Fast Accounting 11 – Tài liệu HDSD Chương 1.

Thao tác chung

1.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư

1.6.1 Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền
- Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá
- Về giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và
đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên
trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số
chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên
thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị bằng 0 (không) vào trường đơn giá và
gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.
- Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích
danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích
danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư
tính giá trung bình thì ta dùng nút “Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”.

1.6.2 Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá
- Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định
khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản.
- Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng
cho từng mặt hàng, các khai báo này bao gồm: Tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn,
tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc
hạch toán phần tài khoản đối ứng, các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh
mục vật tư ứng với vật tư được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể
hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến
vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi
nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài khoản chi tiết cần thiết cho từng
trường hợp hạch toán cụ thể.

1.6.3 Các lưu ý liên quan đến luân chuyển chứng từ vật tư từ phòng vật tư sang phòng kế
toán
- Trong trường hợp chương trình được cả phòng vật tư và phòng kế toán cùng sử dụng thì
cần phải rất lưu ý trong việc nhập chứng từ.
- Trong phiên bản Chương trìnhhiện tại 1 chứng từ do 2 nhân viên vật tư và kế toán cùng
nhập liệu thì đều cùng nhập trên cùng 1 màn hình và cùng lưu vào 1 chỗ, vì vậy phải phân
định rất rõ ràng ai nhập phần thông tin nào và quy trình luân chuyển ra sao.
Quy định về nhập liệu và luân chuyển chứng từ như sau:
 Chứng từ vật tư do các nhân viên phòng vật tư tạo ra.
 Các nhân viên phòng vật tư chỉ nhập các thông tin không liên quan đến giá cả và
hạch toán.
 Các nhân viên kế toán lọc các chứng từ do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó và
cập nhật các thông tin liên quan đến giá cả, thuế và thực hiện định khoản. Các phần
thông tin do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó thì nhân viên kế toán không được
sửa nữa.
 Nếu chứng từ đã được nhân viên kế toán cập nhật thì nhân viên vật tư không được
sửa nữa. Nếu muốn thay đổi một số thông tin thì phải xoá chứng từ này và nhập lại.
- Việc phân quyền người sử dụng thuộc phòng vật tư hay phòng kế toán được khai báo
trong phần khai báo và phần quyền cho người sử dụng. Trong trường hợp chương trình
chỉ sử dụng trong phòng kế toán thì khai báo cho người sử dụng vừa là nhân viên của
phòng kế toán vừa là nhân viên của phòng vật tư để có thể nhập được tất cả các thông tin.

Fast Software Co., Ltd. I. 10/13