ chức lưu trữ cơ sở dữ

liệu

- Với hệ thống kế toán dùng máy

tính, dữ liệu được lưu giữ dưới
dạng các tệp tin và cấu trúc của
dữ liệu chính là cấu trúc của các
tập tin cơ sở dữ liệu
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.4 Tổ chức xử lý và cung cấp

thông tin

- Dữ liệu sau khi thu thập được

nhập vào hệ thống sẽ được xử
lý, trong trường hợp xử lý kế
toán thủ công, các hoạt động
xử lý dữ liệu là quá trình phân
loai dữ liệu vào sổ chi tiết, sổ
cái và các bảng lập cân đối để
kiểm soát dữ liệu trên sổ ghi
chép.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.4 Tổ chức xử lý và cung cấp

thông tin

- Trong môi trường xử lý bằng

máy, xứ lý dữ liệu là các hoạt
động thao tác liên quan tới các
tập tin chính để cập nhật được dữ
liệu nghiệp vụ kinh tế phân theo
từng nguồn lực, đối tượng tham
gia hay từng đối tượng kế toán
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.5 Tổ chức hệ thống kiểm soát

Là việc nhận dạng đánh giá các rủi ro

có thể phát sinh trong môi trường
kinh doanh, môi trường xử lý của DN,
thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm
soát cần thiết để phòng ngừa, phát
hiện khắc phục các rủi ro có thể xảy
ra, ảnh hưởng đến chất lượng thông
tin cung cấp của hệ thống kế toán.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.6 Tổ chức hệ thống báo cáo

Đây là nội dung quan trọng của quá trình tổ chức HTTTKT
bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thực hiện các nội dung
thông tin mà hệ thống cung cấp.
2 Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối cảnh áp dụng CNTT

2.6 Tổ chức hệ thống báo

cáo

Quá trình này cần xác định

các loại báo cáo được cung
cấp, nội dung của từng báo
cáo, cách thức lập, hình thức
thể hiện, thời gian cung cấp,
phân quyền cho các đối tượng
lập và sử dụng báo cáo.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

3.1 Nội dung các hoạt động xử lý dữ liệu của HTTTKT

trong trong bối cảnh áp dụng CNTT

❖ Nội dung tổ chức xử lý dữ liệu

Xử lý dữ liệu chỉ đơn giản là việc chuyển đổi dữ liệu

thô sang thông tin có ý nghĩa thông qua một quy trình,
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

3.1 Nội dung các hoạt động xử lý dữ liệu của HTTTKT

trong trong bối cảnh áp dụng CNTT

❖ Nội dung tổ chức xử lý dữ liệu

Thông thường, các tổ chức sử dụng hệ thống máy tính để

thực hiện một loạt các hoạt động trên dữ liệu để trình bày,
giải thích hoặc thu thập thông tin. Quá trình này bao gồm
các hoạt động như nhập dữ liệu, tóm tắt, tính toán, lưu trữ
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

- Tổ chức dữ liệu được hiểu là cách phân loại, sắp xếp vào các nơi
lưu trữ dữ liệu làm căn cứ cho việc xử lý dữ liệu.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

❖ Cách thức tổ chức xử lý dữ liệu

Dữ liệu sau khi thu thập được nhập vào hệ thống để xử lý,
trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin xử lý dữ
liệu là các hoạt động thao tác liên quan tới tập tin chính để
cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phân theo từng
nguồn lực, đối tượng tham gia hay từng đối tượng kế toán.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

❖ Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm như sau:

- Thêm dữ liệu (adding), là hoạt động thêm một dữ liệu

mới cho một tập tin chính, hay còn gọi là khai báo mới dữ
liệu về đối tượng nguồn lực, đối tượng tác nhân tham gia
mà hệ thống cần lưu trữ thông tin. Các nội dung cần khai
báo chính là các thuộc tính của đối tượng cần khai báo.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

- Cập nhật dữ liệu (updating), dữ liệu nghiệp vụ sau khi

đã được lưu trong tập tin nghiệp vụ sẽ được cập nhật vào
tập tin chính liên quan. Cập nhật có thể xảy ra định kỳ (là
phương pháp xử lý theo lô – batch processing) hay khi
nghiệp vụ xảy ra (xử lý theo thời gian online, real time
processing)
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

- Thay đổi dữ liệu (changing). Làm thay đổi dữ liệu mô tả

trên tập tin chính ví dụ địa chỉ, giới hạn bán chịu…
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

- Xóa dữ liệu (deleting). Hoạt động này xảy ra khi cần làm
sạch dữ liệu tập tin chính ch những đối tượng không còn
giao dịch, hay liên quan tối các hoạt động mà DN không
cần thu thập và lưu trữ thông tin về nó nữa.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

3.2 Quy trình xử lý dữ liệu

Quy trình xử lý dữ liệu là một loạt bước thực hiện để trích

xuất thông tin từ dữ liệu thô. Mặc dù mỗi bước phải được
thực hiện theo thứ tự, thứ tự là theo chu kỳ.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

3.2 Quy trình xử lý dữ liệu

Giai đoạn đầu ra và lưu trữ có thể dẫn đến lặp lại giai đoạn
thu thập dữ liệu, dẫn đến một chu trình xử lý dữ liệu khác.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

3.2 Quy trình xử lý dữ liệu

Chu kỳ cung cấp một cái nhìn về cách dữ liệu đi và chuyển

đổi từ thu thập sang giải thích và cuối cùng được sử dụng
trong các quyết định kinh doanh hiệu quả.
3 Xây dựng mô hình tổ chức HTTTKT trong DN

Hinh : Quy trinh xử lý dữ liệu của AIS

Tóm tắt nội dung:

Trong chương này chúng ta cần nắm những nội dung cơ

bản như sau: Mục tiêu của tổ chức hệ thống thông tin trong
DN Nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN trong bối
cảnh áp dụng CNTT và Xây dựng mô hình tổ chức
HTTTKT trong doanh nghiệp.
Câu hỏi ôn tập

Câu 1: Mục tiêu của tổ chức hệ thống thông tin trong DN là

gì?

Câu 2: Các thành phần của hệ thống và hệ thống kế toán trong

DN bao gồm các thành phần nào?

Câu 3: Trình bày nội dung tổ chức HTTTKT trong các DN

trong bối cảnh áp dụng CNTT?

Câu 4: Trình bày nội dung xây dựng mô hình tổ chức

HTTTKT trong DN?