TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

BÀI TẬP LỚN

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

Giảng viên: Ths Trần Văn Thắng

Nhóm thực hiện: Nhóm 8

Nguyễn Đức Thuận 2155010252

Bùi Sỹ Nguyên 2155010187

Vũ Vân Long 2155010157

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2023

MỤC LỤC

MỤC LỤC.............................................................................................................1
MỞ ĐẦU...............................................................................................................2
CHƯƠNG 1. NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN.......................................................3
1.1 Giới thiệu sơ lược về Hệ thống quản lý vật tư............................................3
1.2 Khảo sát Hệ thống quản lý vật tư................................................................3
1.2.1 Các hoạt động nghiệp vụ:.....................................................................3
1.2.1.1 Mua NVL về nhập kho..................................................................4
1.2.1.2 Xuất nguyên vật liệu......................................................................4
1.2.1.3 Báo cáo, tổng kết...........................................................................5
1.2.2 Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL.............................................6
1.2.3 Giải pháp khắc phục.............................................................................6
CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG.....................................................7
2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lý vật tư.................................7
2.1.1 Mua NVL.............................................................................................7
2.1.2 Nhập NVL............................................................................................8
2.1.3. Xuất NVL............................................................................................8
2.1.4. Thống kê báo cáo................................................................................8
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:.................................................................................9
2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:..................................................9
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:..........................................................9
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2:.............................................................10
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu Mua NVL.................................................10
2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Nhập NVL...............................................10
2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu Xuất NVL................................................11

1
MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh
mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như
trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề như giao
thông, quân sự, y học... và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và Quản lý
vật tư nói riêng.

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản lý
vật tư đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng
như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính đã
được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học... giúp cho công
việc được tốt hơn. Việc sử dụng máy tính vào công tác Quản lý vật tư là một yêu
cầu cần thiết nhằm xóa bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về
nhiều mặt.

Quá trình tìm hiểu công tác quản lý vật tư chúng em đã xây dựng đề tài “Hệ
thống quản lý vật tư” với mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ dàng, thuận
tiện và tránh sai sót.

Chúng em chân thành cảm ơn!

2
CHƯƠNG 1. NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN
1.1 Giới thiệu sơ lược về Hệ thống quản lý vật tư
Công ty A thực hiện các hoạt động kinh doanh liên quan tới mua bán vật
tư/nguyên vật liệu. Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu do các bộ
phận dưới đây đảm nhiệm chính:

Bộ phận vật tư:

 Lập kế hoạch cung ứng vật tư

 Tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng
 Thực hiện mua, bán hàng

Bộ phận kho:

 Quản lý về số lượng vật tư.

 Tình hình nhập, xuất vật tư
 Báo cáo tồn kho vật tư

Kế toán nguyên vật liệu:

 Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu với các hình thức
thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, trả
chậm. quản lý hàng tồn kho.
 In báo cáo nhập, xuất chi tiết cũng như tổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng
hóa (số lượng tồn và vốn hàng tồn), in thẻ kho…

1.2 Khảo sát Hệ thống quản lý vật tư

Hệ thống thông tin quản lý vật tư mới được xây dựng dựa trên:
 Khảo sát về các hoạt động nghiệp vụ
 Các hồ sơ, tài liệu thu thập được
 Báo cáo tổng hợp về khó khăn và giải pháp

3
1.2.1 Các hoạt động nghiệp vụ:
 A. Mua NVL về nhập kho
 B. Xuất NVL
 C. Báo cáo, tổng kết

1.2.1.1 Mua NVL về nhập kho

Các bước thực hiện:

1. Bộ phận vật tư (BPVT) chọn Nhà cung cấp (NCC) theo tiêu chí đã đặt ra,
lập phiếu đánh giá NCC
2. Lựa chọn NCC
3. Làm hợp đồng với NCC
4. Lập đơn mua NVL
5. Khi đã có đủ giấy tờ hợp lệ NCC sẽ cấp hàng cho BPVT
6. BPVT thông báo cho kho để nhận NVL
7. Tại kho, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, BPVT kiểm tra chất lượng NVL
8. Thủ kho viết phiếu nhập kho, rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm
vật tư. Sau mỗi lần nhập kho thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho cho kế
toán
9. Khi nhận được phiếu nhập kho (do thủ kho chuyển về) và hóa đơn (do
BPVT chuyển về), kế toán viên sẽ căn cứ vào đó để thanh toán với NCC

Có 2 trường hợp xảy ra:

 Mua NVL về và thanh toán ngay cho NCC: Hình thức thanh toán: bằng
tiền mặt thông qua phiếu chi, chuyển khoản qua ngân hàng
 Mua NVL về nhập kho nhưng còn nợ tiền NCC: Khi đó kế toán sẽ theo
dõi nợ với NCC

1.2.1.2 Xuất nguyên vật liệu

 Xuất NVL cho sản xuất:
 Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu NVL sẽ báo về cho BPVT
 BPVT báo về kho

4
  Tại kho, thủ kho xuất NVL theo số lượng mà bên vật tư yêu cầu và viết
phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho kế toán
 Xuất bán:
1. Khi khách hàng có nhu cầu mua NVL, BPVT lập đơn đề nghị xuất bán và
thông báo cho kho
2. Tại kho, thủ kho cũng xuất NVL theo đúng số lượng mà bên vật tư yêu
cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho, chuyển phiếu xuất kho về
cho kế toán
3. Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng
4. Khách hàng sẽ căn cứ vào đó để thanh toán
 Lưu ý:
1. Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt kế toán sẽ viết phiếu
thu cho khách
2. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản sẽ nhận thanh toán qua
ngân hàng (bằng VNĐ hoặc ngoại tệ). Nếu trả bằng ngoại tệ phải quy đổi
sang VNĐ theo tỷ giá thực tế
3. Nếu khách hàng mua NVL nhưng còn nợ tiền. Khi đó kế toán cũng thực
hiện việc theo dõi nợ của khách

1.2.1.3 Báo cáo, tổng kết

 Cuối mỗi kỳ BPVT cùng với kế toán, thủ kho kiểm kê lại NVL
 Thủ kho kiểm kê về số lượng
 Bộ phận vật tư kiểm tra về chất lượng
 Sau đó kế toán đánh giá lại giá trị vật tư
 Tại bất kỳ thời điểm nào, phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại,
từng kho, tình hình công nợ nếu lãnh đạo yêu cầu

Các hồ sơ dữ liệu thu thập được

 Đơn đặt hàng

 Phiếu nhập kho

5
  Phiếu xuất kho
 Phiếu thu
 Phiếu chi
 Thẻ kho
 Hóa đơn thanh toán
 Phiếu đánh giá NCC
 Hợp đồng kinh tế
 Đơn đề nghị xuất bán
 Báo cáo

1.2.2 Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL

 Các hoạt động nghiệp vụ còn khá đơn giản, chưa có hệ thống theo dõi
NVL một cách chi tiết
 Nhập, xuất NVL được thực hiện thủ công
 Việc quản lý khách hàng và NCC đều thực hiện trên giấy tờ, sổ sách dẫn
đến việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn
 Trong công tác kế toán việc sửa chữa trên giấy tờ là rất phức tạp vì phải
làm lại từ đầu do nguyên tắc không được tẩy xóa
 Việc quản lý hệ thống các đội trực thuộc, các xí nghiệp nhỏ là rất khó
khăn do các bộ phận phân bố rải rác, không tập trung
 Việc tổng kết sau mỗi quý (niên độ) là không thể theo dõi triệt để để báo
cáo với lãnh đạo do đó khó đưa ra chiến lược hợp lý để phát triển công ty

1.2.3 Giải pháp khắc phục

 Ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý để giải quyết những vấn đề
còn tồn tại
 Việc xây dựng hệ thống quản lý NVL sẽ đem lại những hiệu quả như sau:
• Bộ phận vật tư: Quản lý được NVL, NCC, khách hàng một cách dễ
dàng.

6
 • Bộ phận kho: Quản lý về số lượng chủng loại vật tư chính xác
thuận tiện
• Bộ phận kế toán: Việc thu thập và xử lý dữ liệu từ các bộ phận khác
chuyển đến sẽ nhanh chóng

CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lý vật tư

H1. Biểu đồ phân cấp chức năng

2.1.1 Mua NVL
Mô tả chi tiết chức năng
• Lập phiếu đánh giá NCC: Sau khi đi tìm hiểu NCC, BPVT lập phiếu đánh
giá NCC theo tiêu chí đánh giá của đơn vị. Tiêu chí đánh giá như: loại
hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà
xưởng, qui mô...
• Làm hợp đồng với NCC: Nếu lãnh đạo đơn vị cho phép lựa chọn NCC
BPVT sẽ làm hợp đồng với NCC và 2 bên phải tuân thủ những quyền hạn
trong hợp đồng

7
 • Đặt hàng: Khi lựa chọn được NCC theo yêu cầu BPVT lập đơn đặt hàng
với NCC để mua hàng. Nhà cung cấp giao hàng cho BPVT đồng thời
BPVT nhận hóa đơn thanh toán
• Thanh toán: Sau khi mua NVL BPVT chuyển hóa đơn thanh toán về cho
kế toán. Hoặc kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với NCC hoặc thông qua
BPVT
• Theo dõi nợ NCC: Trong trường hợp mua NVL và nợ lại tiền của NCC kế
toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với NCC
2.1.2 Nhập NVL
Mô tả chi tiết chức năng
• Viết phiếu nhập kho: Sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng NVL thủ kho
viết phiếu nhập kho để nhập NVL vào kho
• Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho NVL vừa nhập về để theo
dõi tình hình NVL
2.1.3. Xuất NVL
Mô tả chi tiết chức năng
• Viết hóa đơn thanh toán: Khi khách hàng mua NVL kế toán sẽ viết hóa
đơn thanh toán cho khách hàng
• Thanh toán với khách hàng: Khách hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn thanh toán
để thanh toán với đơn vị khi mua NVL
• Theo dõi nợ khách hàng: Nếu khách hàng mua NVL nhưng nợ tiền đơn
vị. Kế toán sẽ theo dõi nợ của khách hàng.
2.1.4. Thống kê báo cáo
Mô tả chi tiết chức năng
• Báo cáo với đơn vị lãnh đạo: Viết báo cáo nhập xuất NVL, thu chi cho
đơn vị lãnh đạo.

8
2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu:
2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:

H2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

H3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

9
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2:
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu Mua NVL

H4. Biểu đồ luồng dữ liệu mua NVL

2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Nhập NVL

10
 H5. Biểu đồ luồng dữ liệu Nhập NVL
2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu Xuất NVL

H6. Biểu đồ luồng dữ liệu Xuất NVL

11