CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ

TÂN THÀNH

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

QUẢN LÝ HCNS

NGƯỜI TẠO VERSION

Lê Văn Hòa HR-APP-01
 Mục lục

Mục đích của app quản lý làm việc đó là tối ưu hơn quá trình kiểm soát
giấy tờ cho phòng HCNS, các cấp quản lý có thể nắm được thông tin các
nhân viên một cách chi tiết và cụ thể.

1 Cách tải Appsheet

Hướng dẫn cách tải Appsheet về máy cho các nền tảng bao gồm
Android và Iphone

2 Cài đặt chung cho appsheet

Một số cài đặt chung trong App. Các thức đăng nhập vào app

3 Tạo yêu cầu mới cho nhân viên

Hướng dẫn tạo yêu cầu mới cho nhân viên khi có nhu cầu.

4 Phê duyệt và từ chối

Hướng dẫn nhân viên cấp quản lý phê duyệt và chuyển trạng thái
một yêu cầu mới.

5 Lọc và Thống kê
Hướng dẫn lọc dữ liệu, xem các biểu đồ thống kê

6 Lấy dữ liệu từ app

Hướng dẫn lấy dữ liệu từ app và xử lý dữ liệu
 1. Cách tải app

Để tải ứng dụng "Quản lý thời gian làm việc", vui

lòng vào Chplay hoặc Appstore tìm kiếm với từ
khóa Appsheet. Biểu tượng như hình bên trái.

Sau khi đã tải xong Appsheet, vui lòng mở ứng dụng

và đăng nhập bằng email đã được cấp phát cho bộ
phận.

Sau khi đã tải xong app sử dụng Zalo hoặc bất kì

phần mềm nào có hỗ trợ quét QR code và tiến hành
quét mã bên trái.
Nếu sử dụng PC click vào link ở phía dưới

Sau khi đã quét xong tiếp tục ấn install và tự động

thêm icon vào màn hình chính.
2. Các cài đặt chung trong app

Trước khi vào giao diện app, ứng dụng sẽ hỏi mã nhân viên, và
mật khẩu cho lần đầu đăng nhập.
Vui lòng nhập đúng tên đầy đủ mã số nhân viên và mật khẩu.
Mật khẩu mặc định sẽ là 1111. Sau đó ấn vào save để đăng
nhập.

Giao diện cho user khi vào phần mềm gồm 2 phần:

Nhân viên và Dữ liệu.

-Nhân viên khi vào app có thể vào mục Nhân viên để chỉnh sửa
thông tin cá nhân gồm, mật khẩu và hình ảnh cá nhân.

-Nhân viên có thể tự upload hình ảnh cá nhân của mình lên app
để sử dụng

Giao diện cho quản lý và ban giám đốc có thêm 1 phần là

Dashboard.

Nhân viên, Dữ liệu và Dashboard

-Đối với quản lý của từng phòng ban được phép xem thông tin
của nhân viên phòng ban của mình.
-Đối với cấp giám đốc và quản lý HCNS được phép xem toàn bộ
thông tin của các nhân viên và có quyền chỉnh sửa.
 3. Tạo yêu cầu mới

Để bắt đầu tạo một yêu cầu nghỉ phép mới hoặc yêu cầu

Ấn vào để chọn loại chứng từ phù hợp mà

muốn sử dụng, ví dụ nghỉ phép, xác nhận...
Chọn một trong số các lý do đã được liệt kê,
nếu các lý do không có cụ thể trên list, chọn
"Khác" sau đó ghi vào phần ghi chú

Ngày và giờ bắt đầu

Ngày và giờ kết thúc

Tổng số ngày nghỉ, nếu có ngày nghỉ lễ, vui

lòng điều chỉnh lại phù hợp

Đính kèm ảnh thông tin, nếu có

Sau khi nhập đầy đủ thông tin đã có ở phía trên, ấn save để lưu lại. Lúc này app sẽ hiển thị tới một view
tổng như hình dưới.

Ngày tạo của phiếu

Ở mục Dữ liệu cá nhân sẽ hiển thị tất cả các thông tin các yêu cầu của nhân
viên được sắp xếp nhóm lại theo ngày từ mới tới cũ.
Ở phần trạng thái sẽ hiển thị tất cả các trạng thái của phiếu yêu cầu gồm:
-Chờ quản lý duyệt
-Chờ giám đốc phê duyệt
-Từ chối
-Đã duyệt
Trong đó nếu ngày xin nghỉ dưới 3 ngày thì không cần sự phê duyệt của giám
đốc, nếu trên 3 ngày sẽ cần phải có sự phê duyệt của ban giám đốc.
4. Duyệt phiếu và từ chối

Sau khi đã tạo mới một phiếu, hệ thống sẽ gửi thông báo cho các user sử dụng chung email trong cùng
phòng ban đó. Quản lý nếu thấy yêu cầu cần xác nhận, vui lòng ấn vào thông báo để đi tới phần xác nhận.

Quản lý có thể xác nhận duyệt hoặc từ chối

Các thông tin của yêu cầu.

Nếu thấy các thông tin của yêu cầu chưa

hợp lý, Quản lý có quyền từ chối yêu cầu
này, sau khi ấn vào từ chối, hệ thống sẽ
xuất hiện một hộp thoại, yêu cầu nhập lú
do từ chối.

Với trường hợp chấp nhận, sau khi ấn

quản lý phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị
toàn bộ thông tin lần nữa của phiếu, nếu
thấy đúng sẽ bấm xác nhận để duyệt
phiếu.

Nếu phiếu này cần giám đốc duyệt thì

trạng thái sẽ được chuyển sang chờ giám
đốc duyệt.

Sau khi duyệt hoặc từ chối sẽ có thông

báo tới users sử dụng chung email
5. Lọc và Thống kê

Để xem phần thống kê các nhân viên phải có quyền từ cấp quản lý trở lên. Đối với quản lý của phòng ban
bộ phận chỉ được xem thống kê của phòng ban đó, với quyền giám đốc và quản lý HCNS có thể xem tất cả.
Để xem được phần lọc và thống kê vui lòng vào menu Dashboard

Trong phần lọc này có các trường để lọc dữ liệu, gồm trạng thái bộ phận, loại chứng từ... Tùy thuộc vào
nhu cầu muốn lọc chứng từ có thể ấn vào các trường mong muốn để lọc. Nếu muốn hủy lọc vui lòng ấn
reset.
Đối với thiết bị di động khi ấn lọc xong bấm vào thẻ thông tin chi tiết để xem.
Để đi tới phần biểu đồ. Vui lòng ấn chọn nút Biểu đồ.
6. Lấy dữ liệu từ App
Để lấy dữ liệu được từ app nhằm mục đích thống kê hoặc trích xuất dữ
liệu. Vui lòng truy cập đường dẫn sau
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ObYUBQelM3JqcqI9LqZz0x5H
A31PTXWafXmSQeg0NRU/

Giao diện của file như sau

Trong đó phần dữ liệu là toàn bộ thông tin liên quan tới các yêu cầu nghỉ phép. Các thông tin nhân viên
sẽ được lưu trữ ở sheeet Nhân viên.

*Lưu ý: Để tránh việc app sử dụng không chính xác, các thông tin ở file này chỉ được share ở quyền only
view và cho phép tải xuống. Không được phép chỉnh sửa trực tiếp trên file

The end

6. Lấy dữ liệu từ App