Hệ thống thông tin kế toán Đánh giá

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

• Chương 1: Tổng quan về HTTTKT
• Chương 2: AIS trong điều kiện thủ công • Dự lớp : 10%
• Chương 3: Các quá trình kinh doanh và hệ thống ERP
• Kiểm tra giữa kỳ: 30%
• Chương 4: Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
• Thi cuối kỳ: 60%
• Chương 5: Cơ sở dữ liệu và tổ chức cơ sở dữ liệu trong DN

TS. ĐINH THẾ HÙNG

Viện Kế toán-Kiểm toán, NEU
2 3

MỤC TIÊU CHƯƠNG 1.HỆ THỐNG

Sau khi nghiên cứu xong chương này,
sinh viên có thể:
– Hiểu được khái niệm về hệ thống thông tin
Chương 1: và hệ thống thông tin quản lý
TỔNG QUAN VỀ – Giải thích được khái niệm và vai trò của
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
hệ thống thông tin kế toán Hệ
– Thảo luận về các yếu tố cấu thành của hệ Khái
(AIS) thống thông tin kế toán
niệm và
thống
– Xác định được các mức độ ứng dụng
công nghệ thông tin trong hệ thống thông
tin kế toán
đặc điểm cha và
con 6
4
 Hệ thống và các yếu tố cấu thành
Khái niệm hệ thống 2.HỆ THỐNG THÔNG TIN
• Hệ thống (System):

– Một hệ thống là một tập hợp gồm hai hoặc nhiều hơn
• Hệ thống cha và hệ thống con:
các bộ phận liên quan có thể tương tác nhau để hoàn – Một hệ thống được gọi là một hệ thống con 2.1
thành một mục tiêu.
(Sub system) khi nó được xem như là một
– Một hệ thống bao gồm các bộ phận, mỗi bộ phận thực
hiện một chức năng được giao và chúng được hỗ trợ thành phần của một hệ thống lớn hơn
bởi hệ thống cấu thành nên bộ phận con đó. 2.2
(System).
– Ba thành phần cơ bản của hệ thống:
– Một hệ thống con được coi như là một hệ
• Các yếu tố đầu vào (Inputs)
• Xử lý, chế biến (Processing) thống khi nó cũng có các bộ phận cấu thành 2.3
• Các yếu tố đầu ra (Outputs) và hoạt động vì một mục tiêu riêng.
8
7 9

Dòng thông tin trong và ngoài tổ chức

Hệ thống thông tin?
Hệ thống thông tin
 Là một tập hợp các quy trình chính thức qua đó dữ
liệu được thu thập, xử lý thành thông tin và sau đó
Nghiệp vụ
cung cấp cho người dùng.
tài chính Quyết định
 Ba thành phần cơ bản của hệ thống: Hệ thống
của
Nghiệp vụ thông tin
 Dữ liệu đầu vào (Inputs) thông tin người dùng

 Xử lý, chế biến (Processing) phi tài chính

 Thông tin đầu ra (Outputs)

10 11
12
 Các dòng thông tin nội bộ Các nghiệp vụ
3.HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• Một nghiệp vụ là một sự kiện kinh doanh. –Khái niệm
• Các dòng thông tin ngang (Horizontal): • Nghiệp vụ tài chính
–Các thành phần của AIS
– Sử dụng chủ yếu ở cấp độ hoạt động để ghi – Các sự kiện kinh tế ảnh hưởng tới tài sản và vốn chủ sở
hữu của tổ chức
–Đối tượng của AIS
nhận nghiệp vụ và dữ liệu hoạt động
– Vd: mua vé máy bay –Chức năng của AIS
• Dòng thông tin dọc (Vertical)
• Các nghiệp vụ phi tài chính –Phân loại AIS
– Từ trên xuống dưới — các chỉ dẫn, các giới – Các sự kiện khác được xử lý bởi hệ thống thông tin của
–Vai trò của AIS
hạn, ngân quỹ,… tổ chức

– Từ dưới lên trên — các giao dịch tổng hợp, các – Vd: đặt vé - chưa có được cam kết mua của khách hàng
– Ký hợp đồng mua hàng/ bán hàng với người bán/
dữ liệu hoạt động được báo cáo
khách hàng
13 14 15

Hệ thống thông tin kế toán AIS

AIS
 AIS – Hệ thống thông tin kế toán là: • Một AIS có thể là:
– Hệ thống nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
– Hệ thống kế toán thủ công với bút mực, chứng từ, sổ sách,
kinh tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau.
– Hệ thống nhận biết và ghi nhận những ảnh hưởng tài – Hệ thống kế toán với máy tính
chính của các nghiệp vụ phát sinh trong DN và cung cấp
– Hệ thống kết hợp kế toán thủ công và kế toán máy
cho người dùng.
– Hệ thống thông tin kế toán cũng bao gồm: • Bất kỳ hệ thống nào được sử dụng cũng bao gồm các công

• Dữ liệu đầu vào việc thu thập, lưu trữ, xử lý,…

• Xử lý và chế biến – Hệ thống bút toán, chứng từ, sổ sách hay hệ thống máy tính
• Thông tin đầu ra với hardware và software đều là phương tiện để sản xuất

16
thông tin
17 18
CÁC THÀNH PHẦN AIS THEO NỘI DUNG AIS
ĐỐI TƯỢNG CỦA AIS
• Một AIS sử dụng kế toán máy bao gồm các thành phần sau:
• Đối tượng của AIS là Dữ liệu từ các hoạt động phát
– Nhân sự:
sinh trong Quá trình sản xuất kinh doanh của DN
– Các quy trình thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các hoạt
động của doanh nghiệp • Quá trình sản xuất kinh doanh của DN được phân chia
– Dữ liệu
thành các chu trình kinh doanh
– Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức
• Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán): tập hợp 1
– Phần cứng
chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại,
– Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu
• Lưu ý: công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ để khởi tạo, • Trong DN có: chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất,
duy trì, hoặc hoàn thiện một hệ thống
nhân sự, tài chính
21
20
19

AIS AIS và MIS

CHỨC NĂNG CỦA AIS
• 6 thành phần nêu trên sẽ đảm bảo cho AIS thực hiện
được ba chức năng:
– Thu thập và lưu trữ về các hoạt động của doanh
nghiệp, các nguồn lực và nhân sự liên quan
– Chuyển đổi dữ liệu sang thành thông tin hữu ích cho
người sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh
– Cung cấp các cách thức kiểm soát và an ninh về tài
sản, về thông tin nhằm làm cho dữ liệu luôn sẵn có,
chính xác, và tin cậy.
• AIS xử lý:
– Các nghiệp vụ tài chính như bán hàng
– Các nghiệp vụ phi tài chính mà ảnh hưởng trực tiếp
tới quá trình xử lý các nghiệp vụ tài chính như bổ
sung các nhà cung cấp mới.
• MIS (Hệ thống thông tin quản lý) xử lý:
– Các nghiệp vụ phi tài chính mà thường không được
xử lý bởi AIS như theo dõi sự phàn nàn của khách
hàng

24
23
22
 Các hệ thống con của AIS Dữ liệu và thông tin
AIS và MIS
• Dữ liệu: Thô, chưa xử lý hoặc chế biến
• Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing
system - TPS)
– Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày
• Thông tin: Tinh, đã xử lý và chế biến
• General Ledger/ Financial Reporting System (GL/FRS)
– Ghi sổ cái và lập các báo cáo tài chính – Thông tin của một quá trình là dữ liệu của
• Management Reporting System (MRS) một quá trình mới
– Lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý bộ phận, sử
dụng trong nội bộ đơn vị.

26
25

Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin

Lợi ích của thông tin Lợi ích của thông tin Lợi ích của thông tin
- Chi phí để có được thông tin - Chi phí để có được thông tin - Chi phí để có được thông tin
Giá trị của thông tin Giá trị của thông tin Giá trị của thông tin

Chi phí và lợi ích của thông tin thường

rất khó cân bằng, nhưng chúng ta cần
phải cố gắng để đưa ra quyết định về
các thông tin cần cung cấp
 Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin

• Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin: • Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin: • Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin:
– Phù hợp (Relevance) – Phù hợp (Relevance) – Phù hợp (Relevance)
– Tin cậy (Reliability) – Tin cậy (Reliability)
– Đầy đủ (Completeness)

Để giảm thiểu những tác động không cần Phụ thuộc vào các thông tin có bị lỗi hoặc
thiết thông qua việc giúp người sử dụng hạn các hoạt động, sự kiện có hợp lý
chế những vấn đề sẽ xẩy ra hoặc xác nhận Không quả qua bất kỳ vấn đề quan tọng nào
những vấn đề đã xẩy ra

Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin Hệ thống, dữ liệu và thông tin

• Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin: • Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin: • Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin:
– Phù hợp (Relevance) – Phù hợp (Relevance) – Phù hợp (Relevance)
– Tin cậy (Reliability) – Tin cậy (Reliability) – Tin cậy (Reliability)
– Đầy đủ (Completeness) – Đầy đủ (Completeness) – Đầy đủ (Completeness)
– Kịp thời (Timeliness) – Kịp thời (Timeliness) – Kịp thời (Timeliness)
– Có thể hiểu được (Understandability) – Có thể hiểu được (Understandability)
– Có thể kiểm chứng (Verifiability)
Cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định

Cần trình bày để mọi người có thể hiểu Nguồn gốc của thông tin có thể được kiểm
và sử dụng chứng bởi những người tạo ra
 Xử lý dữ liệu theo đơn vị
Hệ thống, dữ liệu và thông tin Chức năng dịch vụ máy tính
(Distributed data processing - DDP)
• Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin:
Xử lý dữ liệu Xử lý dữ liệu
– Phù hợp (Relevance) theo đơn vị Most companies fall in between. trung tâm

– Tin cậy (Reliability) Tổ chức lại chức năng Toàn bộ việc xử lý dữ liệu được
dịch vụ máy tính theo thực hiện bởi một hoặc nhiều máy
– Đầy đủ (Completeness) các đơn vị xử lý thông tin tính lắp đặt tại khu vực trung tâm
bộ phận nhằm cung cấp và cung cấp thông tin cho người
– Kịp thời (Timeliness) dùng trong toàn bộ tổ chức/đơn vị.
thông tin cho người dùng ở
– Có thể hiểu được (Understandability) bộ phận đó và theo sự giám sát
của bộ phận đó. Primary areas:
- Quản trị dữ liệu
– Có thể kiểm chứng (Verifiability) - Xử lý dữ liệu
- Phát triển hệ thống
– Có thể tiếp cận (Accessibility) - Duy trì, bảo dưỡng hệ thống
Mọi người có thể tiếp cận thông tin khi cần thiết
38
39

Tổ chức đơn vị theo kiểu Các bất lợi của DDP

Xử lý dữ liệu tập trung/trung tâm Các ưu điểm của DDP
• Giảm chi phí phần cứng và chi phí cho việc • Thiếu sự kiểm soát chung

nhập liệu • Thiếu quản lý thống nhất các nguồn lực

• Trách nhiệm kiểm soát chi phí được hoàn thiện • Phần cứng và phần mềm thiếu tính tương thích

• Sự hài lòng của người sử dụng được hoàn • Nhiều công việc và dữ liệu dư thừa
thiện bởi kiểm soát gắn rất gần với người dùng. • Nhiều công việc hợp nhất bị tách biệt
• Dữ liệu được lưu trữ và dự phòng qua nhiều địa • Khó thu hút được những nhân sự có chất lượng
chỉ/bộ phận chuyên môn cao
• … • Thiếu vắng các chuẩn mực
41 42
40
 Sự tiến hóa của mô hình hệ thống thông tin:
The Flat-File Model
Figure 1-12
43
Mô hình REA (REA Model)
• Mô hình REA là một khung cơ sở kế toán được sử dụng để
mô hình hóa các nội dung sau của một tổ chức:
• Là người dung hệ thống, kế toán viên cần gì????
– Các nguồn lực kinh tế; VD tài sản
– Các sự kiện kinh tế. VD, sự ảnh hưởng của những thay
đổi đến các nguồn lực
– Các đại diện kinh tế; i.e., individuals and departments that
participate in an economic event
– Mối quan hệ giữa các nguồn lực, sự kiện, và đại diện
• Mô hình quan hệ - thực thể (ERD) thường được sử dụng để
mô hình hóa các quan hệ này.
46
Các tồn tại do dư thừa dữ liệu
Sự tiến hóa của mô hình hệ thống thông tin:
• Lưu trữ dữ liệu – chi phí đắt đỏ cho việc lưu trữ dữ liệu
Mô hình CSDL
trên giấy hoặc các thiết bị từ tính
• Cập nhật dữ liệu- việc thay đổi hoặc bổ sung cần phải
được thực hiện nhiều lần
• Tính cập nhật của thông tin – khó cập nhật toàn bộ
các tệp dữ liệu bị ảnh hưởng
• Sự phụ thuộc Task-Data – người dùng không có đủ
khả năng để lấy được thông tin cần dùng
• Hợp nhất dữ liệu – các tệp dữ liệu riêng khó có thể
hợp nhất giữa các người dùng khác nhau.
44 45
Kế toán viên và AIS: Người dùng hệ thống Kế toán viên và AIS: người thiết kế hệ thống
• KT viên là người thiết kế hệ thống cần làm gì????
– Kế toán viên phải có khả năng chuyển những nhu
– Chức năng của kế toán là có xây dựng hệ thống lý
cầu thông tin của mình cho các chuyên gia thiết kế thuyết (conceptual system). Trong khi đó, chức
hệ thống.
năng của máy tính là hệ thống phần cứng.
– Kế toán viên nên tham gia một cách tích cực và
– Hệ thống lý thuyết xác định bản chất thông tin yêu
chủ động vào các dự án phát triển hệ thống để
cầu, nguồn thông tin, điểm đến của thông tin, các
đảm bảo việc thiết kế hệ thống một cách phù hợp.
nguyên tắc hoặc quy tắc kế toán cần thiết phải
– Hiểu cách thức một hệ thống hoạt động.
được áp dụng.
47 48
 Kế toán viên và AIS: kiểm toán hệ thống
• Kiểm toán viên có vai trò gì????
4.Ứng dung IT vào hệ thống kế toán Các mức độ Ứng dung IT vào HTKT
– Kiểm toán độc lập (External Auditors)
Xử lý bán thủ công: Máy tính trợ giúp kế toán-
– Xác thực tính chính xác/trung thực của các báo cáo tài
Excel
chính
Tự động công tác kế toán: Làm kế toán với phần
– Đảm bảo dịch vụ với phạm vi lớn hơn chức năng kiểm
mềm kế toán. Theo đó chứng từ giấy, nhập dữ liệu
toán truyền thống. Năm 1970- Cuối từ chứng từ vào máy, tự động xử lý số liệu, tạo
– Kiểm toán IT Đầu những
1980 những báo cáo cần thiết, dữ liệu không được chia sẻ ra
– Đánh giá IT như là một phần công việc của KTNB. năm 1960 bên ngoài phòng kế toán
năm 1980
– Kiểm toán nội bộ GIAI ĐOẠ
ĐOẠN III
GIAI ĐOẠ
ĐOẠN I GIAI ĐOẠ
ĐOẠN II
– Về hệ thống thông tin và các dịch vụ đánh giá hệ thống
công nghệ thông tin
49 50 51