Flow Chart & How To Draw It

CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO - TƯ VẤN DU & LAW
Số 168, đường Phú Lợi, P. Phú Hòa, Tp. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương – Mr Dự -
Cell/zalo/viber/WhatsApp: 0908107442
Lưu đồ (Flowchart) và cách vẽ lưu đồ (Flowcharting)
Lưu đồ (flowchart) là phương tiện để trình bày một cách trực quan:
- Các thao tác phải thực hiện và trình tự thực hiện chúng nhằm mục đích giải quyết một vấn
đề hay thực hiện một công tác,
- Các dòng thông tin lưu chuyển trong hệ thống xử lý thông tin, các thông tin nhập vào hệ
thống và các thông tin kết xuất từ hệ thống trong quá trình giải quyết công việc,
Lưu đồ là công cụ thông dụng để phân tích và thiết kế các quy trình. Nó cho phép chia quy trình
thành những thao tác đủ nhỏ để có thể hiểu dễ dàng qua tên gọi (hoặc thêm một vài ghi chú ngắn
gọn, nếu cần) và sắp xếp các thao tác này một cách hợp lý. Việc vẽ lưu đồ sẽ giúp hiểu rõ, truyền
đạt dễ dàng và cải tiến, hợp lý hóa hầu hết các quy trình trong một hệ thống.
Tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi trong việc vẽ lưu đồ hiện nay được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc
tế (ISO) quy định trong tài liệu ISO 5807 Information processing -- Documentation symbols and
conventions; program and system flowcharts.
Trong giai đọan 1 công tác ứng dụng TQM tại công ty Thành Tài, việc xây dựng quy trình cho tất
cả các bộ phận công tác là hết sức quan trọng. Lưu đồ sẽ được chọn như một công cụ chính để phân
tích, thiết kế và truyền đạt các quy trình. Tài liệu này được viết nhằm thống nhất phương pháp vẽ
lưu đồ và nêu lên các quy tắc phải tuân theo trong khi vẽ lưu đồ cho các quy trình của các bộ phận.
Hướng dẫn vẽ lưu đồ
1. Ký hiệu sử dụng trong lưu đồ
Có hai loại ký hiệu dùng trong lưu đồ:
a. Ký hiệu công tác:

i. Thao tác cơ bản (hay quy trình cơ bản-Basic Operation/process): Một thao tác hay
một nhóm các thao tác được định nghĩa và đặt tên rõ ràng, dễ hiểu, được trình bày
bằng một hình chữ nhật chứa tên thao tác:
Tên thao tác
Thí dụ: Một thao tác đơn giản:
Ghi số lượng xuất

vào thẻ kho
Một nhóm các thao tác:
Chiết nạp gas lỏng

vào bình
1
ii. Quy trình, thu tục, chương trình đã được xác định (Predefined
process/subroutine/module): Trường hợp một nhóm thao tác có thủ tục, trình tự đã
được quy định rõ ràng trong một tài liệu riêng, hay một module chương trình máy
tính đã lập trình, ta sử dụng ký hiệu hình chữ nhật có hai vạch bên:
Tên quy trình, thủ

tục
Thí dụ:
Tạo phiếu nhập
bằng phần mềm
Sunsoft
iii. Thao tác thủ công (Manual process): Một thao tác hay một nhóm thao tác do người
thực hiện, không phát sinh hay truy cập dữ liệu thường được ký hiệu bởi một hình
thang có cạnh ngắn phía dưới:
Tên thao tác
Thí dụ
Xếp hàng lên xe
iv. Thao tác chuẩn bị (Preparation): Các thao tác phụ không có ý nghĩa quyết định
trong quy trình, nhưng nhằm chuẩn bị cho một thao tác khác thường được ký hiệu
như sau:
Tên thao tác
2
Thí dụ:
Mở cổng
chính
Chuẩn bị
phòng họp
v. Luồng thao tác (flow line): Các thao tác được nối với nhau theo trình tự thực hiện
bằng các mũi tên một đầu:
Thí dụ:
Cân xe Cho xe ra cổng
Thao tác cân xe phải thực hiện trước thao tác cho xe ra cổng
vi. Quyết định (Decision): Khi sau một thao tác phải tùy theo một điều kiện nào đó mà
chọn lựa thao tác tiếp theo trong từ hai thao tác trở lên, ta phải dùng một thao tác
quyết định, ký hiệu bằng một hình thoi chứa một câu hỏi điều kiện có từ hai cách
trả lời trở lên, mỗi cách trả lời ứng với một luồng ra:
Câu hỏi
điều kiện
Trường hợp
1
Trường hợp
3 2
Thí dụ:
Đưa vào bãi

Xe của xe công ty
công ty?
Phải
Không phải
Đưa vào bãi

xe dành cho
khách
vii. Đầu cuối (Terminator): Trong mỗi quy trình luôn luôn có ít nhất một điểm khởi đầu
và một điểm kết thúc quy trình (Có thể có nhiều điểm khởi đầu hay nhiều điểm kết
thúc), ký hiệu bằng hình sau:
Bắt đầu Kết thúc
Sự kiện kích hoạt quy trình thường được ghi vào terminator bắt đầu:
Xe Route về tới công ty Cân xe Nhập vỏ
viii. Ký hiệu nối trang (Off-page Connector): Khi không đủ chỗ vẽ lưu đồ trong một
trang, người ta nối một luồng nào đó vào ký hiệu nối trang, sau đó sang trang mới
và vẽ luồng đó từ ký hiệu nối trang tương ứng đi ra:
A
A
Trang trước Trang sau
ix. Thao tác song song (Parallel Operation): Trường hợp sau một thao tác có từ hai thao
tác tiếp theo được thực hiện song song đồng thời, dùng ký hiệu sau:
4
x. Thời gian chờ, trì hoãn công tác (Delay) được vẽ bằng ký hiệu hình chữ D
Chờ ký
duyệt
b. Ký hiệu dữ liệu: Gồm các thao tác liên quan đến dữ liệu, nhập liệu, kết xuất)
i. Tài liệu trên giấy (Document): Các văn bản, bản in, phiếu…hay bất kỳ bản in, bản
viết nào con người có thể đọc (human-readable) dược vẽ bằng hình tượng trưng cho
tờ giấy như sau::
Phiếu
nhập
ii. Bộ tài liệu trên giấy (Multiple Document): Thí dụ: Bộ hóa đơn có nhiều liên:
Hóa đơn
(3 liên)
iii. Thao tác nhập liệu vào máy tính từ bàn phím (Manual Input): Được ký hiệu bằng
hình vẽ tượng trưng cho bàn phím như sau:
Nhập phiếu đặt hàng
iv. Đĩa cứng, cơ sở dữ liệu (Harddisk, Database) hay bất kỳ phương tiện lưu trữ truy
xuất trực tiếp nào trong hệ thống máy tính (thí dụ USB drive, đĩa CDROM…) được
vẽ bằng hình tượng trưng cho đĩa cứng như sau:
CSDL Sunsoft
5
v. Dữ liệu chưa xác định phương tiện lưu trữ (data) được ký hiệu bằng hình bình hành:
Số liệu kế
toán kho
vi. Dữ liệu lưu trữ vào hệ thống máy tính nhưng chưa xác định phương tiện lưu trữ
(stored data) được vẽ như sau:
Số liệu lưu
trữ kế toán
vii. Dữ liệu hiển thị trên màn hình (Displayed data) được vẽ bằng hình vẽ tượng trưng
màn hình như sau:
Báo cáo
kho hiển thị
trên màn
hình
viii. Luồng dữ liệu (data flow): Các luồng bắt đầu hay kết thúc bằng một ký hiệu dữ liệu
trên đây được vẽ bằng mũi tên nét đứt để phân biệt với luồng thao tác. Thí dụ:
CSDL
Nhập đơn đặt
Sunsoft
hàng
2. Các quy tắc phải tuân thủ khi vẽ lưu đồ
Để đảm bảo một lưu đồ có thể hiểu và thực hiện được, cần tuân thủ các quy tắc sau:
a. Rõ ràng: Lưu đồ phải được vẽ rõ ràng, trình bày gọn gàng và dễ theo dõi trình tự. Tránh
tạo ra sự hiểu lầm bởi các từ ngữ, tên gọi không rõ ràng (thí dụ: “quản lý công nhân”, “điều
hành văn phòng”…). Tránh vẽ các lưu đồ quá phức tạp. Bố trí các bước từ trên xuống dưới,
trái sang phải nếu có thể.
6
b. Có đầu có cuối: Mỗi lưu đồ phải có ít nhất một điểm bắt đầu đầu và một điểm kết thúc
(terminator). Không nên có nhiều điểm bắt đầu. Có thể có nhiều điểm kết thúc, nhưng nếu
chỉ có một điểm kết thúc thì tốt hơn.
Tốt Sai Sai
c. Có vào có ra: Trừ các terminator, mọi thao tác trong lưu đồ đều phải có luồng vào và luồng
ra.
d. Trình tự hoàn toàn xác định: Mỗi thao tác có thể nhận nhiều luồng thao tác vào, nhưng chỉ
được có một luồng thao tác ra (có thể có thêm những luồng dữ liệu ra, tức là những luồng
dẫn tới một tài liệu kết xuất). Sở dĩ như vậy là vì nếu có hơn một luồng ra thì không biết
phải chọn luồng nào, dẫn đến trình tự thực hiện không xác định.
Được Không được
e. Quyết định rõ ràng và đầy đủ: Trường hợp sau một thao tác có hơn một lựa chọn cho thao
tác tiếp theo, nhất thiết phải có một bước quyết định (ký hiệu hình thoi). Một quyết định phải
có câu hỏi lựa chọn rõ ràng và có đầy đủ các trường hợp lựa chọn, các lựa chọn phải
loại trừ lẫn nhau (nghĩa là không có trường hợp nào thỏa mãn hai lựa chọn trở lên). Tốt
nhất, câu hỏi lựa chọn nên có dạng trả lời có hay không, đúng hay sai… Nếu có nhiều
trường hợp lựa chọn, phải có một lối thoát cho “trường hợp khác” cho những tình huống
chưa dự kiến.
TH1 THkhác
TH2
7
f. Quy tắc về vòng lặp: Vòng lặp là những phần lưu đồ có dạng như sau:
Điều kiện kết

thúc lặp
Có
không
Thao tác lặp
Sau khi thực hiện thao tác lặp, quy trình kiểm tra điều kiện kết thúc vòng lặp, nếu chưa thoả
điều kiện này thì sẽ tiếp tục làm lại thao tác lặp… cho đến khi điều kiện kết thúc vòng lặp
được thoả. Thí dụ: đoạn lưu đồ mô tả việc tiện 1 cái chốt 1 cm từ một phôi lớn hơn 1cm, sai
số cho phép 1mm:
Đường kính
≤ 1cm
Có
không
Tiện nhỏ bớt đường

kính 1 mm
Khi vẽ vòng lặp, lưu ý thao tác lặp phải chắc chắn làm cho điều kiện kết thúc lặp thỏa
mãn vào một lúc nào đó, nếu không vòng lặp có thể trở thành vô tận không thể thoát ra. Thí
dụ: vòng lặp sau sẽ không bao giờ kết thúc nếu ngay lần lặp đầu đường kính lớn hơn 1cm:
Đường kính
≤ 1cm
Có
không
Đắp thêm đường kính

1mm
8
g. Dữ liệu không tự chạy từ nơi này sang nơi kia:
Chuyển
CSDL CSDL CSDL dữ liệu CSDL
A B A B
Nhập số
liệu
Lập
CSDL CSDL báo
A A cáo
Sai Đúng
h. Dùng ký hiệu nối để sơ đồ bớt phức tạp: Thí dụ tránh cho các luồng không cắt nhau:
9
g. Ghi chú khi cần thiết: Dùng ký hiệu như sau để ghi chú thêm khi bạn cảm thấy bản thân
các ký hiệu chưa đủ rõ ý:
Đây là dữ liệu tuyệt mật
Lưu đồ là phương tiện rất phổ thông và tiện dụng, rõ ràng, dễ hiểu, dễ truyền đạt. Nếu sử dụng
đúng, lưu đồ giúp phân tích, thiết kế và phổ biến quy trình rất hiệu quả. Nhiều phần mềm thông
dụng như Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Visio, Microsoft Powerpoint…có hỗ trợ việc
vẽ lưu đồ. Cán bộ nhân viên Công ty Thành Tài nên thống nhất cách vẽ, đọc hiểu lưu đồ theo tài
liệu này khi tham gia công tác xây dựng quy trình cho bộ phận của mình.
10

Flow Chart & How To Draw It

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Flow Chart & How To Draw It

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO - TƯ VẤN DU & LAW

Hướng dẫn vẽ lưu đồ

1. Ký hiệu sử dụng trong lưu đồ

Có hai loại ký hiệu dùng trong lưu đồ:

a. Ký hiệu công tác:

Tên thao tác

Thí dụ: Một thao tác đơn giản:

Ghi số lượng xuất

Một nhóm các thao tác:

Chiết nạp gas lỏng

Tên quy trình, thủ

Tên thao tác

Xếp hàng lên xe

Tên thao tác

Cân xe Cho xe ra cổng

Đưa vào bãi

Đưa vào bãi

Bắt đầu Kết thúc

Xe Route về tới công ty Cân xe Nhập vỏ

Nhập phiếu đặt hàng

2. Các quy tắc phải tuân thủ khi vẽ lưu đồ

Tốt Sai Sai

Được Không được

Điều kiện kết

Thao tác lặp

Tiện nhỏ bớt đường

Đắp thêm đường kính

Đây là dữ liệu tuyệt mật

You might also like